TERM OF REFERENCE

PENGADAAN PENYELENGGARAAN THE 1st TIIWG MEETING

A. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan dari kegiatan Pengadaan Jasa Professional Conference

Organizer (PCO) dalam rangka Kegiatan The 1 st TIIWG Meeting Tahun Anggaran
2022 di Solo, 28 Maret - 1 April 2022 adalah sebagai berikut :

1. Maksud Kegiatan Pengadaan

Maksud kegiatan Pengadaan Jasa Professional Conference Organizer (PCO)

dalam rangka penyelenggaraan The 1 st TIIWG Meeting tahun anggaran 2022
adalah untuk memilih penyedia jasa yang memiliki rekam jejak yang baik dan
memiliki kompetensi atau memiliki kemampuan dalam menyiapkan dan
melaksanakan kegiatan tersebut. Indonesia sebagai negara penyelenggara
dalam hal ini wajib memberikan jaminan pelayanan, pengamanan, dan
keselamatan bagi seluruh delegasi yang menghadiri rangkaian pertemuan
resmi yang diselenggarakan.

2. Tujuan Pelaksanaan Kegiatan The 1st TIIWG Meeting

a. Melaksanakan amanah Presiden RI untuk mendukung Presidensi G20
Indonesia khususnya pada TIIWG.
b. Untuk mendorong kerja sama antara negara anggota G20 di bidang
industri untuk mempercepat pemulihan ekonomi global.
c. Mendukung upaya pemulihan ekonomi global melalui penguatan industri
yang inklusif dan berkelanjutan;
d. Menampilkan pencapaian Indonesia terutama dalam implementasi Industri
4.0 atau transformasi digital pada industri di Indonesia, dan kontribusi
industri dalam mendorong pemulihan ekonomi nasional;

B. PENERIMA MANFAAT

Seluruh stakeholder terkait khususnya kalangan pelaku Industri nasional. Termasuk

dalam hal ini: 20 (dua puluh) negara anggota G20, 11 (sebelas) negara undangan
(non-G20), dan 7 (tujuh) Organisasi Internasional, kalangan pelaku usaha, asosiasi
industri, dan K/L serta pemerintah daerah.

C. TARGET DAN SASARAN

 Target/sasaran yang ingin dicapai terkait dengan Pengadaan Jasa Professional
Conference Organizer (PCO) dalam rangka The 1st TIIWG Meeting adalah untuk
memperoleh penyedia jasa yang memiliki kompetensi di bidang penyelenggaraan
kegiatan konferensi internasional melalui proses tender.

D. RUANG LINGKUP KEGIATAN

The 1st TIIWG Meeting Presidensi G20 Indonesia 2022 akan diselenggarakan,
pada tanggal 28 Maret-1 April 2022 di Solo Jawa Tengah (termasuk masa
pelaksanaan kegiatan side event dan persiapan teknis). Seluruh rangkaian
kegiatan pertemuan/ meeting TIIWG dilaksanakan dalam format hybrid, yakni
secara luring dengan memperhatikan protokol kesehatan dan secara daring
melalui platform Cisco Webex.

Kegiatan pertemuan TIIWG dihadiri oleh delegasi dari 20 negara anggota G20, 11
negara undangan (non G20), dan perwakilan dari 7 Organisasi Internasional
dengan total sebanyak 38 undangan. Mengingat situasi pandemi Covid-19,
undangan untuk peserta fisik akan dibatasi kurang lebih sebanyak 38 x (1+2)
peserta, yaitu 114 orang delegasi. Panitia, Chair & Co-Chair RI, serta Organisasi
Internasional mitra Presidensi G20 Indonesia diharapkan hadir secara fisik di
venue.

Penjelasan lebih lanjut merujuk pada Persiapan Teknis Pelayanan Keprotokolan

Pertemuan Fisik pada Panduan Penyelenggaraan Pertemuan Presidensi G20
Indonesia 2022: Protokol, Konsuler dan Persidangan - Kementerian Luar Negeri RI
(lebih lanjut disebut Panduan), Standar Layanan Acara (SLA), pengaturan lainnya
dari Panitia Nasional Presidensi G20 Indonesia 2022 dan ketentuan Protokol
Kesehatan dari Pemerintah RI/Pemda setempat.

Penyedia diharapkan dapat membantu penyelenggaraan sejumlah rangkaian

kegiatan The 1st TIIWG Meeting, dengan gambaran rencana teknis pelaksanaan
kegiatan sebagai berikut:

1. KEPROTOKOLAN

Penyedia membantu Ditjen KPAII memberikan/ menghadirkan pelayanan

keprotokolan pertemuan fisik yang berlaku untuk peserta G20 yang hadir
secara fisik ke Indonesia atau lokasi kegiatan, sejak sebelum kedatangan (pre-
arrival), kedatangan (arrival), sampai dengan keberangkatan (departure).

Penjelasan lebih lanjut merujuk pada Persiapan Teknis Pelayanan

Keprotokolan Pertemuan Fisik pada Panduan.
 Penyedia membantu Ditjen KPAII memberikan/menghadirkan dukungan terkait
Pelayanan Kekonsuleran dan Keamanan Diplomatik berkoordinasi dengan
Kementerian Luar Negeri. Penjelasan lebih lanjut merujuk pada Panduan &
SLA

2. PERSIDANGAN

Penyedia membantu Ditjen KPAII memberikan/memenuhi kebutuhan delegasi

negara peserta G20 dengan informasi yang lengkap dan komprehensif terkait
dengan persidangan. Penyedia harus menyusun dan mensirkulasi dokumen
yang dibutuhkan sebelum pelaksanaan pertemuan. Disamping itu,
penyelenggara juga perlu membantu mempersiapkan dan menyusun sejumlah
dokumen panduan bagi Chair dan Co-Chair dalam memimpin persidangan dan
negosiasi secara efektif.

Penjelasan lebih lanjut merujuk pada Panduan dan SLA Main Event.

3. KEGIATAN PENDUKUNG

Selama waktu kegiatan The 1st TIIWG Meeting berlangsung, penyedia

memfasilitasi penyelenggaraan kegiatan pendukung atau side event dapat
berupa eksibisi, city tour dan welcoming/gala dinner sebagaimana yang ada
pada Rancangan Rundown Kegiatan.

4. RANCANGAN RUNDOWN KEGIATAN

28-29 Maret 2022/ Solo

Persiapan Teknis/Loading barang/peralatan di Alila Hotel

28 Maret 2022/ Jakarta

● Delegasi tiba di Bandara Udara Soekarno Hatta Jakarta

● Delegasi diarahkan untuk menginap di Hotel yang terletak di Bandara
Soekarno Hatta Jakarta

29 Maret 2022/Jakarta-Solo, Hotel Alila Solo, dan De Tjolomadoe

● Delegasi berangkat ke Solo dan tiba pada hari yang sama

● Delegasi diarahkan untuk menuju ke Hotel Alila Solo untuk melakukan
check-in dan makan siang
● Delegasi berkunjung/menghadiri workshop batik, mengunjungi museum,
welcoming dinner & art performance di De Tjolomadoe
 30 Maret 2022/ Hotel Alila Solo

● Delegasi melakukan Anti Gen Test

● Kegiatan Gladi Resik
● Makan siang dan menghadiri The 1st TIIWG Meeting
● Menghadiri dinner di Hotel Alila

31 Maret 2022/Hotel Alila, Laweyan dan Puro Mangkunegaran

● Delegasi menghadiri The 1st TIIWG Meeting
● Delegasi berkunjung /melakukan City Tour
● Delegasi mengunjungi & menghadiri Gala Dinner di Puro Mangkunegaran

1 April 2022

● Delegasi berangkat ke Bandara Udara Soekarno Hatta Jakarta

● Delegasi pulang ke negara asal

5. RAPAT KOORDINASI DAN EVALUASI

a. Penyedia menyelenggarakan Rapat Koordinasi pada tahap Persiapan
minimal 2 (dua) kali dengan melibatkan Ditjen KPAII.
b. Penyedia menyelenggarakan Rapat Koordinasi dalam rangka Evaluasi
minimal 1 (satu) kali dengan melibatkan Ditjen KPAII dan pihak terkait dan
dilakukan paling lambat 2 (dua) minggu setelah kegiatan.

6. AKOMODASI

Penyedia memastikan ketersediaan tempat tinggal untuk para delegasi

berupa hotel dengan fasilitas terbaik di Solo dengan level bintang 5,
direkomendasikan/utamanya di Hotel Alila Solo, dan dengan memperhatikan
protokol kesehatan yang ditentukan pihak yang berwenang. Hotel tersebut
selanjutnya akan direkomendasikan bagi para delegasi.

7. PESERTA
Peserta Konferensi pada Level Working Group yang diundang (luring dan
daring) terdiri dari:
a. Pejabat tinggi dari 20 (dua puluh) negara anggota G20;
b. Pejabat tinggi dari 11 (sebelas) negara non-G20;
c. Pejabat dari 7 (tujuh) Organisasi Internasional; serta
d. Chair dan Co-Chair TIIWG dari Kementerian terkait.

E. KELUARAN
 1. Terselenggaranya pelaksanaan Kegiatan The 1st TIIWG Meeting Presidensi G20
Indonesia 2022 mulai dari tahapan persiapan sampai dengan pelaksanaan dan
evaluasi.
2. Tersusunnya laporan Kegiatan The 1st TIIWG Meeting Presidensi G20 Indonesia
2022.

F. PERSYARATAN PENYEDIA:
PCO yang diharapkan dapat terpilih adalah dengan mempertimbangkan kualitas,
pengalaman dalam pertemuan internasional dan track record yang baik.

Kualifikasi Perusahaan
1. Memiliki Izin Usaha SIUP kualifikasi Non kecil, bidang KBLI 8230 : 82031 atau
82302 (Jasa Penyelenggara Konferensi dan Pameran), yaitu NIB, TDUP dan
TDP.
2. Memiliki Sertifikasi ISO 9001 2015 tentang Quality Management System.
3. Memiliki Akte Pendirian Perusahaan dan/atau perubahannya.
4. Memiliki SK Menteri Hukum dan HAM
5. Memiliki KTP dan NPWP Pengurus Perusahaan yang tertera dalam Akte
6. Memiliki Izin Lokasi atau Domisili
7. Memiliki atau menguasai tempat usaha/kantor milik sendiri atau sewa
8. Memiliki NPWP Perusahaan
9. Memiliki status valid keterangan Wajib Pajak berdasarkan hasil Konfirmasi Status
Wajib Pajak.
10. Memiliki Surat Keterangan Terdaftar Pajak
11. Memiliki Surat Perusahaan Pengusaha Kena Pajak
12. Menyertakan SPT Tahun 2020 dan Tahun 2019
13. Melampirkan rekening koran perusahaan 2 (dua) bulan terakhir.
14. Melampirkan surat pernyataan memiliki kemampuan untuk menyediakan sumber
daya dan peralatan yang dibutuhkan, dimana personil yang ditugaskan tidak
merangkap tugas di acara/kegiatan lainnya.

Tenaga Ahli dan Tenaga Pendukung

Tenaga Ahli
a) Team Leader (1 orang)
Bertanggung jawab terhadap seluruh persiapan, pelaksanaan dan pasca
pelaksanaan seluruh rangkaian kegiatan. Melakukan supervisi terhadap
pekerjaan dari seluruh tim.
● Pendidikan minimal S1
 ● Memiliki kemampuan Bahasa Inggris lisan dan tulisan yang baik,
dibuktikan dengan melampirkan sertifikat tes TOEFL dengan skor
minimal 550 atau yang setara
● berpengalaman di bidang MICE selama 10 (sepuluh) tahun
● memiliki sertifikat MICE yang dikeluarkan oleh BNSP dengan kualifikasi
Venue Management yang masih berlaku.
● pernah minimal 5 (lima) kali menangani penyelenggaraan
konferensi/pertemuan internasional, minimal setingkat Eselon 1/Senior
Official yang berasal dari Negara Asing di lingkungan pemerintah
maupun swasta, dibuktikan dengan Surat Referensi dari pengguna jasa.
Salah satunya sebagai Team leader/Project Leader.

b) Koordinator Sekretariat (1 orang)

Bertanggung jawab terhadap seluruh tugas korespondensi dan

administrasi lainnya baik internal maupun eksternal,

● Pendidikan minimal Sl/D4

● Memiliki kemampuan Bahasa Inggris lisan dan tulisan yang baik,
dibuktikan dengan melampirkan sertifikat tes TOEFL dengan skor
minimal 500 atau IELTS skor minimal 5.5 atau yang setara
● berpengalaman di bidang MICE selama minimal 5 tahun
● memiliki sertifikat MICE yang dikeluarkan oleh BNSP dengan Kualifikasi
Logistik yang masih berlaku.
● pernah minimal 3 (tiga) kali menangani penyelenggaraan
konferensi/pertemuan internasional, minimal setingkat Eselon 1/Senior
Official yang berasal dari Negara Asing di lingkungan pemerintah
maupun swasta, dibuktikan dengan Surat Referensi dari pengguna jasa.
c) Koordinator Logistik (1 orang)

Bertanggung jawab terhadap tersedianya seluruh fasilitas, peralatan dan

perlengkapan di seluruh ruangan, membuat jadwal set-up dan
pembongkaran serta mengkoordinasikan dengan seluruh vendor.

● Pendidikan minimal Sl/D4

● Memiliki kemampuan Bahasa Inggris lisan dan tulisan yang baik,
dibuktikan dengan melampirkan sertifikat tes TOEFL dengan skor
minimal 500 atau IELTS skor minimal 5.5 atau yang setara
● berpengalaman di bidang MICE selama minimal 5 tahun
● memiliki sertifikat MICE yang dikeluarkan oleh BNSP dengan Kualifikasi
Logistik yang masih berlaku.
 ● pernah minimal 3 (tiga) kali menangani penyelenggaraan
konferensi/pertemuan internasional, minimal setingkat Eselon 1/Senior
Official yang berasal dari Negara Asing di lingkungan pemerintah
maupun swasta, dibuktikan dengan Surat Referensi dari pengguna jasa.
d) Koordinator Multimedia (1 orang)
Bertanggung jawab terhadap teknis dan layanan operasional multimedia
serta tayangan video mulai dari pra acara sampai dengan hari
pelaksanaan kegiatan, dapat mengoperasikan vmix, multimedia & audio
peripheral, berpengalaman di bidang teknologi livestreaming dalam
kegiatan MICE khususnya kegiatan konferensi secara daring dan
luring yang menggunakan live streaming.
● Pendidikan minimal Sl/D4
● Memiliki kemampuan Bahasa Inggris lisan dan tulisan yang baik,
dibuktikan dengan melampirkan sertifikat tes TOEFL dengan skor
minimal 500 atau IELTS skor minimal 5.5 atau yang setara
● berpengalaman di bidang MICE selama minimal 5 tahun
● memiliki sertifikat MICE yang dikeluarkan oleh BNSP dengan Kualifikasi
Logistic atau Venue Management yang masih berlaku.
● pernah minimal 3 (tiga) kali menangani penyelenggaraan
konferensi/pertemuan internasional, minimal setingkat Eselon 1/ Senior
Official yang berasal dari Negara Asing di lingkungan pemerintah
maupun swasta, dibuktikan dengan Surat Referensi dari pengguna jasa.
Salah satunya sebagai koordinator Layanan Livestreaming dan
Multimedia.

e) Koordinator Broadcasting (1 orang)

Bertanggung jawab terhadap teknis dan operasional layanan
broadcasting serta tayangan video mulai dari pra acara sampai dengan
hari pelaksanaan kegiatan, dapat mengoperasikan vmix, multimedia &
audio peripheral, berpengalaman di bidang teknologi livestreaming
dalam kegiatan MICE khususnya kegiatan konferensi secara daring
dan luring yang menggunakan live streaming.

● Pendidikan minimal Sl/D4

● Memiliki kemampuan Bahasa Inggris lisan dan tulisan yang baik,
dibuktikan dengan melampirkan sertifikat tes TOEFL dengan skor
minimal 500 atau IELTS skor minimal 5.5 atau yang setara
● berpengalaman di bidang MICE selama minimal 5 tahun
 ● memiliki sertifikat MICE yang dikeluarkan oleh BNSP dengan Kualifikasi
Logistic atau Venue Management yang masih berlaku.
● pernah minimal 3 (tiga) kali menangani penyelenggaraan
konferensi/pertemuan internasional, minimal setingkat Eselon 1/ Senior
Official yang berasal dari Negara Asing di lingkungan pemerintah
maupun swasta, dibuktikan dengan Surat Referensi dari pengguna jasa.
Salah satunya sebagai koordinator Layanan Livestreaming dan
Multimedia.

f) Koordinator Produksi (1 orang)

Bertanggungjawab terhadap semua produksi untuk event keseluruhan.

● Pendidikan minimal Sl/D4
● Memiliki kemampuan Bahasa Inggris lisan dan tulisan yang baik,
dibuktikan dengan melampirkan sertifikat tes TOEFL dengan skor
minimal 500 atau IELTS skor minimal 5.5 atau yang setara
● berpengalaman di bidang MICE selama minimal 5 tahun
● memiliki sertifikat MICE yang dikeluarkan oleh BNSP dengan Kualifikasi
Logistic yang masih berlaku.
● pernah minimal 3 (tiga) kali menangani penyelenggaraan
konferensi/pertemuan internasional, minimal setingkat Eselon 1/Senior
Official yang berasal dari Negara Asing di lingkungan pemerintah
maupun swasta, dibuktikan dengan Surat Referensi dari pengguna jasa.

g) Koordinator Teknis (1 orang)

Bertanggungjawab terhadap semua hal yang berkaitan Teknis untuk event

keseluruhan.
● Pendidikan minimal Sl/D4
● Memiliki kemampuan Bahasa Inggris lisan dan tulisan yang baik,
dibuktikan dengan melampirkan sertifikat tes TOEFL dengan skor
minimal 500 atau IELTS skor minimal 5.5 atau yang setara
● berpengalaman di bidang MICE selama minimal 5 tahun
● memiliki sertifikat MICE yang dikeluarkan oleh BNSP dengan Kualifikasi
Venue Management atau Stand Building yang masih berlaku.
● pernah minimal 3 (tiga) kali menangani penyelenggaraan
konferensi/pertemuan internasional, minimal setingkat Eselon 1/Senior
Official yang berasal dari Negara Asing di lingkungan pemerintah
maupun swasta, dibuktikan dengan Surat Referensi dari pengguna jasa.
h) Koordinator Registrasi (1 orang)

Bertanggung jawab terhadap manajemen registrasi untuk pendaftaran

peserta daring maupun luring, berkoordinasi mengenai daftar undangan,
berkoordinasi terkait seating arrangement dan menjadi pusat database
selama penyelenggaraan kegiatan.

● Pendidikan minimal Sl/D4

● Memiliki kemampuan Bahasa Inggris lisan dan tulisan yang baik,
dibuktikan dengan melampirkan sertifikat tes TOEFL dengan skor
minimal 500 atau IELTS skor minimal 5.5 atau yang setara
● berpengalaman di bidang MICE selama minimal 5 tahun
● memiliki sertifikat MICE yang dikeluarkan oleh BNSP dengan Kualifikasi
Registrasi Event yang masih berlaku.
● pernah minimal 3 (tiga) kali menangani penyelenggaraan
konferensi/pertemuan internasional, minimal setingkat Eselon 1/ Senior
Official yang berasal dari Negara Asing di lingkungan pemerintah
maupun swasta, dibuktikan dengan Surat Referensi dari pengguna jasa.

i) Koordinator IT (1 orang)
Bertanggungjawab terhadap perihal IT dan Teknis
● Pendidikan minimal Sl/D4
● Memiliki kemampuan Bahasa Inggris lisan dan tulisan yang baik,
dibuktikan dengan melampirkan sertifikat tes TOEFL dengan skor
minimal 500 atau IELTS skor minimal 5.5 atau yang setara
● berpengalaman di bidang MICE selama minimal 5 tahun
● memiliki sertifikat MICE yang dikeluarkan oleh BNSP dengan Kualifikasi
Venue Management yang masih berlaku.
● Memiliki sertifikat Cisco Webex yang masih berlaku
● pernah minimal 3 (tiga) kali menangani penyelenggaraan
konferensi/pertemuan internasional, minimal setingkat Eselon 1/ Senior
Official yang berasal dari Negara Asing di lingkungan pemerintah
maupun swasta, dibuktikan dengan Surat Referensi dari pengguna jasa.

k) Koordinator Protokoler

Berkoordinasi dengan protokoler Menteri dan HoD (Head of Delegation)

atau tamu penting lainnya

● Pendidikan minimal Sl/D4

 ● Memiliki kemampuan Bahasa Inggris lisan dan tulisan yang baik,
dibuktikan dengan melampirkan sertifikat tes TOEFL dengan skor
minimal 500 atau IELTS skor minimal 5.5 atau yang setara
● berpengalaman di bidang MICE selama minimal 5 tahun
● memiliki sertifikat MICE yang dikeluarkan oleh BNSP dengan kualifikasi
Venue Management yang masih berlaku.
● pernah minimal 3 (tiga) kali menangani penyelenggaraan
konferensi/pertemuan internasional, minimal setingkat Eselon 1/Senior
Official yang berasal dari Negara Asing di lingkungan pemerintah
maupun swasta, dibuktikan dengan Surat Referensi dari pengguna jasa.

l) Koordinator Layanan Bandara & Transportasi

Bertanggungjawab terhadap teknis ground handling saat di bandara,
penjemputan dan penghantaran
● Pendidikan minimal Sl/D4
● Memiliki kemampuan Bahasa Inggris lisan dan tulisan yang baik,
dibuktikan dengan melampirkan sertifikat tes TOEFL dengan skor
minimal 500 atau IELTS skor minimal 5.5 atau yang setara
● berpengalaman di bidang MICE selama minimal minimal 5 tahun
● memiliki sertifikat MICE yang dikeluarkan oleh BNSP dengan Kualifikasi
Logistic atau Venue Management yang masih berlaku.
● pernah minimal 3 (tiga) kali menangani penyelenggaraan
konferensi/pertemuan internasional, minimal setingkat Eselon 1/ Senior
Official yang berasal dari Negara Asing di lingkungan pemerintah
maupun swasta, dibuktikan dengan Surat Referensi dari pengguna jasa.

Seluruh tenaga ahli Team Leader/Project Leader dan koordinator wajib

melampirkan Curriculum Vitae (CV), hasil scan KTP, NPWP, ijazah, sertifikat
keahlian surat lulus uji kompetensi, sertifikat TOEFL, referensi dari pemberi
Kerja, Bukti Pajak (form 1721-A1) dan surat pernyataan bersedia hadir &
bertugas pada saat penyelenggaraan kegiatan.

2. Tenaga Pendukung

a) Show Director dalam Sidang TIIWG (1 orang)

● Pendidikan minimal D3 dari semua jurusan.
● Memiliki pengalaman dalam menangani konferensi internasional minimal
satu kali sebagai Show Director.

b) Show Director dalam Social Function (1 orang)

 ● Pendidikan minimal D3 dari semua jurusan.
● Memiliki pengalaman dalam menangani Social Function yang bersifat
internasional minimal satu kali sebagai Show Director.

c) Stage Manager dalam Social Function (1 orang)

● Pendidikan minimal D3 dari semua jurusan.
● Memiliki pengalaman dalam menangani Social Function yang bersifat
internasional minimal satu kali sebagai Stage Manager.

d) Staff Broadcast (2 orang)

e) Staff Produksi (3 orang)
f) Staff Teknis (5 orang)
g) Staff Registrasi (2 orang)
h) Runner/operator/crew (6 orang)
i) Staff IT (Host Webex) (1 orang)
j) Staff IT (Visual Jockey) (2 orang)
k) Stage Crew (7 orang)
l) Crew Talent (3 orang)

Seluruh Staff Pendukung wajib melampirkan Curriculum Vitae (CV), hasil scan
KTP, NPWP, ijazah, sertifikat TOEFL/ IELTS,dan surat pernyataan bersedia
hadir & bertugas pada saat penyelenggaraan kegiatan. Khusus untuk staf
pendukung bidang IT dan Teknis harus memiliki sertifikat Cisco Webex yang
masih berlaku.

G. TAHAPAN KEGIATAN DAN TIMELINE

No Uraian Tahapan Pelaksanaan Bulan

1 2
1. Persiapan dan Rapat Koordinasi
2. Pendaftaran dan Kegiatan Persiapan Protokoler,
Kekonsuleran, Persidangan, Kegiatan Pendukung
3. Gladi Resik dan Penyelenggaraan
4. Rapat Evaluasi pasca Pelaksanaan dan Penyusunan
laporan
---