6) - Lili Satari (TI) 135 - 160
6) - Lili Satari (TI) 135 - 160
INFOMATEK
Volume 10 Nomor 2 Juni 2008
Abstrak : Setiap industri, termasuk industri manufaktur, secara operasional berkepentingan terhadap efektivitas
dan efisiensi dari rentetan proses operasinya yang secara bertahap merubah bahan mentah menjadi barang
jadi atau setengah jadi. Hal ini erat hubungannya dengan tindak pengaturan work loads dari semua work stands
dan pengendalian seluruh proses operasinya di lapangan. Secara operasional, tindak pengaturan dan
pengendalian work loads merupakan deskripsi tugas fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi atau
Production Planning and Control. Deskripsi ini menegaskan bahwa fungsi Perencanaan dan Pengendalian
Produksi tidak semata merencanakan kapan job orders diturunkan serta mengendalikan selama proses
operasinya saja, namun berperan pula dalam masalah efektivitas dan efisiensi atau produktivitas dari seluruh
production processes tersebut. Bagaimana fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi berkontribusi
terhadap produktivitas organisasi kerja, dan sekaligus mengendalikan performansi serta mengamankan
delivery commitment perusahaan, diperlukan pemahaman atas aktivitas seluruh sub-fungsinya dan dibahas
dalam makalah ini, yang terdiri dari : Production Planning & Routing ; Production Scheduling ; Dispatching ;
Progress Control ; dan Material Control.
Kata kunci : Efektivitas, efisiensi, perencanaan dan pengendalian produksi, produktivitas, performansi,
komitmen
135
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
136
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
(tidak baik); bila “no go”, apakah output (WIP) dispatching-nya dalam melaksanakan transfer
tersebut dalam kondisi “defect” (“cacat” yang WIP dari semua single parts secara tepat waktu
masih memungkinkan untuk diperbaiki atau ke assembly work station.
repairable) atau “reject” (“cacat” yang
Dalam upaya memenuhi waktu standar operasi
melampaui ambang toleransi dan harus ditolak
dan skedul produksi, dan bahkan upaya
dan disisihkan dari proses operasi) ? (c) Apabila
memenuhi komitmen product delivery,
operasi kerja dari WIP mengalami hambatan
karenanya dapat dipahami bahwa disamping
karena berbagai kemungkinan yang
peran direct operators yang bertugas
mengakibatkan estimated operation time atau
mentransformasi raw materials menjadi single
waktu standar operasi menjadi sliding, apakah
parts atau barang setengah jadi (semi finished
corrective action (langkah koreksi operasi
products) ataupun menjadi barang jadi (finished
namun skedul produksi tetap dapat terpenuhi)
products) yang masing-masing merupakan
yang dilakukan oleh fungsionaris PPC masih
outputs yang telah memiliki nilai tambah (value
mampu memenuhi batas ECD (estimated
added) secara ekonomi, betapa pentingnya
completion date); atau harus dilakukan recovery
fungsi dan peran para fungsionaris PPC di
planning atau bahkan dilakukan re-scheduling ?
lapangan dalam mengamankan setiap menit
Artinya, apakah operator berikutnya yang
dari waktu operasi kerja, termasuk setiap menit
bertugas untuk melakukan proses lanjut
transfer time dari satu work station ke work
pengerjaan output (WIP) tadi dapat memulainya
station lainnya, dari satu work stand ke work
tepat waktu sesuai schedule atau tidak, sangat
stand lainnya, di lapangan sesuai urutan operasi
tergantung dari kondisi output (WIP) yang
kerja yang telah ditentukan oleh Production
dihasilkan oleh operator sebelumnya serta
Planning.
peran fungsionaris PPC dalam WIP’s treatment
tersebut; atau harus dibuat schedule baru ?
II. TERMINOLOGI, ORGANISASI DAN
Demikian pula halnya bila yang dikerjakan
AKTIVITAS POKOK PPC
adalah satu bagian (single part) dari suatu
“Perencanaan Dan Pengendalian Produksi”
komponen utuh (satu bagian besar dari suatu
secara teoritis maupun empiris dikenal dengan
produk), yang proses lanjutnya adalah perakitan
sebutan yang bervariasi, seperti “Production
atau assembly dengan single parts lainnya,
Planning and Control”, “Production Planning”,
maka operator berikutnya yang bertugas
“Production Control”, atau “Production Planning
melakukan perakitanpun sangat tergantung
and Inventory Control”, dsb. Bahkan penulis
pada outputs (WIP) atau semua single parts
sempat menemukan adanya industri pesawat
tadi, serta peran PPC melalui fungsionaris
terbang di salah satu negara di Eropah yang
137
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
138
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
139
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
Secara sederhana, hubungan “inputs – feedback dan quality control, diperlihatkan pada
production process – outputs”, termasuk Gambar 3–1 di bawah.
Gambar 1
Hubungan Inputs – Production Process – Outputs
Demikianlah bila kita mendengar ungkapan dimiliki fungsi-fungsi lainnya. Hal ini bukan tanpa
“produksi”, maka yang pertama terbetik adalah alasan. Profits adalah sangat penting dan utama
kandungan proses operasi yang melekat di bagi perusahaan, dan profits dihasilkan melalui
dalamnya. Berkaitan dengan proses operasinya, penjualan produk perusahaan yang memenuhi
“produksi” dalam literatur maupun berbagai persyaratan. Semakin banyak produk
penggunaannya secara empiris di lapangan perusahaan terjual, semakin tinggi pula profits
tidak jarang ditemukan berpasangan dengan perusahaan dihasilkan; jadi wajar bila profits
terminologi “sistem”, yakni “sistem produksi” mejadi sasaran utama perusahaan. Karenanya
(production system). guna mendukung sasaran tersebut, maka
sedapat mungkin perusahaan dapat
Secara teoritis maupun empiris fungsi produksi menghasilkan outputs (produk) yang juga besar
kerap ditemukan berdiri sendiri sebagai satu dalam jumlah, unggul dalam kualitas dan
unit, departemen, divisi, direktorat dan lain kompetitif dalam harga. Demikianlah mengapa
sebagainya yang merupakan salah satu fungsi ditinjau dari aspek tenaga kerja (TK), di sektor
utama dalam suatu struktur organisasi kerja, produksi TK langsung (direct workers) umumnya
sejajar dengan fungsi-fungsi utama lainnya di menempatil porsi terbesar dalam organisasi
dalam perusahaan. Demikianpun umumnya bagi manufaktur. Sedangkan jumlah TK tidak
industri manufaktur, tenaga kerja produksi langsung (indirect workers), termasuk TK
adalah terbesar dibandingkan dengan yang administrasi dan pendukung lainnya, jauh lebih
140
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
kecil guna mengendalikan biaya overheads produksi dan komitmen product delivery kepada
seminimal mungkin. Masalah TK berkaitan pula customers yang tertuang dalam production
dengan fasilitas produksi yang digunakan schedule dan merupakan komitmen semua
sebagai alat bantu tenaga kerja dalam aktifitas fungsi terkait di dalam perusahaan, dapat
operasionalnya di lapangan, baik di permesinan dipenuhi tepat waktu. Hampir dapat dipastikan
maupun non-permesinan. Akan tetapi, kendati bahwa manajemen tidak dapat memberikan
terdapat hubungan langsung antara tenaga toleransi atas setiap keterlambatan terhadap
kerja secara kuantitatif dengan besaran outputs jadwal “penyerahan” produk yang telah menjadi
atau produk yang dihasilkan, untuk komitmen perusahaan terhadap pelanggan.
meningkatkan outputs perusahaan tidak Risiko dari setiap keterlambatan delivery bukan
selamanya harus melalui pendekatan hanya dapat berakibat adanya penalty atau
meningkatkan jumlah tenaga kerja. Dalam denda secara finansial terhadap perusahaan
konteks inilah konsep produktivfitas berperan yang umumnya telah diatur dan disepakati
yang perlu dipahami serta dihayati setiap saat melalui kontrak atau perjanjian jual beli saja,
oleh semua fungsi, tidak terkecuali fungsi PPC. tetapi juga dapat berakibat berkurangnya
bahkan hilangnya kepercayaan pelanggan
Apabila di dalam suatu perusahaan, “produksi”
terhadap perusahaan. Terlebih dalam era
merupakan satu unit yang berdiri sendiri, maka
persaingan global dewasa ini yang lebih dikenal
PPC umumnya merupakan salah satu fungsi
sebagai sebutan era “time-based competition”.
penting dari unit produksi, dan merupakan “urat
Persetujuan pelanggan / konsumen terhadap
nadi” yang mendukung kelancaran aliran works
harga dan mutu barang yang dipesan umumnya
in process (WIP). Dalam konteks ini, sekalipun
tidak terlepas dari pertimbangan kebutuhan atau
fungsi PPC tidak memiliki garis komando
waktu, kapan product delivery dapat sampai ke
terhadap tenaga kerja langsung di lapangan,
alamat dan diterima pemesannya.
namun atas pertimbangan tugas, tanggung
jawab dan wewenang fungsionalnya yang Atas pertimbangan hal-hal tersebut di muka,
demikian penting, maka “suara” para staf atau maka persyaratan kerja bagi para fungsionaris
anggota PPC yang berkaitan dengan aktifitas PPC-pun relatif ketat, tidak hanya dituntut untuk
operasional di lapangan cukup memiliki “alasan” memiliki wawasan engineering dan / atau
maupun “wibawa” untuk didengar dan diikuti produksi serta pengalaman yang mendukung
oleh para operators ataupun para staf dari saja, tetapi juga mampu berkomunikasi dengan
fungsi-fungsi lainnya di dalam perusahaan. baik dan fleksibel, memiliki budaya dan disiplin
Mengapa, karena tanggung jawab yang paling kerja yang tinggi serta smart dan kreatif dalam
utama PPC yakni mengupayakan setiap target mencari alternatif solusi manakala produksi
141
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
menghadapi masalah karena berbagai sebab. produce is of little value if there is no market for
Persyaratan profesionalisme demikian, biasanya the product. Having the finances and a market
tercermin pada job specifications dari setiap for a product is of little value if one cannot
tugas atau jabatan dari perushaan dengan provide the product. The ability to produce a
tingkat kompetisi yang tinggi. Hal ini tentunya product and a market for the product are not
berlaku pula bagi para fungsionaris lainnya dari sufficient if one does not have the necessary
perusahaan. capital to employ personnel, obtain facilities and
supplies, and put the other capabilities into
Fungsi operation yang disebut juga sebagai
action” [2].
fungsi production, adalah satu fungsi utama dari
the three primary functions di dalam bisnis; dua
fungsi utama lainnya adalah finance dan
marketing [2]. Meskipun finance dan marketing,
Finance Production
bukan bagian dari topik bahasan tulisan ini,
namun sebaiknya dapat pula dimengerti
mengapa ketiganya “bersinggungan” dan
“terintegrasi”, serta dicermati pula apa yang
penting dibalik konsep integrasi dari ketiga Marketing
primary functions tersebut. Perhatikan pula
pengertian dasar dari produktivitas yang secara
umum menerangkan derajat efektifitas
Gambar 2
hubungan antara input dan output. Tergantung
Interaksi Antar Fungsi Dalam Oerganisasi
dari visi, misi, kondisi lingkungan yang dihadapi
perusahaan, serta pertimbangan tailor-made, Dalam sistem produksi, setiap proses
fungsi-fungsi lain selain dari the three primary manufaktur dipandang sebagai suatu proses
fuctions, bisa saja dimiliki oleh organisasi penambahan nilai (value–added process). Jadi
perusahaan, seperti : research & development, setiap dilakukan tahapan konversi terhadap
engineering, human resources, dlsb. bahan baku (dengan biaya tertentu), maka
akan terjadi penambahan nilai terhadap
Interelasi dari tiga primary functions yang
bahan baku tersebut. Manakala seluruh proses
memiliki ketergantungan satu sama lain tersebut
“nilai tambah” selesai dilaksanakan, maka suatu
digambarkan seperti tampak pada Gambar 3.2
produk telah siap (untuk dipasarkan atau
di bawah, dengan penjelasan sebagai berikut :
diserahkan kepada konsumen). Seiring dengan
“Having the financial resources and the ability to
142
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
hal tersebut, agar perusahaan kompetitif, maka output akhir dari semua rentetan proses operasi
proses konversi bahan baku harus memenuhi itulah yang disebut finished product. Akan tetapi
sasaran sebagai berikut, Sipper [4] : apabila output akhir dari suatu manufacturing
(1) Quality : The product must have superb plant terdiri dari sejumlah component besar,
quality -- equal to or better than its umpama pesawat terbang, yang terdiri dari
competitors. ribuan DPM (detail parts manufacturing) yang
(2) Cost : The cost of the product must be melalui operasi perakitan di sejumlah sub-
lower than the competition. assembly plants atau production lines
(3) Time : The product must be delivered to membentuk sejumlah komponen besar seperti
the customer on time, every time. fuselage (badan pesawat), wing, horizontal
stabilizer, vertical stabilizer / rudder, aileron,
Dalam praktek, Quality, Cost, dan Time tersebut
flap, tail unit, pilot door, passenger door, ramp
kerap ditemukan dengan ungkapan : Quality,
door, window, dsb., maka output akhir dari
Cost, dan Delivery atau disingkat “Q – C – D ”.
operasi kerja di sub-assembly plants atau
Seperti telah diperlihatkan secara sederhana satu jenis atau lebih komponen tertentu (bukan
melalui Gambar 3-1 di muka, produk (product) pesawat utuh). Jadi sebutan “finished product”
merupakan hasil (output) dari suatu proses yang merupakan output akhir di tingkat sub-
produksi atau operasi dimana masukan (input) assembly plant ini baru dalam bentuk
mengalami proses transformasi dengan metode komponen. Dinilai dari output akhir tingkat
tertentu, tergantung dari apa jenis dan perusahaan (pesawat terbang), semua
bagaimana bentuk produk tersebut, serta komponen yang dihasilkan ini baru merupakan
fasilitas produksi apa yang digunakan untuk semi finished products. Untuk proses lanjutnya
menjadi outputs. Suatu output bisa dalam perusahaan, maka semua “finished products”
bentuk single part, sub-assembly part, atau (komponen) dari masing-masing component
semi-assembly component yang disebut assembly plant, atau semi finished products
sebagai final assembly product. Apabila final assembly plant untuk dilakukan tahapan operasi
assembly process dan proses-proses operasi lanjut guna menghasilkan finished products.
lainnya yang masih harus mengikutinya, seperti Kegiatan transfer semua komponen ke final
painting, dan quality inspection, dan sebagainya assembly plant merupakan pula tugas dan
143
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
144
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
dasar proses operasi, bisa pula dalam bentuk dapat terlihat secara visual. Akan tetapi karena
pembuatan parts secara utuh, tergantung pada informasi bersifat intangible, maka untuk
bagaimana kondisi kerja, kapasitas permesinan mengikuti alirannya tidak semudah
maupun tenaga kerja tersedia di lapangan. sebagaimana mengikuti aliran bahan baku.
Penyelesaian setiap operasi kerja on schedule Pada masa-masa sebelumnya, sebelum
harus selalu menjadi prioritas utama tidak hanya teknologi informasi berkembang seperti
bagi para operators pabrik saja, tetapi juga bagi sekarang ini, aliran informasi dianggap namun
para fungsionaris PPC karena keterkaitan dan tampak kurang fokus dan proporsional. Namun
kontribusi langsungnya terhadap produktivitas dewasa ini kehadiran dan kemajuan teknologi
kerja. informasi telah mampu membentuk ulang
keberadaan sistem produksi. Gambar 3 di
Proses manufaktur merupakan bagian
bawah, memperlihatkan bagaimana aliran fisik
terpenting dalam sistem produksi yang proses
bahan baku bergerak secara terintegrasi dari
alirannya terdiri dari dua komponen penting,
supplier menuju sistem produksi, masuk ke raw
yakni : bahan baku (materials) dan informasi
materials inventory, untuk selanjutnya bergerak
(information). Karena bersifat tangible maka
sesuai tahapan proses aliran transformasi
aliran bahan baku selain dapat disentuh juga
bahan baku tersebut [4].
Gambar 3
Aliran Fisik Generik
Bahan baku yang mengalami atau sedang sinilah finished goods atau finished products
menjalani proses transformasi di lapangan itulah tersebut mengalir menuju pelanggan atau
yang umumnya disebut sebagai work-in- customer; terkadang bergerak melalui perantara
process [WIP] inventory, dan terus bergerak seperti pusat-pusat distribusi atau pergudangan.
sesuai tahapan proses pembentukan sampai Dalam praktek di lapangan secara empiris,
akhirnya menjadi finished goods inventory. Dari memungkinkan ditemukan berbagai variasi
145
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
pengelolaan raw materials inventory maupun yang lebih sophisticated dengan jaringan
finished goods inventory. Pertama, keduanya komunikasi “terintegrasi” yang lebih luas, tidak
memungkinkan berada dalam pengelolaan satu terbatas hanya dalam lingkup internal
wadah inventory management. Kedua, perusahaan saja [4].
memungkinkan bahwa finished goods inventory
IV. PRODUCTIVITY
berada dalam pengelolaan fungsi pemasaran
Definisi produktivitas dapat ditemukan dalam
[marketing], sementara raw materials inventory
berbagai bentuk. Ada sementara ahli yang
tetap di bawah inventory management. Ketiga,
mendefinisikan produktivitas sebagai perubahan
memungkinkan pula bahwa sebagian dari raw
biaya tenaga kerja per unit (satuan), atau
materials inventory untuk mendukung
berapa besar biaya produksi untuk setiap item
kebutuhan jangka pendek ataupun sampai
yang dihasilkan. Ahli lain berpandangan bahwa
dengan jangka menengah, serta finished goods
produktivitas adalah nilai produksi (value of
inventory, berada dalam perawatan dan
production) yang dihasilkan atas sejumlah jam
tanggung jawab fungsi produksi. Tidak tertutup
kerja yang dibayar. Rasio ini tidak hanya
kemungkinan masih adanya alternatif atau
menentukan profitabilitas saja, tetapi juga
variasi lain dalam cara mengelola kedua jenis
produktivitas. Walhasil bagaimanapun rumusan
inventoty tersebut, termasuk kemungkinan
definisinya, produktivitas digunakan sebagai alat
diterapkannya konsep Just-in Time (JIT) untuk
atau tolok ukur dalam menentukan apakah
raw materials inventory. Perbedaan utama
suatu perusahaan telah mencapai keberhasilan,
antara organisasi industri yang relatif kecil
Anthony [5].
dengan organisasi berskala besar bukan
terletak pada aliran fisik bahan baku atau benda
Sejalan dengan definisi produktivitas yang dapat
kerjanya, akan tetapi pada aliran informasi dan
ditemukan dalam berbagai bentuk, kita dapat
proses pengambilan keputusan yang dilakukan.
menemukannya dalam bentuk produktivitas
Aktifitas peramalan atau perencanaan produksi
umum, produktivitas parsial, produktivitas total
bagi oragnisasi industri yang relatif kecil
faktor, dan produktivitas total, Sumanth [6].
memungkinkan dilakukan dengan menggunakan
bantuan PC dan software sederhana yang Dalam model umum, pertama produktivitas
mampu mendukung kebutuhan komunikasi yang didefinisikan sebagai output dibagi dengan input
terintegrasi antar fungsi perusahaan secara atau dalam bentuk rumus dituliskan P = O / I.
internal. Namun tidak demikian halnya bagi Jadi produktivitas akan meningkat apabila
organisasi berskala besar yang mungkin dengan input yang sama diperoleh hasil yang
memerlukan dukungan software dan hardware lebih tinggi atau sebaliknya, dengan tingkat hasil
146
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
yang sama dibutuhkan input yang lebih rendah. Bahwa aktivitas direct operators dan / atau para
Kedua, efisiensi erat kaitannya dengan fungsionaris PPC menghasilkan suatu kinerja
produktivitas, dimana produktivitas dirumuskan atau performansi yang “baik”, dalam pengertian
sebagai hasil perkalian antara efisiensi dan “efektif” dan dengan pencapaian tingkat efisiensi
utilitas ( P = Efi x Uti ) ; dan produktivitas adalah atau produktivitas yang relatif lebih tinggi dari
efektivitas dibagi efisiensi ( P = Efe / Efi) [7]. standar, dapat pula dinilai dengan bantuan
David J. Sumanth tidak sepenuhnya setuju pemanfaatan rumus-rumus tersebut di muka.
dengan rumus yang terakhir ini karena dapat
V. FUNCTIONS OF PRODUCTION
menimbulkan “kebingungan”. Alasannya,
PLANNING & CONTROL (FUNGSI-
“indeks produktivitas” adalah suatu nilai angka, FUNGSI PPC)
sedangkan efektivitas tidak. Demikianpun,
Sebelum membahas fungsi-fungsi Production
rumus (terakhir) di muka seakan mendefinisikan
Planning & Control atau PPC yang, atas
suatu pengertian bahwa produktivitas akan
pertimbangan teoritis-empiris dan tailor-made
dapat meningkat dalam kondisi efisiensi yang
organization, tulisan ini membahas 5 fungsi
menurun; hal ini “membingungkan”.
utama PPC, ada baiknya terlebih dahulu
diketengahkan uraian singkat tentang planning
Menururtnya guna menghindari “kebingungan”,
horizon (tingkat-tingkat perencanaan) dan
rumus tersebut dapat dinyatakan sebagai
capacity planning (perencanaan kapasitas).
berikut : Productivity index = f (Efe) / F (efi),
Dengan demikian gambaran dan posisi planning
dimana “f” dan “F” merujuk pada sejumlah
dari Production Planning & Routing sebagai
fungsi [6]. Ketiga, efisiensi didefinisikan
salah satu fungsi utama PPC dan
sebagai doing things right atau terjadi bila
keterkaitannya dengan strategic planning
output tertentu dapat dicapai dengan input yang
lingkup perusahaan dapat diletakkan secara
minimum; serta efektivitas didefinisikan
lebih proporsional.
sebagai doing the right things atau
mendapatkan hasil sesuai dengan yang
5.1 Planning Horizon
diinginkan. Keempat, definisi efisiensi
Sungguhpun planning yang dibahas dalam
dipandang dari sudut penggunaan tenaga kerja
konteks tulisan ini untuk tingkat operasional,
adalah waktu yang sebenarnya digunakan untuk
namun untuk mengetahui benang merah
memproduksi dibagi dengan standar waktu yang
keterkaitan dan pengertian keterpaduannya
telah ditetapkan ( Efi = TA / TS ), atau output
dengan fungsi planning secara umum,
yang dihasilkan dibagi oleh standar output
sebaiknya berangkat dari pengertian tingkat-
yang telah ditetapkan ( Efi = OA / OS )”, Jafar
tingkat perencanaan di dalam perusahaan.
Hafsah [7].
147
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
148
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
tersebut, seperti “Program Directive”; bahkan production plan. Kedua, perencanaan jangka
kemungkinan ada yang lebih melengkapinya sedang yang meliputi kurun waktu sampai
lagi dengan dokumen lain dengan tujuan dengan satu tahun; perencanaan jenis ini
memvisualisasikan sasaran jangka panjang disebut juga perencanaan taktis (tactical
tersebut untuk lebih mudah dilihat setiap saat planning) yang dalam penyusunannya merujuk
diperlukan. Sejauh PPC merupakan bagian pada perencanaan jangka panjang (strategic
penting dari fungsi Produksi, dan pimpinan planning). Ketiga, perencanaan jangka pendek
Produksi adalah salah seorang pimpinan yang disebut juga sebagai operational planning
puncak manajemen perusahaan yang turut atau perencanaan operasional yang
bertanggung jawab dalam memberi andil berkepentingan terhadap pengambilan
pengambilan keputusan strategic planning, keputusan dalam rangka pemenuhan target
maka PPC berkewajiban pula membekali rencana produksi bulanan / mingguan dengan
pimpinan Produksi dengan berbagai informasi merujuk pada tactical planning maupun strategic
mengenai kondisi operasi di lapangan secara planning.
transparan manakala rapat koordinasi
Sipper dan Bulfin, Jr. menyebut tingkat-tingkat
manajemen puncak yang membahas dan
perencanaan di muka sebagai planning horizon,
menentukan strategic planning perusahaan
dan memvisualisasikannya dengan gambaran
diselenggarakan. J. B. Dilworth menyebut
sebagaimana tampak pada Gambar 4 di bawah
strategic planning sebagai general long-range
[4].
plans atau long-term company strategy, namun
dilengkapi pula dengan business plan dan
149
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
dan mungkin berkembang menjadi “sumber setiap pekerjaan (order) baru yang akan
konflik” yang sebenarnya secara murni diterima. Namun demikian, kondisi overload
bersumber dari masalah kapasitas yang sesaat yang mengindikasikan kurangnya
terbatas sebagai akibat perencanaan kapasitas kapasitas produksi, belum dapat dijadikan
yang kurang akurat. Ada peluang untuk sebagai dasar pengambilan keputusan untuk
mendapatkan order produksi dalam kuantitas menambah (investasi) permesinan. Karenanya
besar namun tidak dapat seluruhnya diraih perhitungan cermat kapasitas yang diperlukan
karena kapasitas produksi yang terbatas. Untuk secara agregat dari fasilitas demi fasilitas yang
mendapatkan sebagian dari orderpun dibutuhkan oleh setiap pekerjaan yang
kemungkinan sangat kecil manakala konsumen direncanakan, mutlak dilakukan. Alternatif
merasa tidak nyaman untuk “memecah dilakukannya shifts, offload, outsourcing, atau
pekerjaan” yang akan diorderkan tersebut subkontrak, dan make or buy (terutama bila ada
menjadi beberapa kontrak dengan beberapa komponen untuk proses assembly), seyogyanya
industri manufaktur. dipertimbangkan sebelum keputusan
menambah investasi fasilitas permesinan
Kapasitas dapat diukur dalam jumlah unit
ditentukan. Demikian pula sebaliknya, bilamana
produk per satuan waktu, “jam-orang”
kapasitas yang dimiliki berlebihan yang berarti
(manhour) atau “jam-mesin” (machine-hour).
terjadi excess atau idle capacity, seyogyanya
Karena perusahaan umumnya memiliki fasilitas
dihindari aktifitas memproduksi untuk stok
produksi terbatas, maka kapasitaspun memiliki
hanya atas pertimbangan perlunya
pula keterbatasan. Karenanya bila workload
memanfaatkan kapasitas produksi yang dimiliki
yang akan menjadi beban fasilitas yang dimiliki
agar tidak idle; langkah ini terlalu mahal. Dalam
perusahaan melampaui batas maksimum
konteks ini Sipper dan Bulfin, Jr. juga
kapasitas yang ada atau kapabilitas
mengemukakan bahwa : “ …… we should avoid
produksinya, cepat atau lambat hal tersebut
producing to stock just to increase the use of the
pasti akan menimbulkan masalah. Pemahaman
facility. It is a very costly way to achieve high
terhadap kapabilitas produksi dari berbagai jenis
utilization. If the excess capacity will be long-
permesinan ataupun shops berbeda, mutlak
term, a reduction in capacity is appropriate” [4].
diperlukan sebelum memutuskan jenis
pekerjaan apa yang akan “dicari” di pasar. 5.3 Production Planning & Routing
Sama pentingnya adalah kemampuan dalam Kegiatan perencanaan sesungguhnya dimulai
menentukan jenis-jenis peralatan (permesinan) pada saat timbulnya suatu pemikiran atau ide
dan perkiraan machine-hours maupun man- baru tentang suatu kegiatan. Demikianlah
hours yang diperlukan untuk proses produksi halnya pada saat kita menerima order pekerjaan
150
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
tentang pembuatan suatu produk baru, apakah permesinan dan peralatan yang akan
untuk kepentingan rekanan ataukah untuk stock, digunakan.
maka kita akan terangsang untuk berpikir
Untuk melaksanakan proses produksi, perlu
tentang bagaimana bentuk produk tersebut
disusun suatu perencanaan operasional
(mungkin dengan bantuan sketch sederhana),
berdasarkan original planning ini agar
berapa banyak akan diproduksi, material apa
membantu dan mempermudah para operator
yang akan digunakan dan berapa banyak, jenis
dalam proses operasi pembuatann benda kerja
permesinan dan peralatan bantu apa yang akan
sesuai dengan yang telah direncanakan
digunakan, bagaimana tingkat kompleksitas
tersebut. Perencanaan yang sifatnya membantu
pekerjaan yang akan diproduksi, berapa banyak
para pelaksana operasi di lapangan ini biasa
tenaga kerja direct dengan tingkat skill-nya serta
disebut sebagai perencanaan suplementer
tenaga indirect akan dibutuhkan, berapa lama
(supplementary planning). Melalui perencanaan
waktu operasi atau produksi akan dibutuhkan,
suplementer ini para fungsionaris PPC dan
berapa besar biaya operasi atau produksi akan
operator produksi yang cukup berpengalaman
diperlukan, dlsb. Semua pemikiran dan
akan cepat dapat mengerti benda apa yang
perkiraan yang timbul terkait dengan order
akan diproduksi, bagaimana urutan proses
produk baru sampai dengan adanya persetujuan
pembuatannya, material apa yang digunakan,
rekanan terhadap pembuatan design dari
permesinan dan peralatan apa yang diperlukan,
produk tersebut, merupakan kegiatan
siapa-siapa saja dan dari bagian (shops) mana
perencanaan awal atau early planning. Di
yang akan terlibat dalam proses operasi
perusahaan pesawat terbang Boeing (Amerika),
pembuatannya, berapa lama waktu diperlukan
early planning ini dikenal dengan sebutan pre-
untuk tiap operasi, dan lain sebagainya.
planning.
Perencanaan suplementer merupakan
Apabila konsep atau ide perencanaan awal perencanaan detil dari original planning. Secara
tersebut mendapat persetujuan rekanan, maka teoritis, perencanaan suplementer merupakan
perusahaan melangkah ke tahap perencanaan awal dari keterlibatan fungsi PPC terhadap
berikutnya yang umumnya merupakan penanganan order baru tersebut di lapangan.
engineering-type planning. Kegiatan Tergantung dari besar-kecilnya skala organisasi
perencanaan pada tahap ini disebut sebagai dan / atau policy manajemen, sebagian atau
original planning yang akan menghasilkan seluruh aktivitas supplementary planning bisa
design, keterangan material standard / ditangani oleh Production Engineering,
specification, persyaratn produksi, dsb., bahkan Industrial Engineering, Manufacturing
terkadang mencakup pula persyaratan Engineering atau oleh Production Planning &
151
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
Control. Dalam perusahaan dengan skala Job Cards sesuai dengan jumlah proses operasi
organisasi yang relatif kecil, supplementary baik dengan permesinan ataupun manual.
planning biasanya merupakan bagian dari job
Bagi operator atau direct workers, Job Card
descriptions fungsi PPC, dan akan menjadi
berarti “uang” karena penggunaan kartu kerja
bagian terpisah dari fungsi PPC untuk
(job cards) ini akan menjadi bukti dari
organisasi kerja yang relatif besar atau karena
pelaksanaan pekerjaan, dan sekaligus sebagai
adanya kebijakan tertentu dari manajemen
dasar penentuan tingkat efisiensi / produktivitas
perusahaan yang memandang perlu untuk
kerja yang dicapai setiap operator. Sebagai
memisahkannya dari PPC.
indirect workers / staffs, fungsionaris PPC dalam
Kegiatan yang termasuk ke dalam perencanaan melaksanakan tugasnya di lapangan tidak
suplementer lebih banyak dikenal sebagai didukung dengan job card. Penilaian kinerjanya
kegiatan fungsi routing, yang dalam organigram dipertimbangkan dari bagaimana andilnya
sebutan lengkapnya adalah Production dalam menangani jobs progress dari satu work
Planning & Routing. Dengan demikian dapat stand ke work stand berikutnya, dan pencapaian
dipahami bahwa routing adalah perencanaan target dari estimated completion date (ECD)
operasional dari suatu rencana produksi seluruh proses operasi secara agregat;
berdasarkan original planning. Output secara termasuk di dalamnya adalah andilnya dalam
fisik dari proses routing adalah dokumen kerja membantu mengatasi masalah yang timbul dan
yang biasa disebut Production Process atau dihadapi selama dalam proses produksi.
Operations Planning Sheets, atau disebut juga Sesungguhnya masih ada dokumen kerja lain
Production Process Charts untuk manufacturing sebagai pendukung dan diperlukan yang
atau fabrication shops, dan Assembly Process berhubungan dengan kegiatan quality
Sheets (atau Charts) untuk assembly shops. inspection, seperti inspection tag, release tag,
Dokumen kerja ini memiliki kelengkapan repair tag, defect tag, atau reject tag, dsb.
dokumen lainnya yang merupakan bagian yang Namun semua dokumen khusus ini umumnya
tidak terpisahkan, seperti Production atau dikelola langsung oleh fungsi Quality Control
Assembly Drawing, Material Ticket atau Bill of atau Quality Inspection yang bernaung di bawah
Material yang mutlak diperlukan untuk koordinasi atau komando fungsi Quality
pengambilan material di gudang, dan Job Assurance, terpisah dari organisasi Production.
Tickets atau Job Cards yang menunjuk nama Dalam urutan proses operasi dari dokumen
atau nama-nama operator yang akan kerja Process Charts tercantum pula proses
melaksanakan setiap proses operasi sesuai inspeksi sesuai kebutuhan ataupun keharusan,
dengan tingkat skill-nya masing-masing; jumlah dan direncanakan sesuai pertimbangan fungsi
152
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
Quality Control. Pada tahap proses (inspeksi) secara ketat atas kemajuan (progress) dari
ini, space yang tersedia digunakan oleh quality setiap job order di lapangan. Kegiatan
inspector untuk membubuhkan inspector stamp- monitoring dilakukan melalui koordinasi
nya setelah melakukan quality inspection pada langsung dengan fungsi lain dari PPC, yakni
operasi kerja atau beberapa operasi kerja yang Progress Control, ataupun melalui rapat-rapat
telah dilakukan oleh direct operator(s) sebelum rutin internal PPC. Apabila diperlukan, rapat
proses inspeksi tersebut dilakukan. PPC melibatkan pula fungsionaris Produksi,
biasanya para foreman atau supervisor yang
5.4 Production Scheduling
hadir. Bahkan tidak tertutup kemungkinan
Sesuai dengan sebutan fungsinya, tugas utama
bahwa rapat internal PPC tersebut
fungsi Production Scheduling adalah
menghadirkan pula unsur Engineering dan atau
menentukan penjadwalan tentang kapan
fungsi lainnya secara on call.
berbagai jenis pekerjaan (work orders) masing-
masing harus mulai diproses, di bengkel mana, Untuk mempermudah mendapatkan gambaran
menggunakan mesin apa, dan kapan harus menyeluruh mengenai kondisi job orders di
selesai. Akan tetapi realisasi penyampaian work berbagai perbengkelan, dan untuk membantu
orders tersebut ke bengkel-bengkel untuk kegiatan pengendalian (control), fungsi
diterimakan kepada para operator yang Production Scheduling menggunakan pula
namanya tercantum pada sejumlah job cards, charts yang menggambarkan semua pekerjaan
dilakukan oleh dispatchers karena kegiatan ini baik yang akan diproses, yang sedang dalam
merupakan tugas utama dari fungsi Dispatching. proses (work in process), maupun juga yang
Mengenai hal ini dan tugas lainnya dari sudah selesai dikerjakan. Charts juga memberi
Dispatching akan dibahas lebih lanjut di bagian informasi, apakah ada pekerjaan yang stop
berikutnya. karena sesuatu masalah, lengkap dengan jenis
masalah dan status penanganan
Berdasarkan order dari rekanan yang disertai
penanggulangannya.
data teknis dari original dan supplementary
planning, fungsi Production Scheduling Melalui aktivitas fungsi Production Scheduling,
berkepentingan untuk melaksanakan kegiatan- PPC sangat berkepentingan dan peka terhadap
kegiatan tersebut di muka serta melalui faktor waktu (jadwal). Karenanya fungsi PPC-
koordinasi dan kerjasama dengan fungsi-fungsi pun mengemban pula fungsi pengendali
terkait lainnya berupaya untuk dapat memenuhi fluktuasi biaya di lapangan yang berkontribusi
delivery commitment yang telah disepakati secara potensial terhadap efisiensi dan
perusahaan, dengan melakukan monitoring produktivitas operasi produksi. Secara
153
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
operasional fungsi kendali ini dilaksanakan fungsi Production sebelum akhirnya diterimakan
melalui berbagai aktivitas pengendalian work kepada para operator yang namanya tercantum
load, penanggulangan idle capacity, optimalisasi pada setiap job card. Dispatcher menyampaikan
waiting time, over time, off loading atau semua work documents tersebut kepada para
outsourcing, dsb. Kendati PPC dengan sub- operator di work stand-nya masing-masing
fungsi Production Scheduling dan sub-sub berikut material dan alat Bantu produksi yang
fungsi lainnya, tidak memiliki wewenang dalam diperlukan untuk proses produksi. Apabila
penentuan kebijakan produksi, namun PPC proses operasi produksinya adalah perakitan
mengemban tanggung jawab fungsional dan (assembling), maka Dispatching melengkapi
lintas fungsi atas terlaksananya koordinasi semua single parts yang dibutuhkan untuk
berbagai kegiatan persiapan dan kesiapan operasi perakitan tersebut dan
proses produksi untuk semua job orders yang menyampaikannya ke assembly shop.
mengalir ke bengkel-bengkel produksi.
Demikianpun perpindahan benda kerja work-in-
Tanggung jawab lintas fungsi yang diemban
process (WIP) dari satu work stand ke work
PPC dalam koordinasi yang bertujuan untuk
stand lain sesuai urutan proses operasinya,
memenuhi setiap target jadwal produksi,
termasuk tugas dispatcher. Dengan demikian
sesungguhnya merupakan bentuk lain dari
dapat dipahami bahwa seorang operator tidak
kewenangan fungsional yang memberinya
sewajarnya “berkeliaran” kesana-kemari
wibawa dan didengar oleh fungsi-fungsi lainnya.
mengambil dokumen kerja dan atau material,
5.5 Dispatching serta mencari alat bantu yang diperlukan untuk
Telah disinggung di muka bahwa pelaksanaan operasi produksi. Pada prinsipnya setiap
penyampaian job orders ke bengkel-bengkel operator harus berada di work stand-nya
untuk diterimakan kepada para operator semaksimal mungkin, kecuali pada saat yang
merupakan tugas utama fungsi Dispatching. bersangkutan perlu berkoordinasi atau
Fungsi ini menyampaikan job orders beserta konsultasi teknis dengan foreman atau
semua work documents yang diperlukan dalam supervisor, atau karena urusan pribadi atau hal
operasi produksi seperti production atau lain yang ditoleransi, seperti ke kamar mandi,
assembly drawing (yang dibuat oleh fungsi dsb. Dalam pelaksanaan tugasnya secara
Engineering), operations sheets atau process operasional di lapangan, setiap operator (direct
charts dan material tickets (disiapkan oleh worker) layak dan berhak “dilayani” oleh PPC
fungsi Production Engineering), dan inspection melalui fungsi Dispatching. Semakin efektif dan
sheet (disiapkan oleh fungsi Quality Control), efisien dukungan PPC dalam memberi
kemudian dilengkapi pula dengan job cards oleh pelayanan fungsional kepada operator akan
154
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
155
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
mengendalikan kesiapan semua sumber daya menguasai dan memahami aliran kerja (routing)
yang menjadi syarat “jaminan” berjalannya dari setiap proses operasi job order di floor
proses operasi produksi, seperti kesiapan sebagaimana diatur dalam Process Charts.
tenaga kerja, tersedianya kapasitas permesinan
dan material serta alat bantu produksi lainnya, Sama pentingnya, anggota atau staf production
kelengkapan dokumen kerja, dsb. atau progress control hendaknya menguasai
pula situasi dan kondisi kapasitas permesinan di
Pada dasarnya untuk melaksanakan aktifitas
semua shops yang menjadi lingkup tanggung
kontrol, para staf dari fungsi kontrol perlu
jawabnya. Untuk itu perlu dimilki suatu tabel
mengetahui dan memahami secara detil apa isi
atau chart khusus yang berisikan gambaran
suatu perencanaan, apa jenis produknya,
atau informasi lengkap tentang permesinan
berapa banyak akan diproduksi, apa jenis
tersebut, seperti jenis mesin, jadual
material atau bahan baku yang digunakan,
penggunaan, jenis load, antrian yang ada,
berapa lama proses manufaktur atau
kelengkapan mesin, jadual maintenance, dsb.
produksinya, apakah ada alat bantu produksi
Kelengkapan tool cutter maupun alat bantu
(tools) yang diperlukan, dan bila tools tersebut
produksi perlu selalu dicek, dan seyogyanya
harus dibuat perlu secepatnya diketahui dimana
harus selalu siap pakai tersedia di work stands
akan diproduksi (di internal atau external shop),
para operator. Informasi tentang kondisi
permesinan apa yang digunakan, kapan harus
material inventory harus selalu dicermati oleh
selesai, dlsb. Bilamana tools production
fungsi kontrol. Bila diketahui ada material yang
schedule diterbitkan terpisah dari parts atau
cenderung akan “kritis” persediaannya, melalui
components production schedule, maka
kerjasama dengan fungsi Material Control,
“integrasi” dari kedua schedules tersebut perlu
seyogyanya sesegera mungkin melayangkan
dilakukan; setidaknya untuk kepentingan
informasi kepada fungsi terkait agar secepatnya
pelaksanaan tugas fungsi production control
mengusahakan stock material berada pada
atau progress control sendiri. Biasanya jadual
tingkat persediaan yang aman. Para tenaga
produksi dari tools maupun parts atau
kerja langsung (direct workers) seyogyanya
components yang berkaitan dengan tools
diupayakan untuk selalu berada di area kerja
tersebut dibuat secara “terintegrasi” dalam satu
atau di work stand-nya masing-masing dengan
production schedule. Selain informasi lengkap
tujuan optimalisasi pemanfaatan fasilitas
mengenai perencanaan produksi (production
produksi atau kapasitas produksi, kecuali untuk
planning) yang merupakan dasar dan sumber
hal-hal yang tidak dapat dihindarkan
rujukan penting dari pelaksanaan kontrol,
sebagaimana telah dijelaskan di muka.
seyogyanya fungsi pengendalian produksi
156
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
Bilamana karena berbagai kemungkinan terjadi control adalah memastikan apakah setiap tahap
job stop, apakah karena kerusakan mesin, tools dan langkah proses operasi yang dilakukan
for parts manufacturing yang terlambat atau pekerja atau sekelompok pekerja dalam rangka
tidak lengkap akibat terjadi reject, dsb., maka pelaksanaan tugas tertentu dalam industri
misi utama PPC adalah berupaya menentukan manufaktur telah dilaksanakan sesuai dengan
cara terbaik sebagai alternatif solusi untuk tetap perencanaan, efektif dan efisien, serta telah
memenuhi target penyelesaian produksi sesuai memenuhi ketentuan-ketentuan yang
jadual dan memenuhi delivery commitment dipersyaratkan. Melalui peran kontrolnyapun,
terhadap pelanggan. Bilamana keterlambatan peran dan kontribusi PPC terhadap efisiensi
yang terjadi diperkirakan tidak akan proses operasi produksi tidak kecil. Khusus
mengganggu target penyelesaian dari produk yang berkaitan dengan persyaratan kualitas,
akhir, cukup dilakukan recovery planning khusus pelaksanaan pengendaliannya merupakan
untuk job order yang bersangkutan tanpa harus tugas utama fungsi Quality Assurance (QA) atau
melakukan rescheduling atau merubah Quality Control (QC). Walaupun hubungannya
production schedule secara menyeluruh. dengan fungsi production control sangat erat,
makalah ini tidak membahas lebih lanjut
Koordinasi kerja internal antar fungsionaris PPC masalah QA ataupun QC.
sendiri dan dengan para foreman ataupun para
operators di lapangan harus terjalin dan Akhirnya gambaran dan informasi lengkap serta
terpelihara baik. Demikian pula halnya transparan mengenai situasi dan kondisi shops,
kerjasama dengan para staf dari fungsi-fungsi kapasitas, progres berbagai produksi, kendala
pendukung produksi lainnya, seperti yang timbul dan dihadapi di lapangan, catatan
engineering, tools making, material supports, yang perlu mendapat perhatian pengambil
quality assurance, bahkan juga dengan fungsi keputusan (decision makers), dan sebagainya
machines maintenance dsb. Tugas dan seyogyanya secara rutin disampaikan kepada
tanggung jawab fungsi PPC yang baru saja manajemen melalui manajer PPC. Bilamana
dikemukakan tersebut sesungguhnya secara sistem informasi sudah dilakukan dengan
operasional merupakan tugas dan tanggung dukungan komputer secara on line, maka
jawab unsur production atau progress control di semua laporan atau informasi yang dikemukan
lapangan. di atas cukup dialirkan melalui jaringan sistem
informasi yang tersedia.
Demikianlah bahwa pada dasarnya tujuan dari
aktifitas kontrol atau production / progress
157
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
158
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)
159
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160
160