PENCATATAN DAN PELAPORAN

No. Dokumen :
No. Revisi :
SPO Tanggal Terbit:
Halaman :
UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda
PARIANGAN NIP.19700624 200012 2 001

1. Tujuan Untuk mendapatkan semua data hasil kegiatan puskesmas (termasuk puskesmas
pembantu, PKD, Posyandu, Puskesling dan lain-lain) dan data yang berkaitan,
serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya (Dinas
Kesehatan Kabupaten) sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala dan
teratur guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan Masyarakat.
2. Kebijakan Pelaksanaan pencatatan dan pelapoan puskesmas mengacu pada langkah-
langkah pada SPO
3. Definisi  Sistem Pencatatan dan pelaporan adalah pencatatan dan pelaporan yang
harus dibuat oleh puskesmas dan direkapitulasi di setiap tingkat dengan
waktu tertentu yang merupakan sistem atau satu kesatuan yang terdiri dari
komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan
tertentu yang merupakan gabungan berbagai macam kegiatan upaya
pelayanan kesehatan puskesmas, sehingga dapat dihindarkan adanya
pencatatan maupun pelaporan lain yang akan memperberat beban kerja
petugas puskesmas.
4. Prosedur 1. Pelaksana program mencatat setiap kegiatan pada buku registrasi yang
ada,
2. Pelaksana program mengolah data hasil kegiatan.
3. Pelaksana program mengisi format laporan sistem pencatatan dan
pelaporan puskesmas sesuai kegiatannya berkoordinasi dengan
koordinator sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas paling lambat
setiap tanggal 25 bulan berikutnya sebanyak 3 lembar (rangkap 3) yang
ditujukan kepada :
a) Lembar 1 : untuk kepala seksi program yang bersangkutan.
b) Lembar 2 : Untuk koordinator sistem pencatatan dan pelaporan
puskesmas yang harus disampaikan ke koordinator sistem pencatatan
pelaporan puskesmas di Kabupaten.
c) Lembar 3 : Untuk arsip di Puskesmas yang disimpan oleh
koordinator sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di puskesmas.
4. Pelaksana program melaporkan setiap kegiatan kepada penanggung
jawab program,
5. Penanggung jawab program menerima laporan dari pelaksana program,
6. Penanggung jawab program mengadakan evaluasi laporan dari pelaksana
program,
7. Penanggung jawab pogram mencatat hasil laporan kegiatan program,
8. Penangung jawab program melaporkan hasil kegiatan program kepada
kepala puskesmas,
9. Kepala Puskesmas menerima laporan hasil kegiatan program dari
penanggung jawab program,
10. Kepala Puskesmas menanda tangani laporan hasil kegiatan program,
 11. Kepala Puskesmas menyerahkan laporan hasil kegitan program kepada
Ka TU untuk diberi cap puskesmas,
12. Ka TU membubuhi cap Puskesmas pada laporan hasil kegiatan program,
13. Ka TU memberi nomor surat keluar pada laporan kegiatan program,
14. Ka TU mencatat laporan kegiatan program pada buku laporan kegiatan
program,
15. Ka TU menyerahkan laporan kegiatan program kepada penanggung
jawab program,
16. Penanggung jawab program menerima laporan kegiatan program dari Ka
TU,
17. Penanggungung jawab program mengirim laporan kegiatan program ke
DKK,
18. Penangung jawab program meminta tanda bukti bahwa laporan sudah
dikirim,Penanggung jawab program menyerahkan bukti pengiriman
laporan ke Ka TU
19. Ka TU mengarsip bukti pengiriman laporan,
5. Referensi Depkes RI, Tahun 1995, Pedoman Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
Propinsi Jawa Tengah, Jakarta.
6. Dokumen Terkait a. Data hasil kegiatan
b. Format laporan
7. Distribusi  Bidan Koordinator
 Bidan Puskesmas
 Bidan Desa
 Koordinator Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
 Koordinator Admen

9. Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan

Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan

Harapan Pelanggan Program BP
UMUM.
No. Dokumen :
 No. Revisi :

SPO Tanggal Terbit:

PROMOSI
KESEHATAN
Halaman :

UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda

PARIANGAN NIP.19700624 200012 2 001

1. Tujuan Sebagai pedoman dalam melaksanakan pengumpulan informasi harapan

pelanggan Program KIA. KB.
2. Ruang lingkup Puskesmas, Puskesmas Pembantu, dan Poskesdes/ PKD.
3. Definisi  Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Program
BP UMUM adalah: pengumpulan informasi dalam rangka mengetahui
harapan pelanggan terhadap pelayanan BP UMUM,(pelayaan ANC,
Imunisasi ibu hamil dan bayi, ibu nifas, ....., pelayana KB suntik,
inplan,.....),
 Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Program
BP UMUM melalui kotak saran, survey pelanggan dengan
menggunakan kuesioner sebagai panduan wawancara, informasi
langsung dari pelanggan melalui berbicara langsung, telpon dan pesan
singkat (SMS).
 Pelaksana Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan
Program BP UMUM. dilaksanakan oleh bidan koordinator, bidan
Puskesmas maupun bidan di desa.
 Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Program
BP UMUM. melalui kotak saran, informasi langsung dari pelanggan
melalui berbicara langsung, telpon dan pesan singkat (SMS),
dilaksanakan setiap hari baik didalam gedung maupun diluar gedung,
baik hari kerja maupun diluar hari kerja, sedangkan survey pelanggan
dengan menggunakan kuesioner sebagai panduan wawancara
dilaksanakan di dalam gedung Puskesmas setiap hari Kamis genap,
dengan sampel 25 % pasien/ klien yang datang.
4. Prosedur A. Pengumpulan informasi melalui kotak saran,
1. Koordinator kelompok kerja administrasi dan manajemen (admin)
Puskesmas membuka kotak saran Puskesmas setiap bulan,
2. Koordinator admen merekap isi kotak saran didalam rekapan harapan
pelanggan Puskesmas,
3. Koordinator admen memisahkan/ memilah- milah sesuai dengan kelompok
kerja proram,
4. Koordinator admen memberikan rekapan kotak saran sesuai dengan
kelompok kerja,
5. Koordinator program BP UMUM/ bdan koordinator menerima rekapan
kotak saran, dan dimasukan kedalam rekapan kelompok program BP
UMUM.,
6. Bidan koordinator menandatangani tanda terima penyerahan dari
koordinator admen,
B. Informasi langsung dari pelanggan.
1. Bidan koordinator menerima informasi harapan pelanggan program BP
UMUM, dari karyawan Puskesmas,
 2. Bidan koordinator memasukan harapan pelanggan dari karyawan
Puskesmas kedalam rekapan koordinator,
3. Bidan koordinator menandatangai informasi dari karyawan Puskesmas
didalam rekapan harapan pelanggan individu karyawan,
4. Bidan kordinator, bidan Puskesmas dan bidan didesa menerima informasi
langsung dari pelanggan, baik bicara langsung, telpon maupun SMS,
5. Informasi dari pelanggan direkap kedalam rekapan harapan pelanggan
setiap individu bidan,
6. Bidan Puskesmas, bidan di desa menyerahkan informasi harapan
pelanggan individu kebidan koordinator,
7. Bidan koordinator menerima rekapan hapapan pelanggan secara individu
direkap kedalam rekapan koordinator,
8. Bidan koordinator menandatangani serah terima harapan pelanggan
individu kedalam rekapan individu,
9. Bidan koordinator setiap akhir bulan mengundang bidan Puskesmas, bidan
didesa untuk membahas hasil harapan pelanggan program BP UMUM,
10. Bidan koordinator, bidan Puskesmas dan bidan didesa membahas hasil
rekapan koordinator harapan pelanggan pelayanan program BP UMUM,
11. Bidan koordinator, bidan Puskesmas, bidan desa membuat rencana tindak
lanjut hasil pembahasan harapan pelanggan,
12. Bidan koordinator membagi tugas kepada bidan Puskesmas, bidan desa
didalam menyelesaikan permasalahan harapan pelanggan,
13. Bidan Puskesmas dan bidan desa melaksanakan kegiatan sesuai dengan
pembagian tugas yang telah diterima dengan mencatat pada buku kegiatan
individu,
14. Bidan koordinator melapor kepada kepala Puskesmas tentang hasil
bahasan harapan pelanggan program BP UMUM,
15. Kepala Puskesmas meneliti dan memberi umpan balik atas laporan bidan
koordinator.

5. Diagram Alir
6. Referensi Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat, Kementrian
Pendayaan Aparatur Negara RI, 2004.
7. Dokumen Terkait  Rekapan harapan pelanggan individu,
 Rekapan harapan pelanggan koordinator,
 Rekapan harapan pelanggan Puskesmas,
8. Distribusi  Bidan koordinator,
 Bidan Puskesmas,
 Bidan di desa,
 Koordinator admen.

9. Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan
 PENCATATAN DAN PELAPORAN
No. Dokumen :
No. Revisi :
SPO Tanggal Terbit:
Halaman :
UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda
PARIANGAN NIP.19700624 200012 2 001
8. Tujuan Didapatinya semua data hasil kegiatan puskesmas (termasuk puskesmas
pembantu, PKD, Posyandu, Puskesling dan lain-lain) dan data yang
berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi
diatasnya (Dinas Kesehatan Kabupaten) sesuai dengan kebutuhan secara
benar, berkala dan teratur guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan
Masyarakat.
9. Kebijakan 1. Pelaksanaan system pencatatan dan pelaporan puskesmas mengacu pada
langkah-langkah dalam SOP
10. Definisi  Sistem Pencatatan dan pelaporan adalah pencatatan dan pelaporan yang
harus dibuat oleh puskesmas dan direkapitulasi di setiap tingkat dengan
waktu tertentu yang merupakan sistem atau satu kesatuan yang terdiri dari
komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan
tertentu yang merupakan gabungan berbagai macam kegiatan upaya
pelayanan kesehatan puskesmas, sehingga dapat dihindarkan adanya
pencatatan maupun pelaporan lain yang akan memperberat beban kerja
petugas puskesmas.
11. Prosedur 1. Pelaksana pogram mencatat setiap kegiatan pad buku catatan
kegiatan harian,
3. Pelaksana program melaporkan kegiatan yang sudah dilaksanakan
kepada penanggung jawab program,
5. Penangung jawab program mencatat setiap kegiatan pada buku
registrasi yang ada,
4. Penanggung jawab program menerima laporan dari pelaksana
program,
6. Penagnggung jawab program mengadakan bimbingan terhadap
pelaksanan program,
8. Penanggung jawab program mengolah data hasil kegiatan,
10. Penanggung jawab program mengisi format laporan sistem
pencatatan dan pelaporan puskesmas sesuai kegiatannya,
12. Penanggung jawab program berkoordinasi dengan penanggung
jawab sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas paling lambat
setiap tanggal 25 bulan berikutnya sebanyak 3 lembar (rangkap 3)
yang ditujukan kepada :
a. Lembar 1 : untuk kepala seksi program yang bersangkutan.
b. Lembar 2 : Untuk koordinator sistem pencatatan dan
pelaporan puskesmas yang harus disampaikan ke koordinator
sistem pencatatan pelaporan puskesmas di Kabupaten.
c. Lembar 3 : Untuk arsip di Puskesmas yang disimpan oleh
koordinator sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di
puskesmas.
14. Penanggung jawab sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas
mengirimkan laporan tersebut ke koordinator sistem pencatatan dan
pelaporan puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten paling lambat
tanggal 5 bulan berikutnya,
16. Penanggung jawab system pencatatan dan pelaporan meminta tanda
bukti pengiriman laporan sudah sampai,
18. Penanggung jawab sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas
mengarsip tanda bukti laporan,
19. Diagram Alir

20. Referensi Depkes RI, Tahun 1995, Pedoman Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Puskesmas Propinsi Jawa Tengah, Jakarta.
21. Dokumen c. Data hasil kegiatan
Terkait d. Format laporan
22. Distribusi  Pelaksana kegiatan program
 Koordinator Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
 Koordinator Admen
 PENCATATAN DAN PELAPORAN Disyahkan oleh
Kepala Puskesmas
No. Kode :
DAFTAR No. Revisi ::
Terbitan

TILIK Tgl. Mulai : Dr.Fitria Ananda

berlaku
NIP.19700624 200012 2 001
Halaman :
UPT PUSKESMAS
PARIANGAN

No. UraianKegiatan Ya Tidak Tidak

Berlaku
Apakah?
1 Pelaksana pogram mencatat setiap kegiatan pad buku catatan
kegiatan harian,
2 Pelaksana program melaporkan kegiatan yang sudah dilaksanakan
kepada penanggung jawab program,
3 Penangung jawab program mencatat setiap kegiatan pada buku
registrasi yang ada,
4 Penanggung jawab program menerima laporan dari pelaksana
program,
5 Penagnggung jawab program mengadakan bimbingan terhadap
pelaksanan program,
6 Penanggung jawab program mengolah data hasil kegiatan,
7 Penanggung jawab program mengisi format laporan sistem
pencatatan dan pelaporan puskesmas sesuai kegiatannya,
8 Penanggung jawab program berkoordinasi dengan penanggung
jawab sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas paling lambat
setiap tanggal 25 bulan berikutnya sebanyak 3 lembar (rangkap 3)
yang ditujukan kepada :
 Lembar 1 : untuk kepala seksi program yang bersangkutan.
 Lembar 2 : Untuk koordinator sistem pencatatan dan
pelaporan puskesmas yang harus disampaikan ke
koordinator sistem pencatatan pelaporan puskesmas di
Kabupaten.
 Lembar 3 : Untuk arsip di Puskesmas yang disimpan oleh
koordinator sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di
puskesmas.
9 Penanggung jawab sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas
mengirimkan laporan tersebut ke koordinator sistem pencatatan
dan pelaporan puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten paling
lambat tanggal 5 bulan berikutnya,
10 Penanggung jawab system pencatatan dan pelaporan meminta
tanda bukti pengiriman laporan sudah sampai,
11 Penanggung jawab sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas
mengarsip tanda bukti laporan,
 JUMLAH

Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan

Pelanggan Program BP UMUM.
No. Dokumen :
SPO No. Revisi :
Tanggal Terbit:
Promosi
Kesehatan Halaman :
UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda
PARIANGAN NIP.19700624 200012 2 001

1. Tujuan Sebagai pedoman dalam melaksanakan pengumpulan informasi harapan pelanggan

Program KIA. KB.
2. Ruang lingkup Puskesmas, Puskesmas Pembantu, dan Poskesdes/ PKD.
3. Definisi  Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Program BP
UMUM adalah: pengumpulan informasi dalam rangka mengetahui
harapan pelanggan terhadap pelayanan BP UMUM, (pelayaan ANC,
Imunisasi ibu hamil dan bayi, ibu nifas, ....., pelayana KB suntik,
inplan,.....),
 Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Program BP
UMUM melalui kotak saran, survey pelanggan dengan menggunakan
kuesioner sebagai panduan wawancara, informasi langsung dari
pelanggan melalui berbicara langsung, telpon dan pesan singkat (SMS).
 Pelaksana Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan
Program BP UMUM. dilaksanakan oleh bidan koordinator, bidan
Puskesmas maupun bidan di desa.
 Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Program BP
UMUM. melalui kotak saran, informasi langsung dari pelanggan melalui
berbicara langsung, telpon dan pesan singkat (SMS), dilaksanakan setiap
hari baik didalam gedung maupun diluar gedung, baik hari kerja maupun
diluar hari kerja, sedangkan survey pelanggan dengan menggunakan
kuesioner sebagai panduan wawancara dilaksanakan di dalam gedung
Puskesmas setiap hari Kamis genap, dengan sampel 25 % pasien/ klien
yang datang.
4. Prosedur C. Pengumpulan informasi melalui kotak saran,
1. Koordinator kelompok kerja administrasi dan manajemen (admin)
Puskesmas membuka kotak saran Puskesmas setiap bulan,
2. Koordinator admen merekap isi kotak saran didalam rekapan harapan
pelanggan Puskesmas,
3. Koordinator admen memisahkan/ memilah- milah sesuai dengan kelompok
kerja proram,
4. Koordinator admen memberikan rekapan kotak saran sesuai dengan
kelompok kerja,
5. Koordinator program BP UMUM/ bdan koordinator menerima rekapan
kotak saran, dan dimasukan kedalam rekapan kelompok program BP
UMUM.,
6. Bidan koordinator menandatangani tanda terima penyerahan dari
koordinator admen,
D. Informasi langsung dari pelanggan.
 1. Bidan koordinator menerima informasi harapan pelanggan program BP
UMUM, dari karyawan Puskesmas,
2. Bidan koordinator memasukan harapan pelanggan dari karyawan
Puskesmas kedalam rekapan koordinator,
3. Bidan koordinator menandatangai informasi dari karyawan Puskesmas
didalam rekapan harapan pelanggan individu karyawan,
4. Bidan kordinator, bidan Puskesmas dan bidan didesa menerima informasi
langsung dari pelanggan, baik bicara langsung, telpon maupun SMS,
5. Informasi dari pelanggan direkap kedalam rekapan harapan pelanggan
setiap individu bidan,
6. Bidan Puskesmas, bidan di desa menyerahkan informasi harapan pelanggan
individu kebidan koordinator,
7. Bidan koordinator menerima rekapan hapapan pelanggan secara individu
direkap kedalam rekapan koordinator,
8. Bidan koordinator menandatangani serah terima harapan pelanggan
individu kedalam rekapan individu,
9. Bidan koordinator setiap akhir bulan mengundang bidan Puskesmas, bidan
didesa untuk membahas hasil harapan pelanggan program BP UMUM,
10. Bidan koordinator, bidan Puskesmas dan bidan didesa membahas hasil
rekapan koordinator harapan pelanggan pelayanan program BP UMUM,
11. Bidan koordinator, bidan Puskesmas, bidan desa membuat rencana tindak
lanjut hasil pembahasan harapan pelanggan,
12. Bidan koordinator membagi tugas kepada bidan Puskesmas, bidan desa
didalam menyelesaikan permasalahan harapan pelanggan,
13. Bidan Puskesmas dan bidan desa melaksanakan kegiatan sesuai dengan
pembagian tugas yang telah diterima dengan mencatat pada buku kegiatan
individu,
14. Bidan koordinator melapor kepada kepala Puskesmas tentang hasil bahasan
harapan pelanggan program BP UMUM,
15. Kepala Puskesmas meneliti dan memberi umpan balik atas laporan bidan
koordinator.

16. Diagram Alir

17. eferensi Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat, Kementrian
Pendayaan Aparatur Negara RI, 2004.
18. Dokumen  Rekapan harapan pelanggan individu,
Terkait
 Rekapan harapan pelanggan koordinator,
 Rekapan harapan pelanggan Puskesmas,
19. Distribusi  Bidan koordinator,
 Bidan Puskesmas,
 Bidan di desa,
 Koordinator admen.

9. Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan