OPTIMALISASI PENGGUNAAN KODE

WARNA DALAM MENCEGAH TERJADINYA

MISSFILE PADA RUANG PENYIMPANAN
REKAM MEDIS DI PUSKESMAS SUKADANA

DI SUSUN OLEH
WILLY ARTHADA, A.Md.Kes
19980106 202203 1 005

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

DAERAH PROVINSI LAMPUNG
 LEMBAR PERSETUJUAN
EVALUASI LAPORAN AKTUALISASI

Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan XXXII

Pemerintah Kabupaten Lampung Timur
Tahun 2022

Nama Peserta : Willy Arthada, A.Md. Kes

NIP : 19980106 202203 1 005
Jabatan : Pelaksana Terampil – Perekam Medis
Satuan Kerja : UPTD Puskesmas Sukadana

JUDUL AKTUALISASI
Optimalisasi Penggunaan Kode Warna Dalam Mencegah Terjadinya
Missfile Pada Ruang Penyimpanan Rekam Medis Di Puskesmas Sukadana

Disetujui untuk disampaikan pada Seminar Evaluasi Laporan Aktualisasi

Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan XXXII
Pemerintah Kabupaten Lampung Timur
Tahun 2022

Hajimena, 26 Desember 2022

Menyetujui,

Pembimbing, Mentor,

Nurwidi SayektiI, S.Pd., M.Pd Dr. Ekawaty Apryandari

NIP. 19670812 199112 2 001 NIP. 19730408 201101 2 001
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKTUALISASI

Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan XXXII

Pemerintah Kabupaten Lampung Timur
Tahun 2022

Nama Peserta : Willy Arthada, A.Md. Kes

NIP : 19980106 202203 1 005
Jabatan : Pelaksana Terampil – Perekam Medis
Satuan Kerja : UPTD Puskesmas Sukadana

JUDUL AKTUALISASI
Optimalisasi Penggunaan Kode Warna Dalam Mencegah Terjadinya
Missfile Pada Ruang Penyimpanan Rekam Medis Di Puskesmas Sukadana

Telah diseminarkan dan disempurnakan berdasarkan masukan penguji,

dan pembimbing
pada tanggal 26 Desember 2022

Hajimena,

Menyetujui,

Pembimbing, Penguji,

Nurwidi Sayekti, S.Pd., M.Pd Renny Kurniasari, S.H

NIP. 19670812 199112 2 001 NIP. 19790509 199803 2 002

 KATA PENGANTAR
Segala puji syukur bagi Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya
sehingga penyusun mampu menyelesaikan laporan aktualisasi ini yang
berjudul “OPTIMALISASI PENGGUNAAN KODE WARNA DALAM MENCEGAH
MISSFILE PADA RUANG PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS
SUKADANA”

Laporan ini dibuat untuk memenuhi rangkaian kegiatan Latihan Dasar

Calon Pegawai Negeri sipil Golongan II dalam rangka Aktualisasi Nilai –
Nilai dasar Aparatur Sipil Negara di UPTD Puskesmas Sukadana di
Kabupaten Lampung Timur.

Keberhasilan penyusunan laporan ini tidak lepas dari dukungan dan

arahan berbagai pihak. Dengan ketulusan hati saya mengucapkan
terima kasih kepada:

1. Bapak Drs.H.M.Dawam Rahardjo,M.Si Selaku Bupati Lampung Timur

2. Bapak Yurnalis,S.IP.,M.Si. Selaku Kepala Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Lampung
3. Bapak Riduan Alamsyah,S.IP Selaku Kepala Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Daerah Lampung Timur
4. Ibu Nurwidi Sayekti,S.Pd.,M.Pd Selaku coach (pembimbing) dalam
pelaksanaan Aktualisasi
5. Ibu Dr. Ekawaty Apryandari Selaku mentor dalam pelaksanaan
Aktualisasi
6. Ibu Renny Kurniasari, SH. Selaku penguji dalam pelaksanaan
aktualisasi
7. Istri, Orang tua, keluarga tercinta, dan semua pihak yang tidak bisa
saya sebutkan satu persatu
8. Keluarga besar peserta Latsar Golongan II Angkatan XXXII Kabupaten
Lampung Timur yang saling bekerja sama.
9. Panitia dan semua pihak yang telah memberikan dukungan yang
tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Salam
willy Arthada, A.Md.Kes

iii

 DAFTAR ISI

Lembar
i 11 Nilai ASN
Persetujuan

Lembar
ii 12 Kode Warna
Pengesahan

Kata Matriks
iii 13
Pengantar Rancangan

iv Daftar Isi 19 Jadwal Kegiatan

Pelaksanaan
1 Pendahuluan 20
Aktualisasi

Identifikasi
3 28 Matriks Habituasi
Penetapan Isu

Argumentasi Kendala dan

5 Core Isu
29
Solusi

Tujuan dan Kesimpulan dan

6 Manfaat
30 saran

Rencana Tindak
7 Ruang Lingkup 30 Lanjut

Rancangan
8 31 Daftar Pustaka
Aktualisasi

8 Profil Organisasi 32 Lampiran

iv
 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Menurut Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil

Negara (ASN) menyebutkan bahwa dalam rangka mewujudkan
pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan negara, perlu
dibangun Aparatur Sipil Negara yang memiliki integritas, professional,
netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktek korupsi, kolusi
dan nepotisme, mampu menyelenggarakan pelayan public bagi
masyarakat, serta mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat
pemersatu bangsa dan kesatuan Neraga Republik Indonesia yang
berdasarkan Pancasila dan Undang-undang Dasar Negara Republik
Indonesia Tahun 1945. Pegawai ASN disertai tugas untuk melaksanakan
pelayan publik, tugas pemerintahan dan tugas pembangunan tertentu.
Peraturan Lembaga Administrasi Negara (LAN) No. 1 Tahun 2021
tentang Pelatihan Dasar CPNS, Pelatihan Dasar CPNS adalah Pendidikan
dan pelatihan dalam Masa Prajabatan yang dilakukan secara
terintegrasi untuk membangun moral, kejujuran, semangat dan motivasi
nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan
bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme. Pada aktualisasi
untuk diimplementasikan disatuan kerja masing-masing. Melalui
rancangan aktualisasi ini peserta latsar diharapkan memiliki
kemampuan bersikap dan bertindak secara professional dalam
mengelola tantangan dan masalah yang didasarkan nilai-nilai profesi
yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis,
Kolaboratif, Adaptif dan Loyal yang diakronimkan menjadi BerAKHLAK.
Pusat Kesehatan masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas
adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya
Kesehatan masyarakat upaya Kesehatan perorangan tingkat pertama,
dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di wilayah
kerjanya (Permenkes No. 43 Tahun 2019)

1
 Berdasarkan PERMENKES No. 129 tahun 2008 tentang Rekam Medis ,
pada pasal 1 ayat (1) menyebutkan bahwa rekam medis adalah
dokumen yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, Tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien. Keberadaan rekam medis sangat diperlukan dalam menunjang
terlaksananya kegiatan pelayanan Kesehatan disuatu fasilitas
pelayanan Kesehatan. Secara rinci dalam Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 30
Tahun 2013 Tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka
Kreditnya pada pasal 8 ayat (37), tugas perekam medis adalah
menyimpan rekam medis rawat jalan/rawat inap dan menjaga agar
penyimpanan rekam medis aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh
orang yang tidak berkepentingan.

Setiap pelayanan yang diberikan kepada

pasien harus selalu tercatat pada berkas
rekam medis yang bersangkutan agar
tercipta kesinambungan data rekam
medis. Berkas rekam medis milik sarana
pelayanan Kesehatan.

Artinya, sarana pelayanan Kesehatan memiliki tanggung jawab penuh

untuk menjaga, memelihara, dan menyediakan berkas rekam medis
kembali saat dibutuhkan oleh petugas Kesehatan, pasien, ataupun pihak
lain pada fasilitas pelayanan Kesehatan yang bersangkutan. berkas
rekam medis juga memiliki fungsi untuk melindungi petugas medis
maupun non medis ketika terjadi kasus hukum. Maka dari itu, saranan
pelayanan Kesehatan khususnya petugas rekam medis harus bisa
meminimalisir permasalahan yang masih ditemukan di Puskemas
Sukadana Lampung Timur, yaitu terjadi hilangnya berkas rekam medis
yang berjumlah 2-3 berkas dalam satu minggu (msisfile) oleh sebab itu
penulis tertarik mengangkat isu ini dalam bentuk aktualisasi dengan
judul “OPTIMALISASI PENGGUNAAN KODE WARNA DALAM MENCEGAH
MISSFILE PADA RUANG PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS
SUKADANA” dengan mengimplementasikan nilai-nilai dasar BerAKHLAK
dalam pelaksanaanya.

2
 1. Identifikasi Penetapan Isu

Identifikasi penetapan isu dilakukan dengan melihat uraian tugas

berdasarkan (Permenpan RB No. 30 Tahun 2013), Permasalahan yang
terjadi di unit kerja, dan alternatif solusinya

URAIAN TUGAS PERMASALAHAN SOLUSI

Melakukan
Ketidak patuhan
Petugas pengecekan penyusunan
petugas dalam
formulir hanya satu orang, berkas rekam
menata lembar
sedangkan berkas harus medis sesuai
formulir Rekam
disediakan dengan cepat. dengan tanggal
medis
kunjungan pasien.

terjadi hilangnya berkas

rekam medis yang
Mengoptimalkan
berjumlah 2-3 berkas
penggunaan kode
Sering terjadi dalam satu minggu
warna dalam
missfile dalam diakibatkan salah simpan
mencegah
penyimpanan berkas rekam medis ke
terjadinya misfile
berkas rekam dalam rak penyimpanan,
diruang
medis. karena kurang optimalnya
penyimpanan
penggunaan kode warna
rekam medis
pada berkas rekam medis.

Keterlambatan
Ketepatan Waktu
penyediaan Tidak ada petugas khusus
pendistribusian
berkas rekam pendistribusian berkas
berkas rekam
medis. rekam medis.
medis rawat jalan.

3
 Dari ketiga Isu tersebut kemudian dianalisi menggunakan teknik USG
(urgency, Seriousness, Growth) sebagai berikut :
Urgency (U) artinya seberapa mendesak suatu isu harus dibahas,
dianalisis, dan ditindak lanjuti.
Seriousness (S) artinya merujuk pada seberapa serius suatu isu
harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang ditimbulkan.
Growth (G) artinya menekan pada seberapa besar kemungkinan
memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani segera

Nilai
No Isu Total Prioritas
U S G

Ketidak patuhan
petugas dalam menata
1. 2 3 3 8 III
lembar formulir Rekam
medis

Sering terjadi missfile

pada penyimpanan
2. 4 3 4 11 I
berkas rekam medis.

Keterlambatan
3. penyediaan berkas 2 4 3 9 II
rekam medis

Isu dipilih yang paling prioritas dengan pembobotan 1 sampai 5 yang

artinya
1. Angka 5 sangat kuat pengaruhnya
2. Angka 4 kuat pengaruhnya
3. Angka 3 sedang pengaruhnya
4. Angka 2 kurang pengaruhnya
5.Angka 1 sangat kurang pengaruhnya

4
2. Argumentasi Terhadap Core Isu

Berdasarkan kesimpulan dari Teknik USG maka diperoleh core issue

yang terpilih yaitu missfile Berkas Rekam Medis dan dipilih sebagai
prioritas yang harus di pecahkan. Missfile adalah kesalahan
penempatan berkas rekam medis, salah simpan berkas rekam medis
ataupun tidak ditemukannya berkas rekam medis.

Standar Pelayanan Minimal pada unit Rekam Medis yaitu waktu

penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan adalah kurang
dari 10 menit (Kemenkes No. 129 Tahun 2008). Jika terjadi missfile maka
petugas akan membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari berkas.
Sehingga berdampak pada pelayanan pasien yang menjadi terlambat,
karena pasien bisa dilayani jika berkas rekam medis sudah tersedia di
poli yang dituju. Apabila berkas tidak ditemukan, akhirnya unit rekam
medis harus membuat berkas baru yang artinya semua history pasien
yang ada hilang, dan isi rekam medis menjadi tidak berkesinambungan,
selanjutnya dicarikan kegiatan pemecahan masalah yang dapat
dilakukan dengan tahapan – tahapan kegiatan yang berkontribusi
terhadap visi dan misi organisasi serta memberikan penguatan nilai –
nilai organisasi yang dituangkan dalam matrik rancangan aktualisasi
sehingga core issue tersebut memang layak untuk diangkat pada
kegiatan rancangan aktualisasi ini.

Kegiatan pemecahan masalah akan sangat bermanfaat untuk

perbaikan kualitas pelayan di UPTD Puskesmas Sukadana. Berdasarkan
uraian tersebut maka penulis memilih judul “OPTIMALISASI
PENGGUNAAN KODE WARNA DALAM MENCEGAH MISSFILE PADA RUANG
PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS SUKADANA”

5
B. Tujuan Kegiatan

1. Tujuan Umum
Untuk mengaktualisasikan nilai-nilai dasar profesi, kedudukan dan
peran Aparatur Sipil Negara (ASN) terkait isu yang ada pada tugas dan
wewenang Perekam Medis di Puskesmas Sukadana.

2. Tujuan Khusus
Mengidentifikasi isu yang terjadi di Puskesmas Sukadana
Memilih Prioritas isu
Menganalisis penyebab-penyebab isu
Menentukan gagasan-gagasan kegiatan inisiatif untuk
menyelesaikan isu
Melandasi setiap tahapan kegiatan dengan nilai-nilai dasar PNS
Menetapkan kontribusi output kegiatan terhadap pencapaian visi
dan misi Puskesmas
C. Manfaat

Manfaat dari aktualisasi dan habituasi nilai-nilai profesi ASN sebagai

peserta Latihan dasar, antara lain:
1. Penulis
Terselesaikannya tugas akhir Pelatihan Dasar Calon PNS golongan II
Peningkatan pemahaman tentang nilai - nilai dasar ASN melalui
BerAKHLAK.
2. Tenaga Kesehatan
Peningkatan pemahaman tentang perubahan pola baru Pelantikan
Dasar Calon PNS
Pemahaman dan peningkatan kinerja pegawai melalui aktualisasi
nilai - nilai dasar ASN melalui BerAKHLAK
3. Puskesmas Sukadana
Terwujudnya visi dan misi Puskesmas
Meningkatkan mutu Pelayanan Puskesmas Sukadana

D. Ruang Lingkup
Kegiatan aktualisasi dilaksanakan di Instalasi Rekam Medis
Puskesmas Sukadana Lampung Timur mulai dari 13 November 2022 – 23
Desember 2022. Ruang lingkup kegiatan aktualisasi meliputi
perancangan, konsultasi dengan mentor, konsultasi dengan coach, dan
merancang kegiatan.

6
 RANCANGAN AKTUALISASI

A. Profil Organisasi

Puskesmas Sukadana merupakan

salah satu dari 34 puskesmas yang
ada di Kabupaten Lampung Timur,
terletak di Wilayah Kecamatan
Sukadana, dengan luas wilayah kerja
seluruhnya mencapai 492,7 km2.
Secara geografis, terletak pada garis
bujur 105°32'53,18"E dan garis lintang
5°3'42,99"S. Berdasarkan topografinya
wilayah kerja Puskesmas Sukadana
hanya dapat dibagi dalam 1 ruang
yaitu daerah topografi berbukit yang
landai dengan kemiringan 10°
dengan ketinggian rata rata 125 m
diatas permukaan laut dimana
terbagi dalam dua belas desa, yaitu

1. Desa Rajabasa BTH 7. Desa Pasar Sukadana

2. Desa Sukadana
3. Desa Surabaya Udik
4. Desa Muara Jaya
5. Desa Rantau Jaya Udik
6. Desa Sukadana Tengah
8. Desa Mataram Marga
9. Desa Terbanggi Marga
32,24%
10. Desa Sukadana Ilir
11. Desa Negara Nabung
12. Desa Bumi Ayu

Visi dari UPTD Puskesmas Sukadana adalah ''terwujudnya Puskesmas

dengan pelayanan yang bermutu dan mandiri menuju masyarakat
Sukadana sehat''

7
Misi UPTD Puskesmas Sukadana

1. Menciptakan manajemen pelayanan Puskesmas yang transparan

dan dapat dipertanggung jawabkan
2. Mewujudkan pelayanan kesehatan yang baik, bermutu, merata , dan
terjangkau
3. Bersama masyarakat meningkatkan perilaku hidup bersih dan
secara mandiri
4. Meningkatkan dan mengembangkang kerja sama dengan lintas
sektor yang terkait dibidang kesehatan

Tata Nilai (JEJAMO)

1. Jujur : jujur dalam bekerja
2. Empati : Melayani denga sepenuh
hati
3. Junjung : Jungjung tinggi kode etik
profesi nilai - nilai kemanusiaan dan
kekeluargaan
4. Akuntabel : Bekerja denga penuh
tanggung jawab dan dapat
dipertanggung jawabkan
5. Merasa memiliki : Turut serta
menjaga, membangun, dan
memajukan puskesmas
6. Optimis : Mampu memberikan kinerja
yang baik dan bermutu

8
Tugas Unit Satuan Kerja

Sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

43 Tahun 2019 tentangPuskesmas, maka tugas Puskesmas sebagai
berikut:
Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan kebijakan kesehatan
untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan di wilayah
kerjanya
Puskesmas mengintegrasikan progam yang dilaksanakannya
dengan pendekatan keluarga
Pendekatan keluarga merupakan salah satu cara Puskesmas
mengintegrasikan progam untuk meingkatkan jangkauan sasaran
dan mendekatkan akses pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya
denga mendatangi keluarga.

KEPALA UPTD PUSKESMAS SUKADANA

dr. Ekawaty Apryandari

KEPALA TATA USAHA

R. Cahya Lelono,SKM

PJ UKP
dr. Ira Irawan

KELOMPOK
JABATAN FUNGSIONAL

9
B. Nilai ASN BerAKHLAK dan Smart ASN
Nilai dasar BerAKHLAK, manajemen, dan smart ASN menjadi dasar
penguatan budaya kerja di instansi pemerintah untuk mendukung
pencapaian kinerja individu dan tujuan organisasi. Adapun nilai dasar
ASN BerAKHLAK yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten,
Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif

Berorientasi pelayanan adalah Loyal merupakan tindakan

kegiatan atau rangkaian kegiatan memberi dukungan dan
dalam rangka pemenuhan kebutuhan kepatuhan yang teguh kepada
pelayanan sesuai dengan peraturan seseorang atau instansi.
perundang-undangan bagi setiap
warga negara dan penduduk atas Adaptif adalah karakteristik
barang jasa, dan/atau pelayanan yang dimiliki makhluk hidup
administratif yang disediakan oleh untuk bertahan hidup dari
penyelengara pelayanan publik. menghadapi segala bentuk
ancaman yang timbul.
Akuntabilitas merujuk pada kewajiban
setiap individu, kelompok atau institusi Kolaboratif merupakan proses
untuk memenuhi tanggung jawab dari kompleks yang membutuhkan
amanah yang dipercayakan sharing pengetahuan yang
kepadanya. direncanakan sengaja dan
menjadi tanggung jawab.
Kompeten merupakan perpaduan
aspek pengetahuan, ketrampilan dan Smart ASN merupakan
sikap yang terindikasi dalam pegawai yang memilki
kemampuan seseorang. kompetensi meliputi etis dalam
mengakses media
Harmoni adalah kerja sama antara digital,budaya,menggunakan
berbagai faktor dengan sedemikian digital dengan aman, dan
rupa hingga menghasilkan suatu kecakapan menggunakan
kesatuan yang luhur. media digital.

10
C. KODE WARNA

Selain sistem petunjuk penyimpanan berupa nomor rekam medis

atau nama desa, penggunaan kode warna juga digunakan untuk
mempercepat pencarian berkas rekam medis dan mengurangi
kesalahan di dalam penyimpanan dokumen rekam medis. Berikut table
penggunaan kode warna.

No Nama Desa Warna Contoh

1. Rajabasa Batanghari Hitam

2. Sukadana Merah

3. Surabaya Udik Hijau

4. Rantau Jaya Udik Ungu

5. Muara Jaya Hijau Tosca

6. Pasar Sukadana Orange

7. Mataram Marga Kuning

8. Terbanggi Marga Abu - Abu

9. Sukadana Ilir Biru

10 Negara Nabung Pink

11. Bumi Ayu Putih

12. Sukadana Tengah Biru Muda

11
D. Matriks Rancangan Aktualisasi
Jabatan/Unit Kerja : Pelaksana/Terampil Perekam Medis
Isu Yang Diangkat : Sering terjadinya missfile dalam penyimpanan berkas rekam medis
karena belum optimalnya penggunaan kode warna
Gagasan Pemecah Isu : Mengoptimalkan penggunaan kode warna dalam mencegah
terjadinya missfile pada ruang penyimpanan rekam medis
di Puskesmas Sukadana

Kontribusi
Penguat
Tahap Ouput/ Tehadap Visi-
No Kegiatan Nilai Dasar Nilai
Kegiatan Hasil Misi
Organisasi
Organisasi

1 2 3 4 5 6 7
1. Draft keterkaitan dengan Kegiatan ini Kegiatan ini
Penyusuna Jadwal Nilai Dasar Berkhlak dapat merupakan
n Kegiatan
1. Menyusun
Kegiatan Berorientasi berkontribusi penerapan
penggunaa Jadwal
2. Lembar Pelayanan saya terhadap Visi : dari nilai
1.
n kode Kegiatan

Konsultasi akan berdiskusi Terwujudnya organisasi

warna
dalam 3. Lembar dengan mentor puskesmas yaitu :
mencegah persetujuan secara ramah dan dengan Merasa
missfile sopan pelayanan Memiliki
bermutu (turut serta

12
 2. Kompeten saya dan mandiri menjaga,
Berkonsultasi akan menyusun menuju membangun
Kepada rancangan kegiatan masyarakat dan
mentor terkait dengan bersungguh sukadana memajukan
isu yang sunggu agar sehat puskesmas),
diangkat dan menghasilkan membangun
menyampaika kualitas yang Serta rancangan
n rencana terbaik berkontribusi aktualisasi
kegiatan pada yang inovatif
aktualisasi Kolaboratif saya Misi ke 2 yaitu sehingga
kepada akan menyusun Mewujudkan dapat

mentor
rancangan

kerja pelayanan

memajukan

dengan melibatkan Kesehatan kinerja di

3. mentor dan teman yang baik, Puskesmas
Berkolaborasi sejawat bermutu, Sukadana
dengan teman merata dan
sejawat terkait terjangkau
penyusunan
penggunaan
kode warna

13
2. Penyediaan 1. 1. Kompeten Kegiatan ini Mempersiap
kode warna Menyiapkan Stiker kode Saya akan dapat kan Stiker
warna apa warna yang mempersiapkan berkontribusi warna
saja yang siap pakai stiker kode warna terhadap Visi diharapkan
akan dipakai dan keranjang stiker Terwujudnya mampu
sebagai kode 2. kode warna dengan puskesmas memberikan
warna Keranjang kualitas terbaik saya dengan kontribusi
stiker kode pelayanan Merasa
2. warna Akuntabel bermutu dan memiliki
Menyiapkan Saya akan mandiri (turut serta
tempat 3. menggunakan stiker menuju menjaga,
penyimpanan Dokumentasi

warna secara

efektif masyarakat

membangun

stiker kode Foto dan efisien sukadana dan

warna sehat Serta memajukan
berkontribusi puskesmas
3. pada
Menyiapkan
berkas rekam Misi ke 2 yaitu
medis yang Mewujudkan
akan pelayanan
dipasangkan Kesehatan
kode warna yang baik,
merata dan
terjangkau

14
 1. 1. Akuntabel Kegiatan ini Melaksanaka
3. Pelaksanakan
penerapan Memilah Berkas Saya akan dapat n penerapan
kode warna berkas rekam Rekam menggunakan stiker berkontribusi kode warna
pada berkas medis yang medis yang warna secara efektif terhadap Visi diharapkan
rekam medis akan sudah diberi dan efisien : Terwujudnya dapat
dipasangkan kode warna puskesmas memberikan
stiker warna sesuai Harmonis dengan kontribusi
warna desa Saya akan pelayanan terhadap
2. melakukan bermutu dan penguat nilai
Mengecek 2. pemasangan kode mandiri organisasi
berkas rekam Foto warna setelah menuju Optimis
medis yang Kegiatan pelayan atau saat masyarakat (Mampu

berada tidak tidak ada pasien sukadana memberikan

pada agar lingkungan sehat Serta kinerja yang
tempatnya kerja tetap kondusif berkontribusi baik dan
pada bermutu)
3. Kolaboratif
Melakukan Saya akan mengajak
pemberian teman sejawat
kode warna untuk melakukan
pada berkas pemasangan kode
rekam medis warna agar
sesuai warna tercapainya tujuan
desa

15
4.
Misi ke 1 yaitu
Merapikan
Menciptakan
Kembali
manajemen
berkas rekam
pelayanan
medis yang
puskesmas
sudah
yang
terpasang
transparan
kode warna
dan dapat
dipertanggun
g jawabkan

16
4. Evaluasi 1. 1. Berorientasi Kegiatan ini Membuat
hasil Melakukan Laporan hasil Pelayanan dapat laporan
kegiatan peninjauan Evaluasi Saya berharap berkontribusi kegiatan
yang telah terhadap 2. dapat terhadap Visi (evaluasi)
dilakukan terlaksananya Foto Kegiatan meningkatkan Terwujudnya diharapkan
penerapan pelayanan prima puskesmas dapat
kode warna dengan memberikan
pada berkas Kompeten pelayanan kontrubusi
rekam medis Saya harap dapat bermutu terhadap
2. meningkatkan menuju penguat nilai
Melakukan pelayanan dengan masyarakat organisasi
pengecekan kualitas terbaik sukadana Akuntabel

apakah masih sehat Serta (bekerja

adarekam Kolaboratif berkontribusi dengan
medis yang Saya akan terbuka pada penuh
belum diberi dalam menerima Misi ke 1 yaitu tanggung
kode warna Menciptakan
kritik dan saran. jawab dan
3. manajemen
dapat
Melakukan pelayanan
dipertanggu
puskesmas
wawancara ng jawabkan
yang
kepada
transparan dan
petugas
dapat
penyimpanan
dipertanggung
rekam medis jawabkan

17
E. Jadwal Aktualisasi

Nama : Willy Arthada, A.Md.Kes

Unit Kerja : UPTD Puskesmas Sukadana
Waktu : 13 November 2022 – 23 Desember 2022

Minggu Habituasi

No Kegiatan November Desember

3 4 5 1 2 3

1. Penyusunan rancangan kegiatan

2. Persiapan penyediaan kode warna

Melaksanakan penerapan kode warna

3.

pada berkas rekam medis

Evaluasi hasil kegiatan yang telah

4.

dilakukan

Keterangan :
1. Merah Penyusunan rencana
2. .Kuning Persiapan Stiker warna dan tempat stiker
3. Hijau Pelaksanaan penempelan Stiker warna
4. Biru Evaluasi kegiatan

18
 PELAKSANAAN AKTUALISASI
A. Capaian Aktualisasi
Kegiatan 1
Penyusunan rancangan kegiatan

1 Menyusun jadwal kegiatan Draft jadwal aktualisasi

Nilai dasar
Saya telah menyusun rancangan kegiatan
dengan bersungguh sungguh agar
menghasilkan kualitas yang terbaik

Kompeten : Kualitas terbaik

2. Berkonsultasi kepada mentor terkait isu yang diangkat dan

menyampaikan rencana kegiatan aktualisasi kepada Mentor

Nilai Dasar
saya akan berdiskusi dengan mentor secara ramah dan sopan

Berorientasi Pelayanan : Ramah dan

santun

Penguat Nilai
organisasi
Merasa Memiliki

3. Berkolaborasi dengan teman sejawat terkait

penyusunan kode warna

Nilai Dasar
Saya Menyusun rancangan kerja dengan
melibatkan mentor dan teman sejawat

Kolaboratif : Koordinasi

19
 Kegiatan 2

Penyediaan kode warna

1 Menyiapkan warna apa saja yang akan dipakai

Nilai Dasar
Saya telah mempersiapkan stiker kode warna
dengan kualitas terbaik saya

Kompeten : Kualitasi terbaik

2 Menyiapkan tempat penyimpanan stiker kode

warna

Nilai Dasar
Saya telah mempersiapakan tempat stiker
kode warna dengan kualitas terbaik saya

Kompeten : Kualitasi terbaik

3 Menyiapkan berkas rekam medis yang akan

dipasangkan kode warna

Nilai Dasar
Saya telah menggunakan stiker warna secara
efektif dan efisien

Akuntabel : Tanggung jawab

Penguat Nilai organisasi

Merasa Memiliki

20
 Kegiatan 3

Pelaksanakan penerapan kode warna pada

berkas rekam medis

1 Memilah berkas rekam medis yang akan

dipasangkan stiker kode warna

Nilai Dasar
Saya telah melakukan kegiatan ini dengan
kinerja terbaik saya

Kompeten : Kualitas terbaik

2 Mengecek berkas rekam medis yang berada

tidak pada tempatnya

Nilai Dasar
Saya telah melakukan kegiatan ini dengan
kinerja terbaik saya

Kompeten : Kualitas terbaik

3 Melakukan pemberian kode warna pada berkas rekam medis

sesuai warna desa

Dalam pemberian kode warna, dilakukan berdasarkan nama desa,

untuk stiker ditempelkan pada bagian bawah nomor berkas rekam
medis. Penerapan kode warna dilakukan
pada berkas rekam medis baru dan berkas rekam medis lama yang
tersimpan pada lemari penyimpanan berkas rekam medis

21
 Nilai Dasar
Saya telah menggunakan stiker warna secara efektif dan efisien

Akuntabel : Tanggung jawab

4 Merapikan kembali berkas rekam medis yang

sudah terpasang kode warna

Nilai Dasar
Saya telah melakukan pemasangan kode
warna setelah pelayan atau saat tidak
ada pasien agar lingkungan kerja tetap kondusif

Harmonis : Lingkungan kondusif

Scan Qrcode untuk menonton video

Penguat Nilai organisasi

Optimis

22
 Kegiatan 4

Evaluasi hasil kegiatan yang telah dilakukan

1 Melakukan peninjauan terhadap terlaksananya penerapan kode

warna pada berkas rekam medis

Nilai Dasar
Saya harap dapat meningkatkan pelayanan dengan kualitas terbaik

Kompeten : Kualitas terbaik

Monitoring oleh mentor

2 Melakukan pengecekan apakah masih ada

berkas rekam medis baru yang belum diberi
kode warna

Nilai Dasar
Saya berharap dapat meningkatkan pelayanan
prima

Berorientasi Pelayanan : Perbaikan tiada henti

23
3 Melakukan wawancara kepada petugas penyimpanan berkas
rekam medis

Nilai Dasar
Saya akan terbuka dalam menerima kritik dan saran.

Kolaboratif : Koordinasi

Scan Qrcode untuk menonton

Penguat Nilai organisasi Akuntabel

24
 Output : Teks hasil rekaman video
Nova Yuliana Hasanie, A.Md.Keb - Petugas pendaftaran dan
penyimpanan berkas rekam medis

Apakah kode warna memudahkan dalam pencarian berkas rekam

medis : Ya, memudahkan petugas
Apakah kode warna memudahkan dalam pengembalian berkas
rekam medis : Ya, sangat memudahkan petugas
Apakah kode warna dapat mengurangi kesalahan dalam
penyimpanan berkas rekam medis : Karena dengan adanya kode
warna lebih mudah terlihat jika ada kesalahan penyimpanan berkas
rekam medis
Apakah terdapat kekurangan mengenai kode warna berkas rekam
medis : Ada kekurangan yaitu ada beberapa bagian stiker warna
yang terlepas saat penyimpanan atau pengambilan berkas rekam
medis
Adakah saran atau masukan terkait penerapan kode warna berkas
rekam medis : Untuk desa yang belum diberikan stiker diharapkan
untuk menggunakan stiker yang lebih berkualitas

Dini Safitri, S.P - Petugas penyimpanan berkas rekam medis

Apakah kode warna memudahkan dalam pencarian berkas rekam

medis : Ya, ketika kita sedang mencari berkas desa A hanya perlu
melihat warna yang ada pada berkas
Apakah kode warna memudahkan dalam pengembalian berkas
rekam medis : Cukup memudahkan petugas penyimpanan agar
tidak terjadi missfile
Apakah kode warna dapat mengurangi kesalahan dalam
penyimpanan berkas rekam medis : Jika ada berkas yang salah
letak akan terlihat karena perbedaan warna
Apakah terdapat kekurangan mengenai kode warna berkas rekam
medis : Jika ada pasien baru membutuhkan waktu sedikit lebih lama
dalam menyiapkan berkas karena harus menempelkan stiker terlebih
dahulu
Adakah saran atau masukan terkait penerapan kode warna berkas
rekam medis : Lebih teliti saat menempelkan kode warna sesuai
dengan angka dan warna yang telah ditentukan

25
 Seluruh rangkaian kegiatan ini berkontribusi terhadap Visi dan
Misi UPTD Puskesmas Sukadana ke 1 & 2

Visi

Terwujudnya Puskesmas dengan Pelayanan yang Bermutu dan Mandiri

menuju Masyarakat Sukadana Sehat.

Misi

1. Menciptakan manajemen pelayanan

Puskesmas yang transparan dan dapat
dipertanggung jawabkan
2. Mewujudkan pelayanan kesehatan yang
baik, bermutu, merata, dan terjangkau

26
 MATRIKS HABITUASI

N Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan

Nilai Dasar Indikator Nilai Total
o 1 2 3 4

Berorientasi
1 Ramah 2
pelayana

2 Akuntabel Tanggung jawab 2

3 Kompeten Kualitas terbaik 6

4 Harmonis Lingkungan kondusif 1

5 Loyal Menjaga rahasia 0

6 Adaptif Berinovasi 0

7 Kolaboratif Koordinasi 2

8 Smart ASN Digital skill 1

27
 KENDALA DAN
SOLUSI

Kendala saat pelaksanaan kegiatan aktualisasi antara

lain

1. Waktu pelaksanaan kegiatan aktualisasi yang

singkat
2. Banyaknya jumlah berkas rekam medis yang
tersimpan
3. Sulitnya menentukan kode warna karena
terbatasnya warna pada toko toko stiker dilokasi
sekitar

Solusi dari kendala saat pelaksanaan kegiatan aktualisasi

1. Membuat jadwal pelaksanaan kegiatan

aktualisasi yang lebih efektif dan efisien
2. Meminta bantuan rekan kerja untuk
memberikan stiker kode warna pada berkas
rekam medis
3. Melakukan pembelian melalui marketplace /
toko online

28
 KESIMPULAN, SARAN, DAN TINDAK
LANJUT

Dari pelaksanaan kegiatan aktualisasi, maka didapatkan

beberapa kesimpulan antara lain :

1. Setelah diterapkannya kode warna petugas

penyimpanan berpendapat bahwa kegiatan ini
dapat mencegah atau meminimalkan misfile,
memudahkan penyimpanan,pengambilan
serta pelacakan berkas rekam medis.
2. Dapat dicegahnya missfile menghasilkan
kesinambungan informasi dan kecepatan
pelayanan berkas rekam medis

Dari pelaksanaan kegiatan aktualisasi, beberapa saran

yang dapat diberikan antara lain :

1. Diharapkan seluruh petugas rekam medis dan

penulis konsisten menerapkan kegiatan kode
warna. Sehingga seluruh berkas rekam medis
diberikan kode warna dan standar pelayanan
minimal dapat tercapai.
2. Lebih diperhatikannya ketersediaan stiker
warna karena beberapa warna tidak tersedia
ditoko toko sekitar

Rencana tindak lanjut dari aktualisasi ini adalah pelaksanaan

pemasangan stiker kode warna pada berkas rekam medis yang dari
target awal 3 Desa, dalam kurun waktu 1 bulan telah tercapai 5 Desa
dan akan terus belanjut sampai semua Desa diwilayah kerja UPTD
Puskesmas Sukadana

29
 DAFTAR PUSTAKA
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (No. 129 Tahun 2008).
tentang Rekam Medis. Jakarta: Peraturan Menteri Kesahatan.

LAN. (No. 1 Tahun 2021). Pelatihan dasar CPNS. Indonesia.

Lembaga Administrasi Negara. (2021). Adaptif Modul Pelatihan Calon

PNS. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2021). Akuntabel Modul Pelatihan Calon

PNS. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2021). Berorientasi pelayanan Modul

Pelatihan Calon PNS. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2021). Harmonis Modul Pelatihan Calon

PNS. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2021). Kolaboratif Modul Pelatihan Calon

PNS. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2021). Kompeten Modul Pelatihan Calon

PNS. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2021). Loyal Modul Pelatihan Calon PNS.

Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2021). Smart ASN. Modul Pelatihan Dasar

Calon PNS. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Permenpan . (No. 30 Tahun 2013). Tugas pokok dan fungsi Rekam Medis.
Jakarta: Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Republik Indonesia.

Undang, Undang (No. 5 Tahun 2014). Tentang Aparatur Sipil Negara.

Indonesia.

30
 LAMPIRAN KEGIATAN 1
1. Menyusun jadwal kegiatan
2. Berkonsultasi kepada mentor terkait isuyang diangkat dan
menyampaikan rencana kegiatan aktualisasi kepada mentor
3. Berkolaborasi dengan teman sejawat terkait penyusunan kode
warna

Draft jadwal aktualisasi

Berkonsultasi dengan mentor

31
Surat Persetujuan Mentor

32
Notula konsultasi

33
Berkolaborasi dengan teman sejawat

34
 LAMPIRAN KEGIATAN 2
1. Menyiapkan warna apa saja yang akan dipakai sebagai kode
warna
2. Menyiapkan tempat penyimpanan kode warna
3. Menyiapkan berkas yang akan dipasangkan kode warna

Menyiapkan kode warna

35
 Kode warna siap pakai

Tempat
penyimpanan kode
warna

36
Berkas yang akan dipasang kode warna

37
 LAMPIRAN KEGIATAN 3
1. Memilah berkas rekam medis yang akan dipasangkan stiker warna
2. Mengecek berkas rekam medis yang berada tidak pada tempatnya
3. Melakukan pemberian kode warna pada berkas rekam medis sesuai
warna desa
4. Merapikan kembali berkas rekam medis yang sudah terpasang kode
warna

Memilah berkas rekam medis

38
Memilah berkas rekam medis

39
Pemberian kode warna pada berkas rekam medis

40
Merapikan kembali berkas setelah selesai

Penerapan stiker warna dapat

dilihat melalui QR berikut

41
 LAMPIRAN KEGIATAN 4
1. Melakukan peninjauan terhadap terlaksananya penerapan kode
warna pada berkas rekam medis
2. Melakukan pengecekan apakah masih ada berkas rekam medis baru
yang belum diberi kode warna
3. Melakukan wawancara kepada petugas penyimpanan berkas rekam
medis
Monitoring hasil penerapan kode warna oleh mentor

42
Kartu Bimbingan Mentor

43
Pengecekan berkas rekam medis yang belum diberikan kode warna

44
 Laporan berkas rekam medis yang terlewat saat pemberian
kode warna

No Nama Kepala Keluarga No. Rekam Medis Desa

1. Tn. Slamet Rihandoyo 01-00191 Rajabasa

2. Tn. Herlin 02-00353 Sukadana

3. Tn. Agus 02-01208 Sukadana

4. Tn. Ruhin 03-00252 Surabaya

5. Tn. Eko Suyitno 03-00224 Surabaya

6. Ny. Saodah 04-00146 Rantau Jaya

45
Formulir Wawancara

46
Wawancara kepada petugas penyimpanan

47
 LAMPIRAN LAINNYA
Bimbingan Coach

Seminar Rancangan Aktualisasi

48
Bimbingan Coach

49
50
Seminar Hasil Aktualisasi

51
Seminar Hasil Aktualisasi

52