PENGELOLAAN OBAT DAN

ADMINISTRASI APOTEK
Menurut Keputusan Menkes RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002
Apotek merupakan suatu tempat tertentu untuk melakukan
pekerjaan kefarmasian dan penyaluran obat kepada masyarakat

Menurut PP 51 tahun 2009

Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan
praktek kefarmasian oleh Apoteker
• Administrasi umum
→ pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika,
psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku

• Administrasi pelayanan
→ pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan
pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaan
obat
 KELENGKAPAN
ADMINISTRASI APOTEK
Blangko pesanan obat
Blangko kartu stok
Blangko salinan resep
Blangko faktur dan blangko nota penjualan
Buku pembelian dan penerimaan serta buku penjualan dan penerimaan
obat
Buku yang bersangkut paut dengan pembukuan keuangan
Buku pencatatan narkotika dan psikotropika
Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika
Form laporan obat narkotika dan psikotropika
Alat tulis dan kertas sesuai dengan kebutuhan
 LAPORAN
APOTEK
Laporan pemakaian narkotika dan psikotropika
dan obat-obat yang sering disalahgunakan per
bulan
Laporan statistika resep dan penjualan obat
generik berlogo per bulan
Laporan daftar hadir tenaga kesehatan
Laporan jumlah tenaga farmasi per tiga bulan
Laporan perpajakan per tahun
Laporan keuangan
 LAPORAN KEUANGAN APOTEK

✔Laporan harian
❑buku penjualan obat OTC, OWA, Resep
✔Laporan bulanan
❑buku kas bulanan
❑buku tuslah
❑buku embalase
❑laporan neraca dan rugi laba
❑laporan pajak
✔ Laporan tahunan
❑laporan pajak tahunan (SPT)
❑laporan neraca dan rugi-laba
 PENYIMPANAN SEDIAAN FARMASI
→ Berdasarkan sifat khusus obat (pengaruh suhu penyimpanan, sifat mudah
terbakar, dll)
→ Berdasarkan golongan obat (obat bebas, keras, psikotropika dan narkotika)
→ Berdasarkan jenis nama obat (generik atau obat bermerk dagang)
→ Berdasarkan efek farmakologis
→ Berdasarkan bentuk sediaan
→ Alfabetis
→ Berdasarkan prinsip First Expired Date First Out (FEFO)
→ Berdasarkan prinsip First In First Out (FIFO)
 TEMPAT PENYIMPANAN
OBAT
• Disimpan dalam wadah tertutup rapat untuk obat yang
mudah menguap (ether, halotane)
• Disimpan terlindung dari cahaya (tablet, kaplet, sirup)
• Disimpan dengan zat pengering/penyerap lembab
(kapsul)
• Disimpan pada suhu 15-30° C (tablet, kaplet, sirup)
• Disimpan pada suhu 5-15° C (minyak atsiri, salep
mata, krim, ovula, suppositoria, tingtur)
• Disimpan di tempat dingin suhu 0-5 ° C (vaccina)
 PRINSIP PENATAAN
PERBEKALAN FARMASI
Obat golongan narkotika, disimpan di ruang peracikan, di lemari
khusus narkotika
Obat golongan psikotropika, disimpan di ruang peracikan, di lemari
khusus terpisah dengan sediaan farmasi yang lain
Obat golongan Keras, disimpan di ruang peracikan, dikelompokkan :
obat bentuk padat (tablet, kaplet, kapsul, pil)
obat bentuk semi padat (salep, cream, pasta, jelly)
obat cairan (sirup)
obat injeksi (vial, ampul, infus)
lemari pendingin (vaccin, suppositoria, ovula, injeksi)
 PRINSIP PENATAAN
PERBEKALAN FARMASI
Obat HV/OTC, disimpan di ruang penjualan obat bebas,
di bagian depan, perlu diperhatikan :
• desain lemari/rak (fungsional dan estetika)
• estetika (seni keindahan dalam menata dan mendesain
rak/lemari obat OTC, agar menarik bagi konsumen)
• tata letak/lay out (susunan barang memberi kenyamanan
dan kemudahan untuk diakses)
• tanda (petunjuk tempat golongan obat sesuai fungsinya)
 PENGELOLAAN SEDIAAN
FARMASI YANG RUSAK DAN ED
❑ “Sediaan farmasi yang karena suatu hal tidak bisa digunakan lagi atau
dilarang digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam
atau dengan cara lain yang ditetapkan Menteri” (kepmenkes 1332/2002)
❑ Sediaan farmasi yang dimaksud :
❑ sediaan farmasi ED
❑ sediaan farmasi yang rusak
❑ sediaan farmasi yang dilarang oleh pemerintah
❑ Cara :
❑ dibakar, ditanam, atau cara lain
❑ dilakukan oleh APA atau apoteker pengganti dibantu minimal satu karyawan
apotek
❑ dibuat berita acara pemusnahan dan dilaporkan ke Dinkes
• Apotek maupun rumah sakit mendapatkan obat
narkotika dari PBF. Kimia Farma sebagai distributor
tunggal
• Pemesanan dilakukan dengan menggunakan SP
Narkotika rangkap 4 (empat) ditandatangani oleh APA
dan dilengkapi dengan SIK (Surat Ijin Kerja) serta
stempel Apotek
• Satu lembar SP (Surat Pesanan) hanya untuk satu jenis
obat narkotika
• Tiga lembar SP (Surat Pesanan) dikirim ke PBF dan
satu lembar untuk arsip apotek
 Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia NO. 28/Menkes/Per/1978 :
– Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang
kuat.
– Harus mempunyai kunci ganda yang berlainan.
– Dibagi 2 masing-masing dengan kunci yang berlainan.
Bagian 1 digunakan untuk menyimpan morfin, petidin,
dan garam-garamnya serta persediaan narkotika. Bagian
2 digunakan untuk menyimpan narkotika yang
digunakan sehari-hari
▪ Lemari khusus tersebut berupa lemari dengan ukuran
lebih kurang 40x80x100 cm3, lemari tersebut harus
dibuat pada tembok atau lantai.
▪ Lemari khusus tidak dipergunakan untuk menyimpan
bahan lain selain narkotika, kecuali ditentukan oleh
MenKes.
▪ Anak kunci lemari khusus harus dipegang oleh
pegawai yang diberi kuasa.
▪ Lemari khusus harus diletakkan di tempat yang aman
dan yang tidak diketahui oleh umum.
• Pemusnahan narkotika Sesuai dengan Pasal 17 Kepmenkes No. 280 tahun
1981 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pengelolaan Apotek
– Pemusnahan dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek atau Apoteker
Pengganti bersama-sama dengan sekurang-kurangnya petugas apotek yang
bersangkutan,
– Disaksikan oleh petugas yang ditunjuk Kepala Balai Pemekriksaan Obat dan
Makanan Setempat
– Berita acara pemusnahan dilakukan sesuai dengan bentuk yang telah ditentukan
dalam rangkap lima yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola atau
Apoteker Pengganti dan Petugas Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan
Setempat.
Berita acara Memuat :
Nama, jenis, sifat dan jumlah
Keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan dan
tahun dilakukan pemusnahan
Tandatangan dan identitas lengkap pelaksana dan
pejabat yang menyaksikan pemusnahan
LEMARI PENYIMPAN
NARKOTIK
Cara pemesanan : dengan SP khusus
Cara penyimpanan : disimpan pada lemari khusus terpisah dengan obat
lainnya, bentuk dan ukuran sesuai dengan peraturan yang berlaku
Cara penyerahan : sesuai dengan persyaratan dokumen sesuai peraturan :
❑ apotek, RS, puskesmas, balai pengobatan : dengan SP khusus
psikotropika
❑ dokter, pasien : dengan resep asli, lengkap dengan nama-alamat pasien
dan dokter
Cara pencatatan : resep dipisah, buku catatan penggunaan
narkotik-psikotropik
Cara pelaporan : laporan internal ke apotek dan Dinkes
Cara pemusnahan : ada berita acara dan saksi dari pemerintah, dilaporkan ke
Dinkes
KARTU
STOK
 SP
NARKOTIKA
 SP
PREKURSOR