Bab 4

SIKLUS PEMBELIAN

Capaian Pembelajaran:
Setelah mempelajari bab ini, Anda diharapkan mampu:
1. Menjelaskan maksud dari Request for Quotation.
2. Menjelaskan siklus penjualan yang terjadi pada aplikasi Odoo.

A. Pemahaman akan Request for Quotation (RFQ)

Request for Quotation Form adalah formulir permintaan yang diajukan oleh
pembeli terhadap barang atau jasa kepada penjual untuk mendapatkan penawaran
terbaik sesuai dengan spesifikasi dan anggaran. Manfaat menggunakan RFQ
adalah proses pengadaan menjadi lebih efektif dan efisien antara pelanggan dan
vendor karena aktivitas permintaan dan penawaran sudah terjadi di awal. Hal
tersebut dalam meminimalisir terjadinya beberapa hal, di antaranya: pembatalan
pembelian, tidak tersedianya persediaan barang, atau perubahan harga yang tiba-
tiba terjadi.
Beberapa hal yang perlu dicantumkan dalam dokumen RFQ adalah:
1. Detail harga barang atau jasa.
2. Spesifikasi barang atau jasa. RFQ umumnya menyertakan spesifikasi barang
atau jasa untuk memastikan semua vendor atau pemasok menawar barang
atau jasa yang sama. Apabila informasi yang disajikan semakin spesifik,
maka akan semakin akurat penawarannya. Sehingga penjual dapat
membandingkannya dengan vendor yang lainnya mana yang sekiranya
paling menguntungkan. Alasan lainnya adalah spesifikasi yang telah
dicantumkan dapat digunakan sebagai dokumentasi yang mengikat pemasok
secara hukum.

Vendor yang kemudian merespon RFQ biasanya juga mencantumkan

beberapa informasi ketika merespon RFQ. Berikut adalah beberapa detail yang
harus dicantumkan oleh vendor ketika menjawab RFQ:
1. Pengalaman pihak vendor terkait proyek serupa.
2. Fleksibilitas yang dimiliki oleh pihak vendor.
3. Rekam jejak penyelesaian proyek yang telah dilakukan secara tepat waktu,
efisien, dan sesuai dengan harapan.
4. Alasan lain yang menyatakan bahwa vendor mampu memenuhi kebutuhan
calon pembeli.

Alur pembuatan Request for Quotation pada aplikasi Odoo digambarkan

seperti yang ada di Gambar 5.1.

Create a Print PDF, Confirm

RFQ Send by Email RFQ  PO

Gambar 5. 1 Alur Pembuatan Request for Quotation

1. Create Request for Quotation, membuat formulir RFQ yang tujuannya

adalah untuk memasukkan data terkait barang yang akan kita beli dari
vendor/ pemasok. Data yang perlu dimasukkan ke dalam RFQ di antaranya
adalah nama produk, harga pembelian, kategori produk, catatan untuk
vendor, dan lain sebagainya.
2. Print PDF, Send by Email, request for quotation yang telah dibuat dapat
diunduh dalam bentuk file PDF. Kemudian dapat langsung dikirimkan
kepada vendor melalui email.
3. Confirm RFQ  PO, apabila telah diterima penawaran dari vendor yang
sesuai dengan harapan, maka RFQ dapar dikonfirmasi dan statusnya
berubah menjadi Purchase Order.

B. Siklus Pembelian pada Odoo

Siklus pembelian yang terjadi menggunakan aplikasi Odoo akan
menghasilkan beberapa dokumen. Gambar 5.2 berikut ini akan menyajikan
jalannya siklus pembelian yang terjadi pada aplikasi odoo.
1. Siklus pembelian diawali dengan membuat formulir Request for Quotation,
kemudian mengirimkannya kepada vendor melalui email.
 Purchase
Quotation Receipt Bill
Order

Gambar 5. 2 Siklus Penjualan pada Aplikasi Odoo

2. Vendor menerima RFQ dan memberikan jawaban terhadap RFQ tersebut.

3. Apabila harga yang ditawarkan oleh vendor sesuai dengan harapan, maka
RFQ dapat dikonfirmasi.
4. Quotation yang telah dikonfirmasi statusnya akan berubah menjadi
Purchase Order.
5. Kemudian akan terbentuk dokumen Surat Penerimaan Barang (Receipt)
untuk Purchase Order tersebut.
6. Selanjutnya Surat Penerimaan Barang (Receipt) dapat divalidasi apabila
barang telah diterima di gudang. Maka secara otomatis hal ini akan
menambah jumlah persediaan yang ada pada sistem.
7. Berdasarkan data Purchase Order, maka dibuatlah dokumen Vendor Bill.
8. Jumlah pembayaran yang akan membayar sesuai dengan Vendor Bill.
9. Bagian Akuntansi melakukan pengecekan apabila pembayaran telah
dilakukan.

C. Prosedur Berlatih
1. Mahasiswa menjawab permasalahan yang ditanyakan pada bagian Latihan.
2. Mahasiswa membentuk kelompok dengan jumlah anggota 3 orang per
masing-masing kelompok yang dipilih berdasarkan nomor absen dimulai
dari nomor 1 (atau menyesuaikan apabila ada kelebihan jumlah mahasiswa).
3. Jawaban dikumpulkan dalam bentuk Link Google Document yang di
dalamnya memuat informasi sebagai berikut:
a. Judul Tugas :
Tugas Kelompok Bab 4
Siklus Pembelian
b. Identitas anggota kelompok yang terdiri dari Nama Lengkap, Kelas, dan
Nomor Absen.
 c. Tuliskan kembali permasalah yang ditanyakan pada bagian Latihan
sebelum menjawab.
4. Jawaban dikumpulkan melalui LMS dengan batas waktu yang telah
ditentukan.

D. Latihan
1. Pilihlah sebuah contoh usaha, boleh usaha yang terdapat di dalam atau luar
negeri.
2. Screenshoot company profile usaha yang telah dipilih (informasi ini dapat
menggunakan hasil pencarian di internet).
3. Tuliskan link artikel tersebut pada Google Document.
4. Jelaskan siklus pembelian yang dijalankan oleh usaha tersebut secara detail
beserta dokumen apa saja yang digunakan.