LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DI UPT INSTALASI FARMASI

KABUPATEN BANJAR
Tanggal 02 Maret- 31 Maret 2020

DISUSUN OLEH :
NUR AINA RAHMAH 1748401110077
RAUDATUL HASANAH 1748401110030

PROGRAM STUDI D3 FARMASI

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH BANJARMASIN
2020

i
 LEMBAR PENGESAHAN
PRAKTER KERJA LAPANGAN
DI UPT INSTALASI FARMASI
KABUPATEN BANJAR
Tanggal 02 Maret –31 Maret 2020

Disetujui oleh

Pembimbing Akademik Pembimbing Lapangan

(Andika, M.Farm., Apt ) (Arief Rachman, S. Si, Apt,M.Mkes)

NIDN : 1110068801 NIP : 19810501200501 1 012

Mengetahui,
Ketua Program Studi D3 Farmasi

(Sri Rahayu, M.Farm., Apt)

NIDN : 1115098101

KATA PENGANTAR
ii
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang mana dengan hidayah-
Nya lah kami dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Instalasi
Farmasi Kabupaten Banjar tanggal 02 Maret sampai dengan 31 Maret 2020. Praktek Kerja
Lapangan ini bertujuan agar mahasiswa mampu menerapkan ilmu dan praktek yang
diperolehnya selama masa perkuliahan sehingga dapat menyelesaikan segala pekerjaannya
secara langsung dilapangan dan juga bermaksud untuk memenuhi kurikulum perkuliahan
sehingga mahasiswa tidak hanya mengetahui teori selama perkuliahan tetapi juga aplikasinya
di lapangan.
Tidak lupa kami sebagai penyusun mengucapkan banyak terima kasih kepada semua
pihak yang telah memberikan bimbingan, bantuan, dukungan dan doa selama menyelesaikan
Laporan Praktek Kerja Lapangan ini. Yang diantaranya :

1. Bapak Prof. Dr. H. Ahmad Khairuddin, M.Ag. Selaku Rektor Universitas

Muhammadiyah Banjarmasin.
2. Ibu Risya Mulyani, M.Sc., Apt. Selaku Dekan Fakultas Farmasi Universitas
Muhammadiyah Banjarmasin.
3. Ibu Sri Rahayu, M.Farm., Apt. Selaku Ketua Program Studi D3 Farmasi
Universitas Muhammadiyah Banjarmasin.
4. Bapak Arief Rachman, S. Si, Apt, M.M.Kes sebagai Kepala UPT
InstalasiFarmasi Kabupaten Banjar sekaligus pembimbing dari pihak lapangan.
5. Bapak Andika, M.Farm., AptSelaku dosen pembimbing dari pihak kampus yang
telah memberikan arahan dan bimbingan pada penulisan laporan praktik kerja
lapangan ini.
6. Para dosen Program Studi D3 Farmasi Universitas Muhammadiyah Banjarmasin
dan seluruh staf UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar atas ilmu dan
pengalaman yang berharga kepada penyusun selama melaksanakan praktik kerja
lapangan.
7. Kepada kedua orangtua, keluarga, rekan-rekan dan para sahabat yang telah
memberikan semangat dan motivasi beserta doanya sehingga laporan praktik
kerja lapangan ini dapat terselesaikan.
8. Serta seluruh pihak terkait yang tidak bisa disebutkan satu persatu yang telah
membantu kami dalam penulisan laporan praktik kerja lapangan ini.

iii
Semoga Allah SWT. selalu meridhoi dan membalas semua bantuan yang telah diberikan
kepada penyusun. penyusun menyadari bahwa selama pelaksanaan pengantar praktik
kerja lapangan terdapat banyak kekurangan dan kekhilafan yang telah penyusun lakukan,
untuk itu penyusun memohon maaf kepada semua pihak yang terkait. Dan penyusun
menyadari pula bahwa laporan pengantar praktik kerja lapangan ini masih jauh dari kata
sempurna dikarenakan keterbatasan pengetahuan. penyusun selalu mengharapkan saran
yang membangun agar pengantar praktik kerja lapangan ini memberikan manfaat bagi
kita semua dan ahli farmasi pada khususnya.

Banjarmasin, 31 Maret 2020

Tim Penyusun

DAFTAR ISI

iv
HALAMAN JUDUL.................................................................................................i
HALAMAN PENGESAHAN....................................................................................................ii
KATA PENGANTAR..............................................................................................iii
DAFTAR ISI.............................................................................................................v
DAFTAR TABEL....................................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR...............................................................................................vii
DAFTAR LAMPIRAN...........................................................................................viii
BAB I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang..............................................................................................1
B. Kompetensi Farmasi di Gudang Farmasi ................................................ 2
C. Tujuan Pengantar Praktek Kerja Lapangan...................................................2
D. Manfaat Pengantar Praktek Kerja Lapangan.................................................2

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA

A. Instalansi Farmasi..........................................................................................3
B. Tugas dan Tanggung Jawab TTK di Instalansi Farmasi...............................6
C. Pengelolaan Instalasi Farmasi.......................................................................6
D. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM).................................................25

BAB III. TINJAUAN UMUM INSTALASI FARMASI KAB. BANJAR

A. Instalansi Farmasi Kabupaten Banjar...........................................................26
B. Tugas UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar........................................29
C. Manajemen Perbekalan Farmasi..................................................................30
D. Managemen SDM........................................................................................32

BAB IV. PEMBAHASAN

A. Manajemen Perbekalan Farmasi..................................................................33
B. Managemen SDM........................................................................................42

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan..................................................................................................43
B. Saran.............................................................................................................44

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….45
LAMPIRAN………………………………………………………………………...46

DAFTAR TABEL

v
Tabel 2.1 Metode Gabungan Analisis Kombinasi ABC dan VEN............................11

Tabel 2.2 Suhu Penyimpanan Vaksin.................................................................................17

DAFTAR GAMBAR

vi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar...........32

DAFTAR LAMPIRAN

vii
Lampiran 1. Jadwal Distribusi Obat ke Puskesmas
Lampiran 2. Kartu Stok
Lampiran 3. Laporan Stok dan Pemakaian Obat Jiwa
Lampiran 4. LPLPO
Lampiran 5. Faktur
Lampiran 6. Proses Pengepakan Obat
Lampiran 7. Ruangan Packaging dan Pengecekan Obat
Lampiran 8. Ruang Karantina Barang
Lampiran 9. Gudang Penyimpanan Obat
Lampiran 10. Ruangan Obat Program
Lampiran 11. Ruangan Obat Gigi, Narkotika dan Psikotropika
Lampiran 12. Ruangan Vaksin
Lampiran 13. Ruangan Obat ED
Lampiran 14. Rak Obat APBD
Lampiran 15. Rak Obat Buffer
Lampiran 16. Rak BAKHP
Lampiran 17. Cold Box
Lampiran 18. Proses Penerimaan Barang
Lampiran 19. Proses Distribusi Obat
Lampiran 20. Kulkas
Lampiran 21. Alat Pengontrol Suhu dan Kelembapan

viii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Obat merupakan salah satu komponen penting dan barang yang tidak
tergantikan dalam pelayanan kesehatan. Oleh karena itu, obat perlu dikelola
dengan baik, efektif dan efisien. Tujuan pengelolaan obat dan perbekalan
kesehatan adalah untuk menjamin ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan
obat dengan jenis dan jumlah yang cukup, sehingga mudah diperoleh pada
tempat dan waktu yang tepat. Oleh karena itu, pengelolaan obat dan perbekalan
kesehatan di Kabupaten/Kota memegang peranan yang sangat penting dalam
menjamin ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat untuk pelayanan
kesehatan dasar (Anief, 2007).

Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi dan operasi industri

farmasi yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas dan obat
jadi yang belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan gudang juga
berfungsi untuk melindungi bahan (baku, pengemas, dan obat jadi) dari
pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga, dan melindungi obat dari
kerusakan. Agar dapat menjalankan fungsi tersebut maka harus dilakukan
pengelolaan pergudangan secara benar atau yang sering disebut dengan
Manajemen Pergudangan. Proses pengelolaan obat terdiri dari beberapa tahap
yaitu tahap perencanaan, tahap pengadaan, penyimpanan, tahap distribusi dan
tahap penggunaan. Pengadaan obat adalah salah satu aspek penting dan
menentukan dalam pengelolaan obat. Tujuan pengadaan obat adalah tersedianya
obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan kebutuhan dengan mutu
yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat yang diperlukan (Bowersox &
Donald, 2006).

Untuk mencapai tujuan tersebut, perencanaan yang merupakan salah satu fungsi
dari pengelolaan obat harus dilaksanakan sebaik mungkin sehingga obat yang
telah direncanakan sesuai dengan kebutuhan, tepat sasaran dantepat guna.Untuk
mendukung hal ini, perencanaan obat secara terpadu antara obat untuk
pelayanan kesehatan dasar dengan obat program merupakan langkah yang harus
dilakukan agar tidak terjadi tumpang tindih dalam perencanaan dan pengadaan
obat di sektor publik.
Praktek kerja lapangan merupakan suatu kesempatan yang baik bagi mahasiswa
untuk menggali ilmu sebanyak-banyaknya tentang cara pengelolaan obat di
 2

Instalasi Farmasi. Praktek kerja lapangan juga merupakan suatu kesempatan

bagi mahasiswa untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh dari
pembelajaran yang selama ini didapat dari pengajar.Untuk itu perlu dilakukan
praktik kerja lapangan di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar agar
didapatkan calon Tenaga TeknisKefarmasian yang memahamitentang cara
pengelolaan obat di Instalasi Farmasi.

B. Kompetensi Farmasi di Gudang Farmasi

1. Mampu melakukan praktek kefarmasiaan secara professional dan etis.

2. Mampu mendistribusi sediaan farmasi sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Mampu melakukan dispensing obat.
4. Mampu mengelola dan melakukan layanan farmasi klinis yang berkualitas.

C. Tujuan Praktek KerjaLapangan

Tujuan dari praktek kerja lapangan di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar
adalah:
1. Mengetahui apa itu Instalasi Farmasi
2. Mengetahui tugas dari Instalasi Farmasi
3. Mengetahui bagaimana pengelolaan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi
4. Mengetahui bagaimana cara pencatatan dan pelaporan di Instalasi Farmasi

D. Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Manfaat yang diperoleh dari hasil praktek kerja lapangan ini diharapkan:
1. Mahasiswa mampu memahami apa yang dimaksud dengan Instalasi Farmasi
2. Memahami tugas dari Instalasi Farmasi
3. Mahasiswa memahami tentang cara pengelolaan perbekalan farmasi di Instalasi
Farmasi
4. Mahasiswa mampu memahami bagaimana cara pencatatan dan pelaporan
mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan  dan perbekalan
farmasi.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Instalansi Farmasi
1. Definisi
Menurut PP No 53 Tahun 2010, Instalasi Farmasi adalah unit pelaksanaan
Teknis dari Dinas Kesehatan yang melaksankan tugas merencankan,
menerima, menyimpan, pendistribusian dan pemeliharaan barang, persedian
obat, alat kesehatan lainya yang digunakan untuk melaksankan program
kesehatan.

Manfaat pergudangan adalah untuk:

a. Terjaganya kualitas dan kuantitas perbekalan kesehatan.
b. Tertatanya perbekalan kesehatan.
c. Peningkatan pelayanan pendistribusian.
d. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual, dan dapat
dipertanggungjawabkan.
e. Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan.

Pedoman yang berhubungan dengan gudang, gudang dan prinsi umum

penyimpanan dapat mengacu pada Good Strotage Practipe (GSP) (WHO
2003).
a. Bangunan untuk menyimpan obat hendaklah dibangun dan dipeliharra
untuk melindungu obat yang disimpan dan pengaruh temperatur dan
kelembapan banjir, remebsan melalui tanah, masukndan bersarangnya
binatang kecil, tikus burung, serangga dan binatang lain.
b. Cukup luas, tetap kering dan bersihn, dan hendaklah tersedia ruang
terpisah untuk menyiman produk tertentu (Narkotika, Psikotropika).
c. Bangunan harus memiliki sirkulasi udara yang baik.
d. Selalu dalam keadaan bersih, bebas dari tumpukan sampah dan barang
yang tidak diperlukan.
Hendaknya dilengkapi:
1) Penerangan yang cukup untuk dapat melaksanakan kegiatan dengan
benar.
2) Perlengkapan yang memmandai dan meningkat penyimpan produk
yang mememrlukan pengamanan maupun kondisi penyimpanan
khusus disertai alat monitor yang menuntut ketepatan temperatur
 4

dan kelembapan. Alat monitor harus dikalibarasi oleh lembaga yang

berwenangdan dalam prioe tertentu.
e. Dipelukan pula pengamanan fisik khusus baik untuk ruangan
penyimpanan atau seluruh bangunan. Wadah disimpan hendaklah
dalam keadaan bersih dan kering, bbas dari kotoran. Harus ada protap
sanitasi yang jelas, frekuensi dan metode yang digunakan. sebelum alat
digunakan harus dipastiakm tidak residu yang tertinggal dan tidak
menjadi sumber kontaminasi.
f. Perhatiaan khusus, peralatan yang digunakan untuk powder perlu
pembrsih dan pemeliharaan yang khusus.

2. Tugas dan Fungsi

a. Tugas Instalasi Farmasi
Gudang farmas mempunyai tugas pengelolaan (penenrimaan,
penyimpanan, pendistribusian) perbekalaan farmasi dan peralatan
kesehatan yang diprlukan dalam rangka pelayanan kesehatan,
pencegahan, dan pemebratasan penyakit dan pembinaan kesehatan
masyarakat di Kabupaten sesuai dengan petunjuk kpala dians
kesehatan.

b. Fungsi Instalasi Farmasi

1) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan
pendistribusiaan obat, alat kesehatan, dan perbekalaan farmasi.
2) Melakukan pencatatan dan pelaporan mengenai pesedian dan
penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
3) Melakukaan pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara
umum baik yang ada dalam persedian maupun yang akan
didistribusikan.
4) Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan
dalam.

3. Syarat-syarat Bangunan dan Peralatan

Agar dapat menjalankan fungsinya dengan benar, maka suatu Instalasi
Farmasi harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan
dalam cara distribusi obat yang baik (CDOB), diantaranya:
a. Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa
kondisi penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai
 5

keamanan yang memadai dan kapasitas yang cukup untuk

memungkinkan penyimpanan dan penanganan obat yang baik, dan area
penyimpanan dilengkapi dengan pencahayaan yang memadai untuk
memungkinkan semua kegiatan dilaksanakan secara akurat dan aman.
b. Jika bangunan (termasuk sarana penunjang) bukan milik sendiri, maka
harus tersedia kontrak tertulis dan pengelolaan bangunan tersebut harus
menjadi tanggung jawab dari fasilitas distribusi.
c. Harus ada area terpisah dan terkunci antara obat dan/atau bahan obat
yang menunggu keputusan lebih lanjut mengenaistatusnya, meliputi
obat dan/atau bahan obat yang diduga palsu, yang dikembalikan, yang
ditolak, yang akan dimusnahkan, yang ditarik, dan yang kedaluwarsa
dari obat dan/atau bahan obat yang dapat disalurkan.
d. Jika diperlukan area penyimpanan dengan kondisi khusus, harus
dilakukan pengendalian yang memadai untuk menjaga agar semua
bagian terkait dengan area penyimpanan berada dalam parameter suhu,
kelembaban dan pencahayaan yang dipersyaratkan.
e. Harus tersedia kondisi penyimpanan khusus untuk obat dan/atau bahan
obat yang membutuhkan penanganan dan kewenangan khusus sesuai
dengan peraturan perundang-undangan (misalnya narkotika).
f. Harus tersedia area khusus untuk penyimpanan obat dan/atau bahan
obat yang mengandung bahan radioaktif dan bahan berbahaya lain yang
dapat menimbulkan risiko kebakaran atau ledakan (misalnya gas
bertekanan, mudah terbakar, cairan dan padatan mudah menyala) sesuai
persyaratan keselamatan dan keamanan.
g. Area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman harus terpisah,
terlindung dari kondisi cuaca, dan harus didesain dengan baik serta
dilengkapi dengan peralatan yang memadai.
h. Akses masuk ke area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman hanya
diberikan kepada personil yang berwenang. Langkah pencegahan dapat
berupa sistem alarm dan kontrol akses yang memadai.
i. Harus tersedia prosedur tertulis yang mengatur personil termasuk
personil kontrak yang memiliki akses terhadap obat dan/atau bahan
obat di area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman, untuk
meminimalkan kemungkinan obat dan/atau bahan obat diberikan
kepada pihak yang tidak berhak.
j. Bangunan dan fasilitas penyimpanan harus bersih dan bebas dari
sampah dan debu. Harus tersedia prosedur tertulis, program
 6

pembersihan dan dokumentasi pelaksanaan pembersihan. Peralatan

pembersih yang dipakai harus sesuai agar tidak menjadi sumber
kontaminasi terhadap obat dan/atau bahan obat.
k. Bangunan dan fasilitas harus dirancang dan dilengkapi, sehingga
memberikan perlindungan terhadap masuknya serangga, hewan
pengerat atau hewan lain. Program pencegahan dan pengendalian hama
harus tersedia.
l. Ruang istirahat, toilet dan kantin untuk personil harus terpisah dari area
penyimpanan

B. Tugas dan Tanggung Jawab TTK di Instalansi Farmasi

1. Mengontrol persediann obat dan menyusun obat pada tempat/ rak
penyimpanan obat.
2. Melayani amprahan barang dari puskesmas.
3. Melakukan pencatatan dan pelaporan.
4. Memeriksa kebenaran obat yang datang antara suratan pesanan dan isi
barang.
5. Sebagai pennaggungjawab masing-masing obat seperti obat bebas, obat
bebas terbatas, narkotika, pkotropika, obat luar, injeksi dan lain sebagainya.

C. Pengelolaan Instalasi Farmasi

Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi
merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi
yang saling terkait antara satu dengan yang lain.

Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan

jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan
pelayanan kesehatan di Gudang Farmasi.

Pengelolaan perbekalan farmasi meliputi :

1. Perencanaan
Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menentukan
dalam proses pengadaan perbekalan farmasi di Gudang Farmasi. Tujuan
perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenisdan jumlah
 7

perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan

kesehatan di Gudang Farmasi (JICA, 2010).
Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi:
a. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi
benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/ kunjungan dan
pola penyakit di puskesmas. Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang
baik yaitu meliputi:
1) Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara
menghindari kesamaan jenis.
2) Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi
mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal.
3) Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat
pilihan (drug of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi.
Ada beberapa metode perencanaan, yaitu:

1) Metode Morbiditas/Epidemiologi
Jumlah kebutuhan obat yang digunakan untuk beban kesakitan
(morbidity load), yaitu didasarkan pada penyakit yang sering
muncul dimasyarakat.
Ada beberapa tahap – tahap yang dapat dilakukan dengan cara:
a) Dilakukan dengan cara menentukan beban penyakit
(1) Melakukan penentuan beban penyakit periode lalu, dan
memerkirakan beban penyakit yang akan dihadapi pada
periode mendatang (forecasting).
(2) Melakukan stratifikasi/pengelompokan masing- masing
jenis, misalnya anak atau dewasa, penyakit ringan, sedang,
atau berat, utama atau alternatif.
(3) Menentukan prediksi jumlah kasus tiap penyakit dan
presentase (prevalensi) tiap kelompok penyakit.
b) Menentukan pedoman pengobatannya
Menentukan pengobatan tiap kelompok penyakit, meliputi
nama obat, bentuk sediaan, dosis, frekuensi, dan durasi
pengobatan. Menghitung jumlah kebutuhan tiap obat per
episode sakit untuk masing – masing kelompok penyakit.
 8

c) Menentukan obat dan jumlahnya

Menghitung jumlah kebutuhan tiap obat untuk tiap penyakit

dan menjumlahkan obat sejenis menurut nama obat, dosis, dan
bentuk sediaan.

2) Metode Konsumsi
Data riil konsumsi obat periode yang lalu, dengan berbagai
penyesuaian dan koreksi. Langkah-langkah yang dapat dilakukan
ialah:
a) Memastikan beberapa kondisi dapat diasumsikan pola
pengobatan periode yang lalu baik atau rasional, apakah data
stock, distribusi, penggunaan obat lengkap dan akurat, apakah
banyak terjadi kecelakaan (obat rusak, tumpah, ED) dan
kehilangan obat, apakah jenis obat yang akan digunakan sama.
b) Melakukan estimasi jumlah kunjungan total untuk periode
yang akan datang dengan menghitung kunjungan baik pasien
rawat inap maupun rawat jalan periode yang lalu untuk
melakukan estimasi periode yang akan datang dengan
mempehatikan: perubahan populasi daerah, cakupan
pelayanan, perubahan cakupan pelayanan. Pola morbilitas,
kecenderungan insidensi, penambahan fasilitas pelayanan.
c) Perhitungan .Perhitungan dilakukan dengan cara menentukan
pemakaian tiap jenis obat dan alat kesehatan dalam periode
lalu, serta koreksi hasil pemakaian tiap jenis obat dalam
periode yang lalu terhadap kecelakaan dan kehilangan,
kemudian mengevaluasi terhadap langkah sebelumnya (hasil
pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu terhadap
kecelakaan dan kehilangan) terhadap stock out (stock kosong,
sehingga perlu pengadaan), lalu melakukan penyesuaian
terhadap kesepakatan langkah-langkah diatas dan
memperhitungan kebutuhan periode yang akan datang untuk
tiap jenis obat.

3) Metode Kombinasi
Kombinasi metode konsumsi dan metode morbiditas disesuaikan
dengan anggaran yang tersedia.
 9

b. Evaluasi Perencanaan
Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi untuk
tahun yang akan datang, biasanya akan diperoleh jumlah kebutuhan,
dan idealnya diikuti dengan evaluasi.
Cara/teknik evaluasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
1) Sistem Pareto (ABC)
Sistem analisis ABC ini berguna dalam sistem pengelolaan obat,
yaitu dapat menimbulkan frekuensi pemesanan berdasarkan nilai
atau harga obat. Dalam sistem persediaan metode ini digunakan
untuk menganalisis tingkat konsumsi dan nilai total konsumsi
semua item. Analisis ABC merupakan metode pengadaan yang
didasarkan atas nilai ekonomis barang dimana barang-barang
persediaan dikategorikan dalam golongan A, B, dan C. Golongan A
jika obat tersebut mempunyai nilai kurang lebih 80 % sedangkan
jumlah obat tidak lebih dari 20 %, golongan B jika obat tersebut
mempunyai nilai sekitar 15 % dengan jumlah obat sekitar 10 % -
80 %, dan golongan C jika obat mempunyai nilai 5 % dengan
jumlah obat sekitar 80%-100%.

2) Metode VEN (Vital, Essensial, dan Non Essensial)

Merupakan metode pengadaan yang digunakan pada anggaran
terbatas karena dapat membantu memperkecil penyimpangan pada
proses pengadaan perbekalan farmasi dengan menetapkan prioritas
di muka. Klasifikasi barang persediaan menjadi golongan VEN
ditentukan oleh faktor makro misalnya peraturan pemerintah atau
data epidemiologi wilayah) dan faktor mikro (misalnya jenis
pelayanan kesehatan yang tersedia di rumah sakit yang
bersangkutan. Kategori obat–obat sistem VEN yaitu:
a) V (Vital) adalah obat-obat yang termasuk dalam potensial
lifesaving drug, mempunyai efek samping withdrawl
secarasignifikan (pemberian harus secara teratur dan
penghentiannya tidak tiba – tiba) atau sangat penting dalam
penyediaan pelayanan kesehatan dasar. Contoh obat yang
termasuk jenis obat Vital adalah
(1) Adrenalin Contoh obat: Epinefrin yaitu obat yang biasa
digunakan untuk menangani reaksi alergi akut yang bisa
 10

menyebabkan pembengkakan di mulut dan lidah,

gangguan pernapasan, kolaps dan hilang kesadaran.
(2) Antitoksin Contoh Obat Serum anti difteri kuda yang
memiliki (zak aktif antitoksin difteri 2000 IU dan zat
tambahan fenol 2,5 mg). Dengan cara kerja obat yaitu
imunisasi pasif, pada penyuntikan dimasukan zat-zat anti
difteri yang mampu untuk menetralisisr toksin difteri yang
beredar dalam darah penderita.
(3) Insulin adalah membuka jalan agar glukosa dapat masuk
ke dalam sel untuk menghasilkan energi, menekan
produksi gula di hati dan otot, serta mencegah pemecahan
lemak sebagai sumber energi. ada beberapa kategori
rentang waktu dan contoh oba insulin:
(a) Lispro (humalog), aspart (novorapid), actrapid
merupakan insulin kerja cepat.
(b) Insulin detemir / levemir merupakan insulin kerja
lama.
(c) Humulin, hypurin bovine isophane dan hypurin
porcine isophane mempunyai durasi waktu kerja 12–
16 jam dan memiliki pola penyerapan bervariasi jika
digunakan pada 2 malam berturut-turut atau dapat
dikatakan insulin kerja menengah.
(4) Obat jantung yang menangani angina contohnya : Jenis-
jenis beta-blockers meliputi Atenolol, bisoprolol,
metoprolol, dan propranolol. Dengan mengonsumsi obat
ini, laju denyut jantung akan berkurang dan aliran darah
akan menjadi lebih lancar. Ini berarti beban jantung akan
berkurang sehingga serangan angina pun dapat dihindari.
b) E (Essensial) merupakan obat-obat yang efektif untuk
mengurangi kesakitan, namun demikian sangat signifikan
untuk bermacam-macam penyakit tetapi tidak vital secara
absoud (penting tetapi tidak vital), untuk penyediaan sistem
kesehatan dasar. Contoh obat yang termasuk jenis obat
Essensial adalah antibiotic, obat gastrointestinal, NSAID dan
lain lain.
c) N (Non essensial) merupakan obat-obat yang digunakan untuk
penyakit minor atau penyakit tertentu yang efikasinya masih
 11

diragukan, termasuk terhitung untuk memperoleh keuntungan

terapetik. Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-essensial
adalah vitamin, suplemen dan lain-lain.

3) Analisis Kombinasi ABC dan VEN

Jenis perbekalan farmasi yang termasuk kategori A dari analisis
ABC adalah benar-benar jenis perbekalan farmasi yang diperlukan
untuk penanggulangan penyakit terbanyak. Dengan kata lain,
statusnya harus E dan sebagian V dari VEN. Sebaliknya, jenis
perbekalan farmasi dengan status N harusnya masuk kategori C.

Digunakan untuk menetapkan prioritas untuk pengadaan obat

dimana anggaran yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan.

Tabel 2.1. Metode Gabungan Analisis Kombinasi ABC dan VEN

A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC

Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan

obat.

Mekanismenya adalah:
Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas utama untuk
dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih
kurang, maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan
obat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya. Jika
setelah dilakukan dengan pendekatanini dana yang tersedia masih
juga kurang lakukan langkah selanjutnya. Pendekatan yang sama
dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC, NB, NA
dimulai dengan pengurangan obat kategori
EC, EB, dan EA.

4) Revisi daftar perbekalan farmasi

Bila langkah-langkah dalam analisis ABC maupun VEN terlalu
sulit dilakukan atau diperlukan tindakan cepat untuk mengevaluasi
daftar perencanaan, sebagai langkah awal dapat dilakukan suatu
 12

evaluasi cepat (rapid evaluation), misalnya dengan melakukan

revisi daftar perencanaan perbekalan farmasi. Namun, sebelumnya,
perlu dikembangkan dahulu kriterianya, perbekalan farmasi atau
nama dagang apa yang dapat dikeluarkan dari daftar. Manfaatnya
tidak hanya dari aspek ekonomik dan medik, tetapi juga dapat
berdampak positif pada beban penanganan stok (JICA, 2010).

2. Pengadaan
Pengadaan Merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk
merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan dapat dilakukan,
melalui :
a) Pembelian :
1) Tender Terbuka (Open Tender)
Merupakan suatu prosedur formal pengadaan obat yang
dilakukan dengan cara mengundang berbagai pabrik baik
nasional maupun internasional. Metode ini di lakukan dalam
jangka waktu tertentu, karena proses tender memerlukan
waktu yang lama dan harga lebih mahal. Metode ini biasanya
digunakan oleh pemerintah.
2) Tender Terbatas (Restricted Tender)
Metode ini pada umumnya digunakan pada lingkungan PBF
yang terbatas, tidak diumumkan di koran, biasanya
berdasarkan kenalan, nominalnya tidak banyak.
3) Sistem Kontrak (Competitif Negotiation)
Pembeli membuat persetujuan dengan pihak suplier untuk
mendapatkan harga khusus atau persetujuan pelayanan dan
pembeli dapat membayar dengan harga termurah.Metode
kontrak jauh lebih menguntungkan, karena pihak rumah sakit
dapat melakukan negosiasi langsung dengan pihak suplier
mengenai harga.
4) Metode Langsung
Metode ini merupakan cara yang paling mudah dan
sederhana, namun cenderung lebih mahal karena jarang
memperoleh diskon. Metode langsung ialah pihak Puskesmas
melakukan pengadaan perbekalan farmasi secara langsung
(bila barang hampir habis) kepada PBF.
 13

b) Produksi/pembuatan sediaan farmasi :

Instalasi farmasi dapat memproduksi sediaan tertentu apabila:
(1) Sediaan farmasi tidak ada dipasaran
(2) Sediaan farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri
(3) Sediaan farmasi dengan formula khusus
(4) Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/
repacking
(5) Sediaan farmasi untuk penelitian; dan
(6) Sediaanfarmasiyang tidak stabil dalam penyimpanan/harus
dibuat baru (recenter paratus)
Sediaan yang dibuat dirumah sakit harus memenuhi persyaratan
mutut dan terbatas hanya untuk memenuhi kebutuhan pelayanan
di rumah sakit tersebut.

c) Sumbangan/droping/hibah
Seluruh kegiatan penerimaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai dengan cara sumbangan/ dropping/
hibah harus disertai dokumen administrasi yanglengkap dan jelas.
Agar penyediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai dapat membantu pelayanan kesehatan, maka
jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai harus sesuai dengan kebutuhan pasien di Rumah Sakit.
Instalasi Farmasi dapat memberikan rekomendasi kepada
pimpinan instalasi farmasi untuk mengembalikan / menolak
sumbangan / dropping / hibah Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak bermanfaat bagi
kepentingan pasien Rumah Sakit.

d) E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa

melaluisistem katalog elektronik. Katalog Elektronik (E-
Catalogue) adalah sistem informasi elektronik yang memuat
daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang tertentu dari
berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah.

e) Penerimaan
Penerimaan Merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian
jenis, spesifikasi, jumlah, mutut, waktu penyerahan dan harga
 14

yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan dengan kondisi

fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang
harus tersimpan dengan baik.Pemeriksaan merupakan proses dari
penerimaan yang mana barang yang diterima harus diperiksa oleh
petugas gudang bila perlu disaksikan oleh petugas pembelian
dengan melakukan pemeriksaan sebagai berikut :
Mencocokan surat pengiriman barang, faktur dengan surat
pemesanan barang.
Mencocokan surat pengiriman barang dan faktur dengan barang
yang nyata-nyata dikirim, baik terhadap nama barang, kemasan,
jumlah serta bentuk dan jenis sediaan.

f) Penyimpanan
Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas dan keamanan Sediaan
dengan persyaratan kefarmasian.Persyaratan kefarmasian yang
dimaksud meliputi persyaratan stabilitas dan keamanan, sanitasi,
cahaya, kelembaban, ventilasi, dan penggolongan jenis Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.
Komponen yang harus diperhatikan antara lain:
a. Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan Obat
diberi label yang secara jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama
kemasan dibuka, tanggal kadaluwarsa dan peringatan khusus.
b. Elektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit perawatan kecuali
untuk kebutuhan klinis yang penting.
c. Elektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit perawatan
pasien dilengkapi dengan pengaman, harus diberi label yang
jelasdan disimpan pada area yang dibatasi ketat (restricted) untuk
mencegah penatalaksanaan yang kurang hati-hati; dan
d. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
yang dibawa oleh pasien harus disimpan secara khusus dan dapat
diidentifikasi.

Instalasi Farmasi harus dapat memastikan bahwa Obat disimpan secara

benar dan diinspeksi secara periodik.
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang
harus disimpan terpisah yaitu:
 15

a. Bahan yang mudah terbakar, disimpan dalam ruang tahan api dan
diberi tanda khusus bahan berbahaya
b. Gas medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi
penandaaan untuk menghindari kesalahan pengambilan jenis gas
medis. Penyimpanan tabung gas medis kosong terpisah dari tabung
gas medis yang ada isinya. Penyimpanan tabung gas medis di
ruangan harus menggunakan tutup demi keselamatan.
Sistem penyimpanan berdasarkan:
1. Alphabetis
2. Farmakologis
3. Bentuk sediaan obat
4. First in first out (FIFO), dan
5. First expired first out (FEFO).
Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai yang penampilan dan penamaan yang mirip Look
AlikeSound Alike (LASA) tidak ditempatkan berdekatan dan harus
diberipenandaan khusus untuk mencegah terjadinya kesalahan
pengambilan Obat.
Rumah Sakit harus dapat menyediakan lokasi penyimpanan Obat
emergensi untuk kondisi kegawatdaruratan.Tempat penyimpanan harus
mudah diakses dan terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian.

Pengelolaan Obat emergensi harus menjamin:

a. Jumlah dan jenis Obat sesuai dengan daftar Obat emergensi yang
telah ditetapkan.
b. Tidak boleh bercampur dengan persediaan Obat untuk kebutuhan
lain.
c. Bila dipakai untuk keperluan emergensi harus segera diganti.
d. Dicek secara berkala apakah ada yang kadaluwarsa; dan
e. Dilarang untuk dipinjam untuk kebutuhan lain.

Cara penyimpanan obat berdasarkan CDOB:

a. Penyimpanan dan penanganan obat dan/atau bahan obat harus
mematuhi peraturan perundang-undangan.
b. Kondisi penyimpanan untuk obat dan/atau bahan obat harus sesuai
dengan rekomendasi dari industri farmasi atau non-farmasi yang
memproduksi bahan obat standar mutu farmasi.
 16

c. Volume pemesanan obat danatau bahan obat harus

memperhitungkan kapasitas sarana penyimpanan.
d. Obat danatau bahan obat harus disimpan terpisah dari produk
selain obat danatau bahan obat dan terlindung dari dampak yang
tidak diinginkan akibat paparan cahaya matahari, suhu,
kelembaban atau faktor eksternal lain. Perhatian khusus harus
diberikan untuk obat danatau bahan obat yang membutuhkan
kondisi penyimpanan khusus.
e. Kontainer obat dan/atau bahan obat yang diterima harus
dibersihkan sebelum disimpan.
f. Kegiatan yang terkait dengan penyimpanan obat dan/atau bahan
obat harus memastikan terpenuhinya kondisi penyimpanan yang
dipersyaratkan dan memungkinkan penyimpanan secara teratur
sesuai kategorinya; obat dan/atau bahan obat dalam status
karantina, diluluskan, ditolak, dikembalikan, ditarik atau diduga
palsu.
g. Harus diambil langkah-langkah untuk memastikan rotasi stock
sesuai dengan tanggal kedaluwarsa obat dan/atau bahan obat
mengikuti kaidah First Expired First Out (FEFO).
h. Obat dan/atau bahan obat harus ditangani dan disimpan sedemikian
rupa untuk mencegah tumpahan, kerusakan, kontaminasi dan
campur-baur. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh langsung
diletakkan di lantai.
i. Obat dan/atau bahan obat yang kedaluwarsa harus segera ditarik,
dipisahkan secara fisik dan diblokir secara elektronik. Penarikan
secara fisik untuk obat dan/atau bahan obat kedaluwarsa harus
dilakukan secara berkala.
j. Untuk menjaga akurasi persediaan stok, harus dilakukan stock
opname secara berkala berdasarkan pendekatan risiko.
k. Perbedaan stok harus diselidiki sesuai dengan prosedur tertulis
yang ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya campur-baur,
kesalahan keluar-masuk, pencurian, penyalahgunaan obat dan/atau
bahan obat. Dokumentasi yang berkaitan dengan penyelidikan
harus disimpan untuk jangka waktu yang telah ditentukan.
Cara penyimpanan vaksin:
 17

Penyimpanan Setiap unit dianjurkan untuk menyimpan vaksin tidak

lebih dari stok maksimalnya, untuk menghindari terjadinya
penumpukan vaksin.
Bila frekuensi distribusi vaksin ke provinsi 1 (satu) kali setiap 3 (tiga)
bulan, maka stok maksimal vaksin di provinsi adalah kebutuhan vaksin
untuk 4 (empat) bulan. Bila frekuensi pengambilan vaksin ke provinsi 1
(satu) kali perbulan maka stok minimal di kabupaten adalah 1 (satu)
bulan dan stok maksimal adalah 3 (tiga) bulan, dan
bila frekuensi pengambilan vaksin ke kabupaten 1 (satu) kali per bulan
maka stok maksimal di Puskesmas 1 (satu) bulan 1 (satu) minggu.

Cara penyimpanan untuk vaksin sangat penting karena menyangkut

potensi atau daya antigennya.Faktor-faktor yang mempengaruhi
penyimpanan vaksin adalah suhu, sinar matahari, dan kelembaban.
Penyimpanan Vaksin
Tabel 2.2. Suhu Penyimpanan Vaksin
Vaksin Prop Kab Puskesmas

Polio -25 oC s/d – 15 oC 2-8oC

Campak
BCG

DPT 2 oC – 8 oC
TT
DT
DPT/HB

Hepatitis B 2 oC – 8 oC
Rubella

Vaksin yang berasal dari virus hidup (polio, campak) pada pedoman
sebelumnya harus disimpan pada suhu dibawah 0oC. Dalam
perkembangan selanjut, hanya vaksin Polio yang masih memerlukan
suhu dibawah 0oC di provinsi dan kabupaten/kota, sedangkan vaksin
campak lebih baik disimpan di refrigerator pada suhu 2 – 8oC. Adapun
vaksin lainnya harus disimpan pada suhu 2 – 8 oC. Vaksin Hepatitis B,
DPT, TT dan DT tidak boleh terpapar pada suhu beku karena vaksin
akan rusak akibat meningkatnya konsentrasi zat pengawet yang
merusak antigen. Di Puskesmas yang mempunyai freezer pembuat cold
 18

pack, bagian freezer dari lemari es tidakdipakai untuk menyimpan

vaksin.
Dalam penyimpanan/pengangkutan vaksin, susunannya harus
diperhatikan.Karena suhu dingin dari lemari es/freezer diterima vaksin
secara konduksi, maka ketentuan tentang jarak antar kemasan vaksin
harus dipenuhi.Demikian pula letak vaksin menurut jenis antigennya
mempunyai urutan tertentu untuk menghindari penurunan potensi
vaksin yang terlalu cepat.

Cara penyimpanan dan pewadahan reagen

1. Hal umum yang harus menjadi perhatian di dalam penyimpanan
dan penataan bahankimia diantaranya meliputi aspek pemisahan
(segregation), tingkat resiko bahaya(multiple hazards), pelabelan
(labeling),fasilitas penyimpanan (storage facilities), wadahsekunder
(secondary containment), bahan kadaluarsa (outdate chemicals),
inventarisas, (inventory), dan informasi resiko bahaya (hazard
information).
2. Pisahkan antara sediaan liquid dan solid dan klasifikasikan
berdasarkan sifatnya:flamable, mudah meledak, toxic, oksidator,
korosif, infeksi, dll.
3. Disimpan dalam suatu lemari hindari bahan dari kayu.
4. Kondisi ruangan harus dingin/ber ac atau dengan dilengkapi
exhaust fan, lampuruangan pilih yang fire proof, dan kalau tidak
dilengkapi dengan AC, ruangan haruspunya sirkulasi udara yangg
baik Karena ada beberapa reagen yang penyimpananya dibawah
suhu 25 oC, pantau suhu ruanganmaksimal 30 oC.
5. Tempat penyimpanan harus bersih, kering dan jauh dari sumber
panas atau kena sengatan sinar matahari. Di samping itu tempat
penyimpanan harus dilengkapi dengan ventilasi yang menuju ruang
asap atau ke luar ruangan. Pada penataan bahan kimiapund
iperlukan sumber literatur untuk mengetahui spesifikasi masing-
masing bahan kimia tersebut. Spesifikasi bahan kimia akan
dijumpai pada buku katalog bahan.
6. Jika terjadi tumpahan yang paling baik mengatasinya dengan pasir
atau dengan airkran.
7. Buat sistem administrasinya: daftar isi, jumlah stock, ED bahan,
memasang perhatianAPD yg sesuai dengan peruntukannya, dll.
 19

8. Salah satu informasi penting yang harus selalu disertakan adalah

lembar datakeselamatan data (Material Safety Data Sheet –
MSDS). Informasi MSDS disamping harus tercantum pada
produksi, juga harus muncul pada dokumen pengangkutan,
penyimpanan, pengedaran dan juga pada kemasan bahan tersebut.
Penyimpanan Reagen yang bersifat berbahaya memerlukan
perlakuan khusus, antara lain :
Lokasi dan konstruksi tempat penyimpanan reagen yang
bersifat berbahaya danberacun membutuhkan pengaturan
tersendiri, agar tidak terjadi kecelakaan akibat kesalahan
dalam penyimpanan tersebut. Salah satu persyaratan
kelengkapan padatempat penyimpanan tersebut adalah sistem
tanggap darurat dan prosedur penanganannya.
Penyimpanan dan penataan bahan kimia berdasarkan urutan
alfabetis tidaklah tepat,kebutuhan itu hanya diperlukan untuk
melakukan proses pengadministrasian. Pengurutan secara
alfabetis akan lebih tepat apabila bahan kimia sudah
dikelompokkan menurut sifat fisis, dan sifat kimianya
terutama tingkat kebahayaannya.
Bahan kimia yang tidak boleh disimpan dengan bahan kimia
lain, harus disimpan secara khusus dalam wadah sekunder
yang terisolasi. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah cegah
pencampuran dengan sumber bahaya lain seperti api, gas
beracun, dan ledakan. Penyimpanan bahan kimia tersebut
harus didasarkan atas tingkat risiko bahayanya yang paling
tinggi. Misalnya benzene memiliki sifat flammable dan toxic.
d. Sifat dapat terbakar dipandang memiliki resiko lebih tinggi
daripada timbulnya karsinogen. Oleh karena itu penyimpanan
benzena harus ditempatkan pada cabinet tempat menyimpan
zat cair flammable daripada disimpan pada cabinet bahan
toxic.
e. Reagen berbahaya dan beracun yang dianggap kadaluwarsa,
atau tidak memenuhi spesifikasi, atau bekas kemasan, yang
tidak dapat digunakan tidak boleh dibuang sembarangan, tetapi
harus dikelola sebagai limbah berbahaya dan beracun.
Kadaluwarsa adalah bahan yang karena kesalahan dalam
penanganannya menyebabkan terjadinya perubahan komposisi
 20

dan atau karakteristik sehingga bahan tersebut tidak sesuai lagi

dengan spesifikasinya.
f. Salah satu langkah yang wajib dilakukan adalah kewajiban uji
kesehatan secaraberkala bagi pekerja, sekurang-kurangnya 1
kali dalam 1 tahun, dengan maksud untuk mengetahui sedini
mungkin terjadinya kontaminasi oleh zat/senyawa kimia
berbahayadan beracun terhadap pekerja atau pengawas lokasi
tersebut.
g. Salah satu kehawatiran utama dalam penanganan berbahaya
dan beracun adalah kemungkinan terjadinya kecelakaan baik
pada saat masih dalam penyimpanan maupun kecelakaan pada
saat dalam pengangkutannya. Kecelakaan ini adalah lepasnya
atau tumpahnya reagen kelingkungan, yang memerlukan
penanggulangan cepat dan tepat. Bila terjadi kecelakaan, maka
kondisi awalnya adalah berstatus keadaan darurat
(emergency).
i. Penyimpanan reagen yang bersifat anhidrat, disimpan

didalam oven pada suhu 100-110oC, selama 1-2 jam dan

sebaiknya semalam, sedangkan penyimpanan reagen yang
bersifat hidrat disimpan pada eksikator.

Cara pewadahan reagen:

Untuk mejaga keamanan dan kualitas reagen perlu dilakukan pewadahan.
a. Kriteria wadah reagen yang baik antara lain :
1) Botol yang gelap / berwarna coklat, hal ini dilakukan agar
dapat terhindar darisinar matahari.
2) Wadah reagen tidak bocor.
3) Wadah reagen harus bermulut kecil, dan tertutup rapat.
4) Wadah reagen harus berbahan dasar dari kaca.
5) Wadah reagen harus steril.

Tidak bereaksi dengan bahan kimia dari reagen yang

diwadahkan.Untuk reagen cair, diwadahkan pada botol yang memenuhi
kriteria seperti di atas.Reagen yang bervolume kecil, diwadahkan pada
botol berukuran kecil.Sedangkan pada reagen yang bervolume besar,
diwadahkan pada botol ukuran besar atau jerigen yang berbahan kaca.
 21

5. Pendistribusian
Distribusi Merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
mennyalurkan/ menyerahkan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit
pelayanan/ pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis,
jumlah, dan ketetapan waktu.

6. Pengendalian
Pengendalian persedian adalah suatu kegiatan untuk memastikan
tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan
program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/ kekosongan obat di unit-unit pelayanan.

Tujuan pengendalian: agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan

perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan (Depkes RI, 2008)
Kegiatan pengendalian mencakup :
a. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu.
Jumlah stok ini disebut stok kerja.
b. Menentukan stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada
unit pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/ kekosongan.
c. Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang diperlukan
dari mulai pemesanan sampai obat diterima (Depkes RI, 2008).

7. Pemusnahan
Pemusnahan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan
farmasi yang tidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak
memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan
perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang
berlaku.

Tujuan pemusnahan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang

sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang
berlaku. Adanya penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan
maupun mengurangi risiko terjadi penggunaan obat yang sub standar
(Depkes RI, 2008).
 22

Prosedur tetap pemusnahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan:

a. Melaksanakan inventarisasi terhadap sediaan farmasi dan perbekalan
kesehatan yang akan dimusnahkan.
b. Menyiapkan adminstrasi (berupa laporan dan berita acara
pemusnahan).
d. Mengkoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada
pihak terkait.
e. Menyiapkan tempat pemusnahan.
f. Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk
sediaan.
g. Membuat laporan pemusnahan obat dan perbekalan kesehatan,
sekurang-kurangnya memuat:
1) Waktu dan tempat pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi
dan perbekalan kesehatan.
2) Nama dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan,
3) Nama apoteker pelaksana pemusnahan sediaan farmasi dan
perbekalan kesehatan.
4) Nama saksi dalam pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi
dan perbekalan kesehatan.
5) Laporan pemusnahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan
ditandatangani oleh apoteker dan saksi dalam pelaksanaan
pemusnahan.

8. Administrasi dan Pelaporan

a. Administrasi
Administrasi merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk
memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di
lingkungan IFK.Adanya pencatatan akan memudahkan petugas
untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang
sub standar dan harus ditarik dari peredaran. Pencatatan dapat
dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun
manual.Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan
adalah Kartu Stok dan Kartu Stok Induk (Anonim, 2012).

Fungsi:
1) Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi
(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa),
 23

2) Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data

mutasi 1(satu) jenis perbekalan farmasi yang berasal dari 1
(satu) sumber anggaran.
3) Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan,
perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding
terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam tempat
penyimpanan (Depkes RI, 2008).

Hal-hal yang harus diperhatikan:

1) Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan
farmasi bersangkutan,
2) Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari,
3) Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat di
dalam kartu stok,
4) Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir
bulan (Depkes RI, 2008).

Informasi yang didapat:

1) Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok),
2) Jumlah perbekalan farmasi yang diterima,
3) Jumlah perbekalan farmasi yang keluar,
4) Jumlah perbekalan farmasi yang hilang/ rusak/ kadaluwarsa,
5) Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi.

Manfaat informasi yang didapat:

1) Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan perbekalan
farmasi,
2) Penyusunan laporan,
3) Perencanaan pengadaan dan distribusi,
4) Pengendalian persediaan,
5) Untuk pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan
pendistribusian,
6) Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala IFK.
 24

Hal-hal yang harus diperhatikan

1) Petugas pencatatan dan evaluasi, mencatat segala penerimaan
dan pengeluaran perbekalan farmasi di Kartu Stok Induk.
2) Kartu Stok Induk adalah :
a) Sebagai pencerminan perbekalan farmasi yang ada
di gudang,
b) Alat bantu bagi petugas untuk pengeluaran perbekalan
farmasi,
c) Alat bantu dalam menentukan kebutuhan.
3) Bagian judul pada kartu induk persediaan perbekalan farmasi
diisi dengan :
a) Nama perbekalan farmasi tersebut,
b) Sumber/asal perbekalan farmasi,
c) Jumlah persediaan minimum yang harus ada dalam
persediaan, dihitung sebesar waktu tunggu,
d) Jumlah persediaan maksimum yang harus ada dalam
persediaan = sebesar stok kerja + waktu tunggu + stok
pengaman.
4) Kolom-kolom pada Kartu Stok Induk persediaan perbekalan
farmasi diisi dengan:
a) Tanggal diterima atau dikeluarkan perbekalan farmasi,
b) Nomor dan tanda bukti misalnya nomor faktur dan lain-
lain,
c) Dari siapa diterima perbekalan farmasi atau kepada siapa
dikirim,
d) Jumlah perbekalan farmasi yang diterima berdasarkan
sumber anggaran,
e) Jumlah perbekalan farmasi yang dikeluarkan,
f) Sisa stok perbekalan farmasi dalam persediaan,
g) Keterangan yang dianggap perlu, misalnya tanggal dan
tahun kadaluwarsa, nomor batch dan lain-lain

b. Pelaporan
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan
administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan
kesehatan yang disajikan kepadapihak yang berkepentingan.
 25

Tujuan:
1) Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi,
2) Tersedianya informasi yang akurat,
3) Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan
laporan.
4) Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan
(Depkes RI, 2008).

D. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara lain:
1. Mengatur orang atau petugas (SDM).
2. Mengatur penerimaan barang
3. Mengatur penataan atau penyimpanan barang.
4. Mengatur pelayanan akan permintaan barang (Priyambodo, 2007).

Adapun sasaran pengelolaan gudang (manajemen pergudangan) adalah:

1. Fasilitas
a. Penyediaan serta pengaturan yang baik terhadap fasilitas
/perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan dalam gudang.
b. Pemakaian ruang seefektif mungkin.
c. Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua
fasilitas gudang.
d. Fleksibilitas terhadap perubahan.

2. Tenaga Kerja
a. Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin.
b. Mengurangi risiko kecelakaan.
c. Memungkinkan pengawasan yang baik

3. Barang
a. Menghindari kerusakan barang ataupun yang mempengaruhi
kualitasnya.
b. Menghindari terjadinya kehilangan barang.
c. Mengatur letak agar hemat tempat atau ruang.
d. Pengaturan aliran keluar-masuknya barang (Priyambodo, 2007).
26
 BAB III
TINJAUAN UMUM INSTALASI FARMASI KABUPATEN BANJAR

A. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar

1. Sejarah UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar
Instalasi farmasi kabupaten banjar berlokasi di Jalan H. M. Cokrokusumo
GG.Kasturi No.31 Telp.(0511) 4773771 Banjarbaru kode pos. 70714.
Persiapan UPT. Instalasi farmasi kabupaten banjar sebagai unit pelaksana
teknis dinas kesehatan kabupaten Banjar yang ditetapkan berdasarkan
keputusan bupati Banjar No. 38 tahun 2008 tanggal 1 Desember 2008 tentang
pembentukan, organisasi dan tata kerja UPT. Instalasi farmasi kabupaten
Banjar yang merupakan tempat penerimaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan
pendistribusian obat-obatan dan perbekalan kesehatan lainnya untuk
mendukung pelayanan kesehatan dasar dan program pada unit pelayanan
kesehatan di lingkungan dinas kesehatan kabupaten Banjar.

2. Profil Umum
a. Nama Institusi : UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar
b. Status Organisasi : UPT. Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar

3. Wilayah Pendistribusian Obat-obatan dan Alat Kesehatan ke Puskesmas

Kabupaten Banjar.

a. Luas Wilayah : 4668,50 Km2

b. Jumlah Desa : 290 buah
c. Jumlah Kecamatan : 19 buah
d. Jumlah Pustu : 70 buah
e. Jumlah Polindes : 201 buah
f. Jumlah Puskesmas : 24 buah
 27

4. Struktur Organisasi UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar

Gambar 1. Struktur Organisasi UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar

5. Visi dan Misi Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar

a. Visi:
Menjadikan pusat penyimpanan, distribusi obat dan perbekalan kesehatan
yang optimal dan dapat dipertanggung jawabkan untuk menunjang
pelayanan kesehatan yang bemutu di kabupaten banjar.
 28

b. Misi
Menjaga mutu obat terjamin, memenuhi kreteria khasiat dan keamanan
obat.
2) Obat yang tersedia sesuai kebutuhan nyata baik dalam jumlah dan jenis
secara kontinyu.
3) Meningkatkan profesionalisme dalam penyimpanan obat dan distribusi
obat dan alat kesehatan.
4) Meningkatkan pencatatan dan pelaporan obat dan Alat Kesehatan.

6. Fungsi UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar

Berdasarkan Peraturan Bupati Banjar Nomor 21 Tahun 2015, dalam
menyelenggarakan tugas pokok UPT Instalasi Farmasi menyelenggarakan
fungsi:
a. Penyiapan bahan perencanaan dan program kerja teknis bidang
pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan.
b. Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan.
c. Pencatatan dan evaluasi
d. Pengamatan mutu dan khasiat obat dan perbekalan kesehatan secara
umum.
e. Pelaporan persediaan dan penggunaan obat
f. Pelaksanaan koordinasi kegiatan dan kerjasama teknis bidang pengelolaan
obat dan perbekalan kesehatan dengan unit-unit kerja terkait
g. Penyelenggaraan ketatausahaan UPT Instalasi Farmasi
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
tugas pokok dan fungsinya

7. Tujuan UPT Instalasi farmasi kabupaten Banjar

a. Tujuan Umum:
Terpenuhinya obat yang berkualitas dan terjaminnya pelayanan
pengobatan bagi semua lapisan masyarakat dengan prosedur distribusi
yang efektif dan efisien.
b. Tujuan khusus:
1) Terlaksanannya penyimpanan dan pendistribusian obat yang merata
dan teratur secara tepat jumlah, waktu dan tempat.
2) Terlaksanannya pengendalian persediaan obat dan perbekalan
kesehatan dikabupaten banjar.
 29

3) Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia (SDM) tenaga

farmasi dengan adanya jabatan fungsional.
4) Pemberdayaan SDM yang ada, sehingga efektif dan efisien.

B. Tugas UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar

Berdasarkan Peraturan Bupati Banjar Nomor 21 Tahun 2015, UPT Instalasi
Farmasi mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian kegiatan teknis
operasional dan kegiatan teknis penunjang pada Dinas Kesehatan dibidang
pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan
Tugas dari tiap bagian yaitu:

a. Bagian penerimaan, yang bertugas :

1) Melakukan penerimaan barang-barang farmasi dari berbagai sumber.
2) Mencatat no batch, tanggal expired date obat.
3) Mengadakan pengecekan terhadap mutu obat.
4) Menghitung jumlah sesuai dengan surat pengiriman.
5) Melaksanakan pencatatan dalam buku penerimaan.
6) Melaksanakan pencatatan obat kedalam kartu stock obat.

b. Bagian penyimpanan, yang bertugas :

1) Melakukan penyimpanan barang-barang farmasi yang berasal dari
berbagai sumber yang telah di terima oleh bagian penerimaan.
2) Melakukan penyusunan obat berdasarkan alphabet sesuai dengan jenis
obat.
3) Melakukan pencatatan penerimaan obat ke dalam kartu stock barang.
4) Melakukan penyimpanan dan penyusunan barang farmasi dari berbagai
sumber sesuai dengan system penyimpanan FEFO dan FIFO.
5) Melakukan penyimpanan sesuai dengan suhu yang telah ditentukan.
6) Melaksanakan stock opname setiap bulan.
7) Melaporkan obat ED dan rusak kepada kepala instalasi farmasi setiap
setelah melakukan opname.

c. Bagian pendistribusian, yang bertugas:

1) Melaksanakan tugas untuk menyeleksi permintaan barang farmasi dari
puskesmas melalui LPLPO yang dikirim oleh
2) puskesmas sesuai dengan jadwal permintaan obat yang telah ditentukan.
 30

3) Melaksanakan tugas untuk menyeleksi permintaan barang farmasi dari

program berdasarkan SPMB dari kepala dinas kesehatan kabupaten.
4) Melakukan pencatatan pendistribusian barang farmasi kedalam kartu
barang dan kartu induk obat.
5) Melakukan pendistribusian barang farmasi sesuai FEFO dan FIFO.

C. Manajemen Perbekalan Farmasi

1. Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu kegiatan yang meliputi pemilihan jenis, jumlah
dan harga dalam rangka pengadaan dengan tujuan mendapatkan jenis dan
jumlah yang sesuai dengan kebutuhan anggaran serta menghindari
kekosongan obat.
Tujuan dari perencanaan adalah menentukan jenis, jumlah obat dan
perbekalan kesehatan dalam pemenuhan kebutuhan puskesmas dan sektor
lainnya.
Hal yang harus diperhatikan diantaranya data pemakaian sebelumnya, pola
musim, pertimbangan waktu pengiriman, kemungkinan terjadi peningkatan
pemakaian dan sisa stok.
UPT.Instalasi Kabupaten Banjar menggunakan metode kombinasi tetapi lebih
mengarah ke metode konsumsi sedangkan untuk metode epidemiologinya
dilihat berdasarkan pola musim.

2. Pengadaan merupakan suatu kegiatan untuk merealisasikan perencanaan

kebutuhan. Tujuan dari pengadaan adalah untuk memenuhi kebutuhan
puskesmas dan sektor lainnya. Pengadaan dilakukan setiap satu tahun sekali
dengan berbagai macam metode. UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar
menggunakan metode e-catalogdalam pengadaannya. E-catalog adalahsistem
informasi elektronik yang memuat informasi seputar nama obat, jenis,
spesifikasi teknis, harga satuan terkecil dan pabrik penyedia.
3. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,
jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau
surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait
penerimaan barang harus tersimpan dengan baik.Tujuan penerimaan adalah
agar perbekalan farmasi yang diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan
 31

aturan kefarmasian.Beberapa hal yang harus diperhatikan tujuan, dosis, bentuk

sediaan, ED, no batch dan jumlah.

4. Penyimpanan adalah suatu proses menyimpan barang setelah barang diterima.

Tujuan penyimpanan agar mutu obat terjaga mehindari pencurian,
memperlancar kegiatan distribusi. Metode penyimpanan yang digunakan di
UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar yaitu alfabetis, FEFO, FIFO, suhu
penyimpanan, bentuk persediaan, suhu penyimpanan, dan tahun anggaran.

5. Distribusi
Distribusi adalah suatu kegiatan penyaluran obat atau perbelkes ke unit
pelayanan kesehatan.Tujuan pendistribusian adalah menjamin ketersediaan
obat atau perbelkes sehingga diterima tepat waktu dan tepat sasaran.Distribusi
terbagi menjadi dua yaitu distribusi terjadwal dan tidak terjadwal.Distribusi
terjadwal adalah distribusi yang dilakukan setiap satu bulan sekali sesuai
jadwal yang sudah ditentukan dan menggunakan LPLPO dari pihak terkait
sedangkan distribusi tidak terjadwal adalah permintaan obat atau perbelkes
diluar jadwal distribusi yang sudah ditentukan berkaitan dengan keperluan
yang mendadak.

6. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan adalah kegitan mendokumentasikan semua aktifitas mulai dari
tahapan penerimaan.Tujuan pencatatan adalah untuk mendokumentasi
manajemen logistik obat sehingga terdokumentasi dengan baik dan
selanjutnyaakan digunakan dalam pelaporan.Macam-macam pencatatan
berupa kartu stok, buku penerimaan, LPLPO, buku pengeluaran, buku ED,
SBBK dan buku bon.
Pelaporan adalah aktifitas pelaporan kegiatan yang telah dilakukan dan
ditujukan ke Dinas Kesehatan Kabupaten,Provinsi dan Pusat.Tujuan pelaporan
adalah mengumpulkan pelaporan kegiatan dan untuk memenuhi ketentuan
yang telah ditetapkan. Pelaporan terbagi menjadi dua yaitu laporan bulanan
dan laporan tahunan.Laporan bulanan ada yang satu bulan, 3 bulan dan 6
bulan sedangkan laporan tahunan dilakukan pada akhir tahun.
 32

7. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi merupakan suatu kegiatan akhir yang dilakukan
terhadap seluruh komponen, tujuannya untuk memonitoring dan mengevaluasi
beberapa kegiatan yang sudah dilakukan selama satu tahun.Monitoring dan
evaluasi untuk perbekalan farmasi misalnya masalah
suhupenyimpanandanlain-lain.

D. Manajemen SDM
UPT Instalasi Farmasi kabupaten Banjar memiliki sumber daya manusia secara
keseluruhan sebanyak 18 orang yaitu 1 orang apoteker sebagai kepala UPT; 1
orang sebagai Ka. Subbag TU; 5 orang sebagai Sub bagian tata usaha yang
diantaranya yaitu bendahara operasional, kepegawaian, umum & perlengkapan,
kebersihan dan keamanan; 5 orang kelompok jabatan fungsional yang diantaranya
yaitu perencanaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan & pelaporan dan
monitoring & evaluasi; serta
6 tenaga honor dalam membantu kegiatan di UPT Instalasi Farmasi kabupaten
Banjar.
1. Kepala UPT Instalasi farmasi
Tugasnya: mengikuti dan memenuhi petunjuk-petunjuk kepala dinas kesehatan
kabupaten banjar sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku
dan bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan semua unsur
dilingkungan gudang farmasi dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi
pelaksanaan tugas bawahannya.
2. Sub bagian tata usaha
Tugasnya: melaksanakan urusan tata usaha, keuangan dan kepegawaian.
3. Kelompok jabatan fungsional tugasnya:
 BAB IV
PEMBAHASAN

Kegiatan Pengantar Praktek Kerja Lapangan diUPT. Instalansi Farmasi

Kabupaten Banjar dilaksanakan mulai dari 02 Maret 2020 - 31 Maret 2020dengan
jumlahjam kerja tiap harinya adalah 9 jam. Pengantar Praktek Kerja Lapangan dibagi
menjadi 1 shift, yaitu shift pagi dari pukul 08.00 hingga pukul 16.00, kecuali hari jumat
hanya sampai jam 11.00.
Kegiatan yang dilakukan selama Pengantar Praktek Kerja Lapangan meliputi
manajerial farmasi dan menejemen sumber daya manusia. Untuk maneajerial farmasi
meliputi perencanaan obat, pengadaan obat, penerimaan obat, penyimpanan obat,
pendistribusian obat, pencatatan dan pelaporan serta Monitoring dan Evaluasi.
A. Manajemen Perbekalan Farmasi
1. Perencanaan
Perencanaan di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar dilakukanpada 24
puskesmas.Dimulai dari bawah keatas yaitu perencanaan terpadu tingkat
puskesmas sebagai pengguna.Kemudian hasil dari perencanaan terpadu tingkat
puskesmas dilanjutkan dengan kegiatan perencanaan terpadu tingkat kabupaten.

Perencanaan tersebut untuk satu tahun sekali biasa dibuat 18 bulan alasannya 6
bulan dilebihkan digunakan untuk waktu tunggu dan sebagai buffer stock ini untuk
mengantisipasi kekosongan. Sebelum menjadi perencanaan terpadu tingkat
kabupaten tersebut dibentuk tim perencanaan terpadu tingkat kabupaten yang
ditunjuk oleh kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar secara langsung. Namun
terkadang bisa saja ditambahkan obat-obat program jika dirasa perlu.

Perencanaan di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar dengan menggunakan

metode konsumsi saja, terkecuali ada peningkatan suatu penyakit atau adanya
wabah maka juga akan menggunakan metode epidemologi hanya melihat dari
musim (musim panas dan musim hujan). Alasan digunakan metode konsumsi
adalah karena lebih cepat,lebih mudah,efesien waktu dan tidak perlu tenaga ahli.
Sedangkan kekurangan metode ini data yang digunakan kurang valid dan dapat
terjadi over atau lost stock.Setelah dilakukan bedasarkan metode konsumsi
dilakukan perhitungan perencanaan metode konsumsi yaitu metode VEN dan
Pareto ABC.Hal ini dilakukan agar kekurangan dari metode konsumsi dapat
diminimalisir sehingga data yang dibuat akurat dan valid. Perencanaan tersebut
dilakukan sesuai anggaran dan kebutuhan puskesmas seperti biasany

33
 2. Pengadaan
Setelah hasil perencanaan tingkat Kabupaten didapatkan, diserahkan perencenaan
pada tim pengadaan tingkat Kabupaten Banjar untuk dilakukan proses pengadaan.
Proses pengadaan di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar menggunakan dua
metode, yaitu lewat e-catalog dan pengadaan system tender .Untuk obat yang
terdaftar di e-catalog menggunakan sistem e-catalog, sedangkan obat yangtidak
tercantum di e-catalog dan obat PKD menggunakan tender. Untuk kelebihan sistem
e-catalog sendiri yaitu mudah, aman, dan transparan. Selain itu pengadaannya juga
berdasarkan hibah dari Provinsi atau pusat yaitu untuk obat-obat program seperti
vaksin,obat TB, obat tablet tambah darah dan obat gizi.
Pengadaan dibuat 18 bulan alasannya 6 bulan setelah 1 tahun digunakan untuk
waktu tunggu dan sebagai buffer stock ini untuk mengantisipasi kekosongan barang
karena pengadaannya hanya dilakukan 1 tahun sekali.

3. Penerimaan
Setelah dilakukan tahap pengadaan maka tahap selanjutnya adalah tahap
penerimaan. Penerimaan dilakukan oleh tim penerimaan barang di UPT. Instalasi
Farmasi Kab.Banjar yaitu tenaga teknis kefarmasiaan (TTK).Alasannya karena TTK
memiliki wewenang dan tanggung jawab terhadap obat yang telah diterima dari
distributor.
Sebelum dilakukan pengecekan barang maka TTK akan mengecek antara faktur
barang yang datang dengan surat pesanan e-Purchasing. Apabila sudah sesuai maka
dilakukan pengecekan

4. Penyimpanan
Penyimpanan obat dan perbekalan kesehatan di UPT. Instalasi FarmasiKabupaten
Banjar dilakukan berdasarkan:
1. Bentuk Sediaan
Penyimpanan berdasarkan bentuk sediaan meliputi tablet, salep, sirup,
ampul,vial dan seterusnya. Namun ada juga penyimpanan yang
dipisahkandiruangan khusus seperti infus, obat gigi, narkotik, dan psikotropik.
 35

2. Tahun anggaran
Penyimpanan di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar salah satunya
berdasarkan tahun anggaran, tujuannya untuk membedakan nilai aset dan
memudahkan dalam monitoring .Misalnya APBD 2016, 2017 dan disimpan
terpisah.

3. FEFO dan FIFO

Penyimpanan berdasarkan sistem FEFO maka, obat yang memiliki ED panjang
dan ED pendek diletakkan di tempat yang terpisah disertai penandaan.Untuk ED
panjang diberi tanda kartu warna biru diserta tulisan “ED PANJANG
JANGANDIPAKAI DULU” dan untuk ED pendek diberi kartu berwarna hijau
disertai tulisan “ED PENDEK DIPAKAI DULU”. Bisa juga diletakkan paling
depan atau ditempat yang mudah terlihat agar dapat digunakan lebih dulu. Untuk
penyimpanan berdasarkan sistem FIFO maka yang lebih dulu barang datang
maka itu yang digunakan atau di distribusikan dengan memperhatikan ED nya
dan obat fast moving.

4. Suhu Penyimpanan
Penyimpanan sediaan dan perbekalan kesehatan di UPT. Instalasi Farmasi
Kabupaten Banjar ada 3 suhu penyimpanan yang dipakai yaitu pada suhu 27°C
sampai 29 °C untuk obat tablet, syrup,infuse dan sebagainya, sedangkan untuk
obat yang memerlukan penyimpanan khusus seperti vaksin disimpan pada suhu
2-8°C yang diletakan pada cold chain namun untuk vaksin polio disimpan pada
suhu -20°C hal ini karena untuk menjaga mutu vaksin. Sedangkan untuk obat
injeksi dan suppositoria pada suhu 8°C -15°C diletakkan dalam lemari
pendingin.

5. Penyimpanan berdasarkan jumlah dan jenis obat

Terdapat ruangan khusus untuk mempermudah mendistribusikan, atau dalam
jumlah kecil yang disebut dengan ruang ritel.Tetapi untuk obat-obatan seperti
narkotik, psikotropik, obat gigi diletakkan pada satu ruangan tetapi di
 36

kelompokkan berdasarkan jenis obatnya agar pengawasan dan pencatatan tiap

obat dapat dilakukan dengan baik.

6. Alfabetis
Penyimpanan obat dan perbekalan kesehatan di UPT.Instalasi Farmasi
Kabupaten Banjar juga berdasarkan alfabetis atau seuai abjad secara berurutan.

7. Suhu Penyimpanan
Penyimpanan sediaan dan perbekalan kesehatan di UPT. Instalasi Farmasi
Kabupaten Banjar ada 3 suhu penyimpanan yang dipakai yaitu pada suhu 27°C
sampai 29 °C untuk obat tablet, syrup,infuse dan sebagainya, sedangkan untuk
obat yang memerlukan penyimpanan khusus seperti vaksin disimpan pada suhu
2-8°C yang diletakan pada cold chain namun untuk vaksin polio disimpan pada
suhu -20°C hal ini karena untuk menjaga mutu vaksin. Sedangkan untuk obat
injeksi dan suppositoria pada suhu 8°C -15°C diletakkan dalam lemari
pendingin.

8. Penyimpanan berdasarkan jumlah dan jenis obat

Terdapat ruangan khusus untuk mempermudah mendistribusikan, atau dalam
jumlah kecil yang disebut dengan ruang ritel.Tetapi untuk obat-obatan seperti
narkotik, psikotropik, obat gigi diletakkan pada satu ruangan tetapi di
kelompokkan berdasarkan jenis obatnya agar pengawasan dan pencatatan tiap
obat dapat dilakukan dengan baik.

9. Alfabetis
Penyimpanan obat dan perbekalan kesehatan di UPT.Instalasi Farmasi
Kabupaten Banjar juga berdasarkan alfabetis atau seuai abjad secara berurutan.
Dari beberapa macam penyimpanan yang lebih sering digunakan adalah
berdasarkan FIFO & FEFO,jenis dan bentuk sediaan,suhu penyimpanan serta
tahun anggaran dan jenis obat untuk obat gigi, psikotropika dan narkotik.Dari
 37

macam-macam penyimpanan yang paling penting diantara yang lain yaitu

berdasarkan suhu penyimpanan.

Selain itu untuk ruang penyimpanan di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar
sudah memenuhi syarat seperti bebas banjir dan hewan pengerat, aman,
penerangan yang cukup dan memadai,ruangan yang cukup luas, bersih dan
setiap ujung dinding bersudut tumpul. Akan tetapi ada beberapa syarat yang
masih kurang memenuhi syarat yaitu lantainya masih dari keramik dan bercelah
serta terkadang suhu dan kelembabapan melebihi syarat yang ditentukan.

5. Distribusi
Untuk Distribusi di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar terbagi menjadi dua
yaitu terjadwal dan tidak terjadwal. Distribusi terjadwal yaitu distribusi yang
dilakukan setiap satu bulan sekali sesuai jadwal yang sudah ditentukan selama 1
tahundanmenggunakan LPLPO dari pihak terkait sedangkan distribusi tidak
terjadwal yaitu permintaan obat atau perbekalan kesehatan diluar jadwal distribusi
yang sudah ditentukan berkaitan dengan keperluan yang mendesak seperti bon obat,
permintaan dari rumah sakit atau dinas kesehatan.

Alur distribusi di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar

a. Penyerahan LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat)
Penyarahan LPLPO dari pihak puskesmas ke UPT.Instalasi Farmasi
Kabupaten Banjar dilakukan pada awal bulan atau selambat-lambatnya 2
hari sebelum jadwal pendistribusian.

b. Pengecekkan LPLPO
Sebelum obat dan perbekalan kesehatan disiapkan ada beberapa hal yang
harus dicek terlebih dahulu, meliputi nama puskesmas, bulan permintaan,
jumlah permintaan, stok optimum, stok sisa, jumlah obat yang ada dan
Expired date di UPT. Instalasi Farmasi KabupatenBanjar.
 38

c. Kolom Pemberian
Setelah dicek LPLPO maka dibuatkan kolom pemberian obat yang berisi
daftar nama obat dan jumlah yang diminta oleh pihak puskesmas tertentu
sesuai dengan stok persediaan yang ada di gudang dan juga berdasarkan
stok optimum tiap obat dari masing-masing puskesmas.

d. Penyiapan
Tahap selanjutnya adalah penyiapan obat dan perbekalan kesehatan yang
dilakukan di ruangan ritel.Hal ini dilakukan setelah pemberiaan dari LPLPO
masing-masing puskesmas di isi.Obat disiapkan sesuai permintaan dan
pemberian dari LPLPO yang ada lalu di susun agar mudah dalam
melakukan pengecekan ulang.

e. Pengecekkan
Setelah obat dan perbekalan kesehatan telah selesai disiapkan maka
dilakukkan pengecekkan ulang oleh TTK yang berbeda di instalasi farmasi.
Selain itu juga dari pihak masing-masing puskesmas akan datang untuk
mengcek. Hal ini bertujuan agar adanya kontrol dan meminimalisir
kesalahan dalam pengambilan jumlah atau item obat yang telah di siapkan
tadi.Akan tetapi ada beberapa puskesmas yang tidak dapat dating untuk
pengecekan dikarenakan jarak yang jauh.

f. Pengemasan dan Penandaan

Setelah barang selesai dicek tahap selanjutnya adalah pengepakan di kardus-
kardus besar untuk vaksin disimpan ditempat terpisah yakni di cold box agar
suhu tetap terjaga sebagaimana mestinya.Kemudian diberi tanda dengan
warna yang berbeda untuk setiap puskesmas dan keterangan puskesmas
yang dituju.Hal ini agar tidak terjadi kesalahan dalam pengantaran dan agar
barang yang diantarkan tidak tertukar antar tiap puskesmas.
 39

g. Pengiriman
Tahap ahir dari alur pendistribusian di UPT Instalasi Farmasi Kabupaten
Banjar adalah pengiriman ke puskesmas terkait dengan membawa LPLPO,
Berita Acara Serah Terima Barang dan SPPD.Pendistribusiaan obat ke
puskesmas dengan menggunakan mobil distribusi UPT Instalasi
Farmasi.Biasanya dalam 1 hari melakukan pendistribusian ke 2
puskesmas.Pendistribuasin dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah di
susun selama 1 tahun.

6. Pencatatan dan Pelaporan

a. Pencatatan di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar, yaitu:
1) LPLPO
LPLPO berfungsi sebagai data untuk mengetahui pemakaian
,permintaan dan pelaporan perbekalan farmasi dari puskesmas terkait
kepada UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar.
2) Kartu stok
Kartu stok berfungsi untuk mengontrol persediaan obat dan perbekalan
kesehatan yang ada di UPT.Instalasi farmasi Kabupaten Banjar.
3) Buku penerimaan barang
Buku penerimaan barang berfungsi untuk mengetahui masuknya obat
dan perbekalan kesehatan ke UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar.
4) Buku pengeluaran
Buku pengeluaran berfungsi untuk mengetahui obat dan perbekalan
kesehatan apa saja yang telah dikeluarkan atau didistribukan ke tempat
pelayanan kesehatan mana saja. Agar dapat mengontrol kemana saja
barang didistribusikan.
5) SBBK (Surat Bukti Barang Keluar)
SBBK berfungsi untuk mencatat bukti barang yang dikeluarkan
ditandatangani oleh pihak yang meminta dan yang memberi. Surat ini
digunakan untuk pengeluaran barang kepada pihak yang diluar dari
 40

dinas kesehatan, misalnya PMI (Palang Merah Indonesia), organisasi

kampus yang mengadakan bakti sosial.
6) Buku BON
Buku BON berfungsi untuk mencatat seluruh permintaan obat dan
perbekalan kesehatan yang tidak terjadwal dari pihak puskesmas.
7) Buku ED
Buku ED digunakan untuk mencatat obat dan perbekalan kesehatan
yang sudah ED. Obat yang sudah memasuki ED dikirim dari pihak
puskesmas kepada UPT.Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar untuk
dilakukan pemusnahan.

b. Pelaporan di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar terbagi

menjadi:
1) Laporan tiap 1 bulan, tentang laporan dinamika obat, daftar obat
narkotik dan psikotropik serta laporan stok opname bulanan.
2) Laporan tiap 3 bulan, tentang laporan dinamika obat triwulan.
3) Laporan tiap 6 bulan, tentang laporan dinamika obat per 6
bulan dan stok opname ahir semester.
4) Laporan tiap 1 tahun, laporan dinamika obat selama 1 tahun, laporan
ED, laporan stok opname ahir tahun, laporan narkotik dan psikotropik.

7. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar dilakukan
setiap ahir tahun meliputi dari sarana prasarana, SDM, SOP, dan manajemen
perbekalan farmasi kemudian dibuat dalam bentuk laporan tahunan yang
disampaikan kepada Dinas Kesehatan sebagai bahan pertimbangan di tahun
yang akan datang. Seperti sarana dan prasarana serta SDM.

Sedangkan monitoring dan evaluasi untuk manajemen perbekalan farmasi

misalnya masalah ketepatan waktu pengiriman (pendistribusian), waktu
 41

penerimaan barang, suhu penyimpanan, tempat penyimpanan, alat pendistribusi

(mobil) dan lain-lain.Disampaikan dan di evaluasi langsung oleh UPT Instalasi
Farmasi Kabupaten Banjar.

8. Pemusnahan Obat
merupakan kegiatan penyelesaian terhadap obat-obatan yang tidak terpakai
karena kadaluarsa, rusak, ataupun mutunya sudah tidak memenuhi standar.
Tujuan dilakukan pemusnahan ini ialah untuk melindungi masyarakat dari
bahaya.

Pemusnahan dapat dilakukan dengan 3 metode, yaitu:

a. Penguburan
b. Dibuang di TPA (Tempat Pembuangan Akhir)
c. Menggunakan incinerator

9. Pemusnahan Obat
merupakan kegiatan penyelesaian terhadap obat-obatan yang tidak terpakai
karena kadaluarsa, rusak, ataupun mutunya sudah tidak memenuhi standar.
Tujuan dilakukan pemusnahan ini ialah untuk melindungi masyarakat dari
bahaya.

Pemusnahan dapat dilakukan dengan 3 metode, yaitu:

a. Penguburan
b. Dibuang di TPA (Tempat Pembuangan Akhir)
c. Menggunakan incinerator

Obat dan perbekalan kesehatan yang telah memasuki ED dikumpulkan di

instalasi yang kemudian dimusnahkan dengan menggunakan alat incinerator
pada ahir tahun. Sebelum dimusnahkan obat dan perbekalan kesehatan yang
akan dimusnahkan dikonversi kerupiah terlebih dahulu gunanya untuk
mengevaluasi tahap perencanaan selanjutnya. Di UPT Instalasi.Farmasi
 42

Kabupaten Banjar menetapkan obat dan perbekalan farmasi yang ED harus

dibawah 5% dari pengadaan.

B. Manajemen SDM
SDM di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar terdiri dari 18 orang yaitu 1
orang apoteker sebagai kepala UPT; 1 orang sebagai Ka.Subbag TU; 5 orang
sebagai Sub bagian tata usaha yang diantaranya yaitu bendahara operasional,
kepegawaian, umum & perlengkapan, kebersihan dan keamanan; 5 orang
kelompok jabatan fungsional yang diantaranya yaitu perencanaan, penyimpanan,
pendistribusian, pencatatan & pelaporan dan monitoring & evaluasi; serta 6
tenaga honor dalam membantu kegiatan di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten
Banjar. Masing-masing SDM memiliki tugasnya masing-masing, tetapi dalam
pelaksanaan di lapangan seluruhnya saling membantu satu sama lain.
Dalam pelaksanaan pengelolaan di UPT.Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar
selalu berkoordinasi dengan Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar untuk
memenuhi kebutuhan tenaga kesehatan yang berkualitas di UPT.Instalasi
Farmasi Kabupaten Banjar disamping pendidikan formal, petugas gudang
farmasi juga diikutkan pelatihan-pelatihan, khususnya masalah kefarmasian baik
yang diadakan Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar atau Dinas Kesehatan
Provinsi Kalimantan Selatan.
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Setelah kami melakukan kegiatan praktek kerja lapnagn dari tanggal 02 maret sampai
dengan 31 Maret 2020 di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar, dapat
disimpulkan:
1. SDM di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar terdiri dari 18 yaitu 1 orang
apoteker sebagai kepala UPT; 1 orang sebagai Ka. Subbag TU; 5 orang sebagai
Sub bagian tata usaha yang diantaranya yaitu bendahara operasional,
kepegawaian, umum & perlengkapan, kebersihan dan keamanan; 5 orang
kelompok jabatan fungsional yang diantaranya yaitu perencanaan, penyimpanan,
pendistribusian, pencatatan & pelaporan dan monitoring & evaluasi; serta 6
tenaga honor dalam membantu kegiatan di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten
Banjar.
2. Manajemen perbekalan farmasi di UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten
Banjar
a. Perencanaan
Perencanaan dilakukan dengan lebih menekankan pada metode konsumsi.
b. Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan metode e-catalog , tender dan hibahprovinsi.
c. Penerimaan
Penerimaan dilakukan oleh tim penerimaan barang dan dilakukan
pemeriksaan barang, tujuan, keadaan fisik barang, jumlah barang, jenis
barang, dan expired date yang disesuaikan dengan faktur
d. Penyimpanan
Penyimpanan obat berdasarkan pada tahun anggaran, bentuk dan jenis
sediaan, FEFO, FIFO, suhu penyimpanan, alfabetes, psikotropika dan
narkotik.
e. Distribusi
Alur distribusi sebagai berikut:
 44

1) Penyerahan LPLPO
2) Pengecekkan LPLPO
3) Kolom Pemberian
4) Disiapkan
5) Pengecekkan oleh pihak UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Banjar
6) Pengecekkan oleh pihak puskesmas terkait
7) Pengemasan dan Penandaan
8) Pengiriman
f. Pencatatan dan Pelaporan
Macam-macam pencatatan yaitu ada LPLPO, kartu stok, buku penerimaan
barang, buku pengeluaran, SBBK, buku BON, buku ED. Dan pelaporan ada
laporan bulanan dan laporan tahunan.
g. Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan evaluasi dilakukan setiap ahir tahun meliputi dari sarana
prasarana, SDM, SOP, dan manajemen perbekalan farmasi kemudian dibuat
dalam bentuk laporan tahunan.
h. Pemusnahan
Pemusnahan dilakukan dengan cara menggunakan alat incinerator pada akhir
tahun. Obat dan perbekalan farmasi yang ED harus dibawah 5% dari
pengadaan setelah dikonversi ke rupiah.

B. Saran

1. Menjaga kebersihan ruangan agar obat dan alat kesehatan tetap bersih, terhindar dari
kotoran terutama debu.
2. Lebih merapikan karrdus-kardus bekas atau kardus yang tidak digunakan lagi.
 45

DAFTAR PUSTAKA

Anief. 2007. Ilmu Meracik Obat, Gajah Mada Express, Yogyakarta.

Anonim. 2012. Manajemen Administrasi Perbekalan Farmasi Rumah Sakit, Jakarta

Anonim,2008. Keputusan Menteri Kesehatan No. 537 Tahun 2008 tentangTenaga

Teknis Kefarmasian. Depkes RI : Jakarta.

Anonim.2014. Permenkes No.30 Tentang Kefarmasian Di Instalasi Farmasi, Depkes

RI, Jakarta.

JICA dan Kemenkes RI.(2010) Materi Pelatihan Manajemen Kefarmasian di Instalasi

Farmasi Kabupaten/Kota.Jakarta : Direktorat Bina Obat Publik Dan
Perbekalan Kesehatan, Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan.

Priyambodo, B . 2007, Manajemen Farmasi Industri, Global Pustaka Utama,

Yogyakarta

WHO. 2003. Administrasi review Generalisasi Sistem Penyimpanan, WHO Katalog.

 46

LAMPIRAN

Lampiran 1. Jadwal Distribusi Obat

Lampiran 2. Kartu Stok

Lampiran 3. Laporan Stok dan Pemakaian Obat Jiwa

Lampiran 4. LPLPO
Lampiran 5. Faktur

Lampiran 6. Proses Pengepakan Obat

Lampiran 7. Ruangan Packaging dan Pengecekan Obat

Lampiran 8. Ruang Karantina Barang

Lampiran 9. Gudang Penyimpanan Obat

Lampiran 10. Ruangan Obat Program

Lampiran 11. Ruangan Obat Gigi, Narkotika dan Psikotropika

Lampiran 12. Ruangan Vaksin

Lampiran 13. Ruangan Obat ED

Lampiran 14. Rak Obat APBD

Lampiran 15. Rak Obat Buffer

Lampiran 16.Rak BAKHP

Lampiran 17. Cold Box

Lampiran 18. Proses Penerimaan Barang

Lampiran 19. Proses Distribusi Obat

 Lampiran 20. Kulkas

Lampiran 21. Alat Pengontrol Suhu dan Kelembapan

LEMBAR KONSULTASI
PENGANTAR PRAKTEK KERJA LAPANGAN
NAMA MAHASISWA : 1. Nur aina rahmah (1748401110077)
2. Raudatul hasanah (1748401110030)

TEMPAT PRAKTEK : Dinkes kab. Banjar

PEMBIMBING LAHAN (CA) : Arief Rachman, S. Si, Apt, M.Mkes

NO HARI/TANGGAL MATERI SARAN TANDA TANGAN

1. Kamis, 5 maret Perencanaan,
2020 Pengadaan

2. Kamis, 12 maret Penerimaan dan

2020 Penyimpanan

3. Selasa, 21 april Pendistribusian

2020 dan Pengendalian

Pencatatan&Pelapora
4. Kamis, 23 april n,
2020 Monitoring Evaluasi
dan Pemusnahan