Perencanaan Sumber Daya Manusia

PENDAHULUAN

Fungsi operasional manajemen sumberdaya manusia yang pertama adalah pengadaan atau perekrutan
tenagakerja bagi keperluan organisasi (Ranupandoyo dan Suad Husnan, 2002). Supaya tenagakerja yang
akan direkrut untuk bekerja pada organisasi sesuai dengan keinginan, maka lebih dulu harus ditentukan
standar sumberdaya manusia sebagai pembanding- nya. Standar ini merupakan persayaratan minimum
yang harus dipenuhi agar seseorang karyawan bisa menjalankan pekerjaannya dengan baik. Studi
terhadap isi suatu jabatan untuk menentukan kebutuhan karyawan biasa disebut sebagai "analisis
jabatan". Tugas ini dilakukan oleh departemen sumberdaya manusia, tetapi mungkin juga, terutama di
perusahaan-perusahaan kecil, harus dilakukan oleh manajer lini. Salah satu manfaat pokok dari analisis
jabatan adalah evaluasi ja-batan (Ranupandoyo dan Suad Husnan, 2002). Untuk itu, suatu analisis
jabatan harus menyertakan analisis situasional dan bertindak sebagai batu penjuru terhadap evaluasi
jabatan dengan membentuk kriteria terhadap mana individu harus dievaluasi. Evaluasi jabatan mestilah
berhubungan secara langsung dengan aktivitas-aktivitas yang ada di dalam deskripsi jabatan. Karena
pekerjaan-pekerjaan yang berbeda mempunyai deskripsi pekerjaan yang berbeda, maka program
evaluasi haruslah menyediakan cara yang sistematik untuk mempertimbangkan perbedaan-perbedaan
ini dan memastikan evaluasi yang konsisten di seluruh pekerjaan dan karyawan yang mendudukinya
(Simamora, 2000).

Batasan Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi
yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Dengan demikian analisis
jabatan akan mencoba mengupas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas pertanyaan tentang apa
yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya,mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Hasil
dari analisis jabatan ini adalah deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job
specification).
Tujuan Analisis Jabatan

Tujuan utama analisis jabatan adalah: (a) guna menentukan derajat pengetahuan, keterampilan, dan
kemampuan yang dituntut suatu jabatan,(b) guna menentukan derajat berbagai tugas yang terkandung
dalam suatu jabatan dalam rangka perencanaan jabatan. Empat aspek tugas suatu jabatan yang dinilai
adalah frekuensi tugas dalam waktu tertentu, jumlah waktu yang dibutuhkan tugas tersebut, tingkat
kesulitan tugas, dan konsekuensi kesalahan. Kajian seperti ini biasanya diadakan secara mendalam oleh
konsultan ketenagakerjaan.

Analisis Jabatan versus Studi Gerak (Motion Study)

Pengertian analisis jabatan semestinya tidak dikacaukan dengan studi gerak (motion study). Sebab
meskipun keduanya sama-sama melakukan studi terhadap suatu jabatan, tetapi keduanya mempunyai
perbedaan mendasar. Proses analisis jabatan sendiri sebenarnya merupakan suatu pengumpulan data.
Berbagai pendekatan dapat digunakan untuk melakukan studi terhadap suatu jabatan, dan yang biasa
dipergunakan adalah:

a. Kuesioner (questionnaire)
b. Menuliskan cerita singkat (written narrative)
c. Pengamatan (observation)
d. Wawancara (interview)

adalah deskripsi jabatan, deskripsi jabatan merupakan suatu pernyataan yang teratur, dari berbagai
tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu. Penyusunan pernyataan ini hendaknya bisa mudah
dipahami. Dalam pembuatan deskripsi jabatan, bagian terpenting adalah membuat/menuliskan tugas-
tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu penyusunannya bisa dimulai dengan
mencoba pertanyaan-pertanyaan "apa" dan "mengapa" kita melakukan pekerjaan tersebut dan
"bagaimana" kita melaksanakannya. Sewaktu penyusunannya lebih baik dimulai dengan "kata kerja".

Deskripsi pekerjaan kemungkinan akan lebih valid jika memperhitikan hal-hal berikut (Simamora, 2000):

- Terfokus pada isi pekerjaan

- Menentukan keluaran (output) dari pekerjaan

- Hindari bahasa yang kabur

- Ranking komponen-komponen pekerjaan dalam urutan signifikansi

dan waktu yang dikorbankan untuk setiapnya.

- Gunakan deskripsi yang terpisah untuk setiap posisi.

Informasi di dalam deskripsi pekerjaan terbagi menjadi:

 a. Identifikasi. Bagian ini berisi nama pekerjaan, nomor pekerjaan, jumlah
karyawan yang mengerjakannya, tingkat upah, hubungan pelaporan,
dan departemen,

b. Ringkasan pekerjaan. Merupakan ringkasan umum tentang tanggung-

jawab utama dan komponen yang membedakan pekerjaan tersebut
dengan pekerjaan lainnya.

c. Kewajiban dan tanggungjawab. Pernyataan yang jelas dan akurat atas

tugas pokok, kewajiban, dan tanggungjawab yang dilaksanakan. Dapat
pula mencakup persentase waktu yang diberikan kepada setiap tugas, kondisi kerja dan bahaya
potensial, tanggungjawab pengawasan, dan
mesin serta peralatan yang digunakan manfaat tersebut adalah (Ranupandoyo dan Husnan,
2002):

Manfaat informasi analisis jabatan

Analisis jabatan disamping menghasilkan deskripsi dan spesifikasi jabatan, juga mempunyai berbagai
manfaat lainnya. Diantara berbagai manfaat tersebut adalah (Ranupandoyo dan Husnan, 2002):

a. Pengadaan tenaga kerja. Spesifikasijabatan merupakan standar personalia yang akan dipakai sebagai
pembanding para pelamar jabatan tersebut. Isinya akan memberikan dasar pembentukan prosedur
seleksi nantinya.

b. Latihan. Uraian tentang tugas-tugas dan perlengkapan yang digunakan akan menjadi bahan pembantu
di dalam pengembangan program-program latihan.

c. Evaluasi jabatan. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan/diselesaikan dengan
baik, maka deskripsijabatan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.

d. Promosi dan transfer. Informasi jabatan akan membantu dalam menentukan salinan promosi ataupun
transfer. Organisasi. Informasijabatan yang diperoleh dari analisis jabatan seringkali menghasilkan
petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.

f. Induksi. Untuk pegawai baru, deskripsi jabatan akan sangat berguna untuk maksud/tujuan organisasi.
Deskripsi jabatan akan memberikan gambaran tentang pekerjaan yang harus dilakukan,.

g. Konsultasi. Informasi jabatan akan sangat berguna dalam pemberian konsultasi, baik bagi yang belum
bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatannya sekarang ini.

h. Analisis jabatan memberikan keterangan yang akan membantu dalam kemungkinan perubahan
jabatan supaya bisa diisi oleh karyawan-karyawan dengan sifat khusus.

PEMBAHASAN

PERENCANAAN TAKTIS SUMBERDAYA MANUSIA

Konsep Perencanaan Sumberdaya Manusia

Perencanaan Taktis adalah alokasi dari sumber-sumber organisasi menjadi lebih khusus dalam unit-unit
organisasi dan posisi-posisi pekerjaan(jabatan). Pada tingkat fungsi perencanaan, perencanaan taktis
merupakan pembagian usaha sumberdaya manusia.

Terdapat dua konsep utama dalam perencanaan taktis bagi sumberdaya manusia yaitu :

 Bidang aktivitas: pengelompokan (cluster) aktivitas-aktivitas yang dapat dikontrol oleh

pernyataan kebijakan yang telah umum.

 Seperangkat kebijakan: satu kelompok (group) kebijakan-kebijakan yangbersama-sama

mengontrol keseluruhan tactical activity area.

Bidang Aktivitas/Activity Areas

Identifikasi bidang aktivitas merupakan kunci bagi perencanaan taktis untuk fungsi sumberdaya
manusia. Dengan memilih bidang-bidang yang penting bagi rencana strategis, komite taktikal pe-
rencanaan sumberdaya manusia berkonsentrasi untuk mengontrol bidang-bidang tersebut dan
membantu untuk memastikan bahwa rencana strategis yang dimaksud dapat terlaksana.

Terdapat dua metode dalam mengidentifikasi bidang aktivitas yaitu:

(1) Judgmental selection: pilihan didasarkan pada kontribusi bagi strategi- strategi sumberdaya manusia.

(2) Empirical selection: pilihan didasarkan pada kontribusi bagi tujuan2 (objectives) sumberdaya
manusia.

Organisasi yang kecil dengan operasi di satu atau beberapa lokasi biasanya menggunakan judgmental
selection. Sedangkan organisasi yang lebih besar dengan operasi dibanyak lokasi biasanya menggunakan
kedua metode tersebut.

Proses Perencanaan Sumberdaya Manusia Taktis

Komite perencanaan sumberdaya manusia taktis harus merancang serangkaian kebijakan taktis.
Pedoman untuk Merancang kebijakan Taktis yang dapat diterapkan untuk serangkaian kebijakan taktis
adalah sebagai berikut:

 Rangkaian kebijakan taktis harus bersifat kompatibel dengan struktur distributif lainnya (struktur
organisasi), budaya organisasi, dan anggaran finansial.

 Rangkaian kebijakan taktis harus mempersiapkan upaya manajemen sumberdaya manusia untuk
mendapatkan incremental return yang sama.
  Rangkaian kebijakan taktis harus dapat berfungsi sebagai bagian yang terintegrasi untuk
mengimplementasi rencana-rencana strategis. Rang-
kaian kebijakan taktis dan strategi-strategi sumberdaya manusia harus memiliki hubungan yang
bersifat mutually interactive sehingga masing-masing dapat diatur menjadi efektivitas yang
optimum dari hubungan tersebut.
 Rangkaian kebijakan taktis harus sesuai dengan rancangan organisasi dan identitas organisasi.
 Rangkaian kebijakan taktis harus menyisakan ruang bagi pembuatan keputusan berikutnya oleh
line managers dan personel manejemen sumberdaya manusia dalam operasional sehari-hari.
 Rangkaian kebijakam taktis harus memuat pernyataan kebijakan yang selalu dikaji secara
periodik dan kapanpun jika rencana-rencana strategis berubah.
 Rangkaian kebijakan taktis harus menghasilkan perilaku diingikan.

PERENCANAAN SUMBERDAYA MANUSIA AKAN KEBUTUHAN PELATIHAN

Pengertian Pelatihan dan Pengembangan

Pelatihan sebagai bagian pendidikan yang menyangkut proses beIajar untuk memperoleh dan
meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu yang singkat dengan
metode yang lebih mengutamakan pada praktik daripada teori. Sementara itu keterampiIan adalah
meliputi pengertian physical skill, intellectual skill, social skill,managerial skill dan lain-lain.

Pelatihan secara singkat didefinisikan sebagai suatu kegiatan untuk meningkatkan kinerja saat ini
dan kierja di masa depan.

Pengembangan manajemen adalah suatu proses bagaimana manajemen mendapatkan pengalaman,

keahlian dan sikap untuk menjadi atau meraih sukses sebagai pemimpin dalam organisasi mereka.
Karena itu, kegiatan pengembangan ditujukan membantu karyawan untuk dapat menangani
jawabannya di masa mendatang, dengan memperhatikan tugas dan kewajiban yang dihadapi sekarang.

Proses Pengembangan Sumberdaya Manusia

Pengembangan merupakan usaha-usaha untuk meningkatkan kemampuan para karyawan untuk

menangani beraneka tugas (Mathis & Jackson,2000). Sedangkan menurut Simamora (2004),
pengembangan adalah penyiapan individu untuk memikul tanggung jawab yang berbeda atau yang lebih
tinggi di dalam organisasi. Pengembangan biasanya berhubungan dengan peningkatan kemampuan
intelektual atau emosional yang diperlukan untuk menunaikan pekerjaan yang lebih baik.

Pengembangan dimulai dari rencana-rencana sumberdaya manusia organisasi karena rencana ini
menganalisis, meramalkan, dan menyebutkan kebutuhan organisasional untuk sumberdaya manusia
pada saat ini dan masa yang akan datang. Selain itu perencanaan sumberdaya manusia mengantisipasi
gerakan orang-orang dalam organisasi yang disebabkan oleh pensiun, promosi, dan pemindahan. Selain
itu perencanaan sumberdaya manusia membantu menyebutkan kapabilitas yang dibutuhkan oleh
organisasi tersebut di masa yang akan datang dan perkembangan yang dibutuhkan agar orang-orang
tersedia untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Berikut ini akan digambarkan proses pengembangan sumberdaya manusia dalam suatu organisasi :
 1. Merumuskan rencana sumberdaya manusia. yaitu menganalisis, meramalkan, dan menyebutkan
kebutuhan organisasional untuk sumberdaya manusia pada saat ini dan masa yang akan datang.

2. Menyebutkan kapabilitas-kapabilitas yang penting. Yang dimaksud adalah pengembangan

seperti apa yang mungkin dibutuhkan oleh seseorang untuk mengembangkan kapabilitasnya
berdasarkan orang tersebut dan kapabilitas yang dibutuhkan.

3. Menjalankan rencana suksesi

Perencanaan suksesi adalah proses pengidentifikasian rencana jangka lebih panjang untuk
penggantian karyawan-karyawan kunci secara berurutan.

4. Menilai kebutuhan pengembangan

Yaitu menganalisis apa yang dibutuhkan oleh seseorang melalui pengembangan, yang bertujuan
untuk menyebutkan kelebihan dan kekurangannya.

5. Melaksanakan rencana pengembangan: Organisasional dan individual

6. Menentukan pendekatan-pendekatan pengembangan: Pada pekerjaan (Job-site)

dan di luar pekerjaan (off-site).

a. Metode pada Pekerjaan

 Beberapa alat yang dapat digunakan adalah :

1. Pelatihan, yaitu latihan dan umpan balik yang diberikan kepada

karyawan-karyawan oleh para supervisor langsung. Pelatihan
meliputi sebuah proses pembelajaran melalui praktik (learning
by doing) yang berlangsung terus-menerus.

2. Tugas/Pertemuan Komite

3. Rotasi pekerjaan, yaitu proses pemindahan seorang karyawan

dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain.

4. Posisi "asisten"

5. Pengembangan secara online

b. Metode di Luar Kantor

Berikut adalah beberapa metode pengembangan di luar kantor,

yaitu:

1. Kursus dan perkuliahan

2. Pelatihan hubungan manusia, berupaya untuk mempersiapkan supervisor untuk menangani

permasalahan dengan orang lain yang dibawa oleh karyawannya. Pelatihan ini berfokus pada
pengembangan keterampilan hubungan manusia yang dibutuhkan seseorang untuk bekerja
sama dengan orang dengan baik.

3. Simulasi (permainan bisnis), yaitu teknik pengembangan yang mengharuskan para partisipan
untuk menganalisis sebuah situasi
dan memutuskan tindakan terbaik berdasarkan pada data yang
ada.

4. Cuti panjang dan cuti ketidakhadiran

Cuti panjang adalah waktu Iibur kerja yang diberikan untuk
mengembangkan dan menyegarkan kembali seseorang.

Mengevaluasi keberhasilan

Kriteria yang efektif digunakan untuk mengevaluasi ke-giatan pelatihan dan pengembangan adalah
yang berfokus pada outcome-nya(hasil akhir). Hal-hal yang perlu diperhatikan para instruktur adalah
sebagai berikut:
 a. Reaksi dari para peserta terhadap proses dan isi

b. Pengetahuan atau proses belajar yang diperoleh

c. Perubahan perilaku

d. Hasil atau perbaikan yang dapat diukur baik secara individu maupun
orgamsasi.

KEBIJAKAN

Kebijakan (policy) adalah pedoman umum untuk pengambilan keputusan-keputusan organisasional.

Kebijakan sumberdaya manusia mengarahkan tindakan-tindakan sebuah organisasi menuju pencapaian
tujuannya. Tujuan cenderung menentukan apa yang akan dilakukan, sedangkan kebijakan menjelaskan
bagaimana hal tersebut akan dilaksanakan. Dengan demikian, secara filosofis kebijakan sumberdaya
manusia merupakan rencana yang berdiri sendiri yang melengkapi garis pedoman umum dan
mengarahkan pemikiran manajer pada persoalan-persoalan personalia.

Kebijakan sumberdaya manusia mempunyai tiga manfaat utama:

A. Meyakinkan karyawan bahwa mereka akan diperlakukan secara adil dan obyektif.

B. Membantu manajer melaksanakan keputusan dengan cepat dan konsisten.

C. Memberikan manajer keyakinan untuk memecahkan masalah personalia dan mempertahankan

keputusan mereka.

Seperangkat Kebijakan Pengembangan kebijakan dalam bidang aktivitas taktis

Ketika bidang aktivitas telah dipilih untuk digunakan sebagai taktik,maka kebijakan-kebijakan harus
dikembangkan bagi bidang-bidang tersebut. Kebijakan-kebijakan yang diambil harus konsisten dengan
filosofi organisasi yang berkaitan dengan sumberdaya manusia dan dengan tujuan serta strategi
sumberdaya manusia. Setidaknya beberapa kebijakan telah ada sebelumnya bagi setiap bidang.
Kebijakan-kebijakan tersebut harus direvisi sehingga bermanfaat bagi tujuan taktis. Analisis yang
dilakukan untuk memilih bidang aktivitas akan menyarankan topik spesifik dan bahkan pemilihan kata
yang spesifik untuk pernyataan kebijakan. Jika bidang aktivitas yang terpilih berdasarkan metode
judgmental, maka anggota komite perencanaan taktik harus mempersiapkan laporan yang menyatakan
alasan-alasan mereka bahwa strategi-strategi yang diambil akan melibatkan setiap area aktivitas yang
terpilih. Alasan-alasan tersebut menunjuk pada keputusan penting yang harus dikontrol dengan
kebijakan. Jika bidang aktivitas dipilih berdasarkan metode empiris, perhatian pada pengukuran
termasuk dalam setiap faktor (bidang aktivitas) yang menyediakan petunjuk bagi keputusan penting
yang harus dikontrol dengan kebijakan. Pengukuran tersebut lebih menitikberatkan pada faktor yang
menekankan perhatian lebih besar dalam pengembangan kebijakan.

Kebijakan Promosi Dan Transfer Definisi Promosi

Salah satu dorongan seseorang untuk bekerja pada suatu organisasi atau perusahaan adalah adanya
kesempatan untuk maju. Sudah mejadi sifat dasar manusia pada umumnya untuk menjadi lebih baik,
lebih maju dari posisi yang dipunyai saat ini (Ranupandoyo & Suad Husnan, 2002). Kesempatan untuk
maju di dalam organisasi sering disebut sebagai promosi (naik pangkat). Suatu promosi berarti
perpindahan dari suatu jabatan ke jabatan yang lain yang mempunyai status dan tanggungjawab yang
lebih tinggi. Biasanya perpindahan ke jabatan yang lebih tinggi disertai dengan peningkatan gaji/upah
dan hak-hak lainnya. Walaupun demikian, ada promosi yang tidak diserti dengan peningkatan gaji, yang
disebut sebagai promosi "kering". Promosi dibedakan dengan transfer, karena transfer hanya
menyangkut kepindahan jabatan ke j abatan yang sama, dalam artian status, tanggungjawab, dan gaji.

KESIMPULAN
Kebijakan sumberdaya manusia merupakan kebijakan yang terintegrasi dan komprehensif. Terkait
dengan masalah perekrutan, seleksi, sampai pada masalah promosi dan transfer, maka kesemuanya
tidak lepas dari suatu rangkaian proses manajemen sumberdaya manusia. Setidaknya ada beberapa hal
yang menjelaskan hal tersebut, antara lain:

A. Kebaikan suatu sistem perektrutan misalnya, akan berdampak pada keleluasaan organisasi
dalam melakukan seleksi.

B. Seleksi yang baik dengan ditunjang suatu prosedur baku akan berdampak pada perolehan
tenaga kerja yang tepat dan ditempatkan pada tempat yang tepat sesuai kualifikasinya.

C. Promosi muncul sebagai upaya untuk mengakomodasi dua kepentingan dalam organisasi dan
tentunya perubahan-perubahan organisasional. Meskipun menjadi sebuah keharusan, namun
kriteria promosi yang baik, baik setiap organisasi memiliki perbedaan-perbedaan tertentu.

D. Berlakunya program transfer tidak terlepas dari proses awal manajemen

sumberdaya manusia, terutama masalah pe-rekrutan, penempatan dan seleksi. Di sinilah
sebenarnya salah satu ukuran efektivitas dari praktik manajemen sumberdaya manusia
diketahui.