LAPORAN AKHIR KULIAH KERJA PRAKTIK (KKP)

PROSEDUR MEMBALAS SURAT MASUK MENGENAI DATA

KEPENDUDUKAN DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN
SIPIL KABUPATEN DELI SERDANG

OLEH:

NABILLA FAZARIANI
NIM. 0703171007

JURUSAN MATEMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA
MEDAN
2020
Persetujuan

LAPORAN AKHIR KULIAH KERJA PRAKTIK (KKP)

MAHASISWA PROGRAM STUDI MATEMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN
DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
KABUPATEN DELI SERDANG

OLEH:

NABILLA FAZARIANI
NIM. 0703171007

Menyetujui
Dosen Pembimbing

ISMAIL HUSEIN, M.Si

NIP. 199104222019031015

Mengetahui
An.Kepala Dinas Kependudukan dan Ka. Program Studi Matematika
Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang
Sekretaris

Jahar Efendy, S.Sos, M.Ap Dr. Sajaratud Dur, M.T

NIP. 19660315 199303 1 015 NIP. 19731013 200501 2 005

i
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah segala puji hanya milik Allah, Tuhan sekalian alam. Atas
rahmad dan karunia-Nya yang telah memberikan kemudahan sehingga penulis
dapat menyelesaikan Laporan Akhir Kuliah Kerja Praktik di Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang. Shalawatt berangkaikan salam
semoga terlimpah curahkan kepada Nabi Muhammad SAW. beserta kerabat,
sahabat, dan para pengikutnya sampai akhir zaman, sosok yang telah membawa
manusia dan seisi alam dari zaman kegelapan sampai saat ini sehingga kita
menjadi manusia beriman, berilmu, dan beramal shaleh agar menjadi manusia
yang berkahlak mulia.
Laporan Akhir Kuliah Kerja Praktik ini dibuat sebagai bentuk
pertanggungjawaban setelah penulis melakukan Kuliah Kerja praktik di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang selama 1 (satu)
bulan, yang diajukan sebagai syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Strata I
Jurusan Matematika Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri
Sumatera Utara.
Dalam penyusunan Laporan Akhir Kuliah Kerja Praktek ini, penulis
mendapar masukan, bimbingan, petunjuk, nasehat dari berbagai pihak. Untuk itu
penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Bapak Dr.H.M. Jamil, MA, sekalu dekan Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara
2. Ibu Dr. Sajaratud Dur, M.T, selaku ketua Jurusan Matematika Fakultas
Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sumatera Utara
3. Bapak Dr. Ismail Husein, M.Si, selaku Dosen Pembimbing dan
penyusunan Laporan Akhir Kuliah Kerja Praktik ini.
4. Bapak H.Gustur Husin Siregar, SH, selaku Kepala Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang
5. Bapak Jahar Efendy, S.Sos, M.Ap, selaku Sekretaris Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang

ii
 6. Ibu Christina Helen Siagian, S.Sos, selaku Kepala Bidang Pemanfaatan
Data dan Inovasi Pelayanan sekaligus pembimbing Kuliah Kerja Praktik
penulis di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli
Serdang
7. Seluruh pegawai dan staf Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabuaten Deli Serdang
8. Orang tua dan keluarga serta sahabat yang telah memberikan doa serta
dukungan baik secara moril maupun secara meteril untuk penulis dalam
penyusunan Laporan Akhir Kuliah Kerja Praktik ini.
Penulis menyadari dalam proses penulisan Laporan Akhir Kuliah Kerja
Praktik ini masih memiliki kekurangan baik materi maupun cara penulisannya
namun demikian penulis telah berupayah dengan segala kemampuan dan
pengetahuan yang dimiliki sehingga dapat selesai dengan baik. Akhir kata, peulis
berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Medan, 23 November 2020

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

Persetujuan .................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ................................................................................... ii
DAFTAR ISI .................................................................................................. iv
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... vi

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1

1.1 Latar Belakang Kuliah Kerja Praktik ...................................... 1
1.2 Tujuan Kuliah Kerja Praktik .................................................... 3
1.3 Manfaat Kuliah Kerja Praktik .................................................. 3
1.4 Ruang Lingkup Kuliah Kerja Praktik ...................................... 4

BAB II GAMBARAN UMUM INTANSI ................................................... 6

2.1 Profil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Deli Serdang ............................................................ 6
2.2 Kebijakan Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten Deli Serdang .................................................... 9
2.3 Strategi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Deli Serdang ............................................................ 10
2.4 Lokasi Dinas Kependudukan dan Penatatan Sipil
Kabupaten Deli Serdang ............................................................ 10
2.5 Logo Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Deli Serdang ............................................................ 11

BAB III ORGANISASI DAN MANAJEMEN INTANSI

3.1 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang ................................ 13
3.2 Pembagian Tugas dan Tanggng jawab ..................................... 13
3.3 Jumlah Tenaga Kerja ................................................................. 14

iv
BAB IV TEMUAN KASUS DAN PEMBAHASAN ................................... 28
4.1 Temuan Kasus ............................................................................. 28
4.2 Pembahasan Kasus ..................................................................... 28

BAB V PENUTUP ......................................................................................... 31

5.1 Kesimpulan .................................................................................. 31
5.2 Saran ............................................................................................ 32

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 33

LAMPIRAN-LAMPIRAN ............................................................................ 34

v
 DFTAR GAMBAR

Gambar. 2.1. Logo Dukcapil Kabupaten Deli Serdang ............................. 11

Gambar. 3.1. Struktur Organisasi Dukcapil Kabupaten Deli Serdang ... 12
Gambar. 4.1. Surat masuk ........................................................................... 29
Gambar. 4.2. Surat balasan .......................................................................... 29

vi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kuliah Kerja Praktik merupakan kegiatan akademik yang berorientasi pada
bentuk pembelajaran mahasiswa untuk mengembangkan dan meningkatkan
tenaga kerja yang berkualitas di lapangan kerja. Dengan mengikuti Kuliah Kerja
Praktik diharapkan dapat menambah pengetahuan, keterampilan dan pengalaman
mahasiswa dalam mempersiapkan diri memasuki dunia kerja yang sebenarnya.
Mengingat mutu pendidikan telah menjadi sorotan di mata dunia pendidikan baik
dari dalam maupun luar negeri demi terciptanya sumber daya manusia yang
berkualitas yang mampu membuat dunia menjadi maju dan menjadikan kehidupan
yang lebih baik.
Mengingat tidak mudah untuk mengahasilkan tenaga kerja yang terampil dan
berkualitas maka banyak perguruan tinggi berusaha untuk meningkatkan kualitas
sumber daya manusia dengan cara meningkatkan mutu pendidikan dan
menyediakan sarana-sarana pendukung agar dihasilkan lulusan yang handal.
Demikian sehingga, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri
Sumatera Utara Medan mewajibkan mahasiswanya untuk melaksanakan Kuliah
Kerja Praktik, sehingga mahasiswa dapat mengaplikasikan ilmu yang telah
diperoleh di bangku perkuliahan ke dalam lingkungan kerja yang sebenarnya.
Selain untuk memenuhi kewajiban akademik, diharapkan kegiatan Kuliah Kerja
Praktik dapat menjadi penghubung antara dunia kerja dengan dunia pendidikan
serta dapat menambah pengetahuan tentang dunia kerja sehingga mahasiswa akan
mampu mengatasi persaingan di dunia kerja.
Kuliah Kerja Praktek merupakan wujud aplikasi terpadu antara sikap,
kemampuan dan keterampilan yang diperoleh mahasiswa dibangku kuliah. Selain
menimba ilmu pengetahuan, keterampilan dan pengalaman. Kuliah Kerja Praktik
merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan S1 Matematika,
Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Sumatera Utara, Medan.
Melalui Kuliah Kerja Praktik ini mahasiswa akan memperoleh kesempatan untuk

1
mengembangkan cara berpikir, menambah ide-ide yang berguna dan dapat
menambah pengetahuan mahasiswa dapat menumbuhkan rasa disiplin dan
tanggung jawab mahasiswa terhadap apa yang ditugaskan kepadanya.
Oleh Karena itu semua teori-teori yang dipelajari dari berbagai mata kuliah
dibangku kuliah dapat secara langsung dipraktikkan di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang yang berhubungan dengan data statistik
dan pengaplikasiannya dalam komputer. Dalam hal ini dapat diketahui bahwa
teori yang dipelajari sama dengan yang ditemui di dalam praktiknya sehingga
teori tersebut dapat dilaksanakan dengan baik. Sebagaimana diketahui bahwa teori
merupakan suatu ilmu pengetahuan dasar bagi perwujudan praktik. Oleh karena
itu untuk memperoleh pengalaman dan perbandingan antara teori dan praktik,
maka mahasiswa diharuskan menjalani praktik kerja lapangan di intansi
pemerintah atau perusahaan swasta sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi
sebelum menyelesaikan studinya.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah badan hukum yang
dibentuk untuk menyelenggarakan administrasi kependudukan. Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang memiliki tujuan
untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang berbasis good governance dan
clean goverment dengan sasaran meningkatnya kapasitas kelembagaan
pemerintahan daerah dan kualitas pelayanan publik.
Di masa pandemi Covid-19, banyak intansi pemerintahan ataupun perusahaan
swasta tidak menerima mahasiswa untuk magang/PKL/KKP terutama di wilayah
Kota Medan. Sehingga penulis berinisiatif mencari tempat untuk magang di
intansi pemerintahan di daerah Kabupaten Deli Serdang. Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang merupakan salah satu intansi
pemerintahan yang menerima mahasiswa untuk magang/PKL/KKP. Seluruh
intansi Pemerintahan di Kabupaten Deli Serdang sangat tersusun rapi dan tidak
jauh dari jalan lintas Sumatera, sehingga memudahkan mahasiswa dalam
mengakses transportasi menuju Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Deli Serdang tersebut.

2
1.2 Tujuan Kuliah Kerja Praktik
Kuliah Kerja Praktik Mahasiswa Program Studi Matematika Fakultas Sains
dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sumatera Utara (UIN SU) Medan
mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Melatih diri agar tanggap dan peka dalam menghadapi masalah di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang.
2. Menemukan dan mengenali penerapan teori statistika dari yang paling
sederhana sampai ke bentuk kompleks untuk mendapatkan dan
memanfaatkan informasi dari sekelompok data.
3. Meningkatkan keterampilan mahasiswa secara individu dan bekerja sama
dalam kelompok untuk menjadi pekerja yang profesional di bidangnya
setelah menyelesaikan studinya.
4. Menerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang didapat selama
kuliah ke dalam dunia kerja.
5. Membentuk pola pikir dan kecerdasan emosional mahasiswa dalam
berinteraksi dan beradaptasi untuk pendewasaan serta kematangan diri
sebagai pelengkap kemampuan setelah menyelesaikan studinya.

1.3 Manfaat Kuliah Kerja Praktik

Manfaat dari Kuliah Kerja Praktik Mahasiswa Program Studi Matematika
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sumatera Utara (UIN SU)
Medan memiliki manfaat sebagai berikut :
1. Mendapatkan pengalaman dalam bersosialisasi dengan lingkungan kerja
2. Mendapatkan pengalaman berinteraksi, menerima keperbedaan pihak lain
sebagai pemicu pengayaan wawasan dan pendewasaan diri.
3. Mengenal tingkat dedikasi, ketaatan atau loyalitas dan pola kerja
profesional yang patut di contoh oleh seorang pegawai atau pimpinan
untuk meningkatkan keterampilan secara progresif yang mengarah pada
pengembangan diri pegawai dan intansi.
4. Memperluas wawasan, cakrawala pengetahuan dan pengalaman sebelum
terjun ke bidang yang sesungguhnya.

3
1.4 Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari pelaksanaan Kuliah Kerja Praktik ini dilakukan
Mahasiswa di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli
Serdang. Adapun ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan
laporan KKP ini adalah :
1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, maka penulis dapat mengambil
pokok permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten Deli Serdang adalah sebagai berikut :
a) Sistem yang dipakai pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Deli Serdang adalah sistem digitalisasi atau komputer.
b) Membantu pihak pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
dalam melakukan pencetakan draft Kartu Keluarga untuk kelengkapan
berkas PKS klinik yang bekerjasama dengan Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang menggunakan Sistem
Administrasi Kependudukan (SIAK).
c) Membantu pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Deli Serdang dalam membalas surat dari beberapa pihak
mengenai data kependudukan.
d) Bagaimana proses pembaharuan data PKS klinik di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang.
2. Rumusan Masalah
Berdasarkan Identitas Masalah diatas, maka penulis merumuskan masalah
tersebut dalam perumusan masalah. Adapun perumusan masalah dalam
laporan KKP ini adalah :
a) Bagaimana membantu pihak pegawai Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil dalam melakukan pencetakan draft Kartu Keluarga
untuk kelengkapan berkas PKS klinik yang bekerjasama dengan Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang
menggunakan Sistem Administrasi Kependudukan (SIAK) ?

4
 b) Bagaimana membantu pihak pegawai Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang dalam membalas surat dari
beberapa pihak mengenai data kependudukan ?
c) Bagaimana proses pembaharuan data PKS klinik di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang.?
3. Batasan Masalah
Adapun batasan permasalahannya adalah sebagai berikut :
a) Laporan ini hanya membahas mengenai masalah yang dihadapi
mahasiswa KKP selama sebulan (31 hari).
b) Menganalisis aspek-aspek permasalahan yang ada di sekitar Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang.
c) Inputnya adalah mahasiswa diharapkan mampu menyelesaikan atau
mengerjakan tugas yang diberikan pihak Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang.
d) Outputnya adalah berupa laporan dan solusi atau pembahasan dari
masalah yang dihadapi selam KKP.
e) Aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Excel 2007, Microsoft
Word 2007, dan Web (SIAK) dari Dinas Kependudukan Dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang.

5
 BAB II
GAMBARAN UMUM INTANSI

2.1 Profil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli

Serdang
Deli Serdang merupakan salah satu Kabupaten yang berada di Kawasan
Pantai Timur Sumatera Utara. Secara Geografis Kabupaten Deli Serdang berada
pada 2°57” Lintang Utara 3°16” Lintang Selatan dan 98°33 - 98°27” Bujur Timur
dengan ketinggian 0-500 m diatas permukaan laut sedangkan pada bagian selatan
memiliki ketinggian lebih dari 1.000 m diatas permukaan laut. Kabupaten Deli
Serdang menempati area seluas 2.497,72 km2 yang terdiri dari 22 Kecamatan dan
394 Desa/Kelurahan Definitif.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah dinas yang berfungsi dalam
penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran
penduduk, pencatatan sipil, pengolahan informasi administrasi kependudukan
serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik. Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang memisahkan diri dari Dinas Sosial dan
Dinas Ketenagakerjaan pada tahun 2009. Pada saat itu Dinas Dukcapil dipimpin
oleh Kepala Dinas dan dibantu Sekretaris serta 3 (tiga) Kepala Bidang. Melihat
kemajuan yang sangat pesat pada Kabupaten Deli Serdang, Dinas Dukcapil yang
beralamat saat ini di Jl. Karya Usaha No. 03 Desa Tanjung Garbus Kecamatan
Lubuk Pakam Kabupaten Deli Serdang Provinsi Sumatera Utara terus melakukan
Pembenahan seiring semakin meningkatnya jumlah penduduk di Kabupaten Deli
Serdang.
Demikian sehingga Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Deli Serdang perlu membenahi diri untuk menjaga eksistensi dan meningkatkan
pelayanan terhadap masyarakat yang jumlahnya terus meningkat, yaitu dengan
membangun gedung kantor yang baru dalam Fasilitasi Sarana dan Prasarana untuk
mendukung Pelayanan pada Masyarakat.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang saat ini
memiliki 4 (empat) gedung yang terletak pada satu lokasi. Dimana gedung

6
pertama terdiri dari 2 lantai, lantai pertama digunakan untuk pelayanan Front
Office, ruangan bidang pelayanan pendaftaran penduduk, ruangan bidang
pengolahan informasi administrasi kependudukan. Lantai kedua digunakan untuk
ruangan Kepala Dinas dan Sekretariat. Gedung kedua terdiri dari satu lantai
digunakan untuk penyimpanan arsip dokumen kependudukan dan pencatatan sipil.
Gedung ketiga terdiri dari satu lantai dan digunakan untuk ruangan pemanfaatan
data dan pelayanan inovasi. Gedung keempat terdiri dari satu lantai digunakan
untuk ruangan bidang pelayanan pencatatan sipil.
 Visi
Terwujudnya pelayanan publik yang prima di Bidang Pendaftaran
Penduduk dan Pencatatan Sipil Berbasis Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK).
Visi tersebut memiliki makna, yaitu :
- Terwujudnya memiliki arti tercapainya keinginan yang diharapkan.
- Pelayanan publik memiliki arti kepada masyarakat berkaitan dengan
waktu (kualitas), kemudahan dan ketepatan waktu dengan menunjukkan
sikap yang ramah dan sopan sehingga dapat menimbulkan rasa
kepuasan bagi pihak yang dilayani.
- Administrasi kependudukan memiliki arti rangkaian kegiatan penataan
dan penerbitan dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan
mulai pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelola informasi
Administrasi Kependudukan, hasilnya untuk pelayanan publik dan
pembangunan sektor lain.
Berdasarkan visi tersebut, bahwa Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten Deli Serdang dengan di dukung sarana dan prasarana
yang lengkap serta sumber daya aparatur yang memiliki kualitas untuk
menyikapi pelayanan kepada masyarakat yang butuh terhadap dokumen
kependudukan dengan menunjuikkan sikap ramah, sopan serta
memudahkan dan ketepatan waktu sehingga visi tersebut tercapai dan
terwujud.

7
 Misi
1. Meningkatkan pengelola informasi pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil untuk pendayagunaan data dan informasi.
2. Meningkatkan kerjasama dengan lembaga dan intansi terkait dan
komunikasi profesional
3. Menyediakan sarana dan prasarana pendukung
4. Meningkatkan sumber daya aparatur.
Misi di atas memiliki penjelasan sebagai berikut :
1. Mewujudkan penyusunan rencana dan program kegiatan pelayanan
administrasi perkantoran dalam rangka meningkatkan kelancaran tugas
pelayanan.
2. Mewujudkan penyusunan rencana dan program kegiatan pelayanan
pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil dalam rangka sistem
informasi administrasi kependudukan (SIAK) dimaksudkan
melaksanakan pembinaan umum dan teknis kependudukan dan
pencatatan sipil merupakan kegiatan pelaksanaan tugas pemerintah,
pembangunan dan kemasyarakatan sebagai upaya pelayanan secara
berdaya guna dan berhasil guna, dengan memanfaatkan penggunaan
sistem pelayanan yang berbasis teknologi informatika.
3. Meningkatkan Sumber Daya Aparatur (SDA) yang berkualitas
dimaksudkan untuk meningkatkan kemampuan aparatur yang
professional dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada
masyarakat, karena adanya kecenderungan asumsi dari masyarakat
bahwa aparatur arogan dengan mempersulit pelayanan.
4. Menerapkan sistem dan mekanisme pelayanan secara transparan
dimaksudkan untuk memberikan kemudahan mengenai tata cara
pelayanan agar mudah dipahami oleh masyarakat yang membutuhkan
pelayanan yaitu mengenai prosedurnya, biaya dan waktu
penyelesaiannya diinformasikan secara jelas dan terbuka, karena adanya
kecendrungan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat selalu
berbelit-belit sehingga akan menambah beban bagi masyarakat.

8
 5. Meningkatkan sarana dan prasarana kerja dimaksudkan untuk dapat
mendukung kelancaran kegiatan penyelenggaraan tugas pelayanan
kepada masyarakat.
 Motto Pelayanan
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang
memiliki motto pelayanan, yaitu “Melayani Sepenuh Hati dengan Inovasi
(Mudah, Tepat dan Ramah)” yang memiliki makna sebagai berikut :
1. Mudah memiliki makna pelayanan yang diberikan memberikan
kemudahan, tidak berbelit-belit, sesuai dengan prosedur sehinga
masyarakat mudah memahaminya.
2. Tepat memiliki makna dilaksanakan sesuai dengan Standar Pelayanan
Prosedur (SPP) yang telah ditetapkan, tepat sasaran, tepat orang dan
penyelesaianya tepat waktu.
3. Ramah memiliki arti petugas pelayanan dalam melaksanakan tugas
melayani masyarakat melalui sikap ramah, sopan dan ikhlas.

2.2 Kebijakan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang memiliki
kebijakan-kebijakan, antara lain :
1. Peningkatan ketrampilan dan penguasaan teknologi kerja melalui
pengiriman SDM untuk mengikuti diklat–diklat;
2. Mengadakan pelayanan di hari- hari libur tertentu;
3. Mengadakan pelayanan jemput bola dan pelayanan keliling;
4. Mengadakan sosialisai kebijakan kependudukan kepada perangkat desa
dan lingkungan sekolah sebagai pemohon KTP pemula.
5. Mengadakan kursi tunggu bagi pemohon guna menambah yang sudah
ada;
6. Mengadakan kotak pengaduan/ saran di setiap unit pelayanan;
7. Mengadakan survey pelanggan setiap 6 bulan sekali;
8. Memfungsikan mesin antrian yang sudah ada;
9. Memfungsikan Touchsreen yang sudah ada;

9
 10. Mengoptimalkan WEB yang sudah ada dengan informasi perkembangan
kependudukan dan pencatatan sipil;
11. Memohon kepada TAPD agar kegiatan digitalisasi tetap dapat
dianggarkan.

2.3 Strategi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli

Serdang
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang memiliki
strategi dalam menjalankan tugasnya sebagai intansi pemerintah, yaitu :
1. Meningkatkan kapasitas SDM utamanya di bidang IT melalui pengiriman
diklat-diklat ;
2. Melaksanakan pelayanan di hari libur tertentu;
3. Melaksanakan pelayanan jemput bola dan pelayanan keliling;
4. Meningkatkan sosialisasi kebijakan kependudukan kepada lingkungan
Pemerintah desa dan lingkungan sekolah sebagai pemohon pemula KTP;
5. Pengadaan sarana dan prasarana untuk mendukung kinerja;
6. Pengadaan kotak saran;
7. Melaksanakan survei kepuasan masyarakat;
8. Penyediaan mesin antrian pelanggan;
9. Penyediaan Touchscreen sebagai media informasi elektronik;
10. Penyediaan informasi pengaduan online dan offline;
11. Tetap melanjutkan melaksanakan kegiatan digitalisasi arsip sebagai upaya
mengback up arsip manual ke dalam bentuk digital.

2.4 Lokasi Perusahaan

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang berlokasi
di Kawasan Pemerintahan Deli Sedang, Jl. Karya Usaha Nomor 3, Kecamatan
Pagar Merbau, Lubuk Pakam, Kabupaten Deli Serdang, Sumatera Utara 20551.
Telp (7951489), Email : dukcapil.deliserdang@gmail.com, Website :
www.disdukcapil.deliserdangkab.go.id

10
2.5 Logo Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli
Serdang

Gambar. 2.1. Logo Dukcapil Kabupaten Deli Serdang

Logo pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli
Serdang merupakan lambang daerah Kabupaten Deli serdang yang memiliki arti
khusus, yaitu :
1. Bintang brsudut lima melambangkan Ketuhanan Yang Maha Esa dan
berfalsafat Pancasila.
2. 17 kuntum bunga kapas, 5 daun sirih, 3 buah pinang, 45 butir padi
melambangkan catatan sejarah, tanggal, bulan dan tahun kemerdekaan
Republik Indonesia, dimana rakyat Deli Serdang turut memberi dharma
bhaktinya dalam kemerdekaan Republik Indonesia.
3. Padi berbuah 11 dan seekor ikan melambangkan penduduk Kabupaten
Deli Serdang sebagian besar terdiri dari petani dan nelayan.
4. Gunung menunjukkan geografi Deli Serdang yang terdiri dari
pegunungan, daratan rendah dan pantai.
5. Lima gelombang ombak melambangkan bahwa Deli Serdang di airi oleh
sungai besar dan kecil yang membawa kemakmuran rakyat.
6. Matahari terbit yang sedang naik melambangkan masa depan yang
gemilang , cita-cita yang tinggi serta kegairahan bekerja yang penuh
semangat dan keyakinan.
7. Pohon kelapa sawit, karet, tembakau melambangkan daerah Deli Serdang
adalah daerah perkebunan yang mengahasilkan devisa.

11
8. Roda mesin bergigi melambangkan cita-cita modernisasi dari mekanisme
kehidupan rakyat serta lambang kerajinan tangan.
9. Sirih, pinang dan puan melambangkan kebudayaan asli, dimana sirih dan
pinang merupakan alat pembuka kata dalam segala upacara serta
lambang persaudaraan dan toleransi.
10. Lima helau daun sirih melambangkan tiga hukum yang dijunjung tinggi,
yaitu hukum politik, hukum adat dan hukum negara.

12
 BAB III
ORGANISASI DAN MANAJEMEN

3.1 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kabupaten Deli Serdang

Gambar. 3.1. Struktur Organisasi Dukcapil Kabupaten Deli Serdang

Deskripsi
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Deli Serdang Nomor 5 Tahun 2007
tentang Pembentukan dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Deli
Serdang telah dibentuk struktur Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Deli Serdang merupakan unsur pelaksana Pemerintah Daerah
yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah Kabupaten.
1. Kepala Dinas Kependudukan
a. Bidang Pelayanan Pendaftaran penduduk
- Seksi Identitas Penduduk
- Seksi Pindah Datang Penduduk
- Seksi Pendataan Penduduk
b. Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil
- Seksi Kelahiran

13
 - Seksi Perkawinan dan Perceraian
- Seksi Perubahan Status Anak, Pewarganegaraan dan Kematian
c. Bidang Pengelolaan Informasi dan Kependudukan
- Seksi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
- Seksi Pengolahan dan Penyajian Data Kependudukan
- Seksi Tata Kelola dan Sumber Daya Manusia, Tekno, Info dan Kom
d. Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan
- Seksi Kerjasama
- Seksi Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan
- Seksi Inovasi Pelayanan
2. Sekretariat Dinas
- Subbagian Perencanaan
- Subbagian Keuangan
- Subbagian Umum dan Kepegawaian

3.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan
penyelenggaraan kependudukan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
yang berlaku.
- Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Tugas dari Kepala DUKCAPIL Kabupaten Deli Serdang diantaranya :
a. Menetapkan program kegiatan yang akan dilaksanakan Bidang Pelayanan
Pendaftaran Penduduk, Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil, Bidang
Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan, Bidang Pemanfaatan
Data dan Inovasi Pelayanan;
b. Menetapkan RENSTRA, RENJA dan DPA;
c. Melaporkan Akuntabiltas Kinerja Instansi Pemerintahan (LAKIP);
d. Menetapkan kebutuhan blanko Dokumen Kependudukan dan Pencatatan
Sipil;
e. Menerbitkan Dokumen Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
f. Melakukan koordinasi dengan instansi terkait;

14
 g. Mengawasi pelaksanaan tugas;
h. Membina dan merencanakan pelaksanaan tugas;
i. Memimpin pengelolaan administrasi;
j. Mengawasi unit pelaksana teknis;
k. Menetapkan Standard Operasional Prosedur Dinas;
l. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan;
- Sekretariat Dinas
Tugas dari Sekretariat Dinas diantaranya :
a. Merumuskan program dan penyelenggaraan tugas- tugas bidang secara
terpadu dan tugas pelayanan administratif;
b. Merumuskan bahan pembinaaan dan pemberian dukungan administrasi yang
meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, kerja
sama, hukum, organisasi, hubungan masyarakat, serta kearsipan dan
dokumentasi;
c. Memantau pelaksanaan pengelolan administrasi perlengkapan, program,
keuangan;
d. Merumuskan bahan pengolahan data serta pemantauan, evaluasi dan
pelaporan.
e. Merumuskan perencanaan kebutuhan barang dan alat kelengkapan kantor
beserta dokumen lainnya dan pengelolaan barang milik Negara.
f. Memantau pelaksanaan kebersihan lingkungan kantor dan
bertanggungjawab atas keamanan kantor;
g. Memantau pelaksanaan pengawasan disiplin pegawai, budaya bersih,
budaya kerja dan budaya tertib;
h. Memantau penyelenggaraan rapat dinas dan mempersiapkan surat perintah
tugas bagi pegawai yang akan melaksanakan perjalanan dinas;
i. Menginventarisir administrasi dan tugas-tugas, kegiatan pada bidang-bidang
sesuai ketentuan peraturan yang berlaku;
j. Memantau pelaksanaan evaluasi dan pelaporan, memelihara, merawat
menjaga dan mengawasi inventaris kantor;

15
 k. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, terkait dengan bidang
tugasnya;
l. Menyusun bahan evaluasi pelaporan pelaksanaan tugas jabatan;
m. Melakukan pembinaan dan memberikan motivasi, arahan dan penilaian
terhadap kinerja bawahan;
n. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas;
- Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Tugas dari Sub Bagian Umum dan Kepegawaian diantaranya :
a. Melaksanakan pengelolaan administrasi umum, kepegawaian,
ketatausahaan, perlengkapan, hukum, kerjasama, organisasi, hubungan
masyarakat serta kearsipan dan dokumentasi;
b. Melaksanakan kebersihan lingkungan kantor dan bertanggung jawab atas
keamanan kantor;
c. Menyusun bahan usulan perencanaan kebutuhan alat tulis kantor dan
kebutuhan barang lainnya;
d. Menyiapkan kegiatan dan fasilitasi rapat, keprotokolan dan hubungan
masyarakat;
e. Melaksanakan koordinasi perencanaan kebutuhan aset, perlengkapan dan
peralatan barang bergerak dan tidak bergerak pada Dinas;
f. Melaksanakan pengelolaan, penataan dan pemeliharaan asset, perlengkapan
dan rumah tangga Dinas barang milik negara yang ada;
g. Melaksanakan persiapan dan tindak lanjut kelengkapan administrasi mutasi,
kenaikan pangkat, promosi, cuti pegawai, kenaikan gaji berkala, pensiun,
urusan Karpeg, Karis/Karsu dan Kesejahteraan Pegawai lainnya;
h. Menyiapkan bahan penyampaian Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara
Negara (LHKPN), dan Laporan Harta Kekayaan Aparatur Sipil Negara
(LHKASN);
i. Melaksanakan persiapan konsep surat teguran kepada pegawai yang tidak
disiplin;
j. Melaksanakan persiapan usulan pegawai dalam mengikuti diklat teknis dan
fungsional;

16
 k. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas kepada atasan
sesuai hasil yang telah dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan
tugas;
- Sub Bagian Perencanaan
Tugas dari Sub Bagian Perencanaan diantaranya :
a. Melaksanakan pengelolaan penyusunan administrasi program dan anggaran;
b. Mengumpulkan bahan acuan kordinasi dalam penyusunan program kerja;
c. Melaksanakan observasi lapangan untuk menilai kebenaran dan keakuratan
data sebagai bahan dalam penyusunan program kerja;
d. Mempersiapkan bahan koordinasi dan penyusunan rencana kerja tahunan,
rencana strategis dan kebijakan operasional dinas;
e. Mempersiapkan bahan penyusunan kebijakan umum anggaran prioritas
plafon anggaran sementara dan rencana kerja anggaran;
f. Melaksanakan persiapan pelaksanaan monitoring, evaluasi dan
pengkoordinasian penyusunan laporan pelaksanaan program dan kegiatan,
laporan akuntabilitas kinerja pemerintah (LAKIP), bahan LKPJ dan LPPD
Dinas;
g. Melaksanakan penyiapan bahan pengembangan sistem informasi
administrasi kependudukan;
h. Mempersiapkan bahan penyusunan laporan dan laporan kinerja;
i. Mempersiapkan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data;
j. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas kepada atasan
sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai pertanggung jawab tugas;
- Sub Bagian Keuangan
Tugas dari Sub Bagian Keuangan diantaranya :
a. Melaksanakan pengelolaan penyusunan administrasi keuangan;
b. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian penggunaan anggaran;
c. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan dan perbendaharaan serta
gaji;
d. Mempersiapkan dan meneliti dokumen dan tanda bukti penerimaan dan
pengeluaran keuangan;

17
 e. Melaksanakan penyusunan bahan revisi anggaran di lingkungan Dinas;
f. Melaksanakan penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran keuangan Dinas;
g. Melaksanakan pembukuan, verifikasi dan akuntansi serta penghitungan
anggaran Dinas;
h. Melaksanakan pengurusan, koordinasi dan fasilitasi dan penetapan anggaran
keuangan pada Dinas;
i. Melaksanakan urusan penanganan perbendaharaan dan ganti rugi;
j. Melaksanakan penyiapan usul bendahara dan unit dilingkungan Dinas;
k. Melaksanakan pembayaran gaji pegawai pada lingkup Dinas, sesuai
ketentuan yang berlaku;
l. Melaksanakan pelaporan keuangan;
m. Melaksanakan pengurusan keuangan perjalanan dinas pada dinas sesuai
ketentuan yang berlaku;
n. Melaksanakan penyiapan, pemeliharaan dan pengawasan administrasi
dokumen keuangan;
- Bidang Pelayanan dan Pendaftaran Penduduk
Tugas dari Bidang Pelayanan dan Pendaftaran Penduduk diantaranya :
a. Merumuskan program pelayanan pendaftaran penduduk;
b. Merumuskan bahan petunjuk teknis di bidang pelayanan pendaftaran
penduduk;
c. Memvalidasi draft hasil pencetakan Kartu Keluarga, Kartu Identitas Anak
(KIA), Surat Keterangan Pindah dan Surat Keterangan Tempat Tinggal
(SKTT);
d. Mengevaluasi usulan kebutuhan blanko Dokumen Kependudukan;
e. Melaksanakan koordinasi ke instansi terkait;
f. Melaksanaan monitoring kegiatan Bidang pelayanan pendaftaran penduduk;
g. Merumuskan Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
h. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-
langkah yang perlu diambil sesuai ketentuan yang berlaku;
i. Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sebagai
pertanggungjawaban tugas;

18
 j. Menilai hasil kerja bawahan;
k. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan.
- Seksi Identitas Penduduk
Tugas dari Seksi Identitas Penduduk diantaranya :
a. Menyusun prorgam kerja seksi identitas penduduk;
b. Memverifikasi persyaratan permohonan penerbitan Kartu Keluarga, Kartu
Tanda Penduduk (KTP), Kartu Identitas Anak (KIA) dan Surat Keterangan
Tempat Tinggal (SKTT);
c. Meneliti draft hasil pengentrian Kartu Keluarga, Kartu Identitas Anak (KIA)
dan Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT);
d. Mengusulkan kebutuhan blanko KK, KTP, KIA dan SKTT;
e. Menyusun data hasil penerbitan KK, KTP, KIA dan SKTT;
f. Menyusun Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
g. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi Identitas Penduduk;
h. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, terkait dengan bidang
tugasnya;
i. Menyusun bahan laporan pelaksanaan tugas jabatan;
j. Melaksanakan penilaian hasil kerja bawahan;
k. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan
- Seksi Pindah Datang Penduduk
Tugas dari Seksi Pindah Datang Penduduk diantaranya :
a. Menyusun prorgam kerja seksi Pindah Datang Penduduk;
b. Memverifikasi persyaratan permohonan penerbitan Surat Keterang Pindah
Datang Penduduk;
c. Meneliti draft hasil pengentrian penerbitan Surat Keterang Pindah Datang
Penduduk;
d. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi Pindah Datang Penduduk;
e. Mengusulkan kebutuhan blanko Surat Keterang Pindah Datang Penduduk;
f. Menyusun data hasil penerbitan Surat Keterang Pindah Datang Penduduk;
g. Menyusun Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;

19
 h. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, terkait dengan bidang
tugasnya;
i. Menyusun bahan laporan pelaksanaan tugas jabatan;
j. Melaksanakan penilaian hasil kerja bawahan;
k. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan.
- Seksi Pendataan
Tugas dari Seksi Pendataan diantaranya :
a. Menyusun prorgam kerja seksi Pendataan;
b. Menyusun data penduduk yang belum memiliki dokumen kependudukan,
penduduk rentan dan penduduk non permanen;
c. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas dalam hal pendataan
penduduk;
d. Memverifikasi persyaratan permohonan penduduk untuk penerbitan Nomor
Induk Kependudukan (NIK);
e. Menyusun data hasil penerbitan Nomor Induk Kependudukan (NIK);
f. Menyusun Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
g. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, terkait dengan bidang
tugasnya;
h. Menyusun bahan laporan pelaksanaan tugas jabatan;
i. Melaksanakan penilaian hasil kerja bawahan;
j. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan
- Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil
Tugas dari Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil diantaranya :
a. Merumuskan program pelayanan Pencatatan sipil;
b. Merumuskan bahan petunjuk teknis di bidang pelayanan Pencatatan sipil;
c. Memvalidasi draft hasil pencetakan akta-akta Pencatatan sipil;
d. Melaksanakan koordinasi ke instansi terkait;
e. Melaksanakan monitoring kegiatan Bidang pelayanan Pencatatan Sipil;
f. Mengevaluasi usulan kebutuhan blanko Dokumen Pencatatan sipil;
g. Merumuskan Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;

20
 h. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-
langkah yang perlu diambil sesuai ketentuan yang berlaku;
i. Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sebagai
pertanggungjawaban tugas;
j. Menilai hasil kerja bawahan;
k. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan.
- Seksi Kelahiran
Tugas dari Seksi Kelahiran diantaranya :
a. Menyusun prorgam kerja seksi kelahiran;
b. Menyusun data pendaftaran permohonan penerbitan akta kelahiran;
c. Memverifikasi permohonan penerbitan akta kelahiran;
d. Meneliti draft hasil pengentrian penerbitan Akta Kelahiran;
e. Mengusulkan kebutuhan blanko Akta Kelahiran;
f. Menyusun data hasil penerbitan Akta Kelahiran;
g. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi di seksi kelahiran;
h. Menyusun Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
i. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, terkait dengan bidang
tugasnya;
j. Menyusun bahan laporan pelaksanaan tugas jabatan;
k. Melaksanakan penilaian hasil kerja bawahan;
l. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan
- Seksi Perkawinan dan Perceraian
Tugas dari Seksi Perkawinan dan Perceraian diantaranya :
a. Menyusun prorgam kerja seksi perkawinan dan perceraian;
b. Menyusun data pendaftaran permohonan penerbitan perkawinan dan
perceraian;
c. Memverifikasi permohonan penerbitan akta perkawinan dan perceraian;
d. Meneliti draft hasil pengentrian penerbitan perkawinan dan perceraian;
e. Mengusulkan kebutuhan blanko perkawinan dan perceraian;
f. Menyusun data hasil penerbitan perkawinan dan perceraian;
g. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi di seksi perkawinan dan perceraian;

21
 h. Menyusun Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
i. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, terkait dengan bidang
tugasnya;
j. Menyusun bahan laporan pelaksanaan tugas jabatan;
k. Melaksanakan penilaian hasil kerja bawahan;
l. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan
- Seksi Perubahan Status Anak, Pewarganegaraan dan Kematian
a. Menyusun prorgam kerja seksi Perubahan Status Anak, Pewarganegaraan
dan Kematian;
b. Menyusun data pendaftaran permohonan penerbitan Perubahan Status Anak,
Pewarganegaraan dan Kematian;
c. Memverifikasi permohonan penerbitan Perubahan Status Anak,
Pewarganegaraan dan Kematian;
d. Meneliti draft hasil pengentrian penerbitan Perubahan Status Anak,
Pewarganegaraan dan Kematian;
e. Mengusulkan kebutuhan blanko Akta Kematian;
f. Menyusun data hasil penerbitan Akta Kematian;
g. Mencatat Perubahan Status Anak;
h. Mencatat Perubahan Status Kewarganegaraan;
i. Menyusun Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
j. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi di seksi Perubahan Status Anak,
Pewarganegaraan dan Kematian;
k. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, terkait dengan bidang
tugasnya;
l. Menyusun bahan laporan pelaksanaan tugas jabatan;
m. Melaksanakan penilaian hasil kerja bawahan;
n. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan
- Bidang Pengelolaan Informasi Adm. Kependudukan
Tugas dari Bidang Pengelolaan Informasi Adm. Kependudukan diantaranya :
a. Merumuskan program Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan

22
 b. Merumuskan bahan petunjuk teknis di bidang Pengelolaan Informasi
Administrasi Kependudukan;
c. Mengevaluasi laporan kependudukan dan Pencatatan sipil;
d. Melaksanakan pelatihan bimbingan teknis kependudukan dan Pencatatan
sipil;
e. Melaksanakan penyajian data kependudukan dan Pencatatan sipil;
f. Mengevalusi data kependudukan dan Pencatatan sipil;
g. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait;
h. Mengevaluasi permasalahan data kependudukan dan Pencatatan sipil;
i. Mempublikasikan bidang pendaftaran penduduk dan Pencatatan sipil;
j. Mengadakan kegiatan pelatihan dan Bimbingan teknis Teknologi Informasi
dan Komunikasi;
k. Merumuskan Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
l. Memantau, monitoring, mengevaluasi, pelaporan kegiatan Bidang
Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan;
m. Memantau program kerja masing-masing seksi;
n. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-
langkah yang perlu diambil sesuai ketentuan yang berlaku;
o. Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sebagai
pertanggungjawaban tugas;
p. Menilai hasil kerja bawahan;
q. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan
- Seksi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
Tugas dari Seksi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan diantaranya :
a. Menyusun prorgam kerja seksi Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan;
b. Menyusun usulan kebutuhan sarana dan prasarana Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan;
c. Memfasilitasi operator dalam hal Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan;

23
 d. Memberikan akses user ke Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
kepada Operator;
e. Menyiapkan instalasi sistem operasi dan aplikasi Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan;
f. Mengontrol jalannya aplikasi Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan;
g. Mengkoordinir pemecahan masalah perangkat lunak (software) dan
perangkat keras (hardware);
h. Mengolah Data Agregat Administrasi Kependudukan;
i. Menyusun Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
j. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi di Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan;
k. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, terkait dengan bidang
tugasnya;
l. Menyusun bahan laporan pelaksanaan tugas jabatan;
m. Melaksanakan penilaian hasil kerja bawahan;
n. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan
- Seksi Pengolahan dan Penyajian Data Kependudukan
Tugas dari Seksi Pengolahan dan Penyajian Data Kependudukan diantaranya.
a. Menyusun prorgam kerja seksi Pengolahan dan Penyajian Data
Kependudukan;
b. Menyusun laporan kependudukan dan Pencatatan sipil;
c. Mengolah data kependudukan untuk penyajian data;
d. Menyiapkan bahan penyajian data kependudukan dan Pencatatan sipil;
e. Menyiapkan bahan publikasi data kependudukan dan Pencatatan sipil;
f. Melakukan koordinasi dengan bidang terkait;
g. Menyusun Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
h. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, terkait dengan bidang
tugasnya;
i. Menyusun bahan laporan pelaksanaan tugas jabatan;
j. Melaksanakan penilaian hasil kerja bawahan;

24
 k. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan
- Seksi Tata Kelola dan Sumber Daya Manusia, Teknologi Informasi dan
Komunikasi
a. Menyusun prorgam kerja seksi Tata Kelola dan Sumber Daya Manusia
Teknologi Informasi dan Komunikasi;
b. Menginventarisir dan memproses permasalahan data kependudukan dan
Pencatatan sipil;
c. Menyiapkan kegiatan pelatihan dan Bimbingan teknis Teknologi Informasi
dan Komunikasi;
d. Memvalidasi ketunggalan Nomor Induk Kependudukan (NIK);
e. Menyiapkan dan memilihara jaringan komunikasi data Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan di Dinas dan Kecamatan;
f. Menyusun Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
g. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi di Tata Kelola dan Sumber Daya
Manusia Teknologi Informasi dan Komunikasi;
h. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, terkait dengan bidang
tugasnya;
i. Menyusun bahan laporan pelaksanaan tugas jabatan;
j. Melaksanakan penilaian hasil kerja bawahan;
k. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan
- Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan
Tugas dari Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan diantaranya :
a. Merumuskan program Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan;
b. Merumuskan bahan petunjuk teknis di bidang Pemanfaatan Data dan
Inovasi Pelayanan;
c. Memvalidasi draft hasil pencetakan Kutipan Kedua Akta-Akta Pencatatan
Sipil;
d. Melaksanakan sosialisasi kependudukan dan Pencatatan sipil;
e. Mengevaluasi data kependudukan dan Pencatatan sipil;
f. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait;
g. Memfasilitasi sidang isbat;

25
 h. Membuat jadwal pelayanan keliling;
i. Merumuskan bahan Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
j. Melaksanakan monitoring kegiatan Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi
Pelayanan;
k. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-
langkah yang perlu diambil sesuai ketentuan yang berlaku;
l. Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sebagai
pertanggungjawaban tugas;
m. Menilai hasil kerja bawahan;
n. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan.
- Seksi Kerja Sama
Tugas dari Kepala Seksi Kerja Sama diantaranya :
a. Menyusun prorgam kerja seksi Kerja Sama;
b. Menyiapkan MOU dengan Instansi pengguna data;
c. Menyiapkan kegiatan fasilitasi sidang isbat;
d. Melaksanakan kerjasama dengan Kepala Desa dalam rangka pencapaian
desa tertib administrasi kependudukan;
e. Mempersiapkan kerjasama dengan instansi terkait dalam hal pro justitia;
f. Menyusun Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
g. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi Kerja Sama;
h. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, terkait dengan bidang
tugasnya;
i. Menyusun bahan laporan pelaksanaan tugas jabatan;
j. Melaksanakan penilaian hasil kerja bawahan;
k. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan
- Seksi Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan
Tugas dari Seksi Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan diantaranya :
a. Menyusun prorgam kerja seksi Pemanfaatan Data dan Dokumen
Kependudukan;
b. Memverifikasi permohonan penerbitan kutipan kedua akta-akta Pencatatan
sipil;

26
 c. Mengarsipkan data kependudukan dan dokumen register akta-akta
Pencatatan sipil;
d. Mempersiapkan DAK2 dan Daftar Penduduk Potensial Pemilih Pemilu;
e. Meneliti kebenaran keabsahan dokumen kependudukan;
f. Mempersiapkan kegiatan sosialisasi kependudukan dan Pencatatan sipil;
g. Menyusun Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi Pemanfaatan Data dan Dokumen
Kependudukan;
i. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, terkait dengan bidang
tugasnya;
j. Menyusun bahan laporan pelaksanaan tugas jabatan;
k. Melaksanakan penilaian hasil kerja bawahan;
l. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan
- Seksi Inovasi Pelayanan
Tugas dari Seksi Inovasi Pelayanan diantaranya :
a. Menyusun prorgam kerja seksi Inovasi Pelayanan;
b. Menyiapkan bahan pengembangan inovasi baru;
c. Menyiapkan kegiatan pameran;
d. Melaksanakan pelayanan jemput bola;
e. Menyusun Standard Operasional Prosedur Pelaksanaan Kegiatan;
f. Melaksanakan pemantaun dan evaluasi Inovasi Pelayanan;
g. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, terkait dengan bidang
tugasnya;
h. Menyusun bahan laporan pelaksanaan tugas jabatan;
i. Melaksanakan penilaian hasil kerja bawahan;
j. Melaksanakan tugas lain yang diperintah atasan

27
 BAB IV
TEMUAN KASUS DAN PEMBAHASAN

4.1 Temuan Kasus

Beberapa temuan kasus yang dihadapi peserta KKP Mahasiswa Matematika,
Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Sumatera Utara
Medan selama berada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Deli Serdang diantaranya :
1. Membuat surat balasan mengenai data kependudukan kepada pihak
terkait.
2. Membantu dalam pengurusan berkas PKS klinik yang bekerjasama
dengan Dinas Kependudukan Kabupaten Deli Serdang.
3. Membantu pihak pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
dalam melakukan pencetakan draft Kartu Keluarga untuk kelengkapan
berkas PKS klinik yang bekerjasama dengan Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang menggunakan Sistem
Administrasi Kependudukan (SIAK).
4. Pembaharuan data PKS klinik dari Juni 2020 sampai Oktober 2020

4.2 Pembahasan Kasus

1. Membuat surat balasan mengenai data kependudukan kepada pihak
terkait.
Bagian umum mengantarkan surat yang telah di disposisi ke Bidang
Pemanfaatan Data dan Pelayanan mengenai data kependudukan dari berbagai
pihak. Surat yang telah diterima kemudian dibuat surat balasan sesuai dengan
apa yang diminta di dalam surat masuk tersebut.
Tugas mahasiswa magang adalah mempelajari serta mencoba untuk
membuat surat balasan dari pihak terkait. Surat balasan di print out lalu
diperiksa oleh Kasi, jika ada kesalahan maka akan diperbaiki kembali. Jika
tidak terdapat kesalahan dalam surat balasan, maka surat balasan akan di print
out dalam 3 (tiga) salinan. Salinan pertama merupakan surat balasan untuk

28
pihak terkait, salinan kedua merupakan surat balasan yang di dalamnya
terdapat kolom paraf kasi dan kabid serta sebagai pertinggal untuk bagian
umum. Dan, salinan ketiga merupakan surat balasan yang berisi serah terima
surat sebagai pertinggal untuk bidang pemanfaatan data dan pelayanan.
Setelah itu, surat balasan dibawa keruangan Kepala Dinas untuk
ditandatangani, lalu dibawa kebagian umum untuk diberi nomor surat dan
stempel. Surat yang telah selesai di proses, dilipat dan dimasukkan kedalam
amplop dinas serta ditulis tujuan surat dan nomor suratnya.

Gambar. 4.1. Surat masuk Gambar. 4.2. Surat Balasan

Jika perwakilan pihak terkait datang untuk mengambil surat balasan, maka
harus mengisi serah terima surat sebagai pertinggal untuk bidang
pemanfaatan data dan pelayanan.

2. Membantu dalam pengurusan berkas PKS klinik yang bekerjasama

dengan Dinas Kependudukan Kabupaten Deli Serdang.
Perwakilan klinik yang bekerjasama dengan Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil secara rutin datang untuk memberikan berkas-berkas
masyarakat mengenai berkas pengurusan KIA (Kartu Identitas Anak), Akta
Kelahiran beserta Kartu Keluarga. Berkas-berkas tersebut dipisah kedalam 3
map dinas serta diurutkan. Kemudian berkas-berkas tersebut dicatat ke dalam
buku catatan PKS Klinik, yang nantinya akan di input ke dalam komputer
dengan menggunakan MS.Excel.

29
3. Membantu pihak pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
dalam melakukan pencetakan draft kartu keluarga untuk kelengkapan
berkas PKS klinik yang bekerjasama dengan Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang menggunakan Sistem
Administrasi Kependudukan (SIAK).
Dalam kepengurusan berkas klinik, yang pertama kali diurus adalah
berkas kartu keluarga. Setelah kartu keluarga yang baru telah selesai di
proses, maka di print out draft kartu keluarga menggunakan Sistem
Administrasi Kependudukan (SIAK) untuk pengurusan akta kelahiran dan
KIA.
Mahasiswa magang diberi izin untuk login ke akun SIAK dengan
menggunakan username dan paassword salah satu pegawai. Setelah login,
kemudian masuk ke pencarian kartu keluarga, lalu menginput kartu keluarga
di kolom pencarian. Setelah pencarian memunculkan hasil, lalu di print out
draft kartu keluarga terkait. Draft kartu keluarga tersebut disatukan dengan
berkas pengurusan KIA dan akta kelahiran.

4. Pembaharuan data PKS klinik dari Juni 2020 sampai Oktober 2020
Tugas mahasiswa magang adalah emeriksa kembali berkas klinik yang
masuk dan yang telah selesai di buku laporan PKS klinik, kemudian data
tersebut di input secara digitalisasi dengan menggunakan Ms.Excel di
komputer.

30
 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Kuliah Kerja Praktik (KKP) merupakan salah satu mata kuliah yang terdapat
pada kurikulum program S=1 Matematika seebagai syarat untuk menyelesaikan
program S-1 Matematika, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri
Sumatera Utara, Medan. Kuliah Kerja Praktik (KKP) merupakan pogram yang
dilakukan untuk memberikan gambaran yang lebih komprehensif mengenai duni
kerja bagi mahasiswa sekaligus memberikan kesempatan mengaplikasikan teori
dan praktik di lapangan.
Melalui Kuliah Kerja Praktik ini mahasiswa akan memperoleh kesempatan
untuk mengembangkan cara berpikir, menambah ide-ide yang berguna dan dapat
menambah pengetahuan mahasiswa dapat menumbuhkan rasa disiplin dan
tanggung jawab mahasiswa terhadap apa yang telah ditugaskan. Kuliah Kerja
Praktik (KKP) juga merupakan wujud terpadu antara sikap, kemampuan, dan
keterampilan yang diperoleh mahasiswa dibangku kuliah, selain menggali ilmu
pengetahuan, keterampian dan pengalaman. Kuliah kerja praktik ini dilaksanakan
selama satu bulang terhitung mulai tanggal 14 September 2020 sampai dengan 14
Oktober 2020, dengan waktu masuk Kuliah Kerja Praktik (KKP) dimulai pukul
08.00 s.d 16.00 WIB selama 5 hari kerja per minggu.
Dalam kepengurusan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil, Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang telah melakukan
sistem online via e-mail. Masyarakat yang ingin mengurus dokumen
kependudukan dan pencatatan sipil tidak perlu mengantri dan dapat menghemat
waktu dengan menggunakan sistem online via e-mail.Syarat-syarat dalam
kepengurusan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil dapat diakses melalui
website resmi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli
Serdang. Sistem online ini juga merupakan salah satu upaya Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil dalam memerangi covid-19 di Indonesia dengan memutus
tali rantai penyebaran virus corona.

31
5.2 Saran
Saran yang diharapkan penulis kepada pihak Kampus/Fakultas/Prodi dan
pihak Badan Pusat Statistik Kota Medan adalah:
A. Saran untuk pihak Kampus/Fakultas/Prodi
1. Kepada pihak Fakultas/Prodi agar lebih mempersiapkan sistematika KKP
yang lebih baik lagi, baik dari segi penjadwalan, pembekalan,
pemberangkatan dan pembagian kelompok atau dosen pamong.
2. Pihak panitia KKP agar lebih siap lagi dalam mempersiapkan segala
bentuk administrasi dan segera menetapkan dosen pembimbingnya
terlebih dahulu sebelum mahasiswa KKP diberangkatkan ke lokasi KKP.
3. Pelaksanaan KKP berikutnya sebaiknya waktu pelaksanaan KKP ditambah
agar ilmu yang didapat lebih banyak lagi.
4. Kepada adik-adik mahasiswa agar lebih mempersiapkan diri lebih dini,
baik dari segi mental maupun pengetahuan.

B. Saran untuk pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten

Deli Serdang
1. Kepada pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli
Serdang agar mempertahankan dan meningkatkan kinerja dalam
menyediakan dan melayani informasi.
2. Kepada pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli
Serdang jangan pernah jenuh untuk mangayomi, dan mengajari mahasiswa
yang sedang KKP/PKL di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Deli Serdang.

32
 DAFTAR PUSTAKA

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang. Profil Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang. Deli
Serdang: Disdukcapil Kab.Deli Serdang, 2020.
Portal Pemkab Deli Serdang. Disdukcapil Deli Serdang. t.thn. 28 September
2020. <https://disdukcapil.deliserdangkab.go.id/>.

33
Lampiran – Lampiran

Merapikan berkas lemari arsip

Pembaharuan data PKS klinik

Membuat surat balasan kepada pihak terkait

Foto bersama bapak sekretaris Dinas Foto bersama ibu Christina selaku Kepala
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Deli Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi
Serdang dan pegawai bagian umum Pelayanan

34
Lampiran 1
DAFTAR MAHASISWA PESERTA KERJA PRAKTIK
PROGRAM STUDI MATEMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN

N Nama NIM Jurusan Jlh Lokasi KKP Dosen Pamong Ket.

o.
1 Nabilla Fazariani 0703171007 Matematika Jl. Karya Usaha Nomor 3,
Kecamatan Pagar Merbau, Lubuk
Pakam, Kabupaten Deli Serdang
2 Sartika Dewi 0703171004 Matematika Jl. Karya Usaha Nomor 3,
Kecamatan Pagar Merbau, Lubuk Dr.Ismail Husein, M.Si

Pakam, Kabupaten Deli Serdang

3 Mutia Hatina Dewi 0703173091 Matematika Jl. Karya Usaha Nomor 3,
Kecamatan Pagar Merbau, Lubuk
Pakam, Kabupaten Deli Serdang

35
Lampiran 2

LAPORAN HARIAN KULIAH KERJA PRAKTIK (KKP)

MAHASISWA PROGRAM STUDI MATEMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN
DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
KABUPATEN DELI SERDANG

OLEH:
NABILLA FAZARIANI
NIM. 0703171007

PROGRAM STUDI MATEMATIKA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA
MEDAN
2020

36
Lampiran 3

LAPORAN HARIAN
KULIAH KERJA PRAKTIK (KKP)
PROGRAM STUDI MATEMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN

Masa Berlaku SK : 1 Bulan

Nama : Nabilla Fazariani

NIM : 0703171007

Intansi : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten

Deli Serdang

Alamat : Jl. Karya Usaha Nomor 3, Kecamatan Pagar Merbau,

Lubuk Pakam, Kabupaten Deli Serdang,
Sumatera Utara 20551

37
 LAPORAN MINGGUAN KULIAH KERJA PRAKTIK MAHASISWA PROGRAM STUDI MATEMATIKA
DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN DELI SERDANG
TAHUN 2020
Minggu Pertama (I):
No. Hari/Tanggal Kasus Uraian Kegiatan Keterangan
1. Senin/14 September 2020 - Mulai masuk - Perkenalan dan penempatan ke bidang Nabilla Fazariani,
kantor masing-masing Sartika Dewi, Mutia
Hatina Dewi dan Bapak
Pian selaku staff bagian
umum.
- Masuk ke ruangan - Penjelasan mengenai Kedinasan serta Nabilla Fazariani
Bidang Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi
Pemanfaatan Data Pelayanan oleh Ibu Christina selaku
dan Inovasi Kepala Bidang Pemanfaatan Data dan
Pelayanan Inovasi Pelayanan
2 Selasa/15 September 2020 - Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
membersihkan ruangan
- Merapikan berkas - Membersihkan lemari arsip, serta Nabilla Fazariani
mengurutkan berkas berdasarkan tahun,

38

- Membalas surat
- Memilah
3 Rabu/ 16 September 2020
dimulai tahun 2017 sampai pada tahun
2020 Semester I dan membuang berkas
yang dianggap tidak perlu.
- Membuat surat balasan mengenai data
kependudukan Desa Ujung Labuhan
Kecamatan Namo Rambe. Setelah surat Nabilla Fazariani
selesai diproses kemudian diberikan
kepada perwakilan desa dan dibuat serah
terima surat sebagai data arsip surat
masuk.
- Berkas dari klinik dibagi menjadi 3 map
dinas, yaitu satu map untuk berkas
pengurusan KIA, satu map untuk berkas Nabilla Fazariani
Berkas
pengurusan kartu keluarga dan satu map
KIA, Kartu
lagi untuk berkas pengurusan akta
Keluarga, dan Akta
kelahiran.
Kelahiran PKS
Klinik
- Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
39

4 Kamis/ 17 September 2020
membersihkan ruangan
- Membalas surat - Membuat surat balasan mengenai data Nabilla Fazariani
kependudukan Kabupaten Deli Serdang
dari Dinas Sosial. Setelah surat selesai
diproses kemudian diberikan kepada
perwakilan dari Dinas Sosial dan dibuat
serah terima surat sebagai data arsip
surat masuk.
- Pengarahan - Dalam proses pembuatan akta kelahiran Nabilla Fazariani
proses baru maupun perubahan dilakukan di
pembuatan akta bagian Pencatatan Sipil, sebelumnya
kelahiran mendaftar ke loket capil dan kemudian
diberi kartu tanda bukti pengambilan
akta kelahiran.
- Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
membersihkan ruangan
- Merekap berkas - Berkas klinik berupa berkas KIA, KK, Nabilla Fazariani
PKS klinik dan Akte yang masuk di rekap ke dalam
buku laporan, dan mencatat berkas yang
40
 sudah selesai serta diberi tanggal selesai
berkasnya di dalam buku laporan PKS
Klinik.
- Membuat surat - Sebelum di balas surat ijin tersebut Nabilla Fazariani
izin rekam di dinaikkan ke Kadis, setelah Kadis
lapas memberi izin, Bidang Pemanfaatan Data
dan Inovasi Pelayanan membalas surat
tersebut.
5 Jum’at/18 September 2020 - Kegiatan gotong - Seluruh pegawai membersihkan Nabilla Fazariani
royong lingkungan di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Deli
Serdang, kemudian melakukan
pemanasan senam pagi. Dan dilanjutkan
dengan sarapan bersama.
- Membalas surat - Membuat surat balasan kepada Nabilla Fazariani
masuk Consulting & Investigation Service
terkait kebenaran data kependudukan.
Surat diprint dalam 3 rangkap. Setelah
selesai di proses, surat di lipat dan

41

6 Sabtu/ 19 September 2020
7 Minggu/20 September 2020
dimasukkan ke dalam amplop dinas, jika
pihak terkait mengambil surat, harus
disertakan dengan serah terima surat
yang akan di masukkan ke dalam Filter
Letter surat masuk.
- Berkas KIA - Berkas KIA klinik yang datang dirapikan Nabilla Fazariani
dan di susun dalam 1 Map Dinas
kemudian di antar ke ruangan akta
kelahiran dimasukkan ke dalam berkas
PKS klinik.
- - -
- - -
42
 LAPORAN MINGGUAN KULIAH KERJA PRAKTIK MAHASISWA PROGRAM STUDI MATEMATIKA
DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN DELI SERDANG
TAHUN 2020
Minggu Kedua (II):
No. Hari/Tanggal Kasus Uraian Kegiatan Keterangan
1. Senin/ 21 September 2020 - Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan membersihkan Nabilla Fazariani
ruangan
- Merapikan berkas - Berkas yang masuk di bagi kedalam 3 Map Nabilla Fazariani
masuk PKS Klinik dinas, yaitu 1 Map untuk Berkas KIA, 1 Map
untuk berkas Kartu keluarga, dan 1 Map
untuk berkas Kartu Keluarga. Kemudian
berkas tersebut di masukkan ke dalam lemari
arsip
- Membalas surat - Membuat surat balasan mengenai data Nabilla Fazariani
masuk kependudukan berdasarkan usia. Setelah
selesai di proses, surat di lipat dan
dimasukkan ke dalam amplop dinas, jika
pihak terkait mengambil surat, harus
disertakan dengan serah terima surat yang

43

2 Selasa/ 22 September 2020
3 Rabu/ 23 September 2020
akan di masukkan ke dalam Filter Letter surat
masuk.
- Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan membersihkan Nabilla Fazariani
ruangan
- Membalas surat - Membuat surat balasan untuk BKKBN terkait Nabilla Fazariani
data kependudukan usia anak. Setelah surat
selesai diproses kemudian diberikan kepada
perwakilan dari Dinas Sosial dan dibuat serah
terima surat sebagai data arsip surat masuk.
- Berkas KIA, dan KK klinik yang telah selesai
- Merapikan berkas
di rekap dalam buku laporan PKS Klinik. Nabilla Fazariani
PKS Klinik
Kemudian berkas akta kelahiran di proses
dengan menggunakan draft kartu keluarga
yang baru.
- Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan membersihkan Nabilla Fazariani
ruangan
- Menerima berkas - Berkas baru dari klinik untuk KIA, Kartu Nabilla Fazariani
PKS Klinik Keluarga dan Akta Kelahiran. Berkas di
periksa kelengkapannya, kemudian

44

4 Kamis/24 September 2020
dimasukkan ke dalam 3 map dinas, yaitu 1
map untuk pengurusan KIA, 1 map untuk
pengurusan kartu keluarga dan 1 map untuk
pengurusan akta kelahiran. Berkas yang
masuk juga di catat di dalam buku laporan
PKS klinik.
- Membalas Surat - Membuat surat balasan kepada Desa Timbang Nabilla Fazariani
Deli Kecamatan Galang terkait data
kependudukan. Setelah surat selesai diproses
kemudian diberikan kepada perwakilan dari
Dinas Sosial dan dibuat serah terima surat
sebagai data arsip surat masuk.
- Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan membersihkan Nabilla Fazariani
ruangan
- Membuat absensi - Membuat absensi rapat dan me-scanprint Nabilla Fazariani
rapat surat undangan rapat untuk diberikan kepada
para pimpinan.
- Berkas pengurusan - Berkas kartu keluarga dari PKS Klinik yang Nabilla Fazariani
akta kelahiran PKS telah selesai, kemudian diperiksa kembali
45
 Klinik kelengkapannya untuk pengurusan akta
kelahiran. Setelah berkas lengkap, berkas
dibawa ke ruang akta untuk proses pencetakan
akta kelahirannya.
5 Jum’at/ 25 September 2020 - Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan membersihkan Nabilla Fazariani
ruangan
- Kegiatan - Seluruh pegawai membersihkan lingkungan Nabilla Fazariani
gotong royong di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Deli Serdang, kemudian
melakukan pemanasan senam pagi. Dan
dilanjutkan dengan sarapan bersama.
- Berkas klinik yang telah selesai dirapikan di
- Merapikan dalam lemari arsip, kemudian di catat di Nabilla Fazariani
berkas PKS dalam buku laporan PKS klinik.
klinik - Surat balasan yang telah selesai dan telah
- Meminta stempel ditandatangani oleh kadis dibawa kebagian Nabilla Fazariani
surat umum untuk diberi nomor surat serta stempel.
6 Sabtu/ 26 September 2020 - - -
7 Minggu/ 27 September 2020 - - -

46
 LAPORAN MINGGUAN KULIAH KERJA PRAKTIK MAHASISWA PROGRAM STUDI MATEMATIKA
DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN DELI SERDANG
TAHUN 2020
Minggu Ketiga (III):
No. Hari/Tanggal Kasus Uraian Kegiatan Keterangan
1. Senin/28 September 2020 - Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
membersihkan ruangan
- Mencetak file - File softcopy hasil rapat koordinasi Nabilla Fazariani
softcopy hasil rapat nasional di cetak kemudian disatukan
dan diberikan kepada Kepala Bidang
Pemanfaatan Data Dan Inovasi
Pelayanan.

- Membalas surat - Membuat surat balasan kepada Nabilla Fazariani

Direktorat Jendral Kementrian Dalam
Negeri. Setelah surat selesai diproses
kemudian dimasukkan kedalam map
untuk dikirim ke alamat Direktorat
Jendral Kementrian Dalam Negeri.

47
2 Selasa/29 September 2020 - Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
membersihkan ruangan
- Membalas surat - Membuat surat balasan mengenai data Nabilla Fazariani
kependudukan desa. Setelah surat selesai
diproses kemudian diberikan kepada
perwakilan desa dan dibuat serah terima
surat sebagai data arsip surat masuk.
- Memilah Berkas - Berkas dari klinik dibagi menjadi 3 map Nabilla Fazariani
KIA, Kartu dinas, yaitu satu map untuk berkas
Keluarga, dan Akta pengurusan KIA, satu map untuk berkas
Kelahiran PKS pengurusan kartu keluarga dan satu map
Klinik lagi untuk berkas pengurusan akta
kelahiran.
3 Rabu/ 30 September 2020 - Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
membersihkan ruangan
- Membalas surat - Membuat surat balasan mengenai data Nabilla Fazariani
kependudukan desa. Setelah surat selesai
diproses kemudian diberikan kepada
perwakilan dari desa dan dibuat serah

48
 terima surat sebagai data arsip surat
masuk.

4 Kamis/ 1 Oktober 2020 - Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
membersihkan ruangan
- Merekap berkas - Berkas klinik berupa berkas KIA, KK, Nabilla Fazariani
PKS klinik dan Akte yang masuk di rekap ke dalam
buku laporan, dan mencatat berkas yang
sudah selesai serta diberi tanggal selesai
berkasnya di dalam buku laporan PKS
Klinik
5 Jum’at/2 Oktober 2020 - Kegiatan gotong - Seluruh pegawai membersihkan Nabilla Fazariani
royong lingkungan di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Deli
Serdang, kemudian melakukan
pemanasan senam pagi. Dan dilanjutkan
dengan sarapan bersama.
- Membalas surat - Membuat surat balasan mengenai data Nabilla Fazariani
masuk kependudukan desa Surat diprint dalam 3

49
 rangkap. Setelah selesai di proses, surat
di lipat dan dimasukkan ke dalam
amplop dinas, jika pihak terkait
mengambil surat, harus disertakan
dengan serah terima surat yang akan di
masukkan ke dalam Filter Letter surat
masuk.
- Berkas KIA - Berkas KIA klinik yang datang dirapikan Nabilla Fazariani
dan di susun dalam 1 Map Dinas
kemudian di antar ke ruangan akta
kelahiran dimasukkan ke dalam berkas
PKS klinik.
6 Sabtu/ 3 Oktober 2020 - - -
7 Minggu/ 4 Oktober 2020 - - -

50
 LAPORAN MINGGUAN KULIAH KERJA PRAKTIK MAHASISWA PROGRAM STUDI MATEMATIKA
DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN DELI SERDANG
TAHUN 2020
Minggu Keempat (IV):
No. Hari/Tanggal Kasus Uraian Kegiatan Keterangan
1. Senin/ 5 Oktober 2020 - Tidak masuk Kantor - Sakit Nabilla Fazariani
2 Selasa/ 6 Oktober 2020 - Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
membersihkan ruangan
- Mempersiapkan - Brosur pelayanan yang telah dicetak
brosur pelayanan diambil di bagian umum, kemudian
dilipat dan di letakkan di setiap loket
pelayanan serta meja tulis untuk
masyarakat mengisi formulir
kependudukan.
- Membantu - Dalam rangka penilaian yang dilakukan Nabiilla Fazariani
masyarakan dalam oleh pusat, maka dilakukan kuisioner
mengisi kuisioner pelayanan yang akan diisi oleh
pelayanan masyarakat guna meningkatkan
pelayanan di Dinas Kependudukan dan

51
 Pencatatan Sipil Kabupaten Deli Serdang.
- Menerima surat - Menerima surat undangan dari bagian Nabilla Fazariani
undangan umum untuk diberikan kepada Kepala
Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi
Pelayanan agar dapat dihadiri.
3 Rabu/ 7 Oktober 2020 - Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
membersihkan ruangan
- Membuat absensi - Membuat absensi rapat terkait Nabilla Fazariani
rapat peningkatan pelayanan dengan
menggunakan Ms.Word
- Merapikan berkas - Berkas PKS klinik seperti KIA, Kartu Nabilla Fazariani
PKS Klinik Keluarga dan Akta Kelahiran dipisah
menjadi 2 bagian. Berkas yang telah
selesai dan berkas yang belum selesai.
Serta berkas-berkas tersebut di periksa
kembali dengan melihat catatan dalam
buku laporan PKS Klinik.
- Mencatatat Pengaduan - Setiap masyarakat yang ingin mengurus Nabilla Fazariani
Masyarakat berkas-berkas kependudukan, dicatat di

52
 dalam buku pengaduan masyarakat, yang
berisi kolom tanggal masuk, nomor,
nama/NIK, jenis pengaduan, bidang, dan
solusi pengaduan.

4 Kamis/ 8 Oktober 2020 - Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
membersihkan ruangan
- Mencetak hasil rapat - Mencetak hasil rapat koordinasi nasional Nabilla Fazariani
melalui zoom meeting terkait
peningkatan pelayan Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil di
seluruh wilayah Indonesia
- Mencari disposisi - Mencari kembali disposisi surat Nabilla Fazariani
undangan undangan yang telah lama untuk ditinjau
kembali sebagai bahan pertimbangan
dalam membalas surat yang masuk saat
ini.
5 Jum’at/ 9 Oktober 2020 - Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
membersihkan ruangan

53

6 Sabtu/ 10 Oktober 2020
7 Minggu/ 11 Oktober 2020
- Berkas PKS Klinik - Berkas kartu keluarga dari PKS Klinik Nabilla Fazariani
yang telah selesai, kemudian di urus
berkas akta kelahirannya. Dengan
mencetak draft kartu keluarga yang telah
selesai untuk melengkapi berkas
pengurusan akta kelahiran. Setelah berkas
lengkap, berkas dibawa ke ruang akta
kelahiran untuk diberi nomor dan di
proses pencetakan akta kelahirannya.
Berkas Kartu Keluarga dan KIA di
simpan sebagai arsip, dan di catat ke
dalam buku laporan PKS Klinik.
- - -
- - -
54
 LAPORAN MINGGUAN KULIAH KERJA PRAKTIK MAHASISWA PROGRAM STUDI MATEMATIKA
DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN DELI SERDANG
TAHUN 2020
Minggu Kelima (V):
No. Hari/Tanggal Kasus Uraian Kegiatan Keterangan
1. Senin/ 12 Oktober 2020 - Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
membersihkan ruangan
- Mencetak absensi rapat - Membuat absensi rapat terkait Nabilla Fazariani
peningkatan pelayanan dengan
menggunakan Ms.Word
- Mencetak bahan rapat - Mencetak bahan rapat yang diberikan Nabilla Fazariani
oleh Kepala Bidang Pemanfataan Data
dan Inovasi Pelayanan dalam 3 rangkap,
yang kemudian dibagikan kepada
pimpinan yang menghadiri rapat secara
online melalui zoom.
- Membalas surat - Membuat surat balasan kepada Komisi Nabilla Fazariani
Pemilihan Umum Kabupaten Deli
Serdang terkait data kependudukan.

55

2 Selasa/ 13 Oktober 2020
Setelah surat selesai diproses kemudian
diberikan kepada perwakilan desa dan
dibuat serah terima surat sebagai data
arsip surat masuk.
- Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
membersihkan ruangan
- Membuat absensi rapat - Membuat absensi rapat terkait data Nabilla Fazariani
kependudukan secara nasional dengan
menggunakan Ms.Word
- Menstempel surat - Surat yang telah selesai dan di paraf oleh Nabilla Fazariani
Kasi dan Kabid, dibawa keruangan Kadis
untuk di tandatangani. Setelahnya surat
dibawa ke bagian umum untuk diberi
penomoran surat dan di stempel.
- Menginput berkas PKS - Memeriksa kembali berkas klinik yang Nabilla Fazariani
klinik masuk dan yang telah selesai di buku
laporan PKS klinik, kemudian data
tersebut di input secara digitalisasi
dengan menggunakan Ms.Excel di
56
 komputer.
3 Rabu/ 14 Oktober 2020 - Masuk kantor - Membantu petugas kebersihan Nabilla Fazariani
membersihkan ruangan
- Pelepasan mahasiswi - Memberikan ucapan terimakasih dan Nabilla Fazariani,
KKP kenang – kenangan kepada Bapak Jahar Sartika Dewi, Mutia
Efendy, S.Sos, M.Ap selaku Sekretaris Hatina Dewi
Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten Deli Serdang, serta foto
bersama dengan pegawai di bagian umum
dan Ibu Christina Helen Siagian, S.Sos Nabilla Fazariani
selaku Kepala Bidang Pemanfaatan Data
dan Inovasi Pelayanan.

57
Lampiran 4
TANDA TANGAN PENANGGUNG JAWAB
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN

TIM PRAKTEK KERJA LAPANGAN (KKP) TANDA TANGAN

1. Kepala Laboratorium
Rakhmat Kurniawan R, ST.,M.Kom
NIP. 19850316 201503 1 003
2. Dosen Pembimbing
Dr. Ismail Husein, M.Si
NIP. 19910422 201903 1 015
3. Kepala Bidang Pemanfaatan Data dan
Inovasi Pelayanan
Christina Helen Siagian, S.Sos
NIP. 19760610 199412 2 002

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KABUPATEN DELI SERDANG

BAGIAN/DEPT TANDA TANGAN

1. Bagian Umum dan
Kepegawaian

2. Bidang Pemanfaatan
Data dan Inovasi
Pelayanan

3. Bidang Pelayanan dan

Pencatatan Sipil

58
Lampiran 5

BLANKO PENILAIAN DOSEN PEMBIMBING KULIAH KERJA PRAKTIK

MAHASISWA PROGRAM STUDI MATEMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN

Nama : Nabilla Fazariani

NIM : 0703171007
Tempat KKP : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Deli Serdang
Waktu KKP : Senin – Jum’at, Pukul: 08.00 WIB – 14.00 WIB

No. Materi Penilaian Nilai Angka

1 Kedisiplinan
2 Kerajinan dan Ketekunan
3 Kerapian dan Penampilan
4 Kreativitas dan Inovasi
5 Kemampuan Keilmuan/Pemahaman
Tentang Materi Pekerjaan
6 Komunikasi
Total Angka

NB: Angka Minimal 4 dan Maksimal 10

Medan, 2020
Dosen Pembimbing

Ismail Husein, M.Si

NIP. 199104222019031015

59
Lampiran 6
PENILAIAN PEMBIMBING DINAS KEPENDUDUKAN DAN
PENCATATAN SIPIL KABUPATEN DELI SERDANG
KULIAH KERJA PRAKTIK MAHASISWA JURUSAN MATEMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN

Nama : Nabilla Fazariani

NIM : 0703171007
Tempat KKP : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Deli
Serdang
Waktu KKP : 14 September 2020 – 14 Oktober 2020

No. Materi Penilaian Nilai Angka

1 Kedisiplinan
2 Kerajinan dan Ketekunan
3 Kerapian dan Penampilan
4 Kreativitas dan Inovasi
5 Kemampuan Keilmuan/Pemahaman
Tentang Materi Pekerjaan
6 Komunikasi
Total Angka

NB: Angka Minimal 4 dan Maksimal 10

Lubuk Pakam, 14 Oktober 2020
Kepala Bidang Pemanfaatan Data
Dan Inovasi Pelayanan

Christina Helen Siagian, S.Sos

NIP. 19760610 199412 2 002

60