1.

0 PENGENALAN

Perkembangan komunikasi merupakan satu bentuk perkembangan yang sangat penting dalam
kehidupan bermasyarakat kini. Manusia tanpa sedar, mereka berkomunikasi dan berinteraksi setiap
hari yang telah melengkapkan kehidupan manusia sebagai agen perubahan sosial. Hal ini kerana,
sebagai makhluk atau agen perubahan sosial, manusia perlu berkomunikasi di antara satu dengan
yang lain dalam usaha mencapai kehidupan sistem sosial.

Perkataan komunikasi adalah berasal daripada bahasa latin iaitu communiatus yang
bermaksud berkongsi sesuatu. Sillars (1988) mendefinisikan komunikasi sebagai proses
penghantaran, penerimaan dan pertukaran maklumat, pendapat dan idea sama ada berbentuk
tulisan, perbualan mahupun berbentuk imej visual agar komunikasi jelas difahami. Manakala Wilbur
Schramn (1971) menyatakan komunikasi sebagai perkongsian orientasi kepada satu bentuk isyarat
lengkap.

Berdasarkan kepada kepelbagaian definisi yang diutarakan tersebut, komunikasi boleh

ditafsirkan sebagai satu bentuk perkongsian maklumat kepada penerima sama ada ia berbentuk
pendapat, idea dan apa sahaja yang cuba disampaikan untuk mencapai tujuannya kepada penerima
melalui saluran-saluran tertentu.

2.0 ELEMEN-ELEMEN KOMUNIKASI

1
Keberkesanan proses komunikasi berlaku amat dipengaruhi oleh elemen-elemen yang terdapat
dalam komunikasi. Antara elemen-elemen komunikasi yang akan terdapat dalam komunikasi adalah
Penyampai, Penerima, Mesej, Saluran atau Media, Maklumbalas, dan Gangguan.

2.1 Penyampai

Penyampai adalah orang yang bertanggungjawab dalam menyampaikan maklumat. Penyampai juga
boleh dikatakan sebagai pengirim atau sumber. Penyampai maklumat boleh dilihat sama ada
perseorangan, kumpulan atau sesebuah organisasi.

Maklumat yang cuba disampaikan berlaku samada seseorang individu itu menyampaikan
maklumat atas kapasiti dirinya sendiri mahupun penyampai tersebut menjadi wakil kelompok atau
kumpulan tertentu, dan juga sebagai wakil sesebuah organisasi. Maklumat yang disampaikan kepada
penerima adalah pelbagai seperti perbincangan, kefahaman, arahan dan sebagainya. Namun,
kriteria-kriteria seorang penyampai yang baik perlu mengambil kira beberapa perkara utama seperti
penampilan diri, kemahiran berbahasa selain kemahiran menyelesaikan masalah. Hal ini kerana,
penampilan yang baik akan memberikan satu tanggapan yang baik dan kesannya, maklumat yang
cuba disampaikan akan diterima dan mendapat kepercayaan daripada penerima. Berbanding dengan
individu yang berpenampilan yang tidak baik.

Begitu juga dengan kemahiran berbahasa dan menyelesaikan masalah. Kemahiran

berbahasa yang baik akan mampu menyampaikan maklumat dengan jelas kepada penerima dalam
usaha mengelakkan maklumat yang disampaikan tidak mengelirukan dan tidak jelas. Situasi berbeza
seperti faktor budaya juga perlu diambil kira dalam usaha menarik dan mengelakkan perkara sensitif
berlaku.

2.2 Penerima

Penerima adalah elemen yang menjadi sasaran kepada penerimaan maklumat yang disampaikan
oleh penyampai. Penerima juga boleh terdiri daripada individu mahupun kumpulan atau kelompok
tertentu selain massa (khalayak umum).

2
 Maklumat yang diterima oleh seseorang individu atau kelompok tertentu boleh terjadi melalui
perjumpaan secara terus iaitu bersemuka kepada seseorang individu mahupun kelompok tertentu.
Berlaku juga dari segi penerimaan maklumat melalui sistem pesanan ringkas atau melalui panggilan
telefon. Manakala massa adalah bertentuk khalayak umum. Contohnya berlaku penyaluran maklumat
melalui transmisi radio ataupun televisyen.

2.3 Mesej

Mesej merupakan maklumat, idea, atau gagasan yang hendak disampaikan oleh penyampai kepada
penerima. Mesej dalam erti kata yang lain adalah maklumat atau pesanan. Mesej yang disampaikan
boleh dalam bentuk bergambar, kata-kata, tulisan atau dalam bentuk bahasa badan.

Mesej yang baik dan berkesan hendaklah diolah untuk mudah difahami yang bersifat
informasi, menyakinkan dan bersifat arahan. Ia memerlukan perancangan yang baik dalam usaha
memberikan mesej yang jelas dan berinformasi. Bahasa yang baik dalam mesej adalah sangat
penting untuk menggambarkan informasi yang sebenar agar tidak ada kekeliruan dan kesilapan
maklumat. Contohnya seorang guru menunjukkan gambar kepada murid-murid untuk menyampaikan
kandungan pelajaran pada hari tersebut. Melalui gambar tersebut, murid akan mendapat maklumat
pada gambar dan penerangan daripada guru.

2.4 Saluran atau Media

Saluran atau media merupakan medium yang akan dimanfaatkan oleh seseorang penyampai dalam
usaha menyampaikan mesej atau maklumat kepada penerima. Terdapat tiga (3) jenis saluran atau
media yang akan digunakan iaitu Media Umum, Media Massa dan Media Khusus.

Media Umum merupakan media yang penggunaannya lebih kepada telefon yang berbentuk
lisan, surat, penggunaan media sosial seperti facebook, instagram, twitter dan sebagainya. Manakala
Media Massa lebih kepada penggunaan seperti akhbar, majalah radio dan televisyen. Media Khusus

3
pula lebih kepada penggunaan media yang terbatas untuk dua individu sahaja contohnya maklumat
yang berlaku secara berdepan.

2.5 Maklum Balas

Maklum balas merupakan reaksi atau respon penerima mesej atau maklumat selepes mesej yang
disampikan oleh penyampai. Reaksi yang diberikan boleh berlaku dalam beberapa situasi penerima
iaitu berbentuk maklum balas positif ataupun maklum balas negatif.

Maklum balas positif bermakna penyampai telah menyampaikan mesej secara berkesan.
Berbanding dengan maklum balas negatif, bermakna mesej yang disampaikan terdapat gangguan
ataupun tidak berkesan.

2.6 Gangguan

Gangguan merupakan apa sahaja yang berbentuk halangan kepada mesej yang disampaikan.
Apabila terdapat gangguan, mesej yang cuba disampaikan tidak akan dapat difahami dan berlakunya
maklumbalas yang negatif.

Gangguan komunikasi berlaku disebabkan oleh penyampai, mesej dan juga saluran. Dari
segi gangguan disebabkan penyampai, ia disebabkan penyampai tidak memiliki kemahiran
berbahasa yang boleh dianggap berkesan untuk menyampaikan mesej yang menyebabkan mesej
yang diterima terdapat salah faham atau tidak difahami. Penyampai juga tidak mampu memanfaatkan
situasi. Begitu juga dengan mesej yang disampaikan. Terdapat halangan dari segi mesej tersebut
terpotong ataupun penggunaan bahasa mesej tersebut tidak jelas yang sukar untuk difahami oleh
penerima. Manakala saluran pula apabila media yang digunakan seperti telefon menerima gangguan

4
yang menyebabkan suara tidak jelas atau tersekat-sekat. Kesannya, mesej yang cuba disampaikan
tidak jelas dan menerima maklumbalas negatif.

3.0 PENGGUNAAN BAHASA YANG BERKESAN DALAM PENULISAN SURAT KIRIMAN

RASMI

Surat rasmi merupakan kertas bermaklumat yang disampaikan untuk bacaan dan perhatian pihak
lain. Ia akan ditulis samada mewakili dirinya sendiri mahupun untuk pihak yang lain dan disampaikan
kepada penerima. Pihak penerima terdiri daripada individu, kelompok, atau organisasi dan
sebagainya. Secara spesifiknya, surat rasmi adalah surat yang dikeluarkan oleh jabatan sektor awam
atau swasta kepada yang berkaitan untuk pelbagai tujuan.

Terdapat dua bentuk komunikasi iaitu verbal dan non-verbal. Penulisan surat rasmi termasuk
dalam kategori komunikasi verbal iaitu komunikasi berbentuk tulisan. Salah satu ciri surat rasmi
adalah dari segi penggunaan bahasa yang menggunakan laras bahasa surat rasmi selain
penggunaan bahasa melayu baku yang baik dan tepat. Kriteria bahasa tersebut seperti tatabahasa,
ejaan, penggunaan kata, gelaran, kesantunan selain tanda bacaan yang betul.

3.1 Penggunaan Bahasa Yang Berkesan

5
Penggunaan bahasa yang berkesan dalam surat rasmi hendaklah menggunakan bahasa yang betul,
jelas, lengkap, ringkas dan sopan. Penggunaan frasa penanda yang betul adalah sangat dititik
beratkan dalam penulisan seperti ;

Penggunaan Frasa Penanda

Bil Frasa Contoh Ayat

1. Penanda Rujukan 1. Perkara di atas dirujuk …

2. Merujuk perkara yang tersebut di atas …

2. Penanda Penyataan 1. Bersama-sama ini saya sertakan …

2. Dengan ini saya lampirkan …

3. Penanda Makluman 1. Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa …

2. Dimaklumkan bahawa …

4. Penanda Sebab 1. Atas kesilapan yang tidak disengajakan itu, kami

Musabab …
2. Oleh sebab 21 April 2019 jatuh pada hari Ahad,
maka ….

5. Penanda Perintah 1. Pihak tuan dikehendaki …

2. Dengan ini tuan diarahkan …

6. Penanda Matlamat 1. Untuk pengetahuan tuan, tujuan surat ini …

2. Bagi melancarkan program itu nanti, pihak kami
…

7. Penanda Perwakilan 1. Bagi pihak jabatan ini, saya …

2. Saya bagi pihak rakan setugas …

8. Penanda Pendapat 1. Saya berpendapat bahawa …

2. Pada pandangan kami perkara itu …

6
9. Penanda 1. Sebagai susulan daripada perbincangan …
Sambungan 2. Merujuk perbulan telefon antara …

10. Penanda Sikap 1. Pihak kami mengucapkan penghargaan …

(Positif / Negatif) 2. Kami keberatan untuk menerima cadangan tuan
…

Jadual 1 : Penggunaan Frasa Penanda

Penggunaan Frasa Penanda

BIL FRASA CONTOH AYAT

11. Penanda Jangkaan / 1. Kami amat berbesar hati sekiranya pihak tuan …
Antisipasi 2. Kami amat berharap sekiranya …

12. Penanda 1. Atas kerjasama tuan, kami dahulukan …

Penghargaan 2. Atas kerjasama dan keprihatinan tuan …

13. Penanda Harapan 1. Harap maklum …

2. Menjadi harapan kami …

14. Penanda Penamat 1. Sekian dimaklumkan …

2. Sekian, terima kasih.

15. Penanda Nasihat 1. Tuan dinasihatkan untuk menjelaskan …

2. Tuan diingatkan …

16. Penanda Penegas 1. Tuan telah didapati …

2. Tuan/puan diwajibkan hadir …

17. Penanda 1. Tuan diminta untuk melaporkan diri …

Permohonan 2. Kami memohon kerjasama tuan …

Jadual 1 : Penggunaan Frasa Penanda (Sambungan)

7
3.2 Panggilan Hormat dan Kaedah Penggunaannya

Pelbagai panggilan hormat dan kaedah penggunaanya seperti Panggilan Hormat Diraja, Panggilan
Hormat Jawatan, Panggilan Hormat Keturunan, Panggilan Hormat Keagamaan, dan Panggilan
Hormat dalam Pasukan atau Badan Beruniform dan Ahli Akademik.

8
Sumber : Garis Panduan Penulisan Surat Rasmi, UKM

Jadual 2 : Panggilan Hormat Diraja

Sumber : Garis Panduan Penulisan Surat Rasmi, UKM

Jadual 3 : Panggilan Hormat Jawatan

9
 Sumber : Garis Panduan Penulisan Surat Rasmi, UKM

Jadual 3 : Panggilan Hormat Jawatan (Sambungan)

10
 Sumber : Garis Panduan Penulisan Surat Rasmi, UKM
Jadual 4 : Panggilan Hormat Kurniaan Darjah Kebesaran

Sumber : Garis Panduan Penulisan Surat Rasmi, UKM

Jadual 5 : Panggilan Hormat Keturunan

11
 Sumber : Garis Panduan Penulisan Surat Rasmi, UKM

Jadual 6 : Panggilan Hormat Keagamaan

Sumber : Garis Panduan Penulisan Surat Rasmi, UKM

Jadual 7 : Panggilan Hormat Badan Beruniform dan Ahli Akademik

4.0 KESIMPULAN

Kesimpulannya, komunikasi merupakan satu bidang yang sangat penting untuk proses kehidupan
manusia seharian. Perkembangan komunikasi satu anjakan kepada interaksi manusia dalam usaha
memartabatkan lagi tamadun manusia ke arah yang lebih baik. Interaksi yang baik adalah satu
komunikasi yang berkesan untuk menerima mesej yang hendak disampaikan.

12
 Begitu juga dengan penulisan berbentuk surat rasmi. Ia adalah satu bentuk komunikasi yang
kini digunakan untuk menyampaikan maklumat, arahan dan sebagainya kepada mereka yang
menjadi sasaran kepada penyampaian maklumat. Penggunaan bahasa yang baik, teratur, jelas dan
sebagainya merupakan satu komunikasi yang berkesan untuk penyampaian maklumat.

RUJUKAN

Muhammad Jeffery Hizwan Bin Said. (2018). Kepentingan Teori Komunikasi Kepada Masyarakat.
Universiti Terbuka Malaysia (OUM).

Mohd Najib bin Masroom et al. (2017). Garis Panduan Penulisan Surat Rasmi. Kuala Lumpur.
Universiti Teknologi Malaysia.

Arfizawati Abd Hadi. (2017). Komunikasi Berkesan dalam Koperasi. Sektor Perkhidmatan
Kewangan dan Perbankan.

Amin Aris & Ahmad Rozelan Yunus. (2016). Komunikasi Berkesan. Siri Latihan Pembangunan
Staf. Universiti Teknikal Malaysia Melaka.

Maridah Alias et al. (2012). Bahasa Melayu Kontekstual. Siri Pendidikan Guru. Shah Alam.
Oxford Fajar. Sdn. Bhd.

13
14