Modul CNS - Ar

ACCOUNT
RECEIVABLE
PT. CIPTA NIAGA SEMESTA
KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR
PUSAT-HO HO CNS
NOM
CABANG ROM
BOM
AOS
LOG SPV FA SPV PGA SPV
GL GL
AR KASIR FAKTURIS OS AR KASIR FAKTURIS OS
BRANCH STOCK POINT

NOM
ROM
BOM
AOS
LOG SPV FA SPV PGA SPV
GL
AR KASIR FAKTURIS OS AR KASIR FAKTURIS
BRANCH STOCK POINT

BUSINESS PROCESS
Order Salesman Team gudang Team Gudang Team Dropping

diterima Admin mempersiapkan Melakukan melakukan
Log & OS barang Loading barang pengiriman
Untuk di Review Sesuai BPB dan Kanvas dan Barang &
Piutang dagang RPP yang dicetak Dropping sesuai Salesman kanvas
oleh AR & proses by System yang tercantum menjual barang
rekapitulasi oleh dalam BPB & sesuai Rayon
Admin Log per RPP
Armada
BUSINESS PROCESS
F
I
N
Dropping dan Fakturis Dropping dan Security
kanvas kembali memeriksa rekap Salesman menerima Kartu
ke gudang by system Setor tagihan Pass dan I
Untuk di rekap RPO, DTFT & sesuai TTS & mempersilahkan
serta loading sore
hari
HPH DTFT, RPO, HPH
jika tidak terjadi
pulang team
Dropping &
S
selisih setoran Salesman
diberikan kartu H
pass
TUGAS & PERAN UTAMA
Melakukan pelunasan dengan akurat

dan tepat waktu sesuai dengan
pembayaran yang diterima per
customer ke system ( Account
Receivable) dan memastikan seluruh
ACCOUNT
orderan yang akan direlease tidak
RECEIVABLE
terjadi Top Urgent
DAILY WORK FLOW
Job Title Account Receivable
Pelunasan Piutang Load Data by SFA Release Order

Melakukan Load data by SFA Melakukan release
pelunasan Collection & order sesuai SOP,
penerimaan tunai, memverifikasi setelah mendapat
Giro, Transfer & clear kebenaranya sd persetujuan yang
CN sesuai prosedur. proses No. Batch. berwenang.
Arsip Dokumen Monitoring

Piutang Dagang Opname Faktur
Pelunasan
ACCOUNT Mengarsip dokumen Monitoring atas
faktur OD, CN yang
Melakukan Opname
Faktur mingguan &
hasil pelunasan
RECEIVABLE seperti HPH, DTFT, belum di clear &
Faktur tunai yang
bulanan secara
system.
RPO, TTS, dll.
open.
PROSES PELUNASAN PIUTANG
1
KASIR AR
KEEPER
1 2 3
Memeriksa Menerima Menerima DTFT,
DTFT,RPO& Setoran hasil RPO, HPH &
HPH & Faktur yg penagihan & TTS untuk di
kembali untuk penjualan yang lakukan
dihitung hasil sdh diperiksa Pelunasan Park
penagihan & Fakturis sesuai DCR hingga
Penjualan nilai yg tertera di nomor batch
kemudian di DTFT,RPO, HPH
setorkan ke & TTS
Kasir.
5 4 Posting
Menerima Faktur
Pelunasan
Retur dari OS
sesuai dengan
Staff untuk di
No. Batch,
potongkan pada
DTFT, TTS,
Faktur
LHPU & LBH.
6 Menerima Faktur
selanjutnya & Retur Lembar
diserahkan ke-2 untuk di
dokumen tsb ke Clear CN Park
AR Non DCR
1
AR Keeper Load data by System Kasir

Proses Pelunasan Faktur Kredit Step - 1
1. > Financial Management > AR

2. > Transaction
3. > Pembayaran DCR
4. > Input Kode Kolektor/ salesman
5. > Load data
1

Proses Pelunasan Faktur Kredit Step - 2
1. Muncul list pembayaran

berdasarkan hasil sending by SFA
2. Validasi sesuai dengan hasil DTFT
& verifikasi Fakturis & Kasir
3. Jika nilai sudah sesuai Klik Park
Document
4. Capture no. Batch sebagai dasar
Posting pelunasan oleh kasir
1

Proses Pelunasan Faktur Tunai Step - 1

2. > Transaction
3. > Pembayaran DCR
5. > Summary order > Add
1

Proses Pelunasan Faktur Tunai Step - 2
1. Kolom Invoice
2. Input nominal pada kolom tunai
dengan nilai yang ada di sisa
piutang
Document
1

Proses Pembuatan Master Transfer Step - 1

2. > Transaction
3. > Pemeliharaan Cek/Giro &
Transfer
4. > Add document
1

Proses Pembuatan Master Transfer Step - 2
1. > Type > Transfer

2. > Isi beberapa kolom seperti no
cek/transfer, tanggal transfer,
bank, nilai cek_transfer
berdasarkan nominal yang masuk
3. > Isi kode Outlet
4. > Save
1

Proses Pelunasan dgn Transfer Step - 1

2. > Transaction > Pembayaran DCR >
Input Tanggal sesuai dana Masuk
3. > Input Kode Kolektor/salesman
4. > Masukan No. Invoice > Add
document
1

1. > Klik 2x pada kolom No. Trans,

maka akan muncul tabel Input
Transfer, pilih gambar Document
maka akan muncul table search.
2. > Type > Transfer
3. > Pilih Nominal transfer
4. > Klik OK
1

1. > Pilih OK
1

1. > Jika nilai sudah sesuai Klik Park

Document
2. > Capture no. Batch sebagai dasar
1

Proses Pembuatan Master Giro Step - 1

2. > Transaction
3. > Pemeliharaan Cek/Giro &
Transfer
4. > Add document
1

Proses Pembuatan Master Giro Step - 2
1. > Type > Cek/Giro

2. > Isi beberapa kolom seperti no
cek/transfer, tanggal transfer,
bank, nilai cek_transfer
berdasarkan nominal giro
3. > Isi kode Outlet
4. > Save
1

Proses Pelunasan dgn Giro Step - 1

2. > Transaction > Pembayaran DCR >
Input sesuai tanggal terima giro
3. > Input Kode Kolektor/salesman
4. > Masukan No. Invoice > Add
document
1

1. > Klik 2x pada kolom No. Trans,

maka akan muncul tabel Input
Cek/Giro, pilih gambar Document
maka akan muncul table search.
2. > Type > Cek/Giro
3. > Pilih Cek/Giro yang akan
digunakan
4. > Klik OK
1

1. > Pilih OK
1

1. > Jika nilai sudah sesuai Klik Park

Document
2. > Capture no. Batch sebagai dasar
1

Proses Pelunasan dgn Retur Step - 1

2. > Transaction
3. > Proses pembayaran Non DCR
4. > Input Kode Kolektor/ Salesman
5. > Input No. Faktur yang akan di
Clear CN
6. > Pilih tombol Add
1

1. > kolom retur, maka akan muncul

table “Form bayar dengan retur”
2. > Icon Document Maka akan
muncul kolom search,
3. > Nominal retur, dan pilih OK
4. > Tombol tambah yang ada pada
“Form Bayar Dengan Retur”
1

1. > Jumlah retur akan berpindah ke

Form Bayar Dengan Retur,
2. > Pilih OK
1

1. > Pilih Proses Bayar, akan tampil

kolom Proses Data
2. > Pilih Yes
1

Jika proses telah berhasil, maka akan

muncul “Matrix Information” Proses
Bayar Berhasil
LOAD DATA COLLECTIONS BY SFA
2
SALESMAN & SYSTEM

KOLEKTOR AR KASIR
MATRIX KEEPER
1 Salesman
2 Semua data 3 4 6
Load data Melakukan Print Menerima DTFT
melakukan hasil sending Collection SFA DTFT & TTS & TTS yang
pelunasan Collection via Matrix sesuai hasil sudah diperiksa
sending ditampung dilakukan di tarik Load data & Fakturis untuk
collection via dalam System , oleh AR Pelunasan yg hasil setoran
SFA sesuai data dilakukan AR penagihan
yg ada di serta melakukan salesman/Kolektor
Android. pemeriksaan
hasil penagihan
5 Menerima DTFT
yg terbayarkan
dengan Faktur
& TTS yg sdh di 7 Menerima DTFT, yang tidak
periksa Fakturis RPO & TTS tertagih.
sesuai hasil untuk di lakukan
penagihan & Pelunasan Park
Faktur tertagih DCR hingga
untuk disetorkan nomor batch 8
Posting
ke Kasir.
Pelunasan
sesuai dengan
No. Batch, DTFT,
TTS, LHPU &
LBH.
PROSES LOAD DATA SENDING COLLECTION BY SFA
1

Proses Tarik Data di Matrix - 1

2. > Transaction
3. > Pembayaran DCR
5. > Load data
PROSES LOAD DATA SENDING COLLECTION BY SFA
1

Proses Tarik Data di Matrix - 2
1. Muncul list pembayaran

berdasarkan hasil sending by SFA
2. Validasi sesuai dengan hasil DTFT
Realisasi yang sudah di periksa
Fakturis & Kasir
Document
RELEASE ORDER
3
SALESMAN SYSTEM STAFF AR

MATRIX LOGISTIK PIC
KEEPER TEAM SALES
1 Salesman
2 Semua data 3 4a 5
Download & Mereview RO yg Menerima TOP
melakukan order hasil sending Upload RO terblocked Urgent Over Limit
& pelunasan Collection & untuk di proses dengan data untuk approval
sending via SFA Order ditampung data penjualan Piutang dagang
dalam System , Jika Ke Block & hasil sending
Piutang dagang colection By SFA
serahkan data
RO ke AR untuk
direview sesuai
4bJika RO Over
SOP Limit maka
dimintakan
approval ke
Pejabat yg
6 Proses Data berwenang
Penjualan untuk sesuai SOP, &
order yg sdh Jika terdapat
direlease AR, & piutang OD serta
rejeact RO untuk tidak ada
data yg tdk pembayaran
diapproved AR rekomendasi ke
Staff Logistik
untuk Hold &
Reject RO
PROSES RELEASE ORDER
3
AR Keeper Review Piutang by System Staff Logistik
Proses Cetak TOP Urgent
1. > Financial Management > AR >

Report > Report Top urgent
2. > Outlet
3. > Otorisasi
4. > Proses
PROSES RELEASE ORDER
3
Proses Release TOP Urgent Step - 1
1. > Financial Management > AR >

Top Urgent beberapa Outlet
2. > Load data
3. > Otorisasi
4. > Proses
RELEASE ORDER
3

Kewenangan danData
Proses Tarik Tanggung Jawab- 2
di Matrix
Otorisasi wajib dijalankan

terlebih dahulu sebelum
Release Top Urgent &
Dokumen yg sudah di
otorisasi Wajib di File
RELEASE ORDER
3

Sample Otorisasi
Proses Tarik DataTOPdiUrgent
Matrix - 2
Otorisasi wajib dijalankan terlebih dahulu sebelum

Release Top Urgent & Dokumen yg sudah di otorisasi Wajib
di File
PENGARSIPAN DOKUMEN
4
AR FILE SIMPAN
KASIR KEEPER DOKUMEN DOKUMEN
2 3 4
1 Kasir Melakukan Mengarsip Seluruh
memberikan pelunasan di dokumen Dokumen yg sdh
Dokumen hasil system Matrix berdasarkan di simpan secara
penagihan & sesuai dokumen tanggal rapi ditempatkan
penjualan tunai , yang sudah di penerimaan pada Gudang
untuk dilunasi di validasi oleh dokumen & File selama 10
system & arsip Fakturis & Kasir disimpan secara tahun lamanya
oleh AR , adapun Rapi sesuai SOP. untuk kebutuhan
dokumen sbb ; perpajakan.
HPH, RPO,
DTFT, Copy
Faktur, dll
PENGARSIPAN DOKUMEN
4
AR Keeper File Dokumen Simpan Gudang Arsip

SAMPLE
Proses TarikARSIP
Data RPO
di Matrix - 2
Seluruh dokumen
pelunasan dari penagihan,
penjualan & clear CN wajib
di File selama 10 Tahun
kedepan !!!!!!!!
PENGARSIPAN DOKUMEN
4

SAMPLE
Proses TarikARSIP
DataDTFT
di Matrix - 2
Seluruh dokumen
kedepan !!!!!!!!
PENGARSIPAN DOKUMEN
4

SAMPLE
Proses TarikARSIP
Data HPH
di Matrix - 2
Seluruh dokumen
kedepan !!!!!!!!
PENGARSIPAN DOKUMEN
4

SAMPLE
Proses TarikARSIP
Data BPB
di Matrix - 2
Seluruh dokumen
kedepan !!!!!!!!
PENGARSIPAN DOKUMEN
4

SAMPLE
Proses Tarik ARSIP
Data TTS
di Matrix - 2
Seluruh dokumen
kedepan !!!!!!!!
FLOW MONITORING PIUTANG DAGANG
5
AR SYSTEM
KEEPER MATRIX
1 AR Keeper 2 Setelah EOD 3 Melakukan analisa 4 Report Hasil
berkoordinasi tarik data EDI bersama AR atas Analisa Piutang
dengan Fakturis piutang dagang Report Piutang dagang ke
melakukan untuk di analisa dagang, sbb ; AOS/BOM
Monitoring bersama 1.Analisa Faktur
Piutang dagang Fakturis & report OD ( Tunai wajib
by system ke AOS/BOM. sdh clear tiap hari )
2.Analisa Faktur
Retur ( Wajib Clear
CN H+1 dari
document date )
3.Analisa Faktur
OD >30 hari (
rekomendasi ke
AOS/BOM untuk
Back Check)
4.Analisa Faktur
topping up ( Setiap
senin wajib Lunas/
Retur barang)
PROSES MONITORING PIUTANG DAGANG
5
AR Keeper Tarik data By EDI AOS/BOM
Proses Tarik Data Matrix Step - 1
1. > Utility
2. > Extract Data, > Extract Data
Instan
5
1. Insert Master EDI Piutang dagang

2. Extract data ke text file
5
1. > Hasil extract master EDI berupa

TXT
2. > Convert ke data Excel
5
Extract Data ke Excel
1. > Text to Coloums sesuai Format

yang di inginkan
2. > Olah data sesuai standard table
Excel
5
Analisa Piutang Dagang
1. > Analsa Faktur OD ( Tunai wajib

sdh clear tiap hari )
2. > Analisa Faktur Retur ( Wajib
Clear CN H+1 dari document date
)
3. > Analisa Faktur OD >30 hari (
rekomendasi ke AOS/BOM untuk
Back Check)
4. > Analisa Faktur topping up (
Setiap senin wajib Lunas/ Retur
barang)
5
Share Data ke AOS/BOM Harian
Pastikan analisa data Piutang

dagang dilakukan setiap hari
Jika terjadi kejanggalan & tidak
sesuai SOP wajib laporkan ke
AOS/BOM..!!!
FLOW PROSES FAKTUR OPNAME
6
AR FILE SYSTEM
KEEPER FAKTUR MATRIX
1 2 3 Proses Opname 4
AR Keeper Seluruh Faktur Report Hasil
berkoordinasi Kredit yg OD & dilakukan di Faktur Opname
dengan Fakturis Not OD All System Matrix dgn ke AOS/BOM
menyiapkan Salesman di step sbb ;
seluruh lakukan proses 1. Pilih data.
dokumen faktur Faktur Opname.. 2. Inisialisasi
& alat scan 3. Start Faktur
barcode untuk Opname
diproses menggunakan
Opname Faktur. Scaner
Barcode.
4. Berikan
Alasan Faktur
yg gagal
scan.
5. Finisih Faktur
Opname by
system
6. Tarik Data
EDI Opname
Fatur untuk
hasilnya.
PROSES FAKTUR OPNAME BY SYSTEM
6
AR Keeper Faktur Opname AOS/BOM

ALUR PROSES
Proses TarikFAKTUR OPNAME
Data di Matrix - 2
6
PROSES OPNAME FAKTUR STEP - 1 AR Keeper Faktur Opname AOS/BOM

> Transaction > Opname Faktur
2. Filter untuk memilih Faktur dari
salesman /divisi mana yg akan
di opname.
3. List Faktur yg akan di opname
4. Total Faktur yg akan di opname
& status opname
5. Inisialisasi data Opname
6
1. > Pilih Opname

2. > Pop up > Pilih Yes
3. Opname bisa dilakukan
6
1. > Lakukan Opname

menggunakan Scan Barcode
2. > Jika berhasil akan muncul
status “ Scanned”
3. > Jika Faktur tidak dapat
terscanned bisa diberikan
alasan manual
4. > Search faktur > cell > berikan
alasan sesuai dengan status
fisiknya
6
1. > Setelah faktur selesai

Opname > Finish
2. > Pop up > Pilih YES
3. Opname telah selesai dilakukan
via System Matrix
6
PROSES TARIK DATA EDI HASIL OPNAME AR Keeper Faktur Opname AOS/BOM
1. > Utility
2. > Extract Data > Extract Data
Instan
3. > Insert Master EDI
4. > isi tanggal From Opname > isi
tanggal To Opname
5. > Extract data
6
PROSES EXTRACT TEXT FILE KE EXCEL AR Keeper Faktur Opname AOS/BOM
1. > Hasil extract master EDI

berupa Text File
2. > Convert ke data Excel
3. > Masukan ke dalam template
standard HO
4. > Data Share ke AOS/BOM
6
DATA HASIL OPNAME DI SHARE KE AOS/BOM AR Keeper Faktur Opname AOS/BOM
Pastikan Hasil Faktur Opname

lengkap
Jika terjadi Selisih cek kembali
Fisik & hasil Opname , jika
tidak ketemu wajib menjadi
Tanggung jawab Fakturis..!!!
ACCOUNT
RECEIVABLE
PT. CIPTA NIAGA SEMESTA

Modul CNS - Ar

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul CNS - Ar

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ACCOUNT

LOG SPV FA SPV PGA SPV

AR KASIR FAKTURIS OS AR KASIR FAKTURIS OS

BRANCH STOCK POINT

LOG SPV FA SPV PGA SPV

AR KASIR FAKTURIS OS AR KASIR FAKTURIS

BRANCH STOCK POINT

Order Salesman Team gudang Team Gudang Team Dropping

Melakukan pelunasan dengan akurat

Pelunasan Piutang Load Data by SFA Release Order

Arsip Dokumen Monitoring

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Financial Management > AR

AR Keeper Load data by System Kasir

1. Muncul list pembayaran

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Financial Management > AR

AR Keeper Load data by System Kasir

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Financial Management > AR

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Type > Transfer

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Financial Management > AR

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Klik 2x pada kolom No. Trans,

AR Keeper Load data by System Kasir

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Jika nilai sudah sesuai Klik Park

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Financial Management > AR

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Type > Cek/Giro

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Financial Management > AR

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Klik 2x pada kolom No. Trans,

AR Keeper Load data by System Kasir

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Jika nilai sudah sesuai Klik Park

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Financial Management > AR

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > kolom retur, maka akan muncul

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Jumlah retur akan berpindah ke

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Pilih Proses Bayar, akan tampil

AR Keeper Load data by System Kasir

Jika proses telah berhasil, maka akan

SALESMAN & SYSTEM

AR Keeper Load data by System Kasir

1. > Financial Management > AR

AR Keeper Load data by System Kasir

1. Muncul list pembayaran

SALESMAN SYSTEM STAFF AR

1. > Financial Management > AR >

1. > Financial Management > AR >

AR Keeper Review Piutang by System Staff Logistik

Otorisasi wajib dijalankan

AR Keeper Review Piutang by System Staff Logistik

Otorisasi wajib dijalankan terlebih dahulu sebelum

AR Keeper File Dokumen Simpan Gudang Arsip