PENGAWASAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti
suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena
tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik
bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe
pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada
saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).

Di dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan
Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan,
Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan
Tindakan Koreksi.

Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan
secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan
atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial
dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-
alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan
kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari
suatu tujuan organisasi.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari fungsi manajemen controlling?

2. Apa saja empat elemen dasar dalam fungsi controlling?

3. Bagaimana Karakteristik Kegiatan Controlling yang efektif?

4. Apa saja Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian?

5. Apa saja Tipe-tipe dari fungsi pengawasan (controlling)?

6. Apa saja Jenis-jenis fungsi Controlling?

7. Bagaimana Tahap-Tahap dalam Proses Pengawasan?

8. Faktor apa saja yang menyebabkan Pentingnya Pengawasan?

1.3 Tujuan

1. Mengetahui pengertian fungsi controlling.

2. Untuk mengetahui empat elemen dasar dalam fungsi controlling.

3. Untuk menetahui Karakteristik Kegiatan Controlling yang efektif.

4. Untuk mengetahui apa saja kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian.

5. Untuk mengetahui Tipe-tipe pengawasan (controlling)

6. Untuk mengetahui Jenis-jenis Controlling

7. Untuk mengetahui Tahap-Tahap dalam Proses Pengawasan

8. Untuk mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan Pentingnya Pengawasan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Fungsi Controlling

Manajemen adalah suatu rangkaian aktifitas (termasuk perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan,

dan pengendalian) yang diarahkan padapenggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkansecara efektif dan efisien.

Pengawasan (Controlling) adalah proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan
manajemen tercapai.

Menurut Henri Fayol

Pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai
dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah
ditetapkan. Adalah penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari
berulang

Menurut EFL Breach

Pengendalian adalah perbandingan kinerja saat ini terhadap standar yang telah ditentukan yang
terkandung dalam rencana, dengan maksud untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja
yang memuaskan

Menurut Harold Koontz

Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa tujuan-
tujuan perusahaan dan rencana yang dirancang untuk mencapainya tercapai

Menurut Robert J. Mockler

Kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk
membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan
apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang
diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan
cara yang paling efektif dan efisien mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan

2.1 Langkah-langkah dalam controlling

Proses Pengendalian Manajemen :

1. Perencanaan Strategi

2. Penyusunan Anggaran

3. Pelaksanaan Anggaran

4. Evaluasi Kinerja

2.3 Empat elemen dasar dalam sistem kontrol :

Keempat elemen dasar tersebut terjadi dalam urutan yang sama dan menjaga hubungan yang konsisten
satu sama lain dalam setiap sistem.

1. Karakteristik atau kondisi dari sistem operasi yang akan diukur.

Karakteristik dapat berupa output dari sistem dalam tahap pemrosesan atau mungkin suatu kondisi yang
merupakan hasil dari sistem. Sebagai contoh dalam sistem sekolah dasar para jam kerja guru atau
keunggulan pengetahuan yang ditunjukkan oleh siswa pada ujian nasional adalah contoh karakteristik
yang dapat dipilih untuk pengukuran atau kontrol.

2. Sensor

Merupakan sarana untuk mengukur karakteristik atau kondisi. Sebagai contoh dalam sistem kontrol
pengukuran kualitas dapat diandaikan oleh inspeksi visual dari produk.

3. Komparator

Menentukan kebutuhan koreksi dengan membandingkan apa yang terjadi dengan apa yang telah
direncanakan. Beberapa penyimpangan dari rencana adalah biasa dan diharapkan, tetapi ketika berada
di luar variasi yang dapat diterima tindakan korektif diperlukan. Ini melibatkan semacam tindakan
pencegahan yang menunjukkan bahwa kontrol yang baik sedang dicapai.

4. Aktivator

Adalah tindakan korektif diambil untuk mengembalikan sistem ke output yang diharapkan. Contohnya
adalah seorang karyawan diarahkan ulang untuk bagian-bagian yang gagal lulus pemeriksaan mutu atau
kepala sekolah yang memutuskan untuk membeli buku-buku tambahan untuk meningkatkan kualitas
siswa. Selama rencana dilakukan dalam batas-batas yang diijinkan tindakan korektif tidak diperlukan.

2.4 Karakteristik Kegiatan Controlling yang efektif

a. Akurat. Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari sistem
pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan
menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.

b. Tepat-waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan, adan dievaluasi secepatnya bila kegiatan
perbaikan harus dilakukan segera.

c. Objektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat objektif serta lengkap.

d. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik. Sistem pengawasan harus memuaskan perhatian
pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau akan
mengakibatkan kerusakan paling fatal.

e. Realistik secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau paling
tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.

f. Realistik secara organisasional. Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-
kenyataan organisasi.

g. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan
aliran kerja organisasi, karena (1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau
kegagalan keseluruhan operasi, dan (2) informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia
yang memerlukannya.

h. Fleksibel. Pengawasan harus mempunyai fleksibelitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi
terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.

i. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan, baik
deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.

j. Diterima para anggota organisasi. Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan
kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan berprestasi.

2.5 Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian :

· Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator
yang telah ditetapkan

· Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan

· Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan
dan target bisnis

2.6 Tipe-tipe pengawasan (controlling)

1. Pengawasan pendahuluan
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan
koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.

Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu
harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan – kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan
“double check” yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3. Pengawasan umpan balik

Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

2.7 Jenis-jenis Controlling

Kontrol dapat dikelompokkan berdasarkan tiga klasifikasi umum :

1. Sifat arus informasi yang dirancang kedalam sistem (Kontrol berulang terbuka atau tertutup)

2. Jenin komponen yang termasuk dalam desain (Sistem kontrol manusia atau mesin)

3. Hubungan kontrol dengan proses pengambilan keputusan ( Kontrol organisasi atau operasional)

2.8 Tahap-Tahap dalam Proses Pengawasan

· Tahap 1: Penetapan Standar

Tiga bentuk standar yang umum adalah :

a. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk.

b. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya
penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.

c. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan yang harus
diselesikan.

· Tahap 2: Penentuan Pengukkuran pelaksanaan kegiatan

· Tahap 3: Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu:

a. Pengamatan (Observasi)

b. Laporan-laporan, baik lisan maupun tertulis

c. Metoda-metoda otomatis

d. Inspeksi, pengujian (test) atau pengambilan sampel.

· Tahap 4: Pembandingan Pelaksaan dengan Standar dan Analisis Penyimpangan.

· Tahap 5: Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan

2.9 Pentingnya Pengawasan

Ada berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukann oleh setiap organisasi.
Faktor-faktor itu adalah :

a. Perubahan lingkungan organisasi

Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang
dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang
diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.

b. Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagi
jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan
eceran pada para penyalur perlu di analisis dan dicatat secara tepat; bermacam-macam pasar organisasi,
luar dan dalam negeri, perlu selalu dimonitor.

c. Kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi
pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan memesan
barang atau komponen yang salah, membuat penentuan harga yang terlalu rendah, masalah-masalah di
diagnosa secara tidak tepat. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-
kesalahan tersebut sebelum kritis.

d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak
berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas
yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplementasikan siste pengawasan. Tanpa
sistem tersebut, manajer tidak dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan.

2.10 Perancangan Proses Pengawasan

a. Merumuskan hasil yang diinginkan

Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin. Tujuan yang dinyatakan secara
umum atau kurang jelas seperti “pengurangan biaya over head” atau “meningkatkan pelayanan
langganan”, perlu dirumuskan lebih jelas seperti “pengurangan biaya overhead dengan 12%” atau
“menyelesaikan setiap keluhan konsumen dalam waktu paling lama tiga hari”. Disamping itu, hasil yang
diinginkan harus dihubungkan dengan individu yang bertanggung jawab atas pencapaiannya.

b. Menetapkan penunjuk hasil

Tujuan pengawasaan sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi
dan memperbaiki adanya penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan. Tugas penting manajer adalah
merancang program pengawasan untuk menemukan sejumlah indikator-indikator yang terpercaya
sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu diambil atau tidak

c. Menetapkan standar penunjuk dan hasil

Penetapan standar untuk penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting perancangan proses
pengawasan. Tanpa penetapan standar, manajer mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap
penyimpangan kecil atau tidak bereaksi terhadaap penyimpangan besar.

d. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

Adalah menetapkan sarana untuk pengumpulan informasi penunjuk dan pembandingan penunjuk
terhadap standar. Jaringan kerja komunikasi dianggap baik bila aliran tidak hanya ke atas tetapi juga
kebawah kepada siapa yang harus mengambil tindakan koreksi. Disamping itu, jaringan ini harus cukup
efisien untuk menyediakan informasi baik yang relevan kepada personalia kunci yang memerlukannya.

Komunikasi pengawasan sering didasarkan pada prinsip “management by exception”. Prinsip ini
menyarankan bahwa atasan hanya diberi informasi bila terjadi penyimpangan besar dari standar atau
rencana.

e. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi
perlu diambil, dan kemudian pengambilan tindakan.

Informasi tentang penyimpangan dari standar harus dievaluasi terlebih dahulu, sebelum tindakan-
tindakan koreksi alternatif dikembangkan, dievaluasi/dinilai dan diimplementasikan.

2.11 Bidang-bidang pengawasan strategik

Bidang-bidang strategik (kunci) biasanya menyangkut kegiatan-kegiatan utama organisasi seperti

transaksi-transaksi keuangan, hubungan manajer dan bawahan, atau operasi-operasi produksi.
Penetapan bidang-bidang pengawasan strategik akan membantu perumusan sistem pengawasan dan
standar yang lebih terperinci bagi manajer-manajer tingkat bawah.

Disamping itu, penting untuk menentukan titik-titik kritis dalam sistem dimana monitoring dan
pengumpulan informasi harus dilakukan, atau yang disebut titik-titik pengawasan strategik.
2.12 Alat bantu pengawasan Manajerial

Ada banyak teknik yang dapat membantu manajer agar pelaksanaan pengawasan menjadi lebih efektif.
Dua teknik yag paling terkenal adalah manajemen dengan pengecualian (management by exception)
dan sistem informasi manajemen (management information systems)

1. Management By Exception (MBE)

MBE, atau prinsip pengecualian memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-
bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen
rendah untuk menangani variasi-variasi rutin.Hal ini dapat di praktekkan oleh manajer-manajer
penjualan, produksi, keuanag, personalia, pembelian, pengawasn mutu, dan bidang-bidang fungsional
lainnya. Bahkan manajer-manajer lini pertama dapat mempergunakan pinsip ini dalam pengawasan
harian mereka.

Pengawasan yang ditunjukkan pada terjadinya kekecualian ini murah, tetapi penyimpangannya
baru dapat diketahui setelah kegiatan terlaksana. Biasanya pengawasan ini dipergunakan untuk operasi-
operasi organisasi yang bersifat otomatis dan rutin.

2. Management-Information System (MIS)

MIS memainkan peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaan dan
pengawasan dengan efektif. MIS adalah sistem pengadaan, pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran
informasi yang direncanakan agar keputusan-keputusan manajemen yang efektif dapat dibuat. Sistem
menyediakan informasi waktu yang lalu, sekarang dan yang akan datang serta kejadian-kejadian di
dalam dan diluar organisasi.
 PENGGERAKAN

A. Pengertian

Menurut George Terry, actuating is setting all members of the group to want to achieve and to strike to
achieve the objective willingly and keeping wiyyh the managerial planning and organizing efforts.

Pergerakan adalah membuat semua anggota kelompok agar mau bekerja sama dan bekerja secara iklas
serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian.

Menurut Koenta dan O’Donnel mendefinisikan directing and leading are the interpersonal aspects of
managing which subordinate are led to understand and contribute effect wily and efficiency to the
attainment of objectives.

Pergerakan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh adanya pengaturan
terhadap bawahan-bawahan untuk dapat dimengerti dan pembagian pekerjaan yang efektif dan efisien
untuk tujuan perusahaan yang nyata. Jadi penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan
untuk membimbing, mengarahkan, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam
melaksanakan sesuatu kegiatan usaha. Pokok-pokok masalah yang dibahas dalam fungsi penggerakan ini
adalah:

œ Perilaku manusia (human behaviors)

œ Motivasi (motivation)

œ Kepemimpinan (leadership)

œ Komunikasi (communication)

œ Hubungan manusia (human relation)

B. Perilaku Manusia

Untuk mengetahui perilaku manusia peranan psikologi, sosiologi, antropologi, cukup besar karean ilmu
pengetahuan ini membahas masalah manusia.

Seni manajemen (art management) juga sangat menentukan keberhasilan seorang pemimpin dalam
mempengaruhi bawahan mematuhi perintah-perintah yang diberikannya.

Teori human science:

Elton Mayo (1880-1949) pada tahun 1927 Elton Mayo melakukan penelitian di pabrik Hawthorne dekat
Chicago penelitian ini disebut Hawthorne studies dan meneliti masalah manusia dan pekerjaannya.
Hasilnya:

1. Masalah manusia hanya dapat diselesaikan secara manusiawi bila menggunakan data dan alat-alat
kemanusiaan pula.

2. moralnya lebih besar dari peranan dan pengaruhnya terhadap produktivitas para pekerja.
3. perlakuan yang baik/wajar terhadap para karyawan lebih besar pengaruhnya terhadap produktivitas
daripada tingkat upah yang besar walaupun juga upah merupakan hal yang penting.

C. Motivasi (Motivation)

Motivasi atau dorongan dalam manajemen hanya ditujukan pada sumber daya manusia umumnya dan
bawahan khususnya. Motivasi mempersoalkan bagaimana caranya mengarahkan daya dan mewujudkan
tujuan yang telah ditentukannya. Setiap pekerja mempunyai motif atau needs tertentu dan
mengharapkan kepuasan dari hasil pekerjaannya. Kebutuhan-kebutuhan yang dipuaskan dengan bekerja
adalah:

1. Kebutuhan fisik dan keamanan : menyangkut kepuasan kebutuhan fisik atau biologis seperti makan,
minum, tempat tinggal, dsb.

2. Kebutuhan sosial : karena manusia tergantung satu sama lain, maka terdapat berbagai kebutuhan
yang hanya bisa dipuaskan apabila masing-masing individu di tolong

3. Kebutuhan egoistik : berhubungan dengan keinginan orang untuk bebas untuk mengerjakan sesuatu
sendiri dan untuk puas karena berhasil menyelesaikannya.

Asas-asas motivasi:

1. Asas mengikutsertakan

2. asas komunikasi

3. asas pengakuan

4. asas wewenang yang didelegasikan

5. asas perhatian timbal balik

Teori-teori motivasi :

1. teori motivasi klasik

2. teori motivasi Abraham Maslow

3. teori 2 faktor dari Fredick Heraberg

Motivation factors menyangkut kebutuhan psikologis seseorang. Kebutuhan ini adalah perasaan
sempurna dalam melaksanakan pekerjaan. Faktor motivasi ini berhubungan dengan penghargaan
terhadap pribadi yang secara langsung berkaitan dengan pekerjaan. Konsep Higiene juga disebut teori 2
faktor. Faktor pertama adalah sebagai berikut:

a achievement atau keberhasilan pelaksanaan

b recognition atau pengakuan

c the work it self atau pekerjaan itu sendiri

d responsibility atau tanggung jawab yang dipercayakan

e advancement atau pengembangan potensi individu

Rangkaian ini melukiskan hubungan seseorang dengan apa yang dikerjakan nya (job content) yakni,
kandungan kerja pada tugasnya. Faktor kedua adalah faktor yang dapat menimbulkan rasa tidak puas
kepada pegawai (de-motivasi) terdiri dari :

a company policy and administration atau kebijakan dan administrasi

b quality supervisor atau supervisi

c interpersonal relation atau hubungan antar pribadi

d working condition atau kondisi kerja

e wages atau gaji

Alat-alat Motivasi

Alat-alat motivasi (daya perangsang) yang diberikan kepada bawahan adalah:

a. Material incentives adalah motivasi yang bersifat material sebagai imbalan prestasi yang
diberikannya yang termasuk material incentive ialah upah, barang-barang dan yang sejenis lainnya.

b. Non material incentives adalah motivasi (daya perangsang0 yang tidak berbentuk materi. Yang
termasuk nonmaterial ialah penempatan yang tepat, latihan yang sistematis, promosi objektif,
pekerjaan yang terjamin, piagam penghargaan bintang jasa, perlakuan yang wajar yang sejenis lainnya.

Jenis-Jenis Motivasi

Motivasi positif (incentive positive), suatu dorongan yang bersifat positif. Artinya jika para pegawai
dapat menghasilkan prestasi standar, maka pegawai tersebut diberikan insentif berupa hadiah.

Motivasi negatif (incentive negative), mendorong bawahan dengan ancaman hukuman, artinya jika
prestasinya kurang dari prestasi standar akan dikenakan hukuman. Sedangkan jika prestasinya di atas
standar tidak diberikan hadiah.

Tujuan Motivasi Manajemen.

1. Untuk mengubah perilaku pegawai sesuai dengan keinginan pemimpin

2. Untuk meningkatkan kegairahan kerja pegawai

3. Untuk meningkatkan disiplin pegawai

4. Untuk menjaga kestabilan pegawai

5. Untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai

6. Meningkatkan prestasi

7. Mempertinggi moral

8. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi

9. Memperbesar partisipasi pegawai dalam perusahaan

10. Meningkatkan rasa tanggung jawab pegawai pada tugas-tugasnya

Kesulitan-kesulitan dalam Motivasi Manajemen:

1. untuk menentukan alat motivasi yang tepat, sukar, karena keinginan setiap individu tidak sama

2. kemampuan perusahaan terbatas untuk memberikan insentif

3. pemimpin sulit mengetahui motivasi kerja setiap individu pegawai

4. pemimpin sulit memberikan insentif yang adil

Hal-hal yang membantu dalam motivasi Manajemen

Walaupun setiap individu pegawai mempunyai keinginan yang berbeda-beda, ada kesamaan dalam
kebutuhannya, yaitu setiap manusia ingin hidup dan untuk hidup perlu makan dan manusia normal
mempunyai harga diri.

Jadi setiap manusia/pegawai mengharapkan kompensasi/upah dari prestasi yang diberikannya dan
pegawai menginginkan perlakuan yang wajar dari atasannya.

D. Kepemimpinan (Leadership)

Menurut Mary Parker Follet, management is an ART to get thing thorough people” artinya “manajemen
merupakan suatu SENI mencapai tujuan melalui kegiatan orang lain”. ART KNOW HOW, berarti
mengetahui bagaimana memakai suatu teori dalam suatu tindakan.

Seorang pemimpin selalu mempunyai misi/tujuan yang harus dicapai dan tujuan ini baru dapat
direalisasi, bila terdapat kerja sama di antara pimpinan dan para bawahannya. Kerja sama dibutuhkan
karena terbatasnya kemampuan fisik, mental dan waktu. Itulah alasan maka diadakan pembagian kerja
diantara orang-orang yang terikat secara formal dalam organisasi.

Karyawan dalam suatu perusahaan dikelompokkan atas:

1. White collar worker: terdiri dari top management, middle management dan lower management,
yaitu seseorang yang menjalankan wewenangnya dan kepemimpinannya untuk fungsi-fungsi manajerial,
memotivasi, mengarahkan, membimbing, mempengaruhi dan membujuk para bawahannya agar mau
bekerja keras demi tercapainya tujuan yang diinginkan.
2. Blue collar worker: adalah seseorang yang tidak mempunyai wewenang terhadap orang lain. Ia
hanya menerima suatu tugas dan menjalankannya di bawah pengendalian manajer.

Macam-macam authority seorang pemimpin

1. authority formal (wewenang formal): wewenang yang sah yang dimiliki seorang pemimpin, karena
kedudukannya dalam perusahaan. Dengan wewenang formal ini pemimpin dapat memotivasi,
memotivasi, memerintah atau mengubah tingkah laku bawahannya sesuai dengan keinginannya.

a. To down authority; wewenang berasal dari kekuasaan puncak turun ke pemimpin yang rendah.
Wewenang formal diperlukan apabila tingkat koordinasi dan pengawasan yang layak perlu dicapai;
susunan wewenang formal membantu adanya kesatuan (unity) yang diinginkan.

b. Bottom-up authority: mendasarkan diri pada teori penerimaan (acceptance theory): pada konsep
ini pemimpin dipilih (diterima) oleh mereka yang akan menjadi bawahannya. Saudara akan menjadi
pimpinan kita dan kami akan menerima instruksi dari saudara.

2. authority pribadi (atau personality authority): wewenang karena ‘wibawa’ yang dimiliki seseorang
misalnya karena usia, pendidikan, kepribadian, sehingga dapat mempengaruhi kehidupan kelompok dan
kepuasan bawahannya.

John Frech dan Betram Raven, mengemukakan bahwa seorang pemimpin mempengaruhi para
bawahannya berdasarkan :

1. Coercive power ( kekuatan berdasarkan paksaan)

2. Reward power (kekuatan untuk memberikan penghargaan)

3. Legitimate power (kekuatan yang sah)

4. Expert power ( kekuatan karena keahlian)

5. Kekuatan referen

Unsur-unsur Kepemimpinan

1. leader adalah orang yang memimpin

2. pengikut adalah rang yang dipimpin

3. organisasi yang bersangkutan

4. objective adalah sasaran yang ingin dicapai

5. lingkungan adalah nilai-nilai sosial, pertimbangan ekonomis dan politis.

Tingkatan-tingkatan Manajemen
Kedudukan (posisi) yang dapat diduduki manajer dalam suatu perusahaan:

1 administrative management position (top management)

2 operative management position (lower management-firstline)

3 middle management position

Top Management (manajemen puncak) adalah pemimpin yang menduduki posisi puncak dalam struktur
organisasi atau top level executive. Mereka yang berada pada posisi ini lebih banyak melakukan fungsi
perencanaan dan fungsi pengorganisasian, sedangkan fungsi pengarahan dan pengendalian relatif
sedikit. Pucuk pimpinan harus bertanggung jawab terhadap perusahaan baik ke dalam maupun keluar.

Lower Management (manajemen lini pertama): adalah pemimpin yang secara langsung mengarahkan
para pekerja untuk melaksanakan pekerjaan; yang termasuk dalam golongan ini adalah Kepala Mandor
dan Mandor. Tugas mereka lebih banyak pada fungsi pengarahan dan pengendalian, sedangkan fungsi
perencanaan dan pengorganisasian relatif sedikit.

Middle Management (manajemen menengah): adalah pemimpin yang posisinya berada di atas
manajemen lini pertama dan di bawah manajemen puncak, tugasnya menjabarkan kebijaksanaan
manajemen puncak dan kalau perlu memberikan contoh pelaksanaan tugas-tugas tersebut kepada
manajemen lini pertama. Luas tugasnya terhadap fungsi-fungsi manajemen sama.

Hal-hal yang menyebabkan seseorang menjadi pemimpin adalah:

1. tradisi/warisan: seseorang menjadi pemimpin, karena warisan/keturunan misalnya raja atau ratu
Inggris, Belanda/

2. kekuatan Pribadi: seseorang menjadi pemimpin, karena kekuatan pribadi baik karena alasan fisik
maupun karena kecakapannya.

3. pengangkatan atasan: seseorang menjadi pemimpin karena diangkat oleh pihak atasannya.

4. pemilihan: seorang menjadi pemimpin berdasarkan konsep penerimaan (Acceptance Theory), Anda
menjadi pemimpin dan kami akan menaati instruksi Anda.

Pemimpin hasil pemilihan biasanya lebih baik, karena pemilih akan mempertimbangkan hal-hal sebagai
berikut:

a. Keinginan untuk memimpin

b. Kecerdasan

c. Kecakapan untuk membuat uraian yang logis

d. Kecakapan untuk berkomunikasi

e. Akal budi

f. General knowledge

g. Special knowledge
h. Kecakapan menjalin hubungan

Teori-teori Kepemimpinan

1) Teori keadaan (the situational theory of leadership):

Dalam teori ini kepemimpinan dipengaruhi oleh keadaan pemimpin, para pengikut, organisasi dan
pengaruh-pengaruh sosial, ekonomi kebudayaan, moral, agama dan politik. Kepemimpinan merupakan
konsep empat variabel, yakni “pemimpin: pihak yang dipimpin; organisasi; dan lingkungan sosial,
ekonomi, kebudayaan, agama, moral, politik.

Kepemimpinan seorang pemimpin dalam keadaan normal dan dalam keadaan kritis akan berbeda.
Keberhasilan seorang pemimpin juga dipengaruhi oleh keadaan, artinya ada seorang pemimpin yang
berhasil baik dalam keadaan norma, tetapi pemimpin lain hanya akan berhasil bila keadaan kritis.

Bagi seorang pemimpin sejati keadaan-keadaan darurat justru merupakan kesempatan terbaik untuk
mengatasi keadaan kritis.

2) Teori sifat (the traits theory of leadership):

Teori ini mengemukakan bahwa untuk menentukan sifat-sifat kepemimpinan yang baik, perlu diteliti
secara induktif, mengamati mereka yang diakui sebagai pemimpin yang berhasil dan menyebutkan sifat-
sifat (traits) yang dimilikinya masing-masing. Sifat-sifat yang selalu dimiliki para pemimpin tersebut
dianggap sebagai ukuran penting dan satu daftar sifat diajukan sebagai ukuran untuk menentukan
potensi kepemimpinan seseorang.
 PENGISIAN JABATAN

A. Pengertian

Fungsi pengisian jabatan atau fungsi staffing adalah kegiatan untuk memperoleh pegawai yang efektif
yang akan mengisi jabatan-jabatan yang kosong di organisasi perusahaan. Fungsi pengisian jabatan ini
bertujuan untuk menarik, menempatkan pegawai-pegawai menurut jumlah, jenis, keahlian dan
keterampilan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, agar pegawai dapat bekerja efektif sehingga
sasaran perusahaan tercapai.

Asas pengisian jabatan adalah penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat dan
penempatan orang yang tepat atau “the right man on the pace and the right man behind the right gun”

Pokok-pokok masalah yang akan di uji pada fungsi ini, adalah:

œ Penempatan pegawai

œ Pengembangan pegawai

œ Pemindahan pegawai

œ Penilaian pegawai

œ Pemberhentian pegawai

œ Pensiunan pegawai

B. Pengadaan Pegawai /Recruiting

Agar para pegawai dapat bekerja secara efektif, maka terlebih dahulu harus melakukan analisa jabatan-
uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification). Karena melalui cara ini,
dapat di tarik orang-orang yang sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan perusahaan. Dengan analisa
jabatan-jabatan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan ini dapatlah ditentukan jumlah pegawai yang
dibutuhkan serta kualifikasi persyaratannya.

Analisa jabatan adalah menganalisa kegiatan-kegiatan/pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus

dilakukan pada satu jabatan, mengapa pekerjaan itu harus dilakukan dan bagaimana melakukannya.
Dari hasil analisa jabatan ini, disusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Uraian pekerjaan/job specification) adalah uraian persyaratan minimum pegawai yang dapat memangku
suatu jabatan tertentu, agar ia dapat bekerja secara efektif.

Bagaimana caranya melakukan fungsi pengisian jabatan agar diperoleh pegawai yang efektif? Untuk ini
dilakukan proses pengisian jabatan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut:

1. Recruiting/merekrut

2. appraisal/menilai
3. selection/seleksi

4. promotion/promosi

5. retirement/pengunduran diri

Pengadaan pegawai/recruiting

1) Recruiting atau merekrut adalah mencari dan memperoleh pelamar-pelamar pekerjaan untuk
mengisi lowongan yang ada pada perusahaan. Dalam merekrut perlu dilakukan hal-hal berikut:

a Menentukan jumlah karyawan yang akan diterima dan persyaratan-persyaratan apa yang
diperlukan oleh perusahaan untuk pengisian lowongan pekerjaan

b Menentukan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh calon pegawai/pelamar yang diperlukan
perusahaan, misalnya jenis kelamin, daftar riwayat hidup, pendidikan, umur dan kesediaan untuk
ditempatkan dimana saja.

c Menginformasikan kepada masyarakat/pasar tenaga kerja dengan memberitahukan melalui media

massa (surat kabar, TV, dan lain-lain) tentang lowongan kerja dan syarat-syarat yang butuhkan untuk
mengisi lowongan itu.

d Menentukan batas waktu penerimaan lamaran serta alamat penerimaan lamaran/

e Setelah perusahaan memperoleh pelamar-pelamar melalui surat lamaran, lamaran-lamaran itu di

administrasikan seperlunya.

2) Appraisal atau menilai, mengevaluasi adalah menilai surat-surat lamaran dengan cara
membandingkan antara hal-hal yang dimiliki pelamar dengan persyaratan yang telah ditentukan
perusahaan. Pelamar yang memenuhi persyaratan dipanggil untuk mengikuti seleksi, sedangkan yang
tidak memenuhi persyaratan tidak dapat mengikuti seleksi

3) Selection atau seleksi yaitu memilih dari antara para pelamar dari hasil penilaian. Seleksi ini
bermacam-macam atau bertingkat tingkat yaitu seleksi tertulis, wawancara, tes psikologi, kesehatan,
dan sebagainya. Pelamar yang lulus seleksi di terima menjadi pegawai resmi, calon pegawai itu harus
melalui masa percobaan atau harus mengikuti pendidikan dan training atau latihan

4) Promotion atau promosi berarti calon pegawai yang telah lulus dari masa percobaan, pendidikan
atau latihan diangkat secara resmi melalui surat keputusan jabatan yang harus dilakukan. Pangkat yang
diperoleh, gaji dan jaminan-jaminan sosial lainnya yang akan diterimanya ditetapkan.

5) Retirement atau pengunduran diri adalah pemutusan hubungan kerja dengan pegawai setelah ia
bekerja untuk jangka waktu tertentu dan perusahaan pengunduran diri disebabkan hal seperti
permintaan pegawai di pecat perusahaan, kontrak selesai, pensiun, meninggal dunia. Pengunduran diri
karena pensiun harus diurus pensiunannya, sedangkan dipecat harus diurus pesangonnya
C. Sumber Pegawai

Sebelum dilakukan penarikan pegawai harus terlebih dahulu ditetapkan sumber pegawai yang akan
mengisi lowongan kerja yang ada. Sumber pegawai dapat dari perusahaan itu sendiri (internal) dan dari
luar perusahaan (eksternal).

Internal: pegawai yang akan mengisi lowongan jabatan itu, di tarik dari pegawai yang telah ada dalam
perusahaan. Mengisi jabatan pimpinan yang lowong lewat promosi ini mempunyai keuntungan sebagai
berikut:

œ Meningkatkan modal

œ Kegairahan kerja

œ Prestasi kerja

Eksternal: untuk mengisi lowongan jabatan, ditarik orang-orang dari luar perusahaan. Sumber eksternal
itu adalah:

œ Lembaga-lembaga pendidikan

œ Kantor penempatan tenaga kerja

œ Pasar tenaga kerja

œ Referensi dari karyawan yang ada

œ Referensi dari kawan manajer.

D. Pengembangan Pegawai (Developing)

Pengembangan pegawai dimaksudkan untuk meningkatkan kelihaian dan keterampilan pegawai, melalui
pendidikan dan latihan. Pendidikan meningkatkan keahlian teoritis, moral pegawai, sedangkan pelatihan
bertujuan untuk meningkatkan teknis pelaksanaan pekerjaan para pegawai.

Tujuan pengembangan pegawai adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pegawai. Tanggung
jawab pengembangan khususnya pada manajer personalia.

E. Pemeliharaan Pegawai

Pemeliharaan pegawai perlu mendapat perhatian yang serius dari pimpinan perusahaan, supaya
perputaran (turn over) tingkat absensi karyawan dapat minimal. Perpuraran (turn over) adalah arus
pegawai yang masuk dan keluar perusahaan. Perputaran ini merupakan petunjuk kestabilan pegawai,
semakin tinggi perputaran berarti semakin sering terjadi pergantian pegawai.

Dasar promosi adalah:

1) Senioritas yaitu promosi yang dilakukan pada lamanya pengalaman kerja seseorang. Orang yang
terlama bekerja dalam perusahaan mendapat prioritas pertama dalam tindakan promosi. Kelemahan
pertimbangan pengalaman sebagai dasar promosi adalah seseorang yang kemampuannya sangat
terbatas, tetapi karena sudah lama bekerja dipromosikan.

2) Penilaian kecakapan (ability) yaitu seseorang dipromosikan berdasarkan penilaian kecakapan,

karena orang yang cakap. Ahli mendapat prioritas pertama untuk dipromosikan.

3) Kombinasi senioritas dan kecakapan : setelah melihat kelemahan 1 dan 2 diatas, maka orang lebih
condong mendasarkan promosi atas kombinasi antara senioritas secara terpadu.

F. Pemindahan Pegawai

Pemindahan pegawai dari satu jabatan ke jabatan lain bertujuan untuk memajukan pegawai tersebut.
Pemindahan pegawai ini dapat terjadi baik karena keinginan pegawai ataupun karena keinginan atasan.
Keinginan pegawai untuk dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya terutama karena pegawai
merasa tidak dapat bekerja sama dengan teman-temannya atau karena lingkungan tempat ia bekerja
kurang sesuai dengan keadaan fisiknya atau keinginannya.

Keinginan atasan bahwa pegawai dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya dimaksudkan untuk
menjamin kepercayaan pegawai bahwa tidak akan diberhentikan, karena kurang cakap dalam jabatan
yang lama. Perlu diingat bahwa tidak setiap pemindahan pegawai dimaksudkan untuk memajukan
pegawai. Misalnya replacement transfer., temporary transfer. Replacement transfer yaitu pemindahan
pegawai yang sudah lama masa dinasnya ke departemen yang lain dalam jabatan yang sama pula.
Temporary transfer yaitu pemindahan sementara pegawai untuk memangku jabatan orang lain karena
orang lain itu tidak hadir.

G. Penilaian Pegawai

Penilaian ini harus dilakukan secara sistematis dan terus menerus. Penilaian kecakapan adalah penilaian
secara sistematis terhadap seorang pegawai oleh atasannya atau oleh beberapa orang yang cakap, yang
benar-benar menguasai tugas pegawai yang akan dinilai. Hal-hal yang dinilai bagi manajer adalah:

1) Knowledge (pengetahuan umum)

2) Cooperation (kerja sama)

3) Dependability (dapat dipercaya)

4) Quality (kualitas hasil pekerjaan)

5) Judgment (pemecahan masalah)

6) Initiatives (inisiatif)

7) Quantity of work (kualitas hasil pekerjaan0

8) Leadership (kepemimpinan)

9) Planning and organizing (perencanaan dan perorganisasian)

10) Health (kesehatan)

H. Pemberhentian Pegawai

Pemberhentian berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Pemberhentian pegawai ada yang
disebabkan permintaan sendiri, tetapi ada pula yang diberhentikan.

I. Pensiunan Pegawai

Aturan pemensiunan pegawai dapat dipelajari dalam undang-undang bahwa yang dapat dipensiunkan
yaitu tidak bekerja karena sakit, yang di retooling.

Kirimkan Ini lewat Email

BlogThis!

Berbagi ke Twitter