PEDOMAN

AKSES KE REKAM MEDIS DAN KEAMANAN INFORMASI

RUMAH SAKIT UMUM DANAU SALAK

TAHUN 2019
 DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN........................................................................................................3
2. TUJUAN.....................................................................................................................4
3. RUANG LINGKUP.....................................................................................................4
4. TANGGUNG JAWAB................................................................................................4
5. PERNYATAAN KEBIJAKAN....................................................................................6
6. TOPIK UTAMA...........................................................................................................7
7. PELATIHAN DAN IMPLEMENTASI..........................................................................9
8. PEMANTAUAN DAN PEMENUHAN.........................................................................9
9. REFERENSI.............................................................................................................10

2
 BAB I
PENDAHULUAN

Dengan adanya minat pihak ketiga seperti badan-badan asuransi, polisi,

pengadilan dan lain sebagainya terhadap rekam medis seorang pasien, maka
tampak bahwa rekam medis telah menjadi milik umum. Namun pengertian umum
disini bukanlah dalam arti bebas dibaca masyarakat, karena walaupun bagaimana
rekam medis hanya dapat dikeluarkan bagi berbagai maksud atau kepentingan
berdasarkan otoritas pemerintah atau badan yang berwenang yang secara hukum
dapat dipertanggungjawabkan.
Bilamana peraturan secara khusus belum ada maka perihal penyiaran atau
penerusan informasi kepada pasien, dokter, orang lain yang ditunjuk adalah
bersifat administratif, pihak rumah sakit akan memperhatikan berbagai faktor yang
terlibat sebelum menjawab permohonan pasien atau pihak lainnya untuk melihat
data rekam medis. Dalam hal ini rumah sakit bertanggung jawab secara moral
dan hukum sehingga karenanya berupaya untuk menjaga agar jangan sampai
terjadi orang yang tidak berwenang dapat memperoleh informasi yang terdapat
dalam rekam medis pasien.
Akses ke rekam medis sangat terbatas hanya untuk beberapa individu yang
mempunyai kepentingan untuk mengakses ke rekam medis. Adalah tanggung
jawab seluruh karyawan dan siswa yang sedang belajar di Rumah Sakit Umum
Danau Salak untuk menjaga kerahasiaan informasi dari rekam medis tersebut.
Sistem informasi yang digunakan oleh Rumah Sakit Umum Danau Salak
adalah investasi dan aset yang penting dan berharga untuk rumah sakit. Aset ini
termasuk peralatan, software dan data, yang penting untuk efektivitas dan
kesinambungan dari rumah sakit.
Banyak data yang bersifat rahasia dan sangatlah penting untuk semua
sistem informasi dilindungi dari berbagai kejadian, kecelakaan atau kejahatan,
dimana memungkinkan terjadi resiko pada kegiatan di rumah sakit. Kebijakan ini
juga dibuat untuk melindungi semua sistem informasi yang berada di dalam
rumah sakit dengan memberikan perlindungan yang memadai dari kejadian yang
dapat menjadi ancaman atau gangguan, baik yang disengaja maupun yang tidak
disengaja.

3
A. TUJUAN
a. Melindungi hak privasi pasien dan melindungi rumah sakit dalam tindak hukum
perlindungan hak kerahasiaan informasi pasien.
b. Melindungi agar data rekam medis tidak dibaca oleh yang tidak berhak.

Kerahasiaan : Informasi diperoleh, diadakan dan diungkapkan secara hukum

dan pengaksesan data dibatasi dengan otoritas tertentu untuk
melihat dan atau merubah data.
Integritas : Semua asset system dijalankan sesuai dengan spesifikasi dan
dipertahankan secara akurat.
Ketersediaan : Sistem dan data tersedia ketika diperlukan dan outputnya
diberikan kepada yang memerlukan, dan kapan itu diperlukan.
Mengatur level keamanan di beberapa sistem tergantung pada
resiko dari informasi yang terkandung didalamnya.

B. RUANG LINGKUP
Kebijakan ini melingkupi semua rekam medis pasien rawat jalan dan rawat
inap di Rumah Sakit Umum Danau Salak termasuk di dalam dokumentasi rekam
medis serta informasi lainnya di Rumah Sakit Umum Danau Salak.

C. TANGGUNG JAWAB
1. Direktur Utama Rumah Sakit Umum Danau Salak bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa akses ke rekam medik ditingkatkan setiap waktu, dan
sesuai dengan kebijakan ini dan pernyataan hukum lainnya serta untuk
memastikan kebijakan keamanan ini telah dibuat.
2. Direktur Operasional dari Rumah Sakit Umum Danau Salak bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa akses ke rekam medis diawasi dan
ditingkatkan setiap saat dan untuk memastikan keamanan dan penyimpanan
data telah dilaksanakan.
3. Semua Manajer dan Koordinator bertanggung jawab untuk memastikan
semua karyawan mereka memperhatikan dan mematuhi kebijakan ini, dan
pelaksanaannya sesuai dengan kebijakan.

4
4. Kepala Unit setiap departemen bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
karyawan di unit mereka memperhatikan dan mematuhi kebijakan ini, dan
pelaksanaannya sesuai dengan kebijakan.
5. Semua karyawan bertanggung jawab untuk mematuhi kebijakan, mengetahui
setiap resiko yang terjadi apabila mereka melakukan pelanggaran dari
kebijakan yang ada, cacat hukum, dan harus didokumentasikan.

5
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PERNYATAAN KEBIJAKAN
1. Tenaga yang berhak untuk membuat dan mengisi rekam medis di Rumah
Sakit Umum Danau Salak adalah:
a. Dokter umum, dokter gigi dan dokter spesialis yang melayani pasien di
Rumah Sakit Umum Danau Salak.
b. Dokter tamu yang merawat pasien di Rumah Sakit Umum Danau Salak.
c. Residen (mahasiswa kedokteran, peserta program pendidikan dokter
spesialis) yang sedang melakukan kepaniteraan klinik.
d. Tenaga kesehatan yang terlibat langsung dalam pelayanan antara lain;
Perawat, Perawat Gigi, Bidan, Tenaga Laboratorium Klinik, Gizi, Anastesi,
Penata Rontgen, Rehabilitasi Medis, Rekam Medis.
e. Dalam hal dokter ke luar negeri maka yang melakukan tindakan /
konsultasi kepada pasien yang mengisi rekam medis adalah dokter yang
ditunjuk oleh Direktur Rumah Sakit Umum Danau Salak.
2. Informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan
dan riwayat pengobatan dapat dibuka dalam hal :
a. Untuk kepentingan kesehatan pasien
b. Memenuhi permintaan aparatur penegak hukum dalam rangka
penegakan hukum atas perintah pengadilan
c. Permintaan dan atau persetujuan pasien sendiri
d. Permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan perundang-
undangan dan
e. Untuk kepentingan penelitian, pendididikan dan audit medis, sepanjang
tidak menyebutkan identitas pasien.
f. Permintaan rekam medis untuk tujuan sebagaimana dimaksud pada hal
diatas (point 5.2) , harus dilakukan secara tertulis kepada CEO.
g. Penjelasan tentang isi rekam medis hanya boleh dilakukan oleh dokter
atau dokter gigi yang merawat pasien dengan izin tertulis pasien.
h. Dokter-dokter dari luar rumah sakit yang mencari keterangan mengenai
pasien di Rumah Sakit Umum Danau Salak, harus memiliki surat kuasa
dari pasien tersebut. Tidak boleh seorang beranggapan bahwa karena

6
 pemohon seorang dokter ia seolah-olah mempunyai untuk memperoleh
informasi dari pemohon yang bukan dokter. Rumah sakit dalam hal ini
akan berusaha memberikan segala pelayanan yang pantas kepada dokter
luar, tetapi selalu berusaha lebih memperhatikan kepentingan pasien dan
rumah sakit.
i. Badan-badan sosial boleh mengetahui isi data sosial dari rekam medis
apabila mempunyai alasan-alasan yang sah untuk memperoleh informasi,
namun untuk data medisnya tetap diperlukan surat persetujuan dari
pasien yang bersangkutan.
j. Informasi di dalam rekam medis boleh diperlihatkan kepada perwalian
rumah sakit yang sah untuk melindungi kepentingan rumah sakit dalam
hal-hal yang bersangkutan dengan pertanggungjawaban.
k. Informasi boleh diberikan kepada rumah sakit, tanpa surat kuasa yang
ditandatangani oleh pasien berdasarkan permintaan dari rumah sakit
yang menerangkan bahwa si pasien sekarang dalam perawatan mereka.
l. Rumah Sakit Umum Danau Salak menggunakan EMR (Electronic Medical
Record) dalam pelayanannya kepada pasien.
m. Selain berinteraksi kepada pasien, Rumah Sakit Umum Danau Salak juga
berinteraksi kepada keluarga pasien, komunitas maupun tenaga medis.
n. Dalam berkomunikasi Rumah Sakit Umum Danau Salak menggunakan
beberapa peralatan baik berupa telpon, fax, email bahkan surat menyurat
secara fisik yang semuanya itu bergantung kepada teknologi informasi.
o. Dalam penyimpanan data tersebut perlu dibuat suatu pedoman agar data
tersebut yang merupakan asset dapat terjaga keamanan, penyimpanan,
digunakan dan dimonitor untuk memastikan bahwa data dapat digunakan
dengan baik.

B. TOPIK UTAMA
Setiap orang yang menjadi subjek di dalam catatan rekam medis
mempunyai hak untuk mengakses informasi medis miliknya. Bagi pasien yang
memerlukan data rekam medis, dapat diberikan resume atau ringkasan riwayat
penyakit, hasil pemeriksaan, dan riwayat pelayanan yang telah diberikan.

7
1. Permintaan untuk memperoleh data rekam medis melalui perwakilan pasien
a. Pasien dapat meminta perwakilan untuk memperoleh data rekam medis
mengenai dirinya dalam bentuk resume atau ringkasan riwayat
penyakit, hasil pemeriksaan, dan riwayat pelayanan yang telah
diberikan. Hal ini harus dilakukan dalam bentuk tertulis atau dengan
konfirmasi tentang identitas dari wakil dan hubungannya dengan
pasien, serta untuk tujuan atau keperluan apa.
b. Perwakilan dapat memberikan bukti bahwa mereka bertindak atas ijin
pasien atau berhak untuk mengakses catatan rekam medis dari pasien.
c. Dalam keadaan pasien kekurangan secara fisik dan mental untuk
memberikan persetujuan bagi perwakilannya untuk mendapatkan akses
catatan rekam medis, maka petugas akan memberikan bantuan
semampunya agar persetujuan dapat diberikan.
2. Tanggung Jawab orang tua dan ahli waris
a. Orang tua, atau orang lain yang bertanggung jawab sebagai orang tua
atau ahli waris, boleh mendapatkan akses untuk melihat informasi
medis anak mereka apabila usia anak belum dewasa atau belum dapat
mengambil keputusan sendiri.
b. Secara hukum, seseorang dianggap sudah dewasa adalah bila telah
berusia 18 tahun dan mampu untuk membuat keputusan dan
persetujuan tentang pengobatannya. Contohnya, jika pasien dengan
umur tersebut meminta kepada petugas medis untuk menjaga
kerahasiaan semua informasi medisnya, maka keinginan itu harus
dipenuhi.
3. Pihak Ketiga
a. Atas ijin tertulis pasien, informasi rekam medis pasien dapat
diungkapkan kepada pihak lain yang membutuhkan demi kepentingan
yang menguntungkan pasien seperti kepada pihak asuransi dalam
rangka pembayaran klaim.
b. Pihak kepolisian dan kejaksaan yang bertugas dalam penyidikan, atau
pihak-pihak yang berwenang secara hukum, diperbolehkan mengakses
ke rekam medis, dengan disertai bukti identitas yang legal dan surat
tugas penyidikan.

8
 4. Permintaan userID
Permintaan userID harus melalui SOP yang berlaku yaitu SOP Permintaan
userID
5. Hak akses
Untuk mengakses data harus menggunakan userID dimana pada userID
tersebut sudah dibuatkan hak akses berdasarkan kebutuhan pengguna.
6. Komunikasi internal unit maupun dengan komunitas diluar Rumah Sakit
Umum Danau Salak dapat melalui sarana email selain telpon,fax, maupun
surat menyurat.
7. Akses data dan penggunaan PC
Setiap pengguna PC harus mengikuti prosedur penggunaan PC dan hak
akses data yang digunakan.
8. Pencegahan dari serangan virus
Salah satu keamanan data adalah pencegahan data dari serangan virus.
Untuk itu diperlukan antivirus yang dapat melindungi data Rumah Sakit Umum
Danau Salak. IT unit harus selalu menjalankan dan memperbaharui antivirus
dengan release terbaru. Selain itu pengguna harus berhati-hati terhadap
penggunaan USB Removable Media Storage, pada umumnya adalah flash
disk dan Hardisk eksternal, Pengunaanya ke dalam PC yang tidak terlindungi
oleh antivirus dapat menyebabkan serangan virus menyebar ke PC lain.

C. PELATIHAN DAN IMPLEMENTASI

Kebijakan akses ke rekam medis dan keamanan informasi disosialisasikan
ke seluruh karyawan. Setiap staff baru diberikan training yang sesuai saat
induction.

D. PEMANTAUAN DAN PEMENUHAN

Pemenuhan dari kebijakan ini bersifat wajib. Rumah Sakit Umum Danau
Salak dan Komite IT bertugas untuk mengkaji ulang dan melakukan revisi yang
diperlukan, tambahan atau koreksi pada kebijakan akses ke rekam medis.

9
E. Dokumen terkait
1. Kebijakan Dokumentasi Rekam Medis
2. Kebijakan Kerahasiaan Data Medis
3. SOP UserID
4. SOP Hak Akses
5. SOP Penggunaan Email
6. SOP Akses Data dan penggunaan PC
7. SOP Pencegahan Dari Serangan Virus
8. SOP Backup Data
9. SOP Pemeliharaan Komputer
10. SOP Perbaikan Peralatan Komputer

F. REFERENSI
1. Republik Indonesia 2004. Undang-undang No. 29 tahun 2004 tentang Praktek
Kedokteran. Sekretariat Negara. Jakarta
2. Republik Indonesia 2009. Undang-undang No.36 tahun 2009 tentang
Kesehatan. Sekretariat Negara. Jakarta
3. Republik Indonesia 1966. Peraturan Pemerintah RI No.10 Tahun 1966
tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran. Sekretariat Negara. Jakarta
4. Republik Indonesia 2008. Peraturan  No. 269 tahun 2008 tentang Rekam
Medis Menteri Kesehatan.Jakarta
5. Konsil kedokteran Indonesia 2006. Manual Rekam Medis.Jakarta
6. Republik Indonesia 2002. Undang-undang No.23 tahun 2002 tentang
Perlindungan Anak.Sekretariat Negara.Jakarta
7. Security Management Standard – ISO 17799/BS 7799,
http://www.tarrani.net/AttainingISO17799.pdf
8. Republik Indonesia.2004.Undang-undang No. 11 tahun 2008 Tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik.Sekretariat Negara.Jakarta

10