MONITORING PERSEDIAAN BARANG CETAKAN DAN ATK

MELALUI APLIKASI ONLINE

DENY SETIADI BASRI

098374125

BSM KCP BANDUNG SETIABUDI

PROJECT ASSIGNMENT REPORT

OFFICER DEVELOPMENT PROGRAM

PT BANK SYARIAH MANDIRI

2013
 TAHAP I

LATAR BELAKANG

Sejalan dengan perkembangan BSM yang dari tahun ke tahun semakin meningkat,
BSM telah menjadi salah satu Bank Umum Syariah yang disegani. Hal tersebut dibuktikan
dengan total aset yang telah dimiliki BSM pada tahun 2012 sebesar Rp54.24 triliun. Dengan
aset yang terus meningkat BSM optimis dapat menempati posisi Top 10 bank diantara Bank
komersial yang ada di Indonesia.
Peningkatan aset tersebut juga harus sejalan dengan penerapan aturan-aturan
dengan baik, pengendalian biaya-biaya operasional secara efektif dan efisien serta
dilaksanakan kegiatan stock opname dengan baik sehingga hal-hal dapat menghindarkan
BSM dari kerugian-kerugian yang bersifat keuangan maupun non keuangan.
Untuk dapat melaksanakan kegiatan stock opname dengan baik, maka penulis yang
menempati jabatan sebagai Operational Officer sejak awal tahun 2012 mempunyai job des
yaitu:
1. Mengendalikan biaya operasional
2. Memastikan terlaksananya Standar Layanan Nasabah
3. Administrasi Pembiayaan
4. Monitoring General Affair (Umum)
5. Pengadministrasian Kepegawaian
6. Laporan Eksternal dan Internal
7. Pendidikan dan Pengembangan Pegawai

Berdasarkan job des diatas bahwa pokok permasalahan yang harus menjadi perhatian
di KCP Bandung Setiabudi adalah Monitoring General Affair (Umum).
 TAHAP II

PENENTUAN MASALAH PRIORITAS

Berdasarkan latar belakang pada uraian diatas, maka perlu dirinci kembali hal-hal yang
terdapat pada job des diatas agar dapat ditentukan prioritas masalah yang harus diperbaiki.
Adapun rincian tersebut yaitu:

•Menjaga Biaya Listrik,Air,Telpon Tetap Terjaga

Mengendalikan Biaya dan Efisien
Operasional •Menjaga Biaya Belanja Kebutuhan
Operasional Tetap Efektif dan Efisien

•Tercapainya Standar Layanan MRI

Memastikan Terlaksananya
Standar Layanan Cabang •Memberikan Layanan Secara optimal Kepada
Nasabah

•Memastikan Proses Pencairan telah Sesuai

Dengan SOP
Administrasi Pembiayaan
•Menjaga Kerapihan dan Keamanan Dokumen
Pembiayaan

•Pemeliharaan sarana dan prasarana

•Pengarsipan perlindungan dan Inventaris
Monitoring General Affair
Kantor
(Umum)
•Monitoring Stock Opname ATK dan Barang
Cetakan

•Rekap Gaji Pegawai

•Cuti Pegawai
Pengadminstrasian •Lembur
Kepegawaian •Surat Perintah Jalan
•Dorsir Pegawai

•Laporan Bank Umum Syariah (LBUS)

Laporan Eksternal dan
•Pajak
internal
•Laporan SID
 Pendidikan dan •Coaching dan Training
Pengembangan pegawai •Promosi dan Rotasi

Berdasarkan data dan praktek di lapangan, penulis melihat permasalahan terjadi pada
monitoring stock opname ATK dan Barang Cetakan, dimana perlunya suatu sistem dan cara
yang baik untuk dilakukannya proses stock opname, dimana sistem tersebut dapat
membantu cabang didalam menjaga ketersediaan barang, biaya serta memberikan data
yang akurat terhadap kondisi yang sebenarnya.

Alur Monitoring Stock Opname

Rekap
Jumlah
Nama Sisa Harga Barang Barang Harga Sisa
Barang
barang Barang Perolehan Keluar Masuk Perolehan Barang
dan
Harga

Pada gambar diatas dapat kita lihat bahwa permasalahan pada proses stock opname
adalah pada tahap rekap jumlah barang dan harga.
 TAHAP III
PENENTUAN TARGET

Dengan ditemukannya permasalahan diatas, maka penulis melalui Project Assigment ini
ingin melakukan Perbaikan dan Peningkatan Monitoring Stock Opname ATK dan
Barang Cetakan yang dari manual menjadi sistematis melalui aplikasi Stock Opname
Online. Dimana aplikasi ini nantinya dapat digunakan untuk penginputan barang-barang
ATK dan Cetakan serta berikut dengan harga perolehan dari setiap barang tersebut. Melalui
aplikasi ini juga petugas Back Office (BO) nantinya dapat mengetahui dengan mudah
berapa jumlah sisa barang ATK dan Cetakan sehingga dapat menyesuaikan berapa barang
yang dibutuhkan, serta pada akhir bulan BO dapat melihat berapa penyusutan yang harus
dilakukan untuk menyamakan total nilai barang yang riil dengan yang ada di General Ledger
(GL). Adapun aplikasi ini akan mulai diuji coba pada awal minggu ke-3 di bulan Juni 2013
sehingga pada minggu ke-4 di bulan Juli 2013 aplikasi ini sudah dapat dipergunakan secara
tetap.

BAB IV

PENENTUAN AKAR PENYEBAB MASALAH (Root Cause)

Tidak berjalannya dengan baik sistem stock opname yang dilakukan pada saat
sekarang ini bisa disebabkan oleh beberapa faktor. Dengan tidak berjalannya dengan baik
stock opname yang dilakukan hal tersebut dapat menyebabkan kurang akurat dan tidak
sesuainya jumlah barang riil yang ada dengan yang ada disistem sehingga menghasilkan
data yang tidak akurat bagi cabang. Untuk dapat mengetahui dimana letak akar masalahnya
ada baiknya penulis mencoba untuk merinci setiap komponen yang ada melalui metode
Fishbone dan 5M yaitu:

1. Methode 4. Money
2. Material 5. Machine
3. Man
FISHBONE TOOL dan 5M

M-ETHODE M-ATERIAL
M-AN
Ketersediaan
Barang tidak
Pengajuan barang terjaga
cetakan dan ATK
Kurangnya
tidak tercatat
pengetahuan

Perekapan Teknis Stock

Persediaan Monitoring Opname
Barang Kurang tidak
Cetakan efektif berjalan
baik Tidak
Dan ATK BO
Terbatasnya melakukan
Memakan merangkap
Ruang Perekapan
Waktu Admin &
penyimpanan dengan
lama SDI baik

Sistem
Biaya yang Monitoring
dikeluarkan yang
tidak kurang
sesuai efektif
dengan
kebutuhan Persediaan Monitoring
yang yang
menumpuk dilakukan
kurang
maksimal ROOT COUSE
dikarenakan
tidak
M-ONEY M-ACHINE adanya
Aplikasi
Monitoring

Dari proses penentuan akar masalah diatas, dapat diketahui beberapa permasalahan
yang terjadi yaitu sebagai berikut:

1. Pelaksanaan stock opname persediaan barang cetakan dan ATK yang dilakukan saat ini
kurang efektif dan efesien,karena masih membutuhkan waktu yang lama dan kurang
adanya informasi yang akurat yang dapat diakses kapan saja.
2. Kurang baiknya proses stock opname yang dilakukan saat ini telah menghasilkan
laporan yang kurang akurat juga sehingga tidak mencerminkan kondisi yang sebenarnya
akan keadaan persediaan barang cetakan dan ATK KCP Bandung Setiabudi. Untuk itu
diperlukannya suatu sistem Tools Monitoring yang efektif dan efisien sehingga dapat
menghasilkan suatu output yang baik.
 BAB V
RENCANA PENANGGULANGAN

Berdasarkan permasalahan diatas, maka untuk mencapai target yang telah ditetapkan
penulis mempunyai rencana penanggulangan dengan telah mempertimbangkan berbagai
aspek baik itu yang mempunyai dampak tinggi maupun rendah bagi unit kerja dengan tidak
lupa juga mempertimbangkan dari segi biaya yang akan dikeluarkan.
Adapun rencana penanggulangan yang akan menjadi fokus penulis jika dilihat dari
sistem rekap dan monitoring persediaan barang cetakan dan ATK yang saat ini masih
manual dapat menimbulkan adanya ketidak sesuaian antara jumlah barang yang
mempunyai harga perolehan dengan total harga perolehan yang ada di sistem T24 yaitu
tepatnya GL persediaan barang cetakan dan ATK, biaya yang ditimbulkan dari ketidak
sesuaian tersebut juga akan menjadi tidak efisien dimana apabila petugas BO tidak
mengetahui berapa jumlah sisa barang yang ada digudang maka tidak menutup
kemungkinan Bo akan kembali memesan barang tersebut dan pemesanan barang tersebut
tidak melihat kondisi kebutuhan unit kerja, dan dibutuhkan waktu yang cukup lama juga
untuk dilakukannya rekap setiap bulannya. Akan tetapi dengan adanya Aplikasi Monitoring
Barang Cetakan dan ATK maka bisa dipastikan risiko yang timbul akan sangat rendah dan
tentu dengan biaya yang rendah juga, sehingga hal tersebut dapat memberikan kemudahan
bagi BO untuk melakukan stock opname dan monitoring persediaan barang cetakan dan
ATK serta BO juga dapat mengetahui kebutuhan cabang.

Rencana penanggulangan ini dapat dipergunakan sehingga dapat memberikan

kemudahan bagi BO untuk melakukan stock opname dan monitoring persediaan barang
cetakan dan ATK. Untuk itu penulis akan membuat tabel yang memberikan gambaran
dampak,risiko dan biaya yang ditimbulkan.

Tabel. 1 Ide Perbaikan Monitoring Persediaan Barang Cetakan Dan ATK

No Ide Perbaikan Dampak Biaya Risiko

Menggunakan stock opname
1 Rendah Tinggi Tinggi
dan Monitoring yang manual
Menggunakan Aplikasi
2 Monitoring Persediaan Barang Tinggi Rendah Rendah
Cetakan dan ATK
Dari tabel 1. Maka yang menjadi rencana penanggulangan adalah dengan membuat
Aplikasi Monitoring Persediaan Barang Cetakan dan ATK Online.
 Untuk dapat mewujudkan ide tersebut maka penulis menyiapkan langkah-langkah
pelaksanaannya dengan melakukan koordinasi dengan pegawai lainnya yang ada
hubungannya dengan job des penulis sebagai Operation Officer yang membawahi:

1. Pelaksana Back Office

2. Teller
3. Costumer Service

dengan sumber daya manusia yang ada penulis mencoba untuk melakukan stock opname
persediaan barang cetakan dan ATK. Setelah mendapatkan hasil stock opname yang valid
maka penulis mencoba untuk berkoordinasi juga dengan bagian IT kantor cabang utama,hal
ini penulis lakukan karena penulis mempunyai keterbatasan ilmu di bidang informasi dan
teknologi sehingga untuk membuat aplikasi di komputer penulis membutuhkan bantuan dari
bagian IT yang ada di cabang utama agar ide dan gagasan penulis dapat terwujud.

Action Plan

No Langkah Pelaksanaan Pelaksanaan Hasil

1 Penulis, BO dan OB melakukan Minggu III Juni 2013 Terlaksana
stock opname persediaan barang
cetakan dan alat tulis kantor
2 Penulis dan Petugas BO membuat Minggu IV Juni 2013 Terlaksana
bentuk rekap dan monitoring yang
dibutuhkan
3 IT membaca bentuk rekap dan Minggu IV Juni 2013 Terlaksana
monitoring yang dibutuhkan BO
serta membuat ide software
aplikasinya
4 Membuat Aplikasi Monitoring barang Minggu I Juli 2013 Terlaksana
cetakan dan ATK
5 Pengaplikasian system aplikasi Minggu III Juli 2013 Evaluasi
 BAB VI

PELAKSANAAN PENANGGULANGAN

Pelaksanaan penanggulangan yang dilakukan penulis yaitu penulis selalu berkoordinasi

dengan bagian information technology (IT) dan BO pada tahap uji coba untuk memastikan
aplikasi yang dibuat telah sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya. Penulis
pada tahap simulasi selalu memastikan petugas BO telah melakukan penginputan ke dalam
aplikasi setiap harinya apabila ada barang yang masuk ataupun keluar,sehingga penulis
sebagai Operation Officer dapat mengetahui berapa sisa barang yang ada di gudang dan
dapat menentukan jenis dan jumlah barang apa yang dibutuhkan KCP.

Penulis sebagai Operation Officer selalu memastikan petugas BO selaku penanggung

jawab terhadap penggunaan aplikasi tersebut agar secara konsisten dapat mempergunakan
dan memanfaatkan aplikasi monitoring tersebut guna mendapatkan hasil yang terbaik.

Adapun hasil dari uji coba aplikasi monitoring berjalan dengan baik,dimana BO telah
dapat dengan mudah melakukan stock opname dan monitoring persediaan barang cetakan
dan ATK. Kegiatan tersebut juga telah mempersingkat waktu BO didalam melakukan proses
monitoring. Dengan adanya aplikasi ini penulis juga dapat dengan mudah melakukan
proses monitoring terkait biaya yang dikeluarkan untuk pembelian barang,penulis juga
selaku Operation Officer dapat memperkirakan barang-barang apa saja yang harus dijaga
ketersediaannya guna menjaga agar kegiatan operasional tetap berjalan dengan baik.

BAB VII

EVALUASI HASIL

Adapun hasil dari pelaksanaan aplikasi yang telah dilakukan alangkah baiknya untuk
dievaluasi hasil dari aplikasi tersebut, evaluasi dilakukan agar kita dapat mengetahui
seberapa jauh aplikasi yang telah digunakan telah memberikan hasil secara maksimal atau
masih harus dilakukan perbaikan-perbaikan. Berkaitan dengan rencana dan pelaksanaan
penangulangan yang sudah direalisasikan,maka ada beberapa hal yang dapat dijadikan
bahan evaluasi agar aplikasi dapat memberikan hasil yang lebih maksimal, yaitu:

1. Bagian Information Technology (IT) melakukan penyempurnaan tampilan agar lebih

menarik dan dapat mempermudah BO didalam melakukan penginputan dan
monitoring.
2. Bagian Back Office (BO) sebagai petugas yang melakukan penginputan data
persediaan barang cetakan dan ATK diharuskan secara konsisten untuk melakukan
 penginputan, penulis sebagai Operation Officer harus melakukan monitoring
terhadap penginputan dan ketersediaan barang yang ada agar berjalan dengan
baik.

BAB VIII
REKOMENDASI STANDARISASI

Melalui Project Assignment (PA) yang telah penulis aplikasikan di KCP Bandung
Setiabudi mudah-mudahan juga dapat dipergunakan oleh Unit kerja yang lain atau
distandarisasikan agar dapat memberikan kemudahan dan kemajuan bagi BSM. Adapun
hal-hal yang dapat dijadikan latar belakang kenapa aplikasi ini baik untuk
distandarisasikan,antara lain:

1. Masih banyaknya kendala yang dialami cabang didalam melakukan rekapan

persediaan barang cetakan dan ATK, dimana hal ini harus adanya catatan yang baik
agar BO dapat melakukan proses stock opname dengan baik.
2. Jumlah sisa barang persediaan yang ada digudang mempunyai jumlah harga
perolehan yang tidak sesuai dengan jumlah saldo yang ada disistem T24,hal ini
menyebabkan data yang ada tidak menunjukkan kondisi yang sebenarnya.
3. Memberikan kemudahan bagi cabang untuk dapat memonitor ketersediaan jumlah
barang persediaan dan biaya yang dikeluarkan dapat seefektif dan seefisien
mungkin.

Untuk menjaga hal-hal tersebut dapat terus terjaga penulis akan secara konsisten untuk
mempergunakan aplikasi ini,dengan tidak lupa untuk mengajak teman-teman diunit kerja
lain turut serta untuk menggunakan aplikasi ini, agar dapat memberikan kemudahan dan
kemajuan bagi para BO untuk dapat bekerja seefektif dan seefisien mungkin demi
medapatkan hasil yang terbaik.

© 2013.

Project Assignment Report

Officer Development Program

Deny Setiadi Basri/098354125

KCP Bandung Setiabudi

Lampiran-Lampiran

A. Informasi Program
 Bahasa Pemograman
Bahasa pemograman web yaitu PHP 5.5 dan HTML.
Software/editor aplikasi yaitu macromedia dreamwaver 8
 Database
Database Versi : MySQL Versi 5.0.18
 Storage
Aplikasi tersebut kami simpan di satu computer yang berada di server yang
dikhususkan untuk aplikasi-aplikasi web pendukung kebutuhan di cabang
seperti Register Surat Masuk/Keluar.
 Penggunaan
Aplikasi hanya bisa diakses melalui jaringan intranet kcp setiabudi dan
tidak bisa diakses diluar jaringan kcp setiabudi dengan menggunakan
browser mozila/ internet explorer.
 Untuk dapat mengakses aplikasi tersebut BO atau OO hanya tinggal
mengakses komputer yang berada di server dengan mengetik alamat
http://.../atk (alamat web cabang).
B. Lampiran Aplikasi
I. Menu Login
II. Tampilan setelah Login

 Nama barang,jumlah barang,satuan barang,barang keluar,barang masuk,sisa

barang,harga perolehan,penyusuta dan total perolehan akan terilihat

III. Pemilihan Jenis Barang Persediaan

 Kita dapat memilih jenis barang persediaan yang ingin dtampilkan. Dalam hal ini
ada 2 jenis barang persediaan, yaitu Persediaan Barang Cetakan dan ATK.
IV. Menu Penambahan dan Pengurangan Barang

 Menu ini digunakan apabila ada barang yang masuk atau keluar,untuk
menggunan menu ini harus terlebih memilih jenis barang persediaan apakah itu
barang cetakan atau atk.

 Semua tabel pada menu tambahan harus diisi detail mungkin. Setelah dilakukan
penginputan kemudian klik tombol simpan.
V. Menu Update Saldo Sistem

 Menu Sistem digunakan apabila hendak mengupdate saldo,dimana hal ini kita
update apabila saldo pada sistem T24 berbeda dengan saldo jumlah barang
yang ada aplikasi.

 Saldo sistem untuk jenis barang cetakan dan ATK dapat di update pada menu
ini. Klik simpan untuk menyimpan hasil inputan atau klik batal untuk
membatalkan penginputan
VI. Menu Cari

 Menu ini digunakan apabila ingin mencari secara cepat nama barang tertentu.
Ketik nama barang yang ingin dicari kemudian klik cari.
VII. Tampilan Saldo

 Dapat terlihat total harga perolehan yang ada dan saldo pada sistem T24,jika
ada selisih maka kita akan terlihat pada tabel selisih. Tabel selisih ini dapat kita
gunakan sebagai acuan untuk dilakukannya penyusutan guna menyamakan
saldo total perolehan dengan saldo yang ada pada sistem T24.