PENGADAAN

(TUGAS PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI)

Kelompok 3:
Anggita Febrianauli 1706974284

Lisa Amelia 1706078541

Nadya Nisrina 1706024482

Maisan Munjiyah 1706974504

Sheniez Adhitya Yasin 1706078390

Vania Jelena Diella 1706034496

 OUTLINE
Definisi, Tujuan, dan Metode Pengadaan

4 Kegiatan Utama Pembelian dan Pemilihan Supplier

Sistem Pembelian

Pembelian Tepat Waktu (Just-In Time Purchasing)

Prasyarat Metode Pembelian

Alur Proses Pembelian

DEFINISI, TUJUAN, DAN
METODE PENGADAAN
Lisa Amelia
1706078541
 Lisa Amelia – 1706078541

DEFINISI PENGADAAN

• Pengadaan adalah proses penyediaan bahan kefarmasian yang diperoleh dari

pemasok eksternal untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan
disetujui.
• Pengadaan sediaan farmasi dilakukan pada fasilitas produksi, distribusi, atau
penyaluran dan fasilitas pelayanan sediaan farmasi
• Dilakukan oleh tenaga kefarmasian
• Harus menjamin keamanan, mutu, manfaat dan khasiat sediaan farmasi

PP no. 51 Tahun 2009

 Lisa Amelia – 1706078541

TUJUAN PENGADAAN

• Mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga layak

• Mendapatkan perbekalan farmasi dengan mutu yang baik
• Pengiriman barang terjamin tepat waktu, proses terjamin lancar
• Tidak memerlukan tenaga dan waktu berlebihan
 Lisa Amelia – 1706078541

METODE PENGADAAN

• Pembelian
• Tender terbuka
• Tender terbatas
• Negosiasi
• Pembelian langsung
• Pembuatan/produksi
• Hibah/dropping/sumbangan
 4 KEGIATAN UTAMA
PEMBELIAN &
PEMILIHAN SUPPLIER
Maisan Munjiyah
1706974504
 Maisan Munjiyah - 1706974504

4 KEGIATAN UTAMA PEMBELIAN

1. Pemilihan supplier (pemasok), bernegosiasi mengenai harga, termint

pembayaran, dan jadwal pengiriman bahan, termasuk di dalamnya menerbitkan
surat pesanan (purchase order/PO).
2. Melakukan pemantauan pengiriman (expediting delivery) yang dilakukan oleh
supplier.
3. Menjembatani antara supplier dengan bagian terkait dalam perusahaan,
misalnya bagian QC, produksi, keuangan, dan lain-lain yang berkaitan dengan
masalah pembelian bahan (complaint, dan lain-lain)
4. Mencari produk, material, atau supplier baru, yang dapat memberikan kontribusi
dan keuntungan pada perusahaan

Priyambodo, B. (2007). Manajemen Farmasi Industri: Bab 6. Manajemen Produksi dan Operasi Industri Farmasi. Yogyakarta : Global Pustaka Utama.
 Maisan Munjiyah - 1706974504

PEMILIHAN SUPPLIER
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih supplier:
• Mutu 🡪 kualitas dari bahan yang dipesan memiliki mutu yang baik dan aman, dapat
dilihat dari sertifikasi pemasok yang merupakan persyaratan GMP/CPOB.
• Delivery 🡪 ketepatan waktu pengiriman sesuai dengan waktu pengiriman yang telah
ditentukan serta ketepatan jumlah pemesanan bahan baku yang dikirim.
• Kepercayaan dan komitmen 🡪 dapat bekerjasama sebagai mitra jangka panjang dan
dapat kontinuitas atau kesanggupan supplier dalam menyuplai bahan baku yang
berkualitas secara terus-menerus.
• Finansial yang memadai 🡪 kemampuan supplier untuk menyesuaikan harga yang
ditawarkan kepada perusahaan dengan kualitas bahan baku yang diberikan serta
kemudahan dalam pembayaran.
• Kemampuan teknologi yang memadai, garansi, dan memiliki reputasi yang baik.

Kadir, Mika & Sopyan, Iyan. (2020). Kualifikasi Pemasok Bahan Baku yang Digunakan pada Industri Farmasi. Majalah Farmasetika, 5 (2) 2020, 73-81.
https://doi.org/10.24198/mfarmasetika.v5i2.26237
Priyambodo, B. (2007). Manajemen Farmasi Industri: Bab 6. Manajemen Produksi dan Operasi Industri Farmasi. Yogyakarta : Global Pustaka Utama.
SISTEM PEMBELIAN
Anggita Febrianauli
1706974284
 Anggita Febrianauli – 1706974284

SISTEM PEMBELIAN DI INDUSTRI FARMASI

Open Purchase Order Blanket Purchase Order

• Pembelian dalam jumlah • Pembelian dalam jumlah

kecil besar secara total
• Frekuensi pembelian tinggi • Pengiriman diatur dalam
• Material yang mudah jangka waktu yang panjang
didapat, supplier cukup • Material yang nilainya
banyak, dan kebutuhannya cukup tinggi, adanya
fluktuatif potongan harga, atau sukar
didapat

Bambang P. (2007). Bab 6. Manajemen Produksi & Operasi Industri Farmasi. In: Manajemen Farmasi Industri. Yogyakarta: Global Pustaka Utama.
 Anggita Febrianauli – 1706974284

HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

• Stok bahan baik bahan baku,
Stok bahan pengemas, dan produk
jadi
• Mengetahui waktu yang tepat
bahan untuk membeli suatu bahan

• Mengetahui waktu yang

Lead dibutuhkan untuk pengadaan
barang mulai dari pemesanan
sampai tiba di gudang
time
Bambang P. (2007). Bab 6. Manajemen Produksi & Operasi Industri Farmasi. In: Manajemen Farmasi Industri. Yogyakarta: Global Pustaka Utama.
PEMBELIAN TEPAT WAKTU
(JUST-IN TIME
PURCHASING)
Nadya Nisrina
1706024482
 Nadya Nisrina – 1706024482

Tujuan Penggunaan Metode JIT

1 Menghilangkan kegiatan yang tidak diperlukan

2 Mengurangi inventory stock yang berlebihan, bila perlu “zero stock”

karena perencanaan dan penjadwalan pengiriman terkontrol

Adanya jaminan kualitas material dikarenakan adanya seleksi ketat

3
terhadap supplier

4 Mengurangi resiko penyimpanan karena stock terdapat di supplier

Bambang P. (2007). Bab 6. Manajemen Produksi & Operasi Industri Farmasi. In: Manajemen Farmasi Industri. Yogyakarta: Global Pustaka Utama.
 Nadya Nisrina – 1706024482

Syarat Penggunaan Metode JIT

• Berhubungan dengan supplier • Jumlah pembelian konstan
Administra
Supplier yang sama secara • Administrasi seminimal
terus-menerus
si mungkin
• Analisa harga diusahakan • Menghindari adanya over
tetap stock atau out of stock
• Pengiriman (delivery) tepat • Kontrak pembelian jangka
waktu panjang
• Kemudahan pembayaran

• Jaminan kualitas dengan Pengirima • Koordinasi pengiriman

Kualitas pemilihan supplier dan dengan bagian lain yang
n (Delivery)
manufacturer yang ketat terkait sesuai dengan
• Kelengkapan dokumen mutu kebutuhan, kapasitas gudang,
(CoA, Sertifikat ISO, dll) dan ketersediaan dana
• Dilakukan audit vendor • Stock terdapat di supplier
• Standar kemasan untuk (sistem konsinyasi)
menjaga kualitas material

Bambang P. (2007). Bab 6. Manajemen Produksi & Operasi Industri Farmasi. In: Manajemen Farmasi Industri. Yogyakarta: Global Pustaka Utama.
PRASYARAT METODE
PEMBELIAN
Vania Jelena Diella
1706034496
 Vania Jelena Diella – 1706034496

PRASYARAT METODE
PEMBELIAN

Supplier Kualitas
• Hubungan terus menerus • Jaminan kualitas dengan
dengan supplier yang sama pemilihan supplier dan
• Analisis harga diusahakan manufacturer yang ketat
tetap/ditekan • Dokumen mutu lengkap (CoA,
• Pengiriman tepat waktu Sertifikat ISO, dll)
• Kemudahan pembayaran • Dilakukan audit vendor
• Standar kemasan untuk
menjaga kualitas material

Priyambodo, B. (2007). Manajemen Farmasi Industri: Bab 6. Manajemen Produksi dan Operasi Industri Farmasi. Yogyakarta : Global Pustaka Utama.
 Vania Jelena Diella – 1706034496

PRASYARAT METODE
PEMBELIAN

Administrasi Pengiriman (Delivery)

• Jumlah pembelian konstan • Koordinasi pengiriman dengan

• Administrasi seminimal mungkin bagian-bagian lain yang terkait
• Dihindari adanya over stock sesuai dengan kebutuhan,
atau out of stock kapasitas gudang, dan
• Kontrak pembelian jangka ketersediaan dana
panjang • Stok ada di supplier (sistem
konsinyasi)

Priyambodo, B. (2007). Manajemen Farmasi Industri: Bab 6. Manajemen Produksi dan Operasi Industri Farmasi. Yogyakarta : Global Pustaka Utama.
ALUR PROSES PEMBELIAN
Sheniez Adhitya Yasin
1706078390
Sheniez Adhitya Yasin – 1706078390

SIKLUS PENGADAAN
(PROCUREMENT) OBAT
Tahap Seleksi:
1. Review daftar obat/barang yang ingin diadakan
Tahap Perencanaan:
2. Penentuan jumlah obat/barang yang dibutuhkan
3. Penyesuaian kondisi keuangan
Tahap Pembelian:
4. Pemilihan metode pembelian
5. Pemilihan lokasi dan supplier
6. Pembuatan kontrak kerja
7. Monitoring pengiriman obat/barang
Tahap Penerimaan:
8. Penerimaan dan pengecekan obat/barang
9. Pembayaran
Tahap Distribusi:
10. Distribusi obat/barang
11. Pengumpulan informasi konsumen

Management Sciences for Health. (2012). Managing Access to Medicines and Health Technologies. MSH.
Priyambodo, B. (2007). Manajemen Farmasi Industri: Bab 6. Manajemen Produksi dan Operasi Industri Farmasi. Global
Sheniez Adhitya Yasin – 1706078390

Keterangan:
• PPIC: Production Planing and
Inventory Control
• F&A: Facilities and
Administrative
• PO: Purchasing Order
• S.J: Surat Jalan
• C.O.A: Certificate of Analysis
• L.P.B: Laporan Penerimaan
Barang
• D.Q.C: Disposisi Quality Control
• B.P: Bukti Pembayaran
Management Sciences for Health. (2012). Managing Access to Medicines and Health Technologies. MSH.
Priyambodo, B. (2007). Manajemen Farmasi Industri: Bab 6. Manajemen Produksi dan Operasi Industri Farmasi. Global Pustaka Utama.