BAB III

PEMBAHASAN

Dalam proses pelayanan kunjungan kapal untuk membantu menyiapkan

segala perizinan dan permohonan urusan kapal mulai dari kedatangan,

penyandaran, booking pandu/tunda, dokumen, pengawakan, keperluan kapal asing

sampai keberangkatan di Pelabuhan Panjang, Lampung oleh PT. Tri Daya Laju

Cabang Panjang, dapat dilihat dalam gambar skema alur pelayanan kapal sebagai

rujukan dalam pelaksanaan pelayanan kapal.

Gambar 02. Skema Alur Pelayanan Kapal

Ship Owner/Bright Fortune Navigation

Surat Penunjukan Keagenan

General Agen
Instansi Terkait
1.KSOP
2.PT. Pelindo II (Persero)
Persiapan Kapal 3.Bea dan Cukai
Datang 4.Imigrasi
5.Kesehatan Pelabuhan
Laporan

Pelayanan Kapal
Kapal Datang/
1.Pelayanan Kebutuhan Kapal dan Crew
Clearance In
2. Bunker BBM

Instansi Terkait
1.KSOP
Persiapan Kapal 2.PT. Pelindo II (Persero)
Berangkat 3.Bea dan Cukai
4.Imigrasi
5.Kesehatan Pelabuhan
Kapal Berangkat/
Clearence Out
Sumber : Penyusun

35
 36

A. Ship Owner menunjuk Agen

Dalam pelayaran niaga menurut sifatnya terdapat dua jenis pelayaran yaitu

liner dan tramper. Pada pelayaran liner umumnya telah menunjuk agen tetap

untuk melayani kebutuhan dan muatan kapal tersebut karena kapal tersebut secara

teratur menyinggahi pelabuhan tersebut. Kapal dengan pelayaran tramper

menunjuk agen hanya pada saat kapalnya menyinggahi pelabuhan tersebut saja

sesuai dengan perjanjian carter atau pihak owner menunjuk agen yang dipercaya

untuk melayani kapal tersebut di pelabuhan singgah yang akan melakukan

kegiatan bongkar muat.

Owner/ pemilik kapal mengirimkan dokumen-dokumen yang diperlukan

melalui fax atau e-mail kepada General Agent untuk mengurus kapalnya tersebut,

adapun dokumen-dokumen yang dikirimkan sebagai berikut :

1. Surat Penunjukan Keagenan (lampiran 3)

2. Regrestry certificate (lampiran 4)

3. International tonage certificate (lampiran 5)

4. Ship particular. (lampiran 6)

5. International Ship Security Certificate (ISSC) (lampiran 7)

6. Ship Security Officer’s (SSO) (lampiran 8)

7. Insurance certificate/ asuransi kerangka kapal (lampiran 9)

8. Crew list dari kapal (lampiran 10)

9. Stowage plan (lampiran 11)

10. Cargo manifest/ bill of lading (lampiran 12) bila kapal tersebut

membawa muatan atau akan bongkar di Pelabuhan Panjang, sebagai

 37

pedoman yang digunakan untuk membuat izin bongkar untuk pembuatan

permohonan kepada Kantor Pelindo, KSOP, Kesehatan Pelabuhan dan

Bea dan Cukai untuk pembuatan inward manifest.

11. Shipping Instructions (SI) (lampiran 13) bila kapal yang datang akan

muat, sedangkan SI dari pihak principal, untuk acuan pembuatan

outward manifes ke pihak Bea dan Cukai.

B. General Agent menunjuk Cabang Agen

General agent yang telah menerima penunjukan keagenan dari owner/

pemilik kapal asing menunjuk cabang agen untuk melayani kapalnya tersebut

mulai dari penyandaran, pandu, tunda, bunker sampai kebutuhan awak kapal.

Tugas general agent adalah memantau dan memonitoring semua kegiatan

yang di lakukan cabang agen. Kemudian general agen juga bertugas membuat

Surat Persetujuan Keagenan Kapal Asing (PKKA) (lampiran 14) di Kementerian

Perhubungan.

C. Persiapan Kapal Datang

Sebelum kapal asing tiba di pelabuhan Panjang, pihak dari general agent

yang ditunjuk oleh Owner/ Pemilik Kapal Asing tersebut, akan mengirimkan

dokumen-dokumen yang diperlukan melalui fax atau email kepada PT. Pelayaran

Tri Daya Laju cabang Panjang untuk mengurusi kapal asing tersebut, adapun

dokumen-dokumen yang dikirimkan sebagai berikut :

1. Surat Penunjukan Keagenan

2. Regrestry certificate

3. International tonage certificate

 38

4. Ship particular

5. International Ship Security Certificate (ISSC)

6. Ship Security Officer’s (SSO)

7. Insurance certificate/ asuransi kerangka kapal

8. Crew list dari kapal

9. Stowage plan

10. Cargo manifest atau bill of lading bila kapal tersebut membawa muatan

atau akan bongkar di Pelabuhan Panjang, sebagai pedoman yang

digunakan untuk membuat izin bongkar untuk pembuatan permohonan

kepada Kantor PT. Pelindo II (Persero), KSOP, Kesehatan Pelabuhan dan

Bea dan Cukai untuk pembuatan inward manifest.

11. Shipping Instructions (SI) bila kapal yang datang akan muat, sedangkan

SI dari pihak principal, untuk acuan pembuatan outward manifes ke

pihak Bea dan Cukai.

12. Surat Persetujuan Keagenan Kapal Asing (PKKA) (lampiran 14) dari

Kementrian Perhubungan kepada general agent dan sub agen PT.

Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang

Dengan diterimanya dokumen-dokumen tersebut PT. Pelayaran Tri Daya

Laju cabang Panjang akan melakukan kegiatan ke beberapa instansi terkait yaitu :

1. Kegiatan di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP)

Kelas I Panjang

Di kantor KSOP kelas I Panjang, PT. Pelayaran Tri Daya Laju cabang

Panjang bagian operasional akan mengajukan PKKA:

 39

a. Pemberitahuan Rencana Kedatangan Kapal Asing (RKK/PKK) tersebut

di ajukan ke bidang Lalu Lintas Laut yang terdapat di KSOP sebagai

pemberitahuan dan meminta perizinan kepada Kementerian

Perhubungan bahwa pelabuhan panjang akan disinggahi kapal asing,

juga untuk memberitahukan rencana kegiatan yang akan dilakukan

kapal asing tersebut, lampirannya yaitu:

1) Formulir cheklist Pemberitahuan Rencana Kedatangan Kapal

(RKK/PKK) (lampiran 15)

2) Surat Permohonan Penerbitan (RKK/PKK) (lampiran 16)

3) Surat Penunjukan Keagenan (copy)

4) Tonnage certificate/ surat ukur (copy)

5) Ship particular (copy)

6) Cargo manifest atau B/L (copy) bila kapal asing tersebut terdapat

muatan atau akan melakukan bongkar di Pelabuhan Panjang.

7) Shipping instructions (SI) (copy) bila kapal asing tersebut akan muat

di Pelabuhan Panjang.

8) Surat Persetujuan Keagenan Kapal Asing (PKKA) dari Kementrian

Perhubungan (copy)

b. Meminta nota tagihan labuh kepada bidang Lalu Lintas Laut (LALA)

dan melakukan pembayaran di bank.

c. Meminta nota tagihan rambu kepada bidang Penjagaan dan

Keselamatan Berlayar (GAMAT) dan melakukan pembayaran di bank.

 40

2. Kegiatan di Kantor PT. Pelabuhan Indonesia (Pelindo) II Cabang

Panjang

Dari pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang bagian

operasional menuju Kantor Pelindo II Cabang Panjang kebagian PPSA (Pusat

Pelayanan Satu Atap), menyerahkan Surat Pemberitahuan Rencana

Kedatangan Kapal Asing (PRKKA) (lampiran 17) untuk memberitahukan

rencana kedatangan kapal tersebut, dan mendaftarkan kapal tersebut jika

kapal tersebut belum pernah singgah di Pelabuhan Panjang agar mendapatkan

kode kapal yang dimasukan ke sistim online Pelindo II Cabang Panjang yaitu

simopel guna untuk memesan dermaga sandar, pandu dan tunda.

Lampirannya yaitu:

a. Jika kapal sudah pernah didaftarkan

1) Stowage plan

2) Cargo manifest jika kapal tersebut akan bongkar.

3) Shipping instruction jika kapal tersebut akan muat.

b. Jika kapal belum pernah didaftarkan

1) Regrestry certificate

2) Ship particular

3) Stowage plan

4) Cargo manifest jika kapal tersebut akan bongkar.

5) Shipping instruction (SI) jika kapal tersebut akan melakuan kegiatan

pemuatan.
 41

Setelah diajukan maka pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju cabang

Panjang, pihak PBM Melaksanakan rapat bersama dengan Petugas Kasatker

di Kantor Pusat Pelayanan Satu Atap ( PPSA ), didalam rapat tersebut

membahas tentang :

a. Rencana waktu dan lokasi dermaga kapal sandar

b. Menghitung waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan bongkar apabila

ada muatan.

c. Jumlah serta jenis peralatan mekanik atau non mekanik yang

diperlukan.

d. Jumlah buruh yang disiapkan.

e. Mempersiapkan permintaan-permintaan khusus jika ada.

f. Memastikan bahwa dokumen atau izin yang diperlukan telah siap.

g. Membahas tentang hal-hal yang menyangkut keamanan muatan, kapal

dan pekerja.

3. Kegiatan di Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Panjang.

Pihak agen PT. Pelayaran Tri Daya Laju cabang Panjang bagian

operasional mendatangi Kantor Kesehatan Pelabuhan kelas II Panjang dengan

membawa Surat Permohonan Clearance In Kesehatan Pelabuhan (lampiran

18) yang ditujukan dan diajukan ke kantor Kesehatan Pelabuhan kelas II

Panjang agar petugas kesehatan mengetahui bahwa akan ada kedatangan

kapal untuk melakukan checking dan mengclearance in Health Book saat

kapal tiba nanti, biasanya petugas kesehatan mengclearance saat petugas

 42

berada diatas kapal setelah melakukan pemeriksaan kesehatan kapal, crew

dan muatan.

4. Kegiatan di Kantor Imigrasi Kelas III Panjang

Pihak agen PT. Pelayaran Tri Daya Laju cabang Panjang bagian

operasional mendatangi Kantor Imigrasi kelas III Panjang atau rumah dari

petugas imigrasi untuk menyerahkan Surat Permohonan Clearence In

(lampiran 19) dengan dilampiri crew list dan petugas imigrasi memberikan

Crew Pass Control (lampiran 20) sesuai dengan jumlah crew kapal tersebut

sebagai pengganti Passpot ketika crew berada di pelabuhan dan ketika turun

kapal, karena passport akan dibawa turun kapal dan disimpan oleh pihak PT.

Pelayaran Tri Daya Laju cabang Panjang sebagai agen kapal tersebut.

5. Kegiatan di Kantor Stasiun Radio Pantai Pelabuhan Panjang

Pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju cabang Panjang bagian operasional

mendatangi Kantor Stasiun Radio Pantai Pelabuan Panjang dengan membawa

Surat PRKKA (lampiran 21) untuk membuat nota tagihan Vessel Traffic

Services (VTS) yaitu sebagai standar keamanan navigasi internasional

tentang keselamatan jiwa di laut dan Master Cable (MC) ini adalah layanan

berita kawat dari Nahkoda berisikan tentang perkiraan kedatangan kapal,

yang nantinya nota tersebut akan dibayarkan ke kantor KSOP kelas I Panjang.

6. Kegiatan di Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea Cukai (KPPBC)

Tipe Madya Pabean B Panjang

Dalam pemberitahuan kedatangan kapal asing ke pihak KPPBC

Panjang yaitu dengan cara online melalui sistem EDI (Electronic Data

Interchange) sehingga dapat dilakukan di kantor PT. Pelayaran Tri Daya Laju
 43

Cabang Panjang tanpa mendatangi Kantor KPPBC Panjang dengan

mengisikan data-data kapal mengenai nama kapal, panjang kapal (LOA),

lebar, bendera, agen setempat, pelabuhan asal, pelabuhan singgah, pelabuhan

tujuan, tanggal dan jam keberangkatan dan draft kapal, kedalam modul

pengangkut yang ada dalam komputer yang telah mendapat format dari

kantor KPPBC dan mengisi data-data muatan kapal tersebut ke Inward

manifes.

Data tersebut akan dikirim melalui sistem EDI untuk diproses hasil dari

peroses tersebut pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju cabang Panjang akan

mendapatkan BC 1.0 dan BC 1.1 (lampiran 22) sebagai bukti bahwa

kedatangan kapal telah sah didaftarkan ke instansi KPPBC Panjang.

Untuk perubahan BC 1.0 ketika kapal berubah jadwal rencana tanggal

atau jam kedatangan, hanya dengan mengirimkan surat perubahan ke kantor

Bea dan Cukai dengan mencantumkan tanggal atau jam yang akan dirubah,

dan perlu ketelitian dalam mengisi inward manifes, jika dalam pengisian

inward manifes terdapat kesalahan namun barang tersebut belum dibongkar

bisa dilakukan perubahan redress, dan apa bila barang telah dibongkar maka

pihak agen akan dikenakan denda.

D. Proses Pelayanan Kapal Asing Tiba / Clearence in

Proses pelayanan oleh PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang

sebagai agen terhadap kapal asing yang diageni saat kapal beberapa jam akan tiba

di pelabuhan, yang pertama dilakukan oleh PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang

Panjang bagian operasional adalah menghubungi petugas yang akan melakukan

 44

cheking yaitu petugas Kesehatan, petugas KPPBC dan petugas Imigrasi melalui

via telfon bahwa kapal akan tiba agar petugas-petugas checking tersebut

melakukan persiapan checking.

1. Persiapan checking

PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang bagian operasional

setelah menghubungi petugas-petugas tersebut, akan mengirimkan email ke

kapal untuk menyiapkan dokumen-dokumen yang harus disiapkan oleh kapal

untuk petugas-petugas checking, agar pada saat checking nanti perosesnya

cepat, karena semua dokumen yang akan dibutuhkan oleh petugas telah

tersedia.

Untuk dokumen-dokumen yang harus disiapkan oleh PT. Pelayaran Tri

Daya Laju Cabang Panjang sebagai agen yang akan dibawa nantinya pada

saat checking adalah :

a. Master sailing (lampiran 23) untuk ditandatangani oleh kapten dan

sebagai salah satu persyaratan dalam penerbitan Surat Persetujuan

Berlayar (SPB) (lampiran 24) nantinya di KSOP,

b. NOR (Notice of Readiness) (lampiran 25) NOR adalah pemberitahuan

dari kapten yang ditandatangani kapten untuk shippers/receivers bahwa

kapal telah sampai di Pelabuhan Panjang pada jam dan tanggal yang

telah tercantum pada NOR untuk disetujui dan ditandatangani oleh

pihak shippers atau penerima barang. Biasanya ada pihak kapal yg

sudah membuat NOR, namun pihak agen juga akan membuatnya untuk

menghindari ketika pihak kapal tidak membuatnya. Apabila dari pihak

 45

kapal telah membuat NOR maka NOR dari agen tidak akan dipakai,

karena memakai NOR dari kapal. Setelah NOR ditandatangani oleh

kapten maka akan akan dibawa oleh agen untuk diserahkan kepada

pihak shippers/receivers.

c. Daftar dokumen serah/terima yang diperlukan agen (receipt of ship’s

document) (lampiran 26) daftar dokumen ini berfungsi untuk

serah/terima dokumen padasaat diatas kapal dan untuk menghindari

terjadi kesalahan atau ada dokumen yang tertinggal diatas kapal.

2. Checking kapal

Pada saat kapal tiba di Pelabuhan Panjang kapten akan langsung

menghubungi ke Stasiun Radio Pantai Pelabuhan Panjang melalui radio

komunikasi untuk memberitahukan bahwa kapal tersebut telah tiba dan

meminta kordinat lokasi yang aman untuk melakukan labuh jangkar,

Kapal akan labuh jangkar terlebih dahulu untuk menunggu petugas

checking yang akan memeriksa seluruh bagian kapal, dokumen, muatan,

crew kapal dan menunggu jadwal untuk sandar.

Setelah kapal labuh jangkar pihak agen akan menjemput petugas-

petugas checking menggunakan mobil inventaris kantor untuk diantarkan ke

pelabuhan tempat boat service dan akan menuju ketempat kapal labuh

jangkar menggunakan speed boat. Ketika para petugas checking dalam

perjalanan menuju ke kapal tersebut agen menghubungi kapten kapal lewat

radio komunikasi, bahwa petugas checking dalam perjalanan agar kapten

 46

bersiap-siap dalam hal pemeriksaan kapal, muatan, crew kapal dan

menyiapkan gangway untuk petugas checking naik keatas kapal.

Para petugas checking telah berada diatas kapal langsung dilakukanya

pemeriksaan berdasarkan tugas dari msing-masing adapun tugas-tugas para

petugas checking adalah sebagai berikut :

a. Petugas Kesehatan Pelabuhan Panjang

Petugas Kesehatan Pelabuhan akan memeriksa kelengkapan dokumen

kesehatan kapal seperti :

1) Ship particular

2) Crew list

3) Last port clearence (lampiran 27)

4) Medicine certificate (lampiran 28)

5) Voyage memo/ port of call (lampiran 29)

6) Vaksination list (lampiran 30)

7) Indonesian health book/ green book (lampiran 31)

8) Narcotic list (lampiran 32)

9) Maritime health declaration (lampiran 33)

10) Nil list (lampiran 34)

11) Ship sanitation certificate (lampiran 35)

Bila kapal asing tersebut baru pertama kali datang ke Indonesia maka

kapal asing tersebut belum memiliki health book/ green book, dan Petugas

Kesehatan Pelabuhan akan membuatkanya di kantor. Kemudian petugas

 47

Kesehatan memeriksa kebersihan dan kesehatan ruangan tertentu pada

kapal seperti :

1) Dapur

2) Gudang perbekalan

3) Ruang perawatan (hospital room)

4) Toilet

5) Kamar perwira

6) Kamar crew kapal (crew cabin)

7) Tempat sampah (garbage collect)

8) Air bersih (fresh water)

9) Pengaman tikus (rat guard)

10) Obat-obatan (medicines)

11) Vaksinasi (vaccination)

Setelah kapal dinyatakan bebas dari faktor risiko penyakit menular

dan penyakit potensial wabah, maka petugas Kesehatan mengeluarkan free

pratique lalu diberikan kepada kapten bahwa kapal telah bebas dari

penyakit dan sebagai bukti bahwa kapal telah diperiksa kesehatanya.

Kapten memerintahkan crew kapal untuk menurunkan bendera kuning

yang dikibarkan setelah menerima free partique. Bendera kuning ini

adalah sebagai tanda bahwa kapal belum mendapatkan surat free pratique

berarti kapal tersebut belum diperiksa kesehatanya oleh Petugas Kesehatan

Pelabuhan Panjang.
 48

b. Petugas KPPBC Panjang

Untuk petugas KPPBC ini sendiri memiliki tugas mencegah adanya

penyelundupan barang dari dan keluar pelabuhan di wilayah Indonesia,

untuk itu Petugas KPPBC perlu memeriksa dokumen, barang yang dibawa

oleh crew kapal, dan muatan/palka kapal bila dicurigai terdpat indikasi

penyelundupan. Untuk dokumen yang diperiksa oleh Petugas KPPBC

antara lain :

1) ship particular

2) Voyage memo/ port of call

3) Crew list

4) Crew’s effect declaration (lampiran 36)

5) Provision declaration (lampiran 37)

6) Nil list

7) Stowage plan

8) Cargo manifest (jika ada muatan)

9) Mate receipt (lampiran 38)

10) Narcotic list

11) Bonded store (lampiran 39)

12) Copy pasport master/ capt (lampiran 40)

13) Last port clearence

Bila Petugas KPPBC menemui barang yang tidak tercantum dalam

daftar-daftar tersebut maka Petugas KPPBC akan meyita barang tersebut

karena terindikasi dalam penyelundupan.

 49

c. Petugas Imigrasi Pelabuhan Panjang

Petugas Imigrasi memiliki tugas yaitu mencegah imigran gelap baik

dari luar negeri ke dalam negeri ataupun sebaliknya. Untuk Petugas

Imirasi ini sendiri akan memeriksa passport dengan melihat tanggal masa

berlaku dan mencocokan nama yang ada di crew list.

Setelah semua passport tidak ada yang mati dan sesuai dengan crew

list kemudian petugas melakukan clearance in dibalik lembar crew list

(lampiran 10) dan di passport. Crew list yang telah diclearance akan

diserahkan kepada agen untuk dokumen persyaratan permohonan

pembuatan Surat Izin Berlayar. Namun biasanya Petugas Imigrasi tidak

ikut cheking ke atas kapal bila terjadi hal demikian pihak agen yang akan

mendatangi Petugas Imigrasi di rumah atau di Kantor Imigrasi Panjang

dengan membawa crew list dan passport untuk diclearance.

d. PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang Sebagai Agen

Untuk agen sendiri akan meminta dokumen-dokumen kapal yang

diperlukan dan tercantum pada daftar dokumen (receipt of ship’s

document) (lampiran 26). Setelah dokumen-dokumen telah disiapkan oleh

kapten maka dilakukanlah serah/terima dokumen dengan menyerahkan

dokumen-dokumen tersebut satu persatu kepada agen dan agen akan

mengceklist di daftar dokumen setelah menerima dokumen tersebut, hal ini

dilakukan agar dokumen yang dibawa turun nantinya tidak ada yang salah

atau tertinggal diatas kapal.

 50

Setelah serah terima dokumen selesai agen akan menandatangani

daftar dokumen tersebut sebagai tanda bukti bahwa dokumen telah

diterima oleh agen dengan baik dan menyerahkan daftar dokumen yang

telah ditandatangani oleh agen ke kapten, setelah itu agen akan

menyodorkan master sailing (lampiran 23) dan NOR (notice of readiness)

(lampiran 25) yang telah disiapkan oleh agen untuk ditandatangani dan

disetempel kapal oleh kapten.

Setelah semua petugas cheking telah selesai melakukan tugasnya para

petugas kembali ke speed boat untuk kembali ke darat, dan setelah di darat

agen akam megantarkan para petugas kembali ke kantornya masing-

masing.

3. Memorandum/ pemeriksaan dokumen kapal

Memorandum pemeriksaan dokumen yang dilakukan oleh petugas

KSOP kelas I Panjang pemeriksaanya itu sendiri meliputi tempat

diterbitkanya sertifikat, tanggal terbit, dan masaberlaku sertifikat. Petugas

yang memeriksa dokumen ini akan mencatatnya kedalam lembaran

pemeriksaan, dokumen-dokumen kapal yang akan diperiksa oleh petugas

adalah :

a. International tonage certificate

b. International Ship Security Certificate (ISSC)

c. SSO (Ship Scurity Officer)

d. Crew list yang telah di clearance oleh Petugas Imigrasi

e. PKKA (Persetujuan Keagenan Kapal asing)

 51

f. Ship safety contruction certificate (lampiran 41)

g. Cargo ship safety equipment certificate (lampiran 42)

h. Ship safety radio certificate (lampiran 43)

i. Dokument of complince (lampiran 44)

j. Safety management certificate (lampiran 45)

k. IOPP (International Oil Pollution Prevention) (lampiran 46)

l. IAPP (International Air Pollution Prevention) (lampiran 47)

m. ISP (International Seawage Prevention) (lampiran 48)

n. International load line certificate (lampiran 49)

o. IMSBC (International Maritime Solide Bulk Cargoes) (lampiran 50)

p. Minimum safe manning certificate (lampiran 51)

q. Last port clearance

r. PSC (Port State Control) (lampiran 52)

s. International life raft certificate (lampiran 53)

t. CO2/ fire extinguser certificate (lampiran 54)

u. Certificate of classification (lampiran 55)

Bila petugas telah selesai melakukan pemeriksaan dokumen tersebut

petugas akan memberikan belangko hasil pemeriksaan dokumen

(memorandum) (lampiran 56) yang telah ditandatangani oleh petugas

pemeriksa kepada pihak agen untuk ditandatangi, setelah agen

menandatangani blangko hasil pemeriksaan, maka agen akan diberikan satu

copyan belangko hasil pemeriksaan tersebut oleh petugas. Untuk dokumen

kapal itu sendiri akan disimpan oleh petugas KSOP kelas I Panjang dan
 52

akan diserahkan kembali kepada agen bersamaan dengan Surat Persetujuan

Berlayar (SPB) setelah melakukan clearence kapal tersebut.

4. Kegiatan Bandar/Izin Gerak Untuk Sandar

Kegiatan bandar adalah, kegiatan pergerakan kapal di area pelabuhan

dan harus dalam pengawasan Syahbandar baik dari tempat berlabuh menuju

ke dermaga atau sebaliknya, dan perpindahan kapal (shifting).

Hal ini memerlukan izin dari pihak Syahbandar karena semua

kegiatan pergerakan kapal yang berada di area pelabuhan harus dalam

pengawasannya. Untuk kegiatan bandar pihak agen PT. Pelayaran Tri Daya

Laju Cabang Panjang bagian operasional akan memasukan surat

permohonan kegiatan bandar (lampiran 57) ke Kantor KSOP kelas I

Panjang pada saat kapal akan sandar, karena kegiatan bandar ada masa

berlakunya yaitu 1×24 jam, dan telah melengkapi semua lampirannya.

Adapun lampirannya yaitu:

a. Formulir cheklist surat kegiatan bandar/ izin gerak (lampiran 58)

b. Surat Permohonan Kepada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas

Pelabuhan Kelas. I Panjang

c. Surat Persetujuan Kegiatan Bongkar Muat (SPKBM) (copy) (lampiran

59)

d. Surat Persetujuan Keagenan Kapal Asing (PKKA)

e. International Ship Security Certificate (ISSC)

f. Ship Security Officer’s (SSO)

g. Sertifikat Kerangka kapal (copy)

 53

h. Surat Penunjukan Keagenan

Setelah semua lampirannya lengkap maka langsung di masukan ke

loket. Setelah diproses dan semua berjalan dengan lancar tanpa ada

kekurangan maka surat persetujuan pergerakan kapal (lampiran 60) akan

terbit. Hal ini menandakan bahwa kapal yang diageni PT. Pelayaran Tri

Daya Laju Cabang Panjang telah mendapatkan izin sandar dari pihak KSOP

kelas I Panjang.

5. Pengurusan Pelayanan Kapal Asing Sandar

Setelah PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang bagian

operasional selesai membuat kegiatan bandar lalu akan mendatangi Kantor

Pelindo II Cabang Panjang untuk menentukan jam atau jadwal kapan kapal

akan dipandu dan tunda untuk penyandaran kapal (mengeplot), jadwal

kapal sandar biasanya sesuai dengan hasil rapat bersama yang dilakukan

oleh pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang dan pihak bongkar

muat. Setelah waktu penyandaran kapal sudah ditentukan PT. Pelayaran Tri

Daya Laju Cabang Panjang bagian operasional akan meng-email pihak

Pelindo bagian padu (pilot) dan tunda bahwa kapal yang diageni siap untuk

disandarkan dan dilampiri surat persetujuan kegiatan bandar (olah gerak)

(lampiran 60) yang telah disetujui oleh Syahbandar.

6. Proses Penyandaran

Proses penyadaran dari anchorage area ke dermaga pelabuhan wajib

pandu dan tunda, pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang

bagian operasional akan memonitor lewat radio dari kantor untuk pandu dan
 54

tunda, dari komunikasi pihak pandu, tunda, dan kapten kapal pihak PT.

Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang akan mengetahui bahwa kapal

yang diageni dalam proses penyandaran.

Jika kapal sedang dalam proses penyandaran pihak PT. Pelayaran Tri

Daya Laju Cabang Panjang bagian Oprasional akan datang ke dermaga

untuk mengawasi proses sandar. Untuk penyandaran pandu, kapten kapal,

jetty master, mooring man dan pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang

Panjang bagian oprasional saling berkoordinasi mengenai posisi sandar di

dermaga yang tepat dan aman.

7. Kapal Sandar

Setelah kapal dalam kondisi sandar yang baiak dan semua tali telah

terpasang, pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang bagian

operasional akan segera naik ke kapal setelah pandu turun dan langsung

menemui perwira kapal tersebut untuk meminta ship condition yaitu status

kapal mulai dari waktu jangkar di naikan (anchorage up), waktu pandu naik

(pilot on board/POB), tali pertama dipasang (first line), semua tali terpasang

(all fast), pandu turun (pilot off), agen naik (agent on board/AOB),

persediaan bahan bakar, persediaan air, draft depan dan belakang.

Hal ini dilakukan pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang

karena setiap kapal yang diageni berada di pelabuhan adalah tanggung

jawab agen yang ditunjuk di pelabuhan tersebut, setelah pihak PT.

Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang bagian oprasional mendapatkan

ship condition maka langsung mengirimkan ship condition tersebut melalui

 55

e-mail ke general agent, pemilik kapal atau pihak lain yang menunjuk PT.

Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang sebagai agen kapal tersebut.

Dalam posisi sandar kapal akan melakukan kegiatan bongkar muat,

dalam proses bongkar muat pihak perusahaan bongkar muat lah yang

menangani kegiatan tersebut dan saling berkordinasai dengan pihak agen

yaitu PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang.

Setiap pagi perusahaan bongkar muat akan melaporkan kegiatannya

kepada PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang tentang hasil

pembongkaran atau pemuatan kapal tersebut untuk dilaporkan kepada phak

yang menunjuk PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang sebagai agen

dari kapal tersebut.

Kapal dalam kegiatan bongkar muat PT. Pelayaran Tri Daya Laju

Cabang Panjang sebagai agen akan memberikan pengurusan pelayanan

terhadap kapal tersebut sesuai permintaan kapten atau permintaan dari

pemilik kapal, pengurusan pelayanan PT. Pelayaran Tri Daya Laju cabang

Panjang trhadap kapal asing yang dilayaninya saat kapal dalam posisi

sandar meliputi :

a. Pengisian Bahan Bakar (Bunkering)

Dalam permintaan pelayanan bahan bakar kapal, pihak kapal telah

menghubungi pemilik kapal atau yang mewakilinya dan kemudian

menunjuk bunker agent untuk mengurusi pengisian kebutuhan bahan bakar

tersebut. Bunker agent mempersiapkan segala pengurusan izin bunker bagi

kapal tersebut, kemudian pengisian bahan bakar dilakukan sesuai dengan

 56

permintaan kapal melalui pipa (hose) yang tersambung dengan

mobil/kapal yang mengangkut bahan bakar.

b. Pengisian Air Tawar (fresh water)

Pihak kapal melalui kapten membuat surat permintaan (master

request) yang diketahui oleh pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang

Panjang untuk mengisi air tawar ke kapalnya dengan jumlah tertentu. PT.

Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang bagian oprasional akan segera

mengajukan permintaan pelayanan air tawar kepada pihak pelabuhan.

Setelah itu pengisian air tawar tersebut segera dilakukan oleh pihak

pelabuhan sesuai dengan jumlah yang diminta oleh pihak kapal.

c. Perbekalan

Permintaan pengiriman barang-barang perbekalan kapal pada

umumnya telah dilakukan oleh pihak kapal sebelum kapal tiba di

pelabuhan. Prinsipal/ pihak yang menunjuk PT. Pelayaran Tri Daya Laju

cabang Panjang sebagai agen, akan memberitahukan bahwa kapal

membutuhkan perbekalan, kemudian pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju

cabang Panjang akan menominasi dan meminta kepada supplier (ship

chandler) untuk mengirim kebutuhan perbekalan kapal tersebut seperti

sayuran, buah-buahan, spare parts, peta laut, dan berbagai macam

kebutuhan kapal lainnya.

d. Crew Kapal

Pengurusan pelayanan PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang

terhadap kapal asing bukan hanya pengurusan pelayanan kebutuhan kapal

 57

saja, namun juga bertanggung jawab terhadap crew kapal. pihak kapal

mengirimkan permintaan untuk pengurusan pelayanan terhadap crew

kapal. Pengurusan pelayanan PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang

Panjang terhadap crew kapal sebagai berikut :

1) Sign on dan sign off crew

Pengurusan sign on crew yaitu pengurusan bagi crew yang baru

akan naik dan bekerja disuatu kapal sedangkan pengurusan sign off

crew yaitu pengurusan bagi crew yang akan turun dari kapal karena

kontrak kerjanya telah habis. Dalam pengurusan sign on dan sign off

crew ini PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang sebagai agen

akan berperan dalam pengurusan ke kantor Imigrasi mengenai izin bagi

warga negara asing untuk memasuki dan tinggal diwilayah Indonesia.

Selain itu pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang juga

mengatur masalah transportasi baik dari kapal ke hotel maupun ke

bandara sesuai dengan jadwal penerbangan pesawat bagi crew kapal

tersebut.

2) Pengurusan crew berobat ke dokter

Apabila ada crew yang mengalami sakit maka PT. Pelayaran Tri

Daya Laju Cabang Panjang sebagai agen akan mengantarnya ke dokter

atau rumah sakit untuk diperiksa kesehatannya.

3) Pesiar crew
 58

Untuk kegiatan rekreasi atau pesiar bagi crew, biasanya PT.

Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang sebagai agen hanya mengatur

dan mengurusi masalah transportasi.

Namun biasanya pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang

sebagai agen yang ditunjuk untuk pengurusan pelayanan kapal asing, untuk

pengisian bahan bakar, air tawar dan perbekalan. PT. Pelayaran Tri Daya

Laju Cabang Panjang tidak melakukanya sendiri, melainkan akan melalui

jasa perantara untuk pelayanan kapal.

Jasa perantara ini adalah seseorang yang dipercaya dan ditunjuk oleh

agen untuk mewakili dan mengatasnamakan agen tersebut dalam proses

pengurusan pelayanan kapal dalam pengisian bahan bakar, air tawar, dan

perbekalan kapal.

E. Ship Owner memerintahkan untuk memberangkatkan kapal

Jika kapal sudah selesai melakukan kegiatan bongkar muat dan semua

urusan telah selesai maka pihak agen akan memberitahukan pihak owner bahwa

kapal siap untuk diberangkatkan. Pihak owner pun memerintahkan untuk

memberangkatkan kapal/ clearence out jika semua urusan sudah terselesaikan dan

kapal telah memiliki pelabuhan tujuan berikutnya.

F. Persiapan Agen untuk Keberangkatan Kapal/Clearence out

Apabila kegiatan kapal asing yang melakukan bongkar muat, hampir

selesai sekitar 10-12 jam menjelang selesai dan telah menerima perintah

clerarence out dari ship owner maka PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang

Panjang sebagai agen pada bagian operasional akan mengurus clearence out kapal
 59

tersebut ke beberapa instansi terkait. Adapun instansi-instansi yang terkait dalam

pengurusan clearance out adalah sebagai berikut :

1. Kegiatan di Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Panjang

Yang dilakukan PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang bagian

operasional di Kantor Kesehatan Pelabuhan kelas II Panjang ini adalah

meng clearance out buku kesehatan kapal (healath book) dengan membawa

Surat Permohonan Clearance Out (lampiran 61) untuk Kantor Kesehatan

Pelabuhan Panjang dan diserahkan kepada petugas, petugas akan

memperoses surat tersebut dan akan mengclearance buku kesehatan kapal

tersebut. Setelah proses clearance out buku kesehatan kapal selesai, buku

tersebut akan dibawa oleh pihak PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang

Panjang bagian operasional ke Kantor KSOP kelas I Panjang untuk

pengurusan port clearace / penerbitan Surat Persetujuan Berlayar (SPB).

2. Kegiatan di Kantor Imigrasi Kelas III Panjang

PT. Pelayaran Tri Daya Laju cabang Panjang pada bagian operasional

akan mengclearance crew list di Kantor Imigrasi kelas III Panjang atau di

rumah Petugas Imigrasi dengan membawa Surat Permohonan Clearance

Out (lampiran 62), passport dan crew list. Petugas Imigrasi akan memeriksa

passport berdasarkan crew list, kemudian akan mengclearance crew list dan

menandatangani passport tersebut. Crew list yang telah diclearance oleh

Petugas Imigrasi kelas III Panjang akan dibawa oleh PT. Pelayaran Tri Daya

Laju Cabang Panjang bagian operasional ke Kantor KSOP kelas I Panjang

untuk disahkan oleh Syahbandar.

 60

3. Kegiatan di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan

(KSOP) Kelas I Panjang

Sebelum memasukan surat permohonan penerbitan SIB untuk kapal

asing terlebih dahulu melalui pemeriksaan Port State Control (PSC) untuk

kapal yang belum memiliki PSC dari asia atau sudah kadaluarsa. PSC yaitu

pemeriksaan di pelabuhan untuk memverifikasi bahwa kondisi kapal,

peralatan dan sumber daya yang mengoperasikannya sesuai dengan

persyaratan peraturan internasional. Jika petugas PSC menemui sesuatu

yang tidak sesuai dengan pesyaratan, maka petugas akan memberikan

sangksi berupa denda atau menahan kapal sampai persyaratan tersebut

sesuai dengan peraturan.

Setelah PSC selesai lalu dilanjutkan dengan surat Permohonan

Penerbitan Surat Pesetujuan Berlayar (SPB) (lampiran 63) dan surat

Permohonan Pengesahan crew list (lampiran 64) ke Kantor Kesyahbandaran

dan Otoritas Pelabuhan (KSOP) Kelas I Panjang, adapun lampiran surat

tersebut adalah :

a. Untuk surat penerbitan SPB

1) Formulir ceklist persyaratan penerbitan SPB (lampiran 65)

2) Master sailng declaration

3) GM Calculation/ stabilitas kapal (jika masih ada muatan di kapal)

(lampiran 66)

4) Stowage plan (kalau muat)

5) PSC

6) Blangko laporan pemeriksaan kelengkapan kapal (lampiran 67)

 61

7) Cargo manifest

8) Crew list

9) Blangko hasil pengawasan kelaiklautan (lampiran 68)

10) Buku kesehatan dan surat pesetujuan berlayar dari Kantor

Kesehatan Pelabuhan

11) Kuitansi lunas (labuh, VTS, rambu) (copy)

b. Untuk pengesahan crew list

1) Formulir ceklist pengesahan crew list (lampiran 69)

2) Crew list (lampiran 70)

Setelah surat tersebut telah dilengkapi dengan lampiran-lampiran

tersebut lalu surat permohonan tersebut dimasukan ke loket surat masuk di

Kantor KSOP kelas I Panjang dan langsung di proses. Setelah diproses SPB

dan Pengesahan crew list akan terbit bersama dengan dokumen kapal.

4. Kegiatan di Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai

(KPBC) Tipe Madya Pabean B Panjang

PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang bagian operasional

mengurus perizinan ke kantor KPBC apabila kapal tersebut melakukan

kegiatan muat barang untuk eksport atau kapal masih terdapat muatan dan

akan dibongkar ke pelabuhan selanjutnya, maka PT. Pelayaran Tri Daya

Laju cabang Panjang akan membuat outward manifest melalu modul RKSP.

Apabila kapal telah selesai dalam kegiatan bongkar muat pihak PT.

Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang bagian operasional akan

melaporkan hasil pemuatan dan pembongkaran kepada pihak KPBC.

 62

Dokumen hasil pemuatan atau pembongkaran dari Agen untuk KPBC

Panjang adalah sebagai berikut :

a. Cargo manifest atau B/L

b. NOR

c. Labour time sheet (lampiran 70)

d. Statement of facts (SOF) dari PBM (lampiran 71)

e. Daily Report dari PBM (lampiran 72)

G. Pengurusan Pelayanan kapal Asing Berangkat (Sailing)

Sebelum beberapa jam keberangkatan kapal PT. Pelayaran Tri Daya Laju

Cabang Panjang sebagai agen, bagian operasional akan mendatangi/menghubungi

pihak Pelindo II cabang Panjang untuk mengeplot waktu perkiraan pandu dan

tunda, waktu perkiraan kapal selesai kegitan dapat agen ketahui dari pihak

bongkar muat, karena pihak bongkar muat akan selalu memberi informasi dan

saling berkordinasi tentang hasil muatan yang dibongkar maupun dimuat. Bila

waktu pandu dan tunda telah ditentukan, PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang

Panjang bagian operasional akan mengirimkan SPB ke Pelindo bagian pemanduan

dan penundaan melalui e-mail.

Apabila kegiatan bongkar muat telah selesai hal-hal yang dilakukan oleh

PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang Panjang sebagai agen, bagian operasional

akan menyerahkan dokumen-dokumen ke kapal sesaat sebelum kapal akan

berlayar. Adapun dokumen-dokumen yang diserahkan oleh agen adalah :

1. Dokumen asli kapal yang sebelumnya di bawa agen untuk memorandum

2. Surat Persetujuan Berlayar

 63

3. Statement of fact (SOF) dari agen (lampiran 73)

4. Mate’s receipt (untuk kapal muat)

Setelah penyerahan dokumen selesai PT. Pelayaran Tri Daya Laju Cabang

Panjang bagian operasional akan menghubungi pihak pandu dan tunda bahwa

kapal siaap untuk dipandu dan tunda keluar pelabuhan sailing. Apabila perwira

Pandu telah naik ke kapal maka agen segera turun dari kapal kemudian

berkoordinasi dengan jetty master dan mooring man untuk melepas tali pengikat

yang menyandarkan kapal ke dermaga.

Kegiatan lepas sandar kapal dilakukan dengan memperhatikan faktor

keselamatan baik bagi kapal maupun bagi fasilitas pelabuhan. PT. Pelayaran Tri

Daya Laju Cabang Panjang yang menjadi agen kapal tersebut, bagian operasional

akan mencatat semua kegiatan keberangkatan kapal dalam ship condition

misalnya sisa bahan bakar, air tawar, sarat muka dan belakang, waktu POB, dan

waktu berlayar kapal (sailing), data-data tersebut kemudian dilaporkan kepada

principal atau pihak yang menunjuk sebagai agen melalui e-mail.

Jika kapal tersebut hanya melakukan pembongkaran, maka kapal tersebut

bisa langsung menuju pelabuhan tujuan, sedangkan bila kapal melakukan kegiatan

muat dan barang tersebut akan dieksport, maka kapal akan labuh jangkaran

terlebih dahulu di anchorage area untuk menunggu pihak EMKL/ eksportir

mengurus perizinan eksport barang dan juga PT. Pelayaran Tri Daya Laju cabang

Panjang telah selesai membuat outward manifest. Bila perizinan tersebut telah

selesai kapal akan langsung berangkat (sailing) ke pelabuhan tujuan selanjudnya.

 64

H. Perhitungan Biaya dan Jasa dalam Pelayanan Kapal Asing

Untuk biaya dan jasa yang harus dibayar dalam pelayanan kapal asing

dapat dibagi menurut beberapa instansi yang terkait dengan perhitungan sebagai

berikut:

1. Perhitungan jasa di pelindo:

a. Labuh = USD 0,180 × GT kapal

b. Tambat = USD 0,194 × GT kapal/hari

c. Pandu = biaya tetap = USD 67,50 × 2

= biaya variabel = USD 0,023 × GT kapal

d. Tunda = biaya tetap = USD 843,75 × Hrs

= biaya variable = USD 0,0090 × GT kapal/Hrs

2. Pehitungan biaya di KSOP:

a. VTS (Vessel Traffic Station):

1) Untuk kapal hingga 5.000 GT = USD 20

2) Untuk kapal diatas 5.000 GT - 10.000 GT = USD 25

3) Untuk kapal diatas 10.000 GT atau lebih = USD 30

b. Labuh = USD 0,110 × GT kapal

c. Rambu = USD 0,034 × GT kapal

Semua biaya-biaya yang keluar untuk pelayanan kapal asing akan dikirim

ke owner via email dalam bentuk softcopy kwitansi atau bukti lunasnya.
 65

I. Laporan Kegiatan dan Biaya ke Owner

Sebagai pertanggung jawaban dari pihak agen ke owner maka dibuatlah

SOF dan laporan rincian biaya (lampiran 74) selama kapal melakukan kegiatan di

pelabuhan.

J. Masalah dan Hambatan yang Dihadapi

Dalam melaksanakan kegiatan keagenan dalam melayani kapal, hal-hal

yang menjadi hambatan diantaranya sebagai berikut :

1. Pada saat hari libur atau di luar jam kerja, pembuatan dokumen di KSOP

Kelas 1 Panjang seperti PKK/RKK, kegiatan bandar, memorandum,

penerbitan SPB dan sebagainya akan mengalami kendala yaitu petugas

tidak ada di tempat. Jadi salah satu solusinya pihak agen akan datang ke

rumah petugas tersebut atau pihak agen menghubungi petugas dan

memintanya untuk datang ke kantornya agar agen dapat mengurus

keperluanya dalam pembuatan dokumen tersebut.

2. Masih terjadinya pungutan liar di luar ketentuan oleh oknum petugas

yang dibebankan kepada agen sehingga agen harus menyiapkan biaya

tambahan untuk petugas tersebut, jika biaya tambahan tersebut tidak

diberikan maka petugas memperhambat dalam pengurusan dokumen dan

biasanya surat permohonan hilang.

3. Sering terjadinya kurang komunikasi antara pihak agen dan pihak

Bongkar Muat tentang perkiraan selesainya kegiatan bongkar muat,

karena pihak agen mengurus penerbitan SPB 5 - 7 jam sebelum

keberangkatan kapal. Apabila pihak bongkar muat memberitahukan

 66

kepada agen satu jam sebelum keberangkatan kapal, otomatis

keberangkatan kapal akan tertunda karena menunggu pihak agen selesai

mengurus penerbitan SPB.

4. Area pelabuhan yang belum steril, seperti masih adanya orang-orang

yang tidak berkepentingan masuk ke area pelabuhan. Hal tersebut akan

menghambat kelancaran kegiatan bongkat muat yang sedang

berlangsung.