MAKALAH OBSERVASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“Analisa Sistem Informasi Penjualan pada

PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk (Alfamart)”

Disusun Oleh :

Citra Octaviona (17113007)

Jurusan Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Trilogi

2017
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan Karunia-Nya
sehingga penyusunan makalah yang berjudul “Analisa Sistem Informasi Penjualan pada PT.
Sumber Alfaria Trijaya Tbk (Alfamart)” ini telah terselesaikan.

Makalah ini merupakan salah satu syarat guna mendapatkan nilai dalam mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen di Universitas Trilogi.

Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca,
meskipun makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat
membangun sangat diharapkan demi kesempurnaan makalah ini.
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Di era globalisasi ini semua unsur kehiduan menjadi semakin berkembang, tidak
terkecuali dalam teknologi informasi. Teknologi informasi muncul sebagai akibat semakin
merebaknya globalisasi dalam kehidupan organisasi, semakin kerasnya persaingan bisnis,
semakin singkatnya siklus hidup barang dan jasa yang ditawarkan, dan meningkatnya tuntutan
selera konsumen terhadap produk dan jasa yang ditawarkan. Untuk mengantisipasi semua ini,
perusahaan mencari terobosan baru dengan memanfaatkan teknologi. Teknologi diharapkan
dapat menjadi fasilitator dan interpreter. Semula teknologi informasi digunakan hanya terbatas
pada pemrosesan data. Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi tersebut, hampir
semua aktivitas organisasi saat ini telah dimasuki oleh aplikasi dan otomatisasi teknologi
informasi.

Teknologi informasi dapat didefinisikan sebagai perpaduan antara teknologi komputer

dan telekomunikasi dengan teknologi lainnya seperti perangkat keras, perangkat lunak, database,
teknologi jaringan, dan peralatan telekomunikasi lainnya. Selanjutnya, teknologi informasi
dipakai dalam sistem informasi organisasi untuk menyediakan informasi bagi para pemakai
dalam rangka pengambilan keputusan dan untuk mencapai tujuan yang spesifik. Melalui sistem
informasi yang berbasis teknologi, informasi menjadi mudah, akurat, efektif, dan efisien.

Sistem informasi yang telah merajai di berbagai bidang usaha menjadi dasar penerapan
sebuah aplikasi nyata penggunaan media komunikasi dan pengolahan data perusahaan. PT.
Sumber Alfaria Trijaya sebagai perusahaan minimarket waralaba di Indonesia terus berusaha
mengembangkan sistem informasinya agar tetap dapat melakukan bisnis yang efektif dan
berdaya saing dengan produsen yang lainnya. Selain membuat gerai-gerai Alfamart di seluruh
Indonesia, PT. Sumber Alfaria Trijaya juga mengembangkan sistem belanja yang berbasis
internet yang bisa kita akses melalui web resmi Alfamart.
B. Metode Penelitian

Dalam penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Metode kualitatif adalah

berdasarkan penelitian kualitatif yang artinya adalah penelitian yang bermaksud untuk
memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian misalnya perilaku,
persepsi, motovasi, tindakan, dll.
 BAB II
LANDASAN TEORI

A. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah suatu kelompok orang, seperangkat pedoman dan
petunjuk, peralatan pengolah data (seperangkat elemen) memilih, menyimpan, mengolah dan
mengambil kembali data (mengoperasikan data dan barang) untuk mengurangi ketidakpastian
pada pengambilan keputusan (mencari tujuan bersama) dengan menghasilkan informasi untuk
manajer pada waktu mereka dapat menggunakannya dengan paling efisian (menghasilkan
informasi menurut waktu rujukan).
Gordon B. Davis mengemukakan beberapa-beberapa istilah mengenai sistem informasi
manajemen (Management Information System) seperti sistem informasi/ keputusan dan sistem
informasi. Dalam beberapa buku disebut Sistem Informasi bagi pimpinan, dan sebagainya.
Walaupun demikian, dari beberapa pengertian dapat ditarik suatu pengertian bahwa didalam
Sistem Informasi Manajemen (SIM) terkandung pengertian sistem pengolahan informasi
dalam menunjang pelaksanaan manajemen.
Beberapa pendapat tentang SIM dikemukakan oleh Burt Scanland dan J. Bernard Eys
menyatakan bahwa SIM merupakan suatu sistem formal mengenai hal melaporkan,
menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu
organisasi.
The Laing Gie berpendapat bahwa SIM sebagai jalinan hubungan dan lalu lintas
keterangan dalam suatu organisasi melalui proses pengumpulan, pengolahan, pemahaman, dan
penyebaran kepada pejabat yang berkepentingan.
Dalam Encyclopedia Of Management disebutkan bahwa SIM merupakan suatu proses
pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan kepada pimpinan dalam
proses Manajerial.
Dari beberapa pengertian SIM diatas dapat disimpulkan bahwa SIM merupakan jaringan
prosedur penngolahan data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan bila
diperlukan untuk memberikan data kepada manajemen untuk dasar pengambilan keputusan
dalam rangka mencapai tujuan. Data-data tersebut diolah untuk menjadi sebuah informasi.
 Sistem informasi manajemen mempunyai pengertian sebagai suatu metode formal untuk
menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen, yang diperlukan untuk
mempermudah proses pengambilan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan,
pengendalian dan operasional organisasi yang bersangkutan dapat dilakukan secara efektif.
(Stoner JAF, 1991).
Menurut McLeod, sistem informasi manajemen sebagai suatu sistem berbasis komputer
yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para
pemakai membentuk suatu entitas organisasi formal perusahaan atau subunit dibawahnya.
Informasi menjelaskan perusahaan mengenai apa yang telah terjadi dimasa lalu, apa yang sedang
terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi dimasa datang. Informasi tersedia dalam bentuk
laporan periodik, laporan kusus, dan output dari model matematika. Informasi digunakan oleh
manajer atau non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk
memecahkan masalah.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah Sistem
informasi yang mampu memberikan informasi yang canggih dan cepat kepada seluruh
bagian untuk memanage suatu organisasi agar tetap eksis. Kecenderungan utama dalam
sistem informasi adalah kearah pengembangan kemampuan yang dimaksudkan untuk
menampung penyesuaian terhadap perubahan organisasi yang cepat. Oleh sebab itu pimpinan
harus membuat keputusan dengan cepat, dan terutama memperpendek waktu antara munculnya
masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.
 BAB III
HASIL ANALISA SISTEM INFORMASI

A. PROFIL PERUSAHAAN
Data Tentang Perusahaan :
Nama : PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk.
Head Office : HO Cikokol Jl. MH. Thamrin No. 9 Cikokol
Tangerang 15117, Banten, Indonesia.
Indonesia Phone : 021-5575 5966.
Fax : 5575 54918.
Alfamart adalah gerai komunitas, karenanya selalu berpartisipasi dalam
meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui program Tanggung Jawab Sosial Perusahaan
(CSR) yang terbagi menjadi Alfamart Care yang membantu masyarakat melalui kegiatan-
kegiatan sosial. Alfamart Smart mendukung bidang pendidikan, Alfamart Sport mensponsori
kegiatan olahraga, Alfamart Clean and Green mewujudkan lingkungan yang sehat, Alfamart
SMEs membantu pengusaha kecil dan menengah yang ada di sekitar gerai-gerai Alfamart serta
Alfamart Vaganza yang secara aktif ikut terlibat dalam pengembangan seni dan budaya.

Sejarah Perusahaan :
- Tahun 1989
Berdiri sebagai perusahaan dagang aneka produk oleh Djoko Susanto dan keluarga yang
kemudian mayoritas kepemilikannya dijual kepada PT. HM Sampoerna pada Desember 1989.
- Tahun 1994
Struktur kepemilikan berubah menjadi 70% PT HM Sampoerna Tbk dan 30% PT Sigmantara
Alfindo (keluarga Djoko Susanto).
- Tahun 1999
Alfa Minimart pertama mulai beroperasi di Jl. Beringin Jaya, Karawaci, Tangerang, Banten.
- Tahun 2003
Alfa Minimart’ menjadi ‘Alfamart’.
 - Tahun 2005
Jumlah gerai Alfamart bertumbuh pesat menjadi 1.293 gerai hanya dalam enam tahun. Semua
toko berada di pulau Jawa.
- Tahun 2006
PT HM Sampoerna Tbk menjual sahamnya, sehingga struktur kepemilikan menjadi PT
Sigmantara Alfindo (60%) dan PT Cakrawala Mulia Prima (40%). Mendapat Sertifikat ISO
9001:2000 untuk Sistem Manajemen Mutu”.
- Tahun 2007
Alfamart sebagai Jaringan Minimarket Pertama di Indonesia yang memperoleh Sertifikat ISO
9001:2000 untuk Sistem Manajemen Mutu. Jumlah gerai mencapai 2000 toko. Memasuki Pasar
Lampung.Menjadi perusahaan publik pada tanggal 15 Januari 2009 di Bursa Efek Indonesia.
Jumlah gerai mencapai 3000 toko.

Visi Perusahaan :
“Menjadi jaringan distribusi retail terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas,
berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan harapan
konsumen, serta mampu bersaing secara global”

Misi Perusahaan :
 Memberikan kepuasan kepada pelanggan / konsumen dengan berfokus pada produk dan
pelayanan yang berkualitas unggul.
 Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakkan
tingkah laku / etika bisnis yang tertinggi.
 Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuh-kembangkan jiwa
wiraswasta dan kemitraan usaha.
 Membangun organisasi global yang terpercaya, tersehat dan terus bertumbuh dan
bermanfaat bagi pelanggan , pemasok, karyawan, pemegang saham dan masyarakat pada
umumnya.
 Struktur Organisasi Perusahaan :

Tugas masing-masing dari struktur organisasi :

1. BOARD OF COMMISIONERS
- Melakukan pengawasan atas jalanya dan memberikan nasihat kepada direktur dalam
melakukkan tugas dewan direksi pada kepentingan perusahan dan sesuai dengan maksud
dan tujuan perusahaan
- Kewengan khusus dewan komisaris bahwa dewan komisaris dapat diamatkan dalam
anggaran dasar untuk melaksanakkan tugas-tugas tertentu direktur
- Membuat risalah rapat dewan komisaris dan meyimpan salinan rapat
- Melaporkan kepada perusahaan kepada kepemilikan pengawasan yang telah dilakukkan
- Memberikan laporan tentang tugas-tugas pengawasan yang telah dilakukan.
2. AUDIT COMMITE
- Melakukan penelaan terhadap informasi keuangan yang diterbitkan
- Penelaan atas ketaatan perusahaan terhadap undang-undang dibidang pasar modal dan
dibidang lain yang relevan, penelaan terhadap indepedensi dan objektivitas akutan public
- Penelaan terhadap kecukupan pemeriksaan yang dilakukkan oleh public untuk
memastikan semua resiko yang penting telah dipertimbangkan
- Melakkukan juga terdapat pengaduan yang terdapat yang berkaitan dengan perusahaan.
3. BOARD OF DIRECTORS
- Memipin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan
- Memilih,menetapkan,mengawasi tugas-tugas dari karyawan dan kepala bagian(manajer)
- Meyetujui anggaran tahunan perusahan.
4. CORPORATE AUDIT
- Meyediakan penipuan deteksi, invertigasi dan pengalaman forensic akutansi dan keahlian
untuk program monitoring
- Mengembangkan dan menetapkan prosedur investigasi dengan tren yang tidak bias atau
pola dan anomaly untuk disposisi
- Berinteraksi dengan manajer senior
- Mendokumentasi kertas dan hasil audit & kelibatan konsultan.
5. CORPORATE LEGAL
- Mengurusi urusan rups dan perubahan anggaran
- Mereview usulan pembuatan/perubahan sop
- Mengawal ketentuan dan peraturan baru.
6. OPERATION
- Mengawasi kegiatan operasi
- Mengawasi keberadaan serta kondisi mesin dan peralatan
- Membuat produk yang dipesan
- Membuat keputusan harian sehubung dengan kegiatan di Alfamart.
7. MARKETING
- Bertanggung jawab terhadap bagian pemasaran
- Bertanggung jawab terhadap peroleh hasil penjual dan pengguna dan promosi
- Sebagai kordinator manajer produk dan manger penjualan
- Membuat laporan pemasaran kepada direksi.
8. MERCHANDISING
- Memajang/mendisplay dan menata produk
- Menjaga kebersihan produk dan pajangan.
9. PROPERTY DEVELOPMENT
- Mengkordinasikan kegiatan pengendalian property dan lingkungan diwilayah usaha
perusahaan dan lingkunganya
- Meyelenggarakan pengelolahan data dan peyimpanan dokumen asli property
- Meyiapkan laporan kegiatan divisi secara benar dan tepat waktu.
10. IT
- Bertanggung jawab memelihara system jaringan
- Mengoptimalisasi perangkat it atau server yang ada di alfamart.
11. FINANCE
- Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untuk
memastikan status utang piutang
- Membuat ,mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan terkirim kepada
pellanggan dengan benar dan tepat waktu
- Menerima memeriksa tagihan dr vendor dan membuat rekapanya untuk memastikan
pembayaran terkirim tepat waktu.
12. HUMAN CAPITAL
- Memperbaiki dan memperhatikan mutu karyawan
- Meyediakan tenaga yang ahli dan sesuai dengan bidangnya masing-masing.
13. COPORATE DEVELOPMENT
- Bertugas merencanakan ,merancang dan meyajikan presentasi yang menarik dan proposal
untuk pendekatan bisnis baru
- Memberikan bantuan monitoring kepada penjabat fundraising perusahaan.
14. FRANCHISE
- Meyediakan tempat usaha dan modal sejumlah tertentu bergantung pada sejumlah
tertentu bergantung pada jenis waralaba yang akan dibeli
- Menjaga image produk waralaba.
15. CORPORATE AKHIR
- Bertanggung jawab untuk semua komunikasi internal dan eksternal
- Mengurus hal-hal seperti bulletin karyawan,laporan bisnis tahun siaran pers.
B. PROSEDUR SISTEM BERJALAN
Analisa Sistem Informasi Perusahaan

Karakteristik Sistem :
- Komponen ( Component )
1. Konsumen / Pembeli
Merupakan komponen penting,karena pembeli yang melakukan transaksi membeli
barang yang diperlukan.
2. Storecrew
Bertugas melayani kebutuhan pelanggan,termasuk melayani transaksi pembayaran. Jadi
semua storecrew wajib menguasai beberapa bidang.
3. Storeleader
Mengelola operasional toko guna mencapai target penjualan.
4. Member Relation Officer
Menjual produk dagangan alfamart ke toko kelontong dilingkungan sekitar.
5. Chief Of Store
Melakukan pengawasan dan memberikan masukan kepada bawahan.
6. Assistant Chief Of Store
Membuat surat retur pada supplier,melakukan pengecekan barang yang dikirim dari
kantor, membuat faktur barang yang datang.
7. Tukang Parkir (jika ada)
Menjaga kendaraan pembeli diarea alfamart.
8. Administrasi
Tata pembayaran (prosedur).
9. Area
Sebagai lahan toko.
10. Perangkat Keras
Scanner, printer, cctv, komputer, dll.
11. Perangkat Lunak
Visual Basic.
 12. Database
Barang-barang.
13. Jaringan Komputer dan Komunikasi Data
Sebagai Internet.

- Lingkungan Luar ( Environment )

1. Pemasok (Supplier)
Menyediakan / memasok barang-barang yang dibutuhkan.
2. Bank BNI
Kerjasama alfamart dengan Bank Bni berbentuk kartu Aku Bni. Kartu ini selain sebangai
kartu member juga sebagai alat pembayaran saat berbelanja di alfamart.
3. Citilink Indonesia
Kerjasama dalam pemesanan dan pembelian tiket pesawat terbang.
4. PT.KAI
Kerjasama dalam pemesanan dan pembelian tiket kereta api.
5. Bank BCA
Kerjasama dalam pembayaran via kartu Debit BCA,BCA Flazz,dan kartu Prepaid BCA.
6. Bank Mandiri
Kerjasama dalam pembayaran via Mandiri Prabayar.
7. PLN, Telkom, Speedy, Flexi, Telkomvision
Kerjasama dalam pembayaran tagihan bulanan.

- Batasan ( Boundary )
1. Ditinjau dari pembayaran tunai dan non-tunai. Pembeli bisa membayar dengan 2 cara
yaitu tunai dan non-tunai. Secara tunai pembeli membayar dengan uang tunai sesuai
nominal yang tertera di struk pembelian. Sedangkan dengan cara non-tunai,pembeli dapat
membayar dengan kartu debit BCA, BCA Flazz, BNI Prepaid, Mandiri Prabayar, dan
Credit Card yang berlogo Visa.
 2. Ditinjau dari status pembeli,apakah ia member alfamart atau bukan. Jika pembeli
sebagai member ,ia bisa mendapat berbagai keuntungan promo,poin redemption,termasuk
diskon hemat dan diskon khusus member alfamart. Sedangkan bagi yang bukan member
pembeli hanya mendapat diskon biasa (jika ada).

- Jalinan ( Interface )
a. Pembeli  Barang
Pembeli memilih sendiri barang yang diperlukan
b. Pembeli  Storecrew (Kasir)
Pembeli menyerahkan barang yang akan dipilih,dan menyerahkan kartu member
alfamart.
c. Pembeli  Administrasi
Pembeli melakukan proses transaksi,pengecekan barang untuk pembayaran.
d. Pembeli  Storecrew
Pembeli akan memanggil storecrew jika membutuhkan bantuan.
e. Storecrew(Kasir)  Pembeli
Kasir akan menyerahkan struk kepada pembeli,dan menyerahkan barang yang
telah dibayar.
f. Storecrew  Asistant Chief Of Store
Melaporkan pendapatan ataupun yang lainnya yang berhubungan dengan
administrasi.

B. PERMASALAHAN/ KENDALA PERUSAHAAN

Terdapat beberapa kendala dalam PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk (Alfamart),
diantaranya adalah :
1. Banyaknya persaingan dengan perusahaan waralaba lainnya.
2. Gangguan jaringan pada saat pembayaran.
3. Terlambatnya pengiriman barang dari supplier, sedangkan stok barang di toko sudah
habis.
4. Kurangnya sumber daya manusia (karyawan) yang mengakibatkan terhambatnya
proses pelayanan ke pelanggan.
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

- Dari Penulis
1. Menambah wawasan anggota kelompok akan sistem Informasi yang ada pada PT.
Sumber Alfaria Trijaya.
2. Prosedur yang diambil perusahaan dalam melayani pelanggan baik.
- Dari Perusahaan
1. Alfamart merupakan perusahaan waralaba yang melayani masyarakat untuk memenuhi
kebutuhan sehari-hari.
2. Alfamart memberikan pelayanan terbaiknya dan juga memberikan harga yang terjangkau
kepada setiap pelanggannya seperti motto alfamart, belanja puas, harga pas.

B. Saran

- Untuk Perusahaan
1. Agar lebih meningkatkan inovasi yang ada serta meningkatkan pelayanan agar dapat
menarik minat pelanggan untuk berbelanja di alfamart.
2. Lebih memanage hardware,software serta jaringan yang ada pada alfamart agar pada saat
pelanggan ingin melakukan pembayaran tidak menemui hambatan.
3. Lebih meningkatkan lagi kegiatan promosi produk alfamart agar dapat dikenal luas oleh
pelanggan.
 DAFTAR PUSTAKA

https://alfamartku.com/

http://yes-sejarah.blogspot.com/2017/05/sejarah-dan-profil-pt-sumber-alfaria.html

https://id.wikipedia.org/wiki/Alfamart

http://meliana-theartofmylife.blogspot.com/2014/01/sistem-informasi-manajemen-alfamart.html