LAPORAN PRAKTEK PENGALAMAN LAPANGAN (PPL)

MEKANISME PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Pada Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah

Kota Palembang

Disusun Oleh :

AMELIA UTAMI

1710602006

PROGRAM STUDI EKONOMI SYARIAH

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN FATAH PALEMBANG

2020
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTEK PENGALAMAN LAPANGAN (PPL)

JUDUL :Mekanisme Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Dinas
Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang

MAHASISWA :

1. Nama : Amelia Utami

2. Nim : 1710602006
3. Prodi : Ekonomi Syariah

PEMBIMBING KELOMPOK :

1. Nama :
2. Prodi : Ekonomi Syariah

INSTITUSI MITRA :

1. Nama Institusi Mitra : Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang
2. Alamat : Jl. Merdeka No. 06, 22 Ilir, Kec. Bukit Kecil, Kota Palembang
Sumatera Selatan 30113
3. Nomor Telepon : 0711337208
4. Jangka Waktu : 06 Januari – 06 Februari 2020
LEMBAR PENEGESAHAN

L
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirobbil’alamin, puji dan syukur saya anjatkan atas kehadirat Allah

AWT, atas Rahmat dan Karunia-NYA sehingga saya dapat menyelesaikan laporan
PPL/magang dengan baik di Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota
Palembang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Shalawat beserta salam tak henti-
hentinya saya curahkan kepada Uswatun Hasanan kita Rasulullah SAW beserta kelurga,
para sahabat, para tabi’in yang selalu diberikan rahmat oleh Allah SWT.

Laporan ini disusun guna memenuhi dan melengkapi salah satu persyaratan
dalam melaksanakan Praktek Pengalaman Lapangan (PPL) yang dilaksanakan di Dinas
Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang yang dimulai pada tanggal 06
Januari sampai dengan 06 Februari 2020.

Praktek Pengalaman Lapangan (PPL) ini merupakan salah satu mata kuliah yang
harus diikuti oleh setiap mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam di UIN Raden
Fatah Palembang, gunanya untuk memberikan pengalaman-pengalaman nyata di dunia
kerja kepada mahasiswa. Dalam pelaksanaan aktivitas Praktek Pengalaman Lapangan
(PPL) dan penyusunan laporan ini, penulis mendapat banyk bantuan, dukungan dan
bimbingan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu Dr. Hj. Qodariah Barkah, MHI. Selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam
UIN Raden Fatah Palembang.
2. Ibu Dr. Titin Hartini SE., M.Si. selaku Ketua Program Studi Ekonomi Syariah Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Islam UIN Raden Fatah Palembang.
3. Ibu Iceu. Selaku Dosen Pembimbing Lapangan yang telah memberikan arahan dan
membimbing saya dalam melaksanakan kegiatan PPL dan menyusun laporan ini.
4. Ibu Isninawati, SE. selaku Pembimbing Lapangan Kasubbag Umum dan Kepegawaian,
Dinas Koperasi dan Usaha Keci.l dan Menengah Kota Palembang.
5. Seluruh Staff/Pegawai di Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota
Palembang.
 6. Rekan-rekan Mahasiswa (Deffa Meiriyanti, Elen Chindivia, Indika Sari, dan Muhammad
Ilham) PPL di Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang.

Semoga Allah AWT senantiasa membalas budi baik semua pihak yang telah
membantu saya. Saya selaku penulis menyadari bahwa laporan ini masih banyak
kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang
membangun sangat saya harapkan sebagai bahan perbaikan di masa yang akan datang.
Tak lupa pula permohonan maaf yang sebesar-besarnya apabila terdapat kesalahan dalam
pelaksanaa PPL, maupun dalam penyusunan laporan ini. Semoga laporan ini dapat
bermanfaat bagi pembaca dan dapat dijadikan referensi bagi pihak-pihak yang
berkepentingan.

Akhir kata saya mengucapkan banyak terima kasih dan semoga Allah
memberikan rahmat dan hidayah-NYA kepada kita semua. Aamiin

Palembang, Februari 2020

Penulis

Amelia Utami
NIM. 1710602006

DAFTAR ISI
 BAB I

PENDAHULUAN
 A. LATAR BELAKANG
Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan
hukum Koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip Koperasi
sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas asas kekeluargaan. 1
Koperasi juga disebut sebagai organisasi ekonomi rakyat yang bertujuan untuk
memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta
ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat
yang maju, adil dan makmur berlandaskan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945 2.
Dengan memperhatikan kedudukan dan tujuan koperasi tersebut, maka dapat melihat
bahwa peranan koperasi sangatlah penting dalam menumbuhkan dan mengembangkan
potensi ekonomi rakyat.
Koperasi merupakan salah satu lembaga keuangan non bank yang sangat strategis
sebagai awal menuju kemandirian. Dalam mewujudkan koperasi yang mandiri, banyak
yang harus dihadpai baik masalah internal koperasi seperti pemodalan, manajemen,
maupun masalah eksternal koperasi seperti mekanisme pasar, campur tangan pemerintah
dan sebagainya. Kegiatan Usaha Koperasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan dengan
tujuan memperoleh hasil berupa keuntungan, upah, laba usaha, atau SHU dalam koperasi
melalui pelayanan kepada anggota dan masyarakat.
Dari segi kuantitatif perkembangan koperasi cukup banyak, namun secara
kualitatif belum sepenuhnya menggembirakan. Oleh karena itu, koperasi harus
diarahkan pada orientasi strategis dan gerakan koperasi harus menumbuhkan manusia-
manusia yang mampu menghimpun berbagai sumber daya terutama dana yang
dibutuhkan untuk memanfaatkan peluang usaha yang ada. Usaha-usaha yang
dilaksanakan oleh koperasi harus layak secara ekonomi, artinya bahwa usaha tersebut
akan dikelola secara efisien dan mampu menghasilkan keuntungan usaha dan SHU
dengan memperhatikan faktor-faktor tenaga kerja, modal dan teknologi. Keberadaan
koperasi tidak saja menguntungkan pada anggota koperasi saja tetapi telah berperan
dalam penyerapan tenaga kerja, dan membantu meningkatkan ekonomi rakyat.

1
Peraturan Meteri Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia, Nomor
17/Per/M.KUKm/IX/2015 pasal 1 Tentang Pengawasan Koperasi.

2
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 Tentang Pokok-Pokok Perkoprasia.
 Maka dari itu perlu adanya komunikasi yang baik dari segi internal maupun
eksternal untuk menunjang agar koperasi dapat lebih baik dan bermanfaat membantu
meningkatkan ekonom rakyat.
Seiring dengan perkembangan zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu
pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat komunikasi atau perhubungan yang
canggig, seperti: telepon seluler, televise, radio, internet, dan sebagainya, namun masih
ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap
terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu,
komuikasi tertulis tersebut adalah surat. Surat masih digunakan sampai sekarang karena
surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana kounikai lainnya, kelebihan
tersebut karena surat lebih praktis, efektif, dan ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai
alat komunikasi juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang
memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jamina dan alat promosi.
Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan
kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat menyurat atau korespondensi, maka dari itu
pada suatu perusahaan kegiata surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang
sungguh-sungguh, karena isi dari surat perusahaan/instansi akan menjadi sarana
pencapaian tujuan dari perusahaan/instansi yang ersangkutan, maka dari itu perlu adanya
pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi/perusahaan mekanisme pengelolaan surat
dibedakan menjadi dua yaitu suart masuk dan surat keluar.
Seperti halnya di kantor Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota
Palembang merupakan instansi pemerintah yang mempunyai peranan penting dalam
memajukan Koperasi dan UKM di Kota Palembang. Surat merupakan sarana informasi,
sumber data dan komunikasi yang penting didalam pencapaian tujuan yang diinginkan.
Mekanisme pengelolaan surat pada Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota
Palembang dilakukan berdasarkan petunjuk teknis pengelolaan surat masuk dan surat
keluar dan tata naskah.
Dari uraian konsep diatas dapat diketahui mengenai pentingnya peranan
mekanisme pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam suatu organisasi/instansi,
maka penulis tertarik untuk mengkaji “Mekanisme Pengelolaan Surat Masuk dan
Surat Keluar pada Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota
Palembang”.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
 Adapun maksud dan tujuan dalam melakukan Praktek Pengalaman Lapangan
(PPL) ini adalah :
a. Untuk mengetahui bagaimana Mekanisme Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada
kantor Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang.
b. Hasil penelitian ini diharapkan bisa menjadi masukan atau bahan pertimbangan bagi kantor
Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang dalam melaksanakan
Mekanisme Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Instansi tersebut.

C. MANFAAT
Adapun manfaat dari kegiatan Praktek Pengalaman Lapangan (PPL) yang
dilakukan pada Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang, yaitu :
1. Bagi Mahasiswa
a. Dapat mengetahui dan mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang telah didapat di bangku
kuliah dengan kenyataan di lapangan.
b. Mengembangkan daya pikir, kreativitas, dan keterampilan pada diri mahasiswa yang
dibutuhkan dalam dunia kerja.
c. Menyiapkan diri agar dapat menyesuaikan perkembangan yang terjadi dalam era
globalisasi pada masa yang akan datang.
d. Mengetahui kemampuan, keterampilan, dan kekurangan yang dimiliki oleh praktikan
dalam bidang keuangan, yang selanjutnya akan dijadikan pembelajaran bagi praktikan
sebelum masuk dalam dunia kerja.
2. Bagi Fakultas
a. Memperkenalkan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN Raden Fatah Palembang
kepada Badan Usaha yang membutuhkan lulusan dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam.
b. Membuka peluang kerja sama antara UIN Raden Fatah Palembang dengan tempat
praktikan melaksanakan PPL, yaitu Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota
Palembang, dalam melaksanakan Praktek Pengalaman Lapangan (PPL) di masa yang
akan datang.
c. Mendapatkan feedback berupa saran dan kritik untuk menyempurnakan dan
memperbaharui kurikulum yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan
perusahaan/instansi.
3. Bagi Instansi atau Perusahaan yang Bersangkutan
 a. Menjadi sarana untuk bertukar ilmu dan menumbuhkan kerjasama yang saling
menguntungkan dan bermanfaat bagi mahasiswa dan tempat PPL/magang.
b. Membantu menyelesaikan pekerjaan dan kegiatan sehari-hari di instansi/perusahaan
tempat mahasiswa PPL/magang.
c. Sebagai sarana kerjasama antara perusahaan dengan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam
UIN Raden Fatah Palembang di masa yang akan datang.

D. TEMPAT PELAKSANAAN
Nama Instansi Mitra :Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota
Palembang
Alamat : Jl. Merdeka No. 06, 22 Ilir, Kec. Bukit Kecil, Kota Palembang
Sumatera Selatan 30113
Nomor Telepon/fax : 0711337208
Bidang Penempatan : Subbag Umum dan Kepegawaian

E. JADWAL WAKTU PELAKSANAAN

Kegiatan Praktek Pengalaman Lapangan (PPL) di Dinas Koperasi dan Usaha
Kecil dan Menengah Kota Palembang ini dilaksanakan dalam jangka waktu 1 bulan.
Dimulai pada tanggal 06 Januari sampai dengan 06 Februari 2020.
Waktu pelaksanaan PPL praktikan terdiri dari beberapa tahapan, yaitu tahap
persiapan, tahap pelaksanaan, dan tahap pelaporan. Tahapan-tahapan tersebut yaitu :

1. Tahap Persiapan
Pada tahap persiapan, praktikan mengurus persyaratan, kebutuhan, dan administrasi yang
diperlukan untuk mencari tempat PPL yang tepat. Dimulai dengan pengajuan surat permohonan
untuk melaksanaka PPL kepada Prodi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN Raden Fatah
Palembang yang ditujukan kepada Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota
Palembang. Dibutuhkan waktu sekitar satu minggu untuk pengerjaan surat pengantar dari Prodi
Ekonomi Syariah UIN Raden Fatah Palembang, setelah surat tersebut selesai, praktikan segera
mengajukan surat tersebut kepada Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Koperasi dan
Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang di Jl. Merdeka No. 06, 22 Ilir, Kec. Bukit Kecil,
Kota Palembang Sumatera Selatan 30113.
Selang kurang lebih dua minggu setelah pengajuan surat lamaran, Kepala Bagian Umum
dan Kepegawaian memberitahukan bahwa praktikan dapat melakukan kegiatan PPL di Dinas
 Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang pada bagian Umum dan Kepegawaian,
kemudian praktikan diberikan pengarahan dan bimbingan mengenai tata tertib dan waktu
pelaksanaan PPL.
2. Tahap Pelaksanaan
Pada tahap ini, praktikan melaksanakan kegiatan PPL di Dinas Koperasi dan Usaha Kecil
dan Menengah Kota Palembang dan ditempatkan pada bagian Umum dan Kepegawaian,
praktikan melaksanakan kegiatan PPL ini selama kurang lebih 1 (satu) bulan terhitung dari
tanggal 06 Januari sampai dengan 06 Februari 2020.
Praktikan melaksanakan kegiatan PPL dari haei senin sampai dengan hari jum’at, mulai
dari pukul 07.30 – 16.00 pada hari biasa dan pukul 07.30 – 16.30 untuk hari jum’at dengan waktu
istirahat yang sama yaitu pada pukul 12.00 – 13.00 WIB.
3. Tahap pelaporan
Pada tahap ini, penulis diwajibkan untuk membuat laporan PPL sebagai bukti telah
melaksanakan kegiatan PPL. Laporan ini akan membahas mengenai topik yang sudah dipilih,
yang mana sesuai dengan apa yang dikerjakan penulis selama mengikuti kegiatan PPL di Dinas
Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang.

F. SISTEMATIKA LAPORAN
Dalam penulisan laporan ini, penulis membagi menjadi 4 (empat) bagian yaitu :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini memberikan gambaran umum mengenai keseluruhan laporan. Bab ini juga menjadi
bagian pembuka dan menjelaskan mengenai latar belakang dari program magang dan topic,
serta menjelaskan tujuan dibuatnya laporan magang ini. Penulis juga menjelaskan mengenai
sistmatika pelaksanaan magang, termasuk di dalamnya tujuan magang, lama waktu magang,
serta penjelasan mengenai kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama program magang
berlangsung.
BAB 2 : TINJAUAN UMUM
Bagian ini akan memberikan gambaran umum mengenai profil, fungsi, kegiatan dan struktur
organisasi serta aktifitas yang dilakukan di Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah
Kota Palembang sebagai tempat pelaksanaan magang penulis.

BAB 3 : PEMBAHASAN
 Bab ini akan memaparkan bidang kerja dan pelaksanaan kerja yang dilakukan.
Misalnya,pekerjaan apa yang dilakukan dan posisi penulis dalam pekerjaan tersebut, dan juga
akan membahas mengenai kendala yang dihadapi penulis serta cara mengatasinya dan
menganalisis permasalahan tersebut.
BAB 4 : PENUTUP
Bab ini merupakan bagian akhir dari keseluruhan laporanyang berisi ringkasan dan kesimpulan
atas analisis pembahasan masalah. Saran yang berisikan masukan menjadi fokus perhatian
utama penulis.

BAB II
 TINJAUAN UMUM

A. PROFIL ORGANISASI
1. Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah (DISKOP UKM) Kota Palembang
Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang adalam
OPD di lingkungan Pemerintah Kota Palembang yang menjadi roda penggerak
berputarnya roda perekonomian kerakyatan dengan pemberdayaan masyarakat dari
tingkat jajaran yang rendah sampai tertinggi.
Penetapan visi misi dan arahan pembangunan di dasarkan atas kondii riil,
permasalahan, potensi, peluang dan tantangan pembangunan untuk jangka waktu 5
tahun mendatang. Keberhasilan dan kekurangan atas pelaksanaan kebijakan
pembangunan Kota Palembang meupakan titik tolak untuk menetapkan Program
Prioritas bidang yang dikembangkan dan dilaksanakan ke depan.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian
Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan
Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota, dalam bagian kedua pasal 6 ayat 1 dan 2
menyebutkan bahwa urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Pemerintah
Daerah dibagi menjadi dua urusan terdiri dari urusan wajib dan urusan pilihan.
Urusan wajib diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah yang berkaitan dengan
pelayanan dasar, sedangkan urusan pilihan adalah urusan pemerintahan yang secara
nyata dan berpotensi untuk peningkatan kesejahteraan masyarakat sesuai dengan
kondisi, kekhasan dan potensi unggulan daerah yang bersangkutan yang
penentuannya diserahkan daerah masing-masing sesuai denga kebutuhannya.
Berkaitan dengan hal tersebut maka Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan
Menengah Kota Palembang untuk urusan wajib menangani urusan koperasi dan
usaha kecil menengah. Dasar pembentukan Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan
Menengah Kota Palembang adalah Peraturan Daerah Kota Palembang Nomor 6
Tahun 2016 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah
Kota Palembang, serta Peraturan Daerah Kota Palembang, dan Nomor 9 Tahun 2008
tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kota Palembang.
Dalam peraturan-peraturan tersebut Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan
Menengah Kota Palembang merupakan unsur pelaksana urusan daerah di bidang
koperai dan usaha kecil menengah berdasarkan kewenangan yang dimiliki
pemerintah daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
 berlaku yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota Palembang
melalui Sekretaris Daerah.

VISI DAN MISI

Penetapan visi misi dan arahan pembangunan didasarkan atas kondisi riil,
permasalahan, potensi, peluang dan tantangan pembangunan untuk jangka waktu 5
(lima) tahun mendatang.
a. Visi
Terwujudnya Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yang mandiri dan
berdaya saing untuk meningkatkan ekonomi kerakyatan.
b. Misi
1) Meningkatkan dan memberdayakan Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah melalui
fasilitasi usaha, akses pemodalan, dan peningkatan kualitas SDM.
2) Menumbuh kembangkan kelembagaan Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah
melalui system ekonomi kerakyatan.
3) Memberikan iklim usaha yang kondusif dengan pengembangan kewirausahaan
Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.
4) Meningkatkan pembinaan, pengawasan dan pemeriksaan untuk mewujudkan Koperasi
dan Usaha Kecil dan Menengah yang sehat.

2. STRUKTUR ORGANISASI
Setiap organisasi atau instansi pasti memiliki struktur organisasi untuk
mendukung pencapaian tujuan perusahaan, bagitu juga pada Dinas Koperasi dan
Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang mempunyai struktur organisasi untuk
memisahkan fungsi dari masing-masing bidangnya.
Struktur Organisasi Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota
Palembang adalah sebagai berikut :
*STRUKTUR ORGANISASI (Terlampir)

3. TUGAS DAN FUNGSI

 Sesuai Peraturan Walikota Palembang Nomor 59 Tahun 2016 tentang
Kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja Dinas Koperasi dan
Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang, maka tugas pokok dan fungsi Dinas
Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang adalah sebagai berikut :
a. Tugas Pokok Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang adalah
melaksanakan sebagian urusan pemerintahan daerah di bidang Koperasi dan Usaha Kecil
dan Menengah berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan
petunjuk pelaksanaannya.
b. Fungsi Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Kota Palembang adalah sebagai
berikut :
1) Perumusan kebijakan teknis.
2) Pelaksanaan kebijakan, sesuai dengan lingkup tugasnya.
3) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum.
4) Pelaksana evaluasi dan pelaporan sesuai dengan lingkup tugasnya.
5) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota terkait dengan tugas dan
fungsinya

4. AKTIVITAS PPL
Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) dilaksanakan selama 20 hari kerja. Adapun hari
kerja efektif adalah senin sampai dengan jum’at. Program Praktik Pengalaman
Lapangan ini adalah pada pukul 07.30 WIB sampai dengan 16.00 WIB. Berikut
aktivitas yang dilakukan penulis selama pelaksanaan magang berlangsung :

Aktivitas Harian PPL

No Hari/Tanggal Jam Kerja Deskripsi

1 Senin, 06 Jan 07.30-16.00 a. Perkenalan dengan ibu Isninawati
2020 selaku Kasubbag Umum dan
Kepegawaian di Dinkop dan UKM kota
Palembang
b. Pengarahan dari ibu Vivi selaku
sekretaris dinas di DINKOP dan UKM
kota palembang
c. Pembagian dan penempatan di masing-
 masing bidang
d. Perkenalan dengan staff/pegawai di
Subbag Umum dan Kepegawaian

2 Selasa, 07 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan komputer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

3 Rabu, 08 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

4 Kamis, 09 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman
5 Jum’at, 10 Jan 07.30-16.30 a. Mengagendakan surat masuk dan surat
2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

6 Senin, 13 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

7 Selasa, 14 Jan 07.30-16.00 . Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

8 Rabu, 15 Jan 07.30-16.00 a.Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
 masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

9 Kamis, 16 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

10 Jum’at, 17 Jan 07.30-16.30 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

11 Senin, 20 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
 pengumuman

12 Selasa, 21 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

13 Rabu, 22 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

14 Kamis, 23 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

15 Jum’at, 24 Jan 07.30-16.30 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
 b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

16 Senin, 27 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

17 Selasa, 28 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

18 Rabu, 29 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
 keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

19 Kamis, 30 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

20 Jum’at, 31 Jan 07.30-16.30 a. Senam Pagi

2020 b. Mengagendakan surat masuk dan surat
keluar
c. Membantu mengoprasikan computer
d. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
e. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
f. Menulis undangan di papan
pengumuman

21 Senin, 03 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
 pengumuman

22 Selasa, 04 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

23 Rabu, 05 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman

24 Kamis, 06 Jan 07.30-16.00 a. Mengagendakan surat masuk dan surat

2020 keluar
b. Membantu mengoprasikan computer
c. Mengantar surat masuk ke masing-
masing bidang
d. Mengarsipkan surat masuk dan surat
keluar
e. Menulis undangan di papan
pengumuman
 BAB III

PEMBAHASAN

A. MEKANISME PENGELOLAAN SURAT MASUK

Kegiatan surat menyurat dalam sebuah organisasi memegang peranan yang
sangat penting dalam mencapai keberhasilan tujuan organisasi. Demikian juga halnya
bagi petugas yang menangani surat menyurat, hendaknya memiliki keterampilan dalam
bidang korespondensi.
Petugas yang menangani surat menyurat di Dinas Koperasi dan UKM Kota
Palembang adalah mba Nora Apriani. Jumlah surat masuk yang diterima oleh Dinas
Koperasi dan UKM Kota Palembang pada bulan Januari, berdasarkan hasil dari
pencatatan kami di lapangan yaitu 75 surat yang terdiri dari surat permohonan magang,
surat undangan, surat keterangan, surat promosi dan sebagainya.
Setelah surat masuk diterima, maka langkah selanjutnya yang dilakukan adalah
urutan-urutan penanggalan surat masuk yang biasanya dilakukan yaitu surat masuk yang
diterima kemudian diserahkan kepada agendaris untuk melakukan penyortiran,
pembukuan dan pengeluaran surat dari sampul, penelitian, pembacaan dan pencatatan
pada buku agenda kemudian disertai dengan lembar disposisi yang telah diisi pokok surat
tersebut. Setelah itu, surat disampaikan kepada pimpinan, sekretaris umum dan staff
khusus untuk mendisposisikan kepada staff yang berhak mendapat surat tersebut.
Kemudian dikembalikan lagi kepada agendaris dan langsung diserahkan kepada staff
yang di disposisikan oleh pimpinan atau sekretaris tersebut.
Berdasarkan hal tersebut, maka dapat diuraikan mengenai prosedur pengelolaan
surat masuk yang dilakukan di Dinas Koperasi dan UKM Kota Palembang adalah
sebagai berikut:
1. Penerimaan Surat
Surat yang dikirim oleh instansi luar kepada Dinas Koperasi dan UKM Kota
Palembang siterima oleh penerima surat.
2. Penyortiran Surat
Penyortiran surat dilakukan oleh agendaris dengan meneliti asal atau sumber surat
yang bersifat dinas maupun pribadi. Sebagian besar surat berasal dari instansi
pemerintah atau swasta yang berhubungan dengan kegiatan di Dinas Koperasi dan
UKM Kota Palembang.
3. Pembukuan dan Pengeluaran Surat dari Sampul
 Setelah surat masuk di sortir yang berupa surat dinas atau surat pribadi dan kepada
siapa surat tersebut dituju. Jika surat masuk tersebut adalah surat pribadi maka
langsung diserahkan kepada pejabat atau staff yang bersangkutan tanpa membuka
sampul surat. Sedangkan surat dinas langsung dibuka sampul menggunakan alat
bantu atau bisa langsung di sobek. Dalam pembukaan sampul harus dilakukan
dengan hati-hati agar isi surat tidak ikut terpotong.
4. Penelitian Surat
Surat yang telah dikeluarkan dari sampul tersebut kemudian diteliti untuk
memastikan apakah alamat yang tertera pada sampul telah sesuai dengan alamat
surat tersebut. Jika alamat sampul tidak sesuai dengan alamat surat maka surat
tersebut dapat dikembalikan kepada instansi pengirim.
5. Pembacaan Surat
Setelah diteliti maka selanjutnya surat dibaca untuk diketahui apakah berupa
surat penting atau surat biasa. Dengan demikian surat tersebut dapat diketahui
surat yang mana yang dapat langsung disampaikan kepada pimpinan dan surat
yang mana yang dapat disampaikan kepada yang bersangkutan dengan pokok
masalah dari surat tersebut.
6. Pencatatan Surat
Setelah dibaca, maka surat yang masuk kemudian surat masuk dicatat pada
buku agenda oleh pengelola surat disertai dengan lembaran disposisi.
Pencatatan pada buku agenda tersebut adalah tanggal surat, nomor surat, asal
surat, pokok surat dan disposisinya. Setelah buku agenda diisi sesuai dengan
surat masuk, kemudian lembar disposisi diisi sama dengan pencatatan di buku
agenda.
7. Penyampaian Surat
Setelah disertai dengan lembar dan telah dicatat ke buku agenda maka semua
surat masuk tersebut disampaikan kepada Sekretaris umum / Pimpinan,
sehingga Pimpinan / sekretaris umum dapat mengetahui isi dan masud surat
melalui surat beserta lembar disposisi tersebut. Kemudian Pimpinan
menentukan apakah surat tersebut memerlukan tindak lanjut atau tidak.
 8. Pengarahan Surat
Surat yang memerlukan tindak lanjut akan diarahkan oleh Pimpinan memalui
lembar disposisi yang telah diisi oleh agendaris, kepada siapa yang berhak
22 Agendaris Pimpinan/Sekretaris/Staff Khusus Agendaris Pejabat/Pegawai yang
ditunjuk Arsiparis untuk mendapatkan surat tersebut. Setelah itu surat beserta lembar
desposisi tersebut di kembalikan kepada agendaris supaya diserahkan kepada
pejabat/pegawai yang diinstruksikan oleh pimpinan.
9. Penyimpanan Surat
Surat yang terlah ditindak lanjuti kemudian diserahkan kepada arsiparis untuk
disimpan berdasarkan urutan waktu.
B. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR

Selain mendapatkan surat masuk, Dinas Koperasi dan UKM Kota Palembang juga
mengeluarkan produk tertulisnya yang berupa surat keluar. Surat keluar tersebut dapat
berupa surat balasan atas surat yang telah diterima sebelunnya dari instansi lain sehingga
dapat terjadi hubungan timbak balik yang seimbang diantara kedua belah pihak dan tujuan
dapat tercapai sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan bersama.
Jenis surat keluar dan jumlah surat keluar yang telah diedarkan di Dinas Koperasi
dan UKM Kota Palembang sesuai yang telah di ungkapkan oleh petugas yang menangani
surat menyurat yaitu antara lain berupa surat pengantar, surat pernyataan, laporan, surat
tugas, dan masih banyak lagi yang lainnya.
Sebelum surat dikeluarkan oleh Dinas Koperasi dan UKM Provinsi Sumsel maka
memerlukan langkah-langkah dalam penanganan. Penanganan surat keluar dilakukan mulai
pembuatan konsep, pengajuan konsep surat, pengetikan konsep surat, penandatangana surat,
pengagendaan surat oleh agendaris kemudian pendistribusiaan surat.
Berdasarkan informasi tersebut, maka dapat diuraikan mengenai penanganan surat keluar
yang dilakukan oleh Dinas Koperasi dan UKM Provinsi Sumsel, sebagai berikut :
1. Pembuatan Konsep Surat
Pembuatan konsep surat pada Dinas Koperasi dan UKM Kota Palembang dilakukan
secara Desentralisasi, sehingga konsep surat dapat dibuat oleh pengelola kepegawaian
maupun dapat buat oleh pegawai-pegawai sesuai bidangnya masing-masing. Bentuk
dari konsep surat ini dapat berupa tulisan tangan yang ditulis pada lembar konsep
surat maupun dalam bentuk ketikan dimana pegawai yang berkepentingan
 mendiktekan langsung konsep surat tersebut.
2. Persetujuan Konsep Surat
Konsep surat yang berupa tulisan tangan maupun yang telah diketik, kemudian diajukan
kepada pimpinan. Bila konsep surat dibuat oleh petugas pengelola kepegawaian, maka surat
tersebut diajukan kepada pengelola surat untuk dimintakan persutujuan. Konsep surat yang
sudah diajukan tersebut kemudian dikoreksi mengenai isi dan susunannya apakah sudah tepat
atau belum. Jika konsep surat yang diajukan tersubt masih terdapat kesalahan maupun
kekurangannya, maka petugas pengelola surat akan memberikan tanda atau perintah instruksi
untuk melakukan perbaikan terhadap konsep surat yang diajukan dan mengembalikan kepada
petugas pengelola kepegawaiaan. Dan jika konsep surat sudah diperbaiki dan telah sesuai
dengan intruksi atasan, maka petugas pengelola surat akan membubuhkan paraf atas
persetujuan konsep surat yang telah diajukan.
3. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari petugas pengelola, kemudian
diserahkan kepada petugas pengetik surat untuk diketik.
4. Penandatanganan Surat
Setelah selesai diketik dan sudah tidak terdapat kesalahan, maka surat tersebut dapat
diajukan kepada Pimpinan instansi untuk dimintakan tanda tangan sebagai tanda
sahnya surat.
5. Pengadaan Surat
Surat yang telah jadi tersebut kemudian dibawa petugas agendaris untuk dicatat
pokok surat dan disertai dengan lembar disposisi.
6. Pendistribusian Surat
Pengiriman surat di Kantor Dinas Koperasi dan UKM Kota Palembang dilakukan oleh
petugas sub bagian Umum dan Kepegawaian.
7. Pengarsipan Surat
Selain didistribusikan, maka surat keluar tersebut juga harus diserahkan kepada petugas
arsiparis utuk diarsipkan sebagai dokumen, dengan sistem penyimpanan surat menurut
nomor, maka jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diambil dengan mudah.
 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan masalah yang telah dikemukakan, maka dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut:
1. Berdasarkan administrasi pelaksanaan korespondensi pada dinas koperasi dan
UKM Kota Palembang sudah berjalan dengan baik karena sesuai dengan
kegiatan tata usaha. Dan secara kearsipan sudah berjalan dengan baik karena
sistem penyimpanan yang tertib dan apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat
secara tepat ditemukan.
2. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Surat masuk yang diterima oleh petugas pengelola surat menyurat, kemudian
disortir, dibuka dan dikeluarkan dari sampul, diteliti mengenai asal surat,
dibaca dan disertai dengan lembar disposisi. Kemudian lembar disposisi diisi
pokok masalah surat masuk tersebut. Setelah dicatat agendaris menyampaikan
surat tersebut kepada Pimpinan supaya menindaklanjuti surat itu dan
memberikan instruksi untuk didisposisikan kepada pegawai yang
bersangkutan. Setelah selesai ditindaklanjuti, maka surat dapat diarsipkan,
3. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Proses pengelolaan surat keluar yang dilakukan oleh Dinas Koperasi dan
UKM Kota Palembang yaitu : Pembuatan konsep surat dapat dilakukan oleh
pejabat dari setiap Kantor Bidang. Jika konsep surat sudah dibuat oleh pejabat
dari setiap kantor bidang kemudian diajukan kepada pengelola surat untuk
untuk diperiksa apakah konsep surat keluar sudah benar atau belum. Jika telah
sesuai maka konsep surat diajukan lagi kepada Pimpinan untuk untuk
ditandatangani. Setelah ditandatangani maka surat dikembalikankepada
pengelola surat untuk diberi nomor dan stempel Instansi, dilipat dan
dimasukkan kedalam amplop. Kemudian surat dapat didistribusikan oleh
pegawai dan diarsipkan.
B. SARAN
Untuk mengatasi hambatan – hambatan yang dialami oleh Dinas Koperasi dan
UKM Kota Palembang maka penulis menyarankan :
1. Hendaknya pimpinan memberikan teguran atau mengingatkan kepada para
staff atau pegawai harus mematuhi jam kerja yang telah ditetapkan oleh
pemerintah provinsi sumsel yaitu jam 08.00 sampai jam 16.00 supaya para
staff atau pegawai bisa datang tepat waktu, sehingga kegiatan korespondensi
dapat berjalan dengan lancar.
2. Perlunya penyediaan fasilitas dan sarana prasarana penunjang kerja yang
lebih memadai di Dinas Koperasi dan UKM Kota Palembang agar seluruh
kegiatan serta prosedur kerja bejalan dengan baik.
 DAFTAR PUSTAKA

Abdulrahman, Beny. Laporan Kerja Praktek: Penilaian Kesehatan Koperasi Unit Simpan
Pinjam (Studi kasus: Dinas Koperasi UKM Provinsi Sumatera Selatan). STMIK MBC

Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia. 2016. Buku
Panduan Satuan Tugas Pengawas Koperasi. Jakarta; Deputi Bidang Umum dan
Kepegawaian

Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia. 2017. Buku
Peraturan Menteri dan Peraturan Deputi. Jakarta; Deputi Bidang Umum dan
Kepegawaian.
 LAMPIRAN

1. Foto Aktifitas PPL

2. ABSEN PPL