DAFTAR ISI

BAB 1 PENGERTIAN DAN UNSUR-UNSUR RAPAT ........................................................................... 2

PENGERTIAN RAPAT............................................................................................................................. 2
MACAM-MACAM RAPAT ...................................................................................................................... 3
UNSUR-UNSUR RAPAT ......................................................................................................................... 6
BAB 2 JENIS-JENIS RAPAT ................................................................................................................... 11
JENIS-JENIS RAPAT ............................................................................................................................. 11
BAB 3 SYARAT-SYARAT RAPAT ......................................................................................................... 14
SYARAT-SYARAT RAPAT .................................................................................................................. 14
BAB 4 TUJUAN RAPAT .......................................................................................................................... 17
TUJUAN RAPAT ..................................................................................................................................... 17
BAB 5 TATA TERTIB RAPAT ............................................................................................................... 18
TATA TERTIB RAPAT ......................................................................................................................... 18
BAB 6 PROSEDUR RAPAT .................................................................................................................... 21
PROSEDUR RAPAT .............................................................................................................................. 21
BAB 7 ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI .............................................................................. 24
ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI. .................................................................................... 24
BAB 8 TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT ................................................................................. 35
TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT ........................................................................................ 35
TEKNIK MEMBUKA DAN MENUTUP RAPAT............................................................................. 36
LANGKAH-LANGKAH DALAM MENGEFEKTIFKAN RAPAT PERENCANAAN DAN
PERSIAPAN RAPAT ............................................................................................................................. 37
AGENDA RAPAT ................................................................................................................................... 38
TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT .............................................................................................. 40
PERENCANAAN RAPAT ..................................................................................................................... 42
BAB 9 NOTULA ....................................................................................................................................... 54
NOTULA ................................................................................................................................................... 54
BAB 10 RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN ................................................................................. 58
RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN .......................................................................................... 58
 BAB 1 PENGERTIAN DAN UNSUR-UNSUR RAPAT

PENGERTIAN RAPAT

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang

bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik
swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk
pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh
beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana
melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan
organisasi dapat dirumuskan.

Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu
terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar
kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.
Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:
1. Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi
antara pimpinan kantor dengan stafnya.
2. Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang
kemudian bisa disimpulkan oleh penulis:
a. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop
muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun
pemerintah.
b. Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah
kelompok.
c. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk
mufakat.
d. Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.
 e. Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi
sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut
kepentingan bersama.
f. Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota
organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan
kepentingan organisasi.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa rapat pada haikaktnya
adalah bentu pertemuan yang melibatkan karyawan internal ataupun pihak-pihak yang
berkepentingan terhadap perusahaan/organisasi. Rapat diadakan agar tujuan yang
diagendakan dalam rapat bisa tercapai dengan efektif.

MACAM-MACAM RAPAT

Beberapa macam-macam rapat dilihat dari segi peninjauannya:

1. Menurut tujuannya, yaitu:
a) Rapat penjelasan ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada
para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi,
tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan
keseragaman kerja.
b) Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu
masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila
masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling
mengait.
c) Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu
perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.
2. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
a) Rapat formal: rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu,
menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat
undangan.
b) Rapat informal: rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal.
Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.
3. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:
a) Rapat mingguan yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas
maslah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
b) Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu.
Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.
c) Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan
Komisaris.
4. Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas:
a) Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.
b) Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah
yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan
bersama.
5. Menurut Media Rapat, terdiri atas:
a. Teleconference
Teleconference adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan
secara langsung (tidak bertatap muka) karena peserta rapat berada ditempat yang
berlainan. Untuk memfasilitasi agar rapat dapat berlangsung dibutuhkan telepon
yang memiliki fasilitas untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya
maksimal peserta rapat adalah 50 orang. Di Indonesia, terdapat berbagai layanan
teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio conference) yang
mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam
satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai keinginan penyelenggara
konferensi. Sistem conference atau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN
(Personal Identification Number), sehingga menjamin kerahasiaan suatu
konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensi atau
teleconference tersebut.
Audio conference atau disebut juga conference call adalah pecakapan dua
atau lebih partisipan menggunakan fasilitas telepon di mana komunikasi yang
terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).
 Dari semua jenis telekonferensi, conference call paling populer karena
memiliki kelebihan sebagai berikut.
a. Partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan
telekonferensi tanpa alat atau software tambahan.
b. Dapat digunakan kapan dan di mana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi
perangkat yang akan digunakan.
c. Tanpa perlu koneksi internet yang cepat. Karena layanan panggilan konferensi
ini menggunakan jalur telepon, maka tidak perlu mempunyai jalur koneksi
internet yang cepat.
Guna melakukan conference call, para partisipan diharuskan menelepon
nomor tertentu yang akan menyambungkan mereka ke conference bridge
(peralatan khusus yang dihubungkan jalur-jalur telepon yang masuk menjadi satu)
yang disediakan oleh provider conference call. Biasanya ada biaya tambahan yang
dikenakan oleh provider conference call bagi penggunanya.

b. Videoconference
Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat saling
melihat, sehingga seolah-oleh mereka saling berhadapan. Rapat seperti ini dapat
diterapkan bila ada fasilitas penunjangnya. Biasanya fasilitas penunjang ini berupa
audio-visual. Meskipun video conference memiliki kelebihan dengan adanya
tampilan visual (video), penggunaan fasilitas telekonferensi ini masih kurang
populer di Indonesia karena beberapa hal berikut.
Dibutuhkan perangkat khusus seperti video input (video kamera atau
webcam) dan video output (monitor), audio input (microphone) dan audio output
(speaker) serta fasilitas datatransfer (jaringan telepon ISDN, LAN atau internet).
Saat ini video conference lebih banyak digunakan oleh media televisi
UNSUR-UNSUR RAPAT

Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :

a. Tujuan Rapat
Harimanto dan Indrojiono berpendapat bahwa secara garis besar tujuan rapat
adalah sebagai berikut :
1. Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika
penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka
dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
2. Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan
membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai
penurunan gaji pegawai.
3. Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan
masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
4. Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang
diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya
akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian
lainnya.
5. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa
dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
6. Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
7. Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya dari
orang-orang yang teribat di dalamnya.
Sedarmayanti menyatakan bahwa rapat perlu diselenggarakan antara lain karena:
1. Untuk memecahkan masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi.
3. Membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan perusahaan.
b. Masalah yang Dirapatkan
Masalah yang dirapatkan, permasalahan yang dihadapi organisasi ada yang ringan,
sedang, dan besar. Ada yang memerlukan penanganan segera dan ada yang bisa
ditangguhkan terlebih dahulu. Masalah tersebut tentunya perlu diselesaikan dan salah
satu sarana penyelesaiannya dengan mengadakan pertemuan/rapat.

c. Pemimpin dan Kepemimpinan Rapat

Pemimpin dan kepemimpinan dalam kegiatan rapat sangatlah penting (Wursanto,
2004). Pemimpin mengadakan rapat apabila sebagai berikut:
1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para staf atau
para pembantunya karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara
sepihak.
2. Materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pemimpin berpendapat
bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.
3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran
administrasi karena masalah tersebut harus segera dipecahkan.
4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan para bawahan untuk memberikan
saran-saran, pendapat secara langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah
yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya
untuk diselenggarakan rapat secara berkala.

Suatu rapat akan terarah dan mencapai tujuan apabila dipandu atau dipimpin oleh
seseorang yang disebut pemimpin rapat. Tipe pemimpin rapat berbeda antara satu
dengan yang lain. Menurut Rita Wahyuni (2004:84) ada tiga tipe pemimpin rapat yaitu:
1. Tipe otoriter
Tipe pemimpin otoriter adalah tipe pemimpin yang mau menang sendiri. Tipe
tersebut banyak memaksakan pendapatnya sedangkan peserta rapat diminta
harus menyetujuinya. Dengan kata lain saran, usul atau pendapat apa pun dari
peserta kurang memperoleh tanggapan
2. Tipe laissez
Tipe pemimpin laissez dalah tipe pemmpin rapiat yang tidak mau atau tidak
sanggup mengendalikan rapat. Rapat dibiarkan begitu saja sehingga berlangsung
berlarut-larut. Pemimpin rapat di sini tidak dapat mengendalikan rapat dan
keputusan rapat diserahkan kepada peserta yang paling dominan atau mempunyai
pandangan luas.
3. Tipe demokratis
Tipe pemimpin demokratis adalah tipe yang mampu menciptakan adanya lalu
lintas komunikasi dua arah, para peserta rapat banyak diberikan kesempatan
dalam mengemukakan usul, pendapat dan saran. Dengan demikian hasil rapat
merupakan hasil keputusan bersama sehingga menyebabkan para peserta rapat
sangat bertanggungjawab atas semua hasil yang telah menjadi keputusan atau
kesepakatan bersama.
Seorang pemimpin rapat dapat menjalankan fungsinya, agar rapat dapat berjalan
dengan tertib dan dapat mencapai tujuan. Fungsi pemimpin rapat adalah sebagai
berikut:
a. Sebagai Pengarah
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar
tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini
diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya,
fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah lainnya.
b. Sebagai Penengah
Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi
pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat
c. Sebagai Penggerak
Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat
untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada
rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan
harapan semua peserta.
 d. Sebagai Pencari Solusi
Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika
rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut
harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian
pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang
lebih luas.

d. Peserta Rapat
Salah satu unsur penting dalam rapat yaitu adanya peserta. Masing-masing peserta
mempunyai sifat dan karakter yang berbeda. Tipe peserta dibagi menjadi enam yaitu:
1. Tipe pemersatu
Bertindak sebagai juru damai. Cirinya penuh perhatian, bersahabat, berjiwa besar,
sabar, tekun dan mempunyai sikap toleran.
2. Tipe perantara
Bertindak sebagai perantara atau penghubung antara satu dengan yang lain baik
perorangan maupun kelompok. Karakternya adalah pandai bergaul, berwibawa,
dapat dipercaya dan penampilan meyakinkan.
3. Tipe pendengar
Termasuk peserta yang pasif, tidak berperan serta secara aktif. Orang yang
mempunyai tipe ini biasanya karena pendiam atau kurang pengalaman, kurang
pengetahuan, tidak mempunyai keberanian, kurang bergaul, pemalu dan kurang
percaya diri.
4. Tipe inisiatif
Peserta dengan tipe ini mempunyai sifat tekun, rajin, memiliki kreatifitas yang
tinggi, mempunyai keinginan yang baik dan turut memikirkan pemecahan
masalah.
5. Tipe pemberi semangat
Mempunyai sifat penggerak, kemauan dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi,
dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca situasi, berwibawa,
disegani sehingga mempunyai pengaruh baik.
6. Tipe pemberi informasi
Tipe orang ini selalu memberi informasi karena mempunyai pengalaman yang
banyak atau luas. Sifat tipe orang ini mudah bergaul, dapat dipercaya.
7. Tipe penyerang
Tipe ini harus diwaspadai oleh pemimpin rapat karena bersifat pendobrak,
penantang terhadap masalah yang dibahas, pendapat dan sikap orang lain,
sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perselisihan

Fungsi Peserta rapat, adalah sebagai berikut:

a. Sebagai Penyumbang Pendapat

Para peserta harus menyumbangkan pendapat agar masalah yang dihadapi dapat
diselesaikan bersama karena semakin banyak yang menyumbangkan pendapat
semakin banyak solusi yang dapat menyelesaikan masalah.
b. Sebagai Penyumbang Data
Peserta membantu pemimpin rapat untuk menentukan langkah-langkah yang
diambil dalam menyelesaikan masalah yang dibahas.
c. Sebagai Perumus Kesimpulan
Semua saran, pendapat, ide, dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu
dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama agar menghasilkan kesimpulan
yang diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut
berperan aktif dalam rumusan kesimpulan.
d. Sebagai pembantu Pimpinan
Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat
membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan
e. Sebagai Penerima Hasil Keputusan
Keputusan akhir rapat harus diterima oleh semua peserta meskipun sarannya
tidak diambil dalam keputusan.
 BAB 2 JENIS-JENIS RAPAT

JENIS-JENIS RAPAT

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal
maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis
rapat yang berbeda.

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
Rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota tentang
kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi. Contoh: Prosedur Kerja atau
tata cara kerja baru untuk mendapatkan keseragaman kerja
2. Rapat Pemecahan Masalah.
Rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang
sedang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila
masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah – masalah yang saling
terkait.
3. Rapat Perundingan.
Rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan
tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

b) Berdasarkan sifat.
1. Rapat formal.
Rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut
ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
2. Rapat informal.
Rapat informal dapat terjadi setiap saat, dengan siapa saja, kapan saja, dimana saja,
dan kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan
bersama.
 3. Rapat terbuka.
Rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah
yang bersifat rahasia
4. Rapat tertutup.
Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang dibahas
menyangkut masalah – masalah yang masih bersifat rahasia.
c) Berdasarkan jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
Rapat yang diadakan satu kali dalam seminggu untuk membahas masalah –
masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing – masing manajer.
2. Rapat bulanan.
Rapat yang diadakan satu kali dalam sebulan, setiap akhir bulan, untuk membahas
hal – hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya: membahas
rugi laba bulan lalu.
3. Rapat semester.
Rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang bertujuan untuk mengadakan
evaluasi hasil kerja sama selama 6 bulan, mengambil langkah – langkah
selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan.
4. Rapat tahunan.
Rapat yang diadakan satu kali dalam setahun. Misalnya rapat dewan komisaris,
rapat umum pemegang saham
d) Berdasarkan frekuensi.
1. Rapat rutin.
Rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, dan tahunan).
2. Rapat insidental.
Rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi.
Biasanya dalam keadaan urgent, yang harus segera dipecahkan bersama.
e) Berdasarkan nama.
1. Rapat kerja.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rapat kerja adalah pertemuan
para staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan
tugas kerja di dalam suatu instansi, organisasi atau perusahaan.
2. Rapat dinas.
Rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan
oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).
3. Musyawarah kerja.
Sebagai wadah koreksi bersama program kerja dalam mewujudkan visi persatuan
antar organisasi mahasiswa ataupun organisasi perusahaan.

Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang
sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui
surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu
kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya
adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi
dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah
memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya
serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang
mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat
atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris
hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
 BAB 3 SYARAT-SYARAT RAPAT

SYARAT-SYARAT RAPAT

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi

syarat-syarat sebagai berikut :

a. Suasana terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima
informasi dari siapa pun.
b. Tidak ada monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh
pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena
rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam
rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan
pendapat.
c. Partisipasi aktif dari peserta rapat
Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan
permasalahan yang dibahas dalam rapat.
d. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.
Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat
agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat.
e. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan
menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan
mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan
dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat.
f. Pertanyaan singkat dan jelas
Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat,
dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.
 g. Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat
para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan
pihak panitia penyelenggara rapat.
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut,
yaitu:
a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan,
instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara
bermusyawarah.
b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka ).
d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat,
masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui
syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :
a) Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat.
Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penentuan tempat.
4. Akomodasi.
5. Konsumsi.
6. Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir.
5. Bahasa harus komunikatif.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8. Adanya notulen.
9. Acara rapat.
10. Media rapat.
11. Waktu.
 BAB 4 TUJUAN RAPAT

TUJUAN RAPAT

Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan, ataupun menginformasikan
keputusan-keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang
berkepentingan.
3. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang
terjadi.
4. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
5. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).
6. Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik, agar peserta rapat dapat ikut
berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
7. Untuk menjalin kerja sama di bidang bisnis beserta ketentuannya.
8. Untuk menjembatani segala bentuk perselisihan yang ada secara kekeluargaan.
9. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antar ekstern. Mempersiapkan suatu acara
atau kegiatan.
 BAB 5 TATA TERTIB RAPAT

TATA TERTIB RAPAT

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola
dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:

1. Tepat waktu dalam memulai rapat.

2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat
mengetahui susunan acara rapat.
3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa
emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar
pendapat orang lain.
6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun
saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan
lugas.
9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi
perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat
mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil
kesimpulan.
10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui
bersama.
 Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara
rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai
dengan rapat ditutup yaitu:
1. Pembukaan
2. Pembacaan susunan acara rapat
3. Pembahasan materi rapat
4. Penutup

Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada
seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan
acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan
suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum
rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak
membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan
pegawai.

Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka,
diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk
membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk
bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan
rapat ialah kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu
masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu
persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang
disepakati/disetujui bersama.

Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik

kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam
suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun
nonformaluntuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah
berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu
sering mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin (berkala) dan temporer (sewaktu-
waktu). Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat
dilaksanakan di tempat-tempat yang santai (sambil hiburan) seperti di tempat rekreasi,
rumah makan, dan lain-lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang
berkaitan dengan suatu kegiatan baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat harus
terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif, sehingga tercapai suatu
keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan berhasil apabila tujuan rapat
(yang telah ditentukan) tercapai.
 BAB 6 PROSEDUR RAPAT

PROSEDUR RAPAT

Istilah prosedur rapar dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya
ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan
kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan
umum yang berlaku dalam rapat.

Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :
1. Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan,
dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat
sebelumnya.
2. Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan
menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras,
peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun
konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan
kedudukannya.
3. Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat.
Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya
seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban
untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
4. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat.
Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
5. Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat
yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya
harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada
peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim
kepada pihak luar/ekstern.
 Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau pertemuan
terdiri atas empat unsur, yaitu :
1. Prapersiapan, publikasi rapat, surat undangan, konfirmasi rapat adalah kegiatan utama
yang harus dilaksanakan oleh para penyelengara rapat. Namun rapat tergantung pada
sejauh mana komunikasi telah berjalan secara positif sampai pada para peserta,
narasumber, sturktur organisasi atau pihak penyelenggara. Pra persiapan rapat ini
harus dikelola seminggu menjelang rapat seperti informasi pelaksanaan rapat melalui
surat resmi atau bisa juga menggunakan e-mail ataupun melalui undangan resmi
organisasi atau perusahaan.
2. Persiapan, menyiapkan ruangan rapat, posisi tempat duduk, audio visual, tata cahaya.
3. Pelaksanaan, menyelenggarakan rapat dengan baik sesuai pra persiapan yang telah
dilakukan dalam acara.
4. Penggandaan dan pendistribusian, kegiatan membagikan hasil rapat kepada seluruh
peserta rapat baik yang hadir maupun tidak hadir ataupun kepada pihak luar/ekstern
dalam bentuk dokumen hasil penggandaan maupun melalui media massa ataupun
media elektronik.
a. Syarat pendistribusian hasil rapat yaitu :
1. Bahasa mudah dipahami
2. Sesuai dengan kenyataan atau tidak dibuat-buat
3. Merata ke seluruh peserta rapat
b. Tahap-tahap pendistribusian hasil rapat yaitu:
1. Diperbaiki
2. Diteliti
3. Diproses (diketik,dicetak,digandakan)
4. Didistribusikan
c. Cara pendistribusian hasil rapat
1. Intern
Cara pendistribusian dengan dibagikan secara langsung kepada pihak-pihak
yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti
bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan.
 2. Ekstern
Cara pendistribusian ini menggunakan alat bantu,yaitu seperti:
a. Melalui faksimilie
b. Melalui email
c. Melalui jasa perusahaan pos
d. Melalui jasa petugas atau kurir perusahaan
e. Melalui media elektronik seperti pesawat telepon
c. Fungsi pendistibusian hasil rapat yaitu:
1. Agar semua peserta rapat (yang hadir/tidak hadir) mengetahui secara jelas
hasil rapat yang telah diadakan
2. Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan dalam rapat yang
diadakan selanjutnya
3. Sebagai bukti bahwa telah diadakan rapat dalam suatu organisasi
4. Sebagai acuan atau pedoman dalam melakukan suatu kegiatan yang telah
direncanakan sebelumnya.

Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi
prosedur rapat, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah
tercapainya suatu keputusan atau adanya pemecahan masalah, maka saluran yang
dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan
penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat yang besar seperti konvensi
penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk analis keamanan, dan fungsi-fungsi
upacara, pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk memperbesar objek dalam
presentasi ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti film, audio rekaman, dan
slide show.
 BAB 7 ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI

ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI.

Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan
melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika
rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah
laku yang baik ketika melakukan rapat.

Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan
setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai
gaya komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila
memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :
1. Persepsi.
Persepsi (dari bahasa Latin perceptio, percipio) adalah tindakan menyusun, mengenali,
dan menafsirkan informasi sensoris guna memberikan gambaran dan pemahaman
tentang lingkungan. Di dalam rapat, komunikasi yang terjadi harus memperkirakan
apakah pesan-pesan yang akan disampaikannya dapat diterima komunikan dengan
tepat. Apabila tidak diterima oleh si pendengar dengan tepat, maka akan ada hal – hal
yang tidak diinginkan terjadi seperti kesalahpahaman.
2. Ketepatan.
Ketepatan adalah kemampuan seseorang untuk mengarahkan sesuatu sesuai dengan
tujuannya. Ketika komunikator menyampaikan pesan, informasi, dan ide dengan
mengekspresikan dan menuangkan hal yang ingin disampaikan harus sesuai dengan
yang diterima oleh komunikan, karena agar tidak terjadinya misscomunication
(kesalahpahaman komunikasi antara komunikator dan komunikan). Akibat dari
kesalahpahaman komunikasi adalah akan terjadinya konflik. Maka dari itu, dibutuhkan
kemampuann komunikator dalam menyampaikan pesan dengan baik dan jelas untuk
menghindari kesalahpahaman dari komunikasi atau pesan yang disampaikan.
3. Kredibilitas.
Kredibilitas adalah kualitas, kapabilitas, atau kekuatan untuk menimbulkan
kepercayaan. Ketika berkomunikasi di dalam rapat, komunikator rapat harus memiliki
keyakinan bahwa komunikan atau peserta rapat termasuk orang yang dapa dipercaya,
dan sebaliknya. Sehingga apabila terciptanya saling kepercayaan antara dua pihak,
rapat akan berjalan dengan baik.
4. Pengendalian Rapat
Pengendalian (kontrol adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan,
pengorganisasian, pengaturan staff, dan mengarahkan. Berikut adalah jenis-jenis
pengendalian:
a. Pengendalian Bebas Terbatas
Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan
secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara
bergantian. Model pengendalian seperti ini terkesan demokratis, namun dapat
memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli
pembicaraan dalam rapat.
b. Pengendalian Secara Ketat
Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan
kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para
peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pimpinan rapat dengan
waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan. Model pengendalian seperti ini
terkesan otoriter dan kaku, sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam
mengeluarkan pendapatnya.
c. Pengendalian Gabungan Bebas Terbatas Secara Ketat
Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet
adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada
peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sebuah
mulai kurang sterkendali, pimpinan rapat langsung menggunakan cara
pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.
5. Kecocokan/keserasian.
Keserasian adalah perbandingan antara kedua belah pihak menjadi sesuatu yang
cocok. Apabila komunikator dapat menjaga hubungan persahabatan yang
menyenangkan dengan komunikan dapat berjalan lancar dan mencapai tujuan.
Seorang komunikator dapat dikatakan baik, jika menghormati dan berhasil memberi
kesan yang baik kepada komunikan.

Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas

harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan
keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya
komunikasi, antara lain :
1. Pesyaratan komunikasi yang efektif.
Dalam suatu organisasi atau perusahaan, rapat merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari hal komunikasi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
Sebagian orang memandang rapat adalah kegiatan yang membosankan dan
sebagianlainnya memandang rapat sebagai peluang yang harus dimanfaatkan untuk
saling bertukar informasi atau berdiskusi dan menghasilkan keputusan tertentu.
Adapun cara berkomunikasi yang efektif dalam rapat diantaranya adalah sebagai
berikut:
a. Melakukan kontak mata
Melakukan kontak mata adalah salah satu bentuk komunikasi non verbal yang
tidak dapat dipisahkan ketika kita berkomunikasi secara tatap muka. Sebagai
pemimpin, ada baiknya ketika rapat berlangsung membuat kontak mata dengan
seluruh peserta rapat dan berbicara dengan setiap peserta rapat.
b. Aktif mendengarkan
Komunikasi ang terjadi dalam rapat adalah komunikasi dua arah. Karena itu,
sangat penting bagi peserta rapat atau pimpinan rapat untuk dapat menahan
diri untuk tidak berbicara jika belum diberi kesempatan untuk bicara.
c. Memperhatikan pembicara
Sebagai pembicara, ada baiknya membuat materi yang hanya memuat beberapa
poin penting. Poin-poin penting tersebut kemudian dijabarkan lebih lanjut oleh
pembicara. Hal ini dapat memantik kesadaran peserta rapat untuk lebih
memperhatikan apa yang dibicarakan dibandingkan dengan apa yang disajikan
melalui slides.
d. Menghormati dan menghargai pendapat orang lain
Ketika proses pertukaran informasi atau ide berlangsung, tentunya akan terjadi
perbedaan pendapat yang dapat mengarah pada ketidaksepakatan terhadap
pendapat yang diberikan oleh orang lain. Untuk itu, dalam rapat ada baiknya
antar peserta rapat saling mengormati dan menghargai pendapat orang lain.
Jika ada pendapat yang dirasa tidak dapat diterapkan dalam organisasi atau
perusahaan, sedapat mungkin diungkapkan dengan santun dan menawarkan
alternatif lain.
e. Bersikap positif
Selama rapat berlangsung, hendaknya peserta rapat tetap fokus pada tema
rapat dan mengembangkan solusi dibandingkan hanya memberikan komentar
negative terhadap pendapat orang lain tanpa memberikan solusi.
f. Berbicara dengan singkat, padat, dan jelas
Ketika rapat, hendaknya menggunakan waktu sebaik-baiknya untuk berbicara
dengan singkat, padat, dan jelas.
g. Menggunakan data dan fakta
Ketika menyajikan informasi atau mengemukakan pendapat di hadapan peserta
rapat, hendaknya didukung dengan data dan fakta yang dapat
dipertanggungjawabkan.
h. Pemberian tugas
Ketika rapat berakhir, ada baiknya rapat ditutup dengan memastikan kembali
hasil rapat dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh peserta rapat hasil dari
rapat yang telah dilakukan.
2. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
3. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan
mudah oleh orang lain.
4. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
5. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi. Ada beberapa jenis gaya
bahasa lainnya yang biasanya kita temui didalam kehidupan sehari-hari kita. Beberapa
gaya bahasa dalam komunikasi tersebut antara lain:
a. Gaya Bahasa Repetisi
Gaya bahasa repetisi merupakan gaya yang digunakan seseorang ketika sedang
berkomunikasi, dimana orang tersebut sering melakukan pengulangan kata-kata
didalam kalimat atau informasi yang diucapkannya. Biasanya, gaya bahasa ini
terjadi karena seseorang merasa perlu untuk mengulang kata atau kalimat
tersebut untuk memberikan penekanan makna. Bentuk dari gaya bahasa repetisi
ini biasanya akan berbentuk kata, frasa atau klausa, dimana nilai atau makna dari
kata, frasa atau klausa tersebut dianggap bernilai tinggi. Repetisi memiliki
beberapa jenis turunan seperti Epizeuksis, Tautotes, Anafora, Epistrofa, Simploke,
Mesodiplosis, Epanalepsis dan Anadiplosis.
b. Gaya Bahasa Retoris
Gaya bahasa retoris merupakan sebuah cara berbicara atau berkomunikasi yang
dilakukan oleh seseorang untuk melakukan penyimpangan makna dan arti yang
sebenarnya. Gaya bahasa restoris ini digunakan untuk mencapai sebuah tujuan
ataupun efek yang diinginkan oleh orang tersebut seperti kejelasan atau
penekanan kata dan kalimat, hiasan atau humor. Sama seperti repetisi, gaya
bahasa retoris juga memiliki beberapa jenis turunan seperti Aliterasi, Asonansi,
Anastrof atau Inversi, Apofasis atau Presterisio, Apostrof, Asindenton,
Polisindeton, Kiasmus, Elipsis, Elipsis, Eufemismus, Litotes, Histeron Proteron,
Pleonasme dan Tautologi , Prolepsis , Perifrasis, Hiperbol.
c. Gaya bahasa kiasan
Gaya bahasa kiasan merupakan sebuah gaya yang digunakan oleh seseorang
berdasarkan perbandingan atau persamaan yang dilihat,dirasakan atau
 dipikirkannya. Dengan kata lain, gaya bahasa ini akan membandingkan atau
menyamakan suatu informasi atau pesan yang diterimanya, kemudian Ia
sampaikan sebagai bentuk bahasa kiasan. Gaya bahasa kiasan ini digolongkan
menjadi beberapa bagian seperti Persamaan atau Simile, Metafora, Alegori,
Personifikasi, Alusi, Eponim, Epitet, Metonimia, Antonomasia, Hipalase, Ironi,
Sinisme, Sarkasme, Satire, Inuendo, Antifrasis, dan Paronomasi.
d. Gaya bahasa resmi
Gaya bahasa resmi merupakan sebuah komunikasi yang menggunakan kata atau
kalimat yang baku dan digunakan didalam setiap kesempatan atau acara-acara
resmi. Biasanya orang-orang yang menggunakan gaya bahasa ini tidak akan
mengubah apapun, baik dari informasi atau pesan hingga kepada arti atau makna
informasi yang disampaikan. Biasanya, kita dapat melihat gaya bahasa resmi pada
proses komunikasi seperti pidato, khotbah, artikel formal, pertemuan – pertemuan
resmi dan lain sebagainya.
e. Gaya bahasa tidak resmi
Gaya bahasa tidak resmi merupakan gaya berkomunikasi yang tidak terlalu
menggunakan kata atau kalimat yang baku dan gaya bahasa ini akan kita temui
pada acara – acara atau kesempatan yang tidak resmi. Orang-orang yang
menggunakan gaya bahasa ini akan mengubah sedikit informasi atau pesan untuk
mempersingkat penggunaan kata atau kalimat namun tidak mempengaruhi arti
atau makna dari informasi atau pesan tersebut. Biasanya kita dapat melihat daya
bahasa tidak resmi pada saat melakukan komunikasi bisnis diluar kantor,
berkomunikasi dengan keluarga, atau berkomunikasi melalui media atau alat
komunikasi.
f. Gaya bahasa percakapan
Gaya bahasa percakapan ini biasanya akan menggunakan kata atau kalimat yang
populer dan sering didengar. Ketika seseorang sedang berkomunikasi dengan gaya
bahasa percakapan, maka biasanya akan ditambahkan gaya bahasa morfologis dan
dan gaya bahasa sintaksis. Tujuannya adalah untuk memberikan bentuk
percakapan atau komunikasi yang lebih cair dan santai tanpa menghilangkan
makna dan arti dari informasi atau pesan yang di percakapkan. Namun kedua
 element tersebut sering tidak diperhatikan. Biasanya gaya bahasa percakapan ini
akan dapat kita lihat dan kita rasakan pada komunikasi atau percakapan antara
orang tua dengan anak, dengan sahabat ataupun dengan orang-orang yang dikenal
secara dekat maupun orang-orang yang baru dikenal.
g. Gaya bahasa sederhana
Gaya bahasa sederhana merupakan gaya berkomunikasi yang simple, mudah dan
tidak bertele-tele. Dengan kata lain, gaya bahasa yang satu ini hanya menggunakan
sedikit kata untuk membentuk sebuah kalimat. Biasanya kita dapat melihat gaya
bahasa sederhana ini didalam sebuah organisasi atau perusahaan, karena sifat dari
gaya bahasa ini lebih kepada penekanan atau pemberian perintah sewaktu
melakukan komunikasi. Meskipun begitu sederhana, gaya bahasa ini tidak
menghilangkan makna dan arti dari informasi atau pesan yang dikeluarkan.
h. Gaya bahasa yang bertenaga
Gaya bahasa yang satu ini memiliki kelebihan yang terletak dari penekanan nada
atau intonasi suara ketika berkomunikasi dan memberikan informasi atau pesan.
Orang-orang yang menggunakan gaya bahasa ini biasanya akan terlihat menggebu-
gebu dan bersemangat didalam berkomunikasi, karena sifat atau karakter dari
gaya bahasa ini seperti sedang berpidato. Kita dapat melihat gaya bahasa yang
bertenaga ini ketika mendengarkan pidato atau ucapan dari Bung Karno yang
begitu bertenaga dan membara. Selain itu, pada kebanyakan pidato atau
pemberian arahan juga menggunakan gaya bahasa yang satu ini.
i. Gaya bahasa menengah
Gaya bahasa menengah merupakan sebuah gaya bahasa yang bertujuan untuk
mengarahkan para pendengar untuk bersikap tenang, santai, senang dan gembira.
Biasanya gaya bahasa menengah ini akan menggunakan nada suara atau intonasi
yang tidak terlalu bertenaga namun juga tidak terlalu pelan dan terkadang
diselingi dengan perkataan yang mengandung humor. Selain itu, sifat dari gaya
bahasa ini sangat penuh dengan kasih sayang dan lemah lembut. Gaya bahasa yang
satu ini dapat kita lihat ketika ada orangtua yang menasehati anaknya, pada
kesempatan seperti pesta atau pertemuan keluarga hingga kepada rekreasi dan
kegiatan-kegiatan yang menyenangkan lainnya.
j. Gaya bahasa penegasan
Gaya bahasa penegasan merupakan sebuah cara berkomunikasi yang bertujuan
untuk mempertegas arti atau makna dari sebuah informasi atau pesan yang
disampaikan, ketika pemberi informasi merasa apa yang Ia ucapkan belum
mengena kepada penerima informasi. Gaya bahasa yang satu ini dapat kita temui
pada kegiatan belajar mengajar di sekolah ataupun kampus serta lingkungan
pendidikan lainnya.
k. Gaya bahasa pertentangan
Gaya bahasa pertentangan merupakan sebuah gaya bahasa yang memberikan
pertentangan terhadap sebuah informasi atau pesan. Ketika seseorang menerima
informasi hoax dan Ia mencoba untuk melakukan koreksi terhadap informasi
tersebut dan menyampaikannya kepada orang lain, maka Ia telah menggunakan
gaya bahasa pertentangan. Pertentangan yang timbul mungkin akan memberikan
sebuah kesan dimana orang tersebut melawan arus meskipun Ia mencoba untuk
memberikan informasi yang benar. Gaya bahasa ini akan sering kita temui ketika
terjadi sebuah perdebatan atau adu argument antar pihak.
l. Gaya bahasa sindiran
Gaya bahasa sindiran adalah sebuah gaya bahasa yang menyindir informasi atau
pesan yang disampaikan seseorang, selain itu sindiran yang disampaikan juga
dapat menjurus kepada pribadi seseorang. Meskipun sifat dan karakteristik gaya
ini merupakan sebuah cara berkomunikasi untuk menyindir, bukan berarti gaya
bahasa yang satu ini buruk karena gaya bahasa sindiran ini juga memiliki tujuan
untuk meningkatkan makna dari sebuah pesan atau informasi. Kita biasanya akan
melihat gaya yang satu ini ketika pengamat politik sedang mengomentari
pimpinan lembaga negara atau ketika sedang bercanda.
m. Gaya bahasa perbandingan
Gaya bahasa perbandingan merupakan sebuah gaya bahasa yang memiliki arti dan
tujuan untuk melakukan perbandingan terhadap suatu informasi, dan mencapai
arti atau makna serta tujuan yang sebenarnya dari informasi tersebut. Kita dapat
 melihat gaya bahasa yang satu ini ketika ada seseorang sedang membandingkan
informasi yang diberikan oleh media A dengan informasi yang diberikan oleh
media B, dengan tujuan untuk mendapatkan berita atau informasi yang
sebenarnya. Meskipun begitu, gaya bahasa yang satu ini memiliki caranya sendiri
untuk melakukan perbandingan.
n. Gaya bahasa perumpamaan
Gaya bahasa perumpamaan sebenarnya hampir sama dengan gaya bahasa
perbandingan, dimana gaya bahasa ini mencakup dua sisi informasi dan
komunikasi. Jika gaya bahasa pertentangan hanya mencakup sisi pertentangan
atau mencari hal-hal yang bertentangan, maka gaya bahasa perumpamaan selain
mencakup sisi pertententangan, gaya bahasa ini juga mencakup sisi persamaan
untuk mencari persamaan. Dengan kata lain, gaya bahasa perumpamaan ini akan
menjadikan seseorang membandingkan sebuah informasi baik dari pertentangan
yang ada pada informasi tersebut hingga kepada persamaannya, dan akan
menggunakan kata-kata seperti bagai, sepantun, laksana, umpama.
o. Gaya bahasa pertautan
Gaya bahasa pertautan ini dibedakan kedalam empat jenis turunan gaya yaitu
Metonimia, Sinekdok, Alusio, Eufemisme. Secara garis besar, gaya bahasa
pertautan ini dapat diartikan sebagai gaya bahasa yang menggunakan orang lain
didalam informasi atau pesan yang disampaikannya. Sebagai contoh, kita akan
melihat gaya bahasa ini ketika seseorang mengatakan ” pak jokowi dimedan
makan durian” atau ” ayah selalu makan tengah malam” dan kata-kata atau kalimat
lainnya. Dengan kata lain, gaya bahasa ini menunjuk orang lain atau peristiwa atau
sebuah kejadian sebagai pembuka informasi atau pesan yang disampaikan.
Dari seluruh jenis – jenis gaya bahasa diatas, dapat disimpulkan bahwa setiap gaya
bahasa akan sangat baik dan berguna didalam setiap kesempatan dan kegiatan. Oleh sebab
itu, setiap berkomunikasi hendaknya dilakukan dengan pemilihan dan penggunaan gaya
bahasa yang sesuai agar tujuan dan makna dari informasi tersebut sesuai dengan yang
diharapkan.
 Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain
yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat
mempengaruhi pembicaraan antara lain :
1. Pakaian
Penampilan merupakan hal utama yang dilihat seseorang sebelum mendalami karakter
pribadi orang tersebut. Oleh karena itu, merupakan hal baik jika mempersiapkan
penampilan terbaik di setiap rapat.
2. Pandangan mata
Kontak mata yang lembut adalah tipe terbaik untuk pertemuan saat rapat. Jaga
kontak mata dan tetap santai, hangat, terhubung, dan terlibat, tetapi tidak terkunci.
Selalu fokus dengan objek yang sedang berbicara ketika rapat dan mendengarkan
dengan baik.
3. Mimik wajah
Wajah merupakan bagian utama untuk mengekspresikan emosi kita. Wajah
mengungkapkan bentuk dan intensitas perasaan kita. Terutama pada mata, efektif
untuk menunjukan perhatian dan minat, mempengaruhi orang lain. Mengatur
interaksi, dan menetapkan dominasi.
4. Sikap badan
Dengan menggerakan badan, kita dapat mengekspresikan pesan spesifik dan umum
sebagian dengan sengaja dan sebagian tidak sengaja. Banyak gerakan badan, Lambaian
tangan, misalnya mempunyai arti spesifik dan maksud tertentu “halo” atau “selamat
tinggal” jenis gerakan badan yang lain adalah gerakan yang tidak disengaja dan
menyatakan lebih banyak pesan umum. Mencondongkan badan ke depan, gugup, dan
berjalan dengan lincah semunya adalah tanda yg tidak disadari yang mengungkapkan
apakan kita merasa percaya diri atau gelisah.
5. Suara
Berbicara dan mendengarkan adalah keterampilan komunikasi paling sering
digunakan. Jika diberi pilihan, orang akan lebih memilih saling berbicara dari pada
saling menulis. Berbicara hanya perlu sedikit waktu . Komunikasi lisan memberi
peluang untuk umpan balik. Ketika orang berbicara, merka dapat mengajukan
 petanyaan dan menguji pemahamanakan pesan, mereka dapat berbagi gagasan dan
kerja sama untuk memecahkan masalah. Maka dari itu, suara yang lembut menjadi hal
yang menarik saat komunikasi dalam rapat berlangsung.
6. Tulisan
Apabila kita mengemukakan pendapat dan memerluka gambaran di papan tulis, maka
tulisan kita yang rapih akan menarik peserta dan pemimpin rapat bahwa kita
menguasai pendapat yang kita ajukan.

Hal – hal yang merusak pelaksanaan rapat :

1. Peserta datang terlambat, terlebih lagi pemimpin yang terlambat. Hal ini akan
menjadi kebiasaan buruk
2. Tidak tegas waktu
3. Tidak ada agenda dan batasan waktu rapat
4. Tidak ada sarana audio visual
5. Mengundang orang yang bukan bidangnya
6. Tidak ada notulensi hasil rapat
7. Peserta tidak memahami tujuan rapat
8. Peserta tidak menyiapkan konsep, informasi yang akan disampaikan dalam rapat
9. Tak ada komunikasi efektif selama rapat berlangsung
10. Pemimpin tidak adil menyikapi perbedaan, dan penyampaian usul
11. Gangguan dering telepon dan handphone dengan pembicaraannya
12. Tidak jelas keputusan rapat, siapa mengerjakan apa dan batasan waktunya serta
reward and punishment-nya
13. Peserta dibiarkan sibuk dengan kepentingannya sendiri misalnya memainkan pena
atau handphone, bicara dengan rekan sebelahnya, coret-coret yang bukan berkaitan
dengan rapat pada bukunya
14. Peserta dibiarkan duduk dengan sikap malas
15. Peserta tidak mendokumentasikan hasil rapat, dibiarkan hanya mendengar saja
tanpa ada aktifitas menulis
16. Peserta dibiarkan makan minum selama rapat berlangsung
17. Pernyataan dan pertanyaan peserta tidak dibatasi
 BAB 8 TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat
(MC) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan
susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara
menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.

Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu
mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang
diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi
tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana
persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai
keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong
kelompok untuk mengambil keputusan bersama.
Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan
peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu-
ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang.
Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan
tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai
keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir.
TEKNIK MEMBUKA DAN MENUTUP RAPAT

Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :

1. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara
cermat.
3. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
4. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para
pendengar.
6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :
a) Penggunaan data.
b) Anekdot.
c) Membuat pertanyaan.
d) Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.
e) Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.
Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.
2. Kalimat penutup.

Rapat akan menjadi efektif bila:

 Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.
 Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
 Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.
LANGKAH-LANGKAH DALAM MENGEFEKTIFKAN RAPAT PERENCANAAN DAN
PERSIAPAN RAPAT

Penyelenggaraan rapat yang efektif sangat dibutuhkan untuk mendukung

kelancaran kegiatan perusahaan atau organisasi. Rapat adalah kesempatan untuk
melakukan koordinasi kerja, berbagi informasi, meningkatkan kerja sama dalam tim, dan
mencapai tujuan secara efisien. Rapat yang efektif membutuhkan persiapan yang baik,
kepemimpinan, dan pendelegasian tugas.

1. Mengapa rapat perlu diselenggarakan? (Why)

Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang menyelenggarakan rapat yang
diperlukan:
a. Temukan apa yang terjadi
b. Anda memerlukan keputusan yang cepat
c. Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan
d. Anda ingin melibatkan setiap orang
e. Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi
2. Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? (What)
Hal ini bertujuan untuk menentukan pentingnya rapat. Ketika ada hal yang
memerlukan musyawarah untuk menentukan keputusan, membahas keuntungan
perusahaan per bulan, membahas proyek yang akan dilakukan, dan lain sebagainya
yang berhubungan dengan pemecahan masalah dalam situasi dan kondisi sewaktu-
waktu diperlukannya rapat.
3. Siapa yang harus diundang? (Who)
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
a. Perlu memberikan persetujuan
b. Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
c. Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan
yang dibuat
d. Akan melaksanakan keputusan
 e. Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu
f. Akan memberikan kontribusi olh hasilnya
g. Secara langsung akan terpengaruh.
Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :
a. Orang-orang yang bermasalah
b. Topik-topik panas
4. Kapan dan dimana sebaiknya rapat diselenggarakan? (When)
Salah satu penyebab rapat tidak efektif adalah karena adanya kekeliruan dalam
penentuan kapan sebaiknya rapat diadakan. Tidak mengherankan jika rapat sering
tidak diikuti oleh orang yang sudah diundang atau ada orang yang datang terlambat
untuk mengikuti rapat. Sebaiknya rapat diadakan pada penghujung hari dan di pagi
hari atau tergantung masing-masing perusahaan memiliki waktu terbaiknya untuk
menyelenggarakan rapat.
Tempat untuk diselenggarakan rapat tergantung pada masalah yang akan
dibicarkan, apabila rapat tersebut bersifat tertutup maka bisa dilakukan di kantor.
Namun apabila rapat tersebut hanya rapat biasa dan tidak memerlukan data
confidential, bisa di luar kantor seperti restaurant.
5. Bagaimana rapat akan diselenggarakan? (How)
Hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara
berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan
terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

AGENDA RAPAT

Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan
sebelum rapat dimulai.
1. Menilai butir-butir agenda
a. Menilai Permasalahan
b. Menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?
c. Menilai Kepentingan rapat
2. Butir-butir standar
a. Notulen rapat terakhir
b. Meminta maf karena tidak hadir
c. Permasalahan-permasalahan
d. Lain-lain
e. Tangal dan waktu berikutnya
f. Urutan
g. Hal paling penting pertama
h. Hal kurang penting pertama
i. masalah-masalah rutin.
3. Penentuan waktu
a. Menjaga agar rapat tetap pada jalur
b. memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
c. Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
d. Memotivasi orang
e. Ada tujuan yang dapat diselesaikan.
4. Menulis Agenda
Contoh agenda rapat
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmsi/keputusan Semua/perorangan 5 menit
5. Memimpin Rapat
a. Merencanakan dan Persiapan
b. Membuka Rapat
c. Penyampaian agenda
d. Penyampaian butir rapat
e. Penyampaian tujuan
6. Diskusi dan Partisipasi
a. Memotivasi
b. Mendengarkan
c. Mengendalikan
7. Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan
8. Menilai Keberhasilan (menutup rapat)
9. Menilai Ulang Rapat
a. Biaya Rapat
b. Biaya akomodasi
c. Mengambil Tanggungjawab
d. Memikirkan ulang rapat
e. Penyebab kegagalan rapat
f. dan lain sebagainya

TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT

Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai

megajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus
menguasai teknik bertanya. Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta
rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna. Berikut adalah dasar-dasar
teknik bertanya:
1. Pertanyaan langsung ( direct question ) yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung
pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui
bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.
2. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question ) yaitu pertanyaan yang ditujukan
kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.
3. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question ) yaitu pertanyaan yang diajukan
kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.
4. Pertanyaan dilemparkan ( relay question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan
mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya. Tujuan dari
pelemparan kembali pertanyaan adalah :
a. Untuk merangsang diskusi dalam rapat.
b. Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.
 c. Menuju ke arah kesepakatan bersama.

Hasil rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat
a) Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.
b)Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat
c) Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
d)Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi
kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan.
e) Perundingan: suatu rapat yang membicarakan secara mendalam.

2. Bersifat tidak mengikat:

a) Debat adalah diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.
Contoh: perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
b)Polemik adalah diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya
dilakukan secara tertulis.
Contoh: Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
c) Diskusi Panel adalah suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti
oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari
berbagai aspek.
Contoh: Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi
kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
d)Simposium, sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
e) Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
f) Bersifat lebih formal
Contoh: Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
g) Temu Karya adalah forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis.
Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
h)Seminar adalah suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah
didampingi ahli.
 Contoh: Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk
Menyongsong Otonomi Daerah”.
i) Loka Karya adalah suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki
keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk
menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan
di SMK
j) Sarasehan adalah suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek.
Contoh: Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
k) Temu Wicara adalah orum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya
dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
l) Penataran adalah kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/
meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS
Se Samarinda.
m) Penlok (Penataran Lokakarya) adalah kegiatan Pendidikan dalam rangka
meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang
bersifat teknis.

PERENCANAAN RAPAT

Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat
penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu
mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :

1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan
kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk
mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya
diselenggarakan di Operation Room atau ConferenceRoom yang telah ada di
lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan
kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan
pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah
diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat
Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu
mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan
sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan:
a. Jumlah partisipan
b. Hubungan masing-masing partisipan
c. Level keintiman
d. Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
e. Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
Adapun perencanaan rapat secara terperinci adalah sebagai berikut:
a. Perencanaan waktu
Perencanaan waktu menyangkut kapan waktu terbaik untuk
menyelenggarakan rapat. Hal ini penting karena sangat berpengaruh terhadap
efektivitas rapat. Rapat yang dilaksanakan pada pagi hari akan berbeda dengan
rapat yang diselenggarakan pada malam hari. Pada waktu pagi hari peserta
masih segar, sedangkan malam hari peserta merasa lelah baik fisik maupun
pikirannya karena sudah seharian bekerja.
Rapat yang diadakan pada malam hari dirasa kurang efektif daripada rapat
yang diadakan pada pagi hari. Di samping itu, rapat mungkin dilakukan pada
akhir pekan, tetapi rapat yang diadakan pada akhir pekan dengan
menghabiskan waktu sampai minggu di suatu tempat peristirahatan kurang
efektif, karena pada saat tersebut biasanya digunakan peserta rapat untuk
beristirahat dan merupakan waktu untuk keluarga.
Peserta memang menghadiri rapat, tetapi pikirannya mungkin kurang
tertuju pada materi rapat. Kemungkinan lain, rapat diselenggarakan pada waktu
menjelang waktu makan siang, karena bila dilaksanakan pada pagi hari
dianggap mengganggu aktivitas pokok para pimpinan ataupun karyawan.
Penting sekali untuk diperhatikan bahwa peserta rapat akan bersikap positif
jika rapat diadakan dengan memperhatikan kebutuhan peserta, seperti
kebutuhan istirahat setelah seharian bekerja atau tidak mengganggu hari libur
mereka.
b. Perencanaan tempat
Sekretaris harus memperhatikan apakah rapat akan dilaksanakan di kantor
atau di luar kantor. Jika dilaksanakan di luar kantor harus menghubungi
pengelola tempat rapat yang akan dijadikan tempat rapat. Sekretaris harus
menghubungi pengelola tempat yang akan digunakan untuk rapat dan berpesan
agar tempat, waktu, hari, tanggal pelaksanaan rapat agar ruang rapat diberi
petunjuk.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur ruang rapat yaitu:
a) Cahaya penerangan
Cahaya dalam ruang rapat sangat diperlukan, karena apabila kurangnya
cahaya dapat mengakibatkan mata cepat lelah. Apabila ruangan rapat
mendapat cahaya dari sinar matahari yang cukup, maka tidak perlu
menggunakan penerangan atau lampu.
b) Ventilasi udara
Ruangan yang tidak menggunakan AC, sebaiknya perlu diperhatikan
ventilasi udaranya. Apabila ruangan tersebut kurang ventilasinya, akan
membuat peserta rapat cepat merasa gerah dan kemungkinan akan
memperburuk mood peserta.
c) Pengaturan tempat duduk
Sekretaris perlu memperhatikan pengaturan tempat duduk bentuk apa
yang akan digunakan dalam penyelenggaraan rapat. Selain itu tentukan juga
tempat untuk pemimpin rapat dan notulis. Pada umumnya notulis duduk
bersebelahan dengan pemimpin rapat, karena apabila ada yang perlu
ditanyakan bisa langsung ditanyakan kepada pemimpin.
d) Penempatan peralatan
Peralatan yang digunakan untuk menunjang kelancaran rapat diletakkan di
tempat yang tidak mengganggu jalannya rapat ataupun mengganggu
pandangan peserta.
e) Persiapan akomodasi
Kadang suatu rapat berlangsung selama beberapa hari, sekretaris harus
mempersiapkan akomodasi atau penginapan yang nyaman dan aman serta
 sesuai dengan kedudukan atau jabatan peserta rapat. Untuk akomodasi
dapat ditempatkan di hotel, asrama, dan lain-lain lengkap dengan pelayanan
makan dan cuci. Selain itu perlu dipikirkan juga apakah perlu disiapkan
transportasi atau tidak.
Macam-macam pengaturan tata ruang rapat ada beberapa macam, yaitu:
a. Bentuk konferensi
Bentuk konferensi ini ada tiga macam yaitu bentuk lingkaran, bentuk persegi
dan bentuk setengah lingkaran. Bentuk konferensi biasanya digunakan untuk
rapat direksi, rapat komite maupun diskusi. Ruang pertemuan dengan
pengaturan ini mempermudah peserta untuk melihat satu sama lain, selain
itu peserta merasa dihargai. Dalam model seperti ini tidak nampak kesan
bahwa satu peserta lebih dari yang lain. Semua peserta rapat memiliki
kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide-idenya.
 Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu masalah.
 Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil
 Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala arah.
 Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta
 (Gambar tata ruang rapat bentuk konfrensi)

b. Bentuk huruf T
Bentuk ini jarang digunakan, tapi merupakan salah satu alternatif yang dapat
digunakan apabila diperlukan. Cara penyusunanya bentuk huruf T yaitu
dengan menggabungkan beberapa meja hingga membentuk huruf T.
Pemimpin rapat biasanya ditempatkan di atas huruf T.
c. Bentuk huruf V
Sama halnya dengan bentuk huruf T, susunan meja rapat dengan huruf V
jarang digunakan karena ada ruang yang kosong. Namun bentuk ini
memberikan suasana berbeda dalam rapat, sehingga peserta rapat merasa
tidak bosan.
d. Bentuk perahu
Bentuk perahu merupakan kombinasi dari bentuk huruf V, yaitu dua huruf V
digabungkan secara berhadap-hadapan. Bentuk seperti ini biasanya
 digunakan untuk rapat yang memerlukan diskusi. Pemimpin rapat berhak
memilih dimana saja hendak duduk.
e. Bentuk tulang iklan
 Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar pikiran
 Sangat bagus untuk presentasi
 Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang

(Gambar tata ruang rapat bentuk tulang ikan)

f. Bentuk kelas
Pengaturan bentuk kelas ini menurut garis lurus seperti halnya kelas bagi
anak sekolah. Akan tetapi setiap meja untuk lebih dari satu peserta rapat,
misalnya dua orang. Pemimpin berada di depan kelas. Bentuk kelas cocok
untuk jumlah peserta yang banyak. Namun bentuk ini mempunyai
kelemahan yaitu peserta yang duduk di belakang akan merasa kesulitan
untuk melihat ataupun mendengar orang yang berbicara di baris bagian
depan.
 Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar
 Cocok untuk rapat penyampaian informasi
  Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah
 Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang

(Gambar tata ruang rapat bentuk kelas)

g. Bentuk huruf U
Bentuk huruf U ada dua macam yaitu bentuk huruf U tertutup dan bentuk
huruf U terbuka. Bentuk huruf U tertutup adalah meja pimpinan ditempatkan
diarah bagian huruf U yang terbuka tetapi tidak sampai menutup bagian
tersebut. Pada bentuk huruf U terbuka, pimpinan rapat biasa ditempatkan
dibagian huruf U yang tidak terbuka. Bentuk ruang rapat seperti ini cocok
untuk:
 Rapat Direksi dan tukar pikiran
 Sangat bagus untuk presentasi
 Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
 (Gambar tata ruang rapat bentuk huruf U)

h. Bentuk aula atau bioskop

Apabila peserta rapat mencapai ratusan orang, meja rapat dapat dibuat
dalam bentuk aula yaitu berbentuk kelas tetapi digunakan meja yang banyak.
Karena banyaknya jumlah peserta akan kurang kurang mendapatkan
partisipasi baik dari peserta. Bentuk ini cocok untuk rapat ekstern.
i. Bentuk workshop
Bentuk ini sama dengan bentuk konferensi namun dalam bentuk workshop
menggunakan meja yang lebih banyak. Bentuk workshop efektif digunakan
untuk rapat yang memerlukan diskusi kelompok.
 j. Bentuk meja bundar (Round Table)
 Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi kelompok-kelompok
kecil
 Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah permeja

(Gambar tata ruang rapat bentuk meja bundar)

2. Persiapan Administrasi
a) Membuat Surat Undangan Rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga
hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari,
tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b) Menyusun acara/agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok
pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c) Menyusun daftar Hadir
 Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu
bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah
peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d) Akomodasi
Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama dan diadakan di luar kantor,
sekretaris perlu mempersiapkan akomodasi, antara lain hotel atau penginapan,
dan transportasi untuk para peserta rapat.
e) Ruang Kesehatan
Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu disediakan ruangan kesehatan
untuk mencegah terhambatnya rapat akibat ada peserta rapat yang sakit dan
kemungkinan terjadinya sesuatu pada kesehatannya. Oleh karena itu, faktor
kesehatan peserta rapat sangatlah perlu untuk diperhatikan agar rapat berjalan
dengan lancar.
f) Penyiapan konsumsi
Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat akan melewati
waktu istirahat. Konsumsi rapat biasanya berhubungan dengan pengadaan
snack, makan dan minum.
g) Hiasan ruangan
Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak terkesan terlalu kaku
sehingga dapat membantu mencairkan suasana perlu diberikan hiasan berupa
bunga-bunga. Bunga dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting penempatan
bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar peserta rapat.
h) Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa
berupa:
 Hasil rapat yang lalu
Membawa hasil rapat yang sebelumnya untuk dijadikan review atau
perbandingan dengan rapat yang akan dijalankan, maka perlu
menyiapkan data rapat sebelumnya agar mengetahui apakah rapat
sebelumnya sudah memberikan hasil pada kinerja yang sekarang dan
akan dibahas pada rapat selanjutnya.
 Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas.
Laporan hasil dari kinerja karyawan yang telah dilakukan selama periode
tertentu perlu dipersiapkan untuk dijadikan masalah atau bahasan pada
rapat.
 Peraturan-peraturan yang diperlukan.
 Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat.
 Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan
sebagainya.
i) Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan
rapat seperti:
 Papan dan alat tulis
 Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
 OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft
PowerPoint.
 Sound system, tape recorder
 Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
 Block note, ballpoint
 Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
 Membuat catatan hasil rapat (notulis)
 BAB 9 NOTULA

NOTULA

Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam
rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta
rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat
untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan
bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi
informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga
untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan
kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris
organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi
duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula:

1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan
penafsiran yang berbeda-beda.
2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya
agar tidak membingungkan
4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian
informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa
keputusan
5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan
6. Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu
disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan
dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula:
1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun
rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat
pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan
pimpinan dan notulis rapat
4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu
disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang .........
5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Persiapan dalam pembuatan notula :

1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal
Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan notula.
2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.
3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

Isi Notula Rapat

1. Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan
rapat.
2. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
3. Pemimpin rapat
4. Sifat rapat.
5. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
6. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
7. Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
8. Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
9. Ringkasan jalannya rapat.
10. Hasil rapat.
11. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
12. Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
13. Catatan khusus.
14. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.
15. Pembuat notula (sekretaris)
16. Pengesahan notula oleh ketua rapat

Susunan Notula/Notulen
Ketika menulis notulen, ada rangkaian yang harus diperhatikan agar notulen tersusun
singkat dan sistematis. Berikut adalah susulan penulisan notulen:
a) Kepala Notulen, kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan notulen.
Adapun kepala notulen berisi tentang :

1. Nama atau tema yang di bahas

2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempal pelaksanaan acara
5. Unsur - unsur yang terlibat dalam acara (Ketua dan wakil ketua, sekertaris, notulis,
peserta.)

b) Isi notulen, isi notulen adalah bagian dari notulen yang berupa hal-hal yang di bahas
dan hasil keputusan rapat. Isi Notulen ditulis agar dapat membedakan dari susunan
sistematis. Susunan sistematika dalam isi notulen dapat dibagi menjadi 4 yaitu :

1. Kata Pembuka
2. Pembahasan
3. Pembacaan keputusan
4. Waktu (Jam) Penutupan

c) Bagian akhir notulen, Bagian ini merupakan penulisan terakhir yang terkandung
didalam notulen yang membahas penjelasan tentang hal - hal akhir penulisan notulen.
Bagian akhir notulen dibagi menjadi 3 yaitu :
 1. Nama jabatan
2. Tanda tangan
3. Nama pajabat, pangkat, atau NIP

d) Penandatanganan
Penandatanganan berisi tentang tanda tangan dari pihak - pihak yang diangap penting
dan bertanggung jawab atas terlaksananya acara rapat tersebut.Notula biasanya
ditanda tangani oleh ketua,wakil ketua, sekertaris, notulis.
 BAB 10 RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN

RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN

Rapat merupakan media komunikasi kelompok, yang pada prinsipnya ntuk

mendapatkan saling pengertian. Dari pihak pemimpin, rapat bertujuan memberikan
kesempatan kepada bawahan untuk menyampaikan pendapat, saran, dan ide-ide
langsung kepada pemimpin. Dari pihak bawahan, rapat merupakan kesempatan baik
untuk bertatap muka dengan pimpinan sekaligus dengan para staf lainnya.
Rapat yang efektif dan efisien tercapai apabila tujuan rapat yang telah ditetapkan
dapat dicapai. Untuk menyelenggarakan rapat yang efektif dan efisien dibutuhkan
manajemen rapat yang baik. Rapat yang efektif berlandaskan pada:
1. penggunaan waktu secukupnya dalam membuat keputusan
2. Hanya membicarakan hal-hal yang telah diagendakan
3. Menekankan objektivitas dan hasil yang diharapkan
Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam rapat yaitu pemimpin yang cakap sebagai berikut:
a) Umumkan jadwal rapat
Biasanya pemipin dibantu oleh sekretaris untuk mengumumkan jadwal rapat yang
akan dilaksanakan. Setelah sekretaris mendapat arahan terkait jadwal rapat, setelah
itu sekretaris mengumumkan kepada semua peserta rapat bahwa akan mengadakan
rapat untuk membahas suatu persoalan, minimal seminggu sebelumnya.
b) Terorganisir
Dibantu oleh sekretaris, pemimpin memberikan arahan untuk membuat agenda rapat
yang terorganisir mulai dari awal dan akhir kegiatan rapat yang tepat waktu sesuai
dengan jadwal yang ditentukan.
c) Percaya diri
Pemimpin yang cakap adalah pemimpin yang melaksanakan rapatnya dengan penuh
percaya diri untuk memaparkan semua materi yang telah disiapkan.
d) Produktif
Pemimpin meminta pendapat dari peserta rapat yang terlibat baik pro maupun kontra
dan menganalisisnya untuk diambil sebuah keputusan.
e) Mencatat semua hal penting
Sekretaris pemimpin yang akan membuat notulen rapat untuk mencatat semua hal
yang penting terkait apa saja yang dibicarakan selama rapat berlangsung.
f) Membuat kesimpulan
Buat satu kesimpulan besar atau kesimpulan akhir mengenai langkah selanjutnya yang
harus dilakukan, serta tidak lupa untuk menutup rapat dengan mengucapkan terima
kasih kepada semua peserta rapat atas waktu dan kontribusi mereka.
 DAFTAR PUSTAKA

Armiati. (2015). Tata Ruang Kantor. FE UNP.

Donni Juni Priansa, S. P. (2017). Manajemen Sekretaris Perkantoran Terampil dan

Profesional. In S. P. Donni Juni Priansa, Manajemen Sekretaris Perkantoran Terampil
dan Profesional (pp. 217-230). Bandung: Pustaka Setia Bandung.

Ilmu dasar. (2019). Retrieved Agustus 10, 2019, from Pengertian Rapat, Fungsi, dan Tujuan
Rapat: ilmudasar.id/pengertaian-rapat/

Marsofiyati, M. P., & Drs. Hendry Eryanto, M. (2015). Manajemen Perkantoran. In M. P.

Marsofiyati, M. Drs. Hendry Eryanto, & M. Dr. Corry Yohana (Ed.), Manajemen
Perkantoran (pp. 52-63). Jakarta: LPP Press UNJ.

Reswari, A. (2013). Tugas Sekretaris dalam Pengelolaan Rapat. Universitas Negeri

Yogyakarta, 6-22.
LAMPIRAN-LAMPIRAN

Surat Undangan

KARANG TARUNA
Gubeg Mojo RT3 RW5
JAKARTA

Nomor: 001/KTGM/VIII/2019 19 Agustus 2019

Lamp :–
Perihal : Undangan Pertemuan

Yth. Anggota Karang Taruna

Dengan hormat,

Bersama dengan ini kami mengharap kehadiran seluruh Anggota Karang Taruna untuk
dapat menghadiri dan mengikuti rapat yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Minggu, 11 Agustus 2019

Waktu : 19.00 WIB (Ba’da isya’)
Tempat : BASECAMP Karang Taruna
Acara : Pertemuan rutin Karang Taruna

Demikian surat undangan ini kami buat sebagai mana mestinya, atas perhatian dan juga
partisipasi serta kehadirannya kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Karang Taruna Sekretaris

Faris Antoni Sity Anisa

 DAFTAR HADIR
Acara : Pembahasan Karang Taruna
Tempat : Aula Bung Hatta
Hari/Tagnggal : Minggu, 11 Agustus 2019
Pukul : 10.00 – 12.00

Jakarta, ………………………………

Ketua Rapat
 NOTULEN/HASIL RAPAT PEMUDA RT 03/05
Nomor : 01/Pemuda-RT03/VIII/2019

Hari/Tanggal : Rabu, 19 Agustus 2019

Jam : 19.00 WIB s/d selesai
Tempat : Basecamp Karang Taruna
Agenda : Pembahasan Pembentukan Pengurus Karang Taruna Unit RT 03

A. PEMBUKAAN
1. Pimpinan rapat membuka rapat dengan mengajak peserta rapat membacakan
bismillah.
2. Pimpinan rapat memberikan pengantar rapat terkait fungsi penting karang taruna
dalam pembangunan masyarakat.

B. PEMBAHASAN
1. Maksud dan tujuan diadakan perkumpulan
2. Pendanaan atau modal pertama untuk uang kas
3. Penarikan iuran rutin tiap bulan beserta besarannya
4. Pembentukan pengurusan

C. PEMUFAKATAN/KEPUTUSAN HASIL RAPAT

1. Untuk penggalian dana diperoleh dengan iuran rutin dari warga RT 03 dan
sebagian warga RT 03 yang ikut dalam perkumpulan
2. Besaran iuran :
a. Iuran pertama sebesar Rp. 5.000,- ( Lima Ribu Rupiah)
b. Iuran Rutin Bulanan Sebesar Rp. 2.000,- ( Dua Ribu Rupiah )
c. Sedekah/Infaq dari warga yang besarnya tidak dibatasi
3. Untuk iuran pertama dimulai pada Bulan SEPTEMBER 2019
4. Untuk iuran rutin akan ditarik setiap tanggal 15 sampai dengan 20 tiap bulan
5. Penggunaan Dana yang terkumpul untuk kegiatan sosial kemasyarakatan
a. Pembelian peralatan jenazah untuk warga RT 03 yang meninggal dunia
b. Sumbangan bagi warga yang sakit
c. dll
6. Untuk kelancaran ketertiban administrasi dan pertanggungjawaban dibentuk
wadah perkumpulan kepemudaan yang disebut sebagai Karang Taruna Unit RT
03 RW 05 Kuwon Karas Magetan
7. Setelah perkumpulan terbentuk dilanjutkan dengan pembentukan pengurus, dan
diperoleh kesepakatan sebagai pengurus adalah :
 Ketua : Ainin Budi
 Wakil Ketua : Husin
 Sekretaris I : Edi Susanto
 Sekretaris II : Hartono
 Bendahara I : Sugianto
  Bendahara II : Yusak
 Bendahara III : Supri
 Seksi- Seksi
Penggalian Dana : Santo
Giyat
Zainal Arifin
Sudar
Samungin
D. PENUTUP
1. Pembacaan kesimpulan isi rapat
2. Pukul 21.00 WIB rapat ditutup oleh ketua karang taruna

Jakarta, 19 Agustus 2019

Mengetahui,

Ainun Febiyanti Edi Riyandi

Ketua Notulis