Penerapan Knowledge Management Pada Organisasi

Oleh : Bambang Setiarso

Nazir Harjanto
Triyono
Hendro Subagyo

Edisi Pertama
Cetakan Pertama, 2009

Hak Cipta © 2009 pada penulis,

Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak atau
memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, secara
elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan
teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit.

Candi Gebang Permai Blok R/6

Yogyakarta 55511
Telp. : 0274-4462135; 0274-882262
Fax. : 0274-4462136
e-mail : info@grahailmu.co.id

Setiarso, Bambang; Hardjanto,Nazir; Triyono;

Subagyo, Hendro
Penerapan Knowledge Management Pada Organisasi/
Bambang Setiarso; Nazir Harjanto; Triyono; Hendro
Subagyo
- Edisi Pertama – Yogyakarta; Graha Ilmu, 2009
xii + 174 hlm, 1 Jil. : 23 cm.

ISBN : 978-979-756-453-7

1. Manajemen I. Judul
 KataSAMBUTAN
Prof.Dr. Engkos Koswara.N, M.Sc
Staf Ahli Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi
Kementerian Negara Riset dan Teknologi

Pertama, sebagai pemerhati dan pembelajar knowledge

management, khususnya bagaimana pengembangan iptek ICT
untuk ekonomi diarahkan pada peningkatan kualitas dan
kemanfaatan iptek nasional dalam rangka mendukung daya saing
secara global, yang kebetulan juga saat ini sebagai Staf Ahli Bidang
Teknologi Informasi dan Komunikasi. Pada kesempatan ini, saya
ingin menyampaikan penghargaan kepada Sdr.Bambang Setiarso
dan kawan-kawan atas karya tulisnya berupa buku yang berjudul
“Penerapan Knowledge Management di Organisasi”.
Tidaklah mudah bagi seorang praktisi dan peneliti untuk
berprestasi secara nyata, sambil memanfaatkan waktu yang sangat
terbatas dalam melakukan suatu penelitian dan kajian bisa
dituangkan menjadi buku ini, di samping itu buku ini juga
berdasarkan hasil penelitian dan studi kasus yang disusun secara
ilmiah. Dengan demikian buku ini wajar untuk menjadi sumber
pembelajaran bagi kaum praktisi dan akademisi.
Kedua, pilihan judul “Penerapan Knowledge Management di
Organisasi“ sangat tepat karena di abad 21 merupakan abad
pengetahuan, di mana penguasaan, kepemilikan dan penerapan
vi PenerapanKnowledgeManagementpadaOrganisasi

pengetahuan adalah sumberdaya yang paling penting. Dua

kekuatan utama akan merubah dunia adalah (1) ledakan
demografis dan (2) ekonomi baru dunia dengan dua mesin
utamanya: revolusi ekonomi dan revolusi teknologi.
Ketiga, kita melihat bahwa negara-negara yang berhasil dalam
ekonomi dunia baru ini adalah mereka yang menerapkan prinsip-
prinsip ekonomi berbasis pengetahuan. Karenanya adalah sangat
penting bagi negara berkembang seperti: Indonesia untuk matang
sebagai bangsa memasuki masyarakat pengetahuan serta
mengupayakan berbagai jalan dan cara yang dapat men-
tranformasikan dirinya ke dalam organisasi berbasis pengetahuan.
Kualitas SDM (sumber daya manusia) harus membawa
penyadaran untuk mengantisipasi kesiapan membangun
masyarakat berbasis knowledge (knowledge based society) yang
menjadi prasyarat keunggulan persaingan abad 21 ini.
Kita tengah bergerak dari suatu masyarakat industrial (industrial
society) ke suatu masyarakat knowledge ( knowledge society). Dimana
sumber kekayaan bergeser dari modal ke knowledge dan jenis
organisasi (organizational type) dari hierarki yang tajam (step
hierarchy) menuju ke jejaringan manusia (human networking).
Dua penyebab utama dalam penerapan knowledge management
di organisasi adalah: (i) terabaikannya dan kurang proses
pengambilan keputusan di suatu organisasi berbasis pengetahuan
yang memadai, (ii) kelambatan dalam diseminasi informasi dan
pengetahuan di suatu organisasi, serta tiadanya “real timeness” dari
penyerapan informasi dan pengetahuan oleh pengambil keputusan
di suatu organisasi.
Di Jepang, Ikujiro Nonaka, Professor Institute of Business
Research, Hitotsubashi University Tokyo, Japan dalam
“Management Dynamism and Managerial Productivity”, Juni 1991
 KataSambutan:Prof.Dr.EngkosKoswara vii

muncul dengan pandangan mengenai inovasi sebagai suatu proses

penciptaan knowledge dalam organisasi (organizational knowledge-
creation).
Nonaka menekankan pentingnya interaksi dalam organisasi
antara tingkatan puncak, menengah dan bawahan, sekaligus
peranan manajemen menengah yang berkompetensi dalam
penciptaan knowledge.
Akhirnya, pembahasan penerapan knowledge management di
organisasi ini membutuhkan kepemimpinan atau leadership yang
mampu membangun perilaku manusia yang berbasis pada kultur
organisi pembelajar (learning organization). Untuk itu, dibutuhkan
suatu pemimpin yang memiliki kemampuan di atas rata-rata, baik
di pemerintahan maupun dunia usaha, untuk bekerjasama atau
berkolaborasi mengatasi krisis multidimensi yang hingga saat ini
masih belum tuntas terselesaikan.
Pada buku ini juga dibahas secara mendalam tentang model
organisasi pembelajar atau organisasi yang berbasis pengetahuan
di mana diharapkan akan memiliki kapasitas belajar serta
kemampuan untuk berubah dan beradaptasi terhadap lingkungan
yang senantiasa berubah. Daya adaptasi inilah yang diprasyaratkan
oleh organisasi yang berbasis pengetahuan, termasuk organisasi
untuk selalu survive.
Selamat kepada Sdr.Bambang Setiarso dan kawan-kawan atas
penerbitan buku ini.

JakartaAgustus 2008

Engkos Koswara .N
 KATAPENGANTAR

Perkembangan pesat perekonomian dunia ini didorong oleh dua

penggerak utama yaitu globalisasi dan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi. Pertanyaan yang muncul “apa
pengertian knowledge (what is knowledge)? “Para ilmuwan barat
umumnya mengartikan knowledge adalah keyakinan benar yang
diyakini (justified true belief). Namun, pola pikir Asia justru memiliki
sikap pandang bahwa knowledge itu tidak melulu rasional logic,
tetapi dilandasi filosofi dan hati nurani.
Kualitas SDM (sumber daya manusia) harus membawa
penyadaran untuk mengantisipasi kesiapan membangun
masyarakat berbasis knowledge (knowledge based society) yang
menjadi prasyarat keunggulan persaingan abad 21 ini.
Kita tengah bergerak dari suatu masyarakat industrial (industrial
society) ke suatu masyarakat knowledge ( knowledge society). Di mana
sumber kekayaan bergeser dari modal ke knowledge dan jenis
organisasi (organizational type) dari hierarki yang tajam (step
hierarchy) menuju ke jejaringan manusia (human networking).
Penyusunan buku ini didasari oleh suatu penelitian dan studi
kasus untuk membangun suatu konsep Organizational Knowledge
Management Systems di suatu organisasi, sekaligus merupakan hasil
penerapan knowledge management pada organisasi. Buku ini terdiri
dari empat bab yaitu: bab I . Pendahuluan, bab II. Knowledge
x PenerapanKnowledgeManagementpadaOrganisasi

Management di Organisasi, Bab III.Organizational Knowledge

Management Systems, bab IV. Hasil Survai dengan metode coding
berdasarkan potensi knowledge di Organisasi.
Dalam penyusunan buku ini, tidak terlepas dari peran serta
rekan-rekan yang turut membantu sehingga buku ini dapat
diselesaikan tepat waktu. Oleh karena itu, penyusun mengucapkan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Prof. Dr. Lukman
Hakim (Wakil Ketua LIPI) yang telah memberikan ide awal
penelitian dan pengembangan KM, Prof. Dr. Ir. Jan
Sopaheluwakan, M.Sc (Deputi Jasa Ilmiah –LIPI) dan Ibu Jusni
Djatin yang senantiasa memberikan support kepada kami dan
berkenan mengoreksi buku ini. Kepada rekan-rekan yang telah
bersedia mengisi kuesioner yang kami bagikan, kami ucapkan
terima kasih yang sebesar-besarnya. Tak lupa ucapan terima kasih
yang tak terhingga kami sampaikan kepada Yati Suryati yang
berkenan untuk mengoreksi dan mensupport dari awal
penyusunan sampai buku ini selesai kami susun.
Kami mengharapkan dengan membaca buku ini akan
diperoleh suatu gambaran penerapan knowledge management di
suatu organisasi sebagai suatu sistem KM yang akan dikembangkan
pada suatu organisasi yang dapat mengakomodasi kebutuhan data,
informasi dan knowledge organisasi yang dapat dioptimalkan.
Sehingga dengan mengoptimalkan fungsi knowledge centre yang
terintegrasi dengan sistem intranet, maka setiap karyawan dalam
suatu organisasi dapat memperoleh dan menggunakan informasi
dan knowledge yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat.
Strategi penerapan KM yang akan dilakukan harus selaras
dengan strategi organisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan
organisasi.

Tim Penyusun
 KataSambutan:Prof.Dr.EngkosKoswara xi

DaftarIsi

Kata Pengantar : Prof.Dr. Engkos Koswara.N, M.Sc v

Kata Pengantar ix
Daftar Isi xi
BAB I PENDAHULUAN 1
BAB II KNOWLEDGE MANAGEMENT
DI ORGANISASI 5
A. Knowledge dan Knowledge Management 5
B. Peta “Knowledge” dalam Organisasi 9
C. Sistem Pakar 10
D. Konteks dalam Organisasi 11
E. Strategi Pengelolaan Knowledge 13
F. Teori Szulanski 14
G. Manajemen Perubahan Knowledge Management (KM)
pada Organisasi/Institusi 21
H. Penerapan Knowledge Management di Organisasi 23
I. Teori Zack dan Konversi Knowledge 27
J Analisis Knowledge-Gap 28
K. Knowledge Wajib dan Pilihan Bagi Karyawan 31
L Analisis Data dan Knowledge 33
M. Pembahasan Data, Informasi dan Knowledge 34
N. Proses Penciptaan Knowledge 35
O. Model Sistem Knowledge Management 40
xii PenerapanKnowledgeManagement padaOrganisasi

BAB III Organizational Knowledge

Management System (OKMS) 43
A. Identifikasi Organizational Knowledge
Management System (OKMS) 44
B. Analisis Organisasi Melalui Model 7-s Mckinsey 72

BAB IV Metode Coding Berdasarkan

Potensi Knowledge di Organisasi 77
A. Potensi knowledge di Organisasi 78
B. Penyelarasan Pola Zack 80
C. Mungkinkah Mengelola Knowledge? 86
D. Knowledge Praktis dan Teoritis 89
E. Analisis Hasil Survai 90
F. Perancangan Sistem Knowledge Management 97
G. Desain Knowledge Sharing di Intranet 99

Daftar Pustaka 135

Lampiran 141
Tentang Penulis 172