Pengertian Program Kerja Program adalah suatu rancangan mengenai asas suatu usaha yang

akan dijalankan. Sekumpulan aktivitas yang saling berkaitan dan bantu membantu diantara
satu dengan yang lain kepada pencapaian sesuatu tujuan program itu. Organisasi mengandung
satu atau lebih program dan tujuan tiap – tiap program itu adalah tidak serupa, tetapi saling
menyumbang kepada satu tujuan sebuah organisasi itu. Program kerja adalah sebagai suatu
rencana kegiatan dan suatu organisasi yang terarah terpadu dan tersistematis yang dibuat
untuk rentang waktu yang telah ditentutan oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan
menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi. Program
kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan cita – cita organisasi. 3.2 Ruang
Lingkup Program Kerja Public Relations Program berhubungan dengan tujuan
keorganisasian, maka seorang praktisi Public Relations harus memahami apa yang sedang
dilakukan oleh manajemen, bahwa mereka adalah bagian dari tim manajemen. Program
merupakan suatu rancangan mengenai asas serta usaha yang akan dijalankan. Program kerja
PR adalah rancangan yang dibuat untuk menjalankan kegiatan PR. Dengan melaksanakan
metode program kerja secara bertahap dan menggunakan media komunikasi yang tepat.
Public Relatians dapat membantu melancarkan jalannya kegiatan perusahaan. Dalam hal ini
banyak permasalahan yang perlu menjadi pemikiran Public Relations, antara lain : Internal
Relation Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan Memelihara kekompakan
kerja serta menyalurkan kreativitas para karyawan Ikut mengawasi dan menjaga perusahaan
dari gangguan – gangguan penyelewengan Ekternal Relation Memelihara hubungan baik
antara perusahaan/institusi dengan masyarakat (public), terutama dengan public sekitar temat
dimana perusahaan/ institusi itu berada. Membina kepercayaan dan simpati masyarakat
terhadap kegiatan perusahaan. Pada dasarnya tujuan umum dari program kerja dan berbagai
aktivitas PR adalah cara menciptakan hubungan harmonis antara organisasi atau perusahaan
yang diwakilinya dengan publiknya atau stakeholder sasaran khalayak yang terkait. Tujuan
dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas PR tersebut dapat
diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen yang dikelola secara
professional dan dapat dipertanggungjawabkan hasi atau sasarannya. 3.3 Perencanaan
Program Kerja Public Reletions Definisi perencanaan kerja, menrut pakar Public Relations,
Frank Jeskins (2004 : 13), “ Public Relations consists off all from of planned communications
outwards and inwards between an organization and its public for the purpose of achieving
specific objectives concerning mutual understanding”. Secara umum pengertian dari
perencanaan program kerja public relations yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan
perencanaan komunikasi baik kegiatan ke dalam maupun ke luar antara organisasi dan
publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian. Perencanaan program kerja
public relations tersebut, berkaitan dengan pengertian perencanaan, wujud rencana kerja dan
alasan dilakukannya perencanaan kerja program PR, termasuk manfaat dan klasifikasi
perencanaan kerja tersebut. Maka penjelasannya sebagai berikut Perencanaan kerja, yaitu
terdiri dari : Perencanaan, seseorang yang memanfaatkan atau menginterpretasikan segala
informasi, materi dan data yang tersedia baik secara kuantitatif maupun kualitatif untuk di
analisis, diseleksi dan diproses sebagai bahan perenacaan kerja yang akan datang. Hasil yang
akan diperoleh relevan dengan hal-hal yang berkaitan dengan peran dan fungsi kegiatan
dalam suatu organisasi. Perencanaan kerja PR, yang berkaitan dengan : Fungsi dan teknis
manajemen humas yang profesional, dinamis serta proaktif. Merupakan metode terbaik untuk
mempersiapkan pihak organisasi dalam menghadapi perubahan yang sering terjadi. Penilaian
(evaluasi) atau meriview hasil perkembangan kegiatan masa lalu, sekarang dan masa yang
akan datang. Mengantisipasi dan mengahadapi, tantangan atau resiko yang akan terjadi
melalui suatu proses untuk menentukkan tujuan dan sasaran jangka pendek dan jangka
panjang secara periodik dan strategis. Manfaat yang diperoleh dari pembentukan perencanaan
kerja PR, yaitu : 1. Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi
terhadap lingkungan yang berubah-ubah 2. Mengefektifkan dan mengefesienkan koordinasi
atau kerjasama antara departemen dan pihak terkait lainnya. 3. Menghindari resiko kegagalan
dengan tidak melakukan perkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konkret 4.
Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional organisasi 5. Menetapkan
klasifikasi rencana kerja PR, yaitu renacana strategi, rencana tetap dan rencana tertentu.
Dalam pembentukan perencanaan program kerja PR, dimana perlunya seorang praktisi
khusus harus terlebih dahulu mengetahui dan dapat memahami tujuan yang akan dicapai oleh
organisasinya, jika tidak memahami dan mengetahui dengan pasti tujuan organisasi sebelum
melakukan perencanaan program PR, akibatnya timbul hambatan-hambatan, yaitu : 1.
Kegagalan manajemen menyertakan para pelaksana untuk turut serta mempertimbangkan
perumusan kebijakasanaan dan program kerja organisasi 2. Kurang tercapainya kesepakatan
mengenai tujuan-tujuan dari pelaksanaan program PR. 3. Kurang waktu karna tersita oleh
pembahasan-pembahasan mengenai permasalahan sehari-hari 4. Keterlambatan dan frustasi
yang dialami pelaksana karna kurangnya koordinasi departemen terkait Tujuan dari proses
perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas manajemen humas tersebut
yang diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen humas yang dikelola
secara profesional dan dapat dipertanggung jawabkan hasil dan sasarannya. Secara umum
pengertian dari perencanaan humas yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan,
wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja humas. 3.4 Pentingnya
Perencanaan Program Public Relations Rencana program PR sama pentingnya dengan
menciptakan suatu fondasi yang kuat untuk sebuah bangunan. Menrut Frank Jefkins (2002 :
56) ada empat alasan yang paling penting bagi perlunya suatu perencanaan PR. Keempat
alasan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Untuk menetapkan target – target operasi PR yang
nantinya akan menjadi tolok ukur atas segenap hasil yang diperoleh 2. Untuk
memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan 3. Untuk menyusun
skala prioritas guna menentukan jumlah program dan waktu yang diperlukan untuk
melaksanakan segenap program PR yang telah diprioritaskan 4. Untuk menentukan
kemungkinan pencapaian tujuan – tujuan tertentu sesuai dengan ketersediaan : • Staf
pendukung atau personil yang mencukupi • Dukungan dari berbagai peralatan fisik seperti
alat –alat kantor, mesin ceta, kamera dll • Anggaran dana ya
Sumber : https://photograph-21.blogspot.co.id/2016/01/program-kerja-humas.html

PROGRAM KERJA DAN AKTIFITAS HUMAS

  
PROGRAM KERJA DAN AKTIFITAS HUMAS

A.    PROSES PERENCANAAN PROGRAM KERJA

Tujuan umum dari program kerja dari aktifitas public relation di lapangan adalah
menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi/perusahaan yang diwakilinya dengan
publiknya atau stakeholdernya (sasaran khalayak yang terkait). Hasil yang diharapkannya
adalah terciptanya citra positif (good image), kemauan baik (good will), saling menghargai
(good appreciation), saling timbul perhatian (mutual understanding), toleransi (tolerance)
antara kedua belah pihak.
Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktifitas PR
dapat diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen humas yang dikelola
secara profesional dan dapat dipertanggung jawabkan hasil atau sasaranya, Hal tersebut harus
dimengerti oleh kedua belah pihak.
Aktifitas atau perencanaan yang dilakukan oleh public relation adalah
         Sepecial event
         Social Marketing PR
         Marketing PR
         Press dan media relationship
         Bussines Communication PR
         Adverstising PR
         Crisis management and Camplain Handling PR
         PR Writting
         PR Compaign
Kegiatan seperti diatas bukan merupakan kegiatan sambilan atau pekerjaan yang
mudah namun harus dikelola secara profesional karena berkaitan dengan kemampuan humas
 dalam manajemen teknis dan manajerial agar dapat mencapai tujuan dan sasaran yang
direncanakan.
Aktifitas humas dilapangan mencakup sebagai :
         Konseptor (conseptor)
         Penasehat (counselor)
         Komunikator (communicator)
         Dan penilai (evaluator) yang handal
Empat langkah-langkah pokok yang menjadi landasan progam kerja PR menurut Scott
M. Cutlip and Allen H. Center (Prentice-Hall, Inc.1982:139)

1.      Penelitian Mendengarkan (Research-Listening)

Penelitian berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan
aksi dan kebijakan dalam organisasi-organisasi. Setelah itu melakukan evaluasi tentang fakta-
fakta , informasi yang masuk akan menentukan putusan berikutnya, selanjutnya akan
ditetapkan suatu fakta yang berkaitan dengan organisasi yaitu “ apa yang menjadi problem
kita).

2.      Perencanaan dan mengambil keputusan (Planning-Decision)

Pada tahap ini, sikap, opini, ide-ide dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan serta
penetapan program kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan dan keinginan-
keinginan pihak yang berkepentingan mulai diberikan (apa yang dapat kita kerjakan).

3.      Mengkomunikasikan dan Pelaksanaan (Communication-Action)

Informasi tentang langkah-langkah yang akan dilakukan dijelaskan sehingga secara efektif
dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan memberikan dukungan
sepenuhnya (apa yang telah kita lakukan dan mengapa begitu)

4.      Mengevaluasi (Evaluation)

Pihak PR mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program-program kerja dan
aktivitas PR yang sudah dilaksanakan, termasuk keefektivitasan dari teknik-teknik
manajemen dan komunikasi yang telah dipergunakan (Bagaimana yang telah digunakan).
B.     PERENCANAAN PROGRAM PUBLIC RELATION
Perencanaan yang matang akan menciptakan program kerja PR yang efektif.
Perencanaan program PR didasarkan fakta dan landasan berfikir yang sehat serta memiliki
kejelasan arah dan tujuan yang ingin dicapainnya. Oleh karena itu penelitian (research)
merupakan hal yang sangat vital dalam membuat suatu perencanaan program PR.
Secara umum pengertian dari program kerja PR terdiri dari semua bentuk kegiatan
perencanaan komunikasi baik kegiatan dalam maupun kegiatan luar antara organisasi dengan
publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian.

1.      Perencanaan kerja PR/Humas, yaitu terdiri dari :

a.       Perencanaan, seseorang yang memanfaatkan dan menginterretasi segala informasi, baik
secara kualitatif dan kuantitatif untuk diseleksi dan dianalisis dan diproses sebagai bahan
perencanaan kerja yang akan datang.
b.      Hasil yang akan diperoleh relevan dengan hal-hal yang berkaitan dengan peran dan fungsi
kegiatan kehumasan dalam suatu organisasi
2.      Perencanaan kerja PR/Humas
Perencanaan kerja PR berkaitan dengan :
         Fungsi dan teknis Manajemen humas yang profesional, dinamis serta proaktif
         Merupakan metode terbaik untuk mempersiapkan pihak organisasi dalam menghadapi
perubahan yang sering terjadi
         Penilaian (evaluasi) / me-review hasil perkembangan kegiatan masa lalu, sekarang dan
yang akan datang
         Mengantisipasi dan menghadapi tantangan / resiko yang akan terjadi melalui proses
untuuk menentukan tujuan dan sasaran jangka pendek dan panjang secara periodik dan
strategis
3.      Wujud rencana kerja PR/Humas
         Rencana yang berkaitan dengan hasil atau produk dari perencanaan yang sudah
dilaksanakan, baik jangka panjang maupun jangka pendek
         Rencana perancangan konsep dasar dari perencanaan kerja PR/Humas yang dirancang
         Rencana untuk membuat pernyataan berdasarkan dari target yang ingin dicapai (tujuan
dan strategi)
4.      Perencanaan kerja PR/Humas dan alasan-alasan untuk dilakukan kegiatan PR
a.       Alasan dalam kegiatan perencanaan (action plan) yang bersifat proaktif, reaktif, defensif,
preventif, protektif dan profitabel. Misalnya seorang PR sedia payung sebelum hujan
(proaktif)
b.      Alesan mengapa (why) :
         Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas, perubahan teknologi, ekonomi,
politik dan hukum
         Menghadapi perubahan lebih sempit (opeasional), menghadapi persaingan, perubahan
selera pelanggan, life cycle product, sistem komunikasi, media massa, tenaga kerja dan relasi
bisnis
         Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan target yang ingin dicapai secara jelas dan
rinci
5.      Manfaat perencanaan kerja PR/Humas
         Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi terhadap lingkungan
yang sering berubah
         Mengefektifkan dan mengefesiensikan koordinasi / kerja sama antara departemen dan
pihak terkait lainnya
         Mengefesiensikan waktu, tenaga, upaya dan biaya
         Menghindari resiko kegagalan dengan tidak melakukan perkiraan atau perencanaan tanpa
arah yang jelas dan konkret
         Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional organisasi, pelaksanaan,
komunikasi, target dan sasaran yang hendak dicapai dimasa yang akan datang
         Menetapkan klasifikasi rencana kerja PR/Humas, yaitu rencana strategis (sesuai
kebijakan jangka panjang), rencana tetap, dan rencana tertentu.

C.    MEMBINA HUBUNGAN MEDIA DAN PERS

Hubungan media dan pers merupakan sebagai alat, pendukung atau media kerja sama
untuk kepentingan publikasi dan publisitas berbagai kegiatan program kerja PR atau untuk
kelancaran akivitas komunikasi humas dengan publiknya.
Disamping itu kerja sama dengan pers akan menghasilkan frekuensi publisitas yang
sangat tinggi. Dampak pemberitaan tersebut baik yang bersifat stimultaneity effect (efek
keserempakan), efek dramatisir, atau efek publisitas tinggi dan memiliki pengaruh yang luar
biasa terhadap pembentukan opini publik dalam waktu yang relatif singkat.
 Hubungan pers itu tidak terbatas, hanya untuk mengadakan pendekatan-pendekatan
baik secara fungsional maupun antar hubungan pribadi atau kontak dengan pihak pers (press
contact), melalui pimpinan redaksi, redaktur, dan wartawan dalam arti subyektif, tetapi juga
mencakup media massa dalam arti yang lebih luas.
Selain itu, aktivitas PR/Humas dan korelasinya dengan media dan press relations
dalam hal teknik pembuatan produk-produk publikasi, informasi, dan berita dalam bentuk
press release, photo press, news letter, menimbulkan konsekuensi keharusan praktisi humas
menguasai teknis penulisan jurnalistik dan presentasi.
1.      Kiat kerjasama dengan pers
Dalam aktifitas Humas/PR, upaya peningkatan publikasi yang bertujuan untuk
pengenalan (awarenes), peluncuraan suatu produk (new product launching), hingga
melakukan kegiatan kampanye (campaign action), yang bertujuan untuk mempengaruhi opini
publik dilakukan melalui media massa.
2.      Konfrensi pers (press confrence)
Konfrensi pers adalah suatu pertemuan (kontak) khusus dengan pihak pers yang
bersifat resmi atau sengaja diselenggarakan oleh pejabat humas, yang bertindak sebagai nara
sumber dalam menjelaskan suatu rencana atau permasalahan tertentu yang dihadapi.
3.      Wisata pers (press tour)
Sejumlah wartawan dari berbagai media massa yang telah dikenal baik oleh humas
bersangkutan diajak wisata mengunnjungi event khusus, atau peninjauan ke luar kota
bersama dengan pejabat instansi atau pemimpin perusahaan sebagai pengundang (tuan
rumah) selama lebih dari satu hari untuk meliput secara langsung mengenai kegiatan tertentu.
4.      Keterangan pers (pers statment)
Keterangan pers dilakukan dimana saja, tanpa ada undangan resmi dan biasanya
dihubungi melalui telepon. Cara temu pers tersebut biasanya dilakukan politisi, budayawan,
pejabat, pengamat dan intelektual untuk menjelaskan atau memberikan arguments kepada
pers.
5.      Jenis dan media public relations
Ada dua jenis media yang sering dipergunakan dal aktivitas publikasi dari public
relations
a.       Media cetak
Bersifat komersial, surat kabar harian, tabloid, majalah, berita yang terbitnya secara
berkala mingguan dan bulanan, tersebar luas dan dibaca oleh masyarakat umum.
         Kelebihan media berita : harga murah, berita menyeluruh, lengkap dan cepat menyebar
secara cepat dan efektif, jangkuannya luas dan cepat menyebar keberbagai tempat secara
bersamaan.
         Kelemahanya : komunikasi searah, umur atau jangka waktunya itu relatif pendek (short
life span)
b.      Media elektronik
         Kelebihanya : pesan mudah diterima, dan diingat pemirsa (visualnya lebih hidup), serta
kecepatan penyampainya berita dan upaya pengaruhnya tinggi
         Kelemahanya : relatif lebh mahal, pengaruhnya langsung khususnya dapat bersifat
negatif, penyampaian pesannya atau berita tidak menyeluruh karena jam siaranya harus
menghemat waktu sangat ketat dan biayanya dihitung per detik
c.       Manfaat media massa
Dapat menimbulkan pengaruh “efek keserempakan” dan “efek wah” yang luar biasa
bagi masyarakat. Cukup efektif untuk publikasi, penyampain pesan dan penyebaran informasi
umumnya terbatas pada publik internal sebagai sasarannya.

D.    HOUSE JOURNAL DAN PR WRITING

(Media PR, Company Profile, Annual Report, Propektus)

1.      Teknik menulis Naskah Humas/PR

Membuat press release, News letter, Tabloid, Magazine, Annual Report, dll.
Bentuk-bentuk penulisan naskah kehumasan (PR Writing)
         Naskah (script) : naskah pidato, presentasi dan naskah
         Siaran (release) : siaran pers, siaran berita dan journal magazine
         Laporan (report) : laporan tahunan, laporan bulanan dan semesteran
         Profile (profile) : profile perusahaan dan produk dalam bentuk majalah
         Promosi (promotion) : naskah tulisan promosi dalam bentuk artikel sponsor, brosur,
leaflet dan katalog
2.      Tulisan yang menarik
Sebagai ilustrasi, dalam cerita pada sebuah berita atau artikel lainnya, tidak selalu
menggunakan gaya bahasa yang kaku (teknis). Banyak majalah, company profile kehilangan
“daya tarik” bagi pembacanya, karena tidak memperhatikan prinsip-prinsip gaya menulis
yang hidup dan menarik.
                     I.            MEDIA PR
Media perusahaan yang sering diggunakan sebagai saluran atau sarana komunikasi yang
sering dipergunakan oleh PR untuk menampaikan pesan kepada publiknya, dan sekaligus
meningkatkan citra melalui berbagai jenis media publikasi antara lain :

1.      House Journal

Media internal atau house organ dipergunakan oleh PR/humas untuk keperluan
publikasi / sebagai sarana komunikasi yang ditujujan kepada kalangan terbatas, seperti :
karyawan, relasi bisnis, nasabah, konsumen
Biasanya berbentuk : news letter, magazine, tabloid, bulletin, company profile,
Annual report, prospektus dll.

2.      Printed Material

Barang catakan untuk tujuan publikasi PR dalam upaya penyampaian pesan-pesannya
yang berbentuk, seperti : brosur, leaflet, booklet, kop surat, kartu nama, kartu ucapan selamat,
kalender, dll.

3.      Media Pertemuan (event)

Media pertemuan secara langsung dengan para audiensnya melalui tatap muka
langsung (face to face), misal :presentasi, diskusi panel, seminar, pameran dll

4.      Broadcasting Media dan Internet

Publikasi PR melalui stasiun TV/RRI milik pemerintah dan stasiun TV komersil atau
siaran radio komersil termasuk media komputer serta internet (e-mail) yang dimanfaatkan
sebagai media publikasi dan komunikasi PR

5.      Media Sarana Humas/PR

Berkaitan dengan penampilan identitas perusahaan (corporate identity) yang
merupakan simbol atau nama perusahaan, logo, warna standar perusahaan dan kemasan
produk, penampilan dan citra loby kantor, pakaian seragam, hingga model huruf atau logo
perusahaan yang sekaligus merupakan citra penampilan perusahaan yang khas sebagai
pembeda dengan kompetitornya.

6.      Media Personal

 Merupakan media hmas/PR berkaitan dengan kemampuan untuk mengadakan
pertemuan secara langsung untuk maksud mengadakan pendekatan secara personal atau
melobi kemudian bernegosiasi sehingga kedua belah pihak yang terlibat dalam perundingan
akan mencapai kata sepakat

E.     DOKUMENTASI DAN KLIPING

Merupakan salah sat kegiatan PR yang berkaitan dengan menelaah, menganalisa, dan
kemudian mengevaluasi perkembangan dari kemajuan bisnis perusahaan atau lembaga,
aktivitas-aktivitas dan program kerja tertentu baik komersil maupun non komersil.
Kegiatan dokumentasi dan kliping, dalam PR merupakan dua kegiatan saling
berkaitan erat atau saling menjunjung satu sama lainnya. Keduanya dibuat untuk sumber
informasi yang penting dalm sebuah perisstiwa dan kegiatan perusahaan lainnya yang
kemudian dianalisa, dievaluasi dan hingga disimpan sebagai bahan pendokumentasian.
Sedangkan bentuk kliping berita merupakan kegiatan PR dalam arti sempit : yaitu
kegiatan memilih, menggunting, menyimpan, dan kemudian memperbanyak mengenai suatu
berita atau karangan, serta afoto berita pada event atau peristiwa tertentu yang telah terjadi
dan dimuat diberbagai media cetak.

F.     SPECIAL EVENTS (KEGIATAN KHUSUS DALAM HUMAS)

Menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus dalam humas merupakan salah satu
kiat untuk menarik perhatian media pers dan publik terhadap perusahaan atau produk tertentu
yang akan ditampilkan dalam acara tersebut.
Special events ini penting dilakukan karena untuk kiyat publikasi hingga menciptakan
citra positif adalah melakukan komunikasi dua arah timbal balik yang dilakukan melalui
program kerja PR.

Sumber : http://hidayatafdolhanif.blogspot.co.id/2013/11/program-kerja-dan-aktifitas-
humas.html
 PROSES PERENCANAAN PROGRAM KERJA PR dan Studi Kasus

BAB II

PEMBAHASAN

A.    PROSES PERENCANAAN PROGRAM KERJA PR

Kedudukan, peranan dan tugas Public Relations dalam sebuah organisasi

(perusahaan/pemerintahan), jelas sangatlah penting. Sehingga pelaksanaan aktivitasnya harus
dikemas seefektivas mungkin. Dan ini di antaranya bisa diraih dengan cara mempersiapkan
dan mengaplikasikan program kerja Public Relations dengan baik dan tepat.

Dalam bukunya Effective Public Relations, M. Cultip & Allen H Center

menyebutkan, program kerja Public relations melalui proses empat tahapan atau langkah-
langkah pokok, yakni, :

1.      Research Listening (penelitian dan mendengarkan). Dalam tahapan ini public relations
officer mempelajari opini, sikap. Dan reaksi publik terkait terhadap kebijakan atau produk
organisasi. Dalam tahap ini ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung
dengan kepentingan organisasi, yakni What’s our problem?
2.      Palnning Decission (perencanaan pengambilan keputusan). Memberikan sikap, opini, ide,
dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan. Dilakukan pula penetapan program, kerja
organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak berkepentingan.
Here’s what what we can do?
3.      Communications – Actions (mengkomunikasikan dan melaksanakan). Menjelaskan dan
sekaligus menfasirkan informasi mengenai langkah-langkah yang akan dilakukan, diharapkan
bisa mempengaruhi pihak-pihak tertentu yang penting dan berpotensi mendukung program
organisasi. Here’s what we did and why?
4.      Evaluation (mengevaluasi). Mengadakan penilaian evaluasi terhadap program dan hasil
kerja aktivitas public relations. How did we do?
 Keempat tahapan tersebut, satu sama lain berkaitan sangat erat. Artinya guna
mendapatkan hasil maksimal, semua tahapan harus senantiasa dilalui/dilaksanakan dengan
baik. Setiap tahap dalam program kerja public relations yang efektiv.

Jika diuraikan lebih rinci, keempat tahapan menurut M Cultiv & Center tersebut,
adalah sebagai berikut:

1.      Menganalisa perilaku umum dan hubungan organisasi terhadap lingkungan.

2.      Menentukan dan memahami secara benar perilaku tiap-tiap kelompok terhadap organisasi.

3.      Menganalisa tingkat opini publik, baik yang intern (internal public) maupun yang ekstern
(external public).

4.      Mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan, masalah-masalah potensi, kebutuhan-

kebbutuhan dan kesempatan-kesempatan.

5.      Menentukan formulasi dan merumuskan kebijakan-kebijakan.

6.      Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah perilaku
masyarakat sasaran. Termasuk membuat budget/anggaran biaya operasionalnya.

7.      Menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas sesuai dengan program yang telah
direncanakan.

8.      Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaian-penyesuaian

yang diperlukan.

B.     PERENCANAAN PROGRAM KERJA PUBLIC RELATIONS

1.      Pengertian Program Kerja

Program adalah suatu rancangan mengenai asas suatu usaha yang akan dijalankan.
Sekumpulan aktivitasyang salingberkaitan dan bantu membntu diantara satu dengan yang lain
kepada pencapaian seseuatu tujuan program itu. Organisasi mengandung satu atau lebih
program dan tujuan tiap – tiap program itu adalah tidak serupa, tetapi saling menyumbang
kepada satu tujuan sebuah organisasi itu.

Program kerja adalah sebagai suatu rencana kegiatan dan suatu organisasi yang terarah
terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentutan oleh suatu
 organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan
rutinitas roda organisasi. Program kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan
cita – cita organisasi. Ada 2 alasan mengapa program kerja perlu disusun oleh suatu
organisasi :

2.      Ruang Lingkup Program Kerja Public Relations

Program berhubungan dengan tujuan keorganisasian, maka seorang praktisi Public

Relations harus memahami apa yang sedang dilakukan oleh manajemen, bahwa mereka
adalah bagian dari tim manajemen. Program merupakan suatu rancangan mengenai asas serta
usaha yang akan dijalankan. Program kerja PR adalah rancangan yang dibuat untuk
menjalankan kegiatan PR.

Dengan melaksanakan metode program kerja secara bertahap dan menggunakan media
komunikasi yang tepat. Public Relatians dapat membantu melancarkan jalannya kegiatan
perusahaan. Dalam hal ini banyak permasalahan yang perlu menjadi pemikiran Public
Relations, antara lain :

a.       Ke dalam

b. Meningkatkan efisiensi tenaga buruh atau pegawai (SDM)

c. Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan pegawai (SDM)
d. Memelihara kekompakan kerja serta menyalurkan kreativitas para pegawai (SDM)
e. Ikut mengawasi dan menjaga perusahaan dari gangguan – gangguan penyelewengan
f. Ke luar
g. Memelihara hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat (public), terutama
dengan public sekitar temat dimana perusahaan itu berada.
h. Mengajak masyarakat untuk menjadi minded terhadap hasil produksi perusahaan.
i. Memperluas pasaran hasil produksi perusahaan
j. Membina kepercayaan dan simpati masyarakat terhadap kegiatan perusahaan.
(Suhandang, 2004:238)

Pada dasarnya tujuan umum dari program kerja dan berbagai aktivitas PR adalah cara
menciptakan hubungan harmonis antara organisasi atau perusahaan yang diwakilinya dengan
publiknya atau stakeholder sasaran khalayak yang terkait.
 Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas PR
tersebut dapat diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen yang dikelola
secara professional dan dapat dipertanggungjawabkan hasi atau sasarannya.

3.      Perencanaan Program Kerja Public Reletions

Defenisi perencanaan kerja, menrut pakar Public Relations, Frank Jeskins (2004 : 13),
Public Relations consists off all from of planned communications outwards and inwards
between an organization and its public for the purpose of achieving specific objectives
concerning mutual understanding. Secara umum pengertian dari perencanaan program kerja
public relations yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan komunikasi baik
kegiatan ke dalam maupun ke luar antara organisasi dan publiknya yang tujuannya untuk
mencapai saling pengertian.

Perencanaan program kerja public relations tersebut, berkaitan dengan pengertian

perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja program PR,
termasuk manfaat dan klasifikasi perencanaan kerja tersebut. Maka penjelasannya sebagai
berikut

a.       Perencanaan kerja, yaitu terdiri dari :

b. Perencanaan, seseorang yang memanfaatkan atau menginterpretasikan segala

informasi, materi dan data yang tersedia baik secara kuantitatif maupun kualitatif
untuk di analisis, diseleksi dan diproses sebagai bahan perenacaan kerja yang akan
datang.
c. Hasil yang akan diperoleh relevan dengan hal-hal yang berkaitan dengan peran dan
fungsi kegiatan dalam suatu organisasi.
d. Perencanaan kerja PR, yang berkaitan dengan :
e. Fungsi dan teknis manajemen humas yang profesional, dinamis serta proaktif.
f. Merupakan metode terbaik untuk mempersiapkan pihak organisasi dalam menghadapi
perubahan yang sering terjadi.
g. Penilaian (evaluasi) atau meriview hasil perkembangan kegiatan masa lalu, sekarang
dan masa yang akan datang.
h. Mengantisipasi dan mengahadapi, tantangan atau resiko yang akan terjadi melalui
suatu proses untuk menentukkan tujuan dan sasaran jangka pendek dan jangka
panjang secara periodik dan strategis.
 i. Wujud rencana kerja PR
j. Renacana yang berkaitan dengan hasil atau produk dari perencanaan yang telah
dilaksanakan, baik dalam waktu jangka pendek maupun jangka panjang.
k. Renacana perencanaan konsep dasar dari perencanaan kerja PR yang dirancang
l. Renacana untuk membuat pernyataan berdasarkan dari target yang ingin dicapai
m. Perencanaan Kerja PR dan alasan-alasan untuk dilakukan kegiatan PR
n. Alasan dalam kegiatan perencanaan, dalam kata lain yaitu action plan yang mana
dapat bersifat proaktif, reaktif, defensive,preventif, protektif dan hingga profitbel.
o. Alasan mengapa (why) :
p. Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas
q. Mengahadapi perubahan lebih sempit dalam bidang operasional.
r. Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan target yang ingin dicapai.
s. Manfaat perencanaan kerja PR

Manfaat yang diperoleh dari pembentukan perencanaan kerja PR, yaitu :

a.       Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi terhadap lingkungan
yang berubah-ubah

b. Mengefektifkan dan mengefesienkan koordinasi atau kerjasama antara departemen

dan pihak terkait lainnya.
c. Menghindari resiko kegagalan dengan tidak melakukan perkiraan atau perencanaan
tanpa arah yang jelas dan konkret
d. Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional organisasi
e. Menetapkan klasifikasi rencana kerja PR, yaitu renacana strategi, rencana tetap dan
rencana tertentu.

Dalam pembentukan perencanaan program kerja PR, dimana perlunya seorang praktisi
khusus harus terlebih dahulu mengetahui dan dapat memahami tujuan yang akan dicapai oleh
organisasinya, jika tidak memahami dan mengetahui dengan pasti tujuan organisasi sebelum
melakukan perencanaan program PR, akibatnya timbul hambatan-hambatan, yaitu :
a.       Kegagalan manajemen menyertakan para pelaksana untuk turut serta mempertimbangkan
perumusan kebijakasanaan dan program kerja organisasi

b. Kurang tercapainya kesepakatan mengenai tujuan-tujuan dari pelaksanaan program

PR.
 c. Kurang waktu karna tersita oleh pembahasan-pembahasan mengenai permasalahan
sehari-hari
d. Keterlambatan dan frustasi yang dialami pelaksana karna kurangnya koordinasi
departemen terkait

Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas
manajemen humas tersebut yang diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui
manajemen humas yang dikelola secara profesional dan dapat dipertanggung jawabkan hasil
dan sasarannya. Secara umum pengertian dari perencanaan humas yaitu terdiri dari semua
bentuk kegiatan perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan
kerja humas.
Apapun jenis perencanaan, akan selalu mengikuti langkah-langkah tertentu, dimana
langkah-langkah tersebut sebaga berikut :

a.       Menentukkan kebutuhan, kemudian memprioritaskan satu atau beberapa yang menjadi
tujuan perencanaan

b. Melakukan ramalan dan menentukan program serta alternatif-alternatif pemecahan

c. Menspesifikasi program
d. Memilih alternatif pemecahan

Perencanaan program kerja PR harus dikaitkan dengan cita-cita dan tujuan. Sehubungan
dengan hal tersebut terdapat dua program PR yang bersifat mendasar yaitu program PR yang
bersifat preventif dan program suatu program yang direncanakan untuk mencegah terjadinya
hal-hal yang tidak diinginkan oleh organisasi, sedang program remedial sehubungan dengan
perbaikan situasi dan kondisi yang terjadi pasca krisis. Perencanaan kerja PR, berkaitan
dengan :
a.       Tiga Dasar
Ada tiga dasar yang hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil baik, yaitu :

1.      Rencana program kerja harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak
manajemen

2. Rencana program kerja tersebut harus mempunyai tujuan

3. Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Program tersebut
 PRO (Praktisi PR) tidak boleh berurusan dengan PR rabun atau rencana program yang
direncanakan secara tidak jelas. Agar berhasil, rencana program PR harus disusun terlebih
dahulu dan disesuaikan dengan ruang lingkup dimana PRO bekerja di perusahaan besar atau
kecil. Misalnya, dengan ruang lingkup yang kecil dan disesuaikan dengan keadaan
finansialnya ketika dibuat rencana program PR selama satu tahun.
b.      Unexpected Case
Dalam praktek, seorang PRO sering dihadapkan dengan sesuatu yang berada diluar
perkiraan atau tujuan rencana program. Maka rencana program harus dibuat sebaik mungkin.
Penanganan hal – hal yang hadir di luar dengan dugaan tersebut akan jauh lebih sulit
dikarenakan tidak ada guideline (patokan) dalam rencana programitu sendiri. Karena itulah,
tak satu bisnis pun dapat beroperasi tanpa rencana program yang matang dan jelas.

c.       Faktor Utama Rencana Program

 Kegiatan yang dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR,

termasukspecial event seperti : product launching, facility visit, penandatanganan
kerja sama, atau kegiatan lainya : pameran, promosi, sponsor ship, dan kampanye.
 Perencanaan anggaran, yang merupakan faktor yang penting. Tidak ada kegiatan
tanpa pengeluaran dan pemasukan uang.
 Perizinan dari yang berwenang
 Strategi pelaksanaan kegiatan
 Rapat
 Perekrutan karyawan yang akan dilibatkan dalam pekerjaan termasuk
jobdescriptionnya
 Penyediaan sarana untuk hal – hal yangakan muncul secara tidak terduga

d.      Pentingnya Perencanaan Program Public Relations

Rencana program PR sama pentingnya dengan menciptakan suatu fondasi yang kuat
untuk sebuah bangunan. Menrut Frank Jefkins (2002 : 56) ada empat alasan yang paling
penting bagi perlunya suatu perencanaan PR. Keempat alasan tersebut adalah sebagai
berikut :

1. Untuk menetapkan target – target operasi PR yang nantinya akan menjadi tolok ukur
atas segenap hasil yang diperoleh
2. Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan
 3. Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan jumlah program dan waktu yang
diperlukan untuk melaksanakan segenap program PR yang telah diprioritaskan
4. Untuk menentukan kemungkinan pencapaian tujuan – tujuan tertentu sesuai dengan
ketersediaan :

 Staf pendukung atau personil yang mencukupi

 Dukungan dari berbagai peralatan fisik seperti alat –alat kantor, mesin ceta, kamera
dll
 Anggaran dana yang tersedia

e.       Model Perencanaan PR

MenurutJefkins(2004:57)adaenammodelperencanaanPRyangsudahditerimasecaraluasol
eh para praktisi PR profosional yaitu :

1.      PengenalanSituasi

Model perencanaan kegiatan PR dengan pengenalan situasi adalah dengan melakukan

perencanaan logis yang merupakan prosedur penyusunan rencana yang didasarkan pada
pencapaian  tujuan.

Situasi PR biasanya menyangkut  hal-hal yang dihadapi  oleh para praktisi PR.Pada situasi 
ini tujuan yang ingin dicapai adalah mengubah empat sikap negative menjadi empat sikap
positif.Melalui pengubahan tersebut diharapkan pada akhirnya akan dicapai suatu
pengetahuan yang dapat menumbuhkan pemahaman. Pengenalan situasi dilihat dari sikap
negative antaralain :

a.       Permusuhan (hostility)

b.      Prasangka (prejudice)

c.       Apati (apathy)

d.      Sikap acuh tak acuh (ignorance)

2.      Penetapan  Tujuan

Setiap tujuan organisasi dalam pengertian yang luas akan jauh lebih mudah dijangkau
apabila usaha mencapainya juga disertai dengan kegiatan-kegiatan humas, baik itu yang
dilakukan oleh unti/departemen humas internal maupun lembaga konsultasi humas eksternal.
 Seperti masalah keterbatasan sumberdaya, khususnya tidak semua tujuan tersebut bisa
dicapai.

Terpilihnya tujuantidak hanya semata–mata ditentukan oleh keterbatasan sumberdaya,

tetapi bisa berasal dari sejauhmana pimpinan peruahaan atau organisasi yang bersangkutan
menyadari arti pentingnya humas dan seberapa baik ia menjalin hubungan dengan kalangan
media massa.

3.      Defenisi Khalayak

Betapa pentingnya suatu organisasi harus mengenali dan membatasi khalayaknya.Karena,

ia harus menentukan bagian yang paling sesuai atau yang paling dibutuhkannya. Kalau
khalayak yang potensial ternyata terlalu luas atau bervariasi maka khalayak hanya terfokus
sebagian diantaranya.Walaupun untuk beberapa khalayak kita bisa menjangkaunya sekaligus
melalui media-media tertentu seperti suratkabar dan televisi.

f. Pemilihan Media Dan Teknik-TeknikHumas

Media danTeknikHumas

Media dan teknik humas sangat bervariasi.Bila kita membandingkan media humas dan
media iklan, akan muncul beberapa hal menarik yaitu :

Humas

1. Para praktisi humas cenderung pada media-media yang bercakupan lebih luas.
2. Para praktisi humas berhubungan dengan para editor, jurnalis, serta para produser TV
dan Radio.
3. Kolom dan waktu siar untuk artikel humas terkadang tidak harus dibayar.
4. Kampanye humas bersedia menggunakan media apa saja, asalkan bisa menjangkau
sebanyak mungkin khalayak.
5. Program-program humas secara umum tidak terlalu pilih-pilih media seperti iklan.

Periklanan

1. Condong pada media-media yang punya ciri khas, menarik atau glamor sesuai dengan
karakteristik khalayak yang hendak dituju.
2. Para praktisi periklanan lebih banyak berhubungan dengan manajer iklan dari
berbagai perusahaan dan petugas iklan di media massa.
 3. Kampanye periklanan biasanya dilakukan terbatas pada media-media yang
biasdiharapkanakanmembuahkanhasilmaksimaldenganbiayaserendah-rendahnya.
4. Duniaperiklananselalumemilihtempat-tempattertentu yang paling
menjanjikankeberhasilan.

4.      Pengaturan Anggaran

Para perencana media humasjugaharusmemperhitungkan media mana yang

harusdigunakanuntukmenjangkaukhalayak yang dipilih, tentunya sesuai dengan keterbatasan
anggaran yang ada.

a.      PentingnyaAnggaran
Adapunartipentingdaripenyusunananggaranbersumberdariadanyabeberapaalas anyaitu :

1. Untukmengetahuiseberapabanyakdana yang diperlukandalamrangkamembiayaisuatu

program ataukampanyehumas.
2. Anggaranmemaksakandisiplinpengeluarandanasehinggamencegah
terjadinyapemborosanataupengeluaran yang berlebihandantidakperlu,
sehinggasegalasesuatu yang
berkaitandengansoalpengeluaranataupembiayaanakanberjalantepatsesuaidenganrenca
na yang telahditetapkan.
3. Unsur-unsur Anggaran Humas

Pada umunya suatu anggaran humas memiliki unsur-unsur atau pos pengeluaran pokok
sebagai berikut : (Anggoro, 2008;88)
a.       TenagaKerja

b.      BiayaTetap

c.       MateriatauPeralatan

d.      Kaskecil

5.      Pengukuran Hasil Kegiatan Humas

Ada 3 halterpentingberkenaandenganpengkuranhasilini.
a.       Teknik-teknik yang digunakan untuk menganalisis situasi sering kali juga dimanfaatkan
guna mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai dari segenap kegiatan- kegiatan humas
yang telah dilaksanakan.

b. Metodepengumpulanpendapatatauujisikapmerupakanduametode yang paling lazim

digunakan. Metode- metode evaluasi hasil biasanya diterapkan pada tahap
perencanaan. Namun bila perlu, penyesuaian bisa pula diilakukan selama
berlangsungnya proses pelaksanaandari program humas yang bersangkutan.
c. Setiap program humas harus memiliki tujuan yang pasti.

6.       Proses Kerja PR

Proses kerja PR merupakan satu kesatuan perencanaan yang secara sirkuler terus menerus
berlangsung. Langkah–langkah kegiatan PR yaitu (Jefkins,2004:72) :

a.       Menganalisis perilaku umum dan hubungan organisasi terhadap lingkungan.

b. Menentukandan memahami secara benar perilaku tiap tiap kelempok terhadap

organisasi.
c. Menganalisis tingkat opini public, baik yang intern maupun yang ekstern.
d. Mengantisipasi kecenderungan- kecenderungan, masalah yang potensial, kebutuhan-
kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.
e. Menentukan formulasi dan merumuskan kebijakan- kebijakan.
f. Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah perilaku
kelompok masyarakat sasaran.
g. Menjalankan dan melaksanakan aktifitas- aktifitas sesuai dengan program yang
telahdirencanakan.
h. Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaian -
penyesuaian yang diperlukan.

  Scott M. Cutlip& Allen H. Center (2005:295), menyatakan bahwa proses perencanaan

program kerja melalui proses empat tahapan ataul angkah- langkah pokok yang menjadi
landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasan adalah :

a.       Penelitian dan Mendengarkan

 Penelitian yang dilakukan berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi dari mereka yang
berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan-kebijaksanaan suatu organisasi. Setelah itu
baru dilakukan pengevaluasian fakta- fakta, dan informasi yang masuk untuk menentukan
keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang
berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yaitu apa yang menjadi problem kita ?

b.      Perencanaan dan Mengambil Keputusan

Sikap, opini, ide-ide, dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan serta penetapan
program kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan- keinginan pihak
yang berkepentingan mulai diberikan : apa yang dapatkitakerjakan ?

c.       Mengkomunikasikan dan Pelaksanaan

Informasi yang berkenaan dengan langkah- langkah yang akan dilakukan, dijelaskan
sehingga mampu menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif dapat mempengaruhi pihak-
pihak yang dianggap penting dan berpotensi untuk memberikandukungansepenuhnya :apa
yang telahkitalakukandanmengapabegitu ?

d.      Mengevaluasi
Pihak humas mengadakan penilaian terhadap hasil- hasil dari program-program kerja
atau aktivitas humas yang telah dilaksanakan. Termasuk mengevaluasi keefektivitasan dari
teknik- teknik manajemen dan komunikasi yang telah diperlukan: bagaimana yang telah kita
lakukan ?

Tahap yang paling sering diabaikan adalah penelitian, perencanaan dan evaluasi. Sebaliknya
di antara mereka yang terlalu banyak memfokuskan pekerjaannya pada publisitas, yang
sebenarnya akan secara otomatis muncul apabila program PR dirangcang berdasarkan
penelitian, perencanaan dan evaluasi yang serius.

 C. PENTINGNYA PR MEMBNA RELASI DENGAN MEDIA

Di era sekarang ini, media memiliki peran dalam menyampaikan berita fakta ataupun
sebagai penyebar informasi dari berbagai pihak yang berkepentingan. Disinilah peran media
harus jelas dan berimbang, disatu sisi media berperan sebagai jembatan masyarakat untuk
mendapatkan informasi yang benar, sebaliknya disisi lain media juga berperan menyebarkan
suatu informasi tertentu untuk kepentingan pihak tertentu kepada masyarakat.
 Pada zaman sekarang telah berkembang pesat berbagai macam jennies media massa.
Mulai dari televise, radio, surat kabar, dan lain sebagainya dapat dimanfaatkan sebagai media
di era informasi media untuk saat sekarang. Sehingga media merupakan bagian dari
kehidupan kita sehari-hari.

Peran media yang sebagai pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi yang
benar adalah hal utama yang harus dilakukan media, dari sisnilah asas orang-orang media
yang independent, non-partisipan, menjunjung kode etik jurnalis dijalankan. Lebih dari pada
itu, seorang jurnalis atau wartawan harus memiliki berbagai pengetahuan yang merata
disegala bidang, terutama dibidang dimana seorang wartawan ditempatkan.

Public relations dalam suatu organisasi/perusahaan harus menjalin hubungan baik

dengan media. Hal ini penting, karena disatu sisi pihak media mendapatkan sumber berita
yang berkualitas dengan penjelasan yang detail tanpa harus menganilis berita, kemudian
disisi lain pihak perusahaan mendapatkan kesempatan untuk mempublikasikan diri di media
yang bersangkutan.

Untuk kedepannya kedua pihak harus terus bekerjasam, karena dengan itulah salah
satu alternative dari kedua belah pihak dapat tercapai, yaitu publikasi yang didapatkan
perusahaan, khususnya pihak public relations untuk menjelaskan secara detail tentang
perusahaannya diberbagai media, sedangkan lingkungan media terus mendapatkan tantangan
dengan semkin berkembangnya era informasi, sehingga liputan berkualitas yang dapat
memberikan informasi kepada perusahaannya diberbagai media, sedangkan lingkungan
media terus mendapatkan tantangan dengan semakin berekembangnya era informasi,
sehingga liputan berkualitas yang dapat memberikan informasi kepada masyarakat dapat
dipenuhi.

D. MEDIA DAN TEKNIK-TEKNIK PUBLIC RELATIONS

1.      Pemilihan Media dan Teknik Humas

Contoh: para jurnalis untuk media, dan penyelenggaraan acara resepsi pers untuk
tekniknya.

Bila kita membandingkan media humas dan media iklan, akan muncul lima hal menarik:
1) Kampanye periklanan dan kampanye humas sama-sama bisa menggunakan berbagai macam
media.

2) Para praktisi humas berhubungan dengan para editor, jurnalis, serta para produser TV dan
radio, sedangkan para praktisi periklanan lebih banyak berhubungan dengan para manager
iklan dari berbagai perusahaan, petugas iklan di media massa (radio, koran, televisi, majalah,
dan sebagainya).

3) Iklan sifatnya jauh lebih komersial dibandingkan dengan humas.

4) Kampanye periklanan biasanya dilakukan terbatas pada media-media yang bisa diharapkan
akan membuahkan hasil maksimal (misalnya lonjakan penjualan) dengan biaya serendah-
rendahnya. Sedangkaan kampanye humas bersedia menggunakan media apa saja, asalkan
bisa menjangkau sebanyak mungkin khalayak.

5) Tidak seperti dunia periklanan, dunia kehumasan dapat menggunakan berbagai media khusus
seperti jurnal-jurnal internal, buletin atau sekedar majalah dinding.

2.      Variasi Media Humas

a) Media pers (press)

Media ini terdiri dari berbagai macam koran yang beredar di masyarakat secara umum, baik
yang berskala regional maupun nasional atau bahkan internasional, koran-koran gratis,
majalah-majalah, yang diterbitkan secara umum maupun hanya dalam jumlah terbatas untuk
kalangan tertentu; buku-buku petunjuk khusus; buku-buku tahunan dan laporan-laporan
tahunan dari berbagai lembaga yang sengaja dipublikasikan untuk umum.

b) Audio-visual

Media ini terdiri dari slide dan kaset video, film-film dokumenter.

c) Radio

Kategori ini meliputi semua jenis radio, mulai dari yang berskala lokal, nasional hingga
internasional baik yang dipancarkan secara luas maupun yang dikemas secara khusus.

d) Televisi

Televisi sebagai media humas tidak hanya televisi nasional atau regional tapi juga televisi
internasional, termasuk pula sistem-sistem teletex.
e) Pameran (exhibition)

f) Bahan-bahan cetakan (printed material)

Yakni berbagai macam bahan cetakan yang bersifat mendidik, informatif, dan menghibur
yang disebarkan dalam berbagai bentuk guna mencapai tujuan humas tertentu.

g) Penerbitan buku khusus (sponsored books)

Isi buku ini bisa bermacam-macam, misalnya saja mengenai seluk-beluk organisasi, petunjuk
lengkap mengenai cara penggunaan produk-produknya atau bisa juga mengenai keterangan
tentang berbagai aspek yang berkenaan dengan produk atau organisasi itu sendiri.

h) Surat langsung (direct mail)

Surat humas seperti ini tidak saja ditujukan kepada tokoh atau pribadi-pribadi tertentu saja,
tetapi juga kepada berbagai macam lembaga yang sekiranya relevan, atau untuk dipajang di
tempat-tempat umum.

i) Pesan-pesan lisan (spoken words)

Penyampaian pesan humas juga bisa dilakukan melalui komunikasi langsung atau tatap
muka.

j) Pemberian sponsor (sponsorship)

Suatu organisasi atau perusahaan bisa pula menjalankan kegiatan humasnya melalui
penyediaan dana atau dukungan tertentu atas penyelenggaraan suatu acara seni, olahraga,
ekspedisi, beasiswa universitas, sumbangan amal, dan sebagainya. Kegiatan penyediaan
sponsor ini juga sering dilakukan dalam rangka melancarkan suatu iklan atau mendukung
usaha-usaha pemasaran.

k) Jurnal organisasi (house jurnals)

Suatu bentuk terbitan dari sebuah perusahaan atau organisasi yang sengaja dibuat dalam
rangka mengadakan komunikasi dengan khalayaknya.

l) Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (corporate identity)

Bentuknya bisa bermacam-macam, tergantung pada bentuk dan karakter organisasinya.Ciri

khas organisasi atau identitas perusahaan ini sengaja diciptakan untuk mengingatkan
khalayak atas keberadaan dari organisasi yang bersangkutan.
m) Bentuk-bentuk media humas lainnya

Misalnya banyak perusahaan sengaja menyisipkan pesan-pesan sosial pada kemasan

produknya agar khalayak mengetahui bahwa mereka bukanlah binatang ekonomi yang
semata-mata mengejar keuntungan.

3.      Media dan Anggaran

Para perencana media humas juga harus memperhitungkan media mana yang harus
digunakan untuk menjangkau khalayak yang telah dipilih, tentunya sesuai dengan
keterbatasan anggaran yang ada.

Anggarannya yaitu:

4.      Biaya-biaya Perencanaan

Humas merupakan kegiatan yang padat karya, sehingga pos pengeluaran terbesar
dihabiskan untuk pemakaian jam kerja alias gaji personil. Pos pengeluaran lain yang cukup
besar akan tercipta bila pelaksanaan kegiatan humas itu juga melibatkan pemakaian alat-alat
canggih seperti kamera video, komputer, hingga mesin cetak modern. Adakalanya, pos-pos
pengeluaran itu dialihkan ke anggaran yang lain misalnya saja ke anggaran dokumentasi.

5.      Pengukuran Hasil

Pengukuran Keberhasilan atau Kegagalan.

Teknik-teknik yang digunakan untuk mengenali situasi sering juga dimanfaatkan guna
mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai dari segenap kegiatan-kegiatan humas yang
telah dilaksanakan.Metode pengumpulan pendapat atau uji sikap (attitude test) merupakan
dua metode yang paling lazim digunakan.

Unsur lain yang bisa digunakan sebagai metode tolak ukur adalah liputan oleh media
massa. Sikap-sikap media massa yang lebih simpatik terhadap suatu organisasi bisa pula
dipandang sebagai salah satu bukti keberhasilan atas segenap kegiatan humas yang telah
dilaksanakan oleh organisasi itu.

Contoh Lain Hasil Humas

 Setelah kampanye atau program humas usai dilaksanakan, maka guna mengukur
hasilnya kita bisa memanfaatkan keempat belas tujuan sebagai suatu tolak ukur atau bahan
perbandingan.

Hal terakhir yang perlu ditegaskan di sini adalah setiap kegiatan humas harus dilaksanakan
secara sungguh-sungguh dan profesional.Sebelumnya, segala sesuatunya harus sudah
direncanakan secara cermat, dengan mengacu pada tujuan-tujuan yang hendak dicapai.Segala
sesuatunya harus dibuat sepraktis mungkin agar mudah dipahami dan diterima (disetujui)
oleh pihak manajemen.

E. SPECIAL EVENT (KEGIATAN KHUSUS DALAM HUMAS)

Ruslan (dalam Ardianto, 2009:103-104) mengemukakan, bahwa untuk

menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus (special events), humas tersebut harus mampu

menarik perhatian dari publik terhadap perusahaan atau produk tertentu, yang ingin

ditampilkan melalui aktivitas special events itu sendiri. Dalam hal ini, maka kegiatan special

events dari Humas/PR tersebut akan mampu memuaskan bagi pihak-pihak lain yang terlibat

atau terkait untuk berperan-serta dalam suatu kesempatan pada acara khusus Humas, baik

untuk meningkatkan pengetahuan (knowledge), Kesadaran (awareness), upaya pemenuhan

selera (pleasure), dan menarik simpati atau empati sehingga mampu menumbuhkan saling

pengertian bagi kedua belah pihak. Pada akhirnya, kegiatan ini dapat menciptakan citra

(image) positif dari masyarakat atau publik sebagai target sasarannya.

pengertian  dari peristiwa khusus (special events) adalah suatu kegiatan public

relations, yang cukup penting dalam upaya memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam

suatu kesempatan memenuhi selera/kesenangan, serta upaya menarik perhatian bagi

publiknya.

Arti special events menurut istilahnya (Ardianto, 2009:104) :

1.      Special, atau spesial berarti Sesutu yang “istimewa”, pengeculalian (khas), dan tidak

umum.

2.      Event, sesuatu kejadian penting atau peristiwa khusus, baik yang terjadi secara internal,

lokal, maupun nasional, bahkan berkaitan dengan suatu peristiwa (event) secara internasional.

Jadi, special events tersebut merupakan suatu peristiwa istimewa atau khas yang

tengah berlangsung, dan dirancang secara khusus dalam program acara kehumasan, yang

dikaitkan dengan event tertentu (specials event PR programme). Ciri-ciri khas dari fungsi

Humas menurut Center dan Canfield (dalam Ardianto, 2009:104) yaitu:

1.      Menunjang kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi dan menciptakan citra
dan kepercayaan.

2.      Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya (publik eksternal
dan internal).

3.      Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, yaitu menyebarluaskan informasi melalui
berbagai macam program acara dari organisasi kepada publik, dan menyalurkan opini public
kepada organisasi.

4.      Melayani keinginan publiknya, dan mampu menasihatkan pimpinan organisasi demi
tercapainya tujuan kebaikan bersama.

Sehubung dengan penjelasan fungsi PR atau kehumasan tersebut di atas, dan jika
dikaitkan  dengan kegiatan kehumasan dalam special events tersebut, maka fungsinya adalah
sebagai berikut:
1.      Untuk memberikan informasi secara langsung (bertatap muka), dan mendapatkan hubungan
timbal balik yang positif dengan publiknya melalui program kerja atau acara-acara yang
sengaja dirancang, dan dikaitkan dengan event (peristiwa khusus) dalam kegiatan serta
program kerja kehumasan tertentu.  

2.      Sebagai media komunikasi dan sekaligus publikasi, dan pada akhirnya masyarakat atau
publik sebagai target sasarannya akan memperoleh pengenalan , pengetahuan, dan pengertian
yang mendalam. Diharapkan dari acara khusus tersebut dapat tercipta citra positif terhadap
perusahaan/lembaga, atau produk yang diwakilinya.

Bentuk special events, biasanya, manajemen harus melihat acara kalender tahunan,
melihat pada tahun (calendar of event) dari tahun tertentu, kemudian menyusun rencana kerja
 suatu acara-acara program khususnya (special event), baik menyangkut perusahaan, maupun
produk yang ingin dipublikasikan dengan teknik atau pendekatan jurnalistik (press
relationship), dan promosi periklanan yang dikaitkan dengan peristiwa-peristiwa khusus
(event) tertentu, yang secara sengaja dirancang atau ditentukan terlebih dahulu sesuai dengan
perencanaan dan program/acara Humas yaitu, regular and special events of PR programme.
Misalnya, bulan agustus tanggal 17 merupakan peristiwa khusus untuk menyambut
hari nasional, yang berkaitan dengan peringatan hari proklamasi RI. Acara tersebut
diperingatkan secara periodik oleh Negara Indonesia. Begitu seterusnya menjelang akhir
tahun, aka nada pula event tertentu, misalnya untuk menyambut Hari Natal dan Tahun Baru,
serta menyambut Bulan Suci Ramadhan (bulan puasa), dan akan diikuti kegiatan keagamaan
hari Lebaran untuk umat islam.
Rencana atau aktivitas kerja Humas dimulai dari menentukan suatu daftar acara
tahunan tertentu (regular of yearly event), yang kemudian dikaitkan dengan peristiwa-
peristiwa khusus (special events) yang akan terjadi berulang-ulang, dan sepanjang pergantian 
tahun dan secara periodik, secara konstan. Misalnya, bentuk-bentuk special events yang telah
dikenal sebagai berikut (Ardianto, 2009:106)  :
      a. Festival

b. Parade

      c. Fair

d. Seminar

 e. Open house

Events (acara/peristiwa) yang dikenal dalam aktivitas kehumasan (Ardianto,

2009:106). Misalnya:

a.       Calendar of events, yaitu acara rutin (regular events) yang dilaksanakan pada hari, bulan,

tahun tertentu secara periodik, dan berulang-ulang (rutin) diselenggarakan sepanjang tahun

kalender.

b.      Momentum events, yaitu acara yang sifatnya khusus yang dilaksanakan pada momen-

momen tertentu di luar acara rutin tersebut. Misalnya, peluncuran produk barang/jasa

pelayanan tertentu, pembukaan kantor baru, ulang tahun perusahaan, dan sebagainya, yang
 dianggap sebagai momen oleh pihak lembaga atau Humas untuk mengadakan suatu acara

istimewa, yang perlu diperingatkan dan dipublikasikan.

Kategori Special events (Ardianto, 2009:106) tersebut secara garis besar ada tiga

jenis, yakni:

a.       Acara suatu peresmian

b.      Acara peringatan tertentu

c.       Acara komersial (Profit Making) atau non komersial (Social Community Relations)

Hal lain sebagai pendukung keberhasilan dalam pelaksanaan (action Planning)

special events tersebut terkait dengan (Ardianto, 2009:107) :

   a. Penyusunan jadwal, mulai dari persiapan, pelaksanaan atau kegiatan dari special

events itu sendiri, dukungan dana (budget), fasilitas, personel (manajemen), serta kemudian

evaluasinya.  

b. Personel yang terkait, bagaimana (how) kesiapan dari pengisi tim acara atau penuntut acara

(master of ceremony). Siapa (who) pengunjung yang hadir, dan apakah terdiri dari para

pembeli undangan, pejabat tinggi, atau eksekutif. Mungkin, masyarakat umum, yang tanpa

melalui undangan resmi atau cukup melalui pengumuman tertentu, juga datang. Pihak

sponsor, rekanan, atau business relations dari lembaga atau instansi tertentu yang dirangkul

untuk kerja sama. Kalangan donatur, dermawan, dan perorangan yang disesuaikan  dengan

apa, mengapa, dan bagaimana (What, Why, dan How) dari tujuan, maksud, dn tema dari

special events itu diselanggarakan oleh pihak humas dan pejabat humas tersebut.

      c. Tujuan dari special events adalah :

·        Pengenalan (awareness) dan meningkatkan pengetahuan (knowledge) terhadap

lembaga / perusahaan dan produk, yang ingin ditampilkan.Proses publikasi melalui

komunikasi timbal balik, yang pada akhirnya memperoleh publisitas yang positif.
Memperlihatkan itikad baik dari lembaga, yaitu produk yang diwakilinya, dan sekaligus

memberikn kesan atau citra positif terhadap masyarakat sebagai publik sasarannya.  Upaya

mempertahankan penerimaan masyarakat Memperoleh rekanan atau pelanggan baru melalui

acara special events yng dirancang secara menarik, informatif, dan kreatif.

F. STUDI KASUS

“Media Sosial dan Peran Manajerial Public Relations PT PLN Persero”

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah memengaruhi praktek-

praktek dalam bidang kerja komunikasi, termasuk Public Relations (PR). Dalam konteks PR,
media sosial menyediakan saluran tambahan untuk berkomunikasi dengan target publik.
Media sosial, dengan berbagai karakteristiknya, menuntut PR untuk menyesuaikan diri.
Hadirnya media sosial menjadikan komunikasi bersifat dua arah, meruntuhkan paradigma
kontrol pesan, dan menciptakan bentuk baru

dalam memonitor dan menganalisis media (Grunig, 2009; Macnamara, 2010).

Kehadiran media sosial telah mengubah cara para praktisi dalam berpikir dan melaksanakan
praktek-prakteknya dan beranggapan bahwa hal ini merupakan sebuah kekuatan revolusioner
dalam bidang PR. Melalui optimalisasi potensi media sosial maka praktek PR akan lebih
mendunia, lebih strategis, semakin bersifat komunikasi dua arah dan interaktif, simetris
atau d ialogis serta lebih bertanggungjawab

secara sosial. Hal ini cukup dapat mendasari bahwa pada era baru ini media sosial
dapat menjadi salah satu media yang digunakan dalam strategi PR untuk berkomunikasi
dengan publiknya (Grunig, 2009).

Namun media sosial tidak semata sebagai sebuah alat komunikasi. Artinya, peran PR
yang berhubungan dengan media sosial tidak hanya dalam level teknis k omunikasi. Adanya
media sosial memungkinkan PR juga melakukan peran manajerial, di mana praktisi PR
terlibat dalam pengambilan keputusan strategis o rganisasi serta memberikan masukan
kepada jajaran manajemen atas (Grunig, 2009). Kehadiran media sosial memungkinkan PR
untuk terlibat dalam peran manajemen strategis o rganisasi (McDonald dan Hebbani, 2011).
Praktisi PR yang punya kompetensi menggunakan media sosial mendapatkan pengakuan
dalam proses pengambilan keputusan o rganisasi atau perusahaan (Diga dan Kelleher, 2009).

Salah satu peran manajerial PR berkaitan dengan media sosial adalah keterlibatan dalam
penyusunan peraturan media sosial untuk kalangan internal perusahaan. Peran sebagai
pembuat kebijakan media sosial, menurut pandangan Breakenridge, memang belum terlalu
populer namun hal tersebut mendesak untuk dilakukan: “[A] once less known and vacant spot
needs to be lled quickly” (2012, h. 8).

Media sosial memang ibarat ”pedang bermata dua” bagi perusahaan atau organisasi.
Di satu sisi memang memudahkan berkomunikasi dengan publik baik itu internal mau pun
eksternal.

Namun di sisi lain, karyawan kadang tak mempertimbangkan risiko penggunaan media
sosial. Karena ketidakhati-hatian tersebut, karyawan mungkin mem-posting informasi
sensitif atau menuliskan hal-hal yang buruk terkait perusahaan sehingga merusak reputasi
perusahaan tersebut. Untuk mengantisipasi hal tersebut, perusahaan perlu memiliki kebijakan
terkait media sosial.

Di Indonesia, salah satu perusahaan yang memiliki kebijakan penggunaan media

sosial di lingkungan perusahaan adalah PT PLN (Persero). Kebijakan tersebut disahkan pada
5 Oktober 2012 dalam Surat Edaran Direksi PT PLN (Persero) Nomor 015E/ DIR/2012
tentang “Etika Berkomunikasi Melalui Media Sosial dan Media Digital di Lingkungan PT
PLN (Persero)”. Kebijakan tersebut bertujuan menjadi panduan agar dalam penggunaan akun
media sosial masing-masing, pegawai PLN tidak mem- posting pesan yang justru
membahayakan reputasi perusahaan. Lebih lanjut PLN berharap dalam menggunakan media
sosial masing-masing pegawai dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Kebijakan tersebut disusun setelah melihat tingginya lalu lintas informasi para pegawai PLN
melalui akun media sosial masing-masing individu tersebut dalam kurun waktu dua hingga
tiga tahun terakhir. Pihak PLN melihat bahwa informasi yang disampaikan ada yang positif,
netral, negatif.

Surat Edaran Direksi PT PLN (Persero) Nomor 015E/DIR/2012 terseb ut menunjukkan

bagaimana bidang komunikasi

nikasi korporat –bidang di PT PLN yang menjalankan aktivitas PR– berperan dalam
pengambilan keputusan perusahaan. Inisiator dan koordinator penyusunan kebijakan ini
adalah bidang komunikasi korporat PT PLN Persero. Adapun proses penyusunan kebijakan
tersebut melibatkan tiga departemen/divisi/satuan kerja yakni bidang komunikasi korporat,
Sumber Daya Manusia, dan Teknologi Informasi.

Penelitian ini membahas peran manajerial departemen komunikasi korporat PT PLN Persero
dalam penyusunan kebijakan terkait penggunaan media sosial di lingkungan perusahaan.
Kebijakan tersebut tertuang dalam Surat Edaran Direksi Nomor 015E/DIR/2012 mengenai
“Etika Berkomunikasi Melalui Media sosial dan Media Digital di Lingkungan PT PLN
(Persero)”.

Media Sosial dan Peran Manajerial PR

Pada umumnya literatur membahas tentang bagaimana PR menggunakan media sosial dengan
baik untuk berkomunikasi, padahal media sosial tidak hanya sekadar piranti k omunikasi
semata. Tugas PR tidak hanya merancang dan menyebarkan pesan- pesan dari organisasi
melalui media sosial.

Di sisi lain, PR bisa memberikan kontribusi lebih bagi o rganisasi, yakni di tataran
manajerial. Kontribusi tersebut baru bisa terwujud ketika PR berperan dalam pengambilan
keputusan organisasi. Ketika PR berpartisipasi atau memiliki akses kepada pengambilan
keputusan, kontribusi PR adalah mengidentifi kasi konsekuensi, pemangku kepentingan,
publik, dan hasil dari keputusan atau hal-hal apa saja yang perlu menjadi perhatian
manajemen. Misalnya, media sosial atau media digital menawarkan pemantauan isu yang
lebih luas dibanding jika hanya memantau berita- berita di media konvensional seperti surat
kabar atau televisi (James 2007; Grunig, 2009).

PEMBAHASAN ( Analisa)

Secara informal o rganisasi PT PLN Persero mengakui bahwa k omunikasi korporat

dapat mengambil peran dalam pengambilan keputusan manajemen. Dalam kondisi biasa, k
omunikasi korporat memberikan saran kepada jajaran manajemen melalui kegiatan
pemantauan isu melalui media massa dan media sosial. Jajaran manajemen atas dengan
komunikasi korporat saling memberi dan meminta masukan terkait isu-isu yang tengah
berkembang. Keterlibatan komunikasi korporat dalam peran manajerial semakin besar
ketika terjadi krisis. Komunikasi korporat menjalin kontak dengan pihak- pihak yang terlibat
masalah, menjembatani antara perusahaan dengan publik yang terlibat dalam persoalan
tersebut, memberikan masukan-masukan untuk penanganan dan pasca krisis, merancang
strategi komunikasi krisis, berkoordinasi dengan fungsi-fungsi lain dalam perusahaan, dan
memberikan ruang yang sama baik bagi perusahaan dan publik untuk bersuara – melalui
media internal. Dalam masa krisis, komunikasi korporat melakukan k omunikasi dua arah
dan berperan sebagai jembatan antara publik dengan organisasi. Pengakuan informal ini
menunjukkan bahwa organisasi memahami bahwa PR dapat melakukan peran manajerial.

Pengakuan formal dari o rganisasi tetap merupakan faktor utama yang menentukan
peran PR dalam organisasi, apakah peran teknis komunikasi saja atau peran manajerial.
Pengakuan formal penelitian ini mengacu pada dokumen Keputusan Direksi Nomor
418.K/DIR/2012 tentang Pedoman Pelaksanaan Komunikasi Perusahaan PT PLN Persero.
Peraturan tersebut tak menyebutkan peran manajerial yang mungkin dilakukan k omunikasi
korporat. Tugas dan peran komunikasi korporat adalah produksi dan penyebaran informasi
serta menjalin hubungan dengan pemangku kepentingan, menjalankan k omunikasi dengan
publik internal dan eksternal, sebagai pusat informasi perusahaan, dan sebagai pusat layanan
informasi.

Bagaimana dengan prakteknya? Dalam rapat rutin dengan jajaran manajemen atas,
kehadiran manajer senior komunikasi korporat bersifat fakultatif. Komunikasi korporat
cukup untuk mengetahui isu- isunya saja, sebagai materi untuk melak- sanakan tugas sebagai
salah satu juru bica ra perusahaan. Sementara dari Sekper (yang menjadi induk komunikasi
korporat) yang wajib hadir adalah Sekper itu sendiri, hu- bungan kelembagaan dan hubungan
investor.

Meski mendapat pengakuan secara informal, namun pengakuan formal tetap merupakan
sesuatu yang penting, karena pengakuan formal akan dapat me- maksimalkan kerja
komunikasi korporat. Kurangnya pengakuan formal dapat me- ngakibatkan terjadinya
tumpang tindih dengan fungsi lain dalam organisasi. Tumpang tindih mengakibatkan komu-
nikasi korporat tidak dapat maksimal menjalankan peran manajerial. Dalam kebijakan terkait
etika penggunaan media sosial, terjadi tumpang tindih kewenangan antara komunikasi
korporat dengan SDM terkait pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi kebijakan. Komunikasi
korporat berpandangan hal tersebut merupakan kewenangan SDM, karena kebijakan tersebut
merupakan peraturan kepegawaian.

Selain itu dalam peraturan tersebut ada pasal yang mengatur tentang sanksi dan
penghargaan bagi pegawai yang belum dirumuskan dengan detil. Komunikasi korporat tidak
berwenang untuk memberikan sanksi dan penghargaan. Untuk pelaksanaan kebijakan,
komunikasi korporat memang melakukan apa yang tercantum dalam kebijakan terkait etika
penggunaan media sosial namun itu masih dilakukan secara individual. Dari pengamatan
penulis, hanya satu staf komunikasi korporat yang relatif sering memposting informasi
berkaitan dengan perusahaan di akun pribadi miliknya. Sedangkan untuk pengawasan
kebijakan, tidak tertulis hal tersebut menjadi kewajiban siapa. Alhasil tumpang tindih ini
membuat evaluasi mengenai kebijakan terkait etika penggunaan media sosial masih belum
berjalan.

Ukuran departemen PR dalam sebuah organisasi juga memengaruhi apakah

departemen PR dapat melaksanakan peran manajerial. Jumlah personel bidang komunikasi
korporat PT PLN Persero adalah 10 orang, terdiri dari satu orang manajer senior, tiga deputi
manajer (sub- bidang strategi komunikasi, sub-bidang hubungan internal, dan sub-bidang
hubungan eksternal/PR), dan enam staf. Untuk staf yang paling banyak adalah di hubungan
eksternal yakni empat orang. Sementara untuk hubungan internal dan strategi k omunikasi,
masing-masing hanya satu staf. Praktisi senior yang berada dalam departemen PR yang kecil
dengan staf yang relatif sedikit cenderung menghadapi keadaan yaitu mereka harus
menyelesaikan banyak tugas, mulai dari aktivitas keseharian hingga aktivitas jangka panjang.
Hal itu menyulitkan PR untuk bisa berkonsentrasi penuh kepada isu yang mungkin
memungkinkan PR memberikan kontribusi yang lebih signifi kan pada tingkat manajerial.

Sudah banyak kasus yang terjadi bahwa konsentrasi dan waktu tim PR internal sudah
tersita untuk mengerjakan tugas-tugas k omunikasi rutin, sehingga mereka tidak memiliki
waktu untuk memberikan kontribusi strategis bagi organisasi. Dari data yang penulis
peroleh, prioritas dari komunikasi korporat PLN adalah melakukan hubungan kepada
publik- publik eksternal dan diseminasi informasi. Dalam program kerja dua tahun terakhir,
yakni tahun 2011 dan 2012 juga didominasi kegiatan-kegiatan diseminasi i nformasi
perusahaan kepada publik. Untuk kegiatan internal yang berkaitan dengan penguatan peran
manajerial bidang komunikasi korporat hanya satu yakni pengembangan pengelolaan
kliping pemberitaan media berbasis web.

Poin terakhir adalah melakukan komunikasi dua arah dan simetris. Ber dasarkan
konsep Excellence PR, komunikasi dua arah dilakukan terhadap pihak-pihak yang akan
terpengaruh sebelum dan sesudah keputusan perusahaan ditetapkan. Perihal kebijakan terkait
etika penggunaan media sosial, pihak yang paling terpengaruh adalah pegawai (kalangan
internal). Bagaimana komunikasi yang dilakukan bidang komunikasi korporat dengan
pegawai selama penyusunan kebijakan ini? Ketika hendak merumuskan kebijakan, tidak
semua pegawai diajak berkomunikasi, namun melalui sampel saja yakni anggota mailing list
yang terdiri dari pegawai muda PLN.

Pada saat kebijakan sudah selesai, cara mengomunikasikannya adalah satu arah yakni
melalui surat elektronik dan majalah internal “Fokus”. Komunikasi korporat mengirimkan
melalui email. Memang, dalam beberapa kali terbitan majalah “Fokus” membahas tentang
media sosial, meski tidak secara spesifi k membahas kebijakan tersebut. Hal tersebut
menunjukkan upaya komunikasi korporat memberikan pemahaman kepada pegawai tentang
pentingnya media sosial. Kebijakan terkait etika penggunaan media sosial juga disampaikan
melalui pertemuan- pertemuan internal. Pesannya tidak secara spesifik tentang peraturan,
tetapi sekadar mengingatkan bahwa pegawai bisa memberikan nilai tambah kepada
perusahaan melalui media sosial. Pelaku yang menjadi komunikator tidak harus dari
komunikasi korporat, namun bisa juga dari pihak lain bahkan Direktur Umum.

Bidang komunikasi korporat menilai komunikasi satu arah yang mereka lakukan
sudah cukup, karena tujuannya adalah pegawai sekadar mengerti tentang kebijakan ini.
Kebijakan ini bukan merupakan kebijakan dengan nilai urgensi yang tinggi berbeda dengan
kebijakan mengenai peraturan kepegawaian misalnya sehingga pengomunikasian kepada para
pegawai tidak perlu terlalu intensif.

Sumber : http://wamaramaita05.blogspot.co.id/2016/12/proses-perencanaan-program-kerja-
pr-dan.html