B. Tujuan Pelatihan
Memutakhirkan keahlian seorang individu sejalan dengan perubahan teknologi. Melalui pelatihan
SDM, pelatih (trainer) memastikan bahwa setiap individu dapat secara efektif menggunakan
teknologi-teknologi baru.
Mengurangi waktu belajar seorang individu baru untuk menjadi kompeten dalam pekerjaan.
Membantu memecahkan persoalan operasional.
Mengorientasikan setiap individu terhadap organisasi.
Memberikan kemampuan yang lebih tinggi dalam melaksanakan tugas dalam bekerja.
Meningkatkan tingkat professionalisme para karyawan.
C. Manfaat Pelatihan
Mengurangi da menghilangkan kinerja yang buruk
Meningkatkan produktivitas
Membentuk sikap, loyalitas, da kerjasama yang lebih menguntungkan
Memenuhi kebutuhan perencanaan sumber daya manusia
Mengurangi frekuensi dan biaya kecelakaan kerja
Membantu karyawan dalam peningkatan dan pengembangan pribadi mereka
Menyeleksi karyawan secara berhati - hati tidak menjamin bahwa mereka akan bekerja secara
efektif. Bahkan, karyawan yang berpotensi tinggi tidak dapat melakukan pekerjaan mereka jika
mereka tidak mengetahui apa yang harus dilakukan atau bagaimana cara melakukannya. Memastikan
bahwa karyawan mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya adalah tujuan
dari orientasi dan pelatihan.
Departemen sumber daya manusia biasanya mendesain program orientasi dan pelatihan, tetapi
penyelialah yang melakukan sebagian besar orientasi dan pelatihan sehari - hari. Oleh karena itu,
setiap manajer harus mengetahui cara melakukan orientasi dan melatih karyawan.
2. Proses Orientasi
Lamanya program orientasi tergantung pada apa yang dimasukkan. Sebagian besar
membutuhkan beberapa jam. Spesialis sumber daya manusia melakukan bagian pertama dari orientasi
dengan menjelaskan perkara - perkara mendasar seperti jam kerja dan tunjangan. Kemudian, penyelia
melanjutkan orientasi tersebut dengan menjelaskan organisasi departemen, memperkenalkan orang
tersebut dengan kolega barunya, mengakrabkannya dengan tempat kerja, dan mengurangi kegugupan
hari pertama.. Pemberi kerja perlu menggunakan teknologi untuk mendukung orientasi.
5) Analisis Kinerja
Menganalisis Kebutuhan Pelatihan Karyawan yang Ada. Untuk karyawan yang berkinerja kurang
baik, manajer tidak dapat berasumsi bahwa pelatihan adalah solusinya. Dengan kata lain, apakah
itu disebabkan oleh kurangnya pelatihan, atau sesuatu yang lain? Analisis kinerja (performance
analysis) adalah proses untuk memverifikasi jika terdapat defisiensi kinerja dan menentukan
apakah pemberi kerja harus mengoreksi defisiensi tersebut melalui pelatihan atau dengan cara
lainnya.
6) Adanya sikap Tidak Dapat / Tidak Mau.
Mengungkapkan mengapa kinerja menurun adalah inti dari analisis kinerja. Tujuannya adalah
untuk membedakan antara permasalahan tidak dapat dan tidak mau. Pertama, tentukan apakah hal
tersebut merupakan permasalahan tidak dapat, dan jika demikian, penyebab spesifiknya.
a) Pelatihan On-The-Job
Pelatihan on-the-job berarti meminta seseorang mempelajari suatu pekerjaan dengan benar - benar
melakukannya.
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat membantu memastikan keberhasilan OJT (on-the-job
training) :
1) Langkah 1 : Siapkan pembelajar
Buatlah pembelajar merasa santai.
Jelaskan mengapa ia akan diajari.
Ciptakan minat dan cari tahu apa yang telah diketahui oleh pembelajar mengenai
pekerjaan tersebut.
Jelaskan keseluruhan pekerjaan dan hubungkan ddengan beberapa pekerjaan yang telah
diketahui oleh pekerja.
Tempatkan pembelajar sedekat mungkin dengan posisi kerja normal.
Akrabkan pekerja dengan perlengkapan, material, alat - alat, dan istilah - istilah
dagangnya.
2) Langkah 2 : Presentasikan operasinya
Jelaskan persyaratan kuantitas dan kualitas.
Jalani pekerjaan dengan kecepatan kerja normal.
Jalani pekerjaan dengan kecepatan lambat beberapa kali, untuk menjelaskan setiap
langkah. Antar-operasi, jelaskan bagian - bagian yang sulit, atau bagian - bagian tempat
kesalahan mungkin dilakukan.
Sekali lagi, jelaskan pekerjaan dengan kecepatan lambat beberapa kali; jelaskan poin -
poin kuncinya.
Minta pembelajar untuk menjelaskan langkah - langkahnya seperti pekerjaan biasanya
dijalankan (dengan kecepatan lambat).
3) Langkah 3 : Lakukan uji coba
Minta pembelajar untuk mengerjakan pekerjaan tersebut beberapa kali, dengan lambat,
dengan menjelaskan setiap langkahnya. Koreksi kesalahan, dan jika perlu lakukan
beberapa langkah yang rumit, pada beberapa kali yang pertama.
Jalankan pekerjaan tersebut dengan kecepatan normal.
Minta pembelajar untuk melakukan pekerjaan tersebut, secara perlahan membangun
keterampilan dan kecepatan.
Setelah pembelajar dapat melakukan pekerjaan tersebut, biarkan pekerjaan dimulai tetapi
jangan meninggalkannya.
4) Langkah 4 : Tindak lanjut
Tunjuklah kepada siapa pembelajar tersebut harus meminta bantuan.
Secara bertahap, kurangi pengawasan, cek pekerjaan dari waktu ke waktu.
Koreksi pola kerja yang salah sebelum menjadi kebiasaan. Tujukkan mengapa metode
yang disarankan lebih baik.
Berikan pujian pada kerja yang bagus.
a. Pelatihan Magang
Pelatihan magang adalah proses orang menjadi pekerja terampil, biasanya melalui kombinasi
pembelajaran formal dan pelatihan on-the-job jangka panjang, biasanya dibawah pengawasan
seorang pekerja ahli.
b. Pembelajaran Informal
Pemberi kerja dapat memfasilitasi pembelajaran informal. Sebagai contoh, sebuah pabrik
menaruh alat - alat di area kafetaria untuk memanfaatkan disuksi terkait pekerjaan yang terjadi.
Bahkan, memasang papan putih dengan spidol dapat memfasilitasi pembelajaran informal.
c. Pelatihan Instruksi Pekerjaan
Banyak pekerjaan (atau bagian dari pekerjaa) terdiri atas urut - urutan langkah yang paling baik
dipelajarai langkah demi langkah. Pelatihan langkah demi langkah ini disebut pelatihan instruksi
pekerjaan (job instruction training -- JIT). Pertama - tama, buatlah daftar langkah - langkah yang
diperlukan dalam pekerjaan tersebut yang masing - masing ada dalam urut - urutan yang benar.
Kemudian, sebutkan "poin kunci" yang berhubungan disamping setiap langkah.
d. Kuliah
Kuliah adalah cara yang cepat dan sederhana untuk memberikan pengetahuan kepada sekelompok
besar peserta pelatihan. Berikut ini adalah beberapa pedoman untuk memberikan kuliah :
Jangan mulai melangkah dengan kaki yang salah (dengan lelucon yang tidak relevan).
Berbicaralah mengenai sesuatu yang diketahui dengan baik.
Berikan sinyal kepada pendengar.
Gunakan anekdot dan kisah untuk menunjukkan, alih - alih dengan memberitahu.
Awasi audiens.
Pertahankan kontak mata dengan audiens.
Pastikan agar setiap orang dapat mendengar.
Biarkan tangan lepas secara alamiah di samping tubuh.
Bicaralah dari catatan atau salinan dari bahan presentasi, alih - alih dari naskah.
Bagi pembicaraan panjang menjadi serangkaian pembicaraan pendek.
Latihan.
e. Pembelajaran Terprogram
Pembelajaran terprogram adalah sebuah metode sistematis untuk mengajarkan keterampilan
pekerjaan, yang melibatkan pemberian pertanyaan atau fakta, memberikan kesempatan kepada
orang terebut untuk merespons, dan memberikan umpan balik segera kepada pembelajar
mengenai akurasi jawabannya.
Langkah - langkahnya adalah :
Memberikan pertanyaan, fakta, atau permasalahan kepada pembelajar.
Memberi kesempatan kepada orang tersebut untuk merespons.
Memberikan umpan balik pada akurasi jawabannya, dengan instruksi mengenai apa yang
harus dilakukan selanjutnya.
f. Permodelan Perilaku
Adalah sebuah teknik pelatihan yang mana peserta pelatihan pertama - tama diperlihatkan pada
teknik manajemen yang baik dalam sebuah film, diminta memainkan peran dalam situasi
simulasi, dan kemudian diberi umpan balik dan pujian oleh penyelia mereka.
Prosedur dasarnya adalah sebagai berikut :
Permodelan. Pertama, peserta pelatihan menonton contoh hidup atau video yang
memperlihatkan model yang berperilaku secara efektif dalam satu situasi permasalahan.
Permainan peran. Berikutnya, peserta pelatihan mendapatkan peran untuk dimainkan dalam
sebuah situasi simulasi.
Penguatan sosial. Pelatih memberikan penguatan dalam bentuk pujian dan umpan balik
konstruktif.
Transfer pelatihan. Yang terakhir, peserta pelatihan didorong untuk menerapkan keterampilan
baru mereka ketika mereka kembali ke pekerjaan mereka.
j. Konferensi Video
Konferensi video melibatkan pengiriman program melalui saluran pita lebar, internet, atau satelit.
Pemberi kerja biasanya menggunakan teknologi konferensi video dengan teknologi lainnya.
n. Pelatihan Tim
Pelatihan tim berfokus pada masalah - masalah teknis, interpersonal, dan manajemen tim. Dalam
hal pelatian teknis, misalnya, manajemen mendorong karyawan tim untuk saling mempelajari
pekerjaan satu sama lain, untuk mendorong penugasan tim yang fleksibel.
Pelatihan silang berarti melatih karyawan untuk melakukan tugas atau pekerjaan yang berbeda
dari tugas atau pekerjaan mereka sendiri; dengan melakukannya akan memfasilitasi fleksibilitas
dan rotasi pekerjaan, seperti ketika manajer berharap anggota tim untuk berbagi pekerjaan secara
berkala.
b) Pelatihan off-the-job
Metode off the job adalah pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan.
Dipergunakan apabila banyak pekerja yang harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam
penguasaan pekerjaan, di samping itu juga apabila pelatihan dalam pekerjaan tidak dapat dilakukan
karena sangat mahal.
1. Evaluasi Level 1 : Reaksi (Reaction) Pada tingkat ini keberhasilan suatu pelatihan dapat
dievaluasi dari reaksi atau respon peserta pelatihan. Minat dan keaktifan peserta dalam pelatihan
menjadi indikasi bahwa peserta dapat mengikuti pelatihan dengan antusias dan penuh semangat.
Kepuasan peserta dalam mengikuti pelatihan juga menjadi indikasi bahwa pelatihan diikuti
dengan suasana yang menyenangkan. Diujung pelatihan, dalam pelatihan yang bersifat
berkesinambungan, peserta menunjukkan minat yang tinggi untuk mengikuti pelatihan lanjutan.
2. Evaluasi Level 2 : EvaluasiBelajar (Learning)
Kirkpatrick (1998:20) mengemukakan “learning can be defined as the extend to which participans
change attitudes, improving knowledge, and/or increase skill as a result of attending the
program”. Dengan demikian, efektifitas pelatihan, dalam level ini, diukur dari dampaknya
terhadap peserta. Apakah setelah pelatihan berakhir ada perubahan dari aspek pengetahuan,
ketrampilan atau perilaku kerja kearah yang lebih baik, sesuai tujuan diselenggarakannya
pelatihan. Pengukuran hasil belajar dapat dilakukan dengan membuat kelompok pembanding.
Sekelompok peserta yang telah diberikan pelatihan dievaluasi dan dibandingkan dengan
kelompok pembanding yakni kelompok peserta yang tidak diberikan pelatihan. Cara melakukan
evaluasi pelatihan lainnya adalah dengan melakukan pre test dan post test, yaitu peserta diberikan
tester lebih dahulu sebelum pelatihan dijalankan dan sesudah pelatihan dijalankan.
3. Evaluasi Level 3 :TingkahLaku (Behavior)
Evaluasi training level 3 ini lebih memfokuskan pada evaluasi pelatihan karyawan dari aspek
perubahan perilaku. Kalau pada level 2, evaluasi pelatihan hanya menekankan perubahansikap
(internal), pada level 3, evaluasi akan menilai apakah setelah mengikuti pelatihan peserta
mengalami perubahan perilaku yang berdampak pada kinerja. Oleh karena itu, pada evaluai
pelatihan pada level ini disebut sebagai evaluasi terhadap outcomes pelatihan.
4. Evaluasi tahap4 :Evaluasi Hasil (Result)
Evaluasi training pada level 4 menekankan pada hasilakhir (result) setelah mengikuti diklat. Hasil
akhir dalam hal ini dapat berupa indicator-indikator kinerja yang nyata, seperti misalnya kenaikan
produktifitas, peningkatan laba, penurunan biaya, penurunan tingkat kesalahan, peningkatan
kualitas, penurunan keluhan pelanggan. Oleh karena dampaknya yang langsung pada kinerja
perusahaan, diklat yang berorientasi hasil menjadi kegiatan yang sangat strategis. Oleh sebab itu,
sebaiknya dalam penyusunan proposal kegiatan diklat dapat diidentifikasi secara lebih konkret
dampak dari pelaksanaan diklat sehingga pelaksanaannya dapat lebih terarah. Cara melakukan
evaluasi pelatihan karyawan menjadi kegiatan yang strategic untuk menilai apakah suatu
pelatihan berjalan sesuai tujuan pelatihan yang dirancang sebelumnya.