MAKALAH

“DIMENSI ORGANISASI DAN PENGELOLAAN KESEKRETRIATAN”

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata kuliah

SISTEM ADMINISTRASI NEGARA KESATUAN REPUBLIK INDONESIA

DISUSUN OLEH :
MUSLIMIN
M012019064

PROGRAM STUDI MAGISTER TERAPAN

ADMINISTRASI PELAYANAN KESEHATAN

STIA - LAN MAKASSAR

2019
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillahi Rabbil Aalaamin, segala puji dan syukur bagi Allah SWT yang
telah memberikan kemampuan, kekuatan, serta keberkahan baik waktu, tenaga,
maupun pikiran kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan makalah yang
berjudul “Dimesi Organisasi dan Pengelolaan Kesekretariatan” tepat pada waktunya.
Dalam penyusunan makalah ini, mungkin saja dalam banyak tulisan, ketikan,
rangkain kalimat ditemukan kesalahan, maka semua itu kelemahan penulis,
sedangkan kebaikan yang ada hanya semata-mata petunjuk dan kecerahan berfikir
yang diberikan Allah yang maha mengetahui. Kepada berbagai pihak yang terlibat
dalam penyusunan makalah ini ini diucapkan terima kasih. Selamat membaca,
somoga bermanfaat bagi siapa saja yang membacanya.

Makassar, 6 September 2019

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Sistem Administrasi Negara Kesatuan Republik Indonesia (SANKRI)

merupakan Sistem penyelenggaraan kehidupan negara dan bangsa dalam
segala aspeknya, dengan mendayagunakan segala kemampuan seluruh
aparatur negara beserta rakyat dan dunia usaha/swasta untuk memanfaatkan
segenap sumber daya yang tersedia secara nasional, demi tercapainya tujuan
dan terlaksananya tugas nasional/negara sebagaimana dimaksud Undang-
undang Dasar (UUD) 1945.

Dimensi Organisasi dan Pengelolaan Kesekretariatan, merupakan salah

satu dimensi dari Sistem Administrasi Negara Kesatuan Republik Indonesia
(SANKRI), yang mempunyai posisi dan peran menentukan dalam
penyelenggaraan pemerintahan negara, berupa teknis pelaksanaan kegiatan dan
pemberian dukungan termasuk koordinasi atas pelaksanaan tugas lembaga
pemerintahan dalam menyelenggarakan tugasnya baik yang sifatnya
pengembangan (policy and program development supports) maupun pelayanaan
rutin (services), dan seharusnya diisi dan diberi kompensasi berdasarkan prinsip
merit system sebagaimana menurut Pasal 1 Undang-Undang Aparatur Sipil
Negara No. 5 tahun 2014, adalah kebijakan dan manajemen ASN yang
berdasarkan pada kualifikasi, kompetensi, dan kinerja secara adil dan wajar
dengan tanpa membedakan latar belakang politik, ras, warna kulit, agama, asal
usul, jenis kelamin, status pernikahan, umur, atau kondisi kecatatan.

Dalam hal penyelenggaraan organisasi dan pengelolaan sekretariatan,

terhadapat beberapa hambatan dan kendala sehingga untuk mencapai tujuan
organisasi diperlukan dukungan dan peran serta dari sumber daya yang dimiliki
oleh organisasi tersebut. Selain itu diperlukan pengelolaan sekretariatan untuk
mengatur pelaksanaan administrasi sehingga ada interaksi dan kerjasama yang
terjalin (hubungan kerja), pembagian tugas berdasarkan fungsi, wewenang dan
tanggung jawab agar tujuan organisasi dapat terwujud. Untuk itu kami mencoba
untuk mengkaji apa-apa saja yang menjadi permasalahan serta menganalisis
 berdasarkan teori, peraturan perundang-undangan dan rekomendasi, sehingga
makalah ini dapat dijadikan bahan atau referensi perbandingan.

1.2 Rumusan Masalah

Seringkali didalam organisasi muncul masalah-masalah yang tentu tidak
diinginkan oleh setiap anggotanya, diantaranya dalam menjaga hubungan antar
anggota.
Organisasi membutuhkan hubungan yang baik antar anggota agar dapat
bekerjasama dalam mencapai suatu tujuan. Permasalahan yang akan saya garis
bawahi tersebut, dengan rumusan masalah sebagai berikut :
1. Kendala-kendala apa saja yang menghambat penyelenggaraan organisasi ?
2. Upaya untuk menjaga stabilitas lingkungan organisasi ?
3. Bagaimana tugas dan fungsi sekretaris dalam organisasi ?
1.3 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan makalah ini ini adalah
1. Mengetahui Kendala-kendala apa saja yang menghambat penyelenggaraan
organisasi.
2. Mengetahui bagaimana cara menjaga stabilitas lingkungan organisasi.
3. Mengetahui tugas dan fungsi sekretrais dalam organisasi.
1.4 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat yang ingin dicapai dalam penulisan makalah ini adalah
1. Mengantisipasi permasalahan yang sering muncul dalam organisasi.
2. Menjaga stabilitas lingkungan organisasi.
3. Sebagai bahan pemecahan masalah (problem solving) untuk mengatasi
permasalahan yang muncul dalam sebuah organisasi dan pengelolaan
keskretariatan.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Organisasi
Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai suatu kesatuan yang
merupakan wadah atau sarana untuk mencapai berbagai tujuan atau sasaran
organisasi memiliki banyak komponen yang melandasi diantaranya terdapat banyak
orang, tata hubungan kerja, spesialis pekerjaan dan kesadaran rasional dari anggota
sesuai dengan kemampuan dan spesialisasi mereka masing-masing. Menciptakan
organisasi yang semakin efektif, efisien, dan produktif merupakan salah satu
tantangan yang dihadapi manusia masa depan dan yang perlu dicermati adalah
bagaimana sehingga mutu dan pelayanan yang diharapkan oleh pelanggan benar-
benar terpenuhi. Pelayaan yang dilakukan oleh organisasi yang baik haruslah sesuai
dengan tuntutan zaman yang semakin dinamis. Tuntutan pelanggan akan terus-
menerus berubah sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan tekhnologi.
Kemajuan global yang pesat dalam berbagai bidang telah membentuk
harapan baru dari warga negara dalam menuntut haknya untuk mendapatkan
pelayanan publik. Untuk itu organisasi sebagai pelayan publik dituntut untuk
merevitalisasi cara mereka memberikan pelayanan publik. Pelayanan publik
diharapkan untuk dapat memberikan dampak perubahan kearah perbaikan bagi
setiap warga negara, sehingga penting bagi pemerintah untuk melakukan langkah
perkembangan yang revolusioner. Karena setiap pelayanan publik yang efektif dan
efisien adalah kunci dari pembangunan yang mampu memberikan kesempatan dan
harapan untuk masa depan dengan memenuhi kebutuhan dasar manusia seperti
keselamatan, perumahan yang layak, pekerjaan yang bermartabat, akses pelayanan
kesehatan yang baik dan memperoleh pelayanan pendidikan yang baik pula.
Salah satu tokoh manajemen modern dipenghujung abad ke-20, sekelas
Drucker (1999:80) menjelaskan bahwa kebijakan bagi pemimpin perubahan adalah
mengorganisasikan peningkatan mutu. Suatu perubahaan atau lembaga secara
internal dan eksternal membutuhkan untuk meningkatkan secara sistematis dan
berkelanjutan: produk dan pelayanan, proses produksi, pemasaran, pelayanan,
teknologi, pelatihan dan pengembangan orang-orang dan penggunaan informasi.
Organisasi membutuhkan peningkatan untuk masa kini dan masa depan.
Peningkatan berkelanjutan mensyaratkan keputusan utama, baik bidang yang
berkenaan dengan kinerja. Sebab jika kinerja ditingkatkan, maka tentu saja perlu
dipahami bagaimana peran kepemimpinan dalam meningkatkan kinerja organisasi.
Hal ini harus dimulai dari peran kepemimpinan mengembangkan visi, misi dan
rencana strategi untuk mengarahkan perubahan yang bermakna dalam tubuh
organisasi.
Dimensi organisasi berkenaan dengan siapa atau kelompok mana yang harus
mengimplementasikan atau mengerjakan apa yang telah diputuskan. Ada 5 (lima)
aspek yang mendukung dimensi organisasi yakni, Aspek pertama yang ditekankan
adalah pembagian tugas,fungsi dan tanggung jawab dalam bekerja baik secara
vertikal (mulai dari jabatan paling atas sampai paling bawah) maupun horisontal
(berbagai unit-unit atau bidang-bidang yang dibentuk). Aspek kedua yang tidak kalah
penting adalah apakah pihak yang mengerjakan pekerjaan tersebut mampu atau
memiliki kompetensi yang memadai dalam mengerjakannya. Aspek ketiga adalah
apakah ada keseimbangan antara otoritas dalam mengerjakan suatu tugas dengan
kemampuan dalam mengerjakan tugas tersebut. Aspek keempat yaitu merebaknya
gejala “Parkinson” atau “Raising Pyramid, dimana jumlah orang yang menangani
suatu pekerjaan terus diperbesar jumlahnya meskipun besarnya beban dan
kompleksitas yang dikerjakan itu relatif tetap. Aspek kelima yang tidak kalah penting
yaitu apakah ada upaya berkesinambungan untuk menilai efektivitas dari organisasi
publik yang ada, termasuk unit-unit yang ada didalamnya.Upaya ini sangat jarang
dilakukan di tanah air, akibatnya tidak diketahui apakah desain organisasi publik
sudah tepat atau tidak.
Salah satu usaha untuk menjamin adanya fleksibilitas dan stabilitas dalam
rangka pengembangan organisasi, maka bentuk organisasi harus diusahakan
sesederhana mungkin.Dalam perkembangannyasampai sekarang ini pada pokoknya
ada enam (6) macam bentuk organisasi yang masing-masing mempunyai
kebaikandan keburukkanya. Keenam macam bentuk itu ialah, Organisasi Lini,
Organisasi Funsional, Organisasi Lini dan Staff Organisasi Fungsional dan Lini.
Dalam sebuah organisasi tentu pasti banyak konflik yang berkaitan dengan
perbedaan pendapat antara anggota dalam sebuah kelompok, banyaknya anggota
dalam sebuah kelompok sangat riskan adanya perbedaan pandangan, pemikiran
untuk mencapai sebuah tujuan yang sudah di sepakati sebelum membangun sebuah
kelompok atau organisai untuk mencengah terjadinya konflik yang berkepanjangan
yang dapat membuat bubarnya sebuah organisasi ada beberapa cara untuk
mengatasi konflik dalam sebuah kelompok, antara lain :

 Bersikap Proaktif, Setiap anggota organisasi harusikut aktif dalam

menyelesaikan konfil secara proaktif.
 Komunikasi, Komunikasi yang lancar dapat menghindari dari kesalapahaman
sehingga lebih mudah dalam menyelesaikan konflik yang timbul.
 Keterbukaan, Setiap anggota harus terbuka satu sama lain, supaya konflik tidak
berlarut-larut dan dapat diselesaikan dengan baik. Dengan keterbukaan konflik
yang terjadi dapat ditangani sehingga menjadi konfil yang fungsional.
 Cara tahu akar permasalahan, Anggota organisasi atau kelompok harus dapat
mencari tahun sumber atau penyebab konflik yang terjadi, supaya kita bisa
mencari cara yang terbaik untuk menyelesaikan konflik yang terjadi.
 Bersikaf fleksibel, Anggota kelompok harus bersikap fleksibel sehingga tidak
terpaku dengan satu cara yang sama dalam menyelesaikan konflik yang terjadi.
 Bersikap Netral, Bersikap netral artinya paraangota harus menepatkandiri
dengan bersikap adil. Kita Ttidak boleh memihak pada salah satu pihak yang
terlibat konfilk, sikap ini bertujuan agar kita tidak memperkeruh suasana dan bisa
berfikir jernih.
2.2 Pengelolaan Sekretariatan
Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan
mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung
dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau
organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan
kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus
dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya
akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat untuk menjadi seorang
sekretaris harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan
keahlian (skill) dibidang kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi
tentang sekretaris. Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran
pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan
seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi,
kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas
sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang
sekretaris.

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil

tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya
sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan
sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :

1. Peranan sekretaris terhadap atasan

a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik

bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan
pimpinan dan bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan)

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu
mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan
dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan
dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih
mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk
menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting
bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka
mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan
tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan. Seorang sekretaris tidak
akan mencapai hasil yang baik tanpa adanya kerja sama pada semua pihak. Faktor-
faktor yang penting dan mempengaruhi jalannya kerja sama sekretaris terhadap
pihak lain, sebagai berikut :

1. Koordinasi, yakni terjadinya hubungan kerja antara pihak satu denga

jenjang lainnya terutama dengan sekretaris.

2. Integrasi, yakni terciptanya sistem kerja yang menyatu dan terpadu secara
sistematik sehingga setiap pihak sangat saling terkait.

3. Sinkronisasi, yakni adanya kesesuaian kerja antara pihak satu dengan

lainnya, walaupun pada masing-masing pihak mempunyai tugas
masingmasing.

4. Harmonisasi, kerja sesama pegawai dan sekretaris.

5. Kesetiaan para pegawai, yakni berkaitan degan loyalitas dan kesungguhan

untuk memajukan organisasi.

6. Berpikir secara kritis dan dinamis dalam rangka memajukan organisasi.

7. Tersedianya sarana dan fasilitas yang memadai sehingga pekerjaan dapat

berjalan dengan baik dan lancar.

8. Tercukupinya dana untuk melakukan aktivitas organisasi, termasuk dalam

hal gaji, walaupun pada dasarnya permasalahan gaji merupakan wewenang
dari organisasi.
 BAB III
PENUTUP

Sistem Andministrasi Negara Kesatuan Republik Indonesia (SANKRI)

membahas tentang administrasi negara indonesia sebagai suatu sistem mengenai
sistem penyelenggaraan pemerintahan negara yang didalamnya membahas tentang
koordinasi dan hubungan kerja dalam pemerintahan negara. Sebelum kita
membahas lebih lanjut tentang SANKRI maka harus kita ketahui terlebih dahulu
definisi sistem administrasi negara. Penyelenggaraan negara berperan sebagai yang
melaksanakan dari fungsi legislatif, eksekutif, dan yudikatif serta mempunyai tugas,
pokok dan fungsi yang berkaitan dengan penyelenggaraan negara yang sesuai
peraturan perundang-undangan. Sebagai mana dasar hukum yang digunakan dalam
proses penyelenggaraan negara dalam TAP MPR RI No. XI/1998 tentang
penyelenggaraan negara yang bebas dan bersih korupsi, kolusi dan nepotisme. Dan
juga UU No. 28 tahun 1999 tentang asas-asas umum dalam penyelenggaraan
negara. Dalam penyelenggaraan negara ketujuh asas-asas umum penyelenggaraan
negara dipakai dalam UU No. 32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah, yang
berguna sebagai kriteria dalam menjalankan tugasnya. Tatanan nilai dalam
penyelenggaraan Negara. SANKRI sebagai system penyelenggaraan Negara dan
pembangunan bangsa merupakan wahana perjuangan bangsa untuk mewujudkan
perjuangan bangsa untuk mewujudkan cita-cita dan tujuan NKRI. Dalam
penyelenggaraan pemerintahan Negara, nilai-nilai luhur yang terkandung dalam
kelima sila itu harus dipandang secara utuh dalam keseluruhan tatanan dan kegiatan
dengan baik.
Dimensi Organisasi dan Pengelolaan Kesekretariatan, merupakan salah satu
dimensi dari Sistem Administrasi Negara Kesatuan Republik Indonesia (SANKRI),
yang mempunyai posisi dan peran menentukan dalam penyelenggaraan
pemerintahan negara, berupa teknis pelaksanaan kegiatan dan pemberian
dukungan termasuk koordinasi atas pelaksanaan tugas lembaga pemerintahan
dalam menyelenggarakan tugasnya baik yang sifatnya pengembangan (policy and
program development supports) maupun pelayanaan rutin (services), dan
seharusnya diisi dan diberi kompensasi berdasarkan prinsip merit system.
 DAFTAR PUSTAKA

Dr. Halim, S.H,M.H, Materi Sistem Administrasi Negara Kesatuan Republik Indonesia (SANKRI),
STIA - LAN Makassar, 2019.
H. Muhammad Rifai, Muhammad Fadli, Manajemen Organisasi, citapustaka media perintis, Medan
2013.
H. A.Yunus, Wahyuddin Nawawi, Teori Organisasi, unit penerbit Universitas Majalengka, 2013.
J.Winardi, Teori Organisasi dan Pengeorganisasian, divisi buku Perguruan Tinggi, Jakarta 2006.
Bahrur Sosyidi Duraisy, Manajemen Administrasi, https://bahrurrosyididuraisy.wordpress.com

http://yunisafitrianjarsari.blogspot.com/2013/10/dimensi-organisasi_31.html

http://sitisarahsuhendri.blogspot.com/2015/09/cara-mengatasi-konflik-internal-sebuah.html