2015

PENGANTAR MANAJEMEN

David Indra Gunawan

Akuntansi A 2015

7211415003
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat hidayah dan

inayahNYA, penulis dapat menyelesaikan modul yang berjudul “Pengantar Manajemen”

ini tanpa halangan yang berarti. Modul ini merupakan suatu ringkasan mata kuliah

pengantar manajemen, adapun tujuan penggunaan modul ini adalah untuk mempermudah

mahasiswa (khususnya mahasiswa baru) dalam mempelajari mata kuliah pengantar

manajemen. Ada beberapa bab yang akan dibahas dalam modul ini mulai dari dasar-dasar

manajemen hingga pembahasan mengenai pelaksanaan manajemen dalam dunia usaha.

Dalam penyusunan modul ini tentu tidak terlepas dari adanya halangan dan rintangan,

maka penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada:

1. Ibu Nina OktariA, S.Pd. M.Pd. dan Ibu Hana Neti Purasani, S.Pd. M.Pd selaku dosen

pengantar manajemen yang telah membimbing selama proses pembelajaran pengantar

manajemen di dalam kelas

2. Orang tua yang telah mendukung proses perkuliahan baik materi maupun nonmateri

sehingga proses perkuliahan berjalan tanpa halangan

3. Teman yang telah membantu dalam penyusunan modul sehingga modul ini dapat

diselesaikan dengan baik

Penulis berharap modul ini dapat mempermudah mahasiswa dalam mempelajari mata

kuliah pengantar manajemen, tentunya modul ini masih jauh dari kesempurnaan maka kritik

dan saran yang membangun sangat penulis harapkan.

Semarang, 8 Desember 2015

Penulis

i
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................................ i

KATA PENGANTAR ........................................................................................................... ii

BAB 1 Pengertian Manajemen dan Manajer serta Evolusi Teori Manajemen. .................... 1

BAB 2 Menganalisis Kekuatan Lingkungan, Globalisasi dan Manajemen serta Tanggung

Jawab Sosial dan Etika Manajemen ....................................................................... 10

BAB 3 Fundamental (Dasar-Dasar) Perencanaan ............................................................... 21

BAB 4 Pembuatan Keputusan Manajerial .......................................................................... 29

BAB 5 Dasar-Dasar Pengorganisasian ............................................................................... 40

BAB 6 Desain Pekerjaan dalam Manajemen ..................................................................... 53

BAB 7 Manajemen Sumber Daya Manusia serta Mengelola Perubahan Organisasi dan

Inovasi .................................................................................................................... 60

BAB 8 Dasar-Dasar Kepemimpinan .................................................................................. 78

BAB 9 Motivasi Kerja dalam Manajemen .......................................................................... 86

BAB 10 Komunikasi dan Ketrampilan Interpersonal ........................................................... 93

BAB 11 Tim dan Teamwork ............................................................................................... 105

BAB 12 Prinsip-Prinsip Pengendalian ................................................................................ 115

BAB 13 Sistem Informasi dalam Pengendalian ................................................................. 121

BAB 14 Manajemen Operasi dan Jasa. .............................................................................. 127

ii
 1

BAB 1

PENGERTIAN MANAJEMEN, MANAJER

DAN EVOLUSI TEORI MANAJEMEN

A. Pengertian Manajemen

Seperti ilmu-ilmu yang lain manajemen sulit didefinisikan, adapun pengertian

yang ada hanya pengertian dari para ahli manajemen. Dalam kenyataannya tidak ada

pengertian manajemen yang dapat diterima secara umum di masyarakat. Berikut ini

diuraikan pengerian manajemen dari para ahli:

1. Marry Parker Follet

Manajemen merupakan seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

Pengertian ini memberikan penjelasan bahwa manajemen dapat dilaksanakan

dengan adanya campur tangan orang lain, tanpa bantuan orang lain manajemen

sulit untuk dilaksanakan.

2. Stoner

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan

pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya

organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

3. George R. Terry

Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja yang melibatkan bimbingan

atau pengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah tujuan-tujuan

organisasional maksud yang nyata.

4. Hilman

Manajemen ialah sebuah fungsi yang bertujuan untuk mendapatkan sesuatu

dengan kegiatan orang lain & mengawasi berbagai usaha individu agar mencapai
tujuan yang sama. Manajemen merupakan kolektivitas dari berbagai orang yang

melakukan suatu aktivitas manajemen. Jadi bisa dikatakan, bahwa beberapa orang

yang sedang melakukan suatu aktivitas manajemen dalam suatu organisasi

tertentu disebut manajemen.

Dari pengertian beberapa ahli di atas kita dapat menyimpulkan bahwa manajemen

merupakan suatu proses yang terdiri dari empat unsur pokok yaitu: perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan yang dilakukan kepada orang-

orang dan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Seperti yang telah disebutkan diatas bahwa dalam manajemen ada 4 unsur pokok

yaitu:

1. Perencanaan (Planning)

Para manajer memikirkan perencanaan-perncanaan terlebih dahulu sebelum

melaksanakan suatu kegiatan. Tentunya perencanaan ini adalah hasil

pemikiran yang mendalam dan bukan merupakan suatu firasat tertentu.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Orang-orang, sumber daya dan hal lain yang ada dalam suatu perusahaan harus

diorganisasikan sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

3. Pengarahan (Actuating)

Manajer tidak dapat mencapai tujuan dengan usaha yang dilakukan oleh

seorang diri akan tetapi manajer membutuhkan orang lain dalam artian tenaga

kerja dalam mencapai tujuan. Tujuan akan tercapai apabila ada pengarahan

dari manajer, pengarahan ini berguna sebagai panduan dasar bagi para tenaga

kerja dalam melaksanakan tugasnya dalam rangka pencapaian tujuan.

2
 4. Pengawasan (Controlling)

Suatu usaha membutuhkan pengawasan dari manajer, pengawasan ini

bertujuan untuk membatasi kegiatan/tindakan yang menyimpang dari tujuan

perusahaan. Bila ada satu unsur yang menyimpang manajer harus

membetulkannya.

B. Konsep Dasar Manajemen

1. Manajemen sebagai ilmu

Dalam Ilmu Pengetahuan (science) manajemen selalu berusaha secara sistematis

agar dapat memahami bagaimana dan mengapa manusia harus bekerja bersama

agar dapat mencapai tujuan & membuat sebuah sistem kerjasama ini bisa

bermanfaat bagi kepentingan kemanusiaan.

2. Manajemen sebagai seni

Manajemen merupakan sebuah seni untuk tercapainya suatu hasil yang optimal

dengan usaha yang standar, dan juga agar tercapainya sebuah kebahagiaan dan

kesejahteraan yang optimal bagi sebuah pemimpin maupun pekerja serta mampu

memberikan layanan yang sangat baik bagi masyarakat.

3. Manajemen sebagai profesi

Ialah suatu bidang pekerjaan atau kegiatan yang dikerjakan oleh banyak orang

yang mempunyai keterampilan dan keahlian sebagai pemimpin, manajer atau

leader pada sebuah perusahaan atau organisasi tertentu.

4. Manajemen sebagai proses

Manajemen merupakan sebuah proses khas yang terdiri dari sebuah tindakan

yang direncanakan, diorganisasikan, dilaksanakan dan dikendalikan dimana pada

masing-masing bidang tersebut menggunakan ilmu pengetahuan dan skill yang

3
 diikuti secara urut dalam usaha untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah

ditentukan

C. Pengertian Manajer

Manajer berarti setiap orang yaang mempunyai tanggung jawab atas bawahan

dan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya. Manajer ini sebagai pusat dari

unsur-unsur manajemen yang telah dijelaskan. Manajemen dapat ditemukan di semua

organisasi manusia begitu juga dengan manajer, manajer ada di berbagai organisasi

dengan peran utama memimpin dan menggerakan unsur-unsur manajemen agar tujuan

erusahaan/organisasi tercapai.

Dalam suatu organisasi terdapat tiga tingkatan manajemen antra lain sebagai berikut:

1. Manajemen lini-pertama. Tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang

memimpin dan mengawasi tenaga operasional. Para manajer yang menduduki

posisi ini biasanya disebut kepala, mandor, penyelia (supervisor). Contoh: mandor

dalam suatu pabrik, kepala seksi yang membawahi tenaga pengetik dan

pembukuan

2. Manajer menengah. Manajemen menegah dapat membawahi dan mengarahkan

kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan terkadang juga berperan sebagai

karyawan operasional. Pada kenyataannya manajer yang berada pada posisi ini

disebut sebagai manajer departemen, kepala pengawas, dan sebagainnya. Contoh:

kepala bagian yang membawahi beberapa kepala seksi, kepala sub divisi yang

membawahi beberapa bagian.

3. Manajemen puncak. Tingkat manajemen tertinggi dalam suatu organisasi.

Manajer yang berada pada posisi ini bertanggung jawab atas keseluruhan

4
manajemen organisasi. Sebutan untuk manajer pada posisi ini yaitu: direktur,

presiden, kepala devisi, dan sebagainnya.

Apa yang dikerjakan manajer? Manajer mmbuat rencana, mengorganisasikan,

mengarahkan dan mengawasi kegiatan-kegiatan orgaisasi. Fungsi-fungsi ini

dilakukan dalam bbentuk kegiatan-kegiatan organisasi yang saling tegantung,

saling berinteraksi, dan saling berhubungan dari penetapn tujuan sampai

pengawasan. Berikut ini beberapa kegiatan manajer:

a) Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain

b) Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling

bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas

c) Manajer bertanggung jawab dan memepertanggungjawabkan

d) Manajer harus berpiir analitis dan konsepsual

e) Manajer adalah seorang mediator

f) Manajer adalah seorang politisi

g) Manajer adalah seorang diplomat

h) Manajer mengambil keputusan-keputusan sulit\

Agar semua kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, seorang manajer

perlu memiliki keterampilan-keterampilan manajerial antara lain :

Manajemen puncak
Manajemen puncak

Manajemen menengah Tingkatan manajemen

Manajemen menengah Tingkatan manajemen

Manajemen lini (pertama)

Manajemen lini (pertama)

5
1. Keterampilan konsepsual (Consepsual Skills)

Kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh

kepentingan dan kegiatan organisasi. Ini mncakup kemampuan manajer untuk

melihat organisasi sebagai suatu keseluruhan dan memahami bagian-bagian

organisasi yang saling bergantung serta mendapatkan, menganalisa dan

mengintrepetasikan informasi yang diterima dari bermacam-macam sumber.

2. Keterampilan kemanusiaan (Human Skills)

Kemampuan untuk bekerj dengan memahami dan memotivasi orang laain baik

sebagai individu maupun kelompok. Manajer membutuhkan keterampilan ini

agar dapat memperoleh partisipasi dan mengarahkan kelompoknya dalam

pencapaian tujuan

3. Keterampilan administratif (administratve Skills)

Seluruh keterampilan yang berhubungan denagn perencanaan,

pengorganisasian, penyusunan kepegawaian dan pengawasan. Keterampialn

ini mencakup kemampuan untuk mengikuti kebijaksanaan dan prosedur,

mengelola dengan anggaran terbatas dan sebagainya. Manajer melaksanakan

keputusan-keputusan melalui penggunaan keterampilan administratif

4. Keterampilan teknik (Technical Skills)

Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur-prosedur, atau

suatu teknik dari suatu bidang tertentu seperti akuntansi, produksi, penjualan

permesinan dan sebagainnya.

Kemampuan mana yang lebih penting? Kemampuan yang paling penting

untuk dimiliki seorang manajer tergantung pada posisi manajer tersebut,

apakah berada pada posisi manajemen lini pertama, menegah atau puncak.

6
 Manajer lini pertama lebih cenderung menggunakan keterampilan teknik

karena fungsinya yang berhubungan langsung dengan proses pengorganisasian

organisasi. Mengapa manajer lini pertama tidak cenderung menggunakan

keterampilan konsepsual? Jawabannya adalah bahwa keterampilan konsepsual

lebih tepat digunakan oleh manajer yang berada pada posisi manajemen

puncak, karena tugas manajer puncak meliputi pengambilan-pengambilan

keputusan dalam suatu organisasi.

D. Perkembangan Toeri Manajemen

Dalam modul ini akan dibahas tiga aliran pemikiran manajemen yaitu: aliran klasik

(yang dibagi menjadi aliran manajemen ilmiah dan aliran manajemen teori organisasi

klasik), aliran hubungan manusiawi (aliran neoklasik) dan aliran manajemen modern.

1. Teori manajemen klasik

a) Perkembangan awal teori manajemen

Robert Owen pada permulaan tahun 1800-an menekankan pentingnya unsur

manusia dalam produksi. Dia mengemukakan bahwa melalui perbaikan kondisi

karyawanlah yang akan menaikkan produksi dan keuntungan serta investasi

yang paling menguntungkan adalah karyawan. Charles Babbage (1792-1871)

mencurahkan waktunya untuk membuat operasi-operasi pabrik menjadi lebih

efisien. Dia prcaya bahwa aplikasi-aplikasi prinsip ilmiah dalam proses kerja

akan meningkatkan produktifitas dan menurunkan biaya.

b) Manajemen ilmiah

Frederick W. Taylor (1856-1915) mengembangkan manajemen ilmiah pertama

kali sekitar tahun 1900-an. Dia mengartikan manajemen ilmiah sebagai

penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah-masalaah

7
 organisasi, manajemen ilmiah adalah seperangkat mekanisme-mekanisme atau

teknik-teknik untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi.

c) Teori organisai klasik

Henri Fayol (1841-1925) dalam teori administrasinya Fayol merinci manajemen

menjadi lima unsur yaitu perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah,

pengkoordinasian dan pengawasan. Fayol membagi operasi-operasi perusahaan

menjadi enam kegiatan, yang semuanya saling tergantung satu dengan yang

lain. Kegiatan-kegiataan tersebut adalah: teknik; produksi dan manufacturing

produk, komersial; pembelian bahan baku dan penjualan produk, keuangan;

perolehan dan penggunaan modal, keamanan; perlindungan karyawan dan

kekayaan, akuntansi; pelaporan dan pencatatan biaya, laba dan utang, pembuata

neraca dan pengumpulan data statistik.

2. Aliran hubungan manusiawi

Aliran ini muncul karena ketidakpuasan atas apa yang dikemukakan mengenai

pendekatan klasik karena pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan

efisiensi produksi dan keharmonisan kerja. Para manajer masih menghadapi

kesulitan-kesulitan karena karyawan tidak selalu mengikuti pola-pola perilaku

yang rasional. Sehingga pembahasan “sisi perilaku manusia” dalam organisasi

menjadi penting.

Hugo Munsterbeg (1863-1916) sebagai pencetus psikologi industri

menguraikan penerapan peralataan-peralatan psikologi untuk membantu

pencapaian tujuan produktifitas. Dia menyarankan penggunan teknik-teknik

teknologi eksperimen. Sebagai contoh berbagai metode tentang psikologi dapat

digunakan untuk memilih karakteristik tertentu yang cocok dengan kebutuhan

8
 suatu jabatan. Untuk mencapai peningkatan produktifitas dapat dilakukan melalui

penemuan best possible person, penciptaan best possible work, penggunaan best

possible effect untuk memotivasi karyawan.

3. Aliran manajemen modern

Masa manajemen modern berkembang melalui dua jalur yang berbeda. Jalur

pertama merupakan pengembangan dari aliran hubungan manusiawi yang dikenal

sebagai perilaku organisasi, dan yang lain dibangun atas dasar manajemen ilmiah,

dikenal sebagai aliran kuantitatif (operation search dan management science atau

manajemen operasi.

EVALUASI

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Jelaskan pengertian manajemen secara umum

2. Sebutkan unsur-unsur manajemen yang anda ketahui

3. Jelaskan pengertian manajemen sebagai ilmu

4. Jelaskan pengertian manajer menurut pendapat anda

5. Sebut dan jelaskan 3 keterampilan yang harus dimiliki seorang manajer

9
 BAB 2

MENGANALISIS KEKUATAN LINGKUNGAN, GLOBALISASI DAN

MANAJEMEN SERTA TANGGUNG JAWAB SOSIAL DAN ETIKA

MANAJEMEN

A. Pengertian Analisis Lingkungan, Lingkungan Global dan Globalisasi

Analisis lingkungan merupakan proses pengawasan terhadap lingkungan yang

ada di sekitar organisasi, dari analisis ini akan ditemukan peluang (opportunities)

dan tantangan (threats) yang mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai

tujuannya. Lingkungan global adalah faktor-faktor yang mempengaruhi kemampuan

perusahaan untuk melakukan bisnis global untuk menjual barang dan jasa guna

mencapai tujuan perusahaan. Globalisasi dapat diartikan sebagai suatu pergeseran

kegiatan ekonomi kearah yang lebih terintegrasi dan saling ketergantungan dalam

dunia ekonomi.

B. Faktor-Faktor Lingkungan Eksternal

Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur di luar organisasi, yang mana

lingkungan eksternal ini tak dapat dikendalikan dan mempengaruhi pembuatan

keputusan oleh manajer. Dengan adanya faktor eksternaal organisasi mendapatkan

masukan-masukan yang dibutuhkan seperti bahan baku, dana tenaga kerja dan

energi dari lingkungan eksternal, mentransformasikan menjadi produk dan jasa, dan

kemudian memberikan sebagai keluaran-keluaran kepada lingkungan eksternal

1. Lingkungan ekstern mikro

Beberapa komponen penting dalam lingkungan eksternal mikro antara ain sebagai

berikut:

10
a. Para pesaing (comeptitors)

Memahami para pesaing merupakan hal yang penting daalam suatu

perusahaan. Dengan pemahaman akan lingkungan persaingan yang

dihadapinya, organisasi dapat mengetahui posisi persaingannya, sehingga

lebih mampu mengoptimalkan operasi-operasinya. Pemahaman arena, sifat

persaingan serta kekuatan dan kelemahan para pesaing memungkinkan

perusahaan dapat mempergunakan kekuatan bersaingnya lebih efektif dan

efisien

b. Langganan (customers)

Langganan dan situasi pasar berpengaruh terhadap strategi, kebijaksanaan dan

taktik-taktik pemasaran perusahaan. Analisa langganan ini berguna untuk

mengantisipasi perubahan perilaku pasar atau langganan dan mengarahkan

pengalokasian sumber dayanya sesuai kebutuhan dan keinginan langganan.

c. Pasar tenagaa kerja

Suatu organisasi membutuhkan para pekerja dengan berbagai macam

keterampilan semakin berdiferensiasi keterampilan yang dimiliki semakin

cepat pula pencapaian tujuan, maka dari itu diperlukan suatu cara untuk

merekrut karyawan. Kemampuan menarik dan mempertahankan karyawan

yang cakap merupakan kebutuhan prasyarat bagi perusahaan yang sukses. Ada

tiga faktor yang berpengaruh terhadap pemenuhan kebutuhan karyawan

perusahaan, yaitu :

1) Reputasi perusahaan di mata angkatan kerja

2) Tingkat pertumbuhan angkatan kerja

3) Tersedianya tenaga kerja sesuai persyaratan yang dibutuhkan.

11
 d. Lembaga-lembaga Keuangan

Organisasi/perusahaan dalam usahanya bergantung pada lembaga keuangan

dalam rangka peminjaman dana. Perusahaan akan meminjam sejumlah dana

dari lembaga keuangan seperti bank-bank komersial, bank-bank instansi, dan

perusahaan-perusahaan asuransi termasuk pasar modal, untuk membeli bahan

baku, perlatan, menjaga dan memperluas kegiatan-kegiatannya.

e. Para penyedia (suppliers)

Setiap organisasi sangat tergantung pada sumber daya-sumber dayanya untuk

memenuhi kebutuhan bahan baku (mentah), bahan pembantu, pelayanan,

energi dan peralatan, yang digunakan untuk memproduksi keluaran. Oleh

karena itu setiap organisasi tergantung pada penyedia bahan-bahan dan

peralatan-peralatan diatas.

f. Perwakilan-perwakilan pemerintah.

Hubungan organisasi dengan perwakilan-perwakilan pemerintah berkembang

semakin kompleks. Perwakilan-perwakilan pemerintah ini biasanya

menetapkan peraturan-peraturan yang harus dipatuhi organisasi dalam

operasinya, prosedur-prosedur perijinan, dan pembatasan-pembatasan lainnya

untuk melindungi masyarakat. Di samping itu perwakilan-perwakilan

pemerintah sering merupakan atau menjadi para penyedia dan kreditur besar

bagi perusahaan.

2. Lingkungan ekstern makro

a. Perkembangan teknologi

Tingkat kemajuan teknologi memainkan peranan berarti dalam penentuan

produk dan jasa yang akan diproduksi, peralatan yang akan digunakan, dan

12
 bagaimana bermacam-macam operasi akan dikelola. Kemajuan teknologi dapt

menjadi penyebab persaingan dalam industri-industri yang berbeda. Misalnya :

1. Pengembangan produksi jam digital elektronik telah menimbulkan

persaingan baru bagi perusahaan-perusahaan jam mekanik tradisional;

2. Kemajuan industri mesin fotocopy menimbulkan kesukaran-kesukaran bagi

perusahaan-perusahaan kertas karbon.

Dengan demikian Manajer perlu senantiasa menaksir arah perkembangan

teknologi dan memperkirakan pengaruhnya pada organisasi atau melakukan

peramalan teknologi.

b. Variabel-variabel ekonomi

Manajer senantiasa perlu menganalisa dan mendiagnosa faktor-faktor

ekonomi seperti kecenderungan inflasi atau deflasi harga barang-barang dan

jasa-jasa, kebijaksanaan-kebijaksanaan moneter, devaluasi atau revaluasi, dan

yang menyangkut tingkat bunga, kebijaksanaan-kebijaksanaan fiskal,

keseimbangan neraca pembayaran, dan harga-harga yang ditetapkan oleh

pesaing dan penyedia. Jadi, manajer-manajer perusahaan harus mencurahkan

waktu dan sumber daya-sumber daya untuk melakukan peramalan ekonomi

dan antisipasi perubahan-perubahan harga.

c. Lingkungan sosial kebudayaan

Lingkungan ini mencakup kepercayaan, nilai-nilai, sikap, pandangan serta

pola kehidupan yang dibentuk oleh tradisi, pendidikan, kelompok ethnis,

ekologi, demografis, geografis, serta agama dan kepercayaan dari sekelompok

atau seluruh masyarakat tertentu. Manajer perlu menyadari dan mengantisipasi

13
 perubahan-perubahan iklim sosial dan mengembangkan cara-cara

mengembangkannya.

d. Variabel-variabel poitik-hukum

Manager tidak mungkin mengabaikan iklim politik, peraturan-peraturan

pemerintah maupun konsekuensi-konsekuensi atau dampaknya terhadap

pemerintah dalam pembuatan keputusan. Batasa-batasan yang ditetapkan

pemerintah bermaksud melindungi konsumen, lingkungan, ataupun

perusahaan, dan menghilangkan perlakuan tidak adil dalam pembayaran

kepada karyawan dan sebagainya. Beberapa contoh adalah kebijaksanaan-

kebijaksanaan pemerintah dalam bidang perdagangan, undang-undang antitrus,

undang-undang perpajakan, upah minimum, undang-undang hak paten, dan

lain-lain

e. Dimensi internasional

Kekuatan-kekuatan internasional ini berpengaruh melalui perkembangna

poitik dunia, ketergantungan ekonomi, penularan nilai-nilai dan sikap hidup

serta transfer teknologi. Lebih sempit lagi, kekuatan-kekuatan ini berwujud,

misal ketergantungan suber daya import, keadaan resesi atau recovery

perekonomian dunia, persaingan dengan perusahaan-perusahaan mitinational,

perubahan pola kehidupan menjadi lebih materialistik dan individualistik,

tingkat pertukaran mata uang asing dan sebagainya. Manager hendaknya

mampu menganalisa dan mengantisipasi untuk kemudian meletakan dasar

yang kuat dalam menghadapi perkembangan dunia internasional.

14
C. Tanggung Jawab Sosial Perusahaan

Tanggung Jawab Sosial Perusahaan atau Corporate Social

Responsibility adalah bentuk kepedulian perusahaan terhadap lingkungan eksternal

perusahaan melalui berbagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka penjagaan

lingkungan, norma masyarakat, partisipasi pembangunan, serta berbagai bentuk

tanggung jawab sosial lain.

Sebagai bagian dari masyarakat, maka organisasi bisnis perlu memiliki

tanggung jawab bahwa kegiatan yang dilakukannya membawa kearah perbaikan

lingkungan masyarakat pada umumnya, dan bukan sebaliknya.Sebagai contoh,

perusahaan yang membuang limbah sembarangan pada dasarnya kurang

bertanggung jawab terhadap lingkungan masyarakat. Dengan demikian, sudah

semestinya organisasi bisnis atau perusahaan perlu menyadari bahwa dirinya

memiliki apa yang dinamakan tanggung jawab sosial.tanggung jawab social ini

dapat berupa tanggung jawab kebersihan, dan kesehatan lingkungan, keadaan

ekonomi masyarakat pada umumnya , partisipasi perusahhan dalam pembangunan

lingkungan dan sebagainya. Terdapat dua pandangan tentang kepada siapa

organisasi bertanggung jawab social, yaitu sebagai berikut :

1. Model pemegang saham (Shareholder)

Pandangan tentang tanggung jawab social yang menyebutkan bahwa sasaran

organisasi yang utama adalah memaksimalkan keuntungan bagi manfaat para

pemegang saham. Lebih spesifik lagi, apabila keuntungan meningkat, maka nilai

saham perusahaan yang dimiliki oleh pemegang saham akan meningkat juga.

2. Model pihak yang berkepentingan (Stakeholder)

15
 Teori tentang tanggung jawab social perusahaan yang mengatakan bahwa

tanggung jawab manajemen yang terpenting, kelangsungan hidup jangka panjang

(bukan hanya memaksimalkan laba), dicapai dengan memuaskan keinginan

berbagai pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan (bukan hanya

pemegang saham).

3. Strategi pengelolaan tanggung jawab sosial perusahaan

a. Strategi reaktif

Kegiatan bisnis yang melakukan strategi reaktif dalam tanggung jawab sosial

cenderung menolak atau menghindarkan diri dari tanggung jawab social.

Contohnya, perusahaan tembakau di masa lalu cenderung untuk

menghindarkan diri dari isu yang menghubungkan konsumsi rokok dengan

peluang penyakit kanker. Akan tetapi, karena adanya peraturan pemerintah

unuk mencantumkan bahaya rokok setiap iklan, maka hal tersebut dilakukan

oleh perusahaan rokok

b. Strategi defensif

Strategi defensif dalam tanggung jawab sosial yang dilakukan oleh perusahaan

terkait dengan penggunaan pendekatan legal atau jalur hukum untuk

menghindarkan diri atau menolak tanggung jawab sosial .Perusahaan yang

menghindarkan diri dari tanggung jawab limbah saja berargumen melalui

pengacara yang disewanya untuk mempertahankan diri dari tuntutan hukum

dengan berargumen bahwa tidak hanya perusahaannya saja yang membuang

limbah ke sungai ketika lokasi perusahaan tersebut beroperasi, terdapat juga

perusahaan lain yang beroperasi.

c. Strategi Akomodatif

16
 Strategi Akomidatif merupakan tanggung jawab sosial yang dijalankan

perusahaan dikarenakan adanya tuntutan dari masyarakat dan lingkungan

sekitar akan hal tersebut.Tindakan seperti ini terkait dengan strategi

akomodatif dalam tanggung jawab sosial. contoh lainnya,perusahaan

perusahaan besar pada era orde baru dituntut untuk memberikan pinjaman

kredit lunak kepada para pengusaha kecil, bukan disebabkan karena adanya

kesadaran perusahaan, akan tetapi sebagai langakah akomodatif yang diambil

setelah pemerintah menuntut para korporat untuk lebih memperhatikan

pengusaha kecil.

d. Strategi proaktif

Perusahaan memandang bahwa tanggung jawab sosial adalah bagian dari

tanggung jawab untuk memuaskan stakeholders. Jika stakeholders terpuaskan,

maka citra positif terhadap perusahaan akan terbangun. Dalam jangka panjang

perusahaan akan diterima oleh masyarakat dan perusahaan tidak akan khawatir

akan kehilangan pelanggan, justru akan berpotensi untuk menambah jumlah

pelanggan akibat citra positif yang disandangnya. Langkah yang dapat diambil

oleh perusahaan adalah dengan mengambil inisiatif dalam tanggung jawab

sosial, misalnya dengan membuat khusus penanganan limbah, keterlibatan

dalam setiap kegiatan sosial lingkungan masyarakat atau dengan membarikan

pelatihan terhadap masyarakat di sekitar lingkungan masyarakat.

D. Manfaat Tanggung Jawab Perusahaan

1. Manfaat bagi Perusahaan

Kegiatan perusahaan dalam jangka panjang akan dianggap sebagai kontribusi

positif di masyarakat. Selain membantu perekonomian masyarakat, perusahaan

17
 juga akan dianggap bersama masyarakat membantu dalam mewujudkan keadaan

lebih baik di masa yang akan datang. Akibatnya, perusahaan justru akan

memperoleh tanggapan yang positif setiap kali menawarkan sesuatu kepada

masyarakat. Perusahaan tidak saja dianggap sekedar menawarkan produk untuk

dibeli masyarakat, tetapi juga dianggap menawarkan sesuatu yang membawa

perbaikan masyarakat

2. Manfaat bagi masyarakat

Selain kepentingan masyarakat terakomodasi, hubungan masyarakat

dengan perusahaan akan lebih erat dalam situasi win-win solution. Artinya

terdapat kerjasama yang saling menguntungkan ke dua pihak. Hubungan bisnis

tidak lagi dipahami sebagai hubungan antara pihak yang mengeksploitasi dan

pihak yang tereksploitasi, tetapi hubungan kemitraan dalam membangun

masyarakat lingkungan kebih baik. Tidak hanya di sektor perekonomian, tetapi

juga dlam sektor sosial, pembangunan dan lain-lain.

3. Manfaat bagi pemerintah

Memiliki partner dalam menjalankan misi sosial dari pemerintah dalam hal

tanggung jawab sosial. Pemerintah pada akhirnya tidak hanya berfungsi sebagai

wasit yang menetapkan aturan main dalam hubungan masyarakat dengan dunia

bisnis, dan memberikan sanksi bagi pihak yang melanggarnya. Pemerintah

sebagai pihak yang mendapat legtimasi untuk mengubah tatanan masyarakat agar

ke arah yang lebih baikakan mendapatkan partner dalam mewujudkan tatanan

18
 masyarakat tersebut. Sebagian tugas pemerintah dapat dilaksanakan oleh anggota

masyarakat,dalam hal ini perusahaan atau organisasi bisnis.

E. Etika manajemen

Etika (ethic) adalah kode prinsip dan nilai moral yang membangun perilaku

seseorang atau sebuah kelompok yang berhubungan dengan benar dan salah. Etika

adalah penentu standar-standar dari mana yang baik atau buruk dalam tindakan atau

keputusan. Perilaku manusia terbagi dalam tiga kategori, yaitu :

1. Wilayah hukum yang ada (standar hukum)

Dimana nila-nilai dan standar-standar ditulis dalam sistem hukum dan

diselenggarakan di pengadilan. Dalam area ini, pihak pembuat undang-undang

membuat peraturan-peraturan yang harus dipatuhi semua orang dan perusahaaan

dengan cara tertentu, seperti mendapatkan surat izin mengemudi atau membayar

pajak perusahaan.

2. Wilayah etika (standar sosial)

Wilayah ini tidak memiliki hukum yang spesifik, tetapi terdapat standar-standar

tingkah laku berdasarkan prinsip dan nilai yang dipegang tentang tingkah laku

moral yang menuntun individu atau sebuah perusahaan.

3. Wilayah pilihan bebas (standar pribadi)

Banyak perusahaan dan individu bermasalah dengan pandangan yang

disederhanakan bahwa pilihan-pilihan dibangun baik oleh hukum atau oleh

pilihan bebas. Pandangan ini membuat orang-orang memiliki asumsi yang salah

bahwa jika suatu hal tidak ilegal maka pastilah hal itu tidak melanggar etika,

seakan wilayah ketiga tidak ada. Pilihan yang lebih baik adalah mengenali

19
wilayah etika dan menerima nilai-nilai moral sebagai daya yang kuat untuk

kebaikan yang dapat mengatur perilaku baik di dalam maupun di luar organisasi.

EVALUASI

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Jelaskan pengertian etika manajemen

2. Sebutkan faktor eksternal makro yang mempengaruhi analisis lingkungan

3. Apa manfaat dari corporate social responsibility (CSR)

4. Bagimana manfaat tanggung jawab perusahaan terhadap pemerintah

5. Sebutkan program corporate social responsibility (CSR) dari salah satu

perusahaan yang anda ketahui

20
 BAB 3

DASAR-DASAR PERENCANAAN

A. Pengertian Perencanaan

Perencanaan merupakan langkah atau unsur pertama dalam pengelolaan

manajemen, perencanaan merupakan hal yang penting karena hasil-hasil dalam

perencaan akan dilakukan dengan kegiatan pengorganisasian, pengarahan dan

pengawasan. Perencanaan merupakan pemilihan sekumpulan kegiataan dan

pemutusan selanjutnya mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, bagimana dan

oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi

di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan

akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.

Mengapa perlu adanya perencanaan? Ada dua alasan dasar perlunya

perencanaan yaitu untuk mencapai protective benefits yang dihasilkan dari

pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan dan

positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Adapun manfaat perencanaan antara lain :

1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan

lingkungan

2. Membantu dalam pembentukan kesesuaian pada masalah-masalah utama

3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat

5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

21
B. Tujuan Perencanaan

Tujuan perencanaan antara lain:

1. Untuk mengurangi ketidakpastian

Untuk mengurangi ketidakpastian seorang manajer harus membuat rencana

dengan memandang jauh kedepan, kemudian harus mampu meramalkan

perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana

untuk menghadapinya

2. Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan

nonmanajerial.

Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai,

dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk

mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin

akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi

kurang efesien

3. Untuk meminimalisir pemborosan

Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien

dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga

dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan

inefesiensi dalam perusahaan

4. Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang

digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan

pengevalusasian.

22
Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana

dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat

menilai kinerja perusahaan.

Dalam suatu organisasi rencana diperinci melalui tingkatan-tingkatan yang

membentuk hierarki dan paralel dengan struktur organisasi. Pada setiap

tingkatan, rencana mempunyai dua fungsi: menyediakan peralatan untuk

pencapaian serangkaian sasaran dari rencana tingkatan di atasnya, dan

sebaliknya menunjukan sasaran yang harus dipenuhi rencana tingkatan

dibawahnya. Rencana dari manajemen puncak akan dibuat menjadi rencana-

recana yang lebih terperinci oleh satuan-satuan manajemen menengah dan ini

pertama.

Ada dua tipe rencana utama antara lain:

1. Rencana strategik

Rencana yang dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih

luas mengimplementasikan misi yang memberikan alsan khas keberadaan

organisasi

2. Rencana-rencana operasional

Rencana yang menguraikan secara lebih terperinci bagaimana rencanarencana

strategik akan dicapai. Rencana operasional dibagi

menjadi dua tipe:

a) Rencana sekali pakai

Rencana sekali pakai merupakan serangkaian kegiatan terperinci yang

keungkinan tidak berulang dalma bentuk yang sama di waktu mendatang.

Contoh rencana perusahaan membuat gudang baru karena adanya

23
 perluasan usaha akan memerlukan rencana sekali pakai khusus untuk

proyek tersebut, walaupun perusahaan telah membangun sejumlah gudang

lain di waktu yang lalu.

b) Rencana tetap

Wujud umum rencana tetap adalah kebijaksanaan, prosedur dan aturan.

Rencana-rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu

diubah (modifikasi) atau dihapuskan. Sekali ditetapkan, rencana tetap

memungkinkan para manajer menghemat waktu yang digunakan untuk

perencanaan dan pembuatan keputusan karena situasi-situasi yang sama

ditangani secara konsisten.

C. Empat Tahap Dasar perncanaan

Ada beberapa tahap dasar perencanaan yang dapat dilaksanakan oleh seorang

manajer antara lain :

Tahap pertama adalah menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan

dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi

atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan

menggunakan tujuan sumber daya-sumber daya nya secara tidak efektif

Tahap kedua adalah merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi

perusahaan sekarang dari tujuan, yang hendak dicapai atau sumber-sumber daya

yang tersedia untuk pencapaian tujuan merupakan hal yang penting, karena tujuan

dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Setelah keadaan perusahaan

dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih

lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik

Yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.

24
 Tahap ketiga mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan. Kekuatan,

kelemahana, kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasi untuk mengukur

kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui

faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi

mencapai tujuannya atau yang mungkin menimbulkan masalah.

Tahap keempat adalah mengembangkan rencana atas serangkaian kegiatan

untuk pencapaian tujuan . Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi

pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian

alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paing memuaskan) di

antara berbagai alternatif yang ada

D. Hambatan-hambatan perencanaan efektif

Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif. Pertama

adalah penolakan internal dari para perencana terhadap penetapan tujuan dan

pembutan rencana untuk mencapainya. Dengan kata lain hambatan ini bersumber

pada ketidaksediaan dan ketidakmampuan individu–individu perencana utuk

melakukan kegiatan-kegiatan perencanaan. Hambatan yang kedua berasal dari

eksternal suatu organisasi yaitu keengganan umum para anggota organisasi untuk

menerima perencanaan dan rencana-rencana karena perubahan-perubahan yang

ditimbulkannya.

Karena penetapan tujuan merupakan langkah esensi pertama dalaam perncanaaan,

para manajer yang tidak dapat menetapkan tujuan yang cukup berarti akan tidak

mampu membuat rencana-rencana efektif. Ada sejumlah alasan mengapa banyak

manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi

organisasi atau kelompok /satuan kerja mereka, yaitu :

25
1. Kurang pengetahuan dalam organisasi. Dengan kurangnya pengetahuan akan

organisasi menyebabkan para manajer tidak dapat menetapkan tujuan-tujuan yang

berarti bagi satuan-satuan kerja .

2. Kurang pengetahuan tentang lilngkungan. Pengetahuan tentang lingkungan

tersebut antara lain pengetahuan mengenai persaing, penyedia, lembaga-lembaga

pemerintah, langganan dan sebagainya. Dengan kurangnya pengetahuan akan

lingkungan membuat para manajer bingung tentang arah yang diambil dan

enggan menetapkan tujukan yang pasti.

3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif. Rencana-rencana dibuat

tidak hanya didasarkan pada pengalaman masa lalu tetapi juga peramalan

kondisi-kondisi di masa yang akan datang.

4. Biaya. Perencanaan memerlukan banyak biaya penggunaan sumber daya

keuangan , fisik dan manusia.

5. Takut gagal. Para manajer sering memandang kegagalan sebagai ancaman

terhadap keamanan jabatannya, penghargaan dan respek orang lain

terhadapdirinya. Hal ini membuat para manajer enggan mengambil resiko dan

menetapkan tujuan tertentu.

6. Kurang peraya diri. Dengan kurangnya percaya diri menjadikan para manajer

ragu-ragu menetapkan tujuan yang menantang. Manajer harus merasa bahwa

mereka dan kelompok kerjanya atau organisasi mempunyai kemampuan untuk

mencapai tujuan-tujuan tersebut.

7. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif. Yang dimaksud

tujuan alternatif adalah tujuan-tujuan lain selain tujuan pokok usahanya, manajer

26
 sering sulit menghilangkan tujuan-tujuan alternatif tersebut sehingga tujuan

pokok tidak tercapai.

E. Kriteria penilaian efektivitas rencana

Beberapa kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, yaitu

mencakup : kegunaan, ketepatan dan obyektivitas, ruang lingkup, efektivitas,

akuntabilitas dan ketepatan waktu. Kesemuanya diuraikan sebagaai berikut:

1. Kegunaan. Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya

yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan

sederhana. Fleksibilitas adalah esensi bagi kesuksesan perencaan strategik. Hal

ini memerlukan analisa, peramalan, pengembangan rencana dengan

mempertimbangkan segalaa sesuatu dan pembuatan perencanaan sebagai proses

yang berkesinambungan. Rencana hendaknya dapat melakukan penyesuaian

secara cepat dan lancar terhadap perubahan kondisi lingkungan tanpa kehilangan

efektivitas.

2. Ketepatan dan obyektivitas. Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui

apakah jelas, ringkas, nyata dan akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan

manajemen lainnya hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat

3. Ruang lingkup. Perencanaan memerlukan prinsip-prinsip kelengkapan, kepaduan

dan konsistensi. Berapa luas cakupan rencana? Menyngkut kegiatan-kegiatan apa

saja? Bagaimana kerangka hubungan antar kegiatan? Satuan-satuan kerja atau

departemen-departeman mana yang terlibat?

4. Efektivitas biaya. Efektivitas dalam perencanaan ini menyangkut waktu, usaha

dan aliran emosional. Salah satu pedoman pedoman penting dalam perencaan:

27
 jangan lakukan perncanaan bila hasil-hasil meningkatkan penghasilan atau

mengurangi biaya lebih kecil daripada niaya perencanaaan dan implementasinya

5. Akuntabilitas. Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan: tanggung jawa atas

pelaksanaan perencanaaan dan tanggung jawab atas implementasinya rencana.

Suatu rencana harus mencakup keduanya

6. Ketapatan waktu. Para perencana harus membuat berbagai perencaanaan.

Berbagai perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana

tidak tepat atau sesuai untuk berbagai perbedaaan waktu.

EVALUASI

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Jelaskan pengertian perencanaan menurut pendapat anda

2. Sebutkan manfaat perencanaan bagi proses usaha suatu perusahaan

3. Apa perencanaan anda selama 5 tahun ke depan?

4. Bagaimana pendapat anda jika perencanaan yang dibuat tidak terlaksana?

5. Sebutkan hambatan perencanaan efektif

28
 BAB 4

PEMBUATAN KEPUTUSAN MANAJERIAL

Pembuatan keputusan merupakan bagian penting dari kegiataan manajer.

Kegiatan ini memiliki peran penting ketika seorang manajer membuat

perencanaan. Dalam perencanaan, manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi

yang akan dicapai, sumber daya-sumber daya yang akan digunakan dan siapa

yang akan melaksanakan setiap tugas yang dibutuhkan . Seluruh proses

perencanaan itu melibatkan para manajer dalam serangkaian situasi pembuatan

keputusan . Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektivitas

rencana yang disusun.

A. Pengertian Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dapat diartikan sebagai suatu proses penilaian

dan penentuan pilihan. Keputusan ini diambil setelah melakukan beberapa

perhitungan dan pertimbangan alternatif. Sebelum pilihan dijatuhkan , ada

beberapa tahap yang dapat dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan itu bisa

saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusun alternatif yang akan dipilih

dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik. Pengertian pengambilan

keputusan adalah sebagai berikut :

1. Claude S. George, Jr

Mengatakan proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan

manajer berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk

pertimbangan, penilaian dan pemilihan diantara sejumlah alternatif.

29
 2. G. R. Terry

Mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan

yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin

3. P. Siagian

Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap suatu

masalah, pengumpulan fakta dan data, penilaian yang matang atas alternatif

dan tindakan.

4. Horold dan Cyril O‟Donnell

Mereka mengatakan bahwa pengambilan keputusan adalah pemilihan

diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari

perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak

terdapat keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau

reputasi yang telah dibuat

B. Tipe-tipe keputusan

Manajer akan membuat tipe-tipe keputusan yang berbeda sesuai perbedaan

kondisi dan situasi yang ada. Salah satu metode pengklasifikasian yang banyak

digunakan adalah dengan menentukan apakah keputusan itu diprogram atau

tidak. Keputusan-keputusan juga dapat dibedakan antara keputusan yang

dibuat di bawah kondisi kepastian, risiko dan ketidakpastian.

1. Keputusan-keputusan yang diprogram

Keputusan yang diprogram adalah keputusan yang dibuat menurut

kebiasan, aturan atau prosedur. Keputusan ini rutin dan berulang-ulang.

Setiap organisasi mempunyai kebijaksanaaan-kebijaksanaan tertulis atau

tidak tertulis yang memudahkan dalam pengambilan keputusan dalam

30
 situasi yang berulaang dengan membatasi dan menghilangkan alternatif-

alternatif. Sebagai contoh: manajer tidak perlu memikirkan penetapan gaji

karyawan baru, karena organisasi mempunyai proporsi gaji tersendiri

untuk semua posisi, Manajer juga tidak perlu memikirkan masalah-

masalah harian yang akan dihadapi karena prosedur-prosedur untuk

menangani masalah-masalah rutin telah tersedia.

2. Keputusan-keputusan yang tidak diprogram

Keputusan ini merupakan keputusan yang berkenaan dengan masalah-

masalah khusus, khas atau tidak biasa. Bila suatu masalah yang timbul

tidak dapat diselesaikan oleh satu kebijakan atau sangat penting sehingga

perlu penanganan khusus , maka masalah tersebut dapat diselesaikan

dengan keputusan yang tidak terprogram. Beberapa contoh masalah yang

memerlukan keputusan-keputusan yang tidak diprogram antara lain: cara

pengalokasian sumber daya organisasi, penenganan lini produk yang jatuh

di pasaran atau cara perbaikan hubungan masyarakat.

Teknik-teknik pembuatan keputusan

Tipe-tipe Tradisional Modern

keputusan
Diprogram: 1. Kebiasaan 1. Teknik-teknik riset

Keputusan rutin 2. Kegiatan rutin opersi : analisa

dan berulang. (prosedur-prosedur matematik, model-

Organisasi pengoperasian model simulasi

mengembangkan standar komputer

proses-proses 3. Struktur organisasi, 2. Pengolahan data

31
 khusus bagi pengharapan umum, elektronik

penanganannya sistem tujuan,

saluran-saluran

informasi yang

disusun dengan

baik.

Tidak 1. Kebijakan intuisi Teknik pemecahan

diprogram: dan kreatifitas masalah yang

Keputusan- 2. Coba-coba diterapkan pada :

keputusan sekali 3. Seleksi dan latihan a. Latihan membuat

pakai, disusun para perencana keputusan

tidak sehat, b. Penyusunan

kebijaksanaan program-program

ditangani komputer

dengan proses

pemecahan

masalah umum

C. Proses pembuatan keputusan

Proses pembuatan keputusan terdiri dari dua tahapan yaitu: tahapan

perumusan keputusan dan tahapan implementasi keputusan. Setiap tahapan

terdiri dari berbagai langkah atau kegiatan yang secara sistematik dan runtun

32
perlu diikuti oleh setiap pembuat keputusan. Keseluruhan rincian tahapan dan

kegiatan pembuatan keputusan tersebut tercantum di bawah ini.

1. Perumusan Keputusan
a. Identifikasi masalah

Keputusan diperlukan untuk memecahkan masalah-masalah.

Langkah pertama harus diputuskan. Menurut Peter Drucker, seorang

eksekutif yang efektif tidak membuat keputusan untuk setiap masalah.

Masalah yang harus mendapat perhatian adalah masalah-masalah

mendasar yang mempunyai dampak luas dan menyeluruh bagi anggota

biasa tidak perlu diputuskan oleh eksekutif, tapi cukup oleh pimpinan

tingkat yang lebih rendah berdasarkan aturan organisasi yang berlaku.

Identifikasi masalah generik ini tidak perlu ditunjang oleh data yang

lengkap, sebab bila data yang lengkap harus terkumpul dahulu, maka

tidak akan ada suatu keputusan. Keputusan dapat dimulai dari

judgment rasional dari pemimpin.

b. Perumusan tujuan

Tujuan apakah yang harus dicapai melalui pemecahan suatu

masalah? Asumsi dasar untuk setiap keputusan adalah bahwa suatu

keputusan dibuat oleh seorang pemimpin untuk mencapai tujuan

tertentu. Ini berarti tidak hanya masalah yang dipecahkan saja yang

perlu jelas, tapi juga tujuan yang akan dicapainya harus labih jelas lagi.

Kejelasan tujuan ini diperlukan sebagai pedoman untuk menentukan

pilihan-pilihan keputusan yang paling tepat untuk suatu masalah.

Keberhasilan suatu keputusan ditentukan oleh “apakah tujuan yang

33
 sudah ditetapkan itu akhirnya dapat dicapai atau tidak”. Tujuan untuk

masalah-masalah yang generik harus dirumuskan secara umum dan

mendasar, yang kemudian diterjemahkan kedalam tujuan-tijuan yang

lebih operasional yang disebut dengan objektif. Setiap objektif perlu

pula dijabarkan kedalam target-target baik yang bersifat kuantitatif

maupun kualitatif. Suatu “decision tree” perlu dikembangkan sehingga

jangkauan dampak dan lingkup suatu keputusan dapat diketahui dengan

jelas.

c. Identifikasi Alternatif Solusi

Alternatif solusi atau pemecahan untuk suatu masalah sangat penting

karena setiap masalah tidak mungkin dipecahkan hanya oleh suatu cara

pemecahan saja. Alternatif-alternatif ini diperlukan untuk sampai

kepada pilihan keputusan yang tepat dengan resiko yang sangat

minimal. Identifikasi alternatif solusi ini ditentukan oleh: latar

belakang pendidikan, pengalaman hidup, tingkat kecerdasan,

kemampuan antisipatif, kemampuan berfikir kedepan, imaginasi,

cita-cita, kreativitas, dan kemampuan untuk melihat secara jeli setiap

resiko dan dampak serta peluang yang mungkin diciptakan oleh suatu

alternatif keputusan tertentu.

1.4 Penentuan Kriteria Pemilihan Alternatif Solusi

Kriteria suatu alternatif pemecahan sangat sulit dikembangkan secara

pasti, karena sangat bergantung kepada kondisi dan visi pembuat dan

pelaksana keputusan untuk mencapai tujuan yang telah

34
 ditentukan. Namun demikian kriteria umum dapat diungkap seperti

dibawah ini:

a. Alternatif solusi itu harus tepat untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan

b. Altertnatif solusi itu harus jelas dampak, resiko dan peluang yang

mungkin diciptakan

c. Alternatif solusi itu harus feasible untuk dilaksanakan

d. Alternatif solusi itu harus tidak bertentangan dengan nilai, etika,

moral yang dipegang oleh anggota organisasi dan oleh organisasi.

e. Alternatif solusi itu harus membawa perubahan bagi organisasi

menuju yang lebih baik dari keadaan sekarang

Secara operasional akhirnya kriteria ini sangat ditentukan oleh

pembuat keputusan. Alternatif solusi yang dipilih mungkin

mempunyai resiko tinggi dan sulit dilaksanakan, tapi dapat membawa

perubahan yang diinginkan. Dalam manajemen acapkali ditemukan

suatu alternatif solusi yang sangat mahal yang harus diambil untuk

suatu hasil yang mempunyai nilai sangat tinggi.

1.5 Penentuan Pilihan Alternatif Solusi (Keputusan)

Penentuan pilihan solusi atau keputusan ini dalam tahapan

pembuatan keputusan merupakan tahapan yang sangat kritis dan

sangat menentukan. Pembuat keputusan atas dasar semua pilihan yang

35
 tersedia, dengan berbagai resiko, dampak dan peluang akhirnya harus

sampai pada suatu titik pilihan keputusan. Pilihan ini harus diambil

dengan kecermatan, kejelian, keberanian, tanggung jawab, dan

komitmen yang besar. Tanpa sikap-sikap seperti itu suatu keputusan

tidak akan mempunyai makna apa-apa. Sikap seperti inilah yang

menciptakan berbagai dinamika dan perubahan dalam suatu

organisasi.

D. Keterampilan dalam Pembuatan Keputusan

Pembuatan keputusan sebagai unsur utama dalam manajemen dan fungsi

esensial dalam kepemimpinan menuntut keterampilan tertentu sehingga

keputusan yang dihasilkan memiliki kualitas sebagai produk pemimpin yang

professional. Keterampilan pembuatan keputusan semakin terasa amat

strategik dalam pembuatan keputusan, pada abad informasi, karena

teknologi informasi dapat menyediakan peluang untuk memperoleh data

yang relevan, yang diperlukan oleh pembuat keputusan yang professional.

Tuntutan kualitas manajemen yang mendorong untuk mengembangkan

kekuatan organisasi dan manajemen dan dalam peran pemimpin dalam proses

tersebut. Karena itu keterampilan yang diperlukan oleh pembuat keputusan

adalah sebagai berikut:

1. Keterampilan kognitif

2. Keterampilan menghimpun dan mengolah data

3. Keterampilan komunikasi

36
4. Keterampilan mempengaruhi

5.. Keterampilan managerial

Berikut uraian mengenai masing-masing keterampilan:

1. Keterampilan kognitif

Keterampilan ini mencakup: keterampilan dalam mengindentifikasi

masalah, mengidentifikasi berbagai alternatif solusi, keterampilan

memutuskan dengan cepat dan tepat, keterampilan analisis, keterampilan

antisipatik, dan keterampilan berikfir kreatif terutama dalam

mengidentifikasi berbagai alternatif solusi.

2. Keterampilan menghimpun dan mengolah data

Keterampilan ini terutama mencakup keterampilan menguasai

teknologi dengan sistem informasi yang dapat menghimpun dan

mengolah serta memanfaatkan data yang relevan dengan kebutuhan untuk

membuat keputusan. Ada tiga keterampilan utama yang perlu dikuasai oleh

pembuat keputusan: keterampilan mengembangkan sistem informasi,

keterampilan retrieval data, dan keterampilan seleksi dan utilisasi data

untuk mendukung pembuat keputusan

3. Keterampilan komunikasi

Keterampilan komunikasi mencakup: keterampilan menjelaskan

dengan tepat dan menarik tentang keputusan yang diambil kepada

masyarakat, keterampilan membaca aspirasi dan kecenderungan

masyarakat, keterampilan berbicara, dan keterampilan menulis untuk

memaparkan keputusan-keputusan baik secara lisan maupun tertulis

37
4. Keterampilan Mempengaruhi

Keterampilan mempengaruhi adalah keterampilan untuk menjual

keputusan kepada masyarakat dan anggota dengan meyakinkan sehingga

terjadi perubahan untuk mendukung dan ikut melaksanakan keputusan

yang telah diambil. Keterampilan ini biasanya didukung oleh keterampilan

untuk bersosialisasi, keterampilan untuk bergaul dan mendekati orang

lain, keterampilan membaca aspirasi orang lain, keterampilan berbicara

dan berpidato dengan meyakinkan, dan keterampilan membuat orang lain

tertawa, gembira dan menangis sedih.

5. Keterampilan Managerial

Keterempilan managerial yang mendukung prses pembuatan

keputusan adalah: keterampilan pemimpin terutama dalam implementasi

keputusan, keterampilan teknis operasional terutama dalam merumuskan

keputusan, kererampilan hubungan manusia, terutama dalam proses

sosialisasi keputusan, keterampilan konseptual yang diperlukan untuk

merumuskan masalah, identifikasi alternatif solusi, dan memilih keputusan

yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ketrampilan lain

yang mendukung pembuatan keputusan ini terutama dalam tahapan

implementasi adalah keterampilan mengembangkan rencana dan program

dan keterampilan memecahkan konflik yang terjadi sebagai akibat

benturan kepentingan. Keseluruhan keterampilan managerial ni merupakan

perangkat esensial untuk keberhasilan keputusan yang bermutu dan

38
generik serta mempengaruhi secara mendasar dan menyeluruh masa depan

organisasi

EVALUASI

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Apa yang dimaksud dengan pengambilan keputusan?

2. Keterampilan apa saja yang harus dimiliki oleh seorang pembuat

keputusan?

3. Sebutkan tipe-tipe keputusan yang anda ketahui

4. Jelaskan secara singkat proses pengambilan keputusan

5. Keputusan apa yang anda akan ambil jika anda sebagai seorang

pembuat keputusan (decision maker) ketika terjadi penuntutan kenaikan

upah ?

39
 BAB 5

DASAR-DASAR PENGORGANISASIAN

A. Pengertian organisasi dan pengorganisasian

Pengorganisasiaan merupakan fungsi kedua dalam manajemen.

“Pengorganisasian” merupakan kata yang berasal dari kata “organisasi” yang

mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertaama organisasi merupakan

lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit,

perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga Pengertian kedua

berkenaan dengan proses pengorganisasian yang merupakan suatu cara yang mana

kegiataan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar

tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Pengertian organisasi menurut

Stoner, organisasi merupakan suatu pola hubungan-hubungan melalui orang-orang

di bawah pengarahan manajer untuk mengejar tujuan bersama. Dalam

pengorganisasian ada dua batasan, yaitu “organization” sebagai kata benda,

“organizing”sebagai kata kerja yang menunjuk pada serangkaian kegiatan yang

dilakukan secara sistematis. Pengorganisasian merupakan proses penyusunan

struktur organisasi dan pelaksanaaan struktur tersebut diman kedua hal itu sesuai

dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimiliki dan lingkungan

yang melingkupinya. Pengertian pengorganisasian menurut Terry pengorganisasian

merupakan kegiatan dasar dari manajemen dilaksnakan untuk mengatur seluruh

sumber-sumber yang dibutuhkan termasuk unsur manusia, sehingga pekerjaan dapat

diselesaikan dengan sukses.

40
B. Unsur-unsur pengorganisasian

Dalam organisasi ada tiga komponen penting yaitu orang, kerjasama dan tujuan

bersama yang mana ketiga komponen tersebut tidak berdiri sendiri melainkan saling

mendukung sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh. Unsur- unsur organisasi

diuraikan sebagai berikut :

1. Man (orang-orang) dalam kehidupan organisasi atau ketata lembagaan sering

disebut dengan istilah pegawai atau personel. Pegawai atau personnel terdiri dari

semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya

terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsur tertinggi dalam

organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan

fungsinya masing-masing dan para pekerja (non management/workers). Semua

itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.

2. Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan

yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh

karena itu, semua anggota atau semua warga yang menurut tingkatan-

tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers),

secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.

3. Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan

tentang apa yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik

akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang

apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan

(policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation)

yang telah ditetapkan

41
 4. Peralatan (Equipment), merupakan unsur yang keempat yaitu peralatan atau

equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin- mesin, uang

dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor)

5. Lingkungan(Environment), faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya,

ekonomi dan teknologi.

6. Kondisi atau situasi yang secara langsung maupun secara tidak langsung

berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, karena kondisi atau

situasi akan selalu mengalami perubahan

7. Tempat atau lokasi sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan

transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi.

8. Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. Wilayah operasi

dibedakan menjadi :

a. Wilayah kegiatan yang menyangkut jenis kegiatan atau macam kegiatan apa

saja yang boleh dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi

b. Wilayah jangkauan atau wilayah geografis atau wilayah teritorial, menyangkut

wilayah atau daerah operasi organisasi.

c. Wilayah personil menyangkut semua pihak (orang-orang, badan-badan) yang

mempunyai hubungan dan kepentingan dengan organisasi

C. Struktur organisasi

Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal dari organisasi yang

dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola

tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi. Bagian-bagian atau posisi –posisi

maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung

jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

42
1. Bentuk struktur organisasi

a) Organisasi lini

Struktur organisasi lini yang diciptakan oleh Henry Fayol ini merupakan

bentuk yang paling sederhana dan paling tua dalam organisasi. Struktur ini

menggambarkan tekanan bahwa wewenang organisasi dipegang langsung oleh

manajemen puncak atau manajer atas yang di terapkan pada karyawannya

untuk mencapai keberhasilan. Namun demikian manajer-manajer departemen

masih diberi kesempatan untuk membuat pengambilan keputusan bagi

departemennya, tetapi tetap dalam komando manajen puncak.

Atau, bisa juga didefinisikan sebagai bentuk organisasi yang

menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak

dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah yang

dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering

disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam

organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun

tetangga.

Organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1) Jumlah karyawan sedikit

2) Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

3) Belum terdapat spesialisasi

4) Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab

penuh atas segala bidang pekerjaan

5) Struktur organisasi sederhana dan stabil

6) Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

43
7) Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Keuntungan penggunaan organisasi lini antara lain :

1) Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik

2) Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)

3) Koordinasi lebih mudah dilaksanakan

4) Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat

5) Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung

berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat

dimengerti dan dilaksanakan

6) Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi

7) Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat

8) Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-

bakat pimpinan.

9) Adanya penghematan biaya

10) Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan penggunaan organisasi lini :

1) Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan

tujuan organisasi

2) Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri

3) Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor,

cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

4) Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk

mengabil inisiatif sendiri

5) Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan

44
 6) Kurang tersedianya staf ahli

b) Organisasi Lini dan Staff

Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asas komando dipertahankan

tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff

berperan memberi masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data informasi

yang dibutuhkan. Ciri-ciri dari bentuk oganisasi ini antara lain : Hubungan

atasan dan bawahan tidak bersifat langsung, pucuk pimpinan hanya satu orang

dibantu staff, terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff, jumlah

karyawan banyak, organisasi besar, bersifat komplek, adanya spesialisasi.

Keuntungan bentuk organisasi ini kelemahan tersebut antara lain:

1) Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.

1) Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana

2) Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan

pada organisasi besar maupun kecil.

3) Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat

bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.

4) Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.

5) Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan

spesialisasinya

6) Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

7) Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Selain memiliki kelebihan, organisasi ini juga memiliki kelemahan.

Kelemahan tersebut antara lain:

45
 1) Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan

bantuan nasihat

2) Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling

mengenal

3) Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap

tugas yang dilaksanakannyalah yang penting

4) Pimpinan lini mengabaikan nasehat staf

5) Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis

dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam

menjalankan wewenang

6) Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar

7) Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga

menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini

8) Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan

staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga

menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

c) Organisasi fungsional

Organisasi fungsional adalah suatu organisasi dimana wewenang dari

pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai

jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai

keahlian khusus. Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor.

Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai

bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi

perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi

46
atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang

atasan yang berberda-beda. Di lembaga pendidikan khususnya di Indonesia,

pada umumnya menggunakan struktur organisasi fungsional Struktur

organisasi ini sangat cocok diterapkan karena dapat memudahkan melakukan

pengawasan. Bentuk organisasi ini memiliki ciri-ciri: pembidangan tugas

secara tegas dan jelas dapat dibedakan, bawahan akan menerima perintah dari

beberapa atasan, pekerjaan lebih banyak bersifat teknis, target-target jelas dan

pasti, pengawasan ketat, penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

Keuntungan dari penggunaan struktur organisasi ini antaraa lain:

1) Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

2) Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

3) Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

4) Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga

berjalan lancar dan tertib

5) Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang

sama biasanya cukup tinggi.

6) Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan dari penggunaan struktur organisasi ini antara lain:

1) Pekerjaan seringkali sangat membosankan

2) Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke

bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi

sendiri saja

3) Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga

koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

47
d) Organisasi lini dan fungsional

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi

dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan

tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan

wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan

operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa

memandang eselon atau tingkatan. Struktur organisasi ini memiliki ciri-ciri:

tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang

bersifat bantuan, terdapat spesialisasi yang maksimal, tidak ditonjolkan

perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja

Kelebihan organisasi lini dan fungsional:

1) Solodaritas tinggi

2) Disiplin tinggi

3) Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal

4) Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

Kelemahan organisasi lini dan fungsional:

1) Kurang fleksibel dan tour of duty

2) Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan

oleh lebih dari satu orang

3) Spesiaisasi memberikan kejenuhan

e) Organisasi Lini, Fungsional dan Staf

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk

lini dan fungsional.

48
 Memiliki ciri-ciri:

1) Organisasi besar dan kadang sangat ruwet

2) Jumlah karyawan banyak.

3) Mempunyai 3 unsur karyawan pokok:

a. Karyawan dengan tugas pokok (line personal)

b. Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)

c. Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

f) Organisasi matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek

yaitu organisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana

para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari

kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu

proyek yang harus diselesaikan

Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan

lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan. Untuk mengatasi

masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk

melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer

proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak

Kelebihan struktur organisasi ini antara lain yaitu. Pada fleksibelitas

dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus

maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi

matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada. Sedangkan

kekurangannya Manajer proyek tak bisa mengkoordinir berbagai bagian yang

berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang

49
 terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-

masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka

manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya:

dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia

g) Organisasi komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas

kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh

sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan

pluralistic manajemen

Organisasi komite terdiri dari :

1) Executive Committe (Pimpinan komite) Yaitu para anggotanya mempunayi

wewenang lini

2) Staff Committee Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :

1) Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah

dengan pemegang saham maupun dewan

2) Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil

3) Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

1) Proses decesion making sangat lamban

2) Biaya operasional rutin sangat tinggi

3) Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung

jawab

50
D. Bagan Organisasi Formal

Struktur organisasi terlalu kompleks untuk dinyatakan secara verbal, maka

manajer perlu menggambarkan bagan organisasi (organization chart) untuk

menunjukan struktur organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-

fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukan

bagian hubungan diantaranya.

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi

antara lain sebagai berikut:

1. Pembagian Kerja

Setiap kotak menunjukan individu atau satuan organisasi mana yang bertanggung

jawab untuk kegiatan organisasi tertentu dan tingkat spesialisasi yang digunakan

2. Manajer dan bawahan atau rantai pemerintah. Menunjukan hubungan wewenang

dan tanggung jawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam

keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai dari jenjang yang tertinggi sampi

karyawan yang terendah dalam organisasi.

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak

menunjukan pekerjaan organisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda.

4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukan atas

dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau divisional.

5. Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukan manajer dan

bawahan tetapi juga keseluruhan.

EVALUASI

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Sebutkan unsur-unsur pengorganisasian

51
2. Jelaskan 3 unsur pengorganisasian yang telah anda sebutkan

3. Jelaskan struktur organisasi lini

4. Sebutkan kelebihan struktur organisasi lini dan staff

5. Buatlah satu struktur organisasi lini himpunan mahasiswa

52
 BAB 6

DESAIN PEKERJAAN DALAM MANAJEMEN

A. Pengertian Desain Pekerjaaan

Desain pekerjaan (job design) menurut Gibson dkk. (2006) dinyatakan sebagai

suatu proses dimana manajer memutuskan tugas pekerjaan individu maupun

wewenangnya. Desain pekerjaan melibatkan keputusan dan tindakan manajerial

yang menspesifikasikan tujuan “job depth, range and relationships” untuk

memuaskan kebutuhan organisasi maupun kebutuhan sosial dan pribadi dari

pekerjaan yang diembannya

Herjanto menjelasakan bahwa desain pekerjaan adalah rincian tugas dan cara

pelaksanaan tugas atau kegiatan yang mencakup siapa yang mengerjakan tugas,

bagaimana tugas itu dilaksanakan, dimana tugas dikerjakan dan hasil apa yang

diharapkan. Dari dua pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa desain pekerjaan

adalah proses seorang manajer memutuskan tugas-tugas tertentu untuk orang-orang

dalam organisasi dalam rangka mecapai tujuan perusahaan.

B. Elemen Desain Pekerjaan

Menurut Handoko ada 3 elemen dalam desain pekerjaan. Elemen tersebut akan

diuraikan sebagai berikut :

1. Elemen organisasional

Dalam menyusun elemen organisasional perlu memerhatikan elemen

organisasional ini. Elemen ini berkaitan dengan efisiensi yang merupakan

penggunaan sumber daya dengan pengorbanan yang sekecil-kecilnya. Pekerjaan -

pekerjaan yang dirancang secara efisien mampu mendorong pegawai dan

memotivasi mereka untuk mencapai keluaran yang maksimal. Elemen

53
organisasional ini terbagi menjadi tiga sub elemen yaitu pendekatan mekanistik,

aliran kerja dan praktik-praktik kerja.

a) Pendekatan mekanistik

Mengindentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas

dapat diatur untuk menimbulkan waktu dan tenaga para pegawai. Setelah

pengidentifikasian tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi satu

perkejaan. Hasilnya adalah spesialisasi. Pendekatan ini mendekatkan efisiensi

waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan pengembangan. Teknik ini

masih secara luas digunakan dalam operasi-operasi perakitan, dan terutama

efektif bila para pegawai kurang berpendidikan atau kurang mempunyai

pengalaman.

b) Aliran kerja

Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau

jasa. Produk atau jasa biasanya menentukan urutan dan keseimbangan

pekerjaan-pekerjaan sehingga dibutuhkan aliran kerja dari suatu kegiatan.

c) Praktek-praktek kerja

Merupakan cara bagaimana pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode

praktek kerja ini bisanya terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para

pegawai atau bagian kontrak (perjanjian) kerja dari serikat buruh. Hal ini

mengurangi flerksibilitas departemen personalia dalam merancang pekerjaan-

perkerjaan.

54
2. Elemen lingkungan

Elemen lingkungan merupakan pengaruh ekseternal yang mempengaruhi

desain pekerjaan. Kemampuan dan ketersediaan pegawai potensial serta

pengharapan-pengharapan sosial merupakan elemen lingkungan pokok yang

berperan dalam pembentukan desain pekerjaan. Pertimbangan efisiensi harus

diselaraskan dengan kemampuan dan tersedianya pegawai yang akan

melaksanakan pekerjaan. Misalnya banyak lowongan kerja yang kadang-kadang

sulit untuk diisi karena tidak tersedianya calon pegawai yang mempunyai

kemepuan tertentu. Selain itu desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh

pengharapan masyarakat. Misalnya masyarakat di lokasi perusahaan, meskipun

tidak mempunyai keterampilan, namun kenyataannya sering menuntut langan

kerja. Disamping itu masyarakat yang mempunyai keterampilan mempunyai

pengharapan yang lebih tinggi dalam hal kualitas kehidupan kerja. Meskipun

aliran dan praktek-praktek kerja mungkin menyarankan suatu desain perkerjaan

tertentu, namun pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan para pegawai dan

masyarakat.

3. Elemen-elemen Keperilakuan

Hal yang perlu diperhatiakan dalam elemen keperilakuan adalah sebagai berikut :

a) Otonomi

Dalam melaksanakan tugas, seorang pegawai diberi wewenang untuk

memutuskan keputusan yang berhubungan dengan tugasnya. Dengan

diberikannya wewenang untuk mengambil keputusan maka berarti akan

bertambahnya tanggung jawab, sehingga akan cenderung meningkatkan

perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan

55
 pegawai menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya. Hal ini akan

mengakibatkan turunnya kepuasan kerja pegawai dalam melaksanakan

tugasnya.

b) Variasi

Variasi pekerjaan dibuat dengan tujuan agar para pekerja tidak merasa bosan

dengan pekerjaannya. Jika seorang pekeja telah merasa bosan dengan

pekerjaanya kemungkinan pekerja tersebut membuat kesalahan akan besar,

jika kesalahan benar-benar terjadi tentunya pekerja yang bersangkutan akan

mendapatkan teguran. Dengan teguran ini maka soerang pegawai dapat merasa

tidak senang dan tidak puas dalam melaksanakan tugasnya.

c) Identitas tugas

Identitas pekerjaan merupakan ciri-ciri, jenjang atau tingkatan dan klasifikasi

dari suatu pekerjaan. Bila pekerjaan tidak mempunyai identitas yang jelas,

maka para pegawai akan kurang merasa bertanggung jawab atas pekerjaannya.

Hal ini berarti bahwa kontribusi (sumbangan-sumbangan atau hasil pekerjaan)

para pegawai tidak tampak dengan jelas, sehingga kepuasan kerja dapat

menurun

d) Umpan balik

Umpan balik berupa nilai prestasi atas apa yang telah dikerjakan oleh seorang

pekerja. Hasil atau nilai prestasi kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya

haruslah diberitahukan sehingga dapat memperbaikinya atau dapat

meningkatkannya. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai dapat ditingkatkan.

56
C. Teknik Desain Pekerjaan

1. Penyedarhanaan pekerjaan

Pekerjaan dibagi-bagi ke dalam bagian-bagian kecil sehingga memungkinkan

bagian-bagian tersebut untuk dikerjakan bersama.

2. Rotasi pekerjaan

Mempermudah seorang pegawai secara sistematis berpindah dari satu posisi ke

posisi atau pekerjaan yang lainnya di dalam organisasi, dengan ini dapat

menjadikan pegawai tidak merasa bosan dan akan mengetahui pekerjaan yang

telah dilalui. Tetapi terdapat kelemahan yaitu Produktivitas akan rendah karena

setiap pegawai akan menyesuaikan diri terlebih dahulu setiap memasuki

pekerjaan yang baru.

3. Pemekaran pekerjaan

Pekerjaan diperluas sampai pada tingkat dimana bagian-bagian yang berkaitan

erat dan saling mendukung diselesaikan oleh seorang pegawai atau bagian.

4. Pemerkayaan pekerjaan

Merupakan penambahan tugas dan tanggung jawab kepada pegawai, dilakukan

untuk mengurangi kebosanan. Program ini memberikan lebih banyak otorisasi

untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan serta meningkatkan

tanggung jawab.

D. Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari,

mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara

sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127). Analisa jabatan akan mencoba

mengupas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas suatu pertanyaan tentang apa

57
 yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut

harus dilakukan. Beberpa studi yang dapat digunakan untuk melakukan analisis

jabatan : kuesioner, menuliskan cerita singkat, pengamatan dan wawancara.

E. Deskripsi jabatan

Deskripsi Jabatan merupakan hasil pertama dari analisis jabatan. Deskripsi

jabatan dapat diartikan sebagai suatu statement yang teratur dari berbagai tugas dan

kewajiban suatu jabatan tertentu. Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu

jabatan, tugas-tugas, tanggungjawab, wewenang dan sebagainya.

Penyusunan statement ini hendaknya bisa mudah dipahami. Cara seperti ini

mungkin bisa dipergunakan:

1. Identifikasi jabatan

2. Ringkasan jabatan

3. Tugas yang dilaksanakan

4. Pengawasan yang diberikan dan yang diterima

5. Hubungan dengan jabatan-jabatan lain

6. Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan

7. Kondisi kerja

8. Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim

9. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas.

Didalam pembuatan deskripsi jabatan bagian terpenting adalah menuliskan atau

membuat tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu

kita bisa mulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan

“apa” dan “mengapa” kita melaksanakannya. Sewaktu penyusunannya lebih baik

dimulai dengan kata kerja.

58
EVALUASI

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Jelaskan pengertian desain pekerjaan

2. Sebutkan elemen desain pekerjaan

3. Jelaskan rotasi pekerjaan dalam teknik desain pekerjaan

4. Apa perbedaan analisis jabatan dengan deskripsi jabatan

5. Apa yang dimaksud dengan pemekaran jabatan

59
 BAB 7

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA SERTA MENGELOLA

PERUBAHAN ORGANISASI DAN INOVASI

A. Pengertian Manajemen Sumberdaya Manusia

Sumberdaya manusia merupakan salah satu elemen penting dalam suatu

organisasi. Melalui sumberdaya manusia proses dalam perusahaan/organisasi dapat

berjalan. Dalam pelaksanaannya proses suatu organisasi dalam mencapai tujuannya

menghadapi berbagai masalah yang berhubungan dengan sumberdaya manusia.

Karena hal itulah manajemen sumberdaya manusia dalam suatu organisasi sangat

penting untuk dilaksanakan.

Melayu SP Hasibuan menyatakan bahwa manejemen sumberdaya manusia

merupakan ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar

efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan

masyarakat. Sedangkan menurut Achmad S. Rucky manejemen sumberdaya

manusia adalah penerapan secara tepat dan efektif dalam proses akusis,

pendayagunaan, pengembangan dan pemeliharaan personil yang dimiliki sebuah

organisasi secara efektif untuk mencapai tingkat pendayagunaan sumber daya

manusia yang optimal oleh organisasi tersebut dalam mencapai tujuan-tujuannya.

Dari pengertian diatas dapat ditarik elemen-elemen dalam manajemen

sumberdaya manusia : Sasaran manajemen sumberdaya manusia adalah personil

dalam suatu organisasi atau perusahaan, manajemen sumberdaya manusia

dilaksanakan agar proses yaang terjadi dalam organisasi terlaksana dengan efektif

dan efisien, manajemen sumberdaya manusia mendukung perusahaan untuk

mencapai tujuannya

60
B. Tujuan Manajemen Sumberdaya Manusia (MSDM)

Manajemen sumber daya manusia bertujuan untuk merumuskan kebutuhan

pegawai, mengembangkan dan memberdayakan pegawai untuk memperoleh nilai

optimal bagi individu pegawai yang bersangkutan, organisasi dan masyarakat yang

dilayaninya. MSDM dilaksanakan untuk mewujudkan organisasi yang sehat, yaitu

organisasi yang memiliki jumlah dan kualifikasi pegawai sesuai dengan beban dan

tugas-tugas organisasi yang ada di dalamnya. MSDM harus mendukung tingkat

ketahanan organisasi, pertumbuhan, produktivitas dan kompetisi.

C. Model Manajemen Sumberdaya Manusia

Dalam memahami berbagai permasalahan pada manajemen sumber daya manusia

dan sekaligus dapat menentukan cara pemecahannya perlu diketahui lebih dahulu

model-model yang digunakan oleh perusahaan dalam mengelola sumberdaya

manusia.

Untuk menyusun berbagai aktifitas manajemen sumber daya manusia ada 6 (enam)

model manajemen sumber daya manusia yaitu:

1. Model Klerikal

Dalam model ini fungsi departemen sumber daya manusia yang utama adalah

memperoleh dan memelihara laporan, data, catatan-catatan dan melaksanakan

tugas-tugas rutin. Departemen sumber daya manusia menangani kertas kerja yang

dibutuhkan, memenuhi berbagai peraturan dan melaksanakan tugas-tugas

kepegawaian rutin.

2. Model Hukum

Dalam model ini, operasi sumber daya manusia memperoleh kekutan dari

keahlian di bidang hukum. Aspek hukum memiliki sejarah panjang yang berawal

61
 dari hubungan perburuhan. Di masa negosiasi kontrak, pengawasan dan

kepatuhan merupakan fungsi pokok yang disebabkan karena adanya hubungan

yang sering bertentangan antara manajer dengan karyawan.

3. Model Finansial

Aspek finansial manajemen sumber daya manusia belakangna ini semakin

berkembang karena para manajer semakin sadar akan pengaruh yang besar dari

sumber daya manusia ini meliputi biaya kompensasi tidak langsung seperti biaya

asuransi kesehatan, pensiun, asuransi jiwa, liburan dan sebagainya, kebutuhan

akan keahlian dalam mengelola bidang yang semakin komplek ini merupakan

penyebab utama mengapa para manajer sumber daya manusia semakin

meningkat.

4. Model Manajerial

Model manajerial ini memiliki dua versi yaitu versi pertama manajer sumber

daya manusia memahami kerangka acuan kerja manajer lini yang berorientasi

pada produktivitas. Versi kedua manajer ini melaksanakan beberapa fungsi

sumber daya manusia. Departemen sumber daya manusia melatih manajer lini

dalam keahlian yang diperlukan untuk menangani fungsi-fungsi kunci sumber

daya manusia seperti pengangkatan dan evaluasi

5. Model Humanistik

Ide sentral dalam model ini adalah departemen sumber daya manusia dibentuk

untuk mengembangkan dan membantu perkembangan nilai dan potensi sumber

daya manusia di dalam organisasi. Spesialis sumber daya manusia harus

memahami individu karyawan dan membantunya memaksimalkan

pengembangan diri dan peningkatan karir. Model ini menggabarkan tumbuhnya

62
 perhatian organisasi terhadap pelatihan dan pengembangan karyawan mereka.

6. Model ilmu perilaku

Model ini menganggap bahwa, ilmu perilaku seperti psikologi dan perilaku

organisasi merupakan dasar aktivitas sumber daya manusia. Prinsipnya adalah

bahwa sebuah pendekatan sains terhadap perilaku manusia dapat diterapkan pada

hampir semua permasalahan sumber daya manusia yang didasarkan pada prinsip

sains meliputi teknik umpan balik, evaluasi, desain program dan tujuan pelatihan

serta manajemen karir

D. Fungsi-fungsi Manajemen Sumberdaya Manusia

Ada beberapa fungsi-funngsi dalam Manajemen Sumberdaya Manusia antaraa lain

sebagai berikut:

1. Perencanaan Manajemen Sumberdaya Manusia

Perencanaan SDM adalah kegiatan menaksir/menghitung kebutuhan SDM

organisasi dan selanjutnya merumuskan upaya-upaya yang perlu dilakukan

untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Upaya tersebut mencakup kegiatan

menyusun dan melaksanakan rencana agar jumlah dan kualifikasi personil yang

diperlukan itu tersedia pada saat dan posisi yang tepat sesuai dengan tuntutan

organisasi.

2. Analisis pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah suatu proses menjelaskan dan mencatat tujuan-tujuan

pekerjaan, kewajiban dan tanggung jawab utama pekerjaan tersebut dan kondisi

di mana pekerjaan itu harus dikerjakan. Analisis pekerjaan merupakan bagian

dari perencanaan SDM yang membantu menjelaskan spesifikasi pekerjaan dan

spesifikasi kompetensi serta karakteristik kepribadian yang tepat untuk

63
 mengerjakan pekerjaan itu.

3. Rekrutmen pegawai

Rekrutmen (pengadaan) pegawai adalah seperangkat kegiatan dan proses yang

dipergunakan untuk memperoleh sejumlah orang yang bermutu pada tempat dan

waktu yang tepat sesuai dengan ketentuan hukum sehingga orang dan organisasi

dapat saling menyeleksi berdasarkan kepentingan terbaik masing-masing dalam

jangka panjang maupun jangka pendek.

4. Seleksi pegawai

Seleksi pegawai adalah suatu proses mengeumpulkan informasi untuk menilai

dan memutuskan siapa yang diangkat, dengan berpedoman pada hukum, demi

kepentingan jangka panjang dan pendek, perorangan dan organisasi

5. Orientasi, penempatan dan penugasan

Orientasi, penempatan, dan penugasan merupakan kegiatan yang dilakukan

serempak. Orientasi ditujukan untuk mempercepat sosialisasi pegawai dan

penerimaan lingkungan kerja sehingga pegawai tersebut dapat segera beradaptasi

dalam sistem, prosedur, serta budaya kerja. Penempatan dan penugasan adalah

keputusan kepegawaian yang berazaskan “the right men on the right job”

6. Kompensasi (termasuk kesejahteraan)

Kompensasi adalah apa yang diterima pegawai karena ia telah memberikan

kontribusi pikiran, perhatian, kemampuan, dan kinerjanya terhadap organisasi.

Kompensasi terdiri dari hal berupa uang dan bukan uang. Kompensasi sangat

penting untuk memperoleh, memelihara, dan mempertahankan angkatan kerja

yang produktif.

64
7. Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja yaitu suatu proses mempertimbangkan kinerja pegawai pada

masa lalu dan sekarang yang dikaitkan dengan latar belakang lingkungan

kerjanya serta memperhatikan potensi yang dimiliki pegawai tersebut bagi

kepentingan organisasi di masa yang akan datang. Penilaian bertujuan membantu

pegawai yang bersangkutan mencapai hasil bagi dirinya sendiri dan organisasi

8. Pengembangan karir

Pengembangan karir adalah proses mencermati potensi, kemampuan, kinerja dan

komitmen pegawai untuk diposisikan dalam struktur organisasi secara tepat,

sehingga pegawai dan organisasi memperoleh maslahat dan nilai tambah optimal

9. Pelatihan dan Pengembangan Pegawai

Pelatihan dan pengembangan pegawai adalah upaya memperbaiki kinerja

pegawai di masa kini maupun di masa depan dengan meningkatkan kemampuan

pegawai untuk bekerja, melalui pembelajaran, biasanya dengan meningkatkan

pengetahuan, mutu sikap dan keterampilan. Pelatihan berbeda dengan

pengembangan. Pelatihan adalah segala kegiatan yang dirancang untuk

memperbaiki kinerja pegawai dalam suatu pekerjaan di mana pegawai tersebut

sedang atau akan diangkat menjabat pekerjaan yang bersangkutan.

Pengembangan adalah upaya membantu pegawai secara individual menangani

tanggung jawabnya di masa depan

10. Penciptaan Mutu Lingkungan Kerja

Menciptakan lingkungan kerja adalah upaya yang berkaitan dengan mewujudkan

pengawasan yang suportif, kondisi kerja yang baik, gaji dan penghargaan yang

merangsang, serta menjadikan pekerjaan sebagai sesuatu yang menantang dan

65
 memberikan kepuasan

11. Perundingan Kepegawaian

Perundingan pegawai adalah kegiatan yang berkaitan dengan menempatkan hak

dan kewajiban pegawai dan organisasi menjadi jelas, merumuskan kesepakatan-

kesepakatan menangani perselisihan kepegawaian, dan menyepakati konsekuensi

yang akan diperoleh pegawai sebagai akibat pelanggaran hubungan kerja

12. Riset Pegawai

Riset atau penelitian sumber daya manusia adalah upaya untuk menemukan

tindakan-tindakan kepegawaian secara empirik yang dimaksudkan untuk

memperbaiki tindakan-tindakan kepegawaian pada masa kini, dan

pengembangannya di masa depan. Riset SDM dapat dilakukan dalam lingkungan

internal organisasi maupun di luar organisasi. Riset SDM dapat dilakukan oleh

unit yang ada dalam organisasi itu atau dilakukan oleh lembaga-lembaga khusus

yang menaruh perhatian pada pengembangan dan pemberdayaan SDM atau

MSDM pada umumnya.

13. Pensiun dan Pemberhentian Pegawai

Pensiun merupakan hak pegawai. Fungsi MSDM ini berkaitan dengan

merumuskan syarat-syarat dan kondisi-kondisi yang memberikan

kejelasan/pedoman bagi pemenuhan hak pensiun. Pemberhentian pegawai terjadi

atas permohonan sendiri atau karena diberhentikan organisassi akibat sangsi

tertentu yang berkaitan dengan keswepakatan hubungan kerja. Pemberhentian

pegawai dalam arti ini biasanya dilakukan dalam periode kontrak kerja (work

service)

66
E. Perubahan Organisasi

Proses merubah organisasi yang dilakukan secara terus-menerus sebagai reaksi

dari keadaan pasar yang senantiasa berubah. Perubahan tersebut berkenaan dengan

arah, struktur dan kemampuan untuk melayani kebutuhan yang selalu berubah dari

pasar, pelanggan dan para pekerja itu sendiri. Sifat dari perubahan organisasi

(Organization Change) merupakan modifikasi substanstive pada beberapa bagian

organisasi. Oleh karena itu, perubahan dapat melibatkan hampir semua aspek dari

suatu organisasi seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk pembagian departemen,

rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, orang-orang didalam

organisasi itu sendiri dan lain sebagainya. Setiap perubahan yang terjadi dalam

organisasi memiliki dampak yang besar bagi organisasi itu sendiri. Dan tentunya

perubahan itu diharapkan mampu memberi dampak positif yang membuat organisasi

bisa berjalan secara efektif dan efisien.

Perubahan reaktif adalah perubahan yang dilakukan sebagai reaksi terhadap

tanda-tanda bahwa perubahan diperlukan melalui pelaksanaan modifikasi sedikit-

demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Organisasi membuat

perubahan structural kecil sebagai reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan

mikro dan makro. Formulir pendaftaran direvisi untuk mempermudah calon

mahasiswa .Program pelatihan peningkatan pelayanan pelanggan dilakukan setiap

enam bulan. Perubahan reaktif lebih ditekankan pada perubahan yang bersifat rutin

dengan cakupan yang lebih sempit.

Perubahan proaktif adalah perubahan yang diarahkan melalui inovasi

structural, kebijakan atau sasaran baru atau perubahan filosofi operasi yang dengan

67
 sengaja didesain dan diimplementasikan. Proses reaktif dilakukan melalui

pelaksanaan berbagai investasi waktu dan sumber daya lainnya yang berarti untuk

mengubah cara-cara operasi organisasi.

F. Faktor Pemicu Perubahan

1. Faktor pemicu dari lingkungan

Terdapat beberapa pengaruh lingkungan yang menyebabkan perubahan dalam

organisasi antara lain sebagai berikut:

a. Pasar yang dilayani perusahaan ( klien atau konsumen )

b. Globalisasi

c. Pemasok

d. Reformasi politik

e. Lembaga Pemerintah dan Parlemen

f. Serikat pekerja

g. Asosiasi niaga

h. Perubahan status perusahaan dari milik negara

i. Pesaing menjadi swasta atau sebaliknya

j. Lembaga keuangan

k. Perubahan demografis dan struktur keluarga

l. Pemasok tenaga kerja

m. Tingkat pengangguran

n. Kondisi perekonomian

o. Kemajuan teknologi

p. Perkembangan system computer dan informasi

q. Perkembangan e-commerce

68
2. Pengaruh PETS (Politik, Ekonomi, Teknologi dan Sosial)

PETS berperan sebagai faktor dari berubahnya suatu organisasi, PETS

mempengaruhi strategi, struktur dan kebijakan perusahaan.

a. Pengaruh teknologi

Internet merupakan factor terpenting dan menyentuh hampir semua aspek

operasional perusahaan. Penggunaan internet bukannya tanpa masalah, karena

staf menggunakan e-mail dan internet di tempat kerja mencemaskan para

atasan sebab penggunaan e-mail menyimpang dari pekerjaannya

b. Pengaruh politik

Perubahan lingkungan politik tidak saja langsung mempengaruhi perusahaan,

tetapi juga berimbas pada perubahan lingkungan ekonomi. Contohnya

kebijakan pemerintah dalam pengurangan subsidi BBM, dangan dikuranginya

subsidi BBM membuat harga BBM naik sehingga menyebabkan daya beli

masyarakat rendah. Jika daya beli masyarakat rendah akan berpengaruh pada

pemintaan produk perusahaan, permintaan produk akan menurun yang

menyebabkan pendapatan perusahaan akan berkurang

c. Pengaruh sosial dan budaya

1) Harapan kenaikan standar hidup secara terus-menerus, sementara peluang

pekerjaan permanen yang aman makin langka.

2) Faktor demografis membuat berlimpahnya jumlah kaum muda memasuki

pasar kerja.

3) Perubahan struktur keluarga dimana kaum perempuan juga berharap dapat

meniti karir seperti layaknya suami mereka.

4) Perusahaan juga dituntut meningkatkan perhatian pada aspek kreatifitas

69
 karyawan dengan melakukan penataan system untuk mendorong inovasi

d. Pengaruh ekonomi
1) Pesaing

2) Kurs mata uang

3) Pajak

4) Perijinan

5) Standar Gaji Minimum

6) Serikat buruh yang makin berpengaruh

7) Pergantian direktur atau manager

8) Perubahan struktur administrasi

9) Penataan kelompok kerja Perubahan tata ruang kantor / pabrik

G. Proses Perubahan Organisasi

Edgar H. Schein mengemukakan tiga langkah proses efektif perubahan

organisasi sebagai berikut :

1. Unfreezing (pencairan)

Membuat kebutuhan terhadap perubahan demikian jelas sehingga individu,

kelompok dan organisasi siap melihat dan menerima bahwa perubahan perlu

terjadi. Langkah ini biasanya dikaitkan dengan diagnosis, yang menggunakan

pakar eksternal yang disebut agen perubahan yaitu spesialis OD (organizational

development) yang melaksanakan diagnosis sistematis atas organisasi dan

mengidentifikasi masalah-masalah yang berhubungan dengan pekerjaan.

Diagnosis membantu karyawan menyadari masalah-masalah perilaku mereka.

2. Changing (pengubahan)

70
 Menemukan dan mengadopsi sikap, nilai dan tingkah laku baru dengan

bantuan agen perubahan terlatih memimpin individu, kelompok dan seluruh

organisasi melewati proses tersebut. Individu-individu bereksperimen dengan

perilaku-perilaku baru dan mempelajari keahlian-keahlian baru yang dapat

digunakan dalam lingkungan kerja.

3. Refreezing (pemantapan)

Transformasi pola tingkah laku menjadi norma baru melalui penguatan dan

dukungan mekanisme. Di sini individu-individu menerapkan sikap dan nilai baru

dan organisasi memberi imbalan untuk itu. Dampak dari perilaku baru dievaluasi

dan diperkuat.

H. Sumber Utama Penolakan Terhadap Perubahan Organisasi

1. Budaya Organisasi

Budaya merupakan kekuatan untuk mengarahkan tingkah laku karyawan.

Karyawan termotivasi bekerja dalam organisasi karena pekerjaan itu membantu

mereka memenuhi sasaran kehidupan mereka dan karena kepribadian, sikap dan

keyakinan mereka sesuai dengan budaya organisasi. Budaya yang telah tertanam

mempengaruhi sikap kerja sehingga mereka merasa terancam dengan usaha untuk

melakukan perubahan radikal dalam budaya organisasi dan “cara kami bekerja”

yang dirasa akan menyulitkan mereka untuk melakukan penyesuaian terhadap

budaya baru.

2. Kepentingan individu

Kebutuhan karyawan terhadap hasil kerja sebagai imbalan dari bekerja

dengan baik, adanya pengharapan terhadap gaji yang memadai, kondisi kerja

yang memuaskan, kepastian adanya pekerjaan, dan penghargaan sampai tingkat

71
 tertentu menjadi faktor penolakan perubahan. Dalam hal ini perubahan

menyebabkan kekhawatiran karyawan menghadapi periode yang secara potensial

tidak menyenangkan untuk menyesuaikan dengan struktur organisasi yang baru

atau pekerjaan yang didesain ulang yang akan menimbulkan hilangnya beberapa

kepentingan yang selama ini dimiliki karyawan.

3. Persepsi Sasaran dan Strategi Organisasi

Sasaran dan strategi sangat penting untuk mengorganisasikan dan

mengkoordinasikan usaha organisasi. Sasaran dan strategi yang menjadi pedoman

dan telah dipegang sebagai pendorong stabilitas organisasi, sangat sulit dirubah

karena terkadang karyawan tidak mengetahui kebutuhan untuk sasaran baru

karena mereka tidak mempunyai cukup informasi yang sama dengan manajer.

Mereka masih berpijak pada stabilitas masa lalu. sementara lingkungan berubah

secara dinamis dan menuntut perubahan.

I. Cara Menangani Penolakan Terhadap Perubahan Organisasi

Ada enam pendekatan dalam menangani penolakan terhadap perubahan yang

dapat dilakukan organisasi.

1. Pendidikan dan Komunikasi.

Memberikan penjelasan tentang kebutuhan akan perubahan dan logika dari

perubahan kepada individu, kelompok dan organisasi keseluruhan. Pendekatan ini

digunakan bila ada kekurangan informasi atau informasi yang tidak tepat serta

kekurangan analisanya.

2. Partisipasi dan penyertaan.

Meminta atau mengikutsertakan anggota organisasi untuk membantu mendesain

perubahan. Pendekatan yang dapat digunakan bila pemrakarsa tidak mempunyai

72
 semua informasi yang dibutuhkan untuk mendesain perubahan dan orang lain

mempunyai kekuatan cukup besar untuk menolak perubahan.

3. Memberi fasilitas dan dukungan.

Memberikan program pelatihan ulang, liburan, dukungan emosional dan

memahami orang yang terpengaruh terhadap perubahan. Pendekatan yang dapat

digunakan bila orang akan menolak karena masalah penyesuaian.

4. Negosiasi dan persetujuan.

Melakukan negosiasi dengan penolak potensial atau mengusahakan surat

pemahaman tertulis. Pendekatan digunakan bila beberapa orang atau organisasi

dengan kekuatan besar untuk menolak perubahan.

5. Manipulasi dan pemilihan menjadi anggota.

Memberikan peran yang diinginkan oleh orang yang berpengaruh dalam

mendesain atau mengimplementasikan proses perubahan. Pendektan ini

digunakan bila taktik lain tidak akan berhasil atau terlalu mahal.

6. Memaksa secara terang-terangan dan terselubung.

Menakut-nakuti dengan kehilangan pekerjaan atau pemindahan, tidak

dipromosikan dan sebaginya. Pendekatan ini digunakan bila kecepatan dalam

proses perubahan diperlukan dan pemrakarsa perubahan memiliki kekuatan yang

cukup besar.

J. Inovasi Kreativitas

kemapuan untuk menggabungkan ide-ide dengan cara yang unik atau membuat

hubungan yang tidak biasa diantara ide-ide. Inovasi adalah proses mencari ide

kreatif dan mengubahnya menjadi produk atau jasa atau metode kerja yang inovatif.

1. Bentuk Kreativitas

73
a. Inovasi Radikal (Radical Inovation) adalah perubahan produk atatu jasa dalam

proses manajemen dimana produk dan jasa atau teknologi yang dikembangkan

oleh suatu organisasi disusun, dibangun, dan diberikan kepada konsumen.

yang sepenuhnya menggantikan produk, jasa atau teknologi yang ada dalam

suatu industri.

b. Inovasi Produk (Product Innovation) adalah perubahan produk, jasa, atau

teknologi baru yang dimodifikasi dalam karakteristik atau kinerja dari produk

atau jasa yang produk, jasa, atau teknologi yang ada. ada atau pernciptaan dari

produk atau jasa yang sama sekali baru.

c. Inovasi Technical (Technical Inovation) adalah perubahan dalam cara

produksi dan jasa dibuat, diciptakan, dan dalam penampilan fisik atau kinerja

dari suatu produk atau didistribusikan. Inovasi proses secara langsung

mempengaruhi manufaktur, jasa atau proses fisik dimana suatu produk atau

jasa dibuat.

Memenangkan bisnis sekarang ini memerlukan inovasi itulah

kenyataan yang dihadapi oleh manajer sekarang ini. Dalam dunia e-bisnis

yang dinamis dan kacau serta persaingan global, organisasi harus menciptakan

produk dan jasa yang mempunyai teknologi yang canggih jika mereka ingin

bersaing. Ada tiga variabel yang ternyata mampu merangsang inovasi yaitu:

Variabel Struktur, Variabel Budaya dan Variabel SDM

1) Variable struktur

a) Struktur organic karena jenis organisasi itu rendah formlisasi,

sentralisasi dan spesialisasi kerjanya, struktur organic memudahkan

74
 fleksibilitas, kemampuan beradaptasi dan pemupukan silang yang

dibutuhkan untuk memunculkan inovasi.

b) Sumber daya melimpah. Melimpahnya sumber daya berarti manajemen

mempu membeli inovasi, mampu membayar biaya melembagakan

inovasi dan mampu menyerap kegagalan.

c) Komunikasi. Tim lintas fungsi, satuan tugas dan desain organisasi

semacam itu mampu memperlancar interaksi dan komunikasi antar

departemen

d) Manajemen tekanan waktu. Organisasi yang inovatif mencoba

meminimalkan tekanan waktu yang ekstrem pada kegiatan kreatif

dengan mengesampingkan permintaan lingkungan

2) Variable Budaya

a) Menerima ambiguitas. Terlalu banyak penekanan pada obyektivitas dan

kekhususan dapat menghambat kreatifitas

b) Menolerir hal yang tidak praktis. Janganlah mencegah orang-ornag yang

mengutarakaan pemikirannya tentang “bagaimana seandainya”. Apa

yang mulanya kelihatan tidak praktis, dapat menghasilkan solusi yang

inovatif.

c) Pengendalian eksternal yang rendah. Aturan atau kebijakan dan kendali

organisasi semacam itu dibuat sesedikit mungkin

d) Menolerir resiko. Para karyawan didorong untuk bereksperimen tanpa

rasa takut terhadap akibatnya. Kesalahan diperlukan untuk modal

pembelajaran.

75
 e) Menolerir konflik. Keragaman pendapat didorong. Keselarasan dan

kesepakatan diantara individu tidak diasumsikan sebagai petunjuk

tingginya kinerja

f) Berfokus pada hasil bukan cara. Sasaran dibuat jelas dan orang-orang

didorong untuk memikirkan jalan alternatef menuju sasaran organisasi.

g) Berfokus pada sistem terbuka. Para manajer memantau dengan ketat

lingkungannya dan menanggapi perubahan ketika perubahan itu terjadi.

h) Umpan balik yang positif. Manajer memberikan umpan balik yang

positif, dorongan dan dukungan sehingga karyawan merasa ide kreatif

mereka mendapat perhatian.

3) Variabel Sumber Daya

Variabel Sumber Daya Manusia Organisasi yang inovatif itu secara

aktif memajukan pelatihan dan pengembangan anggotanya agar pengetauan

mereka senantiaa mutakhir, memberi karyawan mereka rasa aman kerja

yang tinggi untuk mengurangi rasa takut dipecat karena melakukan

kesalahan dan mendorong individu menjadi “ jagoan “ perubahan. Jagoan

ide secara aktif dan penuh semangat mendukung ide baru, membangun

dukungan, mengatasi penolakan dan memastikan diterapkannya inovasi itu.

Ciri-ciri jagoan ide : Rasa percaya diri yang tinggi, tahan banting, penuh

semangat, penuh tenaga, Cenderung mengambil resiko. Para jagoan ide

juga memiliki jiwa kepemimpinan yang dinamis. Mereka mampu

mengilhami dan menyemangati orang lain melalui visi mereka tentang

inovasi dan keyakinan pribadi yang kuat akan misi mereka. Mereka juga

mendapatkan persetujuan orang lain untuk mendukung misi mereka. Selain

76
 itu, para jagoan ide juga biasanya mempunyai jabatan yang memberi

mereka kebebasan cukup besar untuk pengambilan keputusan.

EVALUASI

Jawablah pertayaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Apa yang dimaksud dengan manajemen SDM?

2. Jelaskan model klerikal dalam manajemen SDM?

3. Sebutkan 5 fungsi manajemen SDM?

4. Sebutkan faktor-faktor pemicu perubahan

5. Jelaskan tahap pencairan dalam proses perubahan

77
 BAB 8

DASAR-DASAR KEPEMIMPINAN

A. Pengertian Kepemimpinan

Stoner mendefinisikan pemimpin sebagai kepemimpinan manajerial yaitu suatu

proses penghargaan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari

sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Sedangkan menurut John

D. Pfiffner, Robert Presthus kepemimpinan adalah seni mengkoordinasikan dan

memahami. Dari kedua pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa

kepemimpinan merupakan suatu proses pengkoordinasian pada orang-orang yang

ada dalam suatu organisasi agar mereka saling bekerja sama untuk mencapai tujuan

yang telah ditetapkan.

B. Pendekatan Studi Kepemimpinan

Ada tiga pendekatan dalam studi kepemimpinan yaitu pendekatan kesifatan,

perilaku, dan situasional yang mana pendekatan ini ditemukan berdasarkan

penelitian-penekitian dan teori-teori kepemimpinan. Pendekatan pertama

memandang kepemiminan sebagai suatu kombinasi sifat-sifat (traits) yang tampak.

Pendekatan kedua bermaksud mengidentifikasikan perilaku-perilaku (behaviours)

peribadi yang berhubungan dengan kepemimpinan yang efektif. Kedua pendekatan

ini mempunyai anggapan bahwa seorang individu yang memiliki sifat-sifat tertentu

atau memperagakan perilaku-perilaku tertentu akan muncul sebagai pemimpin

dalam situasi kelompok apapun dimana dia berada.

Pemikiran dan penelitian sekarang mendasarkan pada pendekatan ketiga yaitu

pandangan situasional tentang kepemimpinan. Pandangan ini menganggap terdapat

beberapa kondisi yaang bervariasi yang menentukan efektifitas kepemimpian

78
 dengan situasi tugas-tugas yang dilakukan, keterampilan dan penghaaraapan

bawahan, lingkungan organisasi, pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan,

lingkungan organisasi, dan sebagainya.

C. Fungsi-fungsi Kepemimpinan

1. Fungsi Perencanaan

Seorang pemimpin perlu membuat perencanaan yang menyeluruh bagi

organisasi dan bagi diri sendiri selaku penanggung jawab tercapainya tujuan

organisasi. Manfaat – manfaat tersebut antara lain:

a. Perencanaan merupakan hasil pemikiran dan analisa situasi dalam pekerjaan

untuk memutuskan apa yang akan dilakukan

b. Perencanaan berarti pemikiran jauh ke depan disertai keputusan – keputusan

yang berdasarkan atas fakta – fakta yang diketahui

c. Perencanaan berarti proyeksi atau penempatan diri ke situasi pekerjaan yang

akan dilakukan dan tujuan atau target yang akan dicapai.

Perencanaan meliputi dua hal, yaitu:

a. Perencanaan tidak tertulis yang akan digunakan dalam jangka pendek, pada

keadaan darurat, dan kegiatan yang bersifat terus menerus.

b. Perencanaan tertulis yang akan digunakan untuk menentukan kegiatan –

kegiatan yang akan dilakukan atas dasar jangka panjang dan penentukan

prosedur – prosedur yang diperlukan.

2. Fungsi Memandang ke Depan

Seorang pemimpin yang senantiasa memandang ke depan berarti akan mampu

mendorong apa yang akan terjadi serta selalu waspada terhadap kemungkinan.

Hal ini memberikan jaminan bahwa jalannya proses pekerjaan ke arah yang dituju

79
 akan dapat berlangusng terus menerus tanpa mengalami hambatan dan

penyimpangan yang merugikan. Oleh sebab seorang pemimpin harus peka

terhadap perkembangan situasi baik di dalam maupun diluar organisasi sehingga

mampu mendeteksi hambatan-hambatan yang muncul, baik yang kecil maupun

yang besar.

3. Fungsi Pengembangan Loyalitas

Pengembangan kesetiaan ini tidak saja diantara pengikut, tetapi juga unutk

para pemimpin tingkat rendah dan menengah dalam organisai. Untuk mencapai
3
kesetiaan ini, seseorang pemimpin sendiri harus memberi teladan baik dalam

pemikiran, kata-kata, maupun tingkah laku sehari – hari yang menunjukkan

kepada anak buahnya pemimpin sendiri tidak pernah mengingkari dan

menyeleweng dari loyalitas segala sesuatu tidak akan dapat berjalan sebagaimana

mestinya.

4. Fungsi Pengawasan

Fungsi pengawasan merupakan fungsi pemimpin untuk senantiasa meneliti

kemampuan pelaksanaan rencana. Dengan adanya pengawasan maka hambatan –

hambatan dapat segera diketemukan, untuk dipecahkan sehingga semua kegiatan

kembali berlangsung menurut rel yang elah ditetapkan dalam rencana.

5. Fungsi Mengambil Keputusan

Pengambilan keputusan merupakan fungsi kepemimpinan yang tidak

mudah dilakukan. Oleh sebab itu banyak pemimpin yang menunda untuk

melakukan pengambilan keputusan. Bahkan ada pemimpin yang kurang berani

mengambil keputusan. Metode pengambilan keputusan dapat dilakukan secara

80
 individu, kelompok tim atau panitia, dewan, komisi, referendum, mengajukan

usul tertulis dan lain sebagainya.

6. Fungsi Memberi Motivasi

Seorang pemipin perlu selalu bersikap penuh perhatian terhadap anak

buahnya. Pemimpin harus dapat memberi semangat, membesarkan hati,

mempengaruhi anak buahnya agar rajinbekerja dan menunjukkan prestasi yang

baik terhadap organisasi yang dipimpinnya. Pemberian anugerah yang berupa

ganjaran, hadiah, piujian atau ucapan terima kasih sangat diperlukan oleh anak

buah sebab mereka merasa bahwa hasil jerih payahnya diperhatikan dan dihargai

oleh pemimpinnya.

Di lain pihak, seorang pemimpin harus berani dan mampu mengambil

tindakan terhadap anak buahnya yang malas dan yang telah berbuat salah

sehingga merugikan organisasi, dengan jalan memberi celaan, teguran, dan

hukuman yang setimpal dengan kesalahannya. Untuk melaksanakan fungsi fungsi

ini sebaik- baiknya, seorang pemimpin perlu menyelenggarakan daftar kecakapan

dan kelakuan baik bagi semua pegawai sehingga tercatat semua hadiah maupun

hukuman yang telah diberikan kepada mereka.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar kepemimpinan dapat

berperan dengan baik, antara lain:

1. Yang menjadi dasar utama dalam efektivitas kepemimpinan bukan

pengangkatan atau penunjukannya, melainkan penerimaan orang lain terhadap

kepemimpinan yang bersangkutan

2. Efektivitas kepemimpinan tercermin dari kemampuannya untuk tumbuh dan

berkembang

81
 3. Efektivitas kepemimpinan menuntut kemahiran untuk “membaca” situasi

4. Perilaku seseorang tidak terbentuk begitu saja, melainkan melalui pertumbuhan

dan perkembangan

5. Kehidupan organisasi yang dinamis dan serasi dapat tercipta bila setiap anggota

mau menyesuaikan cara berfikir dan bertindaknya untuk mencapai tujuan

organisasi.

D. Gaya-Gaya Kepemimpinan

Para peneliti telan mengidentifikasikan dua gaya kepemimpinan: Gaya

kepemimpinan dengan orientasi tugas (task oriented) dan gaya kepemimpinan

orientasi karya (employee oriente). Pemimpin berorietasi tugas mengarahkan dan

mengawasi bawahan secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan

sesuai dengan yaang diinginkannya. Pemimpin lebih memperhatikan pelaksanaan

pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan.

Pemimpin yang berorientasi pada karyawan berorientasi pada proses

memotivasi bawahan dibanding mengawasi mereka. Mereka mendorong anggota

kelompok untuk melaksanakan tugas-tugas dengan memberikan kesempatan

bawahan untuk berpartisipasi dalam pembutan keputusan, menciptakan suasana

persahabatan serta hubungan-hubungan saling mempercayai dan menghormati antar

anggota kelompok. Selain gaya kepemimpinan di atas masih terdapat gaya lainnya.

1. Otokratis

Kepemimpinan seperti ini menggunakan metode pendekatan kekuasaan dalam

mencapai keputusan dan pengembangan strukturnya. Kekuasaan sangat dominan

digunakan. Memusatkan kekuasaan dan pengambilan keputusan bagi dirinya

sendiri, dan menata situasi kerja yang rumit bagi pegawai sehingga mau

82
 melakukan apa saja yang diperintahkan. Kepemimpinan ini pada umumnya

negatif, yang berdasarkan atas ancaman dan hukuman. Meskipun demikian, ada

juga beberapa manfaatnya antaranya memungkinkan pengambilan keputusan

dengan cepat serta memungkinkan pendayagunaan pegawai yang kurang

kompeten.

2. Partisipasif

Lebih banyak mendesentrelisasikan wewenang yang dimilikinya sehingga

keputusan yang diambil tidak bersifat sepihak.

3. Demokrasi

Ditandai adanya suatu struktur yang pengembangannya menggunakan pendekatan

pengambilan keputusan yang kooperatif. Di bawah kepemimpinan pemimpin

yang demokrasis cenderung bermoral tinggi dapat bekerjasama, mengutamakan

mutu kerja dan dapat mengarahkan diri sendiri.

4. Kendali Bebas

Pemimpin memberikan kekuasaan penuh terhadap bawahan, struktur organisasi

bersifat longgar dan pemimpin bersifat pasif. Yaitu Pemimpin menghindari kuasa

dan tanggung – jawab, kemudian menggantungkannya kepada kelompok baik

dalam menetapkan tujuan dan menanggulangi masalahnya sendiri.

E. Perbedaan Kepemimpinan dan Manajemen

Substansi Manajemen Kepemimpinan

1. Penyusunan Rencana Perencanaan dan Penentuan Arah Kegiatan.

Penganggaran Penentuan Menyusun visi atau tujuan
rencana spesifikasi dari
jangka panjang yang akan
kegiatan untuk

83
 pencapaian tujuan serta diraih oleh organisasi serta
mengalokasikan segala strategi perubahan yang
sumber daya yang
harus dilakukan
dibutuhkan.

2. Membangun Relasi Pengorganisasian dan Mengkoordinasikan visi

antar Manusia atau Penempatan SDM. kepada orang-orang serta
Kelompok Kerja untuk Menyusun struktur membangun kerjasama
Merealisasikan organisasi, prosedur dengan orang-orang yang
Rencana kerja, tanggung jawab siap untuk mewujudkan
dari setiap bagian visi secara bersama-
organisasi serta metode sama.
implementasi.

3. Implementasi Rencana Pengawasan dan Memotivasi dan

Pemecahan Masalah. Memberikan inspirasi.
Pada tahap implementasi Peran yang dilakukan
tugas manajemen adalah pada saat implementasi
melakukan pengawasan adalah memotivasi
dan pengendalian atas orang-orang yang telah
berbagai kendala yang sepakat bekerjasama
mungkin ditemui. untuk melakukan
implementasi dari apa
yang telah dibangun
sebagai upaya
pencapaian visi.

4. Hasil yang diperoleh Sesuatu yang telah Suatu perubahan yang

akan mendukung
diperkirakan atau
pencapaian visi.
ditargetkan sebelumnya

84
EVALUASI

1. Menurut anda bagaimanakah kepemiminan yang baik itu?

2. Jelaskan fungsi memberi motivasi dalam kepemimpinan

3. Jelaskan gaya kepemimpinan otokratis

4. Jelaskan perbedaan antara manajemen dan kepemimpinan dalam hal penyusunan

rencana

5. Menurut anda bagaimana kepemimpinan komting kelas anda?

85
 BAB 9

MOTIVASI KERJA DALAM MANAJEMEN

A. Pengertian Motivasi Kerja

George R. Terry mendefinisikan motivasi kerja sebagai suatu keinginan

dalam diri seseorang yang mendorongnya untuk bertindak sesuatu. Sedangkan

menurut John R. Schemerhom, motivasi kerja yaitu mengacu pada pendorong di

dalam individu yang berpengaruh atas tingkat, arah dan gigihnya upaya seseorang

dalam pekerjaannya. Menurut Ellen A Benowits, motivasi kerja adalah kekuatan

yang menyebabkan individu yang bertindak dengan cara tertentu. Orang punya

motivasi tinggi akan lebih giat bekerja, sementara yang rendah sebaliknya. Dari

beberapa pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa motivasi kerja

adalah suatu dorongan dalam diri seseorang yang berpengaruh pada tindakan-

tindakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Banyak istilah yang digunakan untuk menyebut motivasi (motivation) atau

motif, antara lain kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), dan

dorongan (drive). Dalam hal ini akan digunakan istilah motivasi yang diartikan

sebagai keadaan dalam pribadi seseorang dalam mendorong keinginan individu

dalam melakukan kegiatan tertentu guna mencapai tujuan. Motivasi yang ada

pada seseorang merupakan kekuatan pendorong yang akan mewujudkan suatu

perilaku guna mencapai tujuan kepuasan dirinnya. Motivasi merupakan masalah

kompleks dalam organisasi, sehingga banyak ahli telah mencoba

mengembangkan berbagai teori dan konsep.

86
B. Pandangan Berkaitan dengan Motivasi dalam Organisasi

1. Model Tradisional

Pandangan ini menganggap bahwa pada dasarnya para pekerja malas dan

hanya dapat dimotivasi dengan uang, maka dari itu digunakan sistem

pengupahan insentif untuk memotivasi para pekerja, lebih banyak berproduksi

lebih banyak menerima penghasilan.

2. Model Hubungan Manusiawi

Model ini memberikan suatu pandangan bahwa kontak-kontak sosial karyawan

pada pekerjaannya juga penting. Manager dapat memotivasi bawahan melalui

pemenuhan kebutuhan sosial mereka dan membuat mereka merasa berguna

dan penting. Sebagai hasilnya karyawan diberi berbagai kebebasan untuk

membuat keputusan sendiri dalam pekerjaannya.

3. Model Sumber Daya Manusia

Model ini menyatakan bahwa para karyawan dimotivasi oleh banyak faktor

tidak hanya uang atau keinginan mencapai kepuasan, tetapi juga kebutuhan

untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti. Mereka beralasan

bahwa kebanyakan orang telah dimotivasi untuk melakukan pekerjaan secara

baik dan mereka tidak secara otomatis melihat pekerjaan sebagai sesuatu yang

tidak dapat menyenangkan.

C. Faktor yang Mempengaruhi Motivasi Kerja

1. Faktor Kebutuhan Manusia

a. Kebutuhan Dasar

Kebutuhan dasar merupakan hal yang vatal dalam kehidupan manusia.

Kebutuhan dasar ini meliputi kebutuhan akan pangan, papan dan sandang.

87
 Jika salah satu kebutuhan tersebut tidak dipenuhi maka akan terjadi

gangguan dalam kelangsungan hidup manusia. Karena sifatnya yang vatal

maka timbul motivasi tersendiri untuk mengusahakan pemenuhan

kebutuhan dasar ini sla.

b. Kebutuhan rasa aman

Termasuk kebutuhan akan status, pengakuan, penghargaan dan lain-lain.

Seorang karyawan yang menginginkan status bukan saja karyawan harus

mempunyai kesempatan lebih banyak, tetapi harus bersedia menerima

kewajiban lebih banyak.

c. Kebutuhan sosial

Menurut Robert Carison, satu cara meyakinkan karyawan betah bekerja

adalah meyakinkan bahwa dirinya memiliki banyak mitra di organisasi.

2. Faktor kompensasi

Kompensasi adalah segala sesuatu yang diterima para karyawan sebagai balas

jasa bekerja. Apabila kompensasi di berikan secara benar, para karyawan akan

lebih terpuaskan dan motivasi untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi.

Kompensasi penting bagi karyawan karena kompensasi mencerminkan nilai

karya karyawan itu sendiri, keluarga dan masyarakat.

3. Faktor Komunikasi

Dalam suatu organisasi komunikasi perlu dijalin secara baik antara atasan

dengan bawahan atau sesama bawahan, karena dengan komunikasi yang lancar

maka arus komunikasi akan berjalan lancar pula serta tidak terjadi adanya

miskomunikasi yang akan mengakibatkan kesimpang siuran dalam

88
 melaksanakan pekerjaan dalam organisasi. Dengan komunikasi yang lancar

kebijakan organisasi akan dapat lebih mudah dimengerti.

4. Faktor Kepemimpinan

Menurut Arep dalam manajemen personalia ( 2003: 93 ), kepemimpinan adalah

kemampuan seseorang untuk memguasai atau mempengaruhi orang lain atau

masyarakat yang berbeda–beda menuju pencapaian tertentu. Dalam mencapai

tujuan yakni untuk dapat menguasai atau mempengaruhi serta memotivasi

orang lain, maka dalam penerapan manajemen sumber daya manusia digunakan

beberapa gaya kepemimpinan, seperti demokratis, diktator dan paternal.

5. Faktor Pelatihan

Pelatihan merupakan suatu sarana untuk meningkatkan kemampuan karyawan

dalam suatu organisasi.Untuk lebih meningkatkan kualitas sumber daya

manusia setiap organisasi perlu melaksanakan pendidikan dan pelatihan bagi

karyawannya, baik yang diselenggarakan di dalam maupun di luar organisasi.

6. Faktor Prestasi

Penilaian prestasi kerja karyawan bagi organisasi merupakan sarana untuk

mengembangkan sumber daya manusia. Sedangkan bagi karyawan penilaian

prestasi dapat memacu semangat kerja, guna peningkatkan kinerja selanjutnya.

Karena dengan penilaian prestasi ini akan merasa bahwa hasil kerja mereka

diakui oleh pihak organisasi dan kemudian menimbulkan harapan untuk

memperoleh kompensasi dari organisasi. Ha ini merupakan sumber motivasi

kerja yang sangat mempengaruhi kinerja karyawan.

89
D. Cara Meningkatkan Motivasi Kerja

Ada beberapa cara dalam meningkatkan motivasi kerja antara lain sebagai

berikut:

1. Motivasi karyawan dengan membangun kepuasan

Cara untuk memperoleh keuntungan yang berkelanjutan adalah dengan

membangun sebuah lingkungan kerja yang nyaman dan menarik, selalu fokus,

dan menjaga karyawan yang berbakat. Maksudnya adalah mereka harus bisa

termotivasi supaya siap menunjukkan kemampuan dan mendapatkan

komitmen agar mampu tampil di tingkat yang maksimal.

Motivasi kerja berhubungan erat dengan tingkat kepuasan diri pekerja atau

karyawan dan hal ini dapat tercipta dengan adanya lingkungan kerja yang

menyenangkan. Sebab, jika kita fokus pada menciptakan kepuasan karyawan,

lalu fokus pada motivasi karyawan, maka akan tercipta suatu hubungan kerja

yang baik, karena karyawan yang puas akan mengurus pelanggan dengan baik.

2. Motivasi karyawan melalui apresiasi

Memberikan apresiasi kepada karyawan sangatlah penting agar

membangkitkan perilaku positif dan prestasi karyawan, sehingga mereka dapat

melakukan pekerjaan dengan baik. Manajer yang cerdas dapat meningkatkan

motivasi kerja karyawan dengan memberikan perhatian secara personal,

seperti memberikan tepukan di punggung, catatan tulisan tangan, atau

komentar singkat di aula. Dan menunjukkan atau memberikan penghargaan,

usahakan agar mengatakannya dengan lebih spesifik. Dengan menjadi spesifik,

karyawan menyadari tindakan mereka benar-benar diawasi. Dan, motivasi

tingkat tinggi karyawan akan didapatkan melalui hasil yang alami.

90
3. Motivasi Karyawan Melalui Pengakuan

Sebagian orang mampu melakukan apapun hanya untuk mendapatkan

pengakuan, mereka juga dengan senang hati akan melakukan hal tersebut

tanpa imbalan atau bayaran. Hal ini bisa menjadi senjata rahasia seorang

manajer untuk memotivasi kerja karyawannya. Pengakuan merupakan 'hadiah

emosional' untuk kerja mereka, sepeti mengakui keunggulan karyawan di

tempat kerja, memberikan penghargaan atas keberhasilannya mencapai target

penjualan atau bahkan penghargaan untuk kehadiran dan kedisiplinannya. Hal

ini dapat dikatakan sangat efektif dalam upaya memotivasi karyawan.

4. Motivasi Karyawan Melalui Inspirasi

Inspirasi terlahir dari kepemimpinan. Motivasi kerja karyawan melalui

inspirasi ini meliputi misi perusahaan, serta maksud dan tujuannya. Dengan

memiliki misi yang jelas, orang yang bergabung dalam sebuah perusahaan /

organisasi akan tahu kemana akan pergi, sehingga dengan misi tersebut akan

membuat para karyawan menjadi bersemangat dan begairah dalam bekerja.

Pastikan setiap orang dalam organisasi perusahaan dapat memahami dan

mengkomunikasikan misi, dan ini dilakukan dalam proses pemenuhan misi

perusahaan atau organisasi. Sehingga hubungan antara misi-misi dan nilai-

nilai individu serta tujuan dari karyawan tercipta dengan baik.

5. Motivasi Karyawan Melalui Kompensasi

Sebagian besar orang akan termotivasi oleh uang. Karena itu, motivasi

karyawan melalui kompensasi, bisa dalam bentuk kenaikan gaji, pemberian

bonus kinerja, komisi, bagi hasil, dan pembagian hadiah lain seperti, mobil,

motor, liburan, atau barang-barang lainnya yang dapat digunakan sebagai

91
hadiah. Apapun metode yang dipilih, harus memiliki sistem yang baik di

tempat orang atau manager yang membangun motivasi kerja karyawan.

Namun, tidak semua orang dapat termotivasi oleh faktor yang sama, atau harus

ada kombinasi faktor.

EVALUASI

Jawablah pertayaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Jelaskan pengertian motivasi kerja

2. Jelaskan model hubungan manusiawi dalam konsep motivasi

3. Sebutkan faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi kerja

4. Apa yang dimaksud memotivasi karyawan dengan munumbuhkan

kepuasan?

5. Menurut anda motivasi terbesar berasal dari mana? Berikan alasan

mengenai pilihan anda?

92
 BAB 10

KOMUNIKASI DAN KETRAMPILAN INTERPERSONAL

A. Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh

seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang

bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu komunikasi

menggunakan media tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku seorang

atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang diharapkan (Effendy,

2000 : 13). Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk

gagasan, informasi dari seseorang ke orang lain (Handoko, 2002:30).

Tidak ada kelompok yang dapat eksis tanpa komunikasi : pentransferan

makna di antara anggota-anggotanya. Hanya lewat pentransferan makna

dari satu orang ke orang lain informasi dan gagasan dapat dihantarkan.

Tetapi komunikasi itu lebih dari sekedar menanamkan makna tetapi harus

juga dipahami (Robbins, 2002 : 310).

Jadi dapat diambil suatu kessimpulan bahwa komunikasi adalah proses

penyampaian ide atau gagasan dari seseorang kepada orang lain dalam

bentuk lambang-lambang yang dapat dimengerti oleh kedua pihak dengan

menggunakan media tertentu.

B. Bentuk-bentuk Komunikasi

Komunikasi yang dilakukan oleh orang-orang yang berada dalam suatu

organisasi membentuk pola/bentuk tertentu, sehingga mudah

diidentifikasikan. Bentuk-bentuk komunikasi tersebut antara lain sebagai

berikut:

93
 1. Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari

bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari

bawahan ke pimpinan secara timbal balik. Komunikasi ini mengikuti pola

airan perintah jadi bersifat formal.

2. Komunikasi Horizontal

Komunikasi horisontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya

komunikasi antara karyawan dengan karyawan dan komunikasi ini sering

kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan komunikasi vertikal

yang terjadi secara formal.

3. Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal yang sering juga dinamakan komunikasi silang

yaitu seseorang dengan orang lain yang satu dengan yang lainnya

berbeda dalam kedudukan dan bagian (Effendy, 2000 : 17)

C. Unsur-unsur Komunikasi

1. Pesan

Pesan adalah ide atau gagasan yang diterjemahkan ke dalam simbol-

simbol untuk kemudian dikirimkan atau dipindahtangankan. Pesan ini

dapat mempengaruhi si pnerima pesan karena memiliki maksud

tersendiri.

2. Komunikator

Komunikator merupakan pihak yang menyampaikan pesan kepada si

penerima pesan. Komunikator menggunakan media tertentu dalan

menyampaikan pesan.

94
 3. Komunikan

Orang yang menerima pesan dari komunikator

4. Media

Alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator ke

komunikan. Alat ini dapat berupa telepon, email, fax dan lain-lain

5. Umpan Balik

Reaksi yang ditimbulkan oleh komunikan setelah menerima pesan.

Biasanya komunikan memberitahukan umpan balik tersebut kepada

komunikator. Umpan bailk dapat berupa kesetujuan/ketidaksetujuan,

dukungan, saran terhadap pesan yang disampaikan.

D. Proses Komunikasi

1. Sumber atau komunikator ketika hendak menyampaikan pesan

komunikator menentukan macam pesan yang dikirim, susunan pesan dan

saluran yang digunakan.

2. Pengubahan berita ke dalam sandi/kode (encoding)

Langkah kedua ini mengubah berita kedalam berbagai bentuk simbol-

simbol verbal atau nonverbal yang memindahkan pengertian,seperti kata-

kata pencakapan atau tulisan,angka,gerakan ataupun kegiatan.

3. Pengiriman berita

Mencerminkan pilihan komunikator terhadap media atau “saluran

distribusi”. Dalam kenyataannya, salah satu keputusan penting yang

harus dibuat pengirim adalah dalam penentuan saluran yang tepat atau

sesuai bagi pengiriman berita tertentu.

95
 4. Penerimaan berita

Pada dasarnya orang-orang meneriman berita melalui panca inderanya

seperti pendengaran, penglihatan, pengecap, peraba dan penciuman.

Pengiriman berita beum lengkap jika peneriman pesan belum menerima

pesan tersebut.

5. Pengertian atau penerjemahan kembali berita (decoding)

Hal ini menyangkut pengartian simbol-simbol oleh penerima. Selalu ada

kemungkinan bahwa berita sumber, ketika diartikan oleh penerima, akan

menghasilkan pengertian yang jauh berbeda dengan yang dimaksud oleh

pengirim. Jadi, penerima mempunyai tanggung jawab besar untuk

efektifitas komunikasi, dalam hal komunikasi dua arah.

6. Umpan balik (feedback)

Setelah komunikan menerima pesan kemudian dipahami maksud pesan

oleh komunikan akan muncul tanggapan dari komunikan. Tanggapan-

tangggapan tersebut dinamakan umpan balik.

E. Komunikasi organisasi

Unsur-unsur komunikasi diatas terlibat dalam komunikasi antar

anggota dalam suatu organisasi. Raymond V. Lesikar menguraikan 3 faktor

yang mempengaruhi komunikasi organisasi, yaitu saluran komunikasi

formal, struktur organisasi, spesialisasi jabatan.

1. Saluran komunikasi formal

Mempengaruhi efektifitas komunikasi dalam dua cara. pertama, liputan

saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan

96
 organisasi. kedua, saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran

informasi antar tingkat –tingkat organisasi.

2. Struktur wewenang organisasi

Perbedaan kekuasaan dan kedudukan dala organisasi akan menentukan

pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan

ketepatan komunikasi. Sebagai contoh percakapan anntara direktur

perusahaan dengan pegawai akan dibatasi formalitas dan kesopanan,

sehingga tidak ada pihak yang berkehendak untuk menyatakan sesuatu

yang tidak penting.

3. Spesialisasi jabatan

Spesilisasi jabatan biasanya akan mempermudah komunikasi dalam

kelompok-kelompok yang berbeda. Para anggota suatu kelompok kerja

yang sama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, tugas,

waktu, dan gaya yang sama. Komunikasi antara kelompok-kelompok

yang sangat berbeda akan cenderung terjadi miskomunikasi

4. Pemilikan informasi

Individu-individu mempunyai informasi khusus dan pengetahuan tentang

pekerjaan mereka. Informasi tersebut terkadang tidak dibagikan kepada

yang lain. Individu-individu yang memiliki informasi khusus ini dapat

berfungsi lebih efektif daripada mereka yang tidak memiliki pengetahuan

tertentu.

5. Jaringan komunikasi dalam organisasi

Organisasi dapat merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam

berbagai cara. Jaringan komunikasi mungkin dirancang kaku. Jaringan

97
 semacam ini biasanya dimaksudkan untuk menghindarkan manajer atas

dari informasi berlebihan yang tidak perlu dan menjaga kekuasaan dan

statusnya.Sebaliknya, jaringan mungkin dirancang lebih bebas, dimana

individu-individu dapat berkomunikasi dengan setiap orang pada setiap

tingkat.

F. Hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif

1. Hambatan-hambatan organisasional

Organisasi memiliki suatu struktur mulai dari kedudukan yaang paling

bawah sampai manajer puncak. Pesan yang disampaikan harus melalui

struktur-struktur ini yang menyebabkan waktu yang lebih lama untuk

pesan sampai pada tujuannya dan cenderung menjadi kurang

ketepatannya. Setiap tingkatan dalam rantai komunikasi dapat

menambah, mengurangi, mengubah pesan sehingga pesan yang

disampaikan berbeda dengan berita aslinya.

2. Wewenang manajerial

Keputusan tidak akan dihasilkan apabila tidak ada pengomunikasian

wewenang, banyak atasan tidak dapat sepenuhnnya menerima berbagai

masalah, kondisi atau hasil yang membuat mereka tampak lemah.

Sebaliknya bawahan menghindari situasi dimana mereka harus

mengungkapkan informasi yang membuat mereka daam kedudukan yang

tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan antara atasan

dan bawahan.

98
 3. Hambatan antar pribadi

Hambatan antar pribadi yang dapat menjadi penghambat komunikasi

antara lain: persepsi selektif; yaitu kemampuan seseorang dalam

mengartikan pesan yang mana persepsi orang-orang terhadap suatu pesan

akan berbeda-beda, status atau kedudukan komunikator; kredibilitas

pesan dilihat dari kedudukan komunikator, manajer harus dipandang

sebagai orang yang terpercaya dan dapat dipercaya, keadaan membela

diri; perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita atau

keduanya juga menimbulkan hambatan-hambatan komunikasi, bila

seseorang karyawan terancam akan kehilangan kedudukanya, maka dapat

kehilangan kemampuan untuk mengartikn berita secara tepat dengan

memberi reaksidefersif atau agresif

G. Kemampuan interpersonal

1. Pengertian kemampuan interpersonal

De Vito mendefinisikan komunikasi interpersonal sebagai

komunikasi yang terjadi diantara dua orang yang telah memiliki

hubungan yang jelas, yang terhubungkan dengan beberapa cara

sedangkan menurut Hardjana komunikasi interpersonal adalah interaksi

tatap muka antar dua atau beberapa orang, dimana pengirim pesan dapat

menyampaikan pesan secara langsung dan penerima pesan dapat

menerima dan menggapi secara langsung pula. Dengan demikian,

komunikasi interpersonal adalah penyampaian dan penerimaan pesan

antara dua orang secara tatap muka langsung atau melalui berbagai media

dengan menggunakan bahasa verbal dan non verbal. Komunikasi

99
 interpersonal merupakan komunikasi yang paling efektif, karena para

perlakunya dpat terus menyesuaikan diri agar tujuan komunikasi tersebut

tercapai.

2. Tujuan komunikasi interpersonal

Marhaeni Fajar (2009:78) mengemukakan bahwa tujuan komunikasi

interpersonal sebagai berikut:

a. Mengenal diri sendiri dan orang lain

Dari komunikasi interpersonal kita dapat mengetahui siapa dia dan

mengetahui pendapat dia tentang diri kita. Semakin sering kita

berkomunikasi semakin banyak kita mengenal orang dan semakin

mengenal diri kita sendiri.

b. Mengetahui dunia luar

Komunikasi antar pribadi memungkinkan kita untuk memahami

lingkungan kita secara baik yakni tentang objek dan kejadian-kejadian

orang lain.

c. Menciptakan dan memelihara hubungan menjadi bermakna

Manusia diciptakan sebagai mahluk sosial, sehingga dalam kehidupan

sehari-hari manusia tidak lepas dari komunikasi dengan manusia lain.

Manusia tidak dapat hidup sendiri, maka manusia berkomunikasi agar

dapat menciptakan dan memelihara hubungan sosial dengan orang

lain.

d. Mengubah sikap dan perilaku

100
 Komunikasi antar pribadi secara langsung maupun tidak langsung

dapat mengubah sikap dan perilaku bahkan pendapat seseorang yang

saling berkomunikasi.

e. Bermain dan mencari hiburan

Dalam komunikasi antar pribadi, seseorang memperoleh kesenangan

dan bisa saling bermain dan mencari hiburan karena bisa memberi

suasana yang lepas yang penting bagi keseimbangan emosi dan

kesehatan mental.

f. Membantu orang lain

Sifat komunikasi interpersonal yang tatap muka dan interaktif

memungkinkan proses pemecahan masalah bahkan motivasi orang

yang membutuhkan bantuan.

Dari enam poin di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi

interpersonal dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sosial seseorang

mengingat bahwa manusia merupakan mahluk sosial yang selalu

berinterkasi dengan orang lain.

3. Ciri-ciri komunikasi interpersonal

Ciri-ciri efektivitas komunikasi antar pribadi menurut DeVito (Fajar,

2009: 84-86) adalah sebagai berikut:

a. Keterbukaan (Openess)

Adalah kemampuan menanggapi dengan senang hati informasi yang

diterima di dalam menghadapi hubungan antar pribadi. Dalam situasi

ini diantara pelaku komunikasi akan tercipta keterbukaan perasaan dan

101
 pemikiran, serta masing-masing pihak bertanggungjawab atas apa

yang disampaikannya.

b. Empati (Empathy)

Adalah ikut merasakan apa yang orang lain rasakan tanpa kehilangan

identitas diri sendiri. Empati harus diketahui lawan bicara agar dapat

meningkatkan efektivitas komunikasi.

c. Dukungan (Supportivenees)

Adalah suasana yang mendukung adanya komunikasi interpersonal

yang efektif. Dukungan tersebut akan tercipta apabila proses

komunikasi bersifat deskriptif dan tidak evaluatif serta lebih fleksibel

dan tidak kaku.

d. Rasa Positif (Positivenes)

Adalah sikap yang positif dan menghargai keberadaan orang lain

sebagai seseorang yang penting (stroking).

e. Kesetaraan (Equality)

Adalah penerimaan dan persetujuan terhadap orang lain yang menjadi

lawan bicara. Kesetaraan dalam komunikasi interpersonal harus

ditunjukan dalam proses pergantian peran sebagai pembicara dan

pendengar.

4. Faktor-faktor yang menumbuhkan komunikasi interpersonal

Agar tercapai komunikasi interpersonal yang efektif, diperlukan faktor-

faktor yang dapat menumbuhkan komunikasi interpersonal dengan baik

Faktor-faktor tersebut dijelaskan sebagai berikut:

102
 Faktor-faktor yang menumbuhkan hubungan komunikasi interpersonal

dalam komunikasi interpersonal menurut Ruffner dan Burgoon (1978)

adalah :

a. Percaya (Trust)

Adalah faktor yang paling penting. Sejak tahap pertama dalam

hubungan interpersonal (tahap pengenalan) sampai pada tahap

peneguhan, percya menentukan efektivitas komunikasi secara ilmiah.

Sikap ini dibentuk berdasrkan pengalaman dengan komunikan,

karena sikap percya berubah-ubah bergantung kepada komunikasi

yang dihadapi.

b. Sikap Suportif

Adalah sikap yang mngurangi sikap defersif dalam komunikasi.

Sikap defensif adalah sikap tidak menerima, tidak jujur dan tidak

empati. Komunikasi akan gagal apabila orang dengan sikap defentif

lebih banyak melindungi diri dari ancaman yang ditanggapinya

dalam situasi komunikasi daripada memahami pesan orang lain.

c. Sikap terbuka (Open-Mindedness)

Adalah sikap yang amat besar pengaruhnya dalam menumbuhkan

komunikasi interpersonal yang efektif. Ketiga faktor tersebut

mendorong timbulnya saling pengertian, saling menghargai dan yang

terpenting adalah salaing mengembangkan kualitas hubungan

interpersonal.

5. Tahap-tahap komunikasi interpersonal

a. Membuat kontak

103
 Ada beberapa macam persepsi alat indera yan digunakan seperti

melihat, mendengar dan membahui seseorang. Tahap ini berlangsung

selama 4 menit dan merupakan penentu apakah akan melanjutkan

hubungan atau tidak.

b. Keterlibatan

Tahap ini merupakan tahap pengenalan lebih jauh, untuk lebih

mengikat diri dan mengenal orang lain juga mengungkapkan diri kita.

c. Keakraban

Tahap ini ada kemungkinan membina hubungan primer, seseorang

akan lebih meningkatkan diri lebih jauh pada orang lain.

d. Perusakan

Tahap dimana ketika ikatan antara kedua pihak melemah, dan

perusakan mulai dirasakan.

e. Pemutusan

Tahap dimana ikatan yang mempertalikan kedua belah pihak putus.

EVAUASI

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Jelaskan pengertian komunikasi menurut pengertian anda

2. Jelaskan komunikasi horizontal

3. Sebut dan jelaskan unsur-unsur komunikasi

4. Apa yang dimaksud dengan encoding dan decoding?

5. Apa pengaruh komunikasi terhadap perusahaan?

104
 BAB 11

TIM DAN TEAMWORK

A. Pengertian Tim

Tim/kelompok dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari orang-orang

yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Kelompok dapat

dibagi dua yaitu kelompok formal dan kelompok informal. Kelompok

formal yaitu kelompok yang tersusun dengan struktur organisasi dan

memiliki tugas yanng sesuai dengan struktur tersebut. Kelompok informal

adalah kelompok yang tidak begitu mementingkan struktur tetapi kelompok

ini lebih menekankan pada aspek keakraban antar anggota kelompok.

B. Manfaat dan Fungsi Teamwork

Bekerja dalam suatu tim memberikan manfaat dalam penyelesaian

suatu masalah. Dalam tim orang-orang saling melengkapi dengan pendapat-

pendapat mereka, mereka menambahkan apa yang sekiranya perlu

ditambahkan dalam keputusan sementara yang teah dibuat. Perincian lebih

detail sebagi berikut:

1. Manfaat bekerja dalam tim

a. Bagi organisasi tim

1) Meningkatkan produktivitas kerja.

2) Meningkatkan kualitas kerja.

3) Meningkatkan mentalitas kerja.

4) Meningkatkan kemajuan organisasi

b. Bagi anggota tim

1) Tanggung jawab atas pekerjaan ditanggung bersama.

105
 2) Sebagai media aktualisasi diri.

3) Stres atau beban kerja berkurang.

C. Tujuan Bekerja Dalam Tim

1. Kesatuan Tujuan
Setiap anggota tim memiliki kesamaan visi,misi dan program kerja.
2. Efisiensi
Setiap anggota tim menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara
cepat,cermat dan tepat tanpa pemborosan dan kecerobohan.
3. Efektif

Setiap anggota tim memiliki tujuan yang jelas, memiliki keterampilan

yang memadai, memiliki komitmen, saling percaya, memiliki komunikasi

yang baik, memiliki kemampuan bernegoisasi, dan memiliki kemampuan

yang tepat.

D. Jenis Teamwork

Menurut Daft (2000) jenis teamwork terdiri dari enam jenis, yaitu:

1. Tim Formal

Tim formal adalah sebuah tim yang dibentuk oleh organisasi sebagai

bagian dari struktur organisasi formal.

2. Tim Vertikal

Tim vertikal adalah sebuah tim formal yang terdiri dari seorang

manajer dan beberapa orang bawahannya dalam rantai komando

organisasi formal.

3. Tim Horizontal

Tim horizontal adalah sebuah tim formal yang terdiri dari beberapa

karyawan dari tingkat hierarki yang hampir sama tetapi berasal dari area

keahlian yang berbeda.

106
 4. Tim dengan Tugas Khusus

Tim dengan tugas khusus adalah sebuah tim yang dibentuk di luar

organisasi formal untuk menangani sebuah proyek dengan kepentingan

atau kreativitas khusus.

5. Tim Mandiri

Tim Mandiri adalah sebuah tim yang terdiri dari lima hingga dua puluh

orang pekerja dengan beragam keterampilan yang menjalani rotasi

pekerjaan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa secara lengkap,

dan pelaksanaannya diawasi oleh seorang annggota terpilih.

6. Tim Pemecahan Masalah

Tim pemecahan masalah biasanya terdiri dari lima hingga dua belas

karyawan yang dibayar perjam dari departemen yang sama, dimana

mereka bertemu untuk mendiskusikan cara memperbaiki kualitas,

efisiensi, dan lingkungan kerja.

E. Efektifitas Teamwork

Efektifitas tim kerja didasarkan pada dua hasil: hasil produktif dan kepuasan

pribadi. Kepuasan berkenaan dengan kemampuan tim untuk memenuhi

kebutuhan pribadi para anggotanya dan kemudian mempertahankan

keanggotaan serta komitmen mereka. Hasil produktif berkenaan dengan

kualitas dan kuantitas hasil kerja seperti yang didefinisikan oleh tujuan -

tujuan tim. Di bawah ini ciri-ciri tim yang efektif:

107
1. Tujuan yang sama

Dengan kesamaan tujuan, anggota tim akan melaksanakan tindakan-

tindakan yang diarahkan utuk mencapai tujuan yang sama dalam artian

tidak ada tindakan yang menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan.

2. Antusiasme yang tinggi

Pencapaian tujuan akan lebih mudah jika adanya antusiasme yang tinggi

dari para anggota. Antusiasme tinggi bisa dibangkitkan jika kondisi kerja

juga menyenangkan: anggota tim tidak merasa takut menyatakan

pendapat, mereka juga diberi kesempatan untuk menunjukkan keahlian

mereka dengan menjadi diri sendiri, sehingga kontribusi yang mereka

berikan juga bisa optimal.

3. Peran dan tanggung jawab yang jelas.

Setiap anggota tim harus mempunyai peran dan tanggung jawab masing-

masing yang jelas. Tujuannya adalah agar mereka tahu kontribusi apa

yang bisa mereka berikan untuk menunjang tercapainya tujuan bersama

yang telah ditentukan sebelumnya.

4. Komunikasi yang efektif

Dalam suatu tim para anggota harus menjalin komunikasi yang efektif.

Dalam membuat suatu keputusan janganlah berasumsi tetapi tanyakan

langsung kepada yang bersangkutan, berikan informasi yang mereka

perlukan serta jelaskan cara penyelesaiannya. Komunikasi juga perlu

dilakukan secara periodik untuk tujuan monitoring (misalnya: sudah

seberapa jauh tugas diselesaikan) dan correcting (misalnya: apakah ada

108
 kesalahan yang perlu diperbaiki dalam menyelesaikan tugas yang telah

ditentukan)

5. Resolusi konflik

Dalam bekerja sama adanya suatu konflik merupakan hal yang wajar.

Jika terjadi suatu konflik janganlah dihindari apalagi didiamkan tetapi

dikelola dengan baik sehingga dapat dijadikan senjata ampuh untuk

melihat satu masalah dari berbagai aspek yang berbeda dan bisa

diperoleh cara baru, inovasi baru, ataupun perubahan yang memang

diperlukan untuk melaju lebih cepat ke arah tujuan.

6. Shared power

Ketika proses pencapaian tujuan dalam suatu tim sedang berlangsung

terkadang terdapat anggota tim yang sangat memainkan peran dan

sebaliknya ada pula yang menganggur tanpa ada tugas tertentu, hal ini

janganlah dibiarkan karena dapat menyebabkan ketidakefisienan dalam

pencapaian tujuan. Jadi, tiap anggota tim perlu diberikan kesempatan

untuk menjadi ”pemimpin”, menunjukkan ”kekuasaannya” di bidang

yang menjadi keahlian dan tanggung jawab mereka masing-masing.

Sehingga mereka merasa ikut bertanggung jawab untuk kesuksesan

tercapainya tujuan bersama.

7. Keahlian

Tim yang terdiri dari anggota-anggota dengan berbagai keahlian yang

saling menunjang akan lebih mudah bekerja sama mencapai tujuan.

Berbagai keahlian yang berbeda tersebut dapat saling menunjang

sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah dan lebih cepat diselesaikan.

109
 Anggota tim dengan keahlian yang berbeda juga bisa saling memperluas

perspektif and memperkaya keahlian masing-masing. Tiap anggota yang

telah berhasil melakukan apa yang menjadi tanggung jawabnya dengan

baik atau telah memberikan kontribusi positif bagi keuntungan tim,

pantas mendapat apresiasi. Tentu saja apresiasi yang diberikan dengan

tulus akan lebih terasa dampaknya.

F. Perbedaan tim kerja dan kelompok kerja

Tim Kerja Kelompok kerja

1. Peran kepemimpinan dibagi
2. Akuntabel bagi individu dan tim
3. Tim menciptakan tujuan yang
spesifik
4. Pekerjaan diselesaikan secara
kolektif
5. Rapat dicirikan dengan
pembahasan terbuka dan
pemecahan masalah secara
kolaboratif
6. Kinerja diukur langsung dengan
mengevaluasi output kerja kolektif
7. Pekerjaan diputuskan dan
diselesaikan bersama
Sumber. J. R. Katzenbach dan D. K. Smith, “The Wisdom Of Teams,”
Harvard Business Review, Juli-Agustus, hal. 161.
1. Satu pemimpin bertanggung
jawab penuh
2. Akuntabel hanya terhadap
individu
3. Tujuannya sama dengan
organisasi
4. Pekerjaan diselesaikan secara
individu
5. Rapat dicirikan dengan
efisiensi, tidak ada diskusi
terbuka atau kolaboratif
6. Kinerja diukur secara tidak
langsung menurut pengaruh
individu terhadap anggota lain
7. Pekerjaan diputuskan oleh
pemimpin kelompok dan
didelegasikan kepada anggota
kelompok masing-masing

110
G. Tahap perkembangan teamwork

Ada empat tahap perkembangan tim, yaitu :

1. Undevelopment

Tahap undevelopment ini adalah tahap yang paling sering dijumpai pada

suatu organisasi. Salah satu ciri dari tahap ini adalah :

a. Terlihat sekelompok orang mengerjakan suatu tugas tetetapi mereka

tidak bersepakat tentang bagaimana seharusnya mereka bekerja.

Contohnya antara lain dalam rapat atau pertemuan lebih sering terjadi

antrian lontaran gagasan dan bukan diskusi. Gagasan yang sebenarnya

bersifat membangun, tidak mereka utarakan. Mereka tidakut jika

„gagasan itu‟ akan mengganggu keseimbangan organisasi.

b. Tidak melibatkan perasaan individu karena dianggap tidak pada

tempatnya untuk membicarakan perasaan orang lain secara terbuka.

Contohnya yaitu setiap orang sibuk dengan tugasnya masing-masing

dan atasan yang membuat hampir semua keputusan. Sehingga roda

organisasi menggelinding sesuai aturan dan prosedur dari atasannya.

Perlu diketahui disini bahwa banyak tim yang tidak efektif

menunjukkan ciri-ciri di atas, dan biasanya terjadi jika atasan memiliki

kearifan, energi dan waktu untuk membuat semua keputusan. Ini

bukan kerjasama kelompok yang benar, karena dengan cara ini

kekuatan yang ada didalam tim tidak dimanfaatkan sehingga lebih

terpusat pada pemimpinnya.

111
2. Experimenting

Tahap ini dimulai ketika tim secara bersungguh-sungguh mulai meninjau

ulang metode operasional yang berlaku selama ini. Pada tahap

Experimenting, tim berkemauan untuk melakukan eksperimen dan uji

coba. Mereka berani menghadapi berbagai kemungkinan dengan

memasuki daerah yang belum dikenal.

Pada tahap perkembangan ini, bahwa berbagai masalah dihadapi dan

dibahas secara lebih terbuka serta mempertimbangkan berbagai

kemungkinan yang lebih luas sebelum membuat suatu keputusan.

Contohnya yaitu, suatu permasalahan pribadi dibicarakan secara terbuka,

perasaan individu dipertimbangkan dan diselesaikan sampai tuntas. Pada

tahap ini walaupun tim telah menjadi lebih terbuka dan mempunyai

potensi untuk menjadi lebih efektif, masih kurang untuk disebut sebagai

tim yang efektif yang menghasilkan keuntungan.

3. Consolidating

Setelah berhasil menyelesaikan masalah antar pribadi di tahap 2, tim

mulai memiliki kepercayaan diri, keterbukaan dan dipercaya untuk

mencoba cara kerjanya. Biasanya tim akan memilih cara kerja yang lebih

sistematik atau bermetode. Aturan dan cara kerja yang kaku diubah

dengan aturan baru yang disepakati bersama, dimana setiap anggota

memiliki peran agar tujuan dapat dicapai. Walau hubungan antar pribadi

telah mejadi lebih erat, mereka sadar akan pentingnya aturan-aturan dasar

dan cara kerja yang akan dipakai oleh tim. Bukti nyata dari tahap ini

adalah cara untuk mencapai suatu keputusan, yaitu adanya kejelasan

112
 tujuan dari aktivitas atau tugas, adanya penetapan sasaran, pengumpulan

informasi yang dibutuhkan, adanya kemauan memikirkan kemungkinan

yang ada pada tim, adanya perencanaan rinci mengenai apa yang harus

dilakukan, kemauan meninjau kembali hasil kerja dan menggunakannya

sebagai dasar untuk memperbaiki cara kerja di masa yang akan datang.

Hubungan antar pribadi yang lebih baik pada tahap 2 ini tetap

dipertahankan, tetetapi mereka membangun aturan dasar dan cara kerja

yang akan dipakai oleh tim.

4. Mature

Setelah mengetahui penjelasan dari tahap 3, maka tersusunlah dasar bagi

terbentuknya suatu tim yang matang. Keterbukaan, kepedulian dan

peningkatan hubungan pribadi pada tahap 2 serta pendekatan yang

sistematik dari tahap 3 merupakan modal dasar bagi terbentuknya tim

yang benar-benar matang. Fleksibilitas menjadi hal yang utama, karena

setiap kebutuhan memiliki prosedur kerja yang berbeda. Seseorang tidak

lagi khawatir untuk mempertahankan posisi mereka. Tim mengenali tipe

kepemimpinan yang dibutuhkan saling percaya, jujur, terbuka dan

pemimpin mengenali kebutuhan untuk melibatkan anggotanya. Saling

percaya, keterbukaan, kejujuran, kerja sama dan konfrontasi maupun

review berkala terhadap hasil kerja, menjadi gaya hidup tim. Tim akan

selalu bersedia untuk membantu tim lain yang mengalami kesulitan

maupun yang belum sampai ke tahap mereka. Tetetapi lebih dari itu, tim

ini adalah tempat yang menyenangkan dan membawa hasil.

113
EVALUASI

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Menurut anda apakah pengertian teamwork itu?

2. Apa manfaat bekerja dalam tim bagi anggota tim?

3. Sebutkan jenis-jenis teamwork yang anda ketahui

4. Bagaimana peran saudara ketika bekerja dalam suatu teamwork?

5. Apa yang dimaksud shared power dalam konsep teamwork?

114
 BAB 12

PRINSIP-PRINSIP PENGENDALIAN

A. Pengertian Pengawasan

Pengawasan merupakan penemuan dan penerapan cara dan perlatan

untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang

ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun negatif. Pengendalian positif

mencoba untuk mengetahui apakah tujuan orgnisasi diicapai dengan efektif

dan efisien. Pengendalian negatif mencoba untuk menjamin bahwa

kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau tidak

terjadi kembali. Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik

untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan,

merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata

dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan dan mengukur

penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi untuk

menjamin semua sumber daya perusahaan digunakan dengan efektif dan

efisien dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan.

B. Tipe-Tipe Pengendalian

Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan

menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :

1. Pengawasan Pendahuluan

Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan

Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang

diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi.

Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna

115
 memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan

hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-

deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan

pada organisaorganisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi

syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang

bersangkutan.

Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan,

prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya

perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa

depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan

kebijaksanaan merupakan pedoman pedoman yang baik untuk tindakan

masa mendatang. Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan

pendahuluan sumber daya manusia, Pengawasan pendahuluan bahan-

bahan, Pengawasan pendahuluan modal dan Pengawasan pendahuluan

sumber-sumber daya financial.

2. Pengawasan saat kerja berlangsun

Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor

pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran

telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan

para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.

Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu

mereka berupaya untuk: Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana

cara penerapan metode-metode serta prosedur-prsedur yang tepat,

116
 mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana

mestinya.

3. Pengawasan umpan balik

Pengawasan umpan balik yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah

dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau

tidak sesuai dengan standar. Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja

organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses

pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari

metode-metode pengawasan umpan balik (feed back) adalah bahwa

dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk

mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang. Adapun sejumlah

metode pengawasan umpan balik yang banyak dilakukan oleh dunia

bisnis yaitu:

a. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

b. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).

c. Pengawasan Kualitas (Quality Control)

d. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

C. Perancangan proses pegendalian

Menurut William H. Newman ada lima langkah dasar yang dapat diterapkan

untuk semua tipe kegiatan pengendalian:

1. Merumuskan hasil yang diinginkan

Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin

disamping itu hasil yang diinginkan harus dihubungkan dengan individu

yang bertanggung jawab atas pencapaiannya

117
 2. Menetapkan penunjuk hasil

Tujuan pengendalian sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah

agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum

kegiatan diselesaikan yaitu dengan menemukan sejumlah indikator-

indikator terpecaya sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu

diambil atau tidak.

3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil

Penetapan standar penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting

perancangan proses pengendalian. Tanpa penetapan standar manajer

mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan

kecil atau tidak beraksi terhadap penyimpangan besar.

4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

Hal ini adalah sebagai sarana untuk mengumpulkan informasi dan

pembandingan penunjuk terhadap standar.

5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah ini digunakan untuk menentukan apakah koreksi perlu diambil

dan kemudian pengambilan tindakan.

D. Karakteristik pengendalian yang efektif

Pengendalian yang dilaksanakan haruslah seefektis mungkin, pengendalian

harus dapat memberikan solusi pada masalah yang ada. Berikut ini dirinci

mengenai karakteristik pengendalian yang efektif:

118
1. Akurat

Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak

akurat dari sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil

tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang

sebenarnya tidak ada.

2. Tepat waktu

Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya

bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.

3. Obyektif dan menyeluruh

Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap.

4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik

Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang di

mana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi

atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.

5. Realistik secara ekonomis.

Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau paling

tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.

6. Realistik secara organisasional.

Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-

kenyataan organisasi.

7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi.

Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi,

karena (1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi

sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan (2) informasi

119
 pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memer.

lukannya

8. Fleksibel.

Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan

atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.

9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional.

Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau deviasi

dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.

10. Diterima para anggota organisasi.

Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para

anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung

jawab dan berprestasi .

EVALUASI

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Jelaskan pengertian pengendalian

2. Sebutkan 3 tipe pengendalian menurut Donnely

3. Bagaimana perencanaan proses pengendalian?

4. Seperti apa pengendalian yang efektif itu?

5. Apa pengaruh pengendalian terhadap perusahaan?

120
 BAB 13

SISTEM INFORMASI DALAM PENGENDALIAN

A. Sistem Informasi Manajemen dalam Pengendalian Organisasi

Sistem informasi manajemen memiliki lapisan-lapisan

tersendiri, lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,

penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari

sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-

hari. Lapisan keriga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk

membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk

pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya

informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh

tingkat manajemen. Informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah

perusahaan mengingat bahwa informasi di dalam sebuah perusahaan

sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya.

Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu

perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,

sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat

terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam

bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan

bisnis operasional, menunjang manajemen dalam pengambilan

keputusan dan menunjang keunggulan strategi kompetitif organisasi.

Peran sistem informasi manajemen untuk mencapai keunggulan strategis

dapat dicontohkan pada suatu perusahaan yang mutuskan untuk

121
 mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung

standar (seperti alat penghubung browser web) sehingga memungkinkan

berbagi informasi dengan para sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannnya.

Basis data yang terstandarisasi dan dapat diakses melalui browser web

mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis.

B. Sistem Informasi Manajemen bagi Peningkatan Kinerja Organisasi

Salah satu faktor yang dapat menentukan sukses atau tidaknya

suatu perusahaan adalah dengan memiliki sumber daya manusia (SDM)

yang kompeten. Namun SDM saja tidak cukup untuk terus bertahan dari

terpaan persaingan bisnis. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu

untuk selalu melakukan peningkatan ataupun perbaikan sistem informasi

dalam upaya untuk meningkatkan kinerja karyawan, sehinga perusahaan

dapat terus bertahan dalam kondisi apapun. Banyak factor yang

mempengaruhi kinerja organisasi, diantaranya penerapan sistem

informasi manajemen yang diberlakukan pada organisasi yang

bersangkutan. Dalam penerapan sistem informasi manajemen yang

diberlakukan dalam organisasi dapat digunakan alat bantu berupa

program komputer yang paling tepat untuk mempermudah penerapan

sistem informasi. Bila penerapan sistem informasi manajemen pada

organisasi publik tepat, maka kinerja individu dan kinerja organisasi

tinggi, sehingga kepercayaan masyarakat kepada setiap organisasi publik

tersebut akan meningkat dan secara keseluruhan meningkatkan

kepercayaannya kepada pemerintah.

122
C. Sistem Informasi Manajemen Bagi Efektivitas dan Efisiensi Organisasi

Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi

Manajemennya sendiri dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi

ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah:

struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi

keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang tidak memadai,

dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam

bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem,

mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh

personil yang terlibat.

Sistem Informasi Manajemen merupakan serangkaian sub-

sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara

rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi

dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang

sesuai dengan gaya dan sifat manajer

D. Pengendalian Manajemen Atas Sistem Informasi

Ada dua tipe dalam pengendalian: pengendalian struktur; Yaitu

melihat apakah komponen sistem yang berupa perangkat keras,

perangkat lunak, file, prosedur, dan personalia pengoperasian sudah

mendukung. Artinya dengan prasarana ini akan menciptakan pengolahan

sistem informasi yang operasional, pengendalian fungsi pengolahan;

Yaitu meninjau apakah fungsi pengolahan yang meliputi pengolahan

transaksi, memelihara file historis, menghasilkan laporan dan keluaran

lain, dan interaksi dengan pemakai. Dengan melaksanakan pengendalian

123
 tersebut maka diharapkan sistem informasi dapat mendukung sistem

pengendalian manajemen dengan menghasilkan informasi yang

mempunyai karakteristik sebagai berikut :

1. Menjamin lancarnya arus aliran informal, sehingga informasi akan

sampai tepat pada waktunya pada pemakai informasi.

2. Menghasilkan informasi yang relevan dalam tujuan penggunaannya.

Misalnya untuk pemecahan masalah, pengambil keputusan, perbaikan

atau koreksi atas penyimpangan tindakan, penentuan standar yang

tepat, keseragaman tindakan penilaian prestasi, dan lain sebagainya.

3. Tidak mengandung noise dan entropy serta gangguan informasi yang

lain.

4. Menghasilkan informasi yang akurat dan up to date

E. Pentingnya pengendalian sistem informasi

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang

menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan

(input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan

tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Tujuan Umum sistem

informasi manajemen adalah menyediakan informasi yang

dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan

lain yang diinginkanmanajemen. Menyediakan informasi yang

dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan

perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan

keputusan. Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-

aktivitas:Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan

124
akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan.

Beberapa unsur pengendalian adalah sebagai berikut :

1. Suatu standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap.hal ini

besa berupa anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma

keputusan.

2. Suatu ukuran prestasi aktual.

3. Suatu perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata.

4. Suatu laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya

seorang manajer.

5. Suatu rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk

mengubah prestasi mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang

menguntungkan disertai serangkaian aturan keputusan untuk

pemilihan jawaban yang tepat.

Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :

1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti

bagi yang menerimanya.

2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi

derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai

contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik,

akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah

investasi akan dilakukan.

3. Nilai Informasi Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya

lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan

125
sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya

dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasny.

EVALUASI

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Jelaskan pengertian sistem informasi manajemen

2. Bagaimana sistem informasi manajemen mempengaruhi

pengendalian organisasi?

3. Bagaimana sistem informasi manajemen mempengaruhi

peningkatan kerja organisasi?

4. Bagaimana sistem informasi manajemen mempengaruhi efektivitas

dan efisiensi organisasi?

5. Apa pendapat anda tentang sistem informasi yang ada di

Universitas Negeri Semarang?

126
 BAB 14

MANAJEMEN OPERASI DAN JASA

A. Organisasi sebagai Sistem Produksi

Organisasikan dapat kita misalkan sebagai suatu sistem yang memiliki

proses mengolah input menjadi output. Dalam proses pengolahan tersebut

tedapat beberapa inti meliputi teknis sumber daya manusia, tanah, peralatan,

bangunan dan teknologi hasil dari inti teknis adalah barang dan jasa yang

akan diberikan untuk para pelanggan dan klien.

Manajemen operasi secara resmi didefinisikan sebagai bidang

manajemen yang mengkhususkan pada produksi bidang dan jasa serta

menggunakan alat-alat khusus untuk memecahkan masalah-masalah

produksi. Hal ini meliputi keputusan mengenai dimana kita dapat

menempatkan fasilitas dan peralatan yang digunakan di dalamnya. Tetapi,

seperti halnya dengan semua bidang manajemen, manajemen operasi juga

membutuhkan kemampuan untuk memimpin orang-orang.

B. Operasi manufaktur dan jasa

Organisasi/ perusahaan manufaktur adalah perusahaan yang mengolah

bahan baku menjadi barang jadi sedangkan perusahaan jasa adalah

perusahaan yang memiliki produk berupa pelayanan kepada konsumen.

Berikut ini perbedaan diantara keduanya :

Organisasi manufaktur Organisasi jasa

Memproduksi barang barang fisik Memproduksi hasil-hasil non fisik

Barang barang yang disediakan untuk Produksi dan konsumsi yang

127
 pemakaian kemudian hari terjadi bersamaan

Kualitas diukur secara langsung Kualitas dirasakan dan sulit diukur

Hasil yang terstandardisasi Hasil disesuaikan dengan

keinginan pelanggan

Proses produksi jauh dari pelanggan Pelanggan berpartisipasi dalam

proses produksi

Tempat fasilitas cukup penting bagi Tempat fasilitas sangat penting

keberhasilan bisnis bagi keberhasilan perusahaan

Padat modal Padat karya

Contoh : pabrik pembuat mobil, perusahaan Contoh : hotel, firma hukum,

baja, perusahaan minuman ribgan perusahaan penerbangan

C. Strategi Operasi

Cara terbaik untuk mengendalikan operasi adalah melalui perencanaan

strategis. Strategi operasi (Operations Strategy) adalah pengakuan

pentingnya operasi dalam keberhasilan organisasi dan keterlibatan para

manajer operasi dalam perencanaan strategis organisasi. Efektivitas operasi

yang tinggi dapat mendukung strategi yang sudah ada dan memberikan

kontribusi untuk petunjuk -petunjuk strategis baru yang sulit ditiru oleh

para pesaing. Ketika efektivitas operasi organisasi didasarkan pada

kapabilitas yang mendarah daging dalam diri para karayawan, budaya

organisasi, dan proses pengoperasiaannya, perusahaan sulit untuk di

kalahkan. Ada empat tingkat strategi yang akan dijelaskan di bawah ini :

1. Tingkat pertama strategi bisnis ditentukan tanpa mempertimbangkan

kapasitas operasi. Departemen operasi hanya mengurus biaya buruh dan

efisiensi opersional.

128
 2. Tingkat ke-2, departemen operasi menetukan tujuan-tujuan sesuai dengan

praktik industri. Organisasi berusaha untuk selalu mengikuti

perkembangan teknik manajemen operasi, serta memandang investasi

modal dalam pabrik dan peralatan, pengendalian kualitas, atau

manajemen persediaan sebagai cara cara untuk menjadi kompetitif.

3. Tingkat 3, manajer operasi lebih aktif secara strategis. Strategi operasi

bertindak bersamaan dengan strategi perusahaan, dan departemen

operasi akan mencari teknik dan teknologi operasional baru untuk

meningkatkan daya saing.

4. Tingkat 4, manajer operasi dapat menggunakan teknologi baru mereka

sendiri untuk melakukan pekerjaan untuk pengiriman produk atau jasa

sebaik munkin. Pada tingkat ini, operasi dapat menjadi senjata

kompetitif yang sejati. Departemen operasi mengembangakan sendiri

konsep-konsep strategi yang baru. Dengan menggunakan teknologi baru,

manajemen operasi menjadi angkatan utama dalam perencanaan

strategis perusahaan secara keseluruhan. Operasi dapat menciptakan

produk dan proses baru yang akan memberi tambahan untuk atau

mengubah strategi perusahaan.

D. Mendesain Sistem Manajemen Operasi

1. Desain produk dan jasa

Dengan mendesain produk dan jasa akan menambah daya tarik konsumen

terhadap produk dan mempengaruhi harga produk. Dalam mendesain

produk dan jasa diperlukan sebuah metode kesederhanaan dimana dalam

membuat sebuah produk haruslah mudah dan tidak mahal untuk dibuat

129
DFMA – design for manufacturibility and assembly, desain yang

digunakan untuk kesesuaian manufaktur dan perakitan. Penggunaan

DFMA sama sekali tidak mahal. DFMA sering mengharuskan operasi

penyusunan ulang yang menciptakan tim-tim yang terdiri atas para

desainer, pembuat dan perakit yang harus berkerja sama. Mereka

berkolaborasi untuk mencapai empat objektif dari desain produk, yakni :

a. Fisibilitas produksi ( producibility), sejauh mana produk atau jasa

dapat benar-benar diproduksi untuk pelanggan dalan kapasitas

operasional perusahaan yang ada.

b. Biaya , jumlah material, buruh, desain, transportasi dan pengeluaran

tambahan yang berkaitan dengan sebuah produk atau jasa.

Memperjuangkan kesederhanaan dan sedikit suku cadang membuat

desain produk dan jasa tetap memiliki biaya yang masuk akal.

c. Kualitas, keunggualan produk atau jasa- fisibilitas jasa dan nilai yang

didapat dari para pelanggan dengan membeli produk tersebut.

d. Keandalan , sejauh mana pelanggan dapat mengandalkan produk atau

jasa tersebut untuk memenuhi fungsi yang diharapkan. Produk

tersebut harus berfungsi seperti yang di desain selama jangka waktu

yang pantas. Produk-produk yang sangat kompleks sering memiliki

keandalan yang lebih rendah karena labih banyak hal yang bisa salah.

Tujuan dari penerapan proses ini adalah memindahkan pemilihan tema

sampai pada pembuatan massal dalam jangka waktu yang singkat dan

mengurangi biaya pengembangan secara dramatis

130
2. Pengadaan

Pembelian pasokan, jasa dan bahan baku untuk digunakan dalam proses

produksi, yang dikenal sebagai pengadaan (procurement), telah

meningkat kepentingannya dalam operasional. Rata-rata perusahaan

manufaktur menghbiskan 50 sampai 60 persen pendapatannya untuk

membeli material dan pasokan. Pengeluaran untuk material, pasokan dan

jasa juga mempresentasikan pengeluaran yang besar untuk perusahaan

jasa. Mempunyai material yang tepat dari desain dan kualitas yang benar

merupkan hal yang penting agar perusahaan jasa dapat berfungsi denga

lancar dalam proses produksi.

Internet dan perdagangan bisnis-ke-bisnis ( business-to-business-B2B)

memiliki pengaruh yang sangat besar pada pengadaan. Para karyawan

departemen pembelian sekarang dapat menggunakan internet untuk

mencari sumber material baru, memasukkan pesanan, melakukan

penawaran via pasar B2B, dan berpartisipasi dalam pelelangan secara

online. Para karyawan mempunyai akses cepat untuk mendapatkan lebih

banyak informasi mengenai ketersediaan dan biaya. Mereka bisa sering

memasukkan pesanan pembelian secara online dan melacak status

pesanan lewat WEB, memotong biaya operasi, dan mempecepat waktu

yang dibutuhkan untuk melakukan pengadaan ( procurement lead time).

Organisasi yang ingin melakukan pengadaan secara online sering kali

harus melihat inisiatif pengadaan langsung mereka (yaitu material dan

pasokan yang masuk ke produk perusahaan) secara terpisah dari

pengadaan tidak langsung ( seperti kertas , pena, peralatan kantor, dan

131
 meja konferensi). Hal ini dikarenakan kebutuhan pengadaan tidak

langsung tersebar di seluruh organisasi , tidak hanya dalam area produksi.

Dengan memulai pengadaan tidak langsung, perusahaan dapat

menghindari dari mengacaukan bisnis perusahaan sehari-hari dan

mengimplementasikan sebuah proyek yang akan bertindak sebagai model

untuk orang yang meragukan e-business dalam sebuah perusahaan.

3. Tata letak fasilitas

Setelah produk atau jasa didesain dan sistem ditentukan untuk pengadaan

bahan, pertimbangan selanjutnya adalah perencanaan produksi yang

aktual lewat tata letak fasilitas. Empat jenis tata letak yang paling umum

adalah tata letak proses, produk, sel, dan posisi yang tetap.

a. Tata letak proses ( process layout )

Suatu tata letak dimana semua mesin yang melakukan fungsi atau

tugas yang serupa dikelompokkan bersama. Organisasi jasa juga

melakukan tata letak proses . Di bank, para petugas pinjaman ada di

satu area, para kasir berada di satu area yang lain, dan para manajer di

bagian ketiga. Kelebihan tata letak proses adalah tata letak ini

memiliki potensi untuk penghematan sebagai hasil dari perkerjaan

yang dikerjakan secara massal atau skal ekonomis ( economies of

scale ) dan biaya yang lebih rendah. Sebagai contoh, menyelesaikan

semua lukisan di satu area lukisan semprot berarti dibutuhkan lebih

sedikit mesin dan orang untuk melukis semua produk untuk organisasi

tersebut. Di bank, menempatkan semua kasir di satu tempat yang

terbatas memberikan keamanan yang lebih baik. Menempatkan semua

132
 ruang pengoperasian di satu lokasi dalam sebuah rumah sakit

memungkinkan pengendalian lingkungan di semua ruangan rumah

sakit secara bersamaan. Kekurangan dari tata letak proses adalah alur

aktual penerimaan sebuah produk atau jasa bisa jadi lama dan rumit.

Sebuah produk mungkin membutuhkan adanya beberapa proses yang

berbeda, sehingga harus melewati banyak jalur yang berbeda sebelum

produksi tersebut selesai.

b. Tata Letak Produk ( Product layout ) adalah sebuah tata letak dimana

mesin dan tugas diatur sesuai dengan langkah progresif dalam

pembuatan sebuah produk. Lini perakitan mobil merupakan contoh

yang klasik, karena lini tersebut memproduksi produk yang dimulai

dari bahan baku sampai hasil akhir. Banyak restoran cepat saji

menggunakan tata letak produk, dengan aktivitas yang diatur sesuai

untuk membuat hamburger atau ayam goreng, tergantung pada

produk-produk yang tersedia. Tata letak produk sangat efisien ketika

organisasi membuat produk yang sama dalam jumlah yang sangat

besar. Duplikasi fungsi bisa ekonomis apabila jumlahnya cukup

tinggi untuk membuat setiap area proses produksi tertentu sibuk

mengerjakan sebuah produk khusus.

c. Tata letak sel

tata letak inovatif yang berdasarkan pada prinsip tekhnologi kelompok

dimana mesin-mesin yang diperuntukkan bagi urutan operasi yang

dikelompokkan dalam sel-sel. Teknologi kelompok dalam sel

memberikan beberapa efesiensi dari tata letak proses dan tata letak

133
 produk. Bahkan yang lebih penting, sel berbentuk U memberikan

efisiensi dalam penanganan bahan dan alat serta pergerakan bahan

persediaan. Satu manfaat adalah para pekerja berkerja dalam

kelompokyang memudahkan kerjasama tim dan pemecahan masalah

bersama. Fleksibilitas susunan kepegawaian ditingkatkan karena satu

orang dapat mengoperasikan semua mesin di dalam sel dan jarak

berjalan yang pendek.

d. Tata Letak Posisi Tetap ( fixed-position layout ) adalah tata letak

dimana produk tetap berada di satu lokasi, serta para karyawan dan

peralatan dibawa kepadanya. Tata letak posisi tetap digunakan untuk

menciptakan sebuah produk atau jasa yang sangat besar atau unik,

seperti pesawat terbang , kapal dan bangunan. Produk tersebut tidak

dapat dipindahkan dari satu fungsi ke fungsi lain atau bersamaan

dengan lini perakitan. Selain itu, manusia, bahan baku dan mesin

semuanya dibawa ke posisi yang tetap untuk kepentingan peraakitan

dan pemrosesan. Tata letak ini tidak baik untuk volume yang tinggi,

tetapi penting untuk produk yang besar dan memakan banyak tempat

sera pesanan biasa. Karena kebutuhan akan kecepatan dan

responsivitas telah meningkat, beberapa organisasi mendesain tata

letak fasilitas yang memungkinkan fleksibilitas tingkat tinggi.

E. Manajemen persediaan

Perusahaan manufaktur membutuhkan manajemen persediaan yang lebih

daripada jenis perusahaan lainnya karena dalam perusahaan manufaktur

persediaan terbagi menjadi tiga yaitu: persediaan bahan baku; persediaan

134
yang belum mengalami proses produksi, persediaan bahan setengah jadi;

persediaan yang telah mengalami proses produksi tetapi belum siap untuk

digunakan, harus melalui proses produksi lagi agar siap dipakai, persediaan

barang jadi; perusahaan yang proses produksinya telah selesai dan siap

digunakan.

1. Teknik manajemen persediaan

Ada tiga teknik yang dapat dilakukan perusahaan dalam mengatur

persediaannya antara lain sebaagai berikut :

1) Perencanaan kebutuhan material

Persediaan yang bergantung pada permintaan (dependent demand

inventory) adalah persediaan dimana permintaan atas suatu barang

bergantung pada permintaan terhadap barang-barang persediaan

lainnya. Sebagai contoh, jika Ford Motor Company membuat 100.000

mobil, Ford Motor Company juga akan membutuhkan 400.000 ban,

400.000 pelek dan 400.000 dop roda. Permintaan terhadap ban

tergantung pada permintaan mobil. Perencanaan kebutuhan material

(material requirements planning-MRP) adalah sistem pengendalian

dan perencanaan persediaan yang bergantung pada permintaan yang

menjadwalkan jumlah yang tepat dari semua material yang dibutuhkan

untuk mendukung produk akhir yang diinginkan. Tingkat persediaan

tidak berdasarkan pada estimasi pada pemakaian di masa lalu tetapi

berdasarkan pada estimasi yang sangat tepat mengenai kebutuhan

produksi di masa depan. Dengan MRP, manajer dapat memastikan

135
 material yang tiba tepat waktu kira-kira berapa jumlahnya ketika

material itu dibutuhkan dalam proses produksi.

2) Persediaan just in time/ sistem tanpa persediaan

Didesain untuk mengurangi tingkat persediaan organisasi dan biaya

yang berkaitan, serta bertujuan untuk menekan sampai nol jumlah

waktu bahan baku dan barang-barang jadi berada dalam pabrik,

diinspeksi, atau dalam perjalanan. Sebagai contoh, pabrik Dell di

Austin, Texas menggunakan pertukaran informasi secara online yang

efektif sehingga Dell dapat memesan hanya bahan yang dibutuhkan

untuk membuat produksi tetap berjalan untuk dua jam berikutnya.

Koneksi Web pada perusahaan-perusahaan pengiriman berarti bahwa

persediaan barang jadi seringnya bisa masuk ke truk dalam waktu

kurang dari 15 jam setelah seorang pelanggan memasukkan pesanan.

3) Manajemen logistik dan distribusi

Logistik (logistic) merujuk pada pengelolaan pergerakan material

didalam fasilitas, pengiriman masuk material yang datang adri

pemasok dan pengiriman produk ke pelanggan. Contohnya, Wal-Mart

menggunakan pusat distribusi regional, seperti sebuah pusat distribusi

yang berada di New Braunfels, Texas yang memiliki luas lantai dari 1

juta kaki persegi, 96 pintu dok untuk membuat dan membongkar

muatan-muatan truk gandeng dan alat-alat pembawa barang sepanjang

5,62 mil untuk memindahkan barang dagangan. Para karyawan pusat

distribusi mengkoordinasi semua sistem dan menjadwalkan truk yang

datang dari para pemasok dan truk milik perusahaan yang pergi

136
 menuju toko ritel. Dengan computer sistem menjadi dapat

dikoordinasikan dengan tepat sehingga toko tidak membutuhkan

gudang. Distribusi (distribution) atau pemenuhan pesanan adalah

kegiatan memindahkan barang jadi untuk para pelanggan. Semakin

cepat dan semakin akurat perusahaan memenuhi pesanan pelanggan

berarti semakin rendah biaya untuk organisasi dan semakin besar

kemungkinan pelanggan kembali lagi.

F. Memperbaiki produktivitas

Ada 3 faktor yang harus diperhatikan organisasi dalam memutuskan untuk

memperbaiki produktivitas yaitu :

1. Produktivitas teknologi

Merujuk pada penggunaan mesin, robot, computer, dan teknologi

lain yang lebih efisien untuk meningkatkan hasil.

Pengontrakan keluar (outsoucing) juga dapat meningkatkan produktivitas

karena sebuah perusahaan khusus mampu untuk menginvestasikan

teknologi yang paling modern yang berkaitan dengan jasa yang disediakan

oleh perusahaan tersebut.

2. Produktivitas pekerja

Berarti memiliki pekerja yang memproduksi lebih banyak hasil

dalam periode waktu yang sama. Perusahaan dapat memperbaiki

produktivitas pekerja dengan memotivasi karyawan yang ada untuk

bekrja lebih keras atau memperbaiki proses kerja. Perusahaan dapat

mengganti karyawan dengan karyawan dengan keahlian yang lebih baik

137
 atau mengontrakkab keluar operasi tertentu dengan perusahaan yang

memiliki keahlian di bidang tersebut.

3. Produktivitas manajerial

Berarti manajer melakukan pekerjaan menjalankan bisnis yang

lebih baik. Para ahli produktivitas dan kualitas menyatakan bahwa sebab

yang nyata dari masalah produktivitas di Amerika Serikat adalah

manajemen yang buruk.

Produktivitas manajemen menjadi lebih baik ketika para manajer lebih

menekankan kualitas daripada kuantitas, meniadakan hambatan dan

memberikan kekuasaan kepada para karyawan dan tidak mengelola

secara berlebihan berdasarkan angka-angka. Para manajer dapat belajar

untuk menggunakan sistem penghargaan, keterlibatan karyawan, kerja

sama tim, dan teknik-teknik manajemen lain. Penting bagi manajer untuk

mempertimbangkan hubungan antara teknik-teknik ini dengan strategi

perusahaan dalam aktivitas organisasi. Contohnya, walaupun sudah

mendorong karyawan untuk berbagi pengetahuan, usaha manajer sering

gagal karena karyawan tidak melihat manfaat apa pun dan mereka

kehilangan minat. Sebaliknya, usaha manajemen pengetahuan berhasil

ketika manajer fokus pada strategi tentang informasi apa yang harus

dibagi, lalu mengukur hasilnya.

EVALUASI

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Jelaskan organisasi sebagai sistem produksi

138
2. Sebutkan 3 perbedaan antara orgaanisasi manufaktur dengan organisasi

jasa

3. Apa yang dimksud DFMA (design for manufacturibility and assembly) ?

4. Apa yang harus dipertimbangkan dalam penentuan tata letak fasilitas

5. Jelaskan pengendalian persediaan just in time

139
 DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani.1984.Manajemen.Bulaksumur:BPFE

Robbins, Stephen P.2010.Manajemen.Jakarta:Erlangga

Daft, Richard L. 2010. New Era of Manajement. Jakarta : Salemba Empat

Anonim. 2013. Defenisi Pengorganisasian. Artikel.( toube.wordpress.com )

diunduh 29 Agustus 2013.

Ali Akbar Yulianto dan Krista.Pengantar Bisnis.Jakarta : Salemba Empat. 2007.

Sule, Ernie Tisnawati dan Kurniawan Saefullah.2005.Pengantar Manajemen Edisi

Pertama.Jakarta:Kencana Prenada Media Group

Marno dan Triyo Suprayitno. 2008.Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan

Islam.Bandung:PT. Refika Aditama.

Handoko, Hani T.1993.Manajemen Personalia dan sumber Daya

Manusia.Yogyakarta

Sastrohadiwiryo, B. Siswanto. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia:

Pendekatan Administratif dan Operasional. Jakarta: Bumi Aksara

Richard L. Daft. (2006). Management Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.

http://ochisl.blogspot.co.id/2013/11/makalah-pengorganisasian-dasar-

dasar.html

http://hildaagustina.blogspot.co.id/2012/01/pengertian-manajemen-sumber-

daya.html

https://sumberbelajarsmkn10.wordpress.com/

http://jurnal-sdm.blogspot.co.id/2007/12/komunikasi-arti-fungsi-dan-bentuk.html

http://tanggungjawabsosialdanetikamanajemen.blogspot.co.id/

140
https://papacindy.wordpress.com/2015/05/16/makalah-kerjasama-tim-teamwork-

dalam-meningkatkan-kinerja-karyawan/

http://fitritrind.wordpress.com/2014/04/19/perencanaan-pengantar-manajemen

file:///C:/Users/user/Downloads/p.%20manajemen.htm

http://novitriretno28.blogspot.co.id/2015/05/materi-perencanaan.html

Putra, Indrawan.”Teknik Desain Kerja”.23 Februari 2015.

http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2014/05/01/teknik-desain-kerja-

652919.html

Ramli, Dewi. “Desain Pekerjaan”. 23 Februari 2015.

http://dewiramli.blogspot.com/2011/11/desain-pekerjaan-dan-recruitment.html

Hidayatun, Nurul. “Contoh Analis Pekerjaan”. 26 Februari 2015.

http://hidayatunnurul9.blogspot.com/2013/04/contoh-analisis-

pekerjaan.html

Fialam, Alif. “Desain Pekerjaan dan Pengembangan Peran”. 27 Februari

2015

https://www.academia.edu/7053843/Desain_Pekerjaan_dan_Pengembangan

_Peran

Elf, Dechielova.”Megelola Perubahan Organisasi dan Inovasi”.27 Oktober 2015.

https://www.academia.edu/7083891/MODUL-10-MENGELOLA-PERUBAHAN-

ORGANISASI-DAN-INOVASI

141
http://ikanteri89.blogspot.co.id/2014/06/makalah-pengantar-manajemen-

kepemimpinan.html

https://emperordeva.wordpress.com/about/makalah-tentang-kepemimpinan/

http://www.kompasiana.com/wahyurinda/makalah-kepemimpinan-pengantar-

manajemen_552925dbf17e61a7418b45b1

http://Jeffy-louis.blogspot.com/2012/04/makalah-motivasi-kerja.html diakses

16/09/15

http://putriagustia.blogspot.co.id/2010/11/manajemen-dan-organisasi.html

http://irwanxlite.blogspot.co.id/2014/11/makalah-pengertian-dan-fungsi-

pengawasan.html

http://denihasri.blogspot.co.id/2013/06/makalah-fungsi-pengawasan-dalam.html?m=1

http://layla-innocent.blogspot.com/2012/11/makalah-peranan-si-dalam-

menunjang.html

Hj. Dedeh Maryani_sistem informasi manajemen dalam mendukung kinerja

organisasi publik

http://linsie46.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2011/06/06/jaringan-komputer/

http://bobbyfiles.wordpress.com/2008/01/12/komunikasi-data/

142