MAKALAH NEW BASIC CONCEPT (NBC)

Versi TANGGAL TERBIT HALAMAN NOMOR DOKUMEN

00 DD/MM/YYYY

NANAS

JUDUL CIP (POLA G-O-C-A-P)

OTOMATISASI PENCAIRAN CEK DI MESIN ATM (OPREK ATM) PADA TAHUN 2021

CoP: W.I.S.E PSB

UNIT KERJA: Teller dan CSO KCU PSB

PT BANK CENTRAL ASIA, Tbk

2021
Nama Tim : WISE

1. Natasya Magdalena
Nama Anggota : 2. Natalia Berliana
3. Yessi Agustina Br Sipayung

Promotor : Tri Anggraeni

Deskripsi mengenai unit kerja Peserta : Anggota tim berasal dari unit kerja BCA KCU Pasar
Baru Kanwil 10 yang dalam kesehariannya
berhubungan langsung dengan nasabah yang
bertransaksi menggunakan cek (frontliner).
Lingkup Kerja Peserta :
1. Menjalankan SMART Solution di dalam ruang lingkup pekerjaan.
2. Menyambut nasabah datang hingga meninggalkan kantor cabang dengan tulus dan semangat.
3. Melayani transaksi perbankan nasabah dan memberikan solusi tuntas dan konsisten cross selling.
PDCA Rencana Kegiatan 2021

Aktifitas Kegiatan Januari Februari Maret April Mei

P Menentukan Aktifitas

Mengidentifikasi
Penyebab

Menentukan Solusi

Merencanakan Perbaikan

D Menerapkan Rencana
Perbaikan

C Mengevalusi Hasil
Perbaikan

A Menetapkan Standar
Mutu
LANGKAH 1 – MENENTUKAN AKTIFITAS

1.1 Identifikasi Masalah / Latar Belakang

Cek adalah surat perintah dari nasabah kepada Bank penerbit Cek untuk
membayar sejumlah dana pada saat diunjukan. Cek memiliki beberapa
ketentuan yaitu :
1. Merupakan salah satu sarana penarikan dana dari rekening Giro
Rupiah.
2. Dapat dipindahtangankan (atas unjuk)/dapat dibawa oleh selain
penarik.
3. Dapat dicairkan secara tunai atau dipindahbukukan.
4. Dapat dikliringkan.
5. Dalam 1 buku Cek berjumlah 25 lembar.

Namun seiring padatnya transaksi pencairan cek, timbul juga problem

dalam masalah antrian pada teller (muncul pada verbatim). Nasabah
mengeluhkan panjangnya antrian karena 1 massanger dapat
membawa ≥ 3 lembar cek dan membutuhkan waktu ± 15 menit.
Sementara teller tetap harus menjalankan transaksi yang lain.

Saat ini transaksi pencairan cek hanya dapat dilakukan dengan datang
langsung ke bank. Hal ini tentu memakan waktu yang lama karena
harus mengantri di bank dan juga menunggu teller melakukan proses
pencairan cek. Selain itu cukup sulit bagi perusahaan untuk
mencairkan dana secara cepat dalam nominal yang cukup besar.

Dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, diharapkan

transaksi pencairan cek akan semakin dipermudah.

1.2 Pengelompokkan Masalah

Analisa Masalah/ Loss/ Kerugian/ Kasus/

Identifikasi Masalah
Potensi Masalah dll.
Antrian yang menumpuk Seringnya terjadi antrian 1. Terdapat penilaian
panjang pada counter verbatim pada
teller. cabang, dan
meningkatnya keluhan
nasabah.
2. Penilaian BSQ pada
field time menjadi
tidak maksimal.
3. Dana tidak bisa
 langsung cair karena
akan di pending oleh
staff teller untuk
menerima nasabah
berikutnya.
Mengakibatkan jam
Pendingan di teller yang istirahat teller yang
Munculnya
menumpuk dikurangi dan kurang verbatim
optimal.

1.3 Menentukan Tema

Dari latar belakang di atas, kami mengangkat tema “OPREK ATM” (Otomatisasi
Proses Pencairan Cek di ATM pada Tahun 2021)

1.4 Menganalisa Dampak dan Harapan

Masalah yang prioritas No Dampak Masalah Harapan tema

Transaksi nasabah Nasabah dapat
1. terbatas pada jam bertransaksi 24 jam
operasional. selama 7 hari di ATM.

2.
Banyak nasabah yang
mengeluhkan antrian.
Nasabah yang
bertransaksi selain cek, Mengurangi Antrian di
harus ikut mengantri cabang.
lama.

Kurangnya tingkat Nasabah dapat

kenyamanan nasabah mengandalkan fasilitas
3. terhadap transaksi cek untuk pencairan
menggunakan cek dana secara cepat di
karena antrian panjang . ATM.

1.5 Menentukan Sasaran Tema

(Tentukan sasaran tema dari aspek panca mutu Q-C-D-HSSE-M dengan
menggunakan prinsip SMART).
Aspek Potensi Potensi
Kondisi Saat Ini Sasaran
Mutu Manfaat Kerugian
Quality Saat transaksi Menambahka Mengurangi Adanya
di teller harus n fitur antrian di potensi
manual dan pencairan cek cabang nasabah
mengantri pada mesin lanjut usia
ATM yang kesulitan
 dlam
menggunakan
teknologi
digital
Cost - - - -
Rata-rata Diharapkan Waktu yang Adanya
waktu yang waktu paling dibutuhkan potensi
digunakan lama ± 2 menit lebih cepat. menunggu
untuk transaksi dengan jumlah pihak ketiga
Delivery
pencairan cek slip yang untuk mengisi
di teller adalah sama. kembali uang
> 5 menit (kurir ATM
perusahaan)
Pengecekan Pengecekan Berkurangnya
manual oleh otomatis oleh human error
HSSE -
teller sistem pada
ATM
Pada kondisi Diharapkan Teller dapat Adanya
saat ini, jika nasabah dapat mengurangi koneksi tidak
menginput self service di waktu pada stabil / dalam
pencairan cek ATM pada saat proses status offline
dan nasabah melakukan penginputan di ATM.
membawa > 3 pencairan cek. pencairan
Morale
cek, maka cek.
terjadi
kurangnya
efisiensi waktu
transaksi unit
kerja teller.

1.6 Ruang Lingkup

 Unit Kerja Teller

Penelitian ini diperuntukkan untuk Teller yang sudah mengenal transaksi

pencairan cek yang akan disetorkan kembali ke beberapa rekening yang sering
dibawa oleh kurir-kurir perusahaan.

 Efisiensi Waktu

Penelitian ini diperuntukan untuk nasabah yang mengeluhkan efisiensi waktu.

Namun pada kondisi sebenarnya nasabah perusahaan membawa > 3 cek. Dengan
adanya pembahasan ide ini, diharapkan nasabah dapat lebih mudah dan cepat
dalam bertransaksi.
 1.7 Jejaring Inovasi

 Mempercepat proses pencairan cek di teller.

 Meningkatkan nilai Time pada BSQ di teller.

 Penambahan fitur pencairan cek di mesin ATM BCA.

 Penambahan fitur security code di Klik BCA Bisnis untuk opsi pencairan cek di
ATM.

LANGKAH 2 – MENGIDENTIFIKASI PENYEBAB

2.1 Melakukan Tinjauan Objek Masalah

Tim NaNaS telah melakukan tinjauan terhadap masalah di atas yaitu proses pencairan cek
yang harus dilakukan di cabang BCA. Proses pencairan cek melalui beberapa proses
seperti nasabah harus datang ke cabang BCA, nasabah harus antri apabila ada antrian di
cabang, teller harus memeriksa keaslian dan kelengkapan penulisan cek, serta teller harus
memposting cek dan menyiapkan uang pencairan cek. Dengan adanya fitur pencairan cek
di ATM sehingga nasabah tidak perlu lagi datang ke cabang BCA hanya untuk
mencairkan cek dan dapat mengurangi antrian di cabang BCA.

2.2 Mencari Kemungkinan Penyebab

Dari hasil brainstorming, kami menentukan beberapa kemungkinan penyebab

kesalahan proses pengisian formulir surat kuasa yang dilakukan oleh nasabah dan
tersitanya banyak waktu selama layanan transaksi tersebut, yaitu :

1. Pemberitahuan kepada nasabah mengenai transaksi tarikan hanya dapat dilakukan

oleh pemilik rekening sendiri secara spontan ketika nasabah kebetulan bertransaksi di
cabang.

2. Memberikan informasi mengenai pengisian formulir surat kuasa dan pesyaratan yang
harus disertakan (contoh : KTP pemilik rekening dan KTP penerima dana) ketika
bertransaksi di Teller. Tak jarang pemberitahuan informasi ini dijelaskan lebih dari satu
kali dikarenakan nasabah yang kurang paham.

3. Jika nasabah pemilik sumber dana sedang berada di luar rumah atau di luar kota,
nasabah penerima dana mengakalinya dengan foto KTP yang sudah di print dari rumah
dan tanda-tangan pemilik sumber dana dipalsukan.

4. Nasabah penerima dana terkadang berbuat curang dengan memberikan nomer

telepon orang lain bukan pemilik sumber dana.

5. Kendala SPV ketika menelpon nasabah pemilik sumber dana untuk verifikasi dan
validasi surat kuasa, dikarenakan nasabah tidak dapat dihubungi.
 6. Pemeriksaan surat kuasa dan verifikasi kebenaran isi dari surat kuasa tersebut harus
dilakukan secara teliti dan memakan waktu lama.

2.3 Pengelompokkan Penyebab

No Faktor Utama Penyebab

1 Poeple Pemeriksaan pengisian formulir surat kuasa yang

benar akan membutuhkan ketelitian dan waktu yang
sedikit lama

2 Machine Pemeriksaan slip transaksi tarikan dengan surat kuasa

secara manual

3 Environment Nomer telepon pemilik sumber dana sering kali tidak

aktif atau susah dihubungi.

4 Method Tidak semua nasabah mengerti cara pengisian

formulir surat kuasa.

5 Material Teller tidak focus dalam pemeriksaan formulir surat

kuasa karena terjadi penumpukan nasabah.

6 Process

2.4 Memetakan Sebab Akibat

(Hasil pengelompokkan 2.3 dipetakan kedalam Diagram Sebab Akibat)

2.5 Menentukan Kemungkinan Akar Penyebab

(dapat menggunakan alat bantu seperti fishbone, dll)

2.6 Mengumpulkan fakta & data akar penyebab

Kemungkinan akar penyebabnya adalah : 1. Tidak semua nasabah BCA mengetahui cara
pengisian formulir surat kuasa 2. Minimnya waktu yang dimiliki nasabah pemilik
sumber dana untuk datang ke cabang melakukan transaksi tarikan 3. Verifikasi data
nasabah yang akurat memerlukan ketelitian 4. Belum adanya fitur yang mempermudah
transaksi tarikan dengan surat kuasa

(tampilkan dalam tabel).

2.7 Menganalisis Akar Penyebab

2.8 Menentukan Akar Penyebab Dominan

 (misalnya menggunakan diagram pareto).

Berdasarkan grafik diatas dapat disimpulkan bahwa penyebab dominan adalah tidak efektifnya
proses transaksi tarikan dengan surat kuasa, karena minimnya informasi nasabah mengenai
pengisian formulir surat kuasa, nasabah pemilik rekening tidak selalu memegang hp, minimnya
waktu nasabah pemilik sumber dana untuk datang ke cabang, dan belum ada aplikasi surat kuasa
online yang mempermudah transaksi tarikan dengan surat kuasa di teller.

LANGKAH 3 – MENENTUKAN SOLUSI

3.1 Membuat Daftar Alternatif Solusi

3.2 Menganalisa Alternatif Solusi

3.3 Menetapkan Solusi Terbaik

Analisa Biaya Waktu
N Teknologi Efektifitas Keteranga
alternatif (Contoh (Contoh
o (Contoh) (Contoh) n
solusi ) )
Membuat Penambaha
fitur n sensor
1 - - - √
pencairan cek pembaca
di ATM warkat cek
Tidak
Menambahka efektif,
n fitur karena
2 pencairan cek - - - tidak X
pada menu menguran
StarTeller gi antrian
di cabang

3.4 Menganalisis Risiko Terhadap Solusi Terpilih

LANGKAH 4 – MERENCANAKAN PERBAIKAN

4.1 Menyusun Rencana Perbaikan (5W+2H)

WHER HOW
WHY HOW WHAT WHEN WHO
E MUCH
N Faktor
Waktu Penanggun
O Penyeba Cara Sasaran
Pelaksanaa Lokasi g Biaya
b Penerapan Antara
n Jawab
Dominan
1. Mengajuka Mencairka 1 Mei – 1 Caban Tim Belum
 n fitur n cek Juni 2021 g W.I.S.E Diketahu
“OPREK” i
Otomatisas
i Proses
Pencairan
Cek di ATM
2.

4.2 Merencanakan Tindakan Pencegahan Terhadap Risiko Solusi

Activity Potential Concequences Possible Preventive Contigency

Problem Causes Action Plan
Development Waktu yang Proses dalam Adanya Koneksi Ada tim
& Testing, diperlukan pada bertransaksi koneksi ATM yang
Pilot Project proses memerlukan tidak dipastikan melakukan
pencairan waktu yang stabil / dengan perbaikan.
memakan waktu cukup lama dalam baik dan
yang kurang status dalam
efisien dan offline di sinyal
membuat ATM. online.
antrian
menumpuk

LANGKAH 5 – MENERAPKAN RENCANA PERBAIKAN

5.1 Mempersiapkan Sumberdaya Yang Dibutuhkan

NO TUGAS NAMA SUMBER DAYA

1. Riset, Desain, dan Implementasi DPOL
2. Penetapan Standar Baru DPOL
3. Sosialisasi Setiap Cabang BCA

5.2 Menerapkan Rencana Peningkatan

Setelah melakukan penambahan fitur “OPREK” Otomatisasi Proses Pencairan Cek di ATM
maka perlu melakukan review kembali untuk mengetahui tingkat error saat nasabah
melakukan pencairan cek di ATM sudah dapat berjalan lancar dan diminati nasabah.

5.3 Memantau Progres Penerapan

Proses pemantauan peningkatan fitur “OPREK” Otomatisasi Proses Pencairan Cek di ATM
dilakukan dengan cara uji coba ke karyawan – karyawan BCA khususnya yang memiliki
warkat cek, serta meminta umpan balik dari karyawan-karyawan tersebuet melalui survey.

5.4 Mengukur Hasil Progres Peningkatan

5.5 Memvalidasi Hasil Pengukuran Peningkatan

HOW
WHER
WHY HOW WHAT WHEN WHO MUC
E
H
NO Faktor
Cara Hasil Waktu Penanggun
penyeba
penerapa (sasaran/foto pelaksanaa lokasi g biaya
b
n ) n jawab
dominan

Validas
i

LANGKAH 6 – MENGEVALUASI SOLUSI

6.1 Menganalisis Hasil Peningkatan

.
Trend – Line Graph /Control Chart (Sebelum-Selama-Sesudah)

6.2 Membandingkan Masalah, Sasaran dan Pencapaian

Grafik Batang (Sebelum – Target – Sesudah)

6.3 Menilai Value Added

Tabel (Sebelum Perbaikan) Tabel (Setelah Perbaikan)

Pareto Penyebab (Sebelum Perbaikan) Pareto Penyebab (Setelah Perbaikan)

 Aspek Sasaran Awal Hasil Akhir Dampak Positif
Quality
Cost
Delivery
HSSE
Morale

6.4 Memverifikasi Kinerja Keuangan

(tampilkan hasil keuangan Real (selama cip) – Proyeksi (disetahunkan)-
Potensial (saving satu tahun kedepan)

6.5 Meninjau Masalah yang Belum terselesaikan

N Masalah yang belum selesai Penanggulangan sementara

o

6.6 Meninjau Tindakan Pencegahan terhadap dampak peningkatan

N Dampak peningkatan Pencegahan

o

6.7 Meninjau Pengaruh terhadap Pihak yang Berkepentingan

Pihak yang Positive Impact Negative Impact Testimoni

berkepentingan

LANGKAH 7 – MENETAPKAN STANDARDISASI

7.1 Membuat Usulan Standar Baru (Input – Proses – Output)

N
Standardisasi Uraian (Pedoman-SOP-IK)
O
1 Standar Input Data didapatkan dari hasil scan cek yang dilakukan di mesin
ATM dimana akan otomatis dapat memeriksa keaslian cek
 serta membaca kelengkapan tulisan cek serta ttd
spesiment yang ada di cek .

2 Standar Proses Pengelolaan proses pencairan cek yang dilakukan nasabah

di mesin ATM secara otomatis di jalankan oleh mesin ATM.

3 Standar Output Hasil pengelolaan data sesuai dengan kelengkapan cek

yang akan dibaca oleh mesin ATM. Setelah itu data
transaksi akan link ke kantor pusat .

7.3 Mensosialisasikan Standar baru

(tampilkan foto dan tanggal sosialisasi)

Persetujuan Ide Inovasi :

Dilanjutkan /

Alasan / Komentar :
Promoter:

TTD

(………………………)