PROPOSAL KERJA MAGANG

Disusun Oleh
DITA HERNITA
20170101510

Program Studi Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Esa Unggul
2021
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN BAGIAN STAFF ADMINISTRASI
PT.MANDIRI JAYA SAMUDRA

PROPOSAL RENCANA MAGANG

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Kurikulum Sarjana Strata – 1

DITA HERNITA
NIM : 20170101510

Jakarta, 30 Juli 2021

Mengetahui,
Ketua Program Studi Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Dr. Ir. Rojuaniah, MM

 RENCANA MAGANG

I. JUDUL : Laporan Praktik Kerja Lapangan

Bagian Staff Administrasi di
PT.Mandiri Jaya Samudra
II. PERSONALIA
A. PELAKSANA : Dita Hernita 20170101510
Mahasiswa Universitas Esa Unggul
B. KETUA PROGRAM STUDI : Dr. Ir. Rojuaniah, MM.
Kaprodi Universitas Esa Unggul
III. LATAR BELAKANG
Pentingnya Magang : Untuk menambah pengalaman dan
memperluas jaringan dalam dunia
praktik kerja.
Alasan pemilihan judul Magang : Sesuai dengan tempat yang akan
dilaksanakan magang.
IV. TUJUAN : Untuk pengalaman kerja yang lebih
baik dan lebih profesional dibidang
kerjanya.
V. METODOLOGI MAGANG
VI. TEMPAT DAN WAKTU KEGIATAN
A. TEMPAT : PT.Mandiri Jaya Samudra
Jl.Muara Baru Ujung Ruang Tpt
No.28 Penjaringan Jakarta Utara.
Telp.021-66676113
B. WAKTU PELAKSANAAN : Maret 2021-Mei 2021
VII. LAPORAN MAGANG
 LAPORAN MAGANG

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN BAGIAN STAFF ADMINISTRASI

PT.MANDIRI JAYA SAMUDRA

Disusun Oleh
DITA HERNITA
20170101510

Program Studi Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Esa Unggul
2021
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN BAGIAN STAFF ADMINISTRASI
PT.MANDIRI JAYA SAMUDRA

LAPORAN MAGANG

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Kurikulum Sarjana Strata – 1

Disusun Oleh
DITA HERNITA
20170101510

Program Studi Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Esa Unggul
2021
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN BAGIAN STAFF ADMINISTRASI
PT.MANDIRI JAYA SAMUDRA

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Kurikulum Sarjana Strata – 1

Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Esa Unggul

Disusun Oleh
DITA HERNITA
20170101510

Jakarta, 30 Juli 2021

Disetujui Oleh

Dosen
Sekretaris Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Esa Unggul

Dian Octarina Gilang Pratama

Pembimbing Lapangan Pembimbing Materi

KATA PENGANTAR
 Segala Puji dan Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun Laporan Magang dengan baik.
Laporan ini disusun guna melengkapi persyaratan mengikuti mata kuliah “Magang”
semester VII (Tujuh). Laporan magang mashasiswa Program Studi Manajemen dibuat
dengan tujuan agar mahasiswa dapat melaporkan segala sesuatu yang berkaitan dengan
dunia kerja.
Dengan selesainya penulisan Laporan Magang ini, penulis ingin menyampaikan
terimakasih kepada:
1. Bapak Gilang Pratama selaku pembimbing utama yang telah memberikan pengarahan,
bimbingan, saran serta dorongan kepada penulis dalam Menyusun laporan ini.
2. Ibu Dr Ir Rojuaniah, MM. selaku Kepala Program Studi Manajemen Bisnis Universitas
Esa Unggul yang telah berkenan memberikan izin dalam penyusunan laporan ini.
3. Bapak dan Ibu Dosen pengajar Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Esa Unggul
khususnya dosen pengajar jurusan Manajemen yang memberikan ilmu yang bermanfaat
bagi penulis.
4. Kedua orang tua tercinta yang selalu memberikan dukungan dan doa dalam pembuatan
kegiatan magang ini.
5. Dan tak lupa penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada teman-teman danseluruh
pihak-pihak yang terkait lainnya yang telah membantu baik itu untuk pelaksanaan
Magang maupun dalan penyelesaian Laporan Magang ini.
Pada penulisan dan penyusunan laporan magang ini penulis menyadari sangat
dimungkinkan masih banyak kekurangan baik pada teknis penulisan maupun materi,
mengingat akan kemampuan yang harus diperbaiki. Segala bentuk kritik dan saran akan
dengan senang hati diterima dan diharapkan dapat membantu dalam penulisan laporan
selanjutnya agar lebih baik lagi. Semoga Laporan Magang ini dapat menambah wawasan
dan pengetahuan bagi pembaca mengenai praktik Magang.

Jakarta, 30 Juli 2021

Dita Hernita

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL...................................................................................................................i
LEMBAR PENGESAHAN.......................................................................................................ii
KATA PENGANTAR..............................................................................................................iii
DAFTAR ISI.............................................................................................................................iv
DAFTAR GAMBAR... ..............................................................................................................v
DAFTAR TABEL.....................................................................................................................vi
DAFTAR LAMPIRAN.............................................................................................................vi
BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................1
1.1. Latar Belakang Masalah.................................................................................................1
1.2. Maksud dan Tujuan Kerja Magang................................................................................1
1.3. Pemilihan Perusahaan/Instansi Kerja Praktek................................................................2
1.4. Penempatan Kerja Praktek.............................................................................................2
1.5. Jadwal Kerja Praktek......................................................................................................2
1.6. Sistematika Pembahasan................................................................................................2
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI..............................................................................3
2.1. Data Umum Perusahaan.................................................................................................3
2.2. Tugas dan Fungsi Perusahaan/Intansi............................................................................3
2.3. Struktur Organisasi dan Tupoksi Perusahaan/Intansi....................................................4
BAB III URAIAN PROSES BISNIS (BUSINESS PROCESS)..............................................11
3.1. Proses Bisnis................................................................................................................11
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN.................................................................................27
4.1. Kesimpulan..................................................................................................................27
4.2. Saran.............................................................................................................................28
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR
Gambar 2-1 Struktur Organisasi PT.Mandiri Jaya Samudra
Gambar 3.1 Flowchart Prosedur Keberangkatan Kapal

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Surat Keterangan Bekerja

 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam rangka menunjang aspek keahlian profesional Universitas Esa
Unggul telah menyediakan sarana dan prasarana penunjang pendidikan dengan
lengkap, namun sarana dan prasarana tersebut hanya menunjang aspek keahlian
professional secara teori saja. Dalam dunia kerja nantinya dibutuhkan keterpaduan
antara pengetahuan akan teori yang telah didapatkan dari bangku perkuliahan dan
pelatihan praktik di lapang guna memberikan gambaran tentang dunia kerja yang
sebenarnya.
Magang Kerja merupakan bentuk perkuliahan melalui kegiatan bekerja
secara langsung di dunia kerja. Magang Kerja ini merupakan suatu kegiatan
praktik bagi mahasiswa dengan tujuan mendapatkan pengalaman dari kegiatan
tersebut, yang nantinya dapat digunakan untuk pengembangan profesi. Kegiatan
magang kerja ini dilaksanakan di PT.Mandiri Jaya Samudra.
Pelaksanaan magang kerja dilakukan di PT.Mandiri Jaya Samudra yang
merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang perikanan di
Indonesia. Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan diatas, maka penulis
membuat laporan KKP dengan judul “Laporan Praktik Kerja Lapangan Bagian
Staff Administrasi PT.Mandiri Jaya Samudra”.

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Magang

Tujuan penulisan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah :
a. Melakukan berbagai kegiatan magang kerja serta mempelajari manajemen
administrasi PT.Mandiri Jaya Samudra.
b. Menambah pengalaman dan wawasan mengenai dunia kerja di perusahaan
profesional yang bergerak di bidang perikanan.
c. Sebagai masukan maupun bahan pemikiran bagi perusahaan yang diteliti
sebagai bahan dasar pengembangan di masa yang akan datang.
d. Guna memenuhi salah satu syarat menyelesaikan studi pada Program Strata
Satu di Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Jurusan Manajemen, Universitas Esa
Unggul Jakarta.
1.3 Pemilihan Perusahaan/Instansi Kerja Magang
Tempat Pemilihan penulis untuk melakukan praktek kerja lapangan tempat
penulis berkerja, di karenakan untuk memudahkan penulis dalam membuat
laporan paraktik kerja lapangan.
Nama Perusahaan : PT.Mandiri Jaya Samudra
Alamat : Jl.Muara Baru Ujung Ruang Tpt No.28
Penjaringan Jakarta Utara
Telepon : 021-66676113
1.4 Penempatan Kerja Praktek
Pada proses praktek kerja ini penulis memilih PT. Mandiri Jaya Samudra sebagai
tempat magang di karenakan penulis memang telah berkerja pada perusahaan
ini sebagai Staff Administrasi.
1.5 Jadwal Kerja Praktek
Waktu jadwal pelaksanaan kerja yang di laksanakan pada PT.Mandiri Jaya
Samudra :
Senin s/d Jumat : 09.00 WIB - 17:00 WIB
Sabtu : 09.00 WIB - 14.00 WIB
1.6 Sistematika Pembahasan
Adapun sistematika penulisan laporan magang ini adalah:
BAB I PENDAHULUAN
Mencakup latar belakang magang, maksud dan tujuan kerja praktek, pemilihan
perusahaan/instansi kerja praktek, penempatan kerja praktek, jadwal kerja praktek
dan sistematika pembahasan.
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI
Bab ini berisi tentang sejarah singkat perusahaan, profil perusahaan, visi misi
perusahaan, struktur organisasi, tugas, wewenang dan tangggung jawab setiap
bagian/departemen.
BAB III URAIAN PROSES BISNIS
Bab ini penulis menguraikan tentang pengertian dari sistem administrasi.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Merupakan kesimpulan secara ringkas menganai topic yang di bahas serta saran.
 BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1 Data Umum Perusahaan

PT.Mandiri Jaya Samudra adalah perusahaan yang bergerak di bidang
perikanan. Perusahaan ini didirikan tahun 2011 di Jalan Muara Baru Ujung TPT
28 Jakarta Utara DKI Jakarta. Pada saat itu perusahaan ini hanya mempunyai 2
kapal ikan kemudian berkembang terus sampai mempunyai 30 kapal ikan saat ini.
Produk yang dihasilkan oleh PT.Mandiri Jaya Samudra adalah hasil tangkap ikan
dari laut Indonesia sebagai berikut :
1. Ikan Cakalang Ikan cakalang ini sebagai hasil tangkap yang akan dijual
kebeberapa konsumen. Sebutan lain dari cakalang yang digunakan perusaahaan
atas penjualan ikan adalah skipjack tuna. Ikan ini dipilih atas ukuran yang sedang
dengan ukuran kurang lebih 30cm. PT.MJS menjual ikan cakalang ini dalam
bentuk ikan segar dan ikan beku. Alasan PT.MJS memilih ikan cakalang ini untuk
dijual karena mempunyai nilai komersial yang menjual ikan cakalang karena ikan
ini bernilai komersial yang tinggi dan memiliki sumber protein omega tiga yang
dibutuhkan oleh tubuh
2. Ikan Baby Tuna Ikan baby tuna ini merupakan salah satu ikan yang dijual oleh
PT.MJS kebeberapa konsumen. Ikan tuna ini tidak seperti kebanyakan ikan yang
memiliki daging berwarna putih, daging baby tuna berwarna merah muda sampai
merah tua. Sama seperti ikan cakalang, baby tuna juga memiliki nilai komersial
yang tinggi. Baby tuna ini dijual oleh PT.MJS dalam keadaan beku.
3. Ikan Tenggiri Ikan tenggiri merupakan salah satu ikan yang dijual oleh PT.MJS
kebeberapa konsumen. Ikan tenggiri ini diperjualbelikan oleh PT.MJS dalam
bentuk ikan segar dan ikan beku.
2.2 Tugas dan Fungsi Perusahaan
Tugas dan Fungsi Perusahaan membangun Industri Perikanan untuk
memajukan sektor perikanan dan untuk keikutsertaan dalam program pemerintah
yaitu makan ikan di Indonesia yang mempunyai potensi yang sangat baik untuk
anak-anak bangsa.

2.3 Struktur Organisasi dan Tupoksi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan setiap bagaian yang
terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan
operasional perusahaan dengan maksud mencapai tujuan yang sudah ditentukan
oleh perusahaan. Dalam struktur organisasi yang baik harus adanya pertanggung
jawaban kepada siapa atas hasil yang dilakukan.
Struktur organisasi menjelaskan bagaimana tugas kerja akan dibagi,
dikelompokan, dan dikoordinasikan secara formal. Struktur ini menunjukan
kerangka dan susunan perwujudan atas pola terhadap hubungan diantara bagian
atau posisi orang atas tugas, tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu
organisasi. Menandakan keberadaan seluruh bagian atau divisi penting yang ada
di perusahaan ataupun organisasi Dengan adanya struktur organisasi maka
pembagian tugas dan wewenang dapat diketahui dengan jelas. Dibawah ini
penulis akan menyajikan gambaran struktur organisasi beserta uraian tugas-tugas
dalam PT Mandiri Jaya Samudra sebagai berikut :

DIREKTUR

SEKRETARIS

STAFF STAFF STAFF NAHKODA

ADMINISTRASI OPERASIONAL COLECTING
LAPANGAN

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT.Mandiri Jaya Samudra

Tupoksi PT.Mandiri Jaya Samudra :

1. Direktur
a) Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan.
b) Bertanggung jawan dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.
c) Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga
keuntungan perusahaan.
d) Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan
pembelanjaan kekayaan perusahaan.
e) Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia
luar perusahaan.
f) Menetapkan strategi-strategi untuk menciptakan visi dan misi perusahaan.
g) Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.
2. Sekretaris
a) Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan.
b) Menyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen asli perusahaan.
c) Mengelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.
d) Memelihara dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.
e) Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
f) Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan.
g) Menyiapkan laporan kegiatan sekretaris perusahaan secara benar dan tepat
waktu.

3. Staff Administrasi
a) Menjalankan laporan keuangan perusahaan.
b) Mengavaluasi laporan keuangan perusahaan setiap bulannya.
c) Pengambilan keputusan atas pengeluaran perusahaan.
d) Melakukan rekappan atas data-data yang diperlukan perusahaan.

4. Staff Operasional Lapangan

a) Mengurus legalitas perusahaan.
b) Mengurus operasional kantor.
c) Mengurus dokumen izin keberangkatan kapal
d) Membantu pekerjaan kantor

5. Staff Collecting
a) Terjun langsung melihat hasil tangkap dan menentukan apakah ikan tersebut
dijual dalam bentuk segar ataupun beku.
b) Memproses hasil tangkap ikan yang akan dibekukan.
c) Pemilihan ikan atas mutu kualitas ikan yang didapat.
d) Menghitung ikan hasil tangkapan.

6. Nahkoda
a) Memperhatikan dan memelihara kondisi Kapal Pengawas Perikanan tetap laik
laut untuk berlayar;
b) Berwenang memberikan tindakan disiplin dan pemberian prestasi atas perilaku
yang dilakukan setiap ABK;
c) Berwenang untuk melakukan tindakan untuk merubah arah Kapal Pengawas
Perikanan dan mengambil tindakan lain yang diperlukan;
d) Menyusun dan mengusulkan rencana gelar operasi Kapal Pengawas Perikanan;
e) Mengajukan kebutuhan operasional dan logistik Kapal Pengawas Perikanan
selama beroperasi di laut;
f) Memberi perintah dan tugas kepada ABK;
g) Mengontrol pelaksanaan tugas ABK;
h) Menciptakan keamanan dan kedisiplinan di Kapal Pengawas Perikanan;
i) Memperhatikan efisiensi pelayaran Kapal Pengawas Perikanan;
j) Mengawasi kebersihan dan kesehatan di Kapal Pengawas Perikanan;
k) Melakukan penyimpanan dokumen-dokumen penting;
l) Memberikan tanggung jawab perorangan kepada masing-masing ABK;
m)Menegakkan disiplin di atas Kapal Pengawas Perikanan;
n) Bertanggungjawab terhadap operasional Kapal Pengawas Perikanan;
o) Melaksanakan perintah atasan secara baik dan bertanggungjawab;
p) Membuat laporan pelaksanaan tugas setelah melaksanakan operasi pengawasan
sumber daya kelautan dan perikanan;
q) Melakukan pengelolaan keuangan, menyiapkan dan membuat laporan
pertanggungjawaban keuangan; dan
r) Memimpin pelaksanaan penghentian, pemeriksaan dan penahanan kapal
 BAB III
URAIAN MATERI MAGANG

3.1 Data dan Pengolahan

Selama masa Kerja Praktek di PT.Mandiri Jaya Samudra, penulis
ditempatkan di Staff Administrasi. Staff Administrasi sebuah bagian dari
perusahaan yang bertugas melakukan perekapan data, mengelola dokumen dan
menyimpan dokumen secara terstruktur.
Berikut ini adalah flowchart prosedur keberangkatan kapal sebagai berikut :

Sekretaris Staff Staff

Staff
Operasional Direktur Nahkoda Collecting
Administrasi
Lapangan
 Mulai
Mengecek Surat
Izin Menerima
Menerima Surat Keberangkatan Menghitung
Surat-surat
Izin Kapal ikan hasil
Mengecek Keberangkat
Keberangkatan tangkapan
Surat Izin an Kapal
Kapal
Kapal

Mengurus
Membuat Surat Izin Menerima
Keberangkatan Kwitansi Berlayar ke Membuat telly
Surat Izin tujuan yaitu
Keberangkata Kapal Pembayaran
laut
n kapal
Persetu
juan
Kebera
ngkata
n
Kapal
Mengisi
Bukti Kas Keluar e-logbook Selesai

Tanda Tangan
Surat
Arsipi
Keberangkatan
p Kspal

Gambar 3.1 Flowchart Prosedur Keberangkatan Kapal

Sumber : PT.Mandiri Jaya Samudra
Keterangan :
Pertama Sekretaris mengecek surat-surat kapal yang akan berangkat
apakah ada surat yang mati dan akan diperpanjang. Kemudian sekretaris membuat
surat izin kapal yang akan berlayar. Surat izin akan diberikan kebagian
Operasional Lapangan untuk diurus kepelabuhan. Surat izin yang sudah
diperpanjang dan menerima kwitansi akan diserahkan ke bagian administrasi
untuk melakukan pembayaran dan diinput ke bukti kas keluar.
Setelah itu Surat Izin akan diperiksa kembali oleh Direktur, jika sudah
sesuai maka akan di tandatangani sebagai persetujuan. Surat-surat yang sudah
selesai akan diberikan kepada Nahkoda untuk berangkat kelaut.
Selama berlayar Nahkoda wajib mengisi e-logbook. Nahkoda yang
bertanggung jawab semua selama berlayar dilaut. Dan jika sudah selesai berlayar
maka staff collecting akan menghitung jumlah ikan yang telah ditangkap dan
membuat tellyan apakan sesuai dengan e-logbook. Jika datanya sama ikan akan di
bekukan di gudang untuk dijual.
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Berdasakan hasil pelaksanan kerja praktik yang dilakukan penulis di PT.Mandiri Jaya
Sampurna maka dapat ditarik kesimpulan mengenai Prosedur Administrasi
Keberangkatan Kapal PT.Mandiri Jaya Samudra :

1. PT. Mandiri Jaya Sampurna adalah perusahaan yang berfokus dibidang perikanan.
2. Berdasarakan struktur organisasi, susunan organisasi PT. Mandiri Jaya Samudra telah
melakukan pembagian tugas dengan efetif dan efisien. Sehingga tiap devisi
menjalankan tugas dengan jelas dan terarah
3. Prosedur administrasi belum menggunakan program, sehingga dapat menimbulkan
masalah.
4. Dokumen yang terlalu banyak sehingga sering terjadi kesalahan di laut.

4.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di PT.Mandiri Jaya Sampurna,
ditemukan beberapa permasalahan yang perlu disempurnakan, sehingga penulis
mengajukan beberapa saran. Saran tersebut antara lain sebagai berikut :

1. Prosedur yang sedang berjalan harus selalu ditingkatkan dan disempurnakan dengan
cara menjalin hubungan baik dengan para customer dan supplier sehingga proses
pembelian dan pengiriman barang dapat berjalan dengan lancar.
2. Sebaiknya perusahaan meningkatakan tingkat kedisplinan kehadiran karyawan
terutama dibagiansat dengan cara absensi online karena banyak keluhan dari
customer bahwa teknisi tidak datang tepat waktu.
3. Sebaiknya perusahaan meningkatkan kebersihan gudang agar tidak kotor dan bebas
serangga sehingga barang yang disimpan digudang aman.
4. Melakukan Pengecekan Barang (Stock Opname) Secara Berkala, Lakukanlah
pengecekan barang secara berkala. Lihat apakah barang yang ada di gudang masih
sesuai dengan informasi dalam laporan yang ada.