Proyek Rekayasa Interdisiplin

User Problem Formulation

Anugrah S Sudarsono
Metodologi Engineering Design - PRID
Formulasi Permasalahan

Sistem Konteks

STAKEHOLDER
User Problem Formulation

Need
User Context Insight
Statement
• Observasi • Analisis • Persona
• Wawancara Data
Observasi (PESONA)
• People ➔ deskripsi orang (tiap orang secara spesifik atau
kelompok orang)
• Environment ➔ deskripsi lingkungan tempat beraktifitas
• Services ➔ deskripsi hal-hal yang disediakan oleh lingkungan
• Objects ➔ deskripsi benda-benda yang berkaitan dengan
aktifitas
• Needs ➔ deskripsi kebutuhan untuk melakukan aktifitas
• Activity ➔ deskripsi aktifitas yang dilakukan
Contoh (Pengampu kuliah PRI 2020)
People Environment Services Objects Needs Activity
Laki-laki dan Bekerja di Akses internet Laptop Akses internet Membuat
perempuan rumah yang cepat materi
Ruangan untuk HP
Usia bervariasi Kadang ada bekerja Ruangan untuk Membuat video
dari muda yang bekerja di Buku materi bekerja yang kuliah
sampai ke kampus Waktu untuk nyaman
senior sesekali bekerja Meja Rapat
Waktu bekerja koordinasi
Latar belakang Kursi yang tidak ada
pendidikan gangguan
berbeda-beda
Latihan
Gambaran Kasus
• Di masa pandemik ITB mengeluarkan kebijakan pemotongan
Uang Kuliah Tunggal (UKT) bagi mahasiswa yang
membutuhkan.
• Permohonan Beasiswa UKT ITB diajukan melalui Sistem
Informasi Akademik SIX dari tanggal 6–30 Juli 2020.
• Beberapa persyaratan untuk pengajuan uang kuliah antara lain
kartu keluarga, rekening listrik, surat keterangan penghasilan
orangtua, dan pembayaran pajak bumi dan bangunan.
Latihan
• Lembaga Kemahasiswaan ITB akan menentukan besaran UKT
yang harus dilunasi mahasiswa berdasarkan verifikasi terhadap
dokumen-dokumen data kemampuan UKT tersebut
• Permohonan yang dinyatakan memenuhi syarat dapat disetujui
dan akan dimuat pada Sistem Informasi Akademik SIX
• Dari data yang masuk per 29 Juli 2020 baru 80 mahasiswa
mengajukan.
• ITB belum memiliki sistem informasi untuk mengirimkan
informasi kepada seluruh email ataupun telepon mahasiswa
sehingga informasi tidak tersebar secara luas dan belum
banyak mahasiswa yang mengetahui kebijakan ini.
Latihan
• Lakukan observasi dari dua stakeholder yaitu mahasiswa yang
mengajukan keringanan UKT dan Direktur Lembaga
Kemahasiswaan
Wawancara
• Metode untuk menggali dan menemukan pendapat/informasi
yang yang yang paling utama
• Memperjelas/klarifikasi hasil yang didapat dari observasi
• Tahapan
• Observasi+Gap analysis ➔ Wawancara
Persiapan Wawancara
• Persiapan Wawancara:
• Siapa yang akan diwawancara
• Waktu dan tempat wawancara
• Daftar pertanyaan

• Pertanyaan tipe A ➔ pertanyaan konfirmasi

• Pertanyaan tipe B ➔ pertanyaan penjelasan
Contoh pertanyaan Tipe A
• Sudah berapa lama bapak ada di posisi ini?
• Dari mana sajakah sumber informasi terkait hal ini?
• Siapa yang dapat saya hubungi?

• What, Where, When, Who, How

Pertanyaan Tipe B
• Mengapa demikian?
• Apa alasan dilakukannya hal tersebut?
• Mengapa hal itu menjadi penting

• Why
Waktu VS Wawancara
• Kalau waktu wawancara cukup panjang gunakan pertanyaan
tipe A untuk memulai wawancara dan pertanyaan tipe B untuk
menggali jawaban-jawaban lebih dalam
• Kalau waktu wawancara lebih pendek dapat fokus ke
pertanyaan tipe B
Contoh informasi yang perlu diperoleh
• Demografi: usia, jenis kelamin, latar belakang
keilmuan/pendidikan dll
• Motivasi dan aspirasi: penjelasan tentang hal-hal yang
mendorong user untuk melakukan sesuatu
• Permasalahan: permasalahan yang dirasakan
Hal yang perlu diperhatikan
• Lakukan dengan sopan
• Jangan memaksa apabila responden tidak mau menjawab
• Jangan berasumsi/memiliki praduga
• Wawancara bukan interogasi
• Catatan dibuat sesuai dengan yang
dikatakan responden!!!
Latihan
• Buatlah daftar pertanyaan wawancara untuk mahasiswa yang
mengajukan keringanan UKT dengan skenario waktu
wawancara yang lama
• Buatlah daftar pertanyaan wawancara untuk Direktur LK di sesi
tanya jawab sebuah diskusi
User Problem Formulation

Need
User Context Insight
Statement
• Observasi • Analisis • Persona
• Wawancara Data
 Analisis data wawancara
• Transkripsi ➔ identifikasi seluruh informasi dari wawancara ( 1 post
it 1 informasi)
• Kelompokkan➔ Kelompokkan informasi berdasarkan tema tertentu
• Sintesis ➔ identifikasi insight/ temuan menarik/ informasi tersirat
• Relevansi Sistem ➔ identifikasi relevansi insight dengan sistem
yang ada
• Reduksi ➔ Tentukan insight-insight utama yang dianggap penting
atau relevan
• Need Statement ➔ identifikasi kebutuhan user terkait project yang
dilakukan

Masing masing
Gabungan
narasumber
Contoh Transkripsi
Kelompokkan (TEMA)
Sintesis (INSIGHT)
Insight yang Baik
• Bukan bersifat deskripsi
• Mengemukakan alasan atas
sesuatu
• Dosen pengampu kuliah PRI
berasal dari seluruh prodi di
FTI
• Dosen pengampu kuliah PRI
melaksanakan rapat rutin
secara daring
Menjawab pertanyaan WHY
Menggambarkan kondisi yang
tersirat
• Kuliah PRI tahun 2020 memiliki
tantangan tersendiri karena harus
dilaksanakan seluruhnya secara
daring dengan kondisi WFH
• Peserta PRI sering tidak
mendapatkan informasi perkuliahan
karena belum terbiasa
menggunakan platform perkuliahan
yang digunakan
Need Statement
• Kebutuhan dari user ➔ saya butuh….
• Tidak mengarah ke solusi spesifik ➔ ada ruang untuk diatasi
oleh berbagai ide
• Menunjukkan perbedaan antara kebutuhan dan realita
• Konsisten dengan deskripsi permasalahan/tujuan yang ingin
dicapai
• Konsisten dengan sistem yang ada
Contoh Need Statement
• Saya perlu menggunakan waktu saya dengan lebih efektif untuk
menyiapkah kuliah
• Saya perlu lebih memahami tentang manajemen kuliah secara
daring
 Need Statement
NEED
Saya perlu memahami fitur
dari berbagai LMS di ITB
INSIGHT
Adanya kebingungan dalam
penggunaan LMS di ITB karena
digunakannya beberapa LMS
dengan fitur yang berbeda-beda
TEMA
Platform LMS
Saya lebih senang Video tidak bisa
pakai kuliah ITB diupload di kuliah
disbanding edunex itb

MS Team Bagaimana
membingungkan membuat kuis di
MS Teams?
Ada banyak platform
Bagaimana membuat
LMS di ITB
persamaan di
edunex?
Latihan
Lakukan wawancara pada mahasiswa yang mengajukan
pengurangan UKT. Lakukan analisis data dan tentukan Need
Statement dari mahasiswa tersebut
User Problem Formulation

Need
User Context Insight
Statement
• Observasi • Analisis • Persona
• Wawancara Data

TI5111-Teori 28
Penjadwalan
PERSONA
• Pengambaran profil user secara fiktif yang akan diselesaikan
masalahnya
• Persona akan menjadi referensi dan inspirasi dalam
mengembangkan solusi
• Persona mewakili salah satu stakeholder yang memiliki kebutuhan
yang dianggap paling perlu untuk diselesaikan
• Persona harus konsisten dengan sistem dan permasalahan yang
ingin diselesaikan
• Isi dari persona:
• Deskripsi user
• Motivasi dari user
• Kebutuhan user
• Tantangan yang dihadapi user
• Defining Quotes
• Beberapa need statement utama
Latihan
Buatlah contoh persona untuk permasalahan keringanan UKT di
ITB
Latihan user problem formulation lengkap
1. Lakukan observasi dari dua stakeholder yaitu mahasiswa
yang mengajukan keringanan UKT dan Direktur Lembaga
Kemahasiswaan
2. Buatlah daftar pertanyaan wawancara
1. untuk mahasiswa yang mengajukan keringanan UKT dengan
skenario waktu wawancara yang lama.
2. untuk Direktur LK di sesi tanya jawab sebuah diskusi
3. Lakukan wawancara pada mahasiswa yang mengajukan
pengurangan UKT. Lakukan analisis data dan tentukan Need
Statement dari mahasiswa tersebut
4. Buatlah contoh persona untuk permasalahan keringanan UKT
di ITB