PROGRAM KERJA

PANITIA DAN PENGAWAS REKAM MEDIS

PENANGGUNG
NO KEGIATAN TUJUAN SASARAN TEMPAT WAKTU KET
JAWAB
1. Pertemuan Meningkatkan pelayanan rekam medis Perbaikan Mutu Pelyanan Rekam Ketua R. Pertemuan 1 x bulan
Medis

2. Penetapan Singkatan-singkatan/ Meningkatkan mutu perekam medis Penggunaan symbol symbol / Ketua Unit Pelayanan
Symbol-simbol/tanda dengan adanya persamaan persepsi singkatan/tanda khusus/peringatan
khusus/peringatan pada pemberi pelayanan yang baku

3. Penetapan Jenis-jenis Tindakan Yang Meningkatkan mutu perekam medis Pemberian Informed Concent Ketua Unit Pelayanan
Memerlukan Informed Concent dengan menghindari tindakan-tindakan pada tindakan-tindakan yang
yang mengarah ke malpraktek. sudah ditentukan.

4. Monitoring Perekaman Medis Yang Meningkatkan Mutu Perekaman - Sosialisasi prosedur pengisi Ketua
Tidak Memenuhi Standar Baik Secara Kegiatan Pelayanan Medis Kearah yang rekam medis
Kuantitas Maupun Secara Kualitas lengkap dan benar - Memantau rekam medis Pengawas masing- Unit Pelayanan
selama pasien dirawat masing Unit
- Evaluasi berkas rekam medis Pelayanan
pasien pulang/meninggal
- Evaluasi khusus terhadap
rekam medis gawat darurat.

5. Evaluasi formulir-formulir rekam Meningkatkan/Menyempurnakan - Penyusunan/perubahan Ketua

medis tentang isi, bentuk / ukuran informasi kesehatan terhadap pasien formulir rekam medis setiap
sesuai kebutuhan / perkembangan unit pelayanan
pendidikan dan pelayanan. - Pembuatan formulir rekam
medis yang baru
6. Pertemuan dengan unit-unit terkait Meningkatkan pelayanan rekam medis - Umpan balik pelaksanaan Ketua R. Pertemuan 1 x 6 bln
tentang penyelenggaraan rekam rekam medis
medis - Mencari solusi permasalahan di
unit-unit terkait

7. Laporan kepada Komite Medik/ Memberikan informasi/ data tentang - Informasi/data yang akurat Ketua
Direktur kebijakan dan perubahan dalam
penyelenggaraan rekam medis

8. Membina kerja sama dengan Meningkatkan pelayanan rekam medis - Hubungan-hubungan keluar RS Ketua
penasehat hokum dalam hal yang ada hubungannya dengan hukum - Pengeluaran data/keterangan
hubungannya dengan kerahasiaan untuk badan-badan di luar RS
rekam medis dan malparaktek
 EVALUASI KEGIATAN
SEKSI REKAM MEDIS DAN PROGRAM
WAKTU
NO KEGIATAN HASIL EVALUASI TINDAK LANJUT
EVALUASI
1. Pertemuan dengan personil Seksi Rekam Medis dan Program 1 x / bulan - Pelayaran rawat jalan terlambat - Pengadaan Ruang Penyimpanan
- Pencabutan berkas rekam medis yang lama - Penambahan tenaga distribusi
- Sering berkas rekam medis salah sisip/terselip dan tenaga pencabutan berkas
rekam medis

- Penyetoran berkas rekam medis pasien pulang - Edaran/teguran Belum

terlambat - Pasang pengumuman Optimal
- Masih ada keluarga pasien/karyawan RS selain
tenaga rekam medis yang masuk di ruangan
penyimpanan

2. Pertemuan dengan Panitia dan Pengawas Rekam Medis 1 x / bulan - Masih banyak RM pasien pulang yang belum disetor - Memberdayakan Pengawas
- Masih ada rekam medis yang tidak lengkap Rekam Medis tiap-tiap unit
pelayanan.
- Penulisan diagnosa drngan singkatan-singkatan
yang tidak baku dan tidak sesuai dengan klasifikasi - Pengadaan Buku ICD X Vol. 1%3
penyakit yang berlaku. tiap-tiap unit pelayanan.

3. Evaluasi Penyelenggaraan Rekam Medis di Unit-unit terkait - Penyetoran sensus harian dan pelaporan tidak - Penjemputan sensus harian oleh
sesuai prosedur (terlambat) Tenaga RM setiap hari.
- Ketetapan dan kebenaran pengisian sensus harian - Pembimbingan langsung oleh
banyak yang salah petugas yang membuat sensus
harian/laporan.

4. Analisa kwantitatif Berkas Rekam Medis Evaluasi Analisis Kwantitatif Dilaporkan ke Panitia Rekam
Medis.

5. Pencatatan Identitas Pasien/Bayi Baru Lahir  Alamat tidak lengkap  Pembimbingan langsung kepada
 Nama pasien kadang-kadang tidak sesuai system petugas penerimaan pasien
penamaan.  Meminta kartu identitas pasien &
mencari informasi yang akurat

6. System Penomoran (Unit Numbering System)  1 Pasien mempunyai lebih dari satu nomor Rekam  Mencari informasi yang lengkap
Medis terhadap pasien (lama/baru)
 Pasien lama mengaku baru pertama kali datang ke  Pemantapan System Penomoran
RS (Komputerisasi/Online)

7. Pelaksanaan Informed Consent  Tidak ditulis nama jelas dokter yang memberikan  Sosialisasi tentang ketentuan
penjelasan/informasi pelaksanaan Informed Consent.
 Tidak ada tanda tangan dan nama jelas saksi (saksi
I/saksi II)
8. Pemberian Coding Setiap Hari  Penulisan diagnosa tidak bisa terbaca  Pengadaan Buku ICD X Vol. 1-3
 Kerja  Penulisan diagnosa tidak sesuai klasifikasi penyakit Setiap Unit Pelayanan
yang berlaku  Koordinasi dokter dan pemberi
coding

9. Program Pelatihan Sebagian besar tidak terlaksana Membuat Program Kembali

10. Program Pendidikan Belum ada terealisasi (tiap tahun)
11. Program Orientasi

PROGRAM KERJA
 SEKSI REKAM MEDIS DAN PROGRAM

NO KEGIATAN HASIL KEGIATAN FUNGSI YANG TERLIHAT WAKTU KET

1. Penerimaan Pasien Jumlah Pengunjung Data Kegiatan RS R. Jalan : Hari kerja
R Jumlah pasien masuk Rawat Inap 1 x 24
awat Jalan Jumlah pasien yang Gawat Darurat jam
R masuk rawat ulang lebih dari 7 hari
awat Inap Jumlah pasien gawat
G darurat (Non Bedah dan Bedah)
awat Darurat Jumlah pasien yang
datang sendiri
Jumlah Pasien yang
dengan rujukan

2. Pengolahan Berkas Rekam Medis Rekapitulasi penyakit Rek Setiap hari kerja
R berdasarkan klasifikasi penyakit yang berlaku (ICD X) apitulasi data morbiditas rawat jalan
ekam Medis Rawat Jalan Rek
R apitulasi data morbiditas rawat inap
ekam Medis Rawat Inap
R Registrasi Dat
ekam Medis Gawat Darurat kematian/laporan penyebab utama kematian a Kematian

3. Kearsipan Penyimpanan berkas Pel Setiap hari kerja

rekam medis ayanan pasien RJ/RI
Pengambilan kembali Pel
berkas rekam medis untuk keperluan-keperluan yang ayanan Penelitian dan semacamnya
ditentukan
Peminjaman berkas
rekam medis
Retensi dan
pemusnahan berkas rekam medis

4. Pencatatan Data-data Pelayanan Surveilans RS (Lap. 1 Pe 1 x 24 jam

x 24 jam dan Lap. Mingguan) mantauan/Pelacakan tertentu
bekerjasama dengan Dinkes Kota
Makassar Dinkes Propinsi

5. Pelaporan Laporan RL 1 An 1 x /bulan

Laporan RL 2a/2a1 alisa Kinerja 3 bulan sekali (triwulan)
Laporan RL 2b/2b1 Pol
Laporan RL 2.1, 2.2, a Penyakit
2.3 Tr
end Kasus-kasus tertentu
6. Pengadaan Komponen-komponen Cetakan komponen- Se Setiap hari kerja (sesuai
Rekam Medis dan ATK komponen rekam medis bagai catatan/perekaman kesehatan kebutuhan)
 Produksi/penyusunan yang diberikan oleh sipemberi
rekam medis sesuai jenis pelayanan pelayanan kepada sipenerima
ATK pelayanan.
Fa
silitas pendukung dalam pelaksanaan
pekerjaan

7. Pemeliharaan/Pengadaan sarana/ Rak Status 14 Buah Pe Setiap hari kerja

Prasarana Komputer 2 buah + 1 nyimpanan berkas Rekam Medis
buah printer
8. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Monitoring Me
mecahkan masalah intern
Ma
salah extern dilanjutkan kepada
Analisis kuantitatif pimpinan
berkas rekam medis Me
mberikan pembimbingan langsung
Ad
anya perbaikan secara bertahap

9. Pertemuan Memecahkan masalah Ma

di lingkungan rekam medis/mencari solusi pemecahan mpu melaksanakan tugas masing-
Evaluasi/memantau masing dan bekerjasama dan saling
masing-masing kegiatan membantu antara tenaga yang satu
dengan tenaga yang lain.
 JADWAL KEGIATAN
SEKSI REKAM MEDIS DAN PROGRAM

BULAN
NO KEGIATAN
Januari Pebruari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember

1. Penerimaan Pasien
Setiap Hari Kerja
- Rawat Jalan
Setiap Hari Kerja (1x 24 jam)
- Rawat Inap
Setiap Hari Kerja (1x 24 jam)
- Gawat Darurat

2 Pengolahan Berkas Rekam Medis

Setiap Hari Kerja
- Rawat Jalan
Setiap Hari Kerja
- Rawat Inap
Setiap Hari Kerja
- Gawat Darurat

3. Kearsipan
Setiap Hari Kerja
- Penyimpanan
Setiap Hari Kerja
- Pengambilan Kembali
Setiap Hari Kerja
 - Peminjaman
Akhir tahun
- Retensi

- Pemusnahan Belum dilaksanakan

Setiap Hari Kerja
- Distribusi

Setiap Hari Kerja

4. Pencatatan Data-Data Pelayanan

Setiap Hari Kerja

5. Pelaporan
Triwulan Triwulan Triwulan Triwulan Triwulan

6. Pengadaan komponen-komponen Triwulan Triwulan Triwulan Triwulan

rekam medis dan ATK
Setiap Hari Kerja
- Produksi

7. Pemeliharaan/Pengadaan sarana/ Setiap Hari Kerja

Prasarana
Setiap Hari Kerja
8 Evaluasi Plekasanaan Kegiatan
Setiap Hari Kerja
9 Pertemuan