1.

PERAN KAS

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel,

tanpa ditunjang dengan kas yang memadai maka akan dapat
mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena
kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan
aktivitas keseharian suatu hotel.

 2. Bagian yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas

Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penerimaan kas pada

sebuah hotel adalah sebagai berikut:

1.Penjualan Kamar)

a.Front Office (FO) dan  FO cashier, dimana bagian ini bisa
dirangkap oleh bagian FO yang bertugas menerima dan melaporkan
setiap pembayaran tamu.

b.Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian

pemasukan data penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-
masing outlet.

c.Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil

penjualan tunai hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night
auditor.

d.General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua

penerimaan penjualan kamar.

3.Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan

Kamar)

a.Guest bill

b.Room Sales Recapitulation

 c.Remittance of Fund

C.  Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar

a.Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil
penjualan beserta bukti pendukung dan pelaporannya ke
dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office,
yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.

b.Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit

yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian akan
menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti
uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada
general cashier

c.General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan

laporan masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam
buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau
menyetor uang ke bank.

2.PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN

A.  Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan

Kas (Makanan dan Minuman)
a.Cashier Outlet mempunyai tanggung jawab penuh atas
semua penerimaan outlet (outlet restaurant)

b.Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan

ketelitian pemasukan data penjualan tunai makanan dan
minuman dalam satu hari.
 c.Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua
hasil penjualan tunai makanan dan minuman dan
mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.

d.General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas

semua penerimaan hasil penagihan yang dilakukan oleh
collector dalam satu hari.

B.   Dokumen yang Digunakan Digunakan pada Prosedur Penerimaan

Kas (Penjualan Makanan dan Minuman)

a.          Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi

penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan
sebagai bukti tagihan kepada tamu

b.          Restaurant and Bar Summary of  Sales: mencatat

penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit
pada masing-masing shift

c.          Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan

untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada
hari itu

C.   Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Makanan dan

Minuman
a.          Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil
penjualan beserta bukti pendukung dan pelaporannya ke
dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office,
yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.

 
 b.          Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income
audit yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian
akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai,
seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler
chequw pada general cashier

c.          General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan

laporan masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam
buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau
menyetor uang ke bank.

3.PENERIMAAN KAS PADA PENGUMPULAN PIUTANG DARI TRAVEL AGENT

A.  Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan

Kas (Pengumpulan Piutang dari Travel Agent)

a.Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan

menyiapkan faktur tagihan serta melakukan penagihan

b.Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke

travel agent.

c.General Cashier bertanggung jawab penuh atas semua

penerimaan semua hasil penagihan piutang yang dilakukan
oleh collector dalam satu hari.

B.  Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas

(Pengumpulan Piutang dari Travel Agent)

        a.Guest bill
 b.Reservation Form

c.Agent Voucher

d.Invoice

e.Cash Receipt

C.  Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Pengumpulan

Piutang dari Travel Agent

a.Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen

sesuai jatuh temponya, saat tiba waktunya untuk
melakukan penagihan, Account Receivable akan menyiapkan
daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya
(invoice, guest bill, agent voucher, dll), dan
menyiapkan cash receipt.

b.Account Receivable akan meminta persetujuan dari head

department, kemudian akam member data tersebut kepada
collector untuk melakukan penagihan kepada agen.

c.Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada

collector pada general cashier, yang akan mencatat pada
penerimaan kas. Dan kemudian Collector akan
menginformasikan pada Account Receivable, yang mencatat
pada kartu piutang agen.

4.PENERIMAAN KAS PADA PENERIMAAN UANG MUKA

A.  Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Penerimaan Uang Muka

a.Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang

langsung atau melalui travel agent.
 b.Front Office cashier bertugas menerima dan melaporkan
setiap pembayaran tamu.

c.Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan

ketelitian pemasukan data uang muka dalam satu hari.

d.Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua

hasil penerimaan uang muka dari tamu dan mengkoreksi
kembali pekerjaan night auditor.

e.General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas

semua penerimaan uang muka dari tamu dalam satu hari.

B.  Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas

(Penerimaan Uang Muka)

a. Cash Receipt
b. Reservation Form

C.  Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka

a.Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada

saat reservasi, pembayaran uang muka tersebut akan
diterima oleh front office cashier, dengan membuatkan
cash receipt dilampiri reservation form, kemudian
melaporkannya pada room sales recapitulation dan
memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan hasil
penjualan kamar lainnya.

b.Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang

nantinya akan dipakai untuk memperhitungkan kekurangan
pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
 c.Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang
muka tersebut dan mencatatnya sebagai penerimaan kas.
Kemudian General Cashier akan menginformasikan pada
Account Receivable akan adanya pembayara uang muka
tersebut.

D.  Laporan Yang Dihasilkan

Genereal Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh

General Cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan
kas.