FARMASI RUMAH SAKIT

“GOOD PHARMACEUTICAL PROCUREMENT PRACTICE”

(PRAKTIK PENGADAAN FARMASI YANG BAIK)

DISUSUN OLEH : KELOMPOK II

Zahnas Miftahul Jannah (20340066)
Sri Oktarini (20340072)
Selvi sintia (20340083)
Muhammad irfan ramadhan (20340088)
Dedek suwanda (20340099)

PROGRAM STUDI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
INSTITUT SAINS DAN TEKNOLOGI NASIONAL
JAKARTA
2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul
“Good Pharmaceutical Procurement Practice” ini tepat pada waktunya.
Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi
tugas mata kuliah farmasi rumah sakit. Selain itu, makalah ini juga bertujuan
untuk menambah wawasan tentang praktik pengadaan yang baik bagi para
pembaca dan juga bagi penulis.
Kami menyadari, bahwa makalah yang kami buat ini masih jauh dari kata
sempurna baik segi penyusunan, bahasa, maupun penulisannya. Oleh karena itu,
kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari semua
pembaca guna menjadi acuan agar penulis bisa menjadi lebih baik lagi di masa
mendatang.
Semoga makalah ini bisa menambah wawasan para pembaca dan bisa bermanfaat
untuk perkembangan dan peningkatan ilmu pengetahuan.

Jakarta, 20 Agustus 2020

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

Halaman
KATA PENGANTAR.......................................................................................................ii

DAFTAR ISI....................................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN

A.Latar Belakang...............................................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN

A.Siklus Pengadaan...........................................................................................................3

B.Faktor yang Mempengaruhi Harga Obat dan Total Biaya..............................................4

C.Metode Pengadaan.........................................................................................................7

D.Praktek Pengadaan Farmasi yang Baik...........................................................................8

E. Sistem Pengadaan.........................................................................................................21

F. Organisasi Manajemen Pengadaan...............................................................................22

G.Jaminan keuangan........................................................................................................28

BAB III PENUTUP

A.Kesimpulan..................................................................................................................31

DAFTAR PUSTAKA

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sistem pengadaan farmasi merupakan penentu utama ketersediaan obat
dan total biaya farmasi. Di sebagian besar negara berkembang, pembelian obat
merupakan pengeluaran kesehatan terbesar setelah biaya pegawai. Obat-obatan
juga mengkonsumsi bagian utama dari pertukaran mata uang asing yang
berhubungan dengan kesehatan.

Proses pengadaan yang efektif harus :

1. Berupaya untuk mengelola hubungan pembeli-penjual secara transparan dan
etis.
2. Dapatkan obat yang tepat dalam jumlah yang tepat.
3. Dapatkan harga pembelian praktis terendah.
4. Memastikan bahwa semua obat yang dibeli memenuhi standar kualitas yang
diakui.
5. Atur pengiriman tepat waktu untuk menghindari kekurangan dan kehabisan
stok.
6. Memastikan keandalan pemasok sehubungan dengan layanan dan kualitas
7. Tetapkan jadwal pembelian, rumus untuk jumlah pesanan, dan tingkat
persediaan aman untuk mencapai total biaya pembelian terendah di setiap
tingkat sistem.
8. Capai tujuan tersebut dengan cara yang seefisien mungkin.

Faktor yang mempengaruhi harga farmasi dan total biaya mengingat

keterbatasan anggaran dari hampir semua program kesehatan ,biaya pengadaan
farmasi mencakup beberapa komponen yang berbeda, beberapa biaya jelas dan
beberapa tidak .
 2

Mengingat dampak aktivitas pengadaan pada operasi dan efektivitas

layanan kesehatan, penting bahwa aktivitas ini dilakukan oleh staf yang
kompeten dengan menggunakan prosedur yang baik, bekerja di kantor yang
memadai dengan komunikasi yang baik, dan dengan akses ke informasi
inventaris dan konsumsi yang andal. Manajemen pengadaan yang baik juga
menuntut keahlian medis, farmasi, manajerial, keuangan, dan seringkali politik.

Beberapa negara berkembang memiliki program pengadaan sektor publik

yang relatif berhasil, tetapi di banyak negara, pengadaan farmasi tetap kurang
berhasil, meskipun telah dilakukan upaya reformasi yang ekstensif dan bantuan
keuangan yang substansial dari lembaga bantuan.

Ketika sistem kesehatan menetapkan program pengadaan farmasi yang

dikelola secara terpusat, hal itu pada dasarnya mengembangkan suatu bentuk
sistem pengadaan gabungan yang melayani wilayah kesehatan, kabupaten, dan
fasilitas kesehatan individu. Pembelian dapat dibiayai secara terpusat melalui
alokasi pemerintah atau kontribusi donor, dengan cara yang terdesentralisasi
melalui biaya obat-obatan, atau melalui kombinasi alternatif pembiayaan.
Pengadaan dapat dikelola melalui salah satu dari beberapa pengaturan
organisasi yang dijelaskan dan dibahas dalam makalah ini.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Siklus Pengadaan
Siklus pengadaan mencakup sebagian besar keputusan dan tindakan
yang menentukan jumlah obat tertentu yang diperoleh, harga yang
dibayarkan dan kualitas obat yang diterima. Pengadaan disini didefinisikan
sebagai proses pembelian persedian langsung dari pemasok swasta atau
public nasional atau multinasional; pembelian melalui agen global dan
mekanisme pengadaan atau system pengadaan regional; atau pembelian dari
agen pengandaan internasional sumber-sumber ini dapat digunakan secara
individu atau dalam kombinasi untuk memenuhi seluruh rentang kebutuhan
farmasi.
 4

B. Faktor yang Mempengaruhi Harga Obat dan Total Biaya

1. Harga Satuan

Apa yang menentukan harga tender satu kontainer 1.000 tablet

amoksisilin atau sepuluh ampul adrenalin? Ada banyak pertimbangan
yang terlibat dalam penetapan harga farmasi oleh produsen dan
distributor, dan banyak faktor lainnya menyebabkan harga bervariasi dari
satu negara ke negara lain. Prinsip dasarnya adalah meningkatnya
persaingan di antara pemasok dan produk biasanya menurunkan harga
obat.

Beberapa faktor mempengaruhi persaingan dan harga di pasar

farmasi mana pun. Satu masalah adalah berapa banyak produk obat yang
berbeda dan versi generik yang berbeda dari produk yang sama yang ada
di pasaran. "Aturan lima" dalam penetapan harga farmasi mengatakan
bahwa secara umum harga kompetitif terendah tersedia ketika lima atau
lebih alternatif umum untuk produk tertentu tersedia atau ketika, dalam
tender,setidaknya ada lima penawaran per item (WHO 1999).

Faktor-faktor ini dapat dipengaruhi oleh kebijakan pemerintah

tentang pendaftaran, perizinan untuk pembuatan dan distribusi,
kewenangan untuk meresepkan dan mengeluarkan, substitusi generik,
dan pengendalian harga. Di beberapa pasar, bahkan pemasok sumber
tunggal dapat menawarkan harga diskon kepada sektor publik yang tidak
selalu terkait dengan volume pembelian untuk membangun atau
mempertahankan pangsa pasar atau untuk bernegosiasi dengan
internasional.entitas pembangunan.

2. Modal pembelian dan total biaya

Harga akuisisi farmasi hanya satu bagian dari total biaya pembelian
farmasi; komponen penting lainnya adalah biaya yang terkait dengan
penyimpanan persediaan, biaya pengoperasian sistem pembelian, dan
tambahanbiaya yang timbul saat terjadi kehabisan stok (biaya
kekurangan).
 5

Meskipun kantor pengadaan biasanya memperhatikan diri mereka

sendiri terutama dengan biaya akuisisi farmasi, komponen biaya lainnya
dapat meningkatkan total biaya pembelian sebesar 50 persen atau lebih
dari biaya akuisisi. Untuk setiapsituasi negara, total biaya pembelian
dapat diminimalkan dengan memilih model frekuensi pemesanan ulang
yang optimal, seperti yang didefinisikan oleh:

a) Interval antar pesanan-opsi termasuk tahunan (satu pesanan per

tahun), terjadwal (pesanan berkala, misalnya, setiap tiga bulan), dan
terus menerus (pesanan ditempatkansetiap kali stok jatuh ke level
tertentu)
b) Target stok pengaman, yang bervariasi sesuai dengan waktu tunggu
pemasok, pola konsumsi, dan tingkat layanantujuan
c) Formula yang digunakan untuk menghitung jumlah pesanan, yaitu
mungkin kuantitas tetap atau variabel

3. Biaya terlihat dan tersembunyi

Beberapa dari biaya ini mudah dilihat oleh manajer-total

pengeluaran untuk akuisisi farmasi atau gaji staf pengadaan. Namun,
biaya yang terkait dengan kekurangan dan kinerja pemasok yang buruk
tidak begitu jelas; biaya tersembunyi terkait dengan kinerja yang buruk
oleh pemasok atau kantor pengadaan termasuk:

a. Meningkatnya biaya akuisisi karena pengadaan darurat-ment, seperti

ketika obat vital dipesan juga terlambat atau penggunaan melebihi
perkiraan atau pemasok gagal tepat waktu
b. Biaya penggantian bila barang hilang atau harus dikeluarkan karena
kemasan yang buruk, pengiriman yang tidak tepatkondisi,
pembusukan cepat, atau umur simpan yang pendek
c. Biaya penggantian untuk pengiriman yang singkat, konsentrasi
sediaan cairan yang salah, dosis yang salah formulir, dan sebagainya
d. Penyimpanan, biaya pelabuhan, dan biaya administrasi karena
prosedur kliring yang tidak efisien atau kurangnya dana
ataudokumentasi yang tepat
 6

e. Biaya kesehatan dan ekonomi akibat kehabisan stokpenundaan atau

default pengiriman

Dampak potensial dari biaya tersembunyi pada total biaya

diilustrasikan pada Gamba. Dalam contoh ini, pemasok A memiliki
mengutip harga yang lebih rendah, tetapi biaya tambahan yang
diakibatkan oleh kinerja yang buruk pada akhirnya meningkatkan total
biaya di atas yang dikutip oleh pemasok B. Dalam tender yang
kompetitif, sejumlah besar pemasok dengan latar belakang teknis dan
komersial yang beragam dapat mengajukan tawaran, dan harga yang
mereka kutip akan sangat bervariasi. Karena tidak ada penyesuaian biaya
untuk kinerja yang diizinkan untuk dipertimbangkan selama proses
penilaian tender, setelah penawaran tender dimulai, prakualifikasi
pemasok berdasarkan kinerja masa lalu dapat membantu
meminimalkandampak biaya tersembunyi.

Banyak dari biaya tersembunyi yang disebutkan di atas dapat

diminimalkan melalui praktik pengadaan yang cermat, seperti
menghindari pesanan di saat-saat terakhir karena kurangnya perencanaan;
namun, biaya tersembunyi lainnya dibebankan atau diatur oleh
pemerintah, yang mungkin lebih sulit untuk ditangani oleh kantor
pengadaan.

C. Metode Pengadaan
 7

Ada banyak mekanisme yang digunakan oleh pemerintah, organisasi

nonpemerintah (nGO), dan organisasi lain untuk mengelola pengadaan apotek
mereka sendiri. Metode pengadaan obat-obatan, di semua tingkat sistem
kesehatan, umumnya termasuk dalam beberapa kategori dasar: tender terbuka;
tender terbatas; negosiasi kompetitif, termasuk belanja internasional atau lokal;
dan pengadaan langsung. Masing-masing metode ini dapat digunakan dengan
standar mana pun menyusun ulang model frekuensi tahunan, terjadwal, atau
terus-menerus mengingat jenis kontrak pengadaan yang tepat:

1. Tender terbuka

Tender terbuka adalah prosedur formal yang meminta penawaran dari

perwakilan pemasok mana pun di tingkat lokal atau di seluruh dunia,
dengan tunduk pada syarat dan ketentuan yang ditentukan dalam undangan
lelang. Penawaran kompetitif internasional, sebagaimana ditentukan dalam
pedoman Bank Dunia (2000; 2004b), adalah tender terbuka untuk semua
produsen internasional yang berminat dari negara-negara anggota Bank
Dunia.

2. Tender terbatas

Dalam tender terbatas, pemasok yang tertarik harus disetujui

sebelumnya, seringkali melalui proses prakualifikasi formal yang
mempertimbangkan kepatuhan terhadap praktik manufaktur yang baik,
kinerja pasokan di masa lalu, kelayakan finansial, dan faktor terkait. Proses
prakualifikasi sering kali terbuka untuk semua pemasok yang
maumenerapkan.

3. Negosiasi kompetitif

Dalam negosiasi kompetitif, pembeli mendekati sejumlah terbatas

pemasok terpilih (biasanya setidaknya tiga) untuk penawaran harga.
Pembeli juga dapat melakukan tawar-menawar dengan pemasok ini untuk
mencapai harga atau pengaturan layanan tertentu. Metode pengadaan ini
digunakan terutama di sektor swasta, karena organisasi pengadaan sektor
publik biasanya dilarang bernegosiasi atau tawar-menawar dengan pemasok.
Misalnya, organisasi global seperti unICEF, Clinton Foundation, dan SCmS
 8

telah berhasil menegosiasikan penurunan harga obat antiretroviral (ARV)

dengan produsen.

4. Internasional atau belanja local

Seperti halnya negosiasi kompetitif, dalam belanja internasional atau
lokal, pembeli memperoleh setidaknya tiga penawaran dari pemasok;
namun, tawar-menawar atau negosiasi dalam bentuk apa pun umumnya
tidak diizinkan.

5. Pengadaan langsung

Metode pengadaan yang paling sederhana, tetapi biasanya paling mahal,

adalah pembelian langsung dari pemasok tunggal, baik dengan harga jual
yang dikutip atau dengan diskon standar yang dinegosiasikan dari harga
jual. Untuk obat sumber tunggal (umumnya yang dipatenkan tanpa
perjanjian lisensi yang mengizinkan perusahaan lain untuk memproduksi
obat), pembeli pada dasarnya memiliki tiga pilihan — pengadaan yang
dinegosiasikan, pengadaan langsung,atau pemilihan produk obat alternatif.

D. Praktek Pengadaan Farmasi yang Baik

1. Pengadaan dengan nama generic
Pengadaan dengan nama generic secara formal dikenal sebagai
International Nonproprietary Name (INN) telah menjadi standar untuk
pembelian obat-obatan yang tersedia dari beberapa perusahaan. Pemasok
bermerek mungkin bersaing, tetapi tawaran mereka harus dengan nama
umum; mereka mungkin menawarkan harga yang lebih rendah untuk
obat-obatan tertentu dari pada pesaing generik, karena mereka ingin
mempertahankan pangsa pasar sektor publik mereka. Mungkin
pencapaian yang paling mengesankan dalam beberapa tahun terakhir
adalah penurunan dramatis harga ARV di seluruh dunia, yang
menyebabkan lonjakan jumlah pasien yang dapat menerima Sistem
manajemen keuangan yang efisien sangat penting jika dana terbatas dan
prioritas pengadaan harus dikelola pengobatan yang menyelamatkan
jiwa. Penurunan harga ini sebagian besar didorong oleh pengadaan obat
generik, yang telah didokumentasikan dengan baik (Holmes et al. 2010).
 9

Semua obat-obatan yang disuplai untuk sistem kesehatan harus diberi

label dengan INN yang ditampilkan secara mencolok, selain nama merek
apa pun yang mungkin tertera pada label. Untuk informasi lebih lanjut
tentang INNS lihat http://www.who.int/medicines/services/inn/en.

2. Pengadaan terbatas pada daftar obat esensial atau daftar formularium

Hampir tidak ada program kesehatan yang mampu membeli semua
obat yang tersedia di pasaran. Daftar obat atau formularium terbatas, yang
menjelaskan obat mana yang akan dibeli, adalah salah satu cara paling
efektif untuk mengontrol biaya pengadaan. Ini menyederhanakan aktivitas
manajemen persediaan lainnya dan juga mengurangi biaya penyimpanan
persediaan.

Langkah pertama adalah menghindari duplikasi umum; setelah ini,

ada dua opsi utama untuk mengurangi daftar pengadaan. pertama
menggabungkan proses formularium standar dengan analisis kategori
terapeutik. Misalnya, program yang secara teratur membeli simetidin,
famoti- dine, dan ranitidin (semua obat anti-ulkus yang secara terapi
serupa) mungkin menghemat sejumlah besar dengan membatasi
formularium pada salah satu obat ini dan menggabungkan perkiraan
volume pembelian menjadi tunggal, jumlah obat yang dipilih jauh lebih
besar.

Pendekatan kedua mengambil seleksi formularium dan analisis

kategori terapeutik selangkah lebih maju melalui tender kompetitif dalam
subkategori terapeutik yang dipilih. Panitia pemilihan obat menentukan
subkategori mana yang sesuai untuk tender berbasis kategori dan obat
mana dalam subkategori tersebut yang ekivalennya dapat diterima.
Permintaan tender hanya menentukan kategori terapeutik daripada produk
obat individual. Strategi ini telah digunakan selama beberapa tahun di
beberapa kelompok pembelian di Amerika Serikat dan di OECS dan mirip
dengan strategi yang digunakan di Eropa untuk menetapkan harga
pengembalian.
 10

Setiap perubahan dari satu produk terapi serupa ke produk lain harus
dipertimbangkan dengan hati-hati, terutama untuk obat-obatan yang
digunakan dalam pengobatan kronis; pasien yang menggunakan obat-
obatan ini perlu dipantau selama peralihan, yang dapat menimbulkan
biaya yang signifikan untuk perawatan dan pengobatan.

Upaya untuk membatasi daftar obat dengan mengurangi duplikasi

terapeutik akan menemui hambatan baik dari pemasok farmasi yang
produknya dikeluarkan dari daftar pengadaan dan dari beberapa dokter
dan beberapa pasien yang lebih menyukai pilihan yang lebih beragam.
Pemasok dapat mengeluarkan peringatan publik yang mengerikan tentang
dampak buruk pada kesehatan masyarakat dan perawatan pasien jika
obat-obatan mereka tidak dibeli. Sistem kesehatan perlu dipersiapkan
untuk melawan klaim ini dengan kampanye informasi yang dirancang
dengan cermat.

Resistensi dari dokter sering kali dapat diatasi dengan

mendokumentasikan penghematan biaya yang dimungkinkan dengan
daftar pengadaan yang dibatasi dan menunjukkan manfaat akses
sepanjang tahun ke daftar terbatas daripada akses sporadis ke daftar obat
yang lebih besar.

3. Meningkatkan volume pengadaan dengan menggabungkan permintaan

Salah satu karakteristik penting dari pengadaan gabungan adalah
menyatukan permintaan yang relatif kecil untuk suatu produk dari setiap
unit kesehatan untuk menciptakan volume pengadaan tunggal yang lebih
besar untuk produk tersebut. Meningkatkan total volume pengadaan
untuk setiap produk meningkatkan kemungkinan harga dan persyaratan
kontrak yang menguntungkan selama ada persaingan yang cukup di
pasar. Selain itu, meningkatkan volume pengadaan biasanya
meningkatkan jumlah pemasok yang berpotensi berminat yang ingin
memenangkan bisnis, dan meningkatkan loyalitas dan daya tanggap
pemasok yang memenangkan kontrak. Ketika pasar sedang ketat untuk
produk atau rangkaian produk dan persediaan yang tersedia tidak cukup
 11

untuk memenuhi permintaan global, pembeli yang lebih besar biasanya

mendapatkan preferensi pertama dari pemasok.

belum tentu menjamin harga rendah; satu analisis baru-baru ini

tentang harga global ARVS tidak menghubungkan volume dan harga
sembilan belas dari dua puluh empat bentuk sediaan (Waning dkk.
Namun, hanya meningkatkan volume pengadaan pada Mei 2009), dan
studi tentang lelang terbalik e-procurement pengadaan) juga tidak dapat
dengan
menghubungkan volume produk pengurangan harga (Shalev dan
Asbjornsen 2010). Namun, dalam kebanyakan situasi, saat pengadaan
obat yang tersedia secara umum dengan banyak pemasok, volume
pengadaan yang lebih besar akan menarik penawaran yang lebih
kompetitif.

Di tingkat nasional atau subnasional, pengumpulan volume

pengadaan dari banyak fasilitas atau dari beberapa negara bagian atau
negara, membatasi daftar obat, dan menghilangkan duplikasi dalam
kategori terapeutik menyebabkan volume yang lebih tinggi untuk item
tunggal. Selain itu, komitmen untuk memberikan kontrak tunggal untuk
seluruh volume setiap item meningkatkan minat pemasok dalam
penawaran dan memberikan insentif bagi mereka untuk menawarkan
harga paling kompetitif

Pemberian kontrak kepada satu pemasok tidak berarti bahwa seluruh

volume harus dikirim sekaligus. Banyak layanan pengadaan menetapkan
pengiriman yang dibagi selama periode kontrak sebagai bagian dari
persyaratan kontrak, terkadang ke beberapa titik pengiriman. Banyak
sistem pasokan menggunakan perkiraan jumlah tender, dengan pesanan
ditempatkan selama periode kontrak sesuai kebutuhan, baik
menggunakan model pembelian terjadwal atau berkelanjutan. Strategi ini
memungkinkan penggunaan yang optimal dari kapasitas penyimpanan
dan transportasi yang tersedia, mengurangi biaya penyimpanan
inventaris, dan mengurangi kendala arus kas.
 12

Manfaat harga potensial dari penghargaan pemasok tunggal harus

dibandingkan dengan risiko keamanan komoditas jika terjadi peristiwa
tak terduga (kegagalan pemasok, perang / kerusuhan sipil, gangguan
industri, peristiwa cuaca, dan kejadian force majeure lainnya). Dalam
beberapa kasus, terutama untuk obat-obatan kritis, analisis risiko
memerlukan sumber pasokan sekunder. Selain itu, ketika volume
pengadaan untuk masing-masing barang mewakili persentase yang
signifikan dari total pasar untuk barang-barang tersebut, mungkin lebih
bijaksana untuk membagi pemberian kontrak atau kontrak yang
dinegosiasikan di antara beberapa pemasok untuk menjaga persaingan di
masa depan dan untuk memastikan ketersediaan sumber pasokan yang
andal jika kontraktor utama tidak dapat melakukan.

4. Kualifikasi dan pemantauan pemasok formal

Semua pemasok harus memenuhi syarat melalui proses yang
mempertimbangkan kualitas produk, keandalan layanan dan waktu
pengiriman, serta kelayakan finansial. Proses untuk mengevaluasi
pemasok baru dapat mencakup pendaftaran formal, pemeriksaan
referensi dengan klien lama dan lembaga internasional, uji pembelian
dalam jumlah kecil, dan pengumpulan informasi lokal informal.
Mekanisme pengadaan global seperti SCMS dan Global Fund voluntary
pooled procure- ment dapat memaksa pemasok dan produk mereka
didaftarkan oleh "otoritas regulasi yang ketat" atau disetujui oleh sistem
prakualifikasi WHO.

Meskipun prakualifikasi (pemasok yang memenuhi syarat sebelum

proses lelang) dan pascakualifikasi (pemasok yang memenuhi syarat
setelah tawaran diterima) telah digunakan dalam pengadaan farmasi
internasional, sistem kesehatan dan donor yang membiayai pengadaan
lebih memilih prakualifikasi. Dalam sistem pascakualifikasi, kantor
pengadaan mengevaluasi pemasok setelah menerima penawaran. Setelah
tender dibuka, jangka waktu untuk mengevaluasi dan memberikan
kontrak menjadi terbatas, yang dapat menyebabkan proses
 13

pascakualifikasi terburu-buru. Pemasok yang memenuhi syarat sebelum

pengajuan tender memberikan cukup waktu untuk evaluasi menyeluruh.
Dan dengan terlebih dahulu menghilangkan pemasok yang kurang baik
dari proses tender, prakualifikasi menghasilkan proses yang lebih efisien
dengan secara otomatis memenuhi syarat penawar dengan harga
terendah.

Terlepas dari model kualifikasi pemasok mana yang digunakan

sistem kesehatan, kantor pengadaan perlu melakukan upaya yang
sungguh-sungguh untuk memastikan bahwa pembelian hanya berasal dari
pemasok yang diketahui menyediakan produk berkualitas.

Operasi pengadaan yang sukses memastikan kelanjutan kinerja

yang baik oleh pemasok melalui sistem pemantauan formal yang melacak
waktu tunggu, kepatuhan dengan persyaratan harga kontrak, pengiriman
sebagian, sisa umur simpan, kepatuhan dengan instruksi pengemasan dan
pelabelan, dan kepatuhan dengan persyaratan kontrak lainnya . File data
untuk setiap pemasok, yang dapat berupa elektronik atau manual atau
kombinasi, harus memiliki salinan dokumen pendaftaran, referensi,
korespondensi khusus, keluhan, dan informasi anekdot lainnya. Sistem
informasi harus melacak jumlah dan nilai kontrak tender yang diberikan
secara kronologis dan nilai total pembelian dari pemasok menurut tahun.

Program pengadaan yang menggunakan tender terbatas harus

melakukan upaya khusus untuk mencari pemasok baru yang potensial
setidaknya setiap dua hingga tiga tahun untuk mempertahankan tekanan
kompetitif pada pemasok yang sudah mapan.

5. Pengadaan yang kompetitif

Sebagaimana dibahas dalam Bagian 18.4, metode utama untuk
membeli obat-obatan dibatasi dan tender terbuka, negosiasi kompetitif,
dan pembelian langsung dari pemasok satu sumber. Persaingan pemasok
adalah kunci untuk penetapan harga yang menguntungkan, dan sebagian
besar peraturan pengadaan modern mensyaratkan pengadaan yang
 14

kompetitif di sektor publik; oleh karena itu, jika produk yang dibutuhkan
memiliki banyak pemasok, maka program sektor publik harus
menggunakan penawaran kompetitif untuk semua kecuali pembelian
yang sangat kecil atau darurat. Ini tidak akan diperlukan saat membeli
melalui regional atau mekanisme pengadaan gabungan karena kantor
pengadaan global atau regional akan mengelola persaingan.

6. Komitmen Sumber Tunggal

Monopsoni mengacu pada situasi yang melibatkan satu pembeli
dengan banyak penjual. Ini adalah dasar dari sistem pengadaan yang
dikumpulkan - anggota grup bertindak sebagai satu pembeli.

Pemeliharaan monopsoni pengadaan akan paling memungkinkan

bila ada kemauan politik yang kuat atau bila semua anggota kelompok
pengadaan secara sukarela dan antusias berpartisipasi. Mungkin satu-
satunya faktor terpenting dalam dua puluh lima tahun kelangsungan
hidup sistem pengadaan gabungan berbagai negara yang melayani OECS
adalah kemauan politik dan komitmen pemerintah anggota, meskipun
mempertahankan monopsoni tetap menjadi tantangan yang harus mereka
tangani terus-menerus (lihat Negara Pelajaran 18-2).

Kajian atas dua program pengadaan gabungan regional lainnya yang

berhasil - Dewan Kerjasama Teluk dan vaksin PAHO serta program
ARV mengidentifikasi komitmen sukarela sebagai faktor penting dari
keberhasilan mereka (DeRoeck dkk. 2006). Setiap program memiliki
fleksibilitas. Dalam sistem PAHO, negara-negara memilih untuk
berpartisipasi atau tidak setiap tahun, dan dalam sistem Dewan
Kerjasama Teluk, negara-negara diizinkan untuk membeli hingga 40
persen dari vaksin mereka di luar sistem. Tapi poin utamanya adalah
begitu anggota berkomitmen untuk membeli persentase atau kuantitas
tertentu, mereka diharapkan menghormati komitmen itu.

Di sisi lain, kurangnya kemauan politik untuk mempertahankan

komitmen monopsoni adalah salah satu alasan program pembelian
 15

CARICOM (Komunitas Karibia) untuk sektor publik tidak berhasil pada

awal 1980-an, dan itu merupakan faktor utama kegagalan Sistem
FORMED, yang dicoba di Amerika Tengah pada 1990-an.

Komitmen monopsoni harus dipantau dan ditegakkan. Seringkali,

pemasok lokal, regional, atau multinasional akan menawarkan harga
rendah dalam jangka pendek kepada anggota kelompok individu dalam
upaya untuk memutuskan kelompok pembelian. Manfaat kecil sementara
bagi satu anggota kelompok yang kritis akan berdampak buruk bagi
semua anggota kelompok lainnya, jadi mereka harus menolak tawaran
ini; jika tidak, pemasok akan kehilangan minat dalam tender pengadaan
gabungan, grup akan gagal, dan harga secara keseluruhan akan naik.
Desentralisasi di beberapa negara telah memperumit masalah pengadaan
dengan menyediakan dana anggaran ke tingkat sistem kesehatan yang
lebih rendah, untuk mendapatkan obat-obatan mereka sendiri, di samping
anggaran pengadaan yang dialokasikan secara terpusat. Hal ini
menyebabkan fasilitas kesehatan membeli dari yang lebih mahal, tetapi
dalam beberapa kasus, sumber sektor swasta yang lebih dapat
diandalkan, yang menyebabkan sistem pengadaan pusat mengalami
kekurangan keuangan yang parah karena volume pengadaan yang hilang
(Depkes Uganda 2008).

7. Jumlah pesanan berdasarkan perkiraan kebutuhan actual yang dapat

diandalkan
Perkiraan volume pengadaan yang akurat diperlukan untuk
menghindari kehabisan beberapa obat dan kelebihan persediaan dalam
kasus kontrak kuantitas terjamin. Selain itu, pemasok paling mungkin
bersaing untuk mendapatkan kontrak pasokan kuantitas yang
diperkirakan jika mereka yakin bahwa jumlah yang ditentukan cukup
akurat.

Cara yang paling dapat diandalkan untuk mengukur permintaan

farmasi di masa mendatang adalah memulai dengan data konsumsi masa
lalu yang akurat dari semua unit yang dipasok, dengan asumsi jalur pipa
 16

pasokan secara konsisten penuh. Data ini harus disesuaikan dengan

perubahan yang diketahui atau diharapkan dalam pola morbiditas, faktor
musiman, tingkat layanan, perubahan formularium atau perubahan pola
resep, dan kehadiran pasien. Sayangnya, di banyak negara, data
konsumsi masa lalu tidak lengkap atau tidak mencerminkan kebutuhan
nyata karena jalur pipa pasokan tidak pernah penuh. Dalam kasus seperti
itu, teknik konsumsi berbasis morbiditas dan disesuaikan yang mungkin
diperlukan untuk memperkirakan permintaan pengadaan.

Bantuan teknis ahli dalam penghitungan mungkin berguna pada

tahap awal program pengadaan, dengan partisipasi pejabat lokal untuk
mendapatkan pemahaman tentang metodologi, terutama saat menerapkan
morbiditas atau metode konsumsi yang disesuaikan.

Jika dana tidak tersedia untuk membeli semua obat yang tercantum
dalam perkiraan, diperlukan pengurangan daftar menurut sumber daya
sistem kesehatan. Tiga alat berikut, yang dibahas secara lebih rinci
dalam Bab 40, dapat membantu dengan penentuan prioritas- Analisis.

a. VEN (vital, esensial, nonesensial) mengklasifikasikan obat-obatan

dalam dua atau tiga kategori, menurut seberapa penting obat-obatan
tersebut untuk mengobati penyakit yang umum ditemui. Prioritas
diberikan pada obat-obatan vital.
b. Analisis kategori terapeutik menerapkan analisis ekonomi dari
pilihan terapeutik untuk membantu memilih obat terbaik untuk
mengobati penyakit umum sambil meminimalkan biaya keseluruhan
untuk sistem kesehatan.
c. Analisis ABC mengumpulkan data dari pengadaan baru-baru ini atau
yang diproyeksikan untuk menentukan di mana uang pengadaan
sebenarnya telah dibelanjakan, yang memungkinkan para manajer
untuk fokus terlebih dahulu pada barang-barang yang berbiaya tinggi
dan sangat berguna ketika mempertimbangkan cara-cara untuk
mengurangi biaya pengadaan.
 17

8. Transparansi dan prosedur tertulis

Penampilan dan realitas persaingan yang terbuka dan sehat sangat
penting untuk menarik pemasok terbaik dan harga terbaik. Persaingan
yang sehat dapat dicapai dengan mempertahankan prosedur tender yang
transparan: prosedur tertulis formal harus diikuti secara ketat selama
tender, dan kriteria formal dan eksplisit harus digunakan untuk membuat
keputusan pengadaan. Komite berbasis luas harus memiliki kewenangan
tunggal untuk membuat pemberian kontrak. Informasi tentang proses
dan hasil tender harus dipublikasikan, sejauh diizinkan oleh undang-
undang dan peraturan. Minimal, baik penawar dan unit kesehatan harus
memiliki akses ke informasi tentang pemasok dan harga untuk semua
kontrak yang menang.

Proses tender farmasi yang tertutup cenderung dianggap korup atau

tidak adil. Mungkin ada tuduhan kronisme. Benar atau tidak, biaya
seperti itu merusak pemasok, penyedia layanan kesehatan, dan pasien
yang kehilangan kepercayaan pada sistem. Pemasok yang tidak berhasil
mungkin merasa bahwa mereka tidak memiliki kesempatan untuk
menang dan akibatnya menarik diri dari tender di masa mendatang atau
hanya mengajukan penawaran token. Karena kumpulan pemasok
potensial berkurang menjadi satu set kecil, persaingan harga menurun
dan harga pengadaan akan jauh lebih tinggi dari yang diperlukan.

Para pendukung untuk meningkatkan penggunaan sistem e-

procurement, dan khususnya lelang balik yang dimediasi e-procurement,
mengutip transparansi dan potensi pengurangan biaya manajemen tender
sebagai manfaat utama; namun, sebagaimana telah dicatat,
keefektifannya dalam penerapan luas untuk pengadaan obat-obatan
secara bersama-sama masih harus dilihat. Satu studi tentang pengadaan
elektronik publik di Chili (termasuk semua produk, tidak hanya obat-
obatan) tidak mencoba membandingkan transparansi relatif dari
pengadaan elektronik dibandingkan dengan metode lain, tetapi itu
menunjukkan penurunan minimal kurang dari setengah dari 1 persen
pada biaya administrasi bila dibandingkan dengan metode standar dan
 18

penghematan kurang dari 3 persen melalui pengurangan harga secara

keseluruhan (Singer et al. 2009).

9. Pemisahan fungsi utama

Ada beberapa fungsi pengadaan utama, yang biasanya membutuhkan
keahlian berbeda. Secara umum, fungsi ini harus ditangani oleh individu,
unit, komite, atau subkomite yang berbeda. Fungsi tersebut meliputi-

a. Pemilihan obat
b. Kuantifikasi persyaratan farmasi
c. Penyusunan spesifikasi produk dan standar kualitas Persetujuan
pemasok (prakualifikasi atau pascakualifikasi)
d. Ajudiksi dan Pemberian tender

Tanpa pemisahan fungsi yang tepat, proses pengadaan jauh lebih

rentan dipengaruhi oleh kepentingan khusus. Pemasok atau personel
pengadaan mungkin dapat membiaskan pemilihan obat, memanipulasi
pesanan untuk meningkatkan jumlah obat-obatan tertentu, merugikan
keputusan kualifikasi pemasok, memanipulasi pemberian akhir tender,
dan spesifikasi produk miring untuk membatasi persaingan, misalnya,
dengan memilih bentuk sediaan yang kurang umum.

10. Program jaminan kualitas produk

Pembayaran pemasok yang cepat dan dapat diandalkan memiliki
satu pengaruh terbesar dalam menurunkan harga farmasi dan menjaga
harga tersebut serendah mungkin (lihat Studi Negara 18-2), tetapi area ini
sering menerima perhatian yang tidak memadai . Mengingat kebutuhan
yang lebih besar dan sumber daya yang terbatas, para donor dan lembaga
pemberi dana semakin mudah mencairkan dana untuk program kesehatan
dengan riwayat pengelolaan keuangan yang kuat, dan dalam beberapa
kasus, hanya ke negara-negara yang memiliki catatan pengelolaan
keuangan yang kuat.
 19

Mekanisme keuangan seperti rekening pembelian obat-obatan

terdesentralisasi dan khusus memungkinkan siklus pembelian beroperasi
secara independen dari siklus perbendaharaan. Dana farmasi bergulir
dapat membantu mencapai pemisahan ini dengan membuat rekening
bank sendiri dan modal kerja mereka sendiri dengan cermat. Mampu
memesan apotek saat dibutuhkan dan membayarnya tepat waktu akan
mengurangi harga dan kehabisan stok.

11. Program Jaminan Kulitas produk

Program pengadaan yang efektif harus memastikan bahwa obat yang
dibeli dan didistribusikan memiliki kualitas yang ditentukan, sesuai
dengan standar yang ditentukan, yang jelas dan diakui. Bab 19
membahas tiga kategori prosedur untuk menetapkan sistem jaminan
kualitas yang efektif:

a. Memastikan bahwa hanya produk obat yang memenuhi standar

kualitas saat ini yang dibeli
b. Memverifikasi bahwa barang yang dikirim memenuhi spesifikasi
c. Memantau dan menjaga kualitas obat-obatan sejak saat itu diterima
sampai obat akhirnya dikonsumsi oleh pasien.

Saat mengelola pengadaan obat dengan nama generik dan

memperkenalkan pemasok baru yang produknya belum familiar di
negara ini, program pengadaan harus mewaspadai masalah kualitas
produk.

Beberapa produk sangat bervariasi dalam formulasi dan

ketersediaan hayati dari pemasok ke pemasok. Ketika perbedaan ini
signifikan secara terapeutik, pembeli harus berhati-hati dalam membuat
perubahan pemasok dari tahun ke tahun, dan terutama dalam menerima
pemasok yang tidak dikenal.

Bahkan ketika produk baru benar-benar setara dalam kandungan dan

efeknya, perubahan dalam bentuk sediaan bisa menjadi masalah,
membutuhkan pendidikan ulang pasien dan penyedia. Untuk obat-obatan
 20

yang terutama digunakan dalam terapi kronis, perubahan hanya boleh

dilakukan untuk menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.

12. Audit keuangan tahunan dengan hasil yang dipublikasikan

Setidaknya setahun sekali, unit pengadaan harus menjalani audit
keuangan dan pengadaan, yang merupakan pemeriksaan formal dan
verifikasi buku dan catatan oleh akuntan yang berspesialisasi dalam
prosedur audit keuangan. Audit internal dilakukan oleh auditor dari
dalam pemerintah (untuk sektor publik) atau organisasi yang mengelola
sistem kesehatan (untuk sektor nonpublik). Audit eksternal dilakukan
oleh auditor dari luar organisasi pengelola dan umumnya dianggap tidak
terlalu berpotensi bias sehingga lebih dapat dipercaya, meskipun proses
dan temuannya sama.

Audit eksternal atau wajib tahunan, yang dilakukan oleh auditor

terdaftar atau berlisensi, harus mencakup pengujian untuk memastikan
bahwa aset organisasi dilindungi dan dipertanggungjawabkan, bahwa
sistem pengendalian dan prosedur internal memadai untuk
memperhitungkan semua pendapatan dan pengeluaran organisasi, dan
bahwa organisasi mematuhi konstitusi, aturan dan regulasi, serta
manajemennya. Ini termasuk kepatuhan terhadap prosedur pengadaan,
ketepatan pembayaran, dan pengendalian inventaris. Auditor harus
menerbitkan laporan audit wajib sesuai dengan peraturan hukum
yurisdiksi dan, sebagai tambahan, harus mengeluarkan surat komentar
rinci kepada manajemen organisasi dan kepada badan pengawas publik
yang sesuai.

13. Pelaporan rutin tentang kinerja pengadaan

Menggunakan indikator standar untuk memantau kinerja dan
pelaksanaan program secara signifikan meningkatkan manajemen
farmasi. Indikator standar memungkinkan perbandingan kinerja aktual
dengan target, dari waktu ke waktu, dan antar negara. Beberapa
 21

indikator menggunakan daftar standar sepuluh sampai dua puluh obat

indikator, yang juga disebut obat pelacak atau sekeranjang obat pasar.

Kantor pengadaan harus diminta untuk melaporkan indikator kinerja

pengadaan utama setidaknya setiap tahun. Panduan Penilaian di akhir
bab ini menyarankan beberapa indikator pengadaan. Indikator seperti
waktu tunggu pemasok rata-rata dan persentase obat-obatan utama dalam
persediaan harus digunakan untuk menilai kinerja secara berkelanjutan.
Indikator ini tidak boleh terbatas pada sektor publik tetapi dapat
digunakan oleh semua organisasi termasuk layanan farmasi berbasis
agama, LSM, dan lembaga kesehatan swasta yang berusaha untuk
mengontrol biaya farmasi dan meningkatkan kinerja mereka. Gambar
18-3 menyajikan data indikator aktual dari beberapa negara.

E. Sistem Pengadaan
1. Sistem Pembekalan Pusat: Pendekatan CmS konvensional, di mana obat-
obatan diperoleh dan didistribusikan oleh unit pemerintah yang terpusat.

2. Sistem Agen Pasokan Otonom: Pengadaan, penyimpanan, dan distribusi

massal yang dikelola oleh lembaga pemasok otonom atau semi-otonom,
tidak langsung dikelola oleh pemerintah (meskipun pemerintah sering kali
menjadi bagian dari dewan pengatur lembaga tersebut).

3. Sistem pengiriman langsung :Pendekatan "non-CMS", di mana tender

menetapkan harga dan pemasok untuk setiap obat esensial, yang dikirim
langsung oleh pemasok ke indi- masing-masing distrik dan fasilitas utama.

4. Sistem distributor utama (juga dikenal sebagai sistem vendor utama):

kontrak untuk harga farmasi dinegosiasikan dengan pemasok, dan kontrak
terpisah dinegosiasikan dengan satu atau lebih distributor utama, yang
menyimpan dan mendistribusikan obat-obatan ke distrik dan kesehatan
utama.fasilitas.

5. Pasokan terutama swasta: Pasien sektor publik mendapatkan layanan

farmasi dari apotek swasta. Pemerintah mungkin atau mungkin tidak
mengganti biaya layanan tersebut, dan juga dapat menetapkan harga
 22

penggantian maksimum termasuk biaya pengeluaran, dikurangi pembayaran

bersama.

Penggantian dapat langsung ke apotek berdasarkan klaim yang diajukan,

atau ke pasien (artinya pasien membayar apotek dan mengajukan
penggantian klaim).

F. Organisasi Manajemen Pengadaan

1. Pengawasan oleh manajemen senior

Tanpa komitmen politik untuk efisiensi dan pengawasan aktif oleh

manajemen senior, sistem pengadaan tidak akan berfungsi secara efisien,
terlepas dari organisasinya. Kurangnya manajemen keuangan modern,
sistem akuntansi, dan tanggung jawab pengawasan telah menyebabkan
banyak sistem farmasi mengalami kegagalan kronis.

Untuk mengelolah rantai pasokan farmasi,manajer senior harus

meminta dan menggunakan laporan rutin dari agen pengadaan dan distribusi
dan dari fasilitas kesehatan tentang pengeluaran, pembelian, tingkat
persediaan, status pesanan, waktu tunggu, dan status anggaran. Jika suatu
sistem tidak memiliki kapasitas untuk menghasilkan laporan ini secara tepat
waktu, pengenalan alat untuk menyediakannya harus menjadi prioritas
utama. Manajer senior juga harus menjaga komunikasi rutin dengan fasilitas
dan staf; sistem tidak bekerja dengan baik jika manajer senior tidak pernah
mengunjungi fasilitas di luar kota.

Banyak manajer pengadaan tingkat operasi belum mendapatkan

pelatihan manajemen formal dan mungkin gagal untuk menghargai
pentingnya pengaturan yang realistis dan dapat diukur tujuan pengadaan :

a. Memperoleh persediaan berkualitas dengan harga terbaik

b. Memastikan pengiriman yang cepat dan dapat diandalkan
c. Mengikuti prosedur yang transparan dan tidakdipengaruhi oleh minat
khusus
d. mempertahankan pola pengadaan yang menghasilkanbahkan beban kerja
dan pasokan konstan ke klien
 23

e. Mencapai efisiensi melalui penggunaan sistem yang tepattems dan

prosedur
f. Membatasi total biaya operasi pengadaan
g. Memastikan pendapatan cukup untuk mendukung kantor,dan bahwa
keuangan dikelola secara efektif
h. Mengisi posisi kunci dengan terlatih dan termotivasistaf
i. memelihara hubungan kerja yang efektif denganmanajemen senior dan
dengan klien.

Manajemen senior bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

pertimbangan ini ditangani dengan benar dan terutama untuk menegakkan
transparansi dan kesetaraan dalam pembelian pro-cess.

2. Tanggung jawab dalam proses pengadaan

Pengadaan yang efektif adalah proses kolaboratif antara kantor pengadaan,

yang mengelola banyak langkah, dan komite teknis dan kebijakan, yang
biasanya harus membuat keputusan tentang obat mana yang akan dibeli, dalam
jumlah berapa, dan dari pemasok mana. Dalam pengaturan yang kompleks
seperti program pengadaan di tingkat nasional, pembagian tanggung jawab
berikut mungkin sesuai.

a. Kantor Pengadaan

Kantor pengadaan, yang mungkin merupakan bagian dari pemerintah

atau independen, mengumpulkan informasi tentang kebutuhan obat-obatan,
mengembangkan daftar pengadaan yang diusulkan berdasarkan kebutuhan
klien, mengelola proses tender, mengelola dan mengatur kontrak pasokan
kecuali ada dewan tender terpisah, dan memantau kinerja pemasok dan
klien. Staf kantor pengadaan seharusnya tidak memiliki satu-satunya suara
yang menentukan dalam menentukan produk mana yang dibeli dan pemasok
mana yang menerima kontrak; keputusan ini harus dibuat oleh komite yang
mencakup perwakilan dari bagian administratif lain atau pemangku
kepentingan, termasuk fasilitas klien. Pemisahan kekuasaan ini membantu
memastikan kepemilikan yang luas dari sistem dan menghindari konflik
 24

kepentingan. Jika kantor pengadaan dioperasikan secara independen,

penting agar operasinya diawasi oleh dewan direksi yang mencakup
pembuat kebijakan kesehatan senior.

b. Dewan Tinder

Di banyak negara, tender dan kontrak negosiasi dilakukan menurut

undang-undang oleh dewan tender pemerintah, yang melapor kepada
kementerian keuangan atau independen dari kementerian mana pun. Dalam
situasi seperti itu, kantor pengadaan menyiapkan daftar persyaratan, dan
dewan tender dapat memantau proses tender. Tugas utama dewan tender
adalah membuat keputusan penghargaan; dalam beberapa kasus, ini akan
terjadi menjadi keputusan mutlak, sementara di tempat lain, dewan tender
akan membuat rekomendasi kepada pejabat kesehatan. Sistem mana pun
yang diikuti, penting bahwa sistem kesehatan memberikan masukan teknis
ke dalam keputusan pemberian kontrak.

c. Panitia Pemilihan Obat (PFT)

Seringkali sama dengan komite formulasi atau komite farmasi dan

terapeutik, komite pemilihan obat harus terdiri dari praktisi berpengetahuan
dan profesional kesehatan lainnya yang mengevaluasi produk obat yang
bersaing dalam berbagai kategori terapeutik dan memilih produk yang
paling penting bagi kesehatan. Seorang dokter senior sering kali mengetuai
panitia, dan apoteker umumnya bertindak sebagai sekretaris
pengorganisasian. Review komitepermintaan penambahan pada daftar
pengadaan, membandingkan efektivitas biaya obat dalam daftar, dan
merekomendasikan obat mana yang akan dibeli, dan bila perlu, obat mana
yang akan dihapus. Panitia juga menentukan kategori terapeutik mana, jika
ada, yang sesuai untuk tender terbuka menurut kelas terapeutik. Panitia
membutuhkan akses ke informasi obat yang tidak bias dan terkini serta
anggota yang dapat mensintesis informasi tersebut untuk membuat
keputusan pemilihan yang tepat.
 25

d. Panitia pengadaan / tender

Terlepas dari apakah dewan tender pemerintah bertanggung jawab

atas tender, sistem kesehatan harus membentuk komite pengadaan untuk
membuat keputusan akhir atau membuat rekomendasi untuk keputusan
tersebut kepada dewan tender mengenai pemilihan obat, kuantitas
pengadaan, dan pemilihan pemasok. dan menyetujui spesifikasi yang tepat
untuk deskripsi produk, kemasan dan pelabelan, dan standar jaminan
kualitas. Komite harus mendasarkan keputusan tersebut pada rekomendasi
dari komite teknis dan subkomite. Ini meninjau informasi tentang pemasok
dan menentukan siapa yang harus berpartisipasi dalam tender, jika tender
terbatas digunakan, dan pemasok mana yang harus menerima kontrak,
kecuali jika keputusan tersebut dibuat oleh dewan tender terpisah. Panitia
pengadaan harus mencakup pejabat senior dari tingkat pemerintahan
tertinggi yang dilayani oleh sistem pengadaan serta pejabat dari fasilitas
pengguna. Misalnya, program pemerintah federal yang melayani rumah
sakit pendidikan dan sistem kesehatan regional mungkin mencakup dua atau
tiga perwakilan dari kementerian kesehatan, dua atau tiga perwakilan
regional, dan satu atau dua perwakilan rumah sakit pengajar.

3. Pengadaan staf kantor dan sistem manajemen

Struktur kantor pengadaan tergantung pada ruang lingkup program,

ketersediaan dana, dan apakah kantor tersebut dikelola sebagai badan
pemerintah atau sebagai badan independen.

a. Persyaratan kepegawaian

Secara umum, kantor pengadaan membutuhkan direktur, asisten

direktur, dan staf teknis berpengalaman, dengan setidaknya satu apoteker
atau dokter untuk memberikan masukan teknis yang baik bagi
pengembang.opmentdan penyempurnaan daftar pengadaan.

Akuntansidan petugas keuangan diperlukan untuk mengelola akun dan

dalam beberapa sistem mengelola pembayaran kepada pemasok. Kantor
otomatis membutuhkan pemroses data dan setidaknya satu profesional
teknologi informasi. Juga diperlukan satu atau lebih manajer administrasi,
 26

satu atau lebih sekretaris atau juru tulis, resepsionis atau operator telepon.
tor,staf pemeliharaan, dan, dalam beberapa sistem, seorang pengemudi
danstaf keamanan.

Staf dalam posisi pengadaan dan distribusi utamaharus terlatih dengan

baik dan bermotivasi tinggi, dengan kemampuan untuk mengelola proses
pengadaan secara efektif. Sayangnya, di banyak negara, orang dipindahkan
begitu mereka menjadi kompeten dalam suatu posisi, dan siklus baru
pelatihan dan jeda waktu antara pengangkatan dan kompetensi harus
dimulai lagi.

b. Gaji untuk staf pengadaan

Ketika gaji kantor pengadaan terlalu rendah untuk menghidupi individu

atau keluarga, atau jauh lebih rendah daripada untuk pekerjaan yang setara
di sektor swasta, praktik korupsi dan pengabaian tugas kemungkinan besar
akan terjadi. Masalah semacam ini meningkatkan kebutuhan dana untuk
menggantikan pencurian dan limbah yang dihasilkan. Pertama-tama,
membayar gaji yang wajar dan menerapkan kontrol yang ketat lebih hemat
biaya.

Di beberapa negara, merestrukturisasi kantor pengadaan sebagai unit

parastatal independen atau yang diprivatisasi mungkin merupakan satu-
satunya cara untuk membayar gaji yang memadai kepada staf.

c. Komunikasi dan Intelijen Pasar

Untuk berhasil di pasar internasional, program pengadaan memerlukan

dua jenis informasi penting: harga komparatif dan data ketersediaan produk
di pasar farmasi nasional dan internasional dan informasi tentang kapasitas,
keandalan, dan kualitas pemasok. Badan pengadaan sistem kesehatan tanpa
akses ke informasi harga atau catatan kinerja operator pemasok
internasionalmakandalam ruang hampa dan pada dasarnya bergantung pada
belas kasihan pasar.

Akses ke informasi tergantung pada komunikasi kapasitas. Koneksi

Internet dan email dan saluran telepon eksternal sangat penting dalam
 27

pengadaan modern, meskipun semua pengadaan dilakukan melalui pemasok

lokal. Untuk pengadaan internasional, akses langsung ke jalur luar negeri
adalah wajib.

d. Pelacakan kinerja sistem pengadaan

Sistem informasi manajemen (SIM) yang andal adalah salah satunya

elemen terpenting dalam pengadaan. Kurangnya SIM yang berfungsi atau
ketidakmampuan untuk menggunakannya dengan tepatpenyebab utama
kegagalan program.

MIS harus digunakan untuk melacak semua pesanan yang dilakukan,

jumlah dan status pengiriman dan penerimaan, kepatuhan dengan harga
kontrak, waktu tunggu setiap pesanan, pembayaran yang dilakukan oleh
kantor atau oleh anggota grup, status jaminan kinerja, dan hasil dari setiap
investigasi terkait kualitas produk.

Sistem informasi juga harus melacak kinerja unit sistem kesehatan,

jumlah pesanan yang dilakukan, pembayaran yang dilakukan, jumlah yang
sebenarnya dibeli dibandingkan dengan perkiraan, pembelian dari semua
pemasok kontrak, dan jika mungkin, pembelian farmasi dari pemasok
nonkontrak. Di semua kecuali sistem pengadaan terkecil,SIM harus
terkomputerisasi.

Sistem informasi pengadaan yang terkomputerisasi bergantung pada

perangkat lunak yang sesuai (Bab 50). Staf kunci harus terbiasa dengan
perangkat lunak, dan data yang kompeten personel entri harus tersedia.

e. Pengadaan Manual

Mencapai dan mempertahankan pengadaan yang berfungsi secara efisien

sistem adalah pekerjaan yang kompleks dan menuntut. menggunakan
kebijakan dan prosedur tertulis yang menjelaskan bagaimana proses
pengadaan harus dikelola dan bagaimana sistem pengadaan harus beroperasi
sangatlah penting. Manual prosedur yang komprehensif dapat memakan
waktu untuk dikembangkan, tetapi bermanfaat jika digunakan secara aktif
untuk mengarahkan dan mengelola staf.
 28

G. Jaminan keuangan
Program pengadaan tidak dapat berfungsi secara efektif ketika upaya telah
mengandalkan sepenuhnya pada anggaran public untuk mendukung pengadaan
obat-obatan, dengan obat-obatan yang disediakan gratis baik untuk pasien
rawat inap maupun rawat jalan. Di beberapa negara, pembelian obat telah
menghabiskan 20 hingga 40 persen dari total anggaran kesehatan masyarakat.
Kenyataannya adalah hanya sedikit Negara.

1. Sumber dana untuk pengadaan farmasi

Sumber utama dana untuk obat-obatan termasuk pembiayaan

pemerintah, iuran pengguna, asuransi kesehatan, pembiayaan bersama
masyarakat, dan pembiayaan donor.

Pertimbangan terpenting untuk pengadaan adalah akses reguler dan

ketersediaan dana serta akses yang memadai ke devisa. Dana pemerintah
dan donor terkadang dikeluarkan secara tidak teratur sepanjang tahun
keuangan, dan peraturan seringkali menetapkan bahwa dana harus
digunakan pada tahun di mana dana tersebut dialokasikan atau dikembalikan
ke itu Perbendaharaan. roti panggangada, ini faktors may make sayat
Difficult untuk mengoperasikan sistem pengadaan yang tepat dan untuk
mendapatkanharga terbaik.

Strategi seperti manajemen keuangan terdesentralisasi dan berbagai

jenis dana bergulir obat telah digunakan untuk memisahkan pengadaan
farmasi dari siklus pengobatan tahunan. Pemisahan ini juga seringkali
memerlukan beberapa bentuk pengembalian biaya, yang dikelola oleh
mekanisme desentralisasi. melepaskan siklus pengadaan dari siklus
perbendaharaan memiliki keuntungan manajemen yang substansial.
Manajemen inventaris membaik ketika obat-obatan dapat dipesan saat
dibutuhkan daripada pada saat yang sewenang-wenang dalam tahun fiskal
pemerintah. Ketika pemasok tahu bahwa pesanan akan segera dilakukan
setelah tender dan pembayaran akan dilakukan sesuai dengan persyaratan
kontrak, harga akan jauh lebih mahal.
 29

2. Akses ke pertukaran mata uang asing

Pengadaan obat-obatan hampir selalu membutuhkan pengeluaran

terbesar sistem kesehatan untuk pertukaran mata uang asing. Kekurangan
devisa dapat menghambat pengadaan internasional dan menjadi alasan suatu
negara untuk mencari dukungan donor untuk pembelian farmasi. Dalam
situasi di mana devisa dibatasi, pengadaan dan sistem manajemen farmasi
harus seefisien mungkin, sehingga mereka memanfaatkan sumber pasokan
lokal produk yang memenuhi standar kualitas yang ditetapkan dan
mendapatkan harga terbaik dalam pengadaan internasional. . Dokumentasi
yang baik tentang kebutuhan aktual dan penggunaan dana secara ekonomi
dapat membantu membenarkan peningkatan alokasi pertukaran mata uang
asing dari kementerian keuangan atau bank sentral. Sebagai contoh,mencoba
(Burnett 2003).

3. Mekanisme pembayaran yang andal

Seperti dibahas sebelumnya, harga farmasi rendah yang berkelanjutan

hanya mungkin jika program pengadaan dapat menjamin pembayaran yang
cepat secara penuh sesuai dengan persyaratan kontrak.

Salah satu contoh pembiayaan berkelanjutan adalah dana obat bergulir

yang dijelaskan dalam Studi Negara 18-2. Namun, dana obat bergulir hanya
berfungsi jika kemauan politik dan kemampuan keuangan ada untuk
mengisi kembali simpanan dalam dana setiap kali pembelian dilakukan. Jika
tidak, dana akan segera hilang. Contohnya banyak: satu kisah peringatan
datang dari Amerika Tengah, di mana seorang donor Eropa memberikan
modal untuk menggulirkan dana di beberapa negara. Dalam beberapa tahun,
semua kecuali satu dana telah dipenggal total. Negara tersebut melanjutkan
program selama satu tahun tambahan, tetapi negara tersebut mengalami
masalah berkala dengan pengisian ulang rekening setelah pembelian
dilakukan, yang mengakibatkan penundaan pengadaan dan persediaan di
fasilitas kesehatan; akhirnyasistem berakhir.
 30

4. Dukungan keuangan untuk kantor pengadaan

Layanan pengadaan dapat menjadi bagian dari gudang dan operasi

distribusi atau dibentuk sebagai kantor pengadaan yang terpisah. Dalam
kedua kasus tersebut, gaji dan biaya operasional dari fungsi pengadaan
harus ditutup. Untuk sistem pengadaan publik yang khas, satu-satunya
sumber pendanaan yang ada kantor pengadaan didukung melalui pemerintah
anggaran.

Untuk program pengadaan gabungan yang memiliki kantor pengadaan

terpusat yang bukan merupakan kantor resmi pemerintah,pilihan mungkin
termasuk:
a. Persentase pembayaran berkala ke kantor dari anggota grup,
berdasarkan nilai faktur pengiriman-ments
b. Persentase pembayaran dari anggota grup di awal siklus pengadaan,
berdasarkan nilai yang diproyeksikan dari total pengadaan, atau di akhir
siklus, berdasarkan nilai sebenarnya dari total pengiriman
c. Pembayarandari anggota kelompok berupa iuran tahunan tetap,
berdasarkan total pengeluaran dibagi jumlah wilayah dan lembaga
independen yang dilayani.

Pilihan yang tepat tergantung pada situasinya. Risiko dalam mengaitkan

penggantian biaya kantor pengadaan dengan nilai pembelian fasilitas
pengguna adalah kemungkinan insentif bagi kantor pengadaan untuk
meningkatkan, bukan menurunkan, harga dan total pembelian. Oleh karena
itu, jika pendekatan ini digunakan,check and balances harus dilakukan,
seperti menggunakan volume harga anggaran alih-alih harga beli sebenarnya
atau mengharuskan perwakilan pengguna membuat semua keputusan
pengadaan yang penting.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Bab ini berfokus terutama pada praktik terbaik untuk sistem kesehatan
yang mengelola pengadaan secara internal. Proses pengadaan yang efektif
berupaya untuk memastikan ketersediaan obat yang tepat dalam jumlah yang
tepat, dengan harga yang wajar, dan pada standar kualitas yang diakui. Obat-
obatan dapat diperoleh melalui pembelian, sumbangan, atau pembuatan.

Siklus pengadaan melibatkan langkah-langkah berikut-

1. Tentukan jumlah yang dibutuhkan
2. Rekonsiliasi kebutuhan & dana
3. Memilih metode pengadaan
4. Cari dan pilih pemasok
5. Tentukan persyaratan kontrak
6. Pantau status pesanan
7. Terima dan periksa obat-obatan
8. Melakukan pembayaran
9. Bagikan obat-obatan
10. Kumpulkan informasi konsumsi
11. Ulasan pilihan obat

Metode pengadaan utama yang digunakan oleh sistem kesehatan adalah

tender terbuka, tender terbatas, negosiasi kompetitif, dan pengadaan
langsung, yang bervariasi sehubungan dengan pengaruhnya terhadap harga,
waktu pengiriman, dan beban kerja kantor pengadaan. Dalam beberapa
tahun terakhir, beberapa sistem pengadaan sektor publik (terutama di
Amerika Latin) telah memperkenalkan pengadaan elektronik (tender Internet)
dan lebih khusus lagi pendekatan "lelang terbalik", meskipun metode ini
 32

belum banyak digunakan untuk pengadaan obat-obatan. Sumber pendanaan

( pemerintah dan donor) sering kali menentukan metode pengadaan mana
yang akan digunakan. Akhirnya, beberapa sistem kesehatan negara
berkembang membeli obat-obatan dan komoditas kesehatan langsung dari
agen pengadaan internasional, banyak di antaranya berbasis di Eropa.

Prinsip-prinsip utama pengadaan farmasi yang baik untuk sistem

kesehatan meliputi
1. Pengadaan dengan nama generic
2. Pengadaan terbatas pada daftar obat esensial atau daftar formularium
3. Pengadaan dalam jumlah besar
4. Kualifikasi dan pemantauan pemasok formal
5. Pengadaan yang kompetitif
6. Komitmen sumber tunggal
7. Jumlah pesanan berdasarkan perkiraan kebutuhan aktual yang dapat
diandalkan
8. Transparansi dan prosedur tertulis
9. Pemisahan fungsi utama
10. Pembayaran yang andal dan manajemen keuangan yang baik
11. Program jaminan kualitas produk
12. Audit keuangan tahunan dengan hasil yang dipublikasikan
13. Pelaporan rutin tentang kinerja pengadaan

Pada bab ini faktor yang mempengaruhi harga obat dan total biaya adalah
harga satuan, model pembelian dan total biaya serta biaya obat terlihat dan
tersembunyi.

Pengadaan dapat dilanjutkan dengan model pembelian yang berbeda-

pembelian tahunan, pembelian terjadwal, atau pembelian berkelanjutan.
Kombinasi yang berbeda dari model ini dapat digunakan pada tingkat sistem
yang berbeda atau untuk obat yang berbeda.

Pengadaan yang efektif adalah mekanisme untuk mengelola hubungan

pembeli-penjual untuk memastikan transaksi yang transparan dan etis yang
mengakibatkan pembeli menerima barang yang benar dan penjual menerima
 33

pembayaran tepat waktu. Proses kolaboratif diperlukan antara kantor

pengadaan, dengan persyaratan untuk staf terlatih dan sistem manajemen
yang sesuai, serta komite teknis dan kebijakan, yang dapat membuat
keputusan akhir mengenai obat mana yang akan dibeli, dalam jumlah berapa,
dan dari pemasok mana.

Pertimbangan utama untuk keberlanjutan finansial termasuk akses yang

dapat diandalkan ke dana untuk pembelian farmasi dan dukungan dari kantor
pengadaan, akses ke pertukaran mata uang asing untuk pengadaan
internasional, dan mekanisme pembayaran yang andal.
 34

DAFTAR PUSTAKA

Managemen Sciences for Health . 2012. MDS-3: Managing Access to Medicine

and Health Technologies. Arlington : Managemen Sciences for Health.