PROCEDURE

MATERIAL CONTROL
Disusun, Disetujui, Ditinjau, Disahkan, No.
Dokumen.

KM-GSU-08

Operation Revisi : 0
Maintenance dan Service officer Superintende Manager Director
nt
Tanggal Berlaku : Jumlah Halaman : 1-10
Distribusi Ke :
1.Direktur
2.Seluruh Divisi
3.Manager

1. PENGERTIAN LOGISTIK

Kata logistik berasal dari bahasa Yunani logos (λόγος) yang berarti “rasio, kata, kalkulasi,
alasan, pembicaraan, orasi”. Logistik adalah beberapa proses yang dilakukan untuk
memastikan bahwa material yang akan digunakan telah tersedia.

1.1 Proses – proses logistik

a. Proses inventory : proses inventarisasi seluruh material yang tersimpan di gudang

atau area penyimpanan.

b. Proses supply chain: proses penerimaan, pengeluaran dan distribusi material.

c. Maintance : proses perawatan dan perbaikan semua perangkat yang digunakan dalam
proses logistik, baik inventory maupun supply chain

1.2 Depatemen yang berperan dalam proses logistik antara lain:

 Departemen logistik

 Departemen quality control

 Departemen research and development

 No. Dokumen.
1.3 Tiga unit kerja departemen logistik

1. Unit inventory

Unit yang menangani masalah penyimpanan material berikut aturannya.

2. Unit supply chain

Unit yang menangani keluar masuk material, berikut dengan distribusinya.

3. Unit Database

Unit logistik yang bertugas melakukan input dan upadate data.

Dari ketiga unit yang ada di atas , maka tertuang semuanya dalam 3 prosedur kerja
logistik, yaitu:

 Prosedur kerja inventory

 Prosedur kerja supply chain

 Prosedur kerja maintenance

Masing – masing prosedur kerja harus mendukung prosedur kerja lainnya. Dan jika
digabungkan maka ketiga prosedur kerja tersebut haruslah menjadi satu kesatuan tanpa
ada celah kosong di antaranya. Jika masih membutuhkan aturan lebih detail lagi untuk
memperjelas prosedur kerja tersebut maka dapat dituangkan dalam bentuk intruksi kerja
(working instruction).

Isi dari instruksi kerja adalah bagaimana melakukan pekerjaan dengan tepat dan benar.

1.4 Intruksi kerja yang dapat diterapkan antara lain:

· Instruksi kerja penerimaan material pada proses supply chain

· Instruksi kerja penyimpanan material pada proses inventory

E No. Dokumen.
· Instruksi kerja pengeluaran material pada proses supply chain

· Instruksi kerja input data

2. INVENTORY CONTROL

Yaitu proses inventarisasi seluruh material yang tersimpan di gudang atau area
penyimpanan.

2.1 Tujuan dari unit inventory

Melakukan kontrol terhadap semua material yang ada di area penyimpanan.

2.2 Proses inventory control terdiri dari beberapa tahapan penyusunan:

1. Tahap persiapan penyimpanan material

2. Tahap penyimpanan material

3. Tahap tindak lanjut status material.

4. Tahap pengeluaran material

2.3 Definisi kata dalam proses inventory, antara lain:

 Rak atau Bin : tempat penyimpanan material yang diberi sekatan-sekatan.

 Stock : jumlah material yang tersedia saat ini.

 Stock aging : material yang disimpan dalam waktu tertentu yang cukup lama
dengan tujuan tertentu.

 Shelf life : waktu terlama yang diperbolehkan bagi material untuk berada dalam
ruang penyimpanan.

 B3 atau Bahan Berbahaya dan Beracun : material yang memiliki sensitivitas tinggi
untuk menyebabkan terjadinya kebakaran, keracunan, atau kerusakan lainnya.
 No. Dokumen.
3. PERSIAPAN PENYIMPANAN MATERIAL

3.1 Tahap persiapan

Ada beberapa hal penting yang harus dilakukan pada saat tahap persiapan penyimpanan
material. Antara lain:

a. Memastikan bahwa semua identitas material telah tertulis pada label kotak
material. Beberapa informasi penting yang harus dicantumkan pada label antara
lain adalah:

 Nama material

 Part number

 Serial number

 Spesifikasi

 Jumlah

 Status

 Shelf life

b. Sebelum material disimpan di gudang atau area penyimpanan, identitas material

tersebut harus dimasukkan pada database komputer.

c. Pastikan bahwa hanya material dengan kualitas bagus saja yang disimpan pada
gudang untuk proses produksi.

d. Melaporkan jika ditemukan kondisi tidak normal baik pada material ataupun lokasi
penyimpanan.

e. Memeriksa shelf life dari material.

f. Menyimpan material B3 pada area khusus yang ditentukan.

 No. Dokumen.
g. Menyimpan atau memberi identitas khusus pada material yang diindikasikan tidak
normal tetapi lulus dari pemeriksaan kualitas kedatangan material.

3.2 Klasifikasi Gudang

Pembagian gudang didasarkan pada kebutuhan dan kemampuan perusahaan.

Berikut ini adalah contoh pemisahan gudung berdasarkan statusnya:

 Gudang untuk material berkualitas baik.

 Gudang untuk material berkualitas buruk.

3.3 Kontrol gudang penyimpanan

Gudang penyimpanan adalah salah satu faktor yang menentukan kualitas material.

Berikut ini adalah beberapa item pemeriksaan yang perlu dilakukan dalam melaksanakan
kontrol pada gudang penyimpanan:

a. Memeriksa dan melaporkan keadaan gudang sebelum digunakan.

b. Memeriksa dan mengatur tata letak penyimpanan material di gudang.

c. Memeriksa dan memastikan bahwa perangkat konrol gudang penyimpanan selalu

dalam kondisi baik.

d. Memeriksa kondisi gudang dan rak penyimpanan dan rak penyimpanan di kontrol
agar tidak mengurangi kualitas material yang disimpan.

e. Kemudian untuk menjaga kondisi gudang berikut material yang tersimpan di

dalamnya selalu dalam kondisi yang baik , maka dapat menerapkan metode 5R
(ringkas,rapi, resik, rawat, rajin).
 No. Dokumen.
4. PENYIMPANAN MATERIAL

4.1 Kontrol penyimpanan di Gudang Penyimpanan

Langkah-langkah yang digunakan agar material tersimpan pada lokasi yang seharusnya:

 Pertama, memisahkan material berdasarkan status hasil pemeriksaan kualitas.

Status dapat berupa lulus atau tidak lulus uji kualitas.

 Setelah ditentukan lokasi penyimpanan berdasarkan status, dilanjutkan dengan

memperhatikan karakter khusus material yang bersangkutan.

 Langkah ketiga setelah penyimpanan berdasarkan karakter adalah penyimpanan

berdasarkan part number

 Langkah terakhir adalah penyimpanan berdasarkan urutan serial number.

4.2 Identifikasi lokasi penyimpanan.

Berikut ini adalah contoh identifikasi lokasi penyimpanan dengan menggunakan 6 angka
digital (contoh :102304).

 Angka pertama menunjukkan lokasi gudang

1. Gudang konduktor
2. Gudang isolator
3. Gudang B3
4. Gudang reject material

 Angka kedua dan ketiga menunjukkan lokasi BIN/rak. Perhitungan BIN dimulai dari
rak kanan menuju ke kiri.

 Angka keempat menunjukkan tingkatan BIN. Perhitungan tingkat dimulai dan atas
ke bawah.
 No. Dokumen.
 Angka kelima dan keenam menunjukkan urutan penyekatan. Perhitungan sekat
dimulai dari kanan ke kiri.

4.3 Kontrol kualitas dan kuantitas material

Ada 2 cara untuk menjaga kualitas penyimpanan material, yaitu melalui kontrol usia dan
kontrol penumpukan material.

Sementara untuk kontrol kuantitas dapat dilakukan dengan melakukan pemeriksaan

silang (cross check) antara data yang tertulis dengan kondisi aktual di gudang.

Ada 3 jenis pemeriksaan kuantitas yang biasa dilakukan:

1. pemeriksaan saat material akan digunakan.

2. pemerikasaan setiap bulan.

3. pemeriksaan setiap semester (per 6 bulan)

4.4 Kontrol kualitas material lama

Tahapan untuk melakukan kontrol kualitas bagi material lama:

 melakukan identifikasi terhadap material yang sudah tersimpan untuk waktu lama.

 melakukan pemeriksaan secara berkala terhadap material-material lama yang

sudah terindentifikasi tersebut.

 jika suatu waktu material yang tersimpan lama tersebut tampak dalam kondisi
yang tidak sesuai maka harus dilaporkan ke departemen quality control.

 hasil pemeriksaan yang sudah dilakukan oleh departemen quality control akan
ditindaklanjuti oleh departemen logistik.

4.5 kontrol untuk shelf life material

 No. Dokumen.
Ada beberapa hal yang sebaiknya dilakukan ketika shelf material akan berakhir:

 memberikan informasi kondisi material sekitar 3-6 bulan kepada departemen

produksi sebelum shelf life berakhir.

 memberikan label peringatan yang ditempelkan pada boks material.

4.6 kontrol untuk stock aging material

material stock aging adalah material yang disimpan dan belum digunakan dalam waktu
tertentu. proses perawatan yang dilakukan oleh operator logistik lebih bersifat perawatan
fisik. sementara untuk pemeriksaan fungsi dan kareakter dilakukan oleh unit incoming
quality control

5. Tindak Lanjut Status Material

5.1 Penggantian dari supplier

Material berkualitas buruk atau rusak yang bukan disebabkan oleh pembeli ,seharusnya
mendapat penggantian dari supplier.

5.2 Penjualan Material

prioritas kedua untuk material berkualitas buruk adalah untuk dijual. Perlu digaris bawahi
bahwa material ini hanya dapat dijual jika mendapat izin dari top management.

5.3 Material Rusak adalah Urgent material

Departemen logistik harus menginformasikan identitas material yang tidak dapat

digunakan kepada departemen produksi sebelum material didisposal. Tujuannya adalah
untuk memastikan bahwa material-material tersebut tidak termasuk material penting
yang mendesak untuk digunakan segera.
 No. Dokumen.
5.4 Material Review Board (MRB).

MRB adalah pertemuan bersama untuk mendapatkan tujuan disposal dari semua
departemen terkait. Hasil MRB harus tertuang dalam suatu form yang berisi tanda tangan
dari semua pihak wakil departemen terkait.

5.5 Pemeriksaan ulang IQC

Permintaan pemeriksaan material ini lebih sering dilakukann untuk beberapa alasan:

 material yang sudah lama disimpan akan digunakan lagi dalam waktu dekat.

 material yang rusak secara fisik.

 material termasuk urgent material.

5.5 Disposal

Proses disposal tidak boleh sembarangan. jika material atau produk yang anda akan
disposal mengandung bahan kimia berbahaya, maka anda harus berkoordinasi dengan
lembaga pemerintah yang terkait.

6. PENGELUARAN MATERIAL

6.1 Proses pengeluaran material

 material yang akan digunakan oleh departemen produksi atau departemen

lainnya harus ditulis terlebih dahulu dalam suatu form yang biasa disebut shop
order atau daftar permintaan material

 kemudian material akan disiapkan berdasarkan identitas pada shop order

tersebut. Seperti waktu penggunaan, part number, spefikasi, dan jumlah yang
dibutuhkan.
 No. Dokumen.
 kemudian operator akan mencari material sesuai dengan part number yang
diminta.

 elanjutnya operator akan memperhatikan spesifikasi material.

 setelah memperhatikan dengan part number dan spesifikasi yang diminta

ditemukan, operator akan menyiapkan material sesuai dengan banyaknya
material yang dibutuhkan.

6.2 Aturan pengambilan material

Aturan yang umum digunakan untuk peletakan dan pengambilan material adalah FIFO
(First In First Out), artinya material yang diguankan pertama kalli adalah material yang
masuk terlebih dahulu.

Berikut ini adalah beberapa langkah yang mendukung aturan FIFO ini agar mudah
terlaksana:

 informasi waktu kedatangan, bisa dibantu juga dengan informasi warna.

 status shelf life.

6.3 Peletakan Material

Ada 2 standar penumpukan yang diterapkan yaitu:

 penumpukan vertikal

 penumpukan horizontal atau penumpukan menyamping

6.4 Pengeluaran untuk Disposal

Ada 3 hal yang menyebabkan material yang bersangkutan harus didisposal:

 material rusak atau berkualitas rendah

 No. Dokumen.
 material expired

 produk baru tidak lagi menggunakan material yang bersangkutan.

6.5 Preventive dan Corrective Action

Beberapa permasalahan yang sering kali terjadi sehingga kita perlu melakukan
pencegahan sebelumnya, antara lain adalah:

 penurunan kualitas material akibat proses penyimpanan yang tidak sesuai dengan
aturan.

 perbedaan kualitas material.

7. Supply Chain

Supply chain artinya adalah mata rantai penerimaan, pengeluaran, dan distribusi material.

Supply chain ini terdiri atas beberapa tahap pendukung, yaitu:

penanganan material masuk.

Adalah bagaimana perlakuan dan aturan yang seharusnya dilakukan terhadap material
yang baru saja datang.

pemeriksaan material masuk.

penyimpanan material masuk.

Pada suppky chain, tahap ini hanya sebatas pencatatan saja, sementara untuk aplikasi
keseluruhan dilakukan pada proses inventory.

penanganan material keluar.

 No. Dokumen.
Adalah aturan mengenai pengeluaran dan distribusi material dari gudang penyimpanan
ke lokasi lain yang membutuhkan.

Istilah yang akan sering terdengar pada proses supply chain:

PPM (Permintaan Pemeriksaan Material) adalah formulir yang berisi permintaan untuk
dilakukan pemeriksaan terhadap material tertentu.

Formulir PPM ini dapat diajukan dalam beberapa hal, antara lain:

 kedatangan material

 stock aging

 Produk jadi yang diperkirakan secara fisik tampak adanya kejanggalan.

Material Rusak adalah material yang berdasarkan pemeriksaan oleh Quality Control tidak
memenuhi standar kualitas seharusnya.

Input Arrival adalah proses memasukkan identitas kedatangan material pada sistem
database.

Input Receive adalah proses memasukkan identitas kedatangan material pada system
database setelah pemeriksaan dilakukan oleh unit Incoming Quality Control.

Shop Order adalah lembar rencana pengeluaran material dari gudang penyimpanan ke
jalur produksi.

BOM (Bill Of Material) adalah daftar material yang menyusun suatu model produk.

Supplier adalah perusahaan rekanan yang bertugas memasok material.

Packing Slip adalah lembaran bukti pengeluaran material dari gudang penyimpanan.
 No. Dokumen.
Sub- Kontraktor adalah rekanan perusahaan dalam melakukan proses perakitan dari
material mentah menjadi produk setengah jadi.

8. MATERIAL MASUK

8.1 Pemeriksaan Dokumen

Memeriksa kelengkapan dokumen dengan material yang diterima. Dokumen- dokumen

tersebut antara lain adalah:

 Dokumen pemesanan atau Purchase Order.

 Surat jalan atau Delivery Order

 Dokumen yang memperlihatkan bahwa material yang dikirim telah lulus uji
kualitas oleh Quality Control Supplier.

8.2 Pemeriksaan Kemasan

Pemeriksaan ini lebih bersifat pada pemeriksaan fisik kemasan semata.

8.3 Pemeriksaan Jumlah

Pemeriksaan paling ideal adalah perhitungan semua material sesuai dengan yang
tercantum pada dokumen DO.

8.4 Input Arrival

Beberapa identitas material yang dimasukkan pada database computer antara lain
adalah;

 Nama material

 Part number
 No. Dokumen.
 serial number (optional)

 jumlah material yang diterima

 waktu penerimaan

 nama supplier

 nama pemeriksa

 status

 keterangan