Nama : Kaldera Wibowo

NIM : 120413423984

Oferring :I

A. STUDI KASUS

Kontrol Sistem Informasi Pada CPS Energy di Amerika

Pada awal 2006, San Antonio, CPS Energy yang berbasis di Texas, penyedia energi
terbesar milik pemerintah, sedang menuju pada kekayaan dari berbagai segi. Perusahaan
memiliki peringkat obligasi tertinggi dari penyedia utilitas. Tenaga kerja dan basis pelanggan
secara umum menyatakan kepuasan. Dan yang paling penting, perusahaan itu
menguntungkan. Dengan kata lain, tidak ada tanda-tanda eksternal dari perusahaan akan
meluncurkan program teknologi yang akan mendefinisikan kembali cara melakukan bisnis
dan membentuk tenaga kerja dari sekitar 4.000.

Tidak ada tanda-tanda eksternal yang terlihat, tetapi bagi orang – orang yang
mengetahui, termasuk Christopher Barron, Wakil Presiden CPS Energy dan CIO, tidak
mungkin lebih jelas lagi bahwa perubahan sudah dekat dan masa depan perusahaan mungkin
bergantung padanya.

”Tenaga kerja kami memiliki di perusahaan lebih banyak dari pada yang seharusnya
oleh perusahaan,” kata Barron. Barron melihat perusahaan lain dengan tenaga kerja mobile
besar seperti perusahaan sendiri, seperti FedEx dan UPS, dan ia juga melihat perbedaan besar
cara bisnisnya beroperasi. Sebagai contoh, pekerja CPS tertentu memiliki sedikit atau tidak
ada akses ke sistem IT dan sumber daya ketika mereka berada jauh dari kantor atau gudang.
Mereka sering diminta untuk mengunjungi situs kerja atau lokasi pelanggan untuk
mendiagnosis masalah atau menyarankan perbaikan yang benar sebelum melaporkan ke
departemen atau pihak yang tepat , yang kemudian akan memulai langkah berikutnya yaitu
proses penyelesaian. Dapat diartikan bahwa pengiriman pekerja bertambah, dan seluruh
pekerjaannya bisa memakan waktu berhari – hari.

“Jika kami terus bekerja dengan jumlah kerja manual yang diperlukan bagi kita untuk
mencapai pekerjaan itu, kita tidak akan berada dalam posisi untuk menjadi kompetitif di masa
depan,” Kata Barron. Dari kesadaran ini, program megellan lahir,
Program Magellan dibayangkan oleh Barron dan rekan-rekannya sebagai cara yang lebih baik
untuk memobilisasi dan menghubungkan secara tradisional siloed tenaga kerja orang-orang
dan sistem yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Tujuan program
adalah untuk memperluas CPS’s jaringan infrastruktur, membangun jaringan aman Wi-Fi
sendiri di kantor-kantor dan gudang, dan menyebarkan smartphone dan aplikasi mobile
custom untuk semua staf CPS yang saat ini tidak memiliki sebuah laptop atau perangkat
mobile lainnya. Untuk Barron, tantangan pertama dan terpenting dalam menyebarkan
smartphone untuk basis pengguna yang besar adalah mendapatkan kepercayaan eksekutif.

“Salah satu masalah terbesar kami adalah persepsi bahwa teknologi hanya sedikit
menyajikan selain e-mail, dan biaya banyak,” Barron mengatakan. “Untuk CIO agar mencoba
untuk menghilangkan semua hambatan dari eksekutif senior mungkin membutuhkan waktu
lama,” Barron mengatakan. ‘ Jadi daripada mencoba untuk mendapatkan kepercayaan para
eksekutif dan meredakan semua ketakutan mereka tentang biaya, penggunaan dan
keselamatan, kami telah pergi ke kelompok-kelompok tertentu, insinyur, baris pekerja,
pekerja kantor, dan karena sangat murah kita sudah mampu memberikan keluar perangkat
secara eksperimental.’ Ada begitu banyak nilai dalam perangkat genggam ini dan dua atau
tiga aplikasi yang mereka membuktikan diri,”katanya. “Anda hanya perlu memberikan
perangkat ke tangan orang-orang yang benar-benar perlu untuk menggunakannya untuk
mendemonstrasikannya.”

Tiga cara inovatif staf CPS menggunakan smartphone mereka sebagai kamera digital
di situs pekerjaan, sebagai mekanisme pelacakan GPS, dan sebagai pemberitahuan penerima
darurat. Di masa lalu, CPS mungkin harus mengirimkan sekelompok kecil pekerja “umum”
untuk layanan panggilan untuk memastikan orang yang tepat berada di sana. Hari ini, satu
pekerja dapat mengunjungi situs, mengambil foto dari bagian yang rusak dari peralatan atau
infrastruktur, dan kemudian mengirimkannya kembali ke kantor pusat atau kantor.
Kemudian ahli mendiagnosis masalah dan mengirimkan bersama petunjuk untuk
memperbaiki masalah atau pengiriman berita yang sesuai, yang tersedia langsung melalui e-
mail suara dan SMS teks melalui smartphone.

“Program Magellan, melalui penggunaan dari smartphone dan teknologi lainnya, akan
memberdayakan semua karyawan, tidak peduli apa pekerjaan yang mereka lakukan, menjadi
bagian dari perusahaan yang lebih besar ‘thought network,’” kata Baron. “Sekarang setiap
orang seperti bagian dalam jaringan kami.” Perusahaan juga melihat keuntungan yang
signifikan dalam efisiensi rantai penawaran yang berkaitan dengan Magellan dan penyebaran
smartphone, ia mengatakan. Sebagai contoh, smartphone membantu mempercepat proses
pemesanan pembelian, karena di masa lalu orang tertentu atau sekelompok orang perlu
tempat untuk menyetujui pesanan. Sekarang persetujuan dapat dilakukan secara praktis
hampir di mana saja dengan cakupan jangkauan selular. Rantai pasokan perusahaan
pembeli juga dapat mengunjungi gudang untuk bekerja dengan orang-orang yang benar-
benar memesan, untuk menuju waktu order yang lebih cepat dan lebih proaktif dalam
management keseluruhan. Hanya dalam satu tahun, untuk menutup pembelian dan pengadaan
penawaran menurun lebih dari 65 persen. Juga, tingkat persediaan dikurangi lebih dari $8 juta
sejak program Magellan dimulai.

Selain itu, tingkat kepuasan karyawan dan pelanggan yang naik, Barron mencatat,
karena staf sekarang memiliki lebih banyak akses ke sistem perusahaan dan informasi, dan
mereka merasa lebih dekat dengan bisnis. Karena CPS sekarang dapat menyelesaikan
masalah pelanggan lebih banyak dengan lebih sedikit proses, mereka telah mengurangi waktu
untuk menyelesaikan sebagian besar layanan panggilan, mengarah ke pelanggan yang lebih
bahagia. Pada kenyataannya, perusahaan menerima nilai tertinggi di J.D Power and
Associates’ 2007 Gas Utility Residential Customer Satisfaction Survey.

Bagaimana teknologi, adalah tidak lagi sebagai ruang lingkup yang eksklusif dari
perusahaan besar dengan anggaran IT yang signifikan, setidaknya tidak lagi. Lloyd’s
Construction di Eagan, Minnesota, sepertinya tidak tampak membutuhkan perangkat software
telepon yang mencolok. Sejumlah 9 juta dollar per tahun untuk pembongkaran dan
perusahaan pengangkutan telah dijalankan oleh keluarga yang sama selama 24 tahun. Lloyd’s
membawa bangunan komersial dan residensial dan kemudian mengangku mereka pergi. Apa
yang bisa lebih sederhana? Yaitu jika mencari 100 orang pegawai, 30 truk, dan lebih dari 400
dumpsters dapat disebut sederhana. Koordinasi mereka bergerak bagian sangat penting untuk
menumbuhkan bisnis dan untuk menyimpan kewarasan Stephanie Lloyd, 41, yang telah
menjalankan perusahaan untuk empat tahun terakhir. Sampai saat ini, Lloyd’s digunakan
menganalisis angka, buku besar, dan menghitung software akuntansi di perusahaan PC untuk
melacak pekerja dan peralatan. Apabila keadaan menjadi lebih buruk, perusahaan
menggunakan radio untuk berkoordinasi dengan para pekerja di tempat kerja. Menara telepon
seluler lebih banyak datang online di Minnesota, penerimaan radio Lloyd lebih buruk. Itu
memang sudah waktunya, Lloyds memutuskan, untuk menyeret perusahaan mereka ke abad
ke-21 dunia smartphone.

Lloyd’s sudah mempertimbangkan setengah lusin produktivitas mobile software

sebelum menetap di e-Trace, yang kebetulan datang dari sebuah perusahaan disebut
GearWorks yang berbasis di kota seberang. Tidak hanya itu GearWorks lokal, tetapi software
yang bekerja pada Sprint Nextel i560 dan i850 telepon, yang ditujukan untuk industri
konstruksi. Lloyd’s sudah mulai membeli ponsel ini untuk berbicara untuk memisahkan
pekerja dari radio yang sudah rusak. Segera, technophobic staf mengalami kesulitan.
Karyawan harus dibimbing untuk belajar langkah-langkah cepat dengan ahlinya dengan dasar
fitur pada ponsel baru mereka. Selama 18 bulan, dua sistem berlari berdampingan: e-Trace
seperti dihapus, dan sistem kertas lama dan pencil system seperti itu dihapus.
Ketidakkonsistenan akutansi tidak menyebar secara cepat.

Dan e-Trace memunculkan masalah tenaga kerja yang peka. Perangkat lunak ini
menampilkan pemetaan terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan lokasi saat ini di
semua aset perusahaan. Mereka kecewa, Lloyds menemukan bahwa beberapa aset
menghabiskan terlalu banyak waktu yang diparkir di luar tempat makan siang yang sama
orang-orang yang tidak pada rute yang ditentukan. Lloyd sangat bersimpati pada kebutuhan
pekerja untuk beristirahat “kita semua telah bekerja pembongkaran di sini,” katanya, tapi
cepat menjepit pada orang-orang yang tidak sah.

CEO GearWorks mengatakan tantangan yang dihadapi Lloyd’s sangat diharapkan.

“Semua produk ini beroperasi pada tantangan dan kesempatan yang menyenangkan,” kata
Todd Krautkremer, 47.”Tapi perangkat lunak kami melakukan pekerjaan yang baik sehingga
memberikan keleluasaan pada pelanggan untuk mengkontrol laju perubahan dalam bisnis.”

Setelah masalahnya dapat teratasi, maka keuntungannya menjadi jelas. Perusahaan

mempekerjakan 12 sopir, 22 mandor, dan 7 pekerja kantor yang menggunakan 41 ponsel
yang menggunakan e-Trace. Perusahaan membeli paket data tak terbatas untuk setiap
telepon, yang total sekitar $4.000 per bulan.Tambahan biaya jaringan lainnya, dan Lloyd’s
menghabiskan sekitar $50,000 per tahun untuk solusi bisnis, akuntansi, dan komunikasi yang
lengkap.

Sebelum e-Trace, perusahaan membayar seorang akuntan 40 jam seminggu untuk

membantu perusahaan. Sekarang orang itu datang seminggu satu hari selama 6 jam,
menyimpan sekitar $1000 per minggu. Pemasukan data dan pengurangan pengerjaan oleh
operator dan mandor, Lloyd mengatakan, sekitar 1½ kali lebih cepat daripada kertas dan
radio. Penyaluran yang lebih efisien telah memotong biaya bahan bakar sekitar 30 persen.
Dan karyawan telah berhenti membuat transaksi-transaksi yang tidak sah. Lloyd
memperkirakan peningkatan bersih kinerja 10-12 persen, atau kira-kira $1 juta untuk tahun
2007, tidak buruk kembali pada $50.000.

B. Analisis

Dengan program dan pengelolahan yang sangat baik perusahaan melihat keuntungan
yang signifikan dalam efisiensi, Sebagai contoh, smartphone membantu mempercepat proses
pemesanan pembelian, karena di masa lalu orang tertentu atau sekelompok orang perlu
tempat untuk menyetujui pesanan. Sekarang persetujuan dapat dilakukan secara praktis
hampir di mana saja dengan cakupan jangkauan selular. Rantai pasokan perusahaan
pembeli juga dapat mengunjungi gudang untuk bekerja dengan orang-orang yang benar-
benar memesan, untuk menuju waktu order yang lebih cepat dan lebih proaktif dalam
management keseluruhan. Hanya dalam satu tahun, untuk menutup pembelian dan pengadaan
penawaran menurun lebih dari 65 persen. Juga, tingkat persediaan dikurangi lebih dari $8 juta
sejak program dimulai.

Selain itu, tingkat kepuasan karyawan dan pelanggan yang naik, Perusahaan mencatat,
karena staf sekarang memiliki lebih banyak akses ke sistem perusahaan dan informasi, dan
mereka merasa lebih dekat dengan bisnis. Karena CPS sekarang dapat menyelesaikan
masalah pelanggan lebih banyak dengan lebih sedikit proses, mereka telah mengurangi waktu
untuk menyelesaikan sebagian besar layanan panggilan, mengarah ke pelanggan yang lebih
bahagia
 Setelah timbul masalah karena karyawan masih merasa kurang adanya sosialisasi
pemanfaatan IT sehingga kurang maksimalnya penggunaan IT yang menjadi program dari
perusahaan. Setelah perusahaan berhasil mengatasi masalah ini perusahaan merasakan tingkat
kepuasan karyawan dan pelanggan yang naik, karena staf sekarang memiliki lebih banyak
akses ke sistem perusahaan dan informasi, dan mereka merasa lebih dekat dengan bisnis.
Karena CPS sekarang dapat menyelesaikan masalah pelanggan lebih banyak dengan lebih
sedikit proses, mereka telah mengurangi waktu untuk menyelesaikan sebagian besar layanan
panggilan, mengarah ke pelanggan yang lebih bahagia.

Dari Studi Kasus diatas peniliti melihat adanya suatu pengaruh dari controling SIM
untuk memberikan dampak positif kepada perusahaan.