Doc.

Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 1 of
Page
17

1. Latar Belakang
Dalam hal potensi atau diketahui produk yang tidak aman / tidak sesuai yang berada di
luar kendali langsung Cargill. Cargill harus secara cepat dan tegas bertindak atas
pemberitahuan untuk mencegah, menghilangkan, atau mengurangi kemungkinan bahaya
bagi konsumen dan melindungi reputasi mereknya.

2. Tujuan
2.1 Produk Recall:
• Untuk memberikan panduan untuk melaksanakan penarikan dan penghapusan produk
makanan yang gagal memenuhi persyaratan keamanan Pangan atau peraturan negara
tertentu dari rantai distribusi dan memberi tahu pelanggan (Jika perlu) tentang
keberadaan makanan yang tidak aman di pasar dan memastikan bahwa makanan yang
tidak aman akan dihancurkan atau dibuat aman
• Untuk memungkinkan dan memfasilitasi penarikan lengkap dan tepat waktu atau
penarikan kembali banyak produk akhir yang telah diidentifikasi sebagai produk tidak
aman dari distributor atau dari pelanggan masing-masing.
• Untuk meresmikan proses yang dengannya:
a. Banyak produk tertentu dapat diambil
b. Jumlah yang diambil dapat disesuaikan terhadap kuantitas yang dikirim; Dan
c. Produk yang ditarik kembali dapat dibuang dengan benar
2.2 Traceability & mock recall
• Untuk memastikan bahwa kontrol keterlacakan yang sesuai diberlakukan melalui
seluruh proses manufaktur, yaitu identifikasi dan keterlacakan bahan baku, bahan
kemasan, perantara (Work in Progress) dan produk Jadi selama semua tahap produksi,
penyimpanan dan distribusi.
• Untuk menggambarkan prosedur mock recall yang bertujuan untuk membangun
kemampuan dan kesiapsiagaan yang tepat dalam bisnis untuk secara efektif menangani
penarikan kembali jika dan saat diperlukan

3. Ruang Lingkup
Dalam lingkup prosedur ini semua produk akhir yang terkena dampak karena masalah
keamanan pangan atau peraturan yang diproduksi dalam bisnis CASC dan FIBI di APAC,
di pabrik Cargill serta di pabrik Produsen Eksternal.

4. Peran dan Tanggung Jawab

APAC FSQR leads bertanggung jawab untuk menyetujui prosedur.
Location FSQR leads, FSQR functional leads and Business staff bertanggung jawab untuk
memastikan prosedur diimplementasikan dan diikuti di seluruh mill/fungsional
Recall Team (Terdiri dari: Managing Director, (Regional) Operations Manager, Country
Representative, Communications lead, Legal lead, Sub-region FSQR operations Lead,
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 2 of
Page
17

FSQR Customer Value lead, Plant Manager, Site FSQR lead, Supply Chain lead, Logistics
lead, customer service lead, Country Regulatory lead): membuat keputusan akhir untuk
menarik atau mengambil produk dari pasar.
Business Managing Director: Berwenang untuk melakukan recall atau withdrawl.
Country Representative bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan Lembaga
Pemerintah yang bersangkutan tentang informasi apa pun yang berkaitan dengan
Penarikan Produk.
Communication lead bertanggung jawab is responsible untuk menandatangani
komunikasi eksternal kepada pelanggan, pemerintah, badan pengawas, dll. Team
Corporate perusahaan harus dihubungi jika diperlukan.
Legal team bertanggung jawab untuk meninjau kontrak, komunikasi, dan konten terkait
lainnya untuk memastikan kepatuhan bisnis dan hukum setiap saat.
Sub-region FSQR Operations Lead:
- Memimpin tim recall.
- Bertanggung jawab untuk mengawasi semua kegiatan penarikan kembali
- Bertanggung jawab untuk menyetujui disposisi akhir produk yang diambil.
FSQR Customer Value Lead bertanggung jawab untuk mengoordinasikan komunikasi
pelanggan (selaras dengan tindakan komite Recall) tentang lokasi volume produk yang
relevan di tangan mereka dan di pasar dan tindakan yang diperlukan untuk menunda atau
menarik kembali produk dari pasar.
Plant Manager bertanggung jawab untuk memulai, menyetujui, berkomunikasi,
melaksanakan, dan mengakhiri penarikan produk di lokasi. Bertanggung jawab untuk
mengerjakan ulang atau membuang produk sebagaimana ditentukan oleh Sub-region
FSQR Operations Lead.
Procurement lead bertanggung jawab untuk memberi tahu vendor jika penarikan
kembali disebabkan oleh bahan baku, periksa inventaris dan kontrol dan buang / blokir
stok tersebut
Customer Service manager/lead mengacu pada stok, dikonfirmasi rincian kontak
pelanggan terakhir, produk dalam rantai pasokan, dalam distribusi dan pergudangan dan
menginformasikan status pada manajer pabrik
Production Supervisor bertanggung jawab memimpin investigasi (Analisa akar masalah,
RCA) yang menyebabkan produk ditarik Kembali, termasuk peninjauan catatan proses
produksi produk suspect yang dapat dipanggil kembali. Identifikasi dan implementasi
CAPAs yang cepat
Site FSQR lead:
- Bertindak sebagai penghubung selama recall, membuat laporan tentang prosedur
recall.
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 3 of
Page
17

- Berkoordinasi dengan Laboratorium tentang analisis sampel produk suspect.

- Mendukung Production Supervisor pada penyelidikan dan RCA untuk mencegah
pengulangan insiden yang sama.
Warehouse supervisor bertanggung jawab untuk penyimpanan, pelabelan yang tepat,
dan pengamanan produk suspect yang diambil dari pasar. Berkomunikasi dengan
atasannya tentang tindakan lebih lanjut yang akan diambil.
FSQR support teams (microbiology CoE lead APAC, Regulatory Affairs lead APAC, dll):
bertanggung jawab untuk mendukung (mikro, kimia, dan peraturan) terkait penilaian
resiko untuk mendukung pengambilan keputusan.

5. Istilah – Istilah
RT number: Nomor Penerimaan
TLO number: Truck Loading order
Product Recalls: Pengambilan produk ketika ada insiden keamanan makanan atau
ketidakpatuhan peraturan yang diketahui atau dicurigai dan produk tidak lagi berada dalam
kontrol langsung Cargill dan tersedia untuk pengguna akhir.
Product Withdrawal: Pengambilan produk ketika ada insiden keamanan makanan atau
ketidakpatuhan peraturan yang diketahui atau dicurigai dan produk tidak lagi berada dalam
kontrol langsung Cargill, tetapi tidak tersedia untuk pengguna akhir (misalnya dengan
distributor).
Product Recovery: Pengambilan produk ketika ada insiden ketidaksesuaian kualitas yang
diketahui atau dicurigai dan produk tidak lagi dalam kontrol langsung Cargill apakah tersedia
untuk pengguna akhir atau tidak.
Strategi pengambilan harus digunakan hanya untuk recall dan withdrawals, pemulihan produk
tidak perlu mengikuti prosedur recall yang lengkap.
Traceability kemampuan untuk melacak makanan, pakan, hewan penghasil makanan atau zat
yang akan digunakan untuk konsumsi, melalui semua tahap produksi, pengolahan dan
distribusi.

Traceability Exercises adalah tes yang dilakukan untuk menilai apakah semua bahan dalam
lingkup dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan. Latihan ketertelusuan berbeda dari
Mock Recall, namun merupakan bagian darinya.

Mock Recall: adalah latihan rutin untuk menilai proses recall dan tanggapan. Mock Recall
Menguji efektivitas rencana recall, sistem keterlacakan, dan prosedur yang terlibat dengan
recall.

Mass Balance rekonsiliasi jumlah bahan baku yang masuk terhadap jumlah yang digunakan
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 4 of
Page
17

dalam produk jadi yang dihasilkan, mempertimbangkan kerugian proses, limbah, dan
pengerjaan ulang.

Mass balance tolerance adalah jumlah variasi / penyimpangan yang diperbolehkan dari
kuantitas yang ditentukan, dinyatakan sebagai persentase. Ini mendefinisikan toleransi bahwa
tes keseimbangan massa harus berada di dalam untuk tes yang akan dilewati.

6. PROCEDURE
6.1 Inisiasi penarikan makanan
⑴ Recall dapat dimulai sebagai hasil dari laporan/keluhan yang dirujuk ke Cargill dari
berbagai sumber.
⑵ Adalah tanggung jawab setiap anggota staf untuk menyadari produk yang tidak aman
dan memberi tahu manajer jika mengalami masalah potensial dari salah satu sumber
berikut:
Sumber External
a. Customers complaints or feedback
b. Distributor
c. Government agencies (Regulators)
d. Sumber medis
e. Media
f. Informasi dari Supplier
Sumber Internal

a. Sales staff/customer service

b. Operator feedback
c. Quality control test results
d. Kerusakan atau bagian yang hilang dari peralatan
e. Masalah dengan sampel referensi

6.1.1 AP003 Prosedur manajemen kejadian harus digunakan untuk mengeskalasi dan
mengkomunikasikan kejadian / ketidaksesuaian:
1) Eskalasi Kejadian dan Dampak
Semua peristiwa atau dampak yang tercantum di bawah ini harus dilaporkan segera
setelah terjadi.
Significant* harus segera dilaporkan ke pimpinan FSQR sub-region dan pimpinan Operasi
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 5 of
Page
17

mill, dan ke Pemimpin APAC dalam 1 jam.

Important* harus dilaporkan ke pimpinan FSQR sub-region dan pimpinan Operasi mill
dalam 2 jam, dan ke Pemimpin APAC dalam 4 jam.
Moderate* harus dilaporkan ke pimpinan FSQR sub-region dan pimpinan Operasi mill
dalam 4 jam, dan ke Pemimpin APAC dalam 24 jam.

Status Tingkat Contoh FIBI-

Deskripsi Contoh Revisi Enablon
Produk Keparahan CASC AP
•Produk di luar kendali • • penyakit
Cargill yang menyebabkan E.Coli/Salmonella/Listeria atau kematian
penyakit atau kematian Reported Illness manusia
Significant
pada manusia atau hewan
Class I
(tingkah laku hewan atau • Kematian dilaporkan
• kematian
kematian besar pada terkait dengan konsumsi
hewan
ternak) produk Cargill
•Peristiwa atau risiko yang • Kesejahteraan hewan
berdampak buruk pada atau pemberitahuan
pelanggan atau reputasi kesehatan masyarakat
• penarikan
merek Cargill (misalnya: mengenai atau terkait Significant
produk atau
kesejahteraan hewan atau dengan produk Cargill (Class I)
pasaran
pemberitahuan kesehatan
Produk di luar kendali Cargil

• Surat peringatan resmi

masyarakat; penarikan
pemerintah
produk yang signifikan)
• Penghentian fasilitas • Penghapusan izin
• pelanggaran
untuk waktu yang lama fasilitas/fasilitas Significant
peraturan
karena tindakan penegakan pemerintah untuk (Class I)
utama
peraturan beroperasi
• Tes patogen positif
praduga pada produk
Berpotensi
yang telah keluar dari
• Produk berpotensi menyebabkan
kontrol Cargill Important (Class
menyebabkan penyakit penyakit pada
II)
pada manusia atau hewan • Bahaya fisik yang manusia atau
diidentifikasi sebagai hewan
kemungkinan dalam
produk yang dikirim
• Mislabeling
• Setiap
diidentifikasi oleh badan
• Pengambilan produk produk akhir
pengawas, membutuhkan
Cargill karena keamanan Important (Class FS atau
penarikan kembali
pangan atau II) peratiuran NC
• Penarikan full produk
ketidakpatuhan peraturan di luar kendali
karena pengujian
Cargill
patogen
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 6 of
Page
17

• Penarikan kembali atau

• Setiap
• Identifikasi peristiwa atau penarikan produk Cargill
penolakan
risiko yang berpotensi yang berdampak pada
Important (Class pelanggan jika
mempengaruhi pelanggan beberapa pelanggan
II) nilai > USD
utama, pemasok, atau • Recall yang akan
10K, atau oleh
penyedia layanan mempengaruhi mitra
CE
bisnis utama
• Setiap
produk akhir
• Pemberitahuan
FS atau
pelanggan tentang
peratiuran NC
produk off-spec
di luar kendali
Cargill
• Setiap
keluhan
• Peristiwa atau risiko
Berulang
Produk moderat yang diidentifikasi
(keluhan yang
dalam Pelanggan, pihak ke-3, Moderate (Class
sama pada
kendali melalui audit/inspeksi III)
batch yang
Cargill Peraturan, atau Fasilitas
• Positif Patogen berbeda)
Keamanan Pangan
diidentifikasi selama • Hasil
pemantauan lingkungan Patogen
positif di zona
2, 3, dan 4.
• EB OOS >5%
selama
periode
sebulan

Basis on the above aspects recall shall be escalated in Enablon tool.

6.1.2 Mill FSQR lead, setelah diberitahu tentang kejadian / (potensi) ketidaksesuaian
produk akhir yang berada di luar kendali Cargill (yaitu dirilis dan telah meninggalkan
tempat Cargill), harus mempertimbangkan sejauh mana masalah dan memutuskan
apakah ada kemungkinan produk akhir perlu diambil dari pasar, dengan stakeholder
yang relevan (lihat 6.1.5)
6.1.3 Mill FSQR mengarah untuk menginformasikan Plant Supervisor untuk
MENGHENTIKAN produksi jika ada risiko menghasilkan produk cacat yang sama.
6.1.4 Mill FSQR Lead memimpin untuk membuat keputusan untuk menempatkan semua
produk akhir yang diproduksi pada lini produksi yang sama setelah batch cacat ON
HOLD, jika ada risiko bahwa produk-produk ini juga cacat. Produk-produk ini perlu
diberi label dengan jelas dan dipisahkan dari produk yang sesuai (conforming
products) di area terpisah di gudang.
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 7 of
Page
17

6.1.5 Mill FSQR Lead memimpin untuk berdiskusi dengan Sub-wilayah Operasi FSQR jika tim
Recall harus dikumpulkan, dipimpin oleh Direktur Pelaksana (MD), atau yang dapat
ditunjuk, biasanya Manajer Operasi Regional. Tim akan terdiri dari:
• MD
• Operations lead
• Communication lead
• Legal lead
• Government relations lead
• Regulatory Affairs lead
• Sub-region FSQR Operations Lead
• Site FSQR lead
• Plant Manager
• Relevant Enterprise Customer lead, Key Account manager, customer facing
business person
• FSQR Customer Value lead, PLE or delegate
• Production Supervisor
• Warehouse Supervisor
• atau salah satu delegasi yang ditugaskan
6.1.6 Tim recall harus mengumpulkan dan mengevaluasi semua informasi yang relevan
mengenai produk yang terkena dampak sesegera mungkin.
6.1.7 Sebagaimana relevan, tim Recall menyerukan keahlian dari tim pendukung FSQR
seperti Urusan Peraturan, CoE mikro, CoE toksikologi (bagian dari tim Urusan
Peraturan global), untuk melakukan penilaian risiko terhadap produk yang terkena
dampak dalam kesehatan manusia atau hewan.
6.1.8 Plant Supervisor dan Mill FSQR Lead memulai penyelidikan dan analisis penyebab akar
masalah. Ini termasuk tetapi tidak terbatas pada meninjau catatan produksi, CCP,
oPRP dan kesesuaian QCP, setiap kejadian yang tidak biasa pada hari atau hari
sebelum produksi produk akhir yang rusak, hasil pemantauan patogen lingkungan
(jika relevan), pekerjaan maintenance dilakukan atau ditangguhkan, penyelidikan
hasil laboratorium, verifikasi pembersihan terbaru, Pembersihan terakhir dipotong
hingga waktu kejadian, pemeriksaan terakhir item yang hilang sampai waktu kejadian
dll.
6.1.9 Tercantum di bawah ini adalah informasi terkait yang perlu ditetapkan sebagaimana
diperlukan dalam Daftar Recall:
Product Identification: menetapkan berbagai produk yang terkena dampak dan "berisiko"
melalui catatan produksi. Identifikasi setiap produk melalui: Deskripsi Produk, Kode
produk dan sku dan kode Batch. Daftar kontak kunci jika terjadi recall harus
dimaintained.
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 8 of
Page
17

Setiap fasilitas harus memiliki rencana kontinjensi FSQR sebagai bagian dari BCP (mengacu
pada prosedur manajemen krisis)
Product Location:
• Temukan semua produk yang terkena dampak dan "berisiko" melalui
koordinasi dengan bagian warehouse.
• Semua masalah dan produk 'berisiko' yang masih ada di lokasi harus diletakkan di
"HOLD", diidentifikasi, dilabeli, dan diisolasi dari produk akhir lainnya.
• Semua produk masalah yang telah meninggalkan pabrik akan ditelusuri melalui
kode batch mereka yang harus dicatat pada Truck Loading Order (TLO) pembelian
pelanggan.
• Tergantung pada status analisis penyebab akar, semua bahan yang 'dicurigai'
yang digunakan, bahan baku dan / atau bahan kemasan harus ditelusuri kembali
ke nomor batch mereka yang digunakan untuk batch yang rusak, dan kemudian
ditelusuri ke depan ke batch lain yang digunakan (jika relevan). Semua batch
'baru' 'dicurigai' ini perlu didokumentasikan dan dimasukkan ke On HOLD atau
dimasukkan ke dalam daftar 'TO BE RETRIEVED'
• Semua pelanggan yang telah memperoleh produk yang rusak atau 'berisiko',
termasuk sopir truk / transporter dan distributor yang mengangkut produk (dalam
kasus di mana produk mungkin masih transit), harus diidentifikasi.
• Memulai recall/withdrawal.
6.1.10 Manajemen komunikasi eksternal
Otoritas regulasi yang sesuai harus terdaftar sebagai badan penting dan diberitahukan
dalam kasus insiden kualitas yang berdampak pada Reputasi Merek Cargill yang
bersifat publik, atau penarikan produk karena alasan apa pun.
ECL, Key Account Manager, yang didukung oleh lead/delegate FSQR Customer Value
(CV), Communications lead dan atau Legal lead akan bertanggung jawab atas:
• Menguraikan rencana komunikasi untuk memberi tahu pelanggan,
konsumen, pihak berwenang, dan badan penting lainnya secara tepat waktu
sesuai dengan sifat insiden
• Memberikan pemberitahuan penarikan kembali kepada semua pelanggan,
transporter, dan distributor yang bersangkutan
• Manajer Akun Utama dan CV lead harus memberikan informasi kepada pelanggan
untuk mengidentifikasi produk untuk dilakukan recall seperti kode produk dan
kode batch serta pengiriman / beban dalam transit.
• Dalam hal pembelian batch campuran, prospek penjualan akan bertanggung
jawab untuk menetapkan jumlah yang tepat dari produk yang terkena dampak.
• Semua produk harus diperhitungkan hingga tingkat P.O.S..
• KAM dan CV lead harus mengatur semua persyaratan penarikan kembali seperti
transportasi, dan informasi karena pelanggan mengenai penggantian atau
pengembalian dana.
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 9 of
Page
17

6.1.11 Prosedur Post Recall:

• Tim recall harus terus menyelidiki akar penyebab masalah dan memberikan
remedy (Laporan Investigasi Produksi - Cacat Kualitas Produk).
• Mendesain ulang proses / peralatan yang menyebabkan masalah.
• Bagian gudang harus memeriksa secara fisik bahwa semua stok yang diidentifikasi
dikembalikan dan diisolasi.
6.1.12 Disposisi dan Pemrosesan Ulang Atau Pembuangan Produk yang Ditarik:
Produk recall atau withdrawal diamankan atau ditahan di bawah pengawasan sampai
dihancurkan atau diolah kembali untuk memastikan produk menjadi aman
• Disposisi produk akan ditentukan oleh Lead mill FSQR berdasarkan penilaian
risiko
• Semua produk recall akan disimpan di area yang dipisahkan dari makanan lain
dan diidentifikasi oleh plate label dengan tulisan menonjol "RECALLED
PRODUCT”
• Jika produk ditarik karena bahaya kesehatan, keamanan produk lain yang
diproduksi dalam kondisi yang sama juga akan dievaluasi.
• Semua produk yang dikembalikan ditandai dengan jelas sebagai 'tidak layak untuk
dikonsumsi manusia'
• Keputusan disposisi produk harus mempertimbangkan beberapa dampak
terhadap bisnis termasuk tetapi tidak terbatas pada risiko terhadap produk
berikutnya, kemudahan pengerjaan ulang atau pemrosesan ulang, biaya
pengerjaan ulang atau pemrosesan ulang, dampak terhadap kesehatan hewan,
implikasi peraturan, umur simpan, dll.
• Catatan: Umpan massal yang telah berhasil ke pengguna akhir TIDAK akan
dikerjakan ulang karena sejumlah langkah biosekuriti. Produk ini harus dibuang
secepat mungkin. Jika produk tidak dapat dibuang segera, identifikasi lokasi
penyimpanan terpisah untuk bahan.
6.1.13 Laporan Aktivitas Post Recall
Penyebab, batas tertentu, dan hasil recall atau withdrawal dicatat dan dilaporkan ke
manajemen teratas sebagai masukan ke tinjauan manajemen. Catatan yang akurat harus
dipertahankan untuk semua produk yang dikerjakan ulang, dibuang, atau tertekan yang
terkait dengan pengambilan.
Mill menyusun semua laporan dan dokumen terkait aktivitas recall. Laporan pasca-
pemanggilan kembali berisi informasi berikut:
a. daftar komite recall;
b. formulir produk bahaya / penilaian risiko – berisi mengenai keadaan yang
mengarah ke recall;
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 10 of
Page
17

c. daftar distribusi recall;

d. salinan surat penarikan kembali (atau faks) kepada pelanggan;
e. komunikasi internal dan eksternal kepada staf dan pelanggan;
f. tindakan yang diambil oleh perusahaan, termasuk pemberitahuan kepada
otoritas pemerintah, setiap media / siaran pers;
g. hasil recall (kuantitas stok yang dikembalikan, dikoreksi, beredar, dan
sebagainya);
h. metode pembuangan atau sebaliknya dari stok yang ditarik kembali, dengan
berita acara penghancuran;
i. tindakan yang diusulkan untuk mencegah terulangnya masalah;
j. kesulitan atau tantangan yang dialami dalam melakukan recall;
k. penutupan aktivitas recall; dan
Dalam catatan aktual, berikut ini diperhitungkan:
a. nomor lot;
b. jumlah yang diproduksi;
c. jumlah yang dikirimkan;
d. jumlah limbah;
e. lokasi produk;
f. tanggal diproduksi; dan
g. tanggal dikirim ke pusat distribusi, gudang, pelanggan.
• Tim Recall harus melakukan peninjauan efektivitas recall dan memperbaiki
kekurangan sistem yang diidentifikasi. 'Pelajaran yang dipelajari' yang
didokumentasikan harus dibagikan dengan bisnis lain untuk mencegah masalah
berulang dan untuk meningkatkan prosedur dan praktik recall.
6.1.14 Pengakhiran Recall
Ketika proses recall dan rekonsiliasi lengkap dilakukan dan produk yang dikembalikan
dibuang dengan tepat, permintaan untuk mengakhiri recall akan disampaikan kepada
Otoritas Pangan Negara / Otoritas Makanan bersama dengan laporan status recall terbaru
/ laporan post recall yang menyatakan bahwa recall itu efektif (di mana undang-undang
khusus negara menentukan persyaratan tersebut).
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 11 of
Page
17

6.1.15 Persyaratan Lainnya

A. Periode Recall
Selama periode recall, aktivitas terkait recall lebih diprioritaskan daripada semua
kegiatan lainnya.
B. Rekaman dan Tinjauan
Semua catatan recall aktual dan catatan aktivitas recovery dipertahankan pada SOP
yang diimplementasikan. SOP penarikan ditinjau setiap tahun.
C. Pelacakan forward and backward
Produk jadi dapat ditelusuri dari kode LOT ke belakang, hingga bahan baku dan
kemasan primer (kontak makanan). Bahan baku / kemasan primer dapat ditelusuri
dari kode LOT ke depan untuk produk jadi.
Kemampuan untuk melakukan recall atau withdrawal secara efektif dibentuk melalui
mock recall atau withdrawal dan Latihan keterlacakan.
6.1.16 Informasi Otoritas Pemerintah dan Pelanggan Terkait
• Lead legal dan FSQR, RA regional dan sub-regional Cargill dikonsultasikan untuk
mengonfirmasi keputusan untuk menginformasikan otoritas pemerintah terkait dan
pelanggan tertentu
• Corporate perusahaan atau Public Relation Cargill juga dikonsultasikan untuk
mekanisme komunikasi yang sesuai dengan otoritas pemerintah dan pelanggan.
Pemberitahuan peringatan kembali akan disampaikan kepada Otoritas Pangan
Negara/Otoritas Pangan segera tetapi tidak lebih dari 24 jam sejak keluhan/ laporan
/ feed back yang diterima dari sumber. Untuk memastikan komunikasi yang cepat,
peringatan tersebut akan dikirim melalui Faks, E-mail, On-line dan/atau melalui pos
kilat.
Pelanggan diberitahu oleh tim penjualan / komersial setelah mengkonfirmasi keputusan
untuk menginformasikan dari Lead FSQR Customer Value. Lead FSQR Customer Value
akan mengoordinasikan komunikasi pelanggan (selaras dengan tindakan komite Recall)
bersama dengan komersial tentang lokasi volume produk yang relevan di tangan mereka
dan di pasar dan tindakan yang diperlukan untuk menunda atau melakukan recall produk
dari pasar.

6.2 Traceability
Persyaratan Sistem Ketertelusuran
6.2.1 Setiap mill harus mendokumentasikan metode (yaitu pelabelan yang cukup
dengan kode batch dan identifikasi material yang digunakan untuk memastikan
keterlacakan melalui seluruh proses manufaktur termasuk:
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 12 of
Page
17

- bahan baku (bahan dan kemasan),

- bahan yang disediakan dari wilayah Cargill lainnya, Ex -produsen dan co-packers
- Proses masukan, pekerjaan yang sedang berlangsung (WIP),
- Pengerjaan ulang,
- Produk startup dan produk change over
- kemasan primer,
- produk jadi,
- lini pembuatan dan semua item mill terkait.
6.2.2 Bahan baku yang masuk, bahan pengemas, bahan dan WIP (Pekerjaan
dalam proses)
• Untuk bahan, bahan kimia, dan bahan pengemasan yang memiliki nomor
batch / lot spesifik dari pemasok, nomor lot tersebut selalu dipertahankan
selama seluruh proses dan dalam sistem yang relevan.
• Setiap pengiriman bahan mentah harus memiliki nomor batch unik yang
memungkinkan penelusuran yang baik selama penyimpanan dan
penerbitan untuk penggunaan produksi.
• Untuk transfer bahan baku antar pabrik, nomor TLO (Truck Loading Order)
berfungsi sebagai nomor referensi untuk ketertelusuran
• Dalam kasus yang jarang terjadi di mana RT number (Receiving number),
nomor TLO (Truck Loading Order) tidak layak, tanggal penerimaan dapat
digunakan sebagai referensi untuk ketertelusuran
• WIP atau materi yang sedang dalam proses harus diidentifikasi dengan
nomor batch / lot yang sesuai. dan rekaman yang berkaitan dengan hal
yang sama harus disimpan
6.2.3 Produk akhir
• Semua produk jadi diberi nomor batch dan harus terbaca dan dapat
dilacak selama proses berdasarkan Prosedur Penerbitan Tag Produk dan
Lot Coding
• Semua produk akhir harus diberi kode langsung pada kemasan produk.
• Pengiriman massal harus diidentifikasi pada dokumentasi pengiriman.
• Legenda untuk menafsirkan kode lot harus ditulis dan tersedia untuk
karyawan sebagaimana mestinya
• Prosedur harus tersedia untuk memastikan penerapan pelabelan produk
yang benar dan sesuai dengan peraturan untuk negara produsen dan
tujuan, termasuk alergen.
• Kode Batch ditunjukkan di TLO
• Semua langkah selama proses produksi dilacak melalui PIS
• Ketertelusuran penuh dijamin melalui penggunaan dan pemeliharaan PIS
yang menyertai setiap langkah dalam pembuatan batch
• distributor produk akhir harus dicatat..
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 13 of
Page
17

6.2.4 Persyaratan Umum Sistem Ketertelusuran

6.2.4.1 Gudang Eksternal yang dioperasikan oleh / atas nama Cargill yang menerima
kiriman dari pemasok atau pengiriman kiriman ke pelanggan dianggap sebagai
bagian dari lokasi pabrik yang didirikan oleh karena itu harus dimasukkan
dalam latihan ketertelusuran secara keseluruhan. Satu langkah maju berarti
menelusuri pelanggan eksternal pertama, sedangkan satu langkah mundur
berarti menelusuri ke vendor..
6.2.4.2 Produk Ex Man harus dipertimbangkan dalam prosedur ketertelusuran mill.
6.2.4.3 Mill harus dapat melacak 100% bahan mentah dan produk jadi melalui semua
tahapan proses dari penerimaan melalui pengiriman ke pelanggan eksternal
pertama setidaknya dalam 4 jam atau sesuai dengan jangka waktu yang
diperlukan pelanggan tertentu.
6.2.4.4 Identifikasi produk / material harus disimpan dan dicatat dalam Sistem ERP
(SAP) atau sistem lain atau secara manual merekam pada dokumen
ketertelusuran, misalnya lembar batch, catatan penerimaan dan pengiriman,
dll.
6.2.4.5 Nomor batch dari semua bahan yang diterima ke mill harus dicatat dalam
sistem ERP atau pencatatan manual. Ini berlaku untuk:
6.2.4.5.1 Bahan Langsung:
• Pekerjaan dalam proses
• Barang jadi
• Barang yang diperdagangkan
• Barang faktor
• Bahan disediakan dari mill Kerry lain
• Materi yang diberikan dan diterima dari produsen bersama dan pengemas
bersama
• Alat bantu pemrosesan (digunakan sebagai bahan dalam resep)
• Kemasan Kontak Makanan
• Pengerjaan ulang
6.2.4.5.2 Materi Tidak Langsung (untuk direkam setelah diterima jika ada)
• Membersihkan bahan kimia dan pembersih yang digunakan pada permukaan
kontak makanan
• Pelumas yang mungkin bersentuhan dengan bahan langsung
• Media laboratorium.
6.2.4.6 Mill manufaktur harus menyimpan catatan lengkap di mana bahan baku / pengerjaan
ulang / bahan pengemas kontak makanan digunakan. Kode bahan, nomor batch, dan
jumlah yang digunakan harus dicatat dengan jelas untuk setiap produk jadi yang
diproduksi.
6.2.4.7 Untuk melakukan penelusuran ke depan penuh ke pemasok, informasi pemasok yaitu
informasi batch / pengiriman pemasok harus dicatat / dipelihara.
6.2.4.8 Setiap lokasi manufaktur harus memiliki prosedur untuk memastikan ketertelusuran
penuh dipertahankan untuk pengerjaan ulang. Mill yang terus menggunakan pengerjaan
ulang dari batch sebelumnya harus menetapkan dan mendokumentasikan break periode
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 14 of
Page
17

berdasarkan penilaian risiko mill untuk mengurangi eksposur bisnis / risiko.

6.2.4.9 Asumsi apa pun yang dibuat tentang sistem ketertelusuran harus didokumentasikan dan
realistis. misalnya jumlah limbah, hasil online, dll. yang berpotensi memengaruhi
keseimbangan massa.
6.2.4.10 Ketika sebuah insiden terjadi di mill dan latihan ketertelusuran dilakukan. Penilaian
lengkap dilakukan untuk menentukan apakah lokasi lain terkena dampak

6.3 Prosedur Mock recall

Tujuan dari tes mock recall adalah untuk memastikan kemampuan yang tepat (orang, proses,
dan sistem) berada di tempat dan efektif jika terjadi peristiwa nyata, dengan kata lain simulasi
krisis. Tujuan keseluruhan dari mock recall adalah untuk mengkonsolidasikan 100% produk
dalam waktu 4 jam sejak awal latihan keterlacakan. Meskipun mungkin termasuk elemen
keterlacakan dan audit vertikal, tujuan utamanya adalah untuk menguji sisi penanganan krisis
dari pengambilan. Mock recall dilakukan dua kali setahun atau berdasarkan waktu yang telah
ditentukan untuk menilai efektivitas proses recall. Salah satu mock recall harus dilakukan dari
jam kantor normal.

Prosedur Recall yang diuraikan di atas umumnya akan diikuti:

6.3.1. Buat skenario yang menguraikan alasan pengambilan. Beberapa panduan sebagai
berikut:
• Mill FSQR QA lead bekerja sama dengan mill FSQR Lead akan memulai
pengambilan tiruan untuk batch produk jadi.
• Buat skenario yang menguraikan alasan khusus untuk pengambilan
misalnya kegagalan mesin karena kontaminasi logam yang terjadi dalam
produk, intermixing bahan yang menyebabkan kemungkinan masalah
patogen mikro dll.
• Pilih produk dari catatan produksi actual, harus memiliki kode periode real-
life, jumlah batch dan tanggal produksi. Pilih setidaknya satu lot yang baru-
baru ini diproduksi — beberapa stok masih di tempat atau di penyimpanan,
dan beberapa sudah keluar di pasar. Hal ini memungkinkan untuk
memeriksa internal, serta eksternal, kemampuan untuk memperhitungkan
produk.
• Pastikan skenario yang berbeda sedang diuji setiap kali (bukan pelanggan
yang sama, bukan tujuan yang sama). Skenario harus bervariasi untuk
memberikan pengalaman dalam berbagai kondisi; beberapa contoh
termasuk keluhan pelanggan untuk bahan asing, hasil tes (pembeli,
pemerintah, in-house) mendeteksi masalah seperti residu pestisida, dll.
• Ketika meeting pre-recall telah mengidentifikasi kebutuhan untuk
menghentikan produksi, pada formulir Recall menunjukkan bahwa
Departemen Produksi diberitahu tentang penghentian Produksi jika
diperlukan. Jika suatu peristiwa diidentifikasi dari batch yang sudah dikirim,
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 15 of
Page
17

produksi dapat berlanjut, namun tim recall harus memastikan

memprioritaskan kegiatan mock recall.
• Minute of meeting pre-recall akan dianeksasi ke Daftar recall. Salinan
elektronik rapat pra-recall juga berlaku ketika salah satu anggota inti tidak
dapat hadir secara fisik dalam rapat.
6.3.2 Sistem uji untuk keterlacakan forward and backward
• Mill harus melacak minimal satu langkah maju (naik) dan satu langkah
mundur (turun), termasuk mass balance.
• Bekerja dengan manajemen pabrik / logistik dan orang lain dari tim Recall
diperlukan untuk mengidentifikasi jumlah tepat produk yang terlibat.
(Setelah proses ini selesai, keakuratan informasi ini harus diperiksa ulang)
• Uji keterlacakan ke depan (terhadap pelanggan), dan mundur (menuju
bahan baku dan bahan kemasan) dengan menentukan dengan tepat produk
mana yang berasal dari pemasok mana dan menuju kemana.
• Log Tanda Terima Bahan Baku: lacak bahan baku (bahan), kemasan kontak
makanan yang digunakan dalam produk jadi. Ini akan memberikan
kemampuan untuk melacak setiap produk (termasuk Nomor Batch-nya)
yang masuk ke setiap finished good produced. Lakukan juga untuk
mempertimbangkan alat bantu pemrosesan.
• Log Angka Produksi: lacak jumlah produk yang dihasilkan dengan
menambahkan jumlah lot masing-masing pada produk finished good. Akan
ada file "Input Bahan Baku" untuk setiap produk yang tercantum dalam
catatan nomor produksi.
• Log Distribusi Produk: melacak produk yang dikirimkan ke pelanggan atau
distributor yang menambahkan informasi seperti pelanggan, nomor
pesanan pelanggan, tanggal yang dikirimkan, kode produk, nama produk,
jumlah yang dikirim, nomor lot dan tanggal kedaluwarsa.
• Rekonsiliasi Produk: Rekonsiliasi Produk: Rekonsiliasi kuantitas produk yang
dihasilkan dengan kuantitas yang dikirim dan masih di gudang. Ketika
memperhitungkan jumlah dan lokasi produk yang terlibat
mempertimbangkan tidak hanya produk dan produk yang dikirim dalam
kepemilikan segera tetapi juga produk yang dikerjakan ulang atau dikemas
ulang, produk yang dikirim sebagai sampel, produk yang disumbangkan,
masa simpan sampel, sampel retensi atau sampel untuk analisis
laboratorium
• Idealnya pelanggan / distributor / pengirim dihubungi sehingga mereka
dapat MELIHAT produk dan memberikan bukti foto produk.
• Mendapatkan sampel/produk/sampel retensi untuk analisis lab.
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 16 of
Page
17

6.3.3 Menyusun Laporan Mock Recall dan Evaluasi Tes

• Hasil mock recall dilaporkan pada Mock Recall Report. Jika mock recall
mengungkapkan kurangnya catatan yang memadai untuk memastikan
keterlacakan penuh atau informasi dalam Prosedur mock recall tidak
memadai, tindakan korektif dimulai
• Setelah selesainya mock retrieval evaluasi latihan harus diselesaikan dengan
melibatkan anggota tim Recall
• Kinerja latihan keterlacakan maju dan mundur akan dinilai pada durasi
waktu dan metrik akurasi.
• Metrik waktu dan akurasi ini akan ditetapkan tergantung pada tingkat risiko
produk untuk latihan (seperti volume produk dan umur simpannya), tetapi
setidaknya harus melebihi akurasi 95% dalam periode waktu 24 jam sejak
dimulainya mock retrieval. Target tujuan untuk lokasi adalah untuk
memperhitungkan 100% dari semua produk yang terlibat dalam 4 jam dari
inisiasi mock retrieval.
• Kegagalan untuk memenuhi keakuratan dan persyaratan waktu akan
memerlukan penyelidikan untuk menentukan area yang membutuhkan
perbaikan dan identifikasi dan implementasi tindakan korektif untuk
mengatasi kekurangan.
• Setelah tindakan korektif diterapkan tim Recall harus menguji perbaikan
dengan melakukan mock recall kedua untuk memverifikasi efektivitas
tindakan korektif.
• Latihan ketertelusuan harus dilakukan minimal sekali setiap tahun atau
sesuai kebutuhan pelanggan atau persyaratan lembaga sertifikasi untuk
memverifikasi efektivitas sistem keterlacakan di setiap lokasi manufaktur
dan/atau gudang Cargill. Latihan harus diatur dan didokumentasikan, dan
catatan disimpan. Latihan keterlacakan perlu menunjukkan korelasi yang
efektif antara tarikan data sistem dan tinjauan fisik catatan produksi yang
didokumentasikan. Ini harus mencakup pemeriksaan kuantitas / mass
balance.
• Mill harus mempertimbangkan persyaratan tambahan pelanggan tertentu
dan prosedur keterlacakan akan merinci persyaratan ini, dan kepatuhannya.

7. Dokumen Terkait
AP03: Event management procedure
Crisis Management Procedure
Rework Procedure
 Doc.Nr AP-023
APAC FIBI & CASC FSQR
Version V1
Drafter JvW/PN
Doc.Name
Prosedur Recall, Withdrawal Effective 2021-3-15
and Traceability Page 17 of
Page
17

Change Record
Change Record

Version Date Modification Modifier Verifier Approver

1 2021/1/29 Initial issue