Lampiran 4.

Contoh SOP

MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN

MASYARAKAT
No. Dokumen : 440/194/404.302.4.16/2018
S No. Revisi :0
O
P Tanggal Terbit : 08 Januari 2018
Halaman : 1-4

UPT dr. AGUNG WAHYU HIDAYAT

PUSKESMAS SINE N IP. 197710212007011007

1. Pengertian Menjalin komunikasi dengan masyarakat adalah komunikasi yang

berlangsung antara Kepala Puskesmas atau penanggung jawab
program atau pelaksana program atau petugas puskesmas yang
mewakilinya dengan sasaran yang meliputi masyarakat sekitar,
organisasi, instansi pemerintah, konsumen, pengguna layanan dan
media massa
2. Tujuan Sebagai acuan dalam melaksanakan komunikasi denganmasyarakat
3. Kebijakan Berdasarkan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Sine No.
800/003/404.102.016/2018 tentang Menjalin komunikasi dengan
masyarakat
4. Referensi -
5. Proses /  Menjalin komunikasi dengan masyarakat secara langsung dapat
Langkah - dilakukan melalui kegiatan :
langkah 1. Pertemuan (misal : pada pertemuan lintas sektoral, pada
pertemuan kader di desa, dll)
2. Konsultasi / Penyampaian umpan balik langsung ( misal : pada
kegiatan prolanis, pada kegiatan Posyandu, dll)
Langkah-langkah
1. Pertemuan
a. Kepala Puskesmas atau penanggungjawab program atau

1-1
 pelaksana program atau petugas puskesmas yang mewakilinya
menyiapkan materi yang akan di komunikasikan
b. Kepala Puskesmas atau penanggungjawab program atau
pelaksana program atau petugas puskesmas yang mewakilinya
mengidentifikasi sasaran yang akan dilakukan jalinan komunikasi,
c. Anggota tim yang diberi tugas menyiapkan
- Menentukan waktu pelaksanaan jalinan komunikasi
- Menginformasikan / memberikan surat undangan
kemasyarakat sekitar/organisasi/instansi pemerintah/
konsumen/pengguna layanan tentang rencana jalinan
komunikasi
- Menyiapkan ruang / tempat / sarana dan prasarana untuk
menjalin komunikasi,
d. Kepala Puskesmas atau penanggungjawab program atau
pelaksana program atau petugas puskesmas yang mewakilinya,
menyampaikan komunikasi dengan metode ceramah,
penayangan slide, diskusi dan Tanya jawab kesasaran
e. Petugas penanggungjawab program atau pelaksana program
atau petugas puskesmas yang mewakili Kepala Puskesmas
melaporkan kegiatannya kepada Kepala Puskesmas
2. Konsultasi/Penyampaian umpan balik langsung
a. Petugas memberikan kesempatan kepada masyarakat dan
pengguna layanan untuk menyampaikan keluhan terhadap mutu
pelayanan
b. Petugas mencatat keluhan yang diterima kedalam buku
pengaduan,
c. Pengelola pengaduan melaporkan ke tim manajemen mutu
kemudian membahas, menganalisa dan menindaklanjutinya
d. Tim manajemen mutu membagi tugas kepada anggotanya dalam
menyelesaikan permasalahan
1-2
 e. Tim manajemen mutu melapor kepada kepala Puskesmas
tentang hasil pembahasan
f. Kepala Puskesmas meneliti, memberi umpan balik dan menindak
lanjuti atas laporan tim manajemen mutu
 Menjalin komunikasi dengan masyarakat secara langsung dapat
dilakukan melalui :
1. Pemanfaatan media cetak dan elektronik
2. Pemanfaatan media sosial
3. Pemanfaatan kotak saran/ kotak kepuasan
Langkah-langkah :
1. Pemanfaatan media cetak dan elektronik (call center)
a. Petugas yang menerima telepon keluhan mencatat keluhan
pengguna pelayanan Puskesmas di buku pengaduan
b. Petugas yang menerima telepon keluhan melaporkan ke tim
manajemen mutu
c. Tim manajemen mutu kemudian membahas, menganalisa dan
menindaklanjutinya
d. Tim manajemen mutu membagi tugas kepada anggotanya
dalam menyelesaikan permasalahan
e. Tim manajemen mutu melapor kepada kepala Puskesmas
tentang hasil pembahasan
f. Kepala Puskesmas meneliti, memberi umpan balik dan
menindak lanjuti atas laporan tim manajemen mutu
2. Pemanfaatan media sosial, dapat berupa email
(puskesmassine@gmail.com) dan website puskesmas
(www.puskesmassine@blogspot.com)
a. Pengelola mencatat masukan dan keluhan pengguna
pelayanan kedalam buku pengaduan,
b. Pengelola melaporkan ke tim manajemen mutu
c. Tim manajemen mutu kemudian membahas, menganalisa dan
1-3
 menindaklanjutinya
d. Tim manajemen mutu membagi tugas kepada anggotanya
dalam menyelesaikan permasalahan
e. Tim manajemen mutu melapor kepada kepala Puskesmas
tentang hasil pembahasan
f. Kepala Puskesmas meneliti, memberi umpan balik dan
menindak lanjuti atas laporan tim manajemen mutu
3. Pemanfaatan kotak saran atau kotak kepuasan
a. Pengelola pengaduan membuka kotak saran tiap akhir bulan
kemudian mencatat keluhan di buku pengaduan
b. Pengelola pengaduan melaporkan ke tim manajemen mutu
kemudian membahas, menganalisa dan menindaklanjutinya
c. Tim manajemen mutu membagi tugas kepada anggotanya
dalam menyelesaikan permasalahan keluhan
d. Tim manajemen mutu melapor ke kepala Puskesmas tentang
hasil pembahasan
e. Kepala Puskesmas meneliti, memberi umpan balik dan
menindak lanjuti atas laporan tim manajemen mutu

6. Unit Terkait Pokja Admen, Pokja UKM dan Pokja UKP

7. Rekaman No Yang dirubah Isi Perubahan Tanggal Mulai
historis diberlakukan
perubahan

1-4