RANCANGAN AKTUALISASI

PENINGKATAN PENATAAN ARSIP SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA DINAS PEKERJAAN UMUM DAN
PERUMAHAN RAKYAT KABUPATEN KEPULAUAN YAPEN

Disusun Oleh :
MAULONA MONICA RUMBIAK ,A Md.Tek
( NDH ) : 15 ( Lima Belas)

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN II

GELOMBANG II ANGKATAN VIII
BADAN KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA
MANUSIA
KABUPATEN KEPULAUAN YAPEN
BEKERJASAMA DENGAN
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PROVINSI PAPUA
SERUI
TAHUN 2021
 LEMBAR PERSETUJUAN

EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Gelombang II Angkatan VIII

Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Kabupaten Kepulauan Yapen

Bekerjasama Dengan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Provinsi Papua Tahun 2021

Nama : MAULONA MONICA RUMBIAK,A, Md.Tek

NIP : 19930518 2020 12 2001

Unit Kerja : Dinas Pekerjaan Umum Dan Perumahan Rakyat

Jabatan : Staf
Nomor Daftar Hadir : 15 (Lima Belas)

“ JUDUL RANCANGAN AKTUALISASI”

PENINGKATAN PENATAAN ARSIP SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT KABUPATEN
KEPULAUAN YAPEN

Disetujui untuk disampaikan pada Evaluasi Rancangan Aktualisasi Pelatihan

Dasar Golongan II Gelombang II Angkatan VIII Badan Kepegawaian dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Kabupaten Kepulauan Yapen Bekerjasama
Dengan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Papua Tahun 2021.

Serui, November 2021

Menyetujui,
Coach Mentor

Drs.Burhananuddin,M.SI ...........................................
NIP.196604281994031008 NIP. ....................................
 LEMBAR PENGESAHAN

Pelatihan Dasar CPNS Golongan III

Gelombang II Angkatan Ke VIII Tahun 2021

Judul : Peningkatan Penataan Arsip Surat Masuk dan

Surat Keluar di Dinas Pekerjaaan Umum
dan Perumahan Rakyak Kabupaten
Kepulauan Yapen

Nama : MAULONA MONICA RUMBIAK, A.Md.Tek

Nomor Daftar Hadir : 15 ( Lima Belas )

Unit Kerja : Dinas Pekerjaaan Umum dan Perumahan Rakyak

Kabupaten Kepulauan Yapen

Telah diseminarkan pada :

Hari : Rabu
Tanggal : November 2021

Jam : 09.30 WIT

Tempat : Balai Diklat BKPSDM Kab. Kepulauan Yapen

Diperbaiki sesuai semua saran masukan dalam Seminar Rancangan Aktualisasi.

Serui, November 2021

Coach Penguji

Drs.Burhananuddin,M.SI ……………………….
NIP.196604281994031008 NIP. ………………..…

Mentor

.............................................
NIP. ,....................................

LEMBAR PERSETUJUAN HASIL PERBAIKAN

EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Gelombang II Angkatan VIII

Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Kabupaten Kepulauan Yapen
Bekerjasama Dengan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Provinsi Papua
 Tahun 2021

Nama : MAULONA MONICA RUMBIAK, A.Md.Tek

NIP : 19930518 2020 12 2001
Unit Kerja : Dinas Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Jabatan : Staf
Nomor Daftar Hadir : 15 ( Lima Belas )

“ JUDUL RANCANGAN AKTUALISASI”

Peningkatan Penataan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar di Dinas Pekerjaaan
Umum dan Perumahan Rakyak Kabupaten Kepulauan Yapen

Telah diseminarkan dan disempurnakan berdasarkan masukkan dari Penguji, Coach

dan Mentor pada tanggal November 2021.
Serui, November 2021
Coach Penguji

Drs.Burhananuddin,M.SI ……………………….
NIP.196604281994031008 NIP. ………………..…
Penguji

.............................................
NIP. .......................................

PERNYATAAN PERBAIKAN
RANCANGANAKTUALISASI

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : MAULONA MONICA RUMBIAK, A.Md.Tek
Nomor Daftar Hadir : 15 ( Lima Belas )
Unit Kerja : Dinas Pekerjaaan Umum dan Perumahan Rakyak
Kabupaten Kepulauan Yapen
Judul Laporan Aktualisasi : Peningkatan Penataan Arsip Surat
 Masuk dan Surat Keluar di Dinas
Pekerjaaan Umum dan Perumahan
Rakyak Kabupaten Kepulauan Yapen

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa rancangan aktualisasi berjudul

“peningkatan Penataan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar di Dinas Pekerjaaan
Umum dan Perumahan Rakyak Kabupaten Kepulauan Yapen “ telah diperbaiki
sebagaimana mestinya sesuai dengan saran dan masukan dari seminar yang
dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Rabu / November 2021
Waktu : 09 : 00 WIT
Tempat : Balai Diklat BKPSDM Kabupaten
KepulauanYapen
Dengan ketentuan bahwa apabila dikemudian hari terdapat hal-hal yang tidak
sesuai dengan pernyataan ini, maka saya bersedia menerima segala konsekuensi
yang ditimbulkannya.

Serui, November 2021

Yang membuat pernyataan,

MAULONA MONICA RUMBIAK, A.Md.Tek

NIP.199305182020122001

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa yang senantiasa memberikan
Berkat dan Anugrahnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Rancangan
Aktualisasi dengan judul “peningkatan Penataan Arsip Surat Masuk, Disposisi
Pimpinan dan Surat Keluar diLingkungan Dinas Pekerjaaan Umum dan
Perumahan Rakyak Kabupaten Kepulauan Yapen
Penulisan Rancangan Aktualisasi nilai-nilai dasar PNS ini disusun sebagai
salah satu persyaratan kelulusan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil
Golongan II Gelombang II Angkatan VIII Tahun 2021 sebagai bentuk
pemahaman konseptual dan internalisasi nilai-nilai dasar PNS yang akan
diterapkan di (isi lokus aktualisasi). Dalam menyelesaikan rancangan aktualisasi
nilai-nilai PNS ini penulis menyampaikan terima kasih kepada :
1. INAWIAH S.Sos selaku Plt. Kepala Badan Kepegawaian dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Kabupaten Kepulauan Yapen,
selaku penyelenggara, sehingga penulis dapat menjalani proses Latsar
dengan baik;
2. R.D MELANTONO LAHANJONO,ST,MT. Kepala Dinas Pekerjaaan
Umum dan Perumahan Rakyak Kabupaten Kepulauan Yapen , yang telah
memberikan arahan dan ijin kepada penulis untuk mengikuti Latsar CPNS
2021;
3. ………………….selaku coach yang telah membimbing, memberi
masukan perbaikan untuk penyempurnaan laporan aktualisasi dapat
terselesaikan;
4. ...........................selaku mentor yang telah memberi dukungan dan
membantu dalam menyelesaikan laporan aktualisasi;
5. Segenap Widyaswara, Selaku Tenaga Pengajar dan Panitia Penyelenggara
Latsar CPNS 2021.;
6. Seluruh rekan-rekan Diklat Latsar Golongan II Gelombang II Angkatan
VIII Tahun 2021;
7. Seluruh rekan-rekan pada Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten
KepulauYapen.
Penulis berharap semoga rancangan aktualisasi ini dapat memberikan
manfaat bagi semua pihak dan dapat memberikan contoh tentang rancangan nilai-
nilai Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti
Korupsi (ANEKA)dengan prinsip Manajemen Aparatur Sipil Negara (ASN),
Pelayanan publik dan Whole of Goverment (WoG) yang akan diimplementasikan
dalam kehidupan sehari-hari di lingkungan kerja dan masyarakat.
 Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan pada rancangan
ini, oleh karena itu penulis berharap kepada semua pihakuntuk memberikan saran
dan masukan serta kritikyang membangun untuk menyempurnakanrancangan
aktualisasi ini.

Serui, November 2021

Penulis

MAULONA MONICA RUMBIAK, A.Md.Tek

NIP.199305182020122001

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Pada era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi
dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa
pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin
tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat
proses penyampaian informasi.

Proses pertukaran dan penyampaian informasi, pendelegasian, dan

pelayanan administrasi yang cepat dapat membantu kelancaran proses
layanan kegiatan administrasi di dalam suatu organisasi baik swasta maupun
pemerintah, khususnya kegiatan dan pelayanan administrasi yang berkaitan
dengan aktivitas surat menyurat, sesuai dengan UU No.5 Tahun 2014 tentang
Aparatur Sipil Negara bahwa fungsi ASN salah satunya adalah sebagai
pelayan publik.

Tata kelola persuratan merupakan sistem informasi membangun

sebuah sistem yang nantinya digunakan oleh pihak-pihak penting dalam
kelembagaan guna memberikan masukan yang diperlukan untuk proses
pengambilan keputusan. Selain hemat biaya dan kecepatan dalam mengakses
data, penggunaan teknologi informasi dalam bidang penyampaian informasi
juga dapat meningkatkan transparasi dan control dalam proses penyampaian
informasi itu sendiri serta mempermudah untuk mendapatkan pelayanan
yang baik, cepat dan akurat.

Begitu pentingnya arsip bagi kemaslahatan seluruh bangsa Indonesia,

negara melalui Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
khususnya Pasal 9 ayat (3) telah mengamanatkan kepada seluruh pencipta
arsip untuk melaksanakan pengelolaan arsip dinamis, yang meliputi arsip
vital, arsip terjaga, arsip aktif, dan arsip inaktif. Arsip aktif merupakan arsip
yang frekuensi penggunaannya tinggi. Arsip aktif mempunyai manfaat besar
bagi organisasi penciptanya, baik sebagai bahan perencanaan, pengambilan
keputusan, pengawasan, bukti akuntabilitas kinerja dan lain-lain.
 Penting dalam hal pelayanan administrasi ini masih menggunakan
metode manual atau konvensional yang mana penataan administrasi yang
masih belum tertata dengan baik (pengklasifikasian surat, SOP
Administrasinya, yang belum relevan terhadap standar pelayanan), seperti
pada saat pengagendaan surat masuk yang diterima dicatat pada buku agenda
konvensional, dan juga pencarian kembali arsip surat atau dokumen tersebut
saat diperlukan ini cukup menyita waktu untuk mencari arsip tersebut karena
sebagian tertumpuk dan belum tertata.

Disisi lain dengan perkembangan pelayanan yang diberikan kepada

masyarakat maka perlu adanya pengelolaan administrasi persuratan yang
lebih baik dan harus dioptimalkan, agar Dinas Lingkungan Hidup dalam
memberikan pelayanan administrasi meningkat dengan baik, lebih efektif
dan efisien, pembenahan harus dilakukan dalam proses pengelolaan penataan
arsip persuratan baik secara konvensional maupun melakukan suatu inovasi
yaitu dengan digitalisasi arsip.

Penatakelolaan administrasi persuratan yang baik, efektif dan efisien

khususnya surat masuk sangatlah penting. Dalam kegiatan penataan
pengelolaan arsip baik secara fisik maupun digital, sudah seharusnya
keberadaan arsip tersebut tidak hanya dimana arsip fisik tersebut disimpan,
namun akan lebih efisien dan efektif jika arsip tersebut di-digitalisasi dalam
bentuk scan-hyperlink pada database yang dibuat.

Mengingat pentingnya peranan pengelolaan arsip, tingkat mobilitas

Pimpinan dan Jajaran pimpinan yang sangat tinggi, juga saat masa Pandemi
Covid-19 sekarang ini, tentunya diberlakukan pengurangan bentuk dokumen
fisik dan lebih disarankan berkas atau dokumen dibuatkan dalam bentuk
softcopy (terkecuali jika berkas tersebut validasi fisik yang menuntut keaslian
dokumen), sudah seharusnya diperlukan adanya upaya agar pencarian
kembali arsip yang mendesak bisa menunjang para stakeholder. Sehingga
proses pencarian arsip tidak memerlukan waktu lama dan pemenuhan
kepentingan dari permohonan arsip tersebut dapat ditindak lanjuti dengan
segera.
 Berdasarkan peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik
Indonesia Nomor 12 Tahun 2018, Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)
memiliki kewajiban untuk mengikuti Pelatihan Dasar CPNS yang dilakukan
secara berintegrasi untuk membangun integritas moral, moral, kejujuran,
semangat, motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang
unggul dan bertanggungjawab, memperkuat profesionalisme serta
kompetensi bidang.

Pendidikan dan pelatihan bagi CPNS juga ini dijelaskan dalam

Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai
Negeri Sipil, di mana masa percobaan merupakan masa prajabatan yang
dilaksanakan melalui proses pendidikan dan pelatihan. Pelatihan dasar
dilakukan untuk membangun kompetensi yang diukur berdasarkan
kemampuan menunjukkan sikap perilaku bela negara, mengaktualisasikan
nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan tugas jabatannya,
mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS dalam kerangkan NKRI, dan
menunjukkan penguasaan Kompetensi Teknis yang dibutuhkan sesuai
bidang tugas.

Tuntutan ASN selaku Pelayan Publik sesuai dengan sesuai dengan UU

Nomor 5 Tahun 2014 maka setiap ASN harus profesionalisme, inovatif
dalam melaksanakan pekerjaannya dalam memberikan pelayanan, khususnya
pelayanan dalam bidang administrasi. Salah satu diklat yang dapat
memberikan fasilitas ASN menjadi seseorang yang profesional adalah
Pelatihan Dasar Calon PNS yang tertuang dalam PERKA LAN Nomor 21
Tahun 2016 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan
Prajabatan Golongan III yang menjelaskan bahwa Pelatihan Dasar Calon
PNS sebagai pelayan masyarakat yang profesional harus memiliki sikap dan
perilaku disiplin, maka penyelenggaraan Pelatihan Dasar CPNS diharapkan
dapat membentuk kader PNS yang profesional sehingga mampu
melaksanakan tugas jabatannnya secara efektif dan efesien. Pelatihan Dasar
CPNS ini dilaksanakan dalam rangka pembentukan karakter PNS dan
membentuk kemampuan bersikap dan bertindak profesional mengelola
tantangan dan amasalah keragaman sosial kultural dengan menggunakan
perspektif Whole of Government atau one government yang didasari nilai-
nilai PNS berdasarkan kedudukan dan peran PNS dalam Negara Kesatuan
Republik Indonesi (NKRI) pada setiap pelaksanaan tugas jabatannya sebagai
pelayan masyarakat berlandaskan nilai-nilai dar Akuntabilitas, Nasionalisme,
Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi (ANEKA) yang melakukan
pelayanan publik dengan berkoordinasi dengan bidang atau stakeholder
lainnya (Whole of Government) yang mengutamakan manajemen dalam
PNS.

Di dalam pelatihan dasar ini, calon PNS dituntut tidak hanya mampu
untuk mengaktualisasikan nilai-nilai dasar dalam pelaksanaan tugas dan
jabatannya, namun juga mampu menjawab tantangn zaman berupa
terobosan-terobosan atau ide kreatif yang pada akhirnya mampu
meningkatkan kinerja, penatakelolaan surat masuk.

Oleh karena itu, dalam penyelenggaraan Latihan Dasar Calon PNS

pola baru memungkinkan peserta untuk mampu menginternalisasi nilai-nilai
dasar profesi ASN dengan cara mengalami sendiri dalam penerapan dan
aktualisasi pada tempat tugas atau tempat magang sehingga peserta dan
organisasi merasakan manfaatnya secara langsung.
 B. Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai pada pelaksanaan aktualisasi adalah sebagai
berikut:
a. Membentuk PNS yang profesional dalam melaksakan kebijakan
pemerintah,mampu menyelenggarakan pelayanan publik yang prima
bagi masyrakat untuk menuju Indonesia lebih baik serta menjalankan
peranya sebagai pemersatu bangsa.
b. Terciptakan penataan arsip yang baik dan benar

2. Manfaat
Adapun waktu yang akan diperoleh dalam pelaksanaan aktualisasi ini
adalah :
a. Penomoran arsip yang dapat dilakukan dengan tepat apa bila diperlukan
b. meningkatnya pelayanan pengarsipan

c. Visi dan Misi

1. Visi
Terwujudnya kelestraian dan keindahan lingkungan melalui peningkatan
keinerja pengelolaan lingkungan hidup.
2. Misi

Selanjutnya ditegaskan pula, bahwa untuk mewujudkan VisiDinas

Lingkungan Hidup akan dicapai melalui beberapa misi yaitu :

1. Mewujudkan sumberdaya manusia dibidang lingkungan hidup yang

berkualitas dan dinamisdalam menghadapi tantangan permasalahan
lingkungan hidup dimasa depan
2. Melindungi sumberdaya alam dan lingkungan hidup melalui optimalisasi
peran serta masyarakat
3. Mewujudkan upaya pencegahan, pengendalian dan pemulihan terhadap
pencemaran dan kerusakan lingkungan hidup
 4. Mewujudkan kesadaran pelaku usaha dan masyrakat terhadap ketaatan
perauran lingkungan hidup.

d. Tugas dan Fungsi

1. Tugas

 Bidang perumahan adalah unsur pembantu pimpinan yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala dinas
melalui sekretaris dinas.
 Bidang perumahan dipimpin oleh kepala bidang
 Bidang perumahan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
perumusan kebijakan teknis di bidang perumahan yang meliputi
perencanaan teknis perumahan, penyediaan perumahan dan
pembiayaan perumahan

2. FUNGSI

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud

 Penyiapan perumusan masalah pelaksanaan kebijakan teknis,

fasilitas, kordinasi pemantauan dan evaluasi perencanaan
teknis perumahan
 Penyiapkan perumusan pelaksanaan kebijakan
teknis,fasilitas,kordinasi pemantauan dan evaluasi penyediaan
perumahan

e. Struktur dan Nilai-nilai Organisasi

1. Struktur Organisasi

terdiri dari :

a. Kepala Dinas Sekretaris, yang terdiri atas :

1) Kepala Sub Bagian Umum dsn Kepegawaian
2) Kepala Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan

b. Kepala Bidang…………….., terdiri atas :

1) Kepala Seksi …………
2) Kepala Seksi ……………
c. Kepala Bidang ………………..terdiri atas :
1) Kepala Seksi …………
2) Kepala Seksi ……………

d. Kepala Bidang ……………… terdiri atas :

1) Kepala Seksi …………
2) Kepala Seksi ……………
Adapun Bagan Struktur Organisasi sebagai berikut :
 BAB II

RANCANGAN AKTUALISASI

A. Identifikasi Isu
Dalam modul Analisis Isu Kontemporer (LANRI, 2017) dijelaskan bahwa isu
merupakan sebuah masalah yang belum terpecahkan dan siap untuk diambil
keputusannya. Isu juga merepresentasikan adanya kesenjangan antara praktek-
praktek dan harapan-harapan dari para pihak. Dengan demikian isu adalah
suatun hal yang terjadi baik dalam organisasi maupun diluar organisasi yang
apabila tidak ditangani secara baik akan memberikan efek negative bagi
organisasi. Selanjutnya dalam modul tersebut dijelaskan puila bahwa terdapat
beberapa kriteria untuk mengidentifikasi isu antara lain sebagai berikut :
1. Aktual, artinya artinya isu tersebut benar-benar terjadi dansedang
hangat dibicarakan dalam masyarakat.
2. Mempunyai nilai problematik, artinya isu tersebut memilikidimensi
masalah yang kompleks, sehingga perlu dicarikan segera solusinya
secarakomperehensif,
3. Mempunyai nilai kekhalayakan, artinya isu tersebut menyangkut
hajat hidup orang banyak.
4. Mempunyai nilai kelayakan, artinya isu tersebut masuk akal, realistis,
dan dapat dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya.

Dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi sebagai staf kepegawaian dan
umum (sesuaikan dengan jabatan)ditemukan beberapa isu yang memerlukan
pemcahan. Dalam pelaksanaan kegiatan aktualisasi sumber ini isu yang
diangkat adalah adalah isu yang bersumber dari mata pelatihan :
a. Whole of Gavernmant (WoG);
b. Pelayanan Publik; dan
c. Manajemen ASN
 Berdasarkan pengamatan kami, dan hasil konsultasi dengan mentor dapat
diidentifkasi beberapa isu pada sub bidang kepegawaian dan umum bahwa
terdapat beberapa isu yang perlu dipecahkan adalah sebagai berikut:
a. Belum optimalnya pengelolaan surat masuk dan surat keluar
b. Belum optimalnya penataan arsip surat masuk dan surat keluar
c. Belum optimalnya pengeloaan iunventaris kantor

B. Perumusan dan Penetapan Isu

Idealnya ketiga isu tersebut dipecahkan seluruhnya, namun dalam pembahasan

Rancangan Aktualisasi ini hanya isu yang paling dominan yang akan
dipecahkan, untuk itu perlu ditetapkan salah satu isu dari ketiga isu yang telah
diidentifikasi tersebut. Untuk menentukan isu yang paling dominan digunakan
alat analisis USG, dimana untuk setiap isu dinilai tingkat Urgensi (=U), Serius
(=S), dan Growth-nya (=G).
Urgensi atau mendesaknya suatu masalah, menunjukkan perlunya segera
diselesaikan suatu masalah berkaitan dengan waktu yang tersedia.Serius atau
tingkat kegawatan menunjukkan besarnya dampak masalah atau isu terhadap
keselamatan jiwa manusia, uang , produksi maupun reputasi baik untuk individu
maupun organisasi
Growth atau pertumbuhan, menunjukkan perkiraan akan bertambah buruknya
keadaan ketika masalah mulai nampak dan sesudahnya.
Pada analisis ini baik U, S, maupun G, dilakukan pembobotan untuk masing-
masing isu dengan skala nilai 1 sampai dengan 5 yang artinya :
5, sangat besar pengaruhnya;
4, kuat pengaruhnya,
3, sedang pengaruhnya,
2, kurang pengaruhnya,
1, sangat kurang pengaruhnya.
Isu yang terpilih ditentukan dari total nilai bobot USG paling besar. Berikut
disajikan matriks USG pemilihan isu yang paling dominan. Berikut ini disajikan
tabel Matriks USG pemilihan isu strategis

Tabel 2
Matriks USG Pemilihan Isu

KRITERIA Tota
No ISU Prioritas
U S G l
1. Belum optimalnya peningkatan Penataan 5 4 5 14 I
Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar di
Dinas Pekerjaaan Umum dan Perumahan
Rakyak Kabupaten Kepulauan Yapen
2 Belum optimalnya pengelolaan surat 5 4 4 13 II
masuk dan keluar

3 Belum optimalnya pengelolaan inventarsi 3 4 5 12 III

kantor

Berdasarkan tabel 1 di atas menunjukkan bahwa total nilai USG yang paling
besar adalah 14 oleh karena itu Belum optimalnya peningkatan Penataan Arsip
Surat Masuk dan Surat Keluar di Dinas Pekerjaaan Umum dan Perumahan Rakyak
Kabupaten Kepulauan Yapen merupakan isu aktual yang akan dipecahkan.

Dari isu terpilih yang telah dianalisis dengan menggunakan USG apabila tidak
dapat dilaksanakan akan menimbulkan dampak sebagaimana pada pada tabel 3
berikut :
Tabel 3
Dampak Isu Tidak Terselesaikan

Sumber Isu Isu Terpilih Dampak

Sebutkan sumber isu Peningkatan Berikan Penjelasan apa yang akan terjadi
(WOG, Pelayanan Penataan Arsip jika isu tersebut tdk diselesaikan
Publik, Manaj. ASN) Surat Masuk dan Contoh :
. Surat Keluar di Rendahnya apabila tidak diselesaikan
Dinas Pekerjaaan maka akan mengalami masalah antara lain;
Umum dan  Rendahnya mutu pengelolaan arsip
Perumahan rakyat  Dst…
Kabupaten
Kepulauan Yapen
C. Rancangan Pemecahan Isu

Unit Kerja : Dinas Pekerjaan umum Dan Perumahan Rakyat

Identifikasi isu : a. Belum optimalnya pengelolaan surat masuk dan
surat keluar
b. Belum optimalnya penataan arsip surat masuk dan
surat keluar
c. Belum optimalnya pengeloaan iunventaris kantor

Isu yang diangkat : Belum optimalnya penataan arsip surat masuk dan
surat keluar
Gagasan Pemecahan : Optimalisasi peningkatan penataan arsip surat masuk
Isu
dan surat keluar pada dinas pekerjaan umum dan
perumahan rakyat
 Tabel 4.Rancangan Kegiatan Aktualisasi
KETERKAITA
KONTRIBUSI PENGUATAN
N KEGIAT OUTPUT/HASIL N SUBTANSI
TAHAPAN KEGIATAN TERHADAP VISI NILAI-NILAI
O AN KEGIATAN MATA
MISI ORGANISASI ORGANISASI
PELATIHAN
1 2 3 4 5 6 7
1. Melaku 1. Bertemu dengan mentor Terlaksananya Dalam Pada kegiatan Pada kegiatan
kan 2. Menyampaikan rencana pelaksanaan aktualisasi (metode serta kegiatan yang konsultasi melakukan konsultasi dengan ini
konsult direncanakan) dengan mentor konsultasi dengan mentor memberikan
asi 3. Meminta arahan dan petunjuk untuk pelaksanaan aktualisasi dengan dengan memberikan penguatan
dengan  Arahan/perset mentor kontribusi terhadap nilai-nilai
Mentor ujun mentor terlebih visi dan misi organisasi
 Dokumentasi dahulu saya nomor 1 yaitu yaitu nilai:
menyiapkan  Mewujudkan  Komit
rancangan pelayanan men
aktualisasi kesehatan yang  Aman
dengan rapi bermutu, ah
dan baik professional,  Rama
(Komitmen merata dan h
Mutu) terjangkau  Inovat
Kemudian untuk if
masyarakat  Nyam
saya
secara efisien an
menyampaik
dan efektif.
an rencana
pelaksanaan
aktualisasi
dengan
ramah dan
sopan (Etika
Publik)
Serta
menggunaka
 n Bahasa
Indonesia
yang baik
dan benar
(Nasionalis
me).
Selanjutnya
saya mohon
petunjuk
dan arahan
mentor agar
pelaksanaan
aktualisasi
ini berjalan
dengan
tepat waktu.
Berdasarkan
arahan
pimpinan
tersebut
saya
melakukan
kerjasama
(WoG).
2. Persiua 1. Menyiapkabn arsip surat masuk Tersedianya Sebelum Kegiatan menyusun Pada kegiatan
pan 2. Menyiapkan arsip surat keluar standar menyusun ini memberikan ini
poenata 3. menyiapkan sarana penyimpanan arsip operasional saya kontribusi terhadap memberikan
an arsip prosedur untuk mempelajari visi dan misi penguatan
menjalankan aturan kerja nomor 1 dan 2 nilai-nilai
kegiatan Dinas, yaitu organisasi
mencari dan  Mewujudkan yaitu nilai:
mengumpul sumber daya  Komit
kan Manusia men
referensi dibidang  Inovat
dari sumber lingkungan hidup if
yang yang berkualitas
terpercaya tentang
(Komitmen permasalahan di
Mutu). lingkungan hidup
Setelah dimasa depan.
rampung,
saya mohon
petunjuk
dan arahan
mentor agar
hasilnya
lebih
maksimal.
Semua
arahan saya
terima
dengan
ramah dan
sopan (Etika
Publik).
Selanjutnya
saya
memperbaik
inya sesuai
arahan
mentor
dengan
penuh rasa
tanggung
jawab
(Akuntabilit
 as)
3. Penataa 1. memilah arsip berdasakan tahun pemnbuatran  Dalam Pada kegiatan Pada kegiatan
n arsip 2. melakukan penataan arsip surat keluar membuat pembuatan media ini
surat 1. media memberikan memberikan
masuk sosialisai kontribusi terhadap penguatan
saya visi dan misi nilai-nilai
mengerjaka nomor 1 yaitu organisasi
nnya dengan  Mewujudk yaitu nilai:
penuh rasa an sumber  Komit
tanggung daya men
jawab Manusia  Inovat
(Akuntabilit dibidang if
as) lingkungan
Selanjutnya hidup yang
saya berkualitas
membuat tentang
media ini permasala
dengan han di
memanfaatk lingkungan
an teknologi hidup
yang ada dimasa
secara depan.
efektif dan
efisien
(Komitmen
Mutu).
Setelah
video dan
leaflet
rampung,
saya mohon
petunjuk
dan arahan
 mentor agar
hasil lebih
maksimal.
Semua
arahan saya
terima
dengan
ramah dan
sopan (Etika
Publik).
Setelah itu
saya
memperbaik
inya sesuai
arahan
mentor.
Media yang
dibuat
menggunaka
n anggaran
yang
bersumber
jelas dan
tidak
merugikan
pihak
manapun
(Anti
Korupsi).
4. Menata 1. Tercapainya Sebelum Kegiatan ini Pada kegiatan
arsipsur 1. menyiapkan surat keluatr kesepakatan melakukan memberikan ini
at 2. memilah surat keluar bersama antara kegiatan kontribusi terhadap memberikan
keluar 3. menata surat keluar Petugas dan terlebih visi dan misi penguatan
kader dahulu saya nomor 3 yaitu nilai-nilai
 Bukti berkoordina  Mendukung organisasi
persetujuan si untuk kemandirian yaitu nilai:
 Dokumentasi bekerjasama masyarakat  Aman
dengan untuk ah
(WoG). berperilaku  Rama
Semua sehat dan hidup h
masukan dalam  Nyam
dan lingkungan yang an
sehat dalam
pertanyaan
upaya kesehatan
dijawab dan
secara
diterima komprehensif.
dengan
ramah dan
sopan (Etika
Publik)
Saya juga
menggunaka
n Bahasa
Indonesia
yang baik
dan benar
sehingga
mudah
dipahami.
Pengambila
n keputusan
juga diambil
dengan cara
bermusyawa
rah
(Nasionalis
me).
5. Sosialis 1. Mengamati prosedur kerja dalam kegiatan Terlaksananya Saya Sosialisasi kegiatan Pada kegiatan
asi 2. Menjelaskan cara pengukuran dan penimbangan balita yang baik dan benar sosialisasi menyampaik kunjungan rumah ini
Sistem sesuai SOP 1. Daftar an sosialisasi balita ini memberikan
5 Meja 3. Latihan bersama kader hadir peserta dengan memberikan penguatan
Posyan 2. Dokum menggunaka kontribusi terhadap nilai-nilai
du entasi n bahasa visi dan misi organisasi
yang baik nomor 1, 2 dan 3 yaitu nilai:
dan benar yaitu  Komit
serta tidak  Mewujudkan men
membedaka pelayanan  Rama
n SARA kesehatan yang h
(Nasionalis bermutu,  Inovat
me) professional, if
Sosialisasi merata dan  Nyam
diberikan terjangkau untuk an
secara masyarakat
terperinci secara efisien dan
dalam efektif.
bentuk  Mewujudkan
video secara derajat
efektif dan kesehatan
efisien serta masyarakat yang
menarik optimal.
(Komitmen  Mendukung
Mutu) keman-dirian
Sehingga masyarakat untuk
mudah berperilaku sehat
dimengerti. dan hidup dalam
Pemberian lingkungan yang
sosialisasi sehat dalam
juga upaya kesehatan
disampaikan secara
dengan komprehensif.
 penuh rasa
tanggung
jawab
(Akuntabilit
as).
Saya
menjawab
pertanyaan
dengan
jelas, ramah
dan penuh
sopan
santun
(Etika
Publik).
6. Pelapor 1. Menyiapkan bahan-bahan laporan Tersedianya Dalam Pada kegiatan Pada kegiatan
an 2. Mengkonsultasikan laporan kepada mentor laporan proses pelaporan ini, ini
3. Menyusun laporan 1. Laporan menyiapkan dapat memberikan memberikan
4. Melaporkan kepada Kepala Dinas hasil kegiatan bahan kontribusi terhadap penguatan
2. Dokum laporan saya visi dan misi nilai-nilai
entasi menyusunny nomor 1 yaitu organisasi
a dengan  Mewujudkan yaitu nilai:
cermat dan pelayanan  Komit
teliti kesehatan yang men
(Komitmen bermutu,  Aman
Mutu) professional, ah
Selanjutnya merata dan  Rama
saya terjangkau h
melakukan untuk  Nyam
masyarakat an
konsultasi
secara efisien
kepada
dan efektif.
mentor
dengan
ramah dan
sopan (Etika
Publik)
Setelah
mendapatka
n
persetujuan
dari mentor
kemudian
Saya
menyusun
laporan
dengan rasa
tanggung
jawab sesuai
dengan data
yang
sebenar-
benarnya
(Akuntabilit
as). Setelah
itu saya
melaporkan
hasil
aktualisasi.
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Dalam rancangan aktualisasi yang telah disusun diatas, ada beberapa
isu yang menjadi masalah di Dinas pekerjaan umum dan perumahan
rakyat.
Permasalahan tersebut adalah:
1. Peningkatan Penataan Arsip Surat Masukdan Surat Keluar
diLingkunganDinasLingkungan Hidup Kabupaten Kepulauan Yapen
2. Melakukan pengelolaan surat masuk dan keluar dengan Aplikasi Manajemen
Surat berbasis web
3. Melakukan pengelolaan surat masuk dan keluar dengan Aplikasi Manajemen Surat
berbasis

Dari analisis USG yang dilakukan maka isu yang terpilih adalah
Peningkatan Penataan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar di dinas pekerjaan
umum dan perumahan rakyat Kabupaten Kepulauan Yapen(masukkan isu
Sehingga yang menjadi gagasan pemecahan masalah dari isu
tersebut
B. Saran
perlu adanya kontrol yang baik untuk dalam disiplin

dan pengarsipan yang optimal