COST EFFECTIVE IN OPERATING THEATRE

I. DESKRIPSI SINGKAT

Excess Staffing Cost, Start-time tardiness, Case cancellation rate, PACU

admission delay, Contribution margin per operating room hour, Turnover time,
Prediction bias dan Prolonged turnover
Modul ini memberikan gambaran bagaimana cost effective kamar bedah dapat
diterapkan sehingga rumah sakit dapat memberikan pelayanan yang lebih baik
dengan cara lebih efisien dan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu tanpa
menurunkan kualitas pelayanan dengan menggunakan proporsi biaya yang
signifikan dari seluruh biaya rumah sakit.
Fokus modul ini adalah pembahasan tentang excess staffing cost, start-time
tardiness, case cancellation rate, pacu admission delay, contribution margin per
operating room hour, turnover time, prediction bias dan prolonged turnover

II. TUJUAN PEMBELAJARAN

A. Tujuan Pembelajaran Umum

Setelah mengikuti materi ini, peserta mampu memahami tentang cost effective
di kamar bedah

B. Tujuan Pembelajaran Khusus

Setelah mengikuti materi ini, peserta mampu:
1. Memahami tentang latar belakang, pengertian cost effective kamar bedah
2. Memahami tentang Excess Staffing Cost kamar bedah
3. Memahami tentang Start-time tardiness kamar bedah
4. Memahami tentang Case cancellation rate kamar bedah
5. Memahami tentang PACU admission delay kamar bedah
6. Memahami tentang Contribution margin per operating room hour
7. Memahami tentang Turnover time kamar bedah
8. Memahami tentang Prediction bias kamar bedah
9. Memahami tentang Prolonged turnover kamar bedah

III. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN

Dalam modul ini akan dibahas pokok bahasan dan sub pokok bahasan sebagai
berikut:

Pokok Bahasan dalam modul ini adalah cost effective di Kamar Bedah

Sub pokok bahasan adalah peserta memahami tentang :

1. Pengertian cost effective kamar bedah
2. Excess Staffing Cost kamar bedah

PP HIPKABI/Jan’17 1

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 1

 3. Start-time tardiness kamar bedah
4. Case cancellation rate kamar bedah
5. PACU admission delay kamar bedah
6. Contribution margin per operating room hour
7. Turnover time kamar bedah
8. Prediction bias kamar bedah
9. Prolonged turnover kamar bedah

IV. METODE

1. CTJ
2. Diskusi

V. MEDIA DAN ALAT BANTU

1. Bahan tayangan (Slide power point)

2. Laptop
3. LCD

VI. LANGKAH PEMBELAJARAN

Langkah 1. Pengkondisian

Langkah pembelajaran:
1) Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat. Apabila belum pernah
menyampaikan sesi di kelas, mulailah dengan perkenalan. Perkenalkan diri
dengan menyebutkan nama lengkap, instansi tempat bekerja, materi yang
akan disampaikan.
2) Sampaikan tujuan pembelajaran materi ini dan pokok bahasan yang akan
disampaikan, sebaiknya dengan menggunakan bahan tayang.

Langkah 2. Penyampaian Materi

Langkah pembelajaran :
1) Fasilitator menyampaikan paparan seluruh materi sesuai urutan pokok
bahasan dan sub pokok bahasan dengan menggunakan bahan tayang.
Fasilitator menyampaikan materi dengan metode ceramah tanya jawab,
kemudian curah pendapat.

Langkah 3. Rangkuman dan Kesimpulan

Langkah pembelajaran:
1) Fasilitator melakukan evaluasi untuk mengetahui penyerapan peserta
terhadap materi yang disampaikan dan pencapaian tujuan pembelajaran.
2) Fasilitator merangkum poin-poin penting dari materi yang disampaikan.
3) Fasilitator membuat kesimpulan.

PP HIPKABI/Jan’17 2

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 2

 VII. URAIAN MATERI

Kamar operasi merupakan unit yang membutuhkan investasi yang sangat besar,
hal ini dibuktikan dengan hasil penelitian Macario, A, dkk (1995) bahwa 42 %
dari total beban biaya rumah sakit .adalah kamar bedah dan dari persentase
tersebut 5,6 % adalah untuk beban biaya bagian anestesi. Akan tetapi kamar
bedah juga dianggap sebagai unit revenue. Macario A, dkk (2010)
mengemukakan bahwa kamar bedah memberikan kontribusi 70 % dari seluruh
revenue rumah sakit.

Macario, dkk menjelaskan bahwa terdapat dua faktor yang berpengaruh terhadap
biaya kamar operasi, yaitu biaya tetap dan biaya variable. Biaya tetap adalah
biaya yang menyangkut masalah belanja modal, gaji dan tunjangan karyawan,
pemeliharaan gedung dan utilisai. Sedangkan biaya variable adalah
perperlengkapan kesehatan karyawan, perlengkapan perawatan pasien,
persediaan diagnostik dan terapi serta obat – obatan. Di antara faktor– faktor
yang paling berpengaruh terhadap biaya kamar operasi mayoritas adalah yang
terkait dengan bangunan, peralatan, gaji tenaga karyawan, dan overhead.

Sistem pelayanan kesehatan mengalami tekanan dalam hal mengurangi biaya

pelayanan kesehatan. Tekanan antara lain berasal dari meningkatnya populasi
usia lanjut, penggunaan teknologi medis yang mahal dan harapan masyarakat
yang lebih besar terhadap akses fasilitas pelayanan kesehatan. Dan rumah sakit
harus dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dengan cara lebih efisien dan
mengurangi pengeluaran yang tidak perlu tanpa menurunkan kualitas pelayan.
Pelayanan kamar operasi menggunakan proporsi biaya yang signifikan dari
seluruh biaya rumah sakit.

A. Prinsip Manajemen Kamar Operasi

Keputusan yang dibuat oleh manajemen prinsipel harus mempunyai tujuan

jelas dan definitive agar tetap konsisten. Berdasarkan prioritas, prinsip –
prinsip pengaturan kamar bedah, seorang manajer akan : 1) menjamin
keselamatan pasien dan pelayanan keperawatan yang berkualitas tinggi,

PP HIPKABI/Jan’17 3

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 3

 2) menyediakan akses ruang operasi yang tepat untuk ahli bedah, 3)
memaksimalkan efisiensi penggunaan ruang operasi, staf, dan bahan-bahan
untuk mengurangi biaya, 4) menurunkan keterlambatan pasien, dan 5)
meningkatkan kepuasan antara pasien, staf, dan dokter.

Apabila manajemen kamar bedah dilakukan dengan benar dan selangkah

lebih awal, maka pada hari operasi dokter dan perawat hanya memikirkan
pasien. Manajemen ruang operasi yang tidak baik, akan menyebabkan segala
usaha dokter dan perawat serta pendukung menjadi sia – sia dengan demikian
mengorbankan perhatian kita terhadap keamanan pasien.

Manajer kamar bedah harus memilih kriteria, indikator kinerja utama untuk
menilai fungsi keseluruhan dari kamar bedah. Contoh dari alat analisis yang
digunakan untuk menilai kamar bedah tercermin pada tabel 1, walaupun
khasiat ekonomis masih harus divalidasi dengan penelitian formal. Sistem
penilaian ini diciptakan untuk mengukur tingkat efisiensi kamar bedah dan
sistem dikembangkan di Amerika Serikat dan mengandung unsur scoring
yang berlaku untuk kamar bedah di Amerika, tetapi mungkin berguna bagi
manajer ruang operasi di luar Amerika

Pemanfaatan Kamar Operasi Dalam Usaha Improvement

Pemanfaatan kamar operasi (OR Utilization) adalah ukuran dari penggunaan

kamar operasi yang dikelola dengan benar oleh orang yang sesuai dengan
kebutuhan untuk melakukan prosedur pembedahan pada pasien dengan
sukses. Efisiensi pemanfaatan kamar operasi adalah ukuran seberapa baik
waktu dan sumber daya yang ada digunakan untuk mencapai tujuan.

PP HIPKABI/Jan’17 4

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 4

 Pelatihan Manajemen Kamar Bedah

B. SISTEM SKORING UNTUK EFISIENSI KAMAR BEDAH

Terdiri dari 8 Indikator Kinerja

Cryteria

Measurements Poor Medium High

Performance Performance Performance

Excess Staffing Costs >10% 5 - 10% <5%

Start-time tardiness (mean tardiness for

elective cases/day) >60 min 45 – 60 min <45 min

Case cancellation rate >10% 5 – 10% <5%

Post anesthesia care unit (PACU) admission

delay
>20% 10 – 20% <10%
(% workday with at least one delay in PACU
admission)

Contribution margin (mean) per operating $1.000 –

<$1.000/hr >$2.000/hr
room per hour 2.000/hr

Turnover time (for all cases mean time from

previous patient out of the OR to next patient >40 min 25 – 40 min < 25 min
in the OR including setup and cleanup)

Prediction Bias (Bias in case duration

estimates per 8 hours of operating room >15 min 5 – 15 min <5 min
time)

Prolonged turnover (% turnovers lasting

>25 % 10 – 25% <10 %
more than 60 minutes)

1. Excess Staffing Cost

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 5
2017

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 5

 Pelatihan Manajemen Kamar Bedah

Hal yang paling penting adalah mengalokasikan jumlah waktu yang tepat untuk
setiap layanan pada setiap hari dalam seminggu untuk penjadwalan kasus. Hal ini
tidak sama dengan Block time. Sebagai ilustrasi, ada 2 kasus masing – masing selesai
dalam waktu 2 jam dijadwalkan untuk Kamar Operasi nomor 1, dengan perawat
kamar operasi dan dokter anestesi dijadwalkan bekerja selama 8 jam sehari.
Pencocokan beban kerja untuk staf sangat burukdan sangat sedikit yang dapat
dilakukan pada hari operasi untuk meningkatkan efisiensi penggunaan staf. Baik
membangunkan pasien lebih cepat atau mengurangi turnover time.

Alokasi waktu yang optimal harus didasarkan pada riwayat penggunaan layanan
tertentu. (misalnya alokasikan dokter bedah, kelompok, departemen atau spesialistis)
dan selanjutnya gunakan computer untuk meminimalkan jumlah underutilized time
dan yang lebih mahal lagi overutilized time.

Underutilized time menggambarkan pekerjaan selesai lebih awal. Untuk contoh ini ,
apabila waktu kerja staf pukul 07.00 sampai pukul 15.00, dan kegiatan kamar
operasi selesai pukul 11.00, maka terdapat 4 jam underutilized time. Dengan
demikian biaya kepegawaian kelebihan 50% (yaitu 4 jam dari 8 jam kerja).
Sebaliknya apabila kasus operasi diselesaikan dalam waktu 9 jam, dengan jam kerja
staf adalah 8 jam, maka biaya staf kelebihan 25%. Over-utilized hour adalah jumlah
jam kegiatan lebih lama dibandingkan dengan jumlah jam untuk jadwal rutin. Contoh
kelebihan jam kerja 1 jam pada kasus ini adalah 1jam/8jam = 12.5% dikalikan dengan
biaya tambahan terlambat pulang, dan hal ini dianggap faktor dua (terkait dengan
biaya lembur yang dibayarkan kepada staf sebagai usaha retensi pegawai, biaya
kompensasi yang berhubungan dengan ketidakbahagiaan karena harus pulang
terlambat yang diluar rencana). Beban kerja yang sesuai untuk staf cukup dengan
mencapai biaya kepegawaian yang ada di dalam10% dari optimal.

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 6

2017

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 6

 Pelatihan Manajemen Kamar Bedah

2. Start-time tardiness

Start-time tardiness adalah keterlambatan rata-rata waktu kegiatan dimulai untuk

kasus-kasus operasi elektif per kamar operasi per hari. Mengurangi waktu pasien
harus menunggu untuk dioperasi setelah pasien sudah tiba di rumah sakit adalah
tujuan penting yang harus dicapai oleh manajer kamar bedah. Apabila operasi
direncanakan akan dimulai pukul 10.00, tetapi kenyataannya operasi dimulai pukul
10.30, maka 30 menit adalah time tardiness. Pada kondisi dimana kegiatan operasi
dimulai lebih awal dari jadwal rutin tidak diperhitungkan.

Fungsi kamar bedah yang baik, Keterlambatan dimulainya kasus awal, totalnya harus
kurang dari 45 menit per delapan jam per hari. Lengkapnya catatan rekam medis
pasien akan sangat membantu dimulainya kegiatan operasi tepat waktu.

3. Case cancellation rate

Tingkat pembatalan bervariasi antara fasilitas pelayanan, tergantung sebagian pada
jenis pelayanan perawatan yang diterima pasien, mulai dari 4,6% untuk pasien rawat
jalan, sampai 13% -18% di pusat-pusat pelayanan medis. Banyak pembatalan
disebabkan oleh masalah non-medis seperti ICU penuh, dokter bedah tidak
tersedianya, atau cuaca yang jelek. Tingkat pembatalan pembatalan dapat dipantau
secara statistik. Kamar bedah yang berfungsi baik, tingkat pembatalan kurang dari
5%. Persentase tingkat pembatalan di hitung dengan mengambil rasio jumlah
pembatalan kasus dengan jumlah kasus yang dijadwalkan.

4. PACU admission delay

Keterlambatan masuk ruang PACU dapat dinyatakan sebagai% dari hari kerja dengan
minimal satu keterlambatan 10menit atau lebih masuk ruang PACU akibat tempat
tidur ruang PACU terisi penuh. Hal ini penting untuk menyelaraskan jumlah staf
perawat diruang PACUsaat penerimaan pasien dari kamar operasi.

5. Contribution margin per operating room hour

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 7
2017

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 7

 Pelatihan Manajemen Kamar Bedah

Kamar Bedah yang menempatkan waktu untuk bedah yang berlebihan dapat
menjadwalkan sendiri secara efisien, tetapi masih tetap mengalami kerugian apabila
banyak ahli bedah lambat, menggunakan terlalu banyak instrumen, atau implan yang
mahal, dll. Hal ini di ukur semua dengan margin kontribusi per jam kamar operasi.
Kontribusi marjin per jam waktu kamar operasi adalah pendapatan rumah sakit yang
dihasilkan oleh kasus bedah, dengan penggunaan tenaga kerja dan pasokan biaya
yang lebih sedikit. Variabel biaya, seperti implan, bervariasi langsung dengan volume
kasus yang dilakukan. Hal ini disebabkan biaya untuk layanan rumah sakit memiliki
margin kontribusi positif untuk kasus hampir semua kasus elektif, akibat sebagian
besar persentase biaya kamar operasi sudah tetap. Untuk rumah sakit di Amerika
yang tidak pada anggaran tahunan tetap, marjin kontribusi per jam kamar operasi,
rata-rata $1000 - $2000 USD per jam kamar operasi.

6. Turnover time
Turnover time adalah waktu dimana pasien sudah berada di kamar operasi hingga
pasien yang berikut masuk ke kamar operasi yang sama. Yang termasuk dalam
Turnover time adalah waktu membersihkan ruangan, set up instrument, tetapi tidak
termasuk keterlambatan antar kasus. Berdasarkan data yang dikumpulkan dari 31
rumah sakit di Amerika, turnover time pada kamar operasi terbaik rata – rata kurang
dari 25 menit. Penurunan biaya dari menurunkan turnover time (karena beban kerja
yang kurang) hanya dapat dicapai apabila alokasi ruang operasi dan staf diturunkan.
Meskipun demikian turnover time mendapatkan perhatian besar dari manajer kamar
bedah, karena ini merupakan kunci kepuasan bagi dokter bedah.

Kadang – kadang kamar operasi menurunkan turnover time (dengan cara menambah
lebih banyak staf untuk membersihkan), tetapi muncul masalah baru (tidak cukup
waktu untuk mensterilkan instrument untuk kasus berikut, tidak dapat memindahkan
pasien ke ruang PACU karena tidak ada tempat tidur) hal ini tertutupi oleh turnover
time yang panjang. Waktu antar kasus yang lebih lama dari interval yang sudah
ditentukan (misalnya 1 jam karena dokter bedah belum berada ditempat) tetap
dihitung sebagai keterlambatan dan bukan turnover time.
Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 8
2017

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 8

 Pelatihan Manajemen Kamar Bedah

7. Prediction bias

Prediction bias sama dengan durasi aktualuntuk kasus baru dikurangi dengan
perkiraan durasi kasus baru. Bias mengindikasikan apakah perkiraan durasi secara
konsisten terlalu tinggi atau secara konsisten terlalu rendah, dan presisi
mencerminkan besaran kesalahan dari perkiraan. Manajemen kamar operasi yang
efisien harus bertujuan untuk mencapai bias dalam estimasi durasi kasus per 8 jam
waktu kamar operasi kurang dari 15 menit.

Alasan untuk bias, dokter bedah secara konsisten dapat memperpendek perkiraan
durasi kasus karena memiliki alokasi waktu kamar operasi yang sedikit dan harus
mencocokkan daftar kasus ke dalam waktu kamar operasi yang dimiliki dokter bedah
tersebut. Sebaliknya, untuk kamar operasi lain dokter bedah mungkin sengaja
melebih-lebihkan durasi kasus untuk mengontrol akses terhadap waktu kamar operasi
yang dialokasikan untuk dokter bedah tersebut, sehingga ketika ada kasus baru,
waktu kamar operasinya tidak diberikan.

Perlu menjadi perhatian seorang manajer bahwa kurangnya data kasus sejarah durasi
data untuk prosedur yang dijadwalkan merupakan penyebab penting dari
ketidakakuratan dalam memprediksi durasi kasus. Secara umum, setengah dari kasus
yang dijadwalkan pada kamar operasi besok akan memiliki kurang dari lima kasus
sebelumnya dari jenis prosedur yang sama dan dokter bedah yang sama selama tahun
sebelumnya

8. Prolonged turnover
Waktu antar kasus yang lebih lama dari waktu interval yang sudah ditentukan
(Catatan: dokter bedah yang terlambat tiba harus dinyatakan sebagai keterlambatan,
dan bukan turnover time)

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 9

2017

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 9

 Pelatihan Manajemen Kamar Bedah

C. Kesimpulan

1. Mendapatkan kasus yang tepat,pada ruang yang tepat dan waktu yang tepat adalah
tujuan untuk setiap manajer kamar operasi.
2. Usaha untuk meningkatkan produktivitas sama dengan meningkatkan efisiensi
penggunaan waktu kamar operasi.
3. Administrator rumah sakit tentunya mengharapkan pendapatan yang lebih besar
dengan sedikit biaya.
4. Dokter bedah mengharapkan kasus dengan block time, turnover yang cepat, tingkat
pembatalan operasi yang rendah, memulai kegiatan operasi tepat waktu
5. Pasien mengharapkan waktu menunggu untuk dimulainya operasi lebih pendek
6. Perawat manajer dan anestesi akan meningkatkan pemanfaatan kamar operasi,
overtime yang minimal, fleksibilitas dalam menempatkan pasien di ruang operasi
dan meningkatkan kapasitas kamar operasi.

Daftar Referensi

A Macario, T S Vitez, B Dunn, T McDonald (1995), Where are the costs in perioperative care?
Analysis of hospital costs and charges for inpatient surgical care. Anesthesiology: 83(6);1138-44

R R Roberts, P W Frutos, G G Ciavarella, L M Gussow, E K Mensah, L M Kampe, H E Straus, G

Joseph, R J Rydman (1999). Distribution of variable vs fixed costs of hospital care. JAMA:,
281(7);644-9

Wright James G., Roche Ann., Khoury Anthoine E. (2010) Improving on – time surgical starts in
an operating room, Can J. Surg. 53(3): 167-170

Wong J, Khu KJ, Kaderali Z, Bernstein M(2010): Delays in the operating room: signs of
an imperfect system. Can J Surg. Jun;53(3):189-95

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 10

2017

Himpunan Perawat Kamar Bedah Indonesia 10