RRC/EI/46

Teknik Analisa Gap Pengembangan Teknologi Informasi

Richardus Eko Indrajit

Renaissance Research Center
eko@indrajit.org

ABSTRAK manusia untuk membangun keseluruhan sistem tersebut

sekaligus. Manajemen harus mampu melakukan
Jika manajemen puncak sebuah perusahaan ditanya pemilahan terhadap pengembangan sistem informasi
sistem informasi apa yang ingin diimplementasikan di tersebut dilihat dari tingkat kepentingannya (prioritas)
perusahaannya, tentu saja jawaban yang didapat adalah bagi perusahaan, sehingga dapat ditentukan sistem mana
suatu sistem informasi yang baik dengan didukung oleh saja yang harus segera dibangun (jangka pendek), dan
komponen teknologi informasi yang tercanggih. Namun sistem mana saja yang dapat dikembangkan di kemudian
jika yang bersangkutan mengetahui berepa besar biaya hari (jangka menengah dan jangka panjang). Salah satu
investasi dan operasional yang harus dikeluarkan untuk kerangka yang dapat dipergunakan untuk memecahka
mengembangkan dan memelihara sistem informasi permasalah ini adalah Strategic Distinction Model.
tersebut, baru mereka berfikir dan berusaha untuk
meralat pandangannya. Ada sebuah model yang dapat Strategic distinction model merupakan sebuah matriks
dipergunakan oleh manajemen perusahaan dalam sederhana yang memiliki dua dimensi. Dimensi pertama
mempertimbangkan pengembangan teknologi informasi (axis) menggambarkan posisi sistem informasi yang akan
di perusahaannya. Model yang diberi nama Strategic dimiliki (“TO BE”) dan yang saat ini dimiliki perusahaan
Distinction Model ini dikembangkan oleh sebuah (“AS IS”) terhadap sistem serupa yang dimiliki
konsultan manajemen internasional yang berfungsi untuk kompetitor utama. Dasar dari pertimbangan ini adalah
memposisikan pengembangan portfolio proyek-proyek prinsip bahwa sebuah perusahaan berorientasi profit
teknologi informasi yang ada di perusahaan berdasarkan mempergunakan sistem informasi sebagai senjata dalam
skala prioritas dan keterbatasan sumber daya yang bersaing. Sehubungan dengan hal tersebut, perusahaan
dimiliki. dapat melihat dan menentukan apakah sistem informasi
yang ada atau yang diharapkan untuk dibangun di masa
Setiap perusahaan biasanya telah memiliki visi dan misi depan ditargetkan untuk lebih buruk (weaker), kurang
yang ingin dicapai dalam suatu jangka waktu tertentu. lebih sama (equal), atau lebih baik (stronger) daripada
Dalam cetak biru perencanaan korporat (business plan) yang dimiliki pesaing.
biasanya dicantumkan
pula rencana Dimensi kedua (ordinat)
pengembangan sistem menggambarkan
informasi dan teknologi bagaimana manajemen
inoformasi sebagai salah perusahaan melihat
satu komponen strategis peranan sistem informasi
perusahaan. Melihat tertentu dalam kerangka
bahwa dalam sebuah strategis perusahaan.
sistem informasi terdapat Sebuah sistem informasi
berbagai komponen- dikatakan memiliki fungsi
komponen sub-sistem yang sangat kritikal (core)
yang harus dikembangkan jika keberadaannya mutlak
(misalnya sistem dibutuhkan perusahaan.
informasi pemasaran, Dengan kata lain, tanpa
sistem informasi sistem tersebut bekerja
keuangan, sistem dengan baik, perusahaan
informasi sumber daya akan mengalami kesulitan
manusia, sistem informasi dalam menjalankan
penjualan, dan lain aktivitas bisnisnya.
sebagainya), tentu saja harus terdapat strategi khusus Kategori kedua adalah sistem informasi yang dibutuhkan
dalam pengembangannya. Alasan utamanya adalah oleh perusahaan karena fungsinya sebagai penunjang
keterbatasan sumber daya finansial dan sumber daya aktivitas bisnis (necessity). Jenis sistem ini tidak

1
RRC/EI/46
sepenting kategori pertama, namun perusahaan tetap
harus memilikinya demi kelancaran proses usaha.
Kategori ketiga adalah sistem informasi yang pada
dasarnya hanya merupakan pelengkap saja bagi
perusahaan (necessity), sehingga secara operasional dapat
diserahkan pemeliharaannya pada pihak ketiga
(outsource).
Cara penggunaannya cukup mudah. Katakanlah
berdasarkan analisa kebutuhan, perusahaan memutuskan
untuk mengembangkan lima buah sistem informasi,
masing-masing diberi nomor 1 sampai dengan 5 (lihat
gambar). Sesuai dengan misi yang dicanangkan
perusahaan, dalam suatu jangka waktu tertentu,
perusahaan harus memiliki SI1 yang lebih baik dari
kompetitor. Perusahaan juga menilai bahwa keberadaan
SI1 ini sifatnya sangat kritikal bagi kelangsungan hidup
perusahaan. Dalam strategic distinction model, sistem
yang akan dikembangkan ini diletakkan pada koordinat
STRONGER-CORE (karena merupakan target, sistem ini
dinamakan sebagai “TO BE”). Melihat bahwa pada
dasarnya saat ini perusahaan telah memiliki SI1 tersebut
(dalam tahap pengembangan terntentu), maka langkah
selanjutnya adalah melakukan penilaian dimana posisi
sistem tersebut pada saat analisa ini (posisi “AS IS”). Dari
contoh terlihat bahwa berdasarkan evaluasi, sistem SI 1
yang dimiliki sekarang memiliki posisi EQUAL-
NECESSITY. Jelas terlihat bahwa terdapat suatu gap yang
cukup besar antara posisi sistem yang diinginkan dengan
keadaannya saat ini, sehingga manajemen perusahaan
harus menjalankan langkah-langkah tertentu agar misi
pencapaian sistem yang diinginkan dapat terpenuhi.
Pemetaan yang sama dilakukan terhadap sistem SI 2, SI3,
SI4, dan SI5 untuk melihat secara jelas gap yang terjadi
antara keinginan dan kenyataan.
Bagaimana langkah yang harus diambil manajemen
setelah melakukan analisa gap ini? Pada dasarnya,
langkah yang harus diambil adalah tergantung dari
besarnya gap yang terjadi dalam dua matriks dua dimensi
tersebut:
 Pada dimensi pertama (axis), membawa sebuah
sistem dari posisi WEAKER ke EQUAL atau
dari posisi EQUAL ke STRONGER biasanya
memiliki korelasi langsung dengan besarnya
investasi yang harus dikeluarkan perusahaan
untuk membangun sistem informasi tersebut.
Sehingga dengan kata lain, perusahaan harus
mengalokasikan sejumlah dana tertentu untuk
dapat membangun sistem informasinya, sehingga
gap yang ada dapat ditutup. Sebaliknya, jika
ingin membawa sistem informasi dari posisi
STRONGER ke EQUAL atau dari posisi
EQUAL ke WEAKER, maka perusahaan harus
mengurangi investasi atau pengeluaran untuk
2
sistem informasi yang telah dilakukan saat ini
(adanya fenomena over investment).
 Pada dimensi kedua (ordinat), membawa posisi
sistem informasi dari SUPPORT ke NECESSITY
atau dari posisi NECESSITY ke CORE (atau
sebaliknya) berkaitan secara langsung dengan
manejemen perubahan, karena dimensi ini
memperlihatkan bagaimana manajemen
menempatkan peranan sistem informasi dalam
kerangka strategis perusahaan. Sama seperti
halnya pada dimensi pertama, untuk melakukan
hal ini dibutuhkan investasi dan usaha yang tidak
mudah agar gap yang ada dapat segera ditutup.
Bagaimana jika ternyata perusahaan tidak memiliki
sumber daya finansial maupun sumber daya lain yang
cukup? Jawabannya adalah prioritas. Berikut adalah
urutan prioritas dari sistem yang harus dikembangkan
berdasarkan target yang diinginkan oleh perusahaan (“TO
BE”) berkaitan dengan dua dimensi pada Strategic
Distinction Model:
1. CORE dan STRONGER;
2. CORE dan EQUAL;
3. NECESSITY dan STRONGER;
4. NECESSITY dan EQUAL;
5. CORE dan WEAKER;
6. NECESSITY dan WEAKER;
7. SUPPORT dan STRONGER;
8. SUPPORT dan EQUAL; dan
9. SUPPORT dan WEAKER.
REFERENSI
Earl, Michael J. Management Strategies for Information
Technology, United Kingdom: Prentice Hall International,
1989.
RICHARDUS EKO INDRAJIT adalah Kepala
Program Studi Sistem Informasi STIMIK
Perbanas dan Dosen Inti di Program Pasca
Sarjana Universitas Bina Nusantara.
Menyelesaikan pendidikan Sarjana Teknik
Komputer di ITS Surabaya, Master of Applied
Computer Science di Harvard University, Master
of Business Administration di Leicester
University, dan Doctor of Business
Administration di University of the City of
Manila. Selain mengajar di Program Pasca
Sarjana Universitas Indonesia, Universitas
Atmajaya, dan Institut Pengembangan
Manajemen Indonesia, serta aktif sebagai
konsultan dan peneliti di Lembaga Ketahanan
Nasional (Lemhannas), bekerja pula sebagai
Direktur Sistem Informasi di perusahaan
konsultan Renaissance Advisors. Pengetahuan di
bidang teknologi informasi dan manajemen
sistem informasi diperoleh dari pengalaman
RRC/EI/46

praktis di industri keuangan, perbankan, Softcopy dari makalah dan dokumen ini tersedia melalui
manufaktur, penerbangan, pertambangan, website personal Richardus Eko Indrajit di alamat:
telekomunikasi, pendidikan dan kesehatan. http://www.indrajit.org.

Jakarta,4 Agustus 1999.