RANGKUMAN SKEMA PETUGAS KEAGENAN KAPAL

1. Jenis alat pelindung diri yang wajib dikenakan oleh serang petugas keagenan kapal
pada saat melakaukan clearance in/out pada sebuah kapal:
Safety helmet, rompi keselamatan kerja, safety gloves, safety shoes,, kacamata
keselamatan kerja, masker

2. Fungsi dari alat pelindung diri yang wajib digunakan oleh petugas keagenan kapal
pada saat melakaukan clearance in/out pada sebuah kapal:
Safety helmet berfungsi sebagai pelindung kepala dari benda yang bisa mengenai kepala
secara langsung.
 Rompi Safety berfungsi Untuk mencegah terjadinya kontak kecelakaan pada
pekerja.
 Safety gloves berfungsi sebagai alat pelindung tangan pada saat bekerja di
tempat atau situasi yang dapat mengakibatkan cedera tangan. Bahan dan bentuk
sarung tangan di sesuaikan dengan fungsi masing-masing pekerjaan.
 Safety shoes berfungsi untuk mencegah kecelakaan fatal yang menimpa kaki
karena benda tajam atau berat, benda panas, cairan kimia dan sebagainya.
 Kacamata keselamatan kerja berfungsi sebagai pelindung mata ketika bekerja .
 Masker untuk melindungi wajah dari debu dan mengikuti turan protocol
kesehatan.
3. Dokumen yang diperlukan dalam proses clearance in:
- Crew list
- Ship particular
- Cargo manifest
- Original ship certificates
- Departure Port clearance certificate (dari pelabuhan pemberangkatn kapal)
- Passport
- Buku pelaut ABK
- Bonded store
- Crew effect declaration
- Passanger list
- Nil list
- Ship inventory list
- Arrival Ship condition (ROB Arrival)
4. Cara memastikan bahwa dokumen yang diperlukan dalam proses clearance in
terpenuhi dengan lengkap, sehinga proses clearn in berjlan dengan lancer:
- Agen memberikan informasi kepada pihak kapal by email untuk
mempersiapkan kelengkapan dokumen yang diperlukan di pelabuhan tempat
bersandarnya kapal.
- Email dikirimkan maksimal 1x24 sebelum kapal tiba sudah dikirimkan kepada
pihak kapal.
- Setlah kapal tiba pihak egen akan mengecek ulang dan mengambil
kelengkapan dokumen untuk proses clearance in.

5. Cara mengisi formulir Ship Shore Safety Checklist dengan tepat:

- Diisi sesuai dengan data dan kondisi kapal.
- Dipastikan tidak ada yang terlewat dalam mengisi forulir Ship Shore Safety
Checklist.
- Dipastikan sebelum kapal tiba ceklist sudah lengkap terisi.
- Meneliti ulang hasil pengisian form Ship Shore Safety Checklist sebelum
diserahkan
6. Memastikan kebenaran akan dokumen untuk proses kapal sandar:
- Memberikan informasi terlebih dahulu keada pihakkaapl mengenai dokumen
apa saja yang nanti akan diperlukan dalam proses sandarnya kapal di
pelabuhan tujuan ( tempat agen memberikan pelayanan sandarnya kapal)
- Setalh dokumen diterima, pihak agen akan mnegcek ulang kelengkapan dari
dokuken yang diminta untuk sela jurtnya akan mengurus proses sandarnya
kapal

7. Dokumen yang dipersiapkan agen dalam kegiatan pemberangkatan/ clearance out

kapal:
- Crew list
- Departure Cargo manifest
- Original ship certificates
- Passport
- Buku pelaut ABK
- Passanger list
- Departure Ship condition (ROB Departure)

8. Cara memastikan bahwa dokumen yang diperlukan dalam proses clearance out
terpenuhi dengan lengkap, sehinga proses clearn out berjalan dengan lancer:
 - Menjaga komunikasi yang intens antara pihak agen dengan pihak kapal
menganai lama kegiatan bongkar/muat.
- Mengikuti perkembangan kegiatan bongar/ muat atas kapal yang diageni.
- Mengecek ulang kelengkapan dokumen apda saat penyerahan kepada pihak
kapal

9. Dokumen yang harus dilengkapi ketika kapal akan melakukan kegiatan pelayaran:
1. Certificate of Register (Surat Tanda Kebangsaan Kapal)
2. Seaworthy Certificate (Sertifikat Kelayakan)
3. Safety Certificate (Sertifikat Keamanan)
4. Deratting certificate (Sertifikat Bebas Tikus)
5. Surat Daftar Awak Kapal
6. Bill of Health (Surat Kesehatan)
7. Load Line Certificate (Sertifikat Lambung Timbul)
8. Mee Tebrief atau Surat Ukur
9. Dangerous goods manifest or stowage plan
10. Cargo ship construction certificate.

10. Respon perusahaan keagenan ketika mendapatkan Shipping Istruction (S.I):

Setelah mendapakan Shipping Instruction dari principal, maka pihak keagenan segera
berkoordinasi dengan:
 PT. Pelindo sebagai operator di pelabuhan yang mneyelenggarakan kegaiatan
kepelabuhanan dengan memberikan informasi dan dokumen tarkian kedatangan
kapal,
 Kantor keseatan pelabuhan untuk mendapatkan izin mengenai kondisi kapal
yang akan masuk apakah bebes dari karantina atau belum,
 Kantor otorita pelabuhan setempa selaku regulator dalam kegiatan
kepelabuhanan,
 Pihak PBM dengan memberikan informas terkait kedatangan kapal, khususnya
muatan yang akan di muat atau di bongkar,
 Pihak TKBM terkat penyediaan tenaga kerja bongkar muat.
 Pihak imigrasi terkait dengan kedatangan kapa lasing, dnegn memberikan data
atauinformasi terkait dengan kedatangan orang asing (passport)

11. Tata cara mengarsipkan dokumen secara benar:

1. Membaca dokumen dengan benar terlebih dahulu sebelum diarsipkan
 2. Memastikan dan memeriksa apakah dokumentersebut sudah selesai prosesnya
dan siap untuk diarsipkan
3. Mengindeks dokumen yang akan diarsipkan
4. Menyortir dokumen menurut jenisnya
5. Menyiapkan arsip dokumen

12. Yang dimaksud dengan mutu pelayanan:

Suatu kehandalan, respek dan tanggap akan kebutuhannya, pelayanan harus sesuai
dengan kebutuhan mereka, diberikan dengan cara yang ramah pada waktu mereka
berkunjung.

13. Pelaku kegiatan keagenan kapal menghadapi perdagangan bebas:

Dengan berkembangnya industri pelayaran saat ini, maka kebutuhan layanan pelayaran
akan terus menerus ada. Hal ini memaksa perusahaan keagenan kapal untuk bersaing
mendapatkan pelanggan. Dikarenakan perusahaan keagenan kapal bergerak dibidang
jasa, maka persaingan yang ada, akan dilakukan dengan saling berlomba memberikan
layanan yang memuaskan kepada konsumen dan memberikan informasi melalui
komunikasi interpersonal kepada Kualitas Pelayanan Jasa Keagenan Kapal. Layanan pada
perusahaan keagenan kapal akan menentukan apakah perusahaan tersebut mampu
bersaing di pasar global atau tidak. Syarat sederhana yang harus dipenuhi oleh
perusahaan keagenan kapal adalah kemampuan perusahaan tersebut dalam
menyediakan jasa sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan.

14. Bagi sebagian pebisnis, menembus pasar luar negeri terkesan sangat sulit. Namun
bukan berarti hal tersebut tidak dapat dilakukan. Strategi yan dilakukan dalam
memberikan informasi kepada luar negeri mengeai produk (usaha keagenen kapla)
yang anda jalankan adalah:
 Menggali pengetahuan tentang pasar yang akan dituju atau market intelligence.
Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan survei pasar
untuk mendapatkan data mengenai kondisi pasar, produk sejenis di pasaran,
harga kompetitor, mutu pelayanan, dan lainnya.
 Memperhatikan kualitas layanan keagenan kapal dan memastikan bahwa produk
telah memenuhi standarisasi internasional sebelum melakukan pemasaran ke
laur negeri. Standarisasi internasional dapat menjadi cara untuk menyesuaikan
produk (pelayanan keagenan kapal) yang akan dijual kepada dunia luar.
 Memberikan iformasi megenai perusahaan di link resmi seperti linkedin.
 Memassang profil perusaahaan pada web sehingga dengan mudah dapat diakses
oleh pasar internasional.