Analisis Rekam Medis

                Pengisiaan/pencatatan rekam medis ada kemungkinan besar terjadi tidak

lengkap atau tidak sesuai dengan ketentuan, hal tersebut disebabkan :

1. Pelaksanaan pendokumentasian dilakukan oleh banyak pemberi pelayanan

kesehatan
2. Rekam Medis diciptakan sebagai aktifitas sekunder mengiringi jalannya
pelayanan pasien, maka pendokumentasiannya bisa saja tidak seakurat dan
selengkap yang ditetapkan /diinginkan
3. Kesibukan seorang dokter, sehingga menulis catatan bisa pada form yang
salah serta terburu-buru sehingga tidak terbaca
4. Seorang perawat yang sibuk melayani panggilan pasien menjadi lupa
mencatat hal-hal yang berkaitan dengan pengobatan pasien yang telah diberikan
 

Agar rekam medis tersebut tidak terjadi seperti di atas maka harus dilakukan
kegiatan analisis/pengkajian dari isi rekam medis /pendokumentasian sehingga
rekam medis dapat digunakan atau mempunyai nilai guna seperti ; Administration,
Legal aspect, Financial, Reseach, Education, Documentation, Public health, planing
dan Marketing.  

                Analisis dari pendokumentasian rekam medis yang telah digunakan

(setelah pasien pulang) baik untuk rawat jalan /UGD maupun rawat inap terdapat
tiga jenis analisis, yaitu :

1. Analisis Kuantitatif
2. Analisis Kualitatif
3. Analisis Statistik
 

Untuk melakukan analisis tersebut, perekam medis dipercaya untuk melakukan

analisa baik kuantitatif, kualitatif maupun statistik serta memberitahu kepada
petugas yang mengisi rekam medis apabila ada kekurangan atau inkosistensi yang
mengakibatkan rekam menjadi tidak lengkap atau tidak akurat, kemudian membuat
laporan ketidak lengkapan sehingga dapat ditindak lanjuti untuk diatasi agar rekam
medis menjadi lengkap.

 
                Peraturan dan Kebijakan yang dibutuhkan untuk melakukan analisis
tersebut adalah :

1. Permenkes No.749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medis

2. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah Sakit dari Dirjen
Yanmed Tahun 1997
3. SE. No. HK. 00.06.1.5.01160 Tahun 1995 tentang petunjuk teknis
pelaksanaan pengadaan formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip
Rekam Medis di RS
4. Peraturan RS tentang analisis Rekam Medis, Form. Rekam Medis dan
susunan berkas Rekam Medis, Prosedur Kerja /Protap
 

Waktu untuk melakukan analisis dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :

 Retrospective Analysis
Yaitu analisis yang dilakukan setelah pasien pulang, Hal ini yang sering dilakukan
karena dapat menganalisis rekam medis secara keseluruhan walaupun hal ini dapat
memperlambat proses melengkapi yang kurang.

 Concurrent Analysis
Yaitu analisis yang dilakukan pada saat pasien masih dirawat atau selama
perawatan berlangsung analisa juga dilakukan.   Analisis dilakukan diruang
perawatan untuk mengidentifikasi kekurangan/ketidaksesuaian, salah interprestasi
secara cepat sebelum digabungkan.

1. Analisis Kuantitatif
Analisis kuantitatif adalah telaah/review bagian tertentu dari isi rekam medis dengan
maksud menemukan kekurangan khusus yang berkaitan dengan pencatatan rekam
medis
                Jadi analisis kuantitatif menurut penulis dapat disebut juga
sebagai analisis ketidaklengkapan baik dari segi formulir yang harus ada maupiun
dari segi kelengkapan pengisian semua item pertanyaan yang ada pada formulir
sesuai dengan pelayanan yang diberikan pada pasien.
Tenaga rekam medis yang melakukan analisis kuantitatif harus ‘’tahu’’ (dapat
mengidentifikasi, mengenal, menemukan bagian yang tidak lengkap ataupun belum
tepat pengisiannya) tentang :

1. Jenis formulir yang digunakan

2. Jenis formulir yang harus ada
3. Orang yang berhak mengisi rekam medis
4. Orang yang harus melegalisasi penulisan
 
Tujuan Analisis Kuantatif :
1. Menentukan sekiranya ada kekurangan agar dapat dikoreksi dengan segera
pada saat pasien masih dirawat, dan item kekurangan belum terlupakan, untuk
menjamin efektifitas kegunaan isi rekam medis di kemudian hari. Yang dimaksud
dengan koreksi ialah perbaikan sesuai keadaan yang sebenarnya terjadi.
2. Untuk mengidentifikasi bagian yang tidak lengkap yang dengan mudah dapat
dikoreksi dengan adanya suatu prosedur sehingga rekam medis menjadi lebih
lengkap dan dapat dipakai untuk pelayanan pada pasien, melindungi dai kasus
hukum, memenuhi peraturan dan untuk analisa statistik yang akurat.
3. Kelengkapan Rekam medis sesuai dengan peraturan yang ditetapkan jangka
waktunya, perizinan, akreditasi, keperluan sertifikat lainnya
4. Mengetahui hal-hal yang berpotensi untuk membayar ganti rugi
 

Komponen Analisis Kuantatif :

1. Memeriksa identifikasi pasien pd setiap lebar RM
ü  Setiap lembar RM harus ada identitas pasien (No. RM, Nama ), bila ada lembaran
rekam medis yang tanpa identitas harus di review untuk menentukan milik siapa
lembaran tersebut.

ü  Dalam hal ini dengan Concurrent Analysis akan lebih mudah untuk dilengkapi
dilakukan daripada Restrospective analysis

2. Adanya semua laporan yang penting

ü  Pada komponen ini akan memeriksa laporan-laporan dari kegiatan pelayanan
yang diberikan ada atau tidak ada.

ü  Laporan yang ada di rekam medis :

Laporan umum seperti ; lembar riwayat pasien, pemeriksaan fisik, catatan

perkembangan, observasi klinik, ringkasan penyakit

Laporan khusus, seperti laporan operasi, anasthesi dan hasil-hasil pemeriksaan lab.

ü  Dalam laporan tersebut pencatatan tanggal dan jam pencatatan menjadi penting
karena ada kaitannya dengan peraturan seperti lembar riwayat pasien dan
pemeriksaan fisik harus diisi < 24 jam sesudah pasien masuk rawat inap, maka agar
lengkap harus dilakukan analisis ketidak lengkapan dengan cara Concurrent, karena
kalau dengan retrsopective pemeriksaan yang tidak lengkap diketahui setelah
pasien pulang sedangkan aturannya pemeriksaan fisik harus diisi < 24 jam,
sehingga rekam medis tersebut tidak dapat dilengkapi lagi atau disebut dengan
‘’Deficiency’’.
 

3. Review Autentifikasi
ü  Pada komponen ini analisis kuantitatif memeriksa autentifikasi dari pencatatan
berupa tanda tangan, nama jelas termasuk cap/stempel atau kode seseorang untuk
kompeterisasi, dalam penulisan nama jelas harus ada titel/gelar profesional (Dokter,
perawat)

ü  Dalam autentifikasi tidak boleh tanda tangani oleh orang lain selain dari
penulisnya, kecuali bila ditulis oleh dokter jaga atau mahasiswa maka ada tanda
tangan sipenulis di tambah countersign oleh supervisor dan ditulis telah direview
dan dilaksanakan atas intruksi dari … atau telah diperiksa oleh…atau diketahui oleh
…

4. Review Pencatatan
 

Pada komponen ini akan dilakukan :

 Pemeriksaan pada pencatatan yang tidak lengkap dan tidak dapat dibaca,
sehingga dapat dilengkapi dan diperjelas.
 Memeriksa baris perbaris dan bila ada barisan yang kosong digaris agar
tidak diisi belakangan
 Bila ada yang salah pencatatan, maka bagian yg salah digaris dan
dicatatan tersebut masih terbaca, kemudian diberi keterangan
disampingnya bahwa catatan tersebut salah  

 
2. Analisis Kualitatif
Adalah suatu review pengisian rekam medis yang berkaitan tentang kekonsistenan
dan isinya merupakan bukti rekam medis tersebut akurat dan lengkap

 
Tujuan Analisis Kualitatif :
1. Mendukung kualitas Informasi
2. Merupakan aktifitas dari Risk management
3. Membantu dalam memberikan kode penyakit dan tindakan yang lebih spesifik
yang sangat penting untuk penelitian medis, studi administrasi dan untuk
penagihan
4. Meningkatkan kualitas pencatatan, khusunya yang dapat mengakibatkan
ganti rugi pada masa yang akan datang
5. Kelengkapan Informed consent sesuai dengan peraturan
6. Identifkasi catatan yang tidak konsisten
7. Mengingatkan kembali tentang pencattan yang baik dan memperlihatkan
pencatatan yang kurang.
 

Komponen Analisis Kualitatif :

1. Review Kelengkapan dan kekonsistenan diagnosa
2. Review kekonsistenan pencatatan diagnosa
3. Review pencatatan hal-hal yg dilakukan saat perawatan dan pengobatan
4. Review adanya informed consent yg seharusnya ada
5. Review cara/praktek pencatatan
6. Review hal-hal yang berpotensi menyebabkan tuntutan ganti rugi
 

1. Review Kelengkapan dan kekonsistenan diagnosa

Pada review ini akan memeriksa kekonsistenisan Diagnosa diantaranya :

1)     Diagnosa saat masuk / alasan saat masuk rawat

2)     Diagnosa tambahan

3)     Preoperative diagnosis

4)     Postoperative diagnosis

5)     Phatological diagnosis

6)     Clinical diagnosis

7)     Diagnosis akhir/utama

8)     Diagnosa kedua

b. Review kekonsistenan pencatatan diagnosa
Konsistensi merupakan suatu penyesuaian/kecocokan antara 1 bagian dengan
bagian lain dan dengan seluruh bagian, dimana diagnosa dari awal sampai akhir
harus konsisten, 3 hal yang harus konsisten yaitu catatan perkembangan, intruksi
dokter, dan catatan obat.

Contoh Review kekonsistenan pencatatan diagnosa;

–          Pada pelayanan rawat inap hasil operasi, hail pemeriksaan PA, hasil
pemeriksaan diagnostik, dan surat pernyataan tindakan harus konsisten , apabila
berbeda menunjukan rekam medis yang buruk

–          Catatan perkembangan menulis pasien menderita demam, sedangkan

dokter menulis pasien tidak demam. Perbedaan tersebut mendatangkan pertanyaan
dalam evaluasi dokter dan diputuskan untuk tidak dilakukan tindakan

    

c. Review pencatatan hal-hal yg dilakukan saat perawatan dan pengobatan

                Rekam medis harus menjelaskan keadaan pasien selama dirawat, dan
harus menyimpan seluruh hasil pemeriksaan dan mencatat tindakan yang telah
dilakukan pada pasien

Contoh :

Hasil test normal, pasien dalam keadaan baik, pasien telah diberi penjelasan dan
petunjuk. Semua hal diatas harus ada catatan yang melihatkan kondisi tersebut
dalam rekam medis.

d. Review adanya informed consent yg seharusnya ada

Pada komponen ini menganalisa surat persetujuan dari pasien apakah sudah diisi
dengan benar dan lengkap sesuai dengan prosedur dan peraturan yang dibuat
secara konsisten
Lihat prosedur dan ketentuan informed consent di PSRM II

1. Review cara/praktek pencatatan

Pada komponen ini akan dilakukan review cara pencatatan, seperti :

1)     Waktu pencatatan harus ada, tidak ada waktu kosong antara 2 penulisan,
khususnya pada saar emergency. Tidak ada pencatatan pada suatu periode tidak
hanya catatannya saja yang tidak ada tetapi juga meningkatkan resiko kegagalan
dalam pengobatan, dan malpraktek penelitian dilakukan dengan hati-hati dan
lengkap

2)     Mudah Dibaca, tulisan harus bagus, tinta yang digunakan harus tahan lama,
penulisan dilakukan dengan hati-hati dan lengkap

3)     Menggunakan singkatan yang umum, perlu dibuatkan pedoman untuk

singkatansingkatan yang digunakan sehingga semua tahu tentang arti singkatan
tersebut

4)     Tidak menulis komentar/hal-hal yang tidak ada kaitannya dengan pengobatan
pasien /kritikan/hinaan

5)     Bila ada kesalahan lebih baik dibiarkan dan kemudian dikoreksi, jangan di tipp
ex

1. Review hal-hal yang berpotensi menyebabkan tuntutan ganti rugi

Rekam medis harus mempunyai semua catatan mengenai kejadian yang dapat
menyebabkan/berpotensi tuntutan kepada institusi pelaayanan kesehatan baik oleh
pasien maupun oleh pihak ketiga.

PENGONTROLAN REKAM MEDIS YANG TIDAK LENGKAP

Hasil dari analisa kuantitatif dan kualitatif secara garis besar adalah :

1,   Identifikasi kekurangan yg spesifik

2. Pola /gambaran dari pencatatan yg jelek

3. Kejadian yg dapat mengakibatkan ganti rugi
 
Pengontrolan Rekam Medis yg tidak lengkap dapat dengan cara :

1. Statistik Ketidak lengkapan

2. Pencatatan kekurangan dari Rekam Medis
3. Penyimpanan Rekam Medis yg tidak lengkap
4. Final Chart Check
 

1. Statistik Ketidak lengkapan

Pengontrolan rekam medis dengan statistik ketidaklengkapan yaitu dengan
mengolah data rekam medis yang tidak lengkap dan menyajikan angka
ketidaklengkapan, sehingga dapat dijadikan peringatan untuk memperbaiki
pencatatan rekam medis yang lengkap. Statistik ketidak lengkapan dapat dihitung
dengan cara Incompete dan delinguent Medical record.  

1. Incomplete MR
Adalah Rekam medis dgn kekurangan yg spesifik yg masih dapat dilengkapi oleh
pemberi pelayanan kesehatan, dapat dicari dengan cara :

                                       Inc.MR                                                                     

Inc.MR Rate =                                                                          X 100 %                     Jmh
Pas Pulang selama periode melengkapi RM tsb.

1. Delinguent MR
Adalah Rekam Medis yg masih tidak lengkap sesudah melewati batas waktu
tersebut, dapat dicari dengan cara :

 
 
 

 
 

Sedangkan menurut Depkes dapat dihitung dengan cara :

Angka KetidakLengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM )

                Merupakan salah satu indikator Mutu Kualitas pelayanan suatu RS, dapat
dicari dengan cara :

Total RM yang belum lengkap & benar dlm 14 hari /bulan

                                                                                                X 100%

            Total Pasien Yang termasuk pada bulan tersebut

2. Pencatatan kekurangan dari Rekam Medis

Rumah sakit harus tahu bahwa ada rekam medis yang perku dilengkapi dan apa
saja kekurangannya. Identifikasi ketidaklengkapan dari rekam medis dapat
dilakukan dengan cara :

1. Membuat catatan kecil dan diletakan langsung dalam rekam medis atau
Memberi tanda dengan selotip/stempel di map rekam medis
2. Dokter/perawat secara rutin datang ke unit rekam medis
3. Rekam Medis yang tidak lengkap dikirim ke tempat yang telah ditetapkan
atau diletakan di ruang perawat atau dikirim ke ruangan masing-masing petugas
yang akan mengisi ketidaklengkapan (tergantung pada kesepakatan akan
dilengkapi dimana), yang pasti rekam medis tidak boleh dibawa ke luar RS,
karena sewaktu-waktu pasien bisa datang untuk berobat terutama dalam
keadaan emergency atau untuk keperluan lain serta untuk mencegah hilangnya
rekam medis dan menjamin kerahasiaan rekam medis.
 

3. Penyimpanan Rekam Medis yang tidak lengkap

Untuk rekam medis yang belum lengkap atau akan dilengkapi untuk memudahkan
mencari maka penyimpanannya dapat dilakukan dengan beberapa alternatif :

1. Peyimpanan disatukan dalam file RM permanen

2. Dipisah, dan diberi nama ruangan/nama petugas yg tidak melengkapi
3. Dipisah, dan diberi No. RM
 

Keuntungan & Kerugiannya

1. Penyimpanan dlm RM permanen meyulitkan untuk mendapatkannya/mencari

kembali.
2. Pemisahan dengangn memberi nama ruangan/petugas memudahkan untuk
mendapatkan kembali, tetapi sulit bila satu berkas harus dilengkapi oleh banyak
petugas yang harus melengkapi
3. Pemisahan dengan memberi No. RM merupakan gabungan antara a dan b
 

 Proses penyimpanan dan pencarian RM yg tidak lengkap dapat pula

dilakukan dengan komputer dengan cara :
1. Membuat daftar RM yg tidak lengkap per nama ruangan/petugas yg harus
melengkapi
2. Membuat daftar lembaran yg tidak lengkap pada setiap RM yg tidak lengkap
3. Membuat statistik Inc.MR dan D.MR per dokter atau per tipe kekurangan atau
berdasarkan lamanya D.MR
4. Membantu mengetahui lokasi yg tidak lengkap
 

4. Final Chart Check

Sebagai laporan akhir dari ketidaklengkapan atau hasil dari analisi kuantitatif dan
kualitatif, Berguna untuk merecheck berkas RM yg telah dilengkapi.

RM perlu lengkap tepat waktu karena Inc.MR menurunkan kualitas pelayanan

kesehatan yang mempengaruhi akreditasi dan kualitas RS
Bila Petugas yg harus melengkapi sudah pindah atau meninggal maka RM tersebut
dikategorikan sbg Inc RM dan biasanya komite RM mereview dan memberi
catatan.      

Penanganan Pencatatan Yang Tak Dapat Dilengkapi

               Untuk penanganan rekam medis yang tidak dapat dilengkapi agar tidak
terulang lagi atau mendorong para petugas yang mengisi rekam medis dapat
mengisi dengan lengkap dan benar, maka dapat dilakukan beberapa upaya, dimana
upaya tersebut tergantung pada situasi, karena setiap situasi mempunyai solusi
yang berbeda, diantaranya yaitu :

1. Jika pada An Kualitatif dan kuantitatif ternyata ada pendokumentasian yang

tak dapat dilengkapi atau dikoreksi sesuai yg dilaksanakan, petuga RM harus
menyampaikan ke bag hukum staf medis/Komite Medis/Manajer administrasi RS,
dan kode etik Profesi RM
2. Mengulang desain formulir. Contoh ; Jika pada Analisis Kualitatif dinyatakan
bahwa form pemeriksaan bayi baru lahir ada yang tidak diisi, mungkin lebih tepat
disarankan pada komite rekam medis untuk mengevaluasi form tersebut, apakah
item pertanyaan tersebut tidak diperlukan atau memang tidak lengkap, apabila
tidak perlu maka form tersebut dapat direvisi
3. Petugas kesehatan dapat dihubungi langsung mengenai pencatatannya yang
jelek, contoh :
Pada analisis kualitatif didapat seorang dokter menulis menggunakan pulpen tinta
cair yang mengotori kertas dan tembus ke bagian belakang, sehingga tidak dapat
digunakan sisi belakangnya maka dengan melihat catatan tersebut dokter tersebut
dapat diingatkan untuk tidak menggunakan pulpen tersebut.

1. Informasi secara umum mengenai pencatatan yg jelek dapat diberitakan di

majalah RS . Mading atau pada rapat intern
2. Kliping mengenai kasus malpraktek akibat pencatatan yang jelek dimasukan
dalam bulletin
3. Harus ada dicatat/ diberi peringatan jika ada hal kajadian yg berpotensi RS
membayar ganti rugi
4. Identifikasi awal dan analisis secara cepat dan usaha keras akan mengurangi
seminimal mungkin kejadian yg berpotensi RS membayar ganti rugi
5. Memberikan pelatihan/sosialisasi kemabali tentang rekam medis, formulir
yang digunakan dan cara pengisiannya
6. Memberi sanksi bagi petugas yang mengisi rekam medis dengan tidak
lengkap dan tidak benar, seperti ;
–                Teguran

–                Surat peringatan

–                Menunda pemberian honor/insentif

Teknik Melakukan analisis kuantitatif

1. Tentukan dulu formulir atau komponen apa saja yang diperioritaskan untuk
dianalisa atau kalau memungkinkan waktu dan tenaga dapat dilakukan pada
semua formulir di rekam medis baik rawat jalan maupun rawat inap (yang
menentukan sebaiknya komite rekam medis)
2. Tentukan frekwensi waktu pemeriksaan rekam medis, apakah setiap hari atau
setiap rekam medis yang telah dipakai, atau tiga bulan sekali. Apabila dilakukan
tiga bulan sekali maka pemeriksaan rekam medis dilakukan dengan cara
sampel, maka apabila dengan sampel kita harus menentukan jumlah sampel
rekam medis yang akan diperiksa, agar sampelnya representatif dengan
populasi maka ada beberapa metode diantaranya yaitu, pendapat Arikunto
 (1998 : 120), bahwa “Apabila subjeknya kurang dari 100, maka lebih baik
diambil semua sehingga penelitiannya merupakan penelitian populasi,
selanjutnya jika jumlah subjeknya besar dapat diambil antara 10-15 % atau
20-35 atau lebih”
 
 
Keterangan :

n = Ukuran Sampel

N = Ukuran Populasi

e = Nilai Kritis (Batas kesalahan)

                N
n=
       1 + N.e
 

Sedangkan menggunakan rumus ‘Slovin‘ dari Seville (1993:161), yaitu sebagai

berikut :           

Melihat rumus diatas maka sebelumnya perlu dicari dulu nilai kritis atau batas
kesalahan (e) dimana menurut Gay (Sevile, 1993:163) adalah 10 %.

                Pk x n
nk =                                
             P
 
 Keterangan :

Pk = Jumlah anggota yang terdapat pada unsur k

P   = Jumlah populasi

nk = Banyak anggota yang dimasukan menjadi sampel

n   = Jumlah sampel seluruhnya

Sedangkan untuk mendapatkan proporsi sampel dari tiap unit populasi, penulis
menggunakan rumus dari Singarimbun, et.all., (1987:25) yaitu sebagai berikut :
 

 
 
Contoh ; Penentuan Ukuran Populasi dan Sampel (Akasah, 2007)
Untuk setiap penelitian tentu ada yang dijadikan objek untuk diteliti, dimana objek itu
dapat diambil dari suatu populasi. Populasi itu sendiri menurut Sugiyono (2006:90)
adalah “wilayah generalisasi yang terdiri atas obyek /subyek yang mempunyai
kuantitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan
kemudian ditarik kesimpulan ”.

Dalam penelitian ini populasi yang dipilih penulis adalah dokumen rekam medis
rawat inap pada satu tahun terakhir. Rekam medis yang dipilih populasi rawat inap
dikarenakan sifat pada pelayanan rawat inap yang memerlukan observasi dan
pelayanan yang intensif baik dari perawat maupun dokter, sehingga informasi yang
dibutuhkan cukup banyak dan harus lengkap, serta pada fenomenanya menunjukan
bahwa rekam medis rawat inap cenderung lebih banyak yang tidak lengkapnya
dibandingkan pada rekam medis rawat jalan maupun UGD. Dipilih dalam periode
satu tahun terakhir dari waktu penelitian, agar data yang diperoleh lebih up to
date dan bisa menggambarkan kondisi terakhir dari kualitas kelengkapan rekam
medis.
Ukuran populasi rekam medis rawat inap di RS Jiwa Bandung pada satu tahun
terakhir (Maret 2006 – April 2007) yaitu :

                   Tabel 3.3

Daftar Populasi Penelitian

Ukuran
No. Unit Populasi Populasi

1 Ruang Intensif 963

2 Ruang Intermediate 100

3 Ruang Tenang 804

   Jumlah 1867

                        Sumber : Instalasi   Rekam Medis RS Jiwa Bandung

 

3.3.2.2.Teknik Sampling
Teknik sampling yang digunakan untuk menentukan sampel yang akan diambil
adalah dilakukan secara Proporsional Stratified Random Sampling. Dalam teknik ini
digunakan bila populasi mempunyai anggota/unsur yang tidak homogen dan
berstrata secara proporsional ( Sugiyono, 2006 ).

Pengambilan sampel dalam penelitian ini melalui dua tahap. Tahap pertama adalah
mencari jumlah sampel (n), dan tahap kedua mencari sampel stratum (ni). Tahap
pertama untuk jumlah sampel menggunakan rumus yang digunakan Rumus
perhitungan ukuran sampel dari Slovin yang dikemukakan Umar, (2005:78) yaitu :

Keterangan :

             n   = Jumlah Sampel

             N = Jumlah Populasi

             e = Tingkat/ukuran kritis (batas ketelitian yang diinginkan atau persen  

kelonggaran ketidak telitian karena kesalahan pengambilan sample).

Jadi dengan memakai rumus tadi maka dapat diketahui sampel yang akan diambil
dari jumlah populasi 968 yang ada di Rumah Sakit Jiwa Bandung, yaitu sebagai
berikut :

                N
n=
       1 + N.e
 

                       
        
   
 
 
 

Berdasarkan perhitungan di atas yang dijadikan sampel untuk dijadikan responden

adalah sebanyak 95rekam medis rawat inap 2006 – 2007

Sedangkan untuk mendapatkan proporsi sampel dari tiap unit populasi, penulis
menggunakan rumus dari Singarimbun, et.all., (1987:25) yaitu sebagai berikut
 

       
 
    Keterangan :
 
Pk = Jumlah anggota yang
terdapat pada unsur k

P   = Jumlah populasi

nk = Banyak anggota yang

dimasukan menjadi sampel
 

Dari rumus diatas maka tiap unit dapat dicari besar sampelnya yaitu sebagai
berikut :

1. Rekam Medis Rawat Inap Ruang Intensif

 

 
 
 

    

1. Rekam Medis Rawat Ruang Intermediate

 
 
 

                804 x 95

 nk =                                

             18672

     = 40,91

     = 41

Rekam Medis Rawat Inap Ruang Tenang

 
 
 

Dari perhitungan di atas maka ukuran sampel dari tiap unit populasi dapat di lihat
pada tabel berikut :

TABEL 3.4

UKURAN SAMPEL TIAP POPULASI STRATUM

Ukuran Ukuran
No. Unit Populasi Populasi Sampel
 1 Rekam Medis Ruang Intensif 963 50

2 Rekam Medis Ruang Intermediate 100 6

3 Rekam Medis Ruang Tenang 804 41

  Jumlah 1867 97

Sumber : Instalasi Rekam Medis RS Jiwa Bandung

 
3. Setelah ditentukan form atau komponen yang akan diperiksa maka
selanjutnya membuat formulir/instrumen pemeriksaan, misalkan menurut
Huffman komponen analisi kuantitatif yaitu :
A. Identifikasi
B. Laporan yang penting
C. Autentifikasi
D. Pendokumentasian yang benar
           

            Dari setiap komponen tersebut harus diperinci lagi sehingga semakin jelas
mana yang lengkap dan tidak lengkapnya, contohnya dapat dilihat pada instrumen
berikut ini :

 
 

Formulir Cheaklist Analisa Kuantitatif

No. RM : No. RM :

Ada Ada

Tidak Tidak
Komponen Analisa L TL ada L TL ada
 
A. Identifikasi            

Nomor Rekam
1 Medis            

2 Nama            

3 Jenis kelamin            
4 Tanggal Lahir            

5 Umur            

6 Alamat            

7 Pendidikan            

8 Agama            

               

Laporan Yang
B Penting            

Diagnosa
1 sementara            

2 Diagnosa Utama            

3 Keadaan keluar            

4 Tanggal Masuk            

5 Tanggal Keluar            

6 Jenis Operasi            
7 Laporan Operasi            

8 Laporan Anatesi            

9 Informed Consent            

               

C Autentifikasi            

Ringkasan Masuk
1 dan Keluar            

2 Resume            

3 Perintah Dokter            

Asuhan catatan
4 keperawatan            

5 Laporan Operasi            

6 Laporan Anatesi            

7 Informed Consent            

               

D Pendokumentasian            
 yang benar

    Ada Ada

Tidak
    B TB ada B TB Tidak ada

1 Identifikasi            

2 Diagnosis            

Pembetulan
3 Kesalahan            

  Jumlah            

               
 

4. Setelah itu lakukan rekapitulasi, sehingga dapat diketahui item/komponen

mana yang paling banyak tidak lengkap
5. Penyajian data dapat di tampilkan dengan grafik atau tebel