Kumpulan Tugas Kearsipan

Selasa, 08 Desember 2015

Jenis jenis arsip beserta contoh dan kasusnya

1) ARSIP DINAMIS 
Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaa,pelaksanaan dan atau
penyelenggaraan administrasi perkantoran.

Contoh arsip dinamis :

-         Surat Kerjasama Perusahaan
Studi Kasus Arsip Dinamis :
Surat kerjasama pekerjaan dapat digunakan secara langsung untuk sebuah perjanjian antar perusahaan,yang perlu
ditandangani berdasarkan kesepakatan tertentu yang dapat disimpan/diarsipkan demi kelangsungan perusahaan
tersebut dalama administrasi perkantoran.
 

2) ARSIP STATIS
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan dan atau
penyelenggaraan administrasi perkantoran atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari hari.
Contoh Arsip Statis :
-        Surat Lamaran Pekerjaan
Studi Kasus Arsip Statis :
Sebuah surat lamaran kerja yang hanya dipakai pada saat seseorang melamar ke sebuah perusahaan,karena setelah
orang tersebut diterima di perusahaan tersebut maka surat lamaran tersebut tidak dapat digunakan lagi dan hanya
dipakai sebagai arsip di perusahaan tersebut.

3) ARSIP AKTIF 
Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dikantor/ arsip yang
secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam pelaksanaan administrasi sehari
hari serta masih dikelola oleh unit pengelola.
Contoh arsip Aktif
-          Daftar hadir atau absen karyawan
Studi kasus
Pada sebuah perusahaan mungkin daftar hadir sangat berpengaruh besar karena dengan sebuah data
dari daftar hadir tersebut dapat memberikan informasi tentang kehadiran seorang karyawan.

4) ARSIP INAKTIF
Arsip Inaktif yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari hari/arsip
yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
segari hari serta dikelola oleh pusat arsip(frekuensinya rendah).
Contoh Arsip Inaktif
-          Rapot
Studi kasus :
Seseorang yang telah menempuh pendidikan di SD pasti mendapat hasil akhir laporan nilai selama
sekolah yaitu rapot. Rapot disebut arsip inaktif karena hanya berfungsi pada waktu tertentu misalkan
untuk mendaftar ke SMP/SMA atau universitas.

5)ARSIP VITAL 
       Arsip Vital adalah arsip yang keberadaanya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan opersional
pencipta arsip , tidak dapat diperbaharui,dan tidak tergantikan apabila rusak dan hilang.
Contoh : Akte Pendirian Perusahaan
                  Buku induk Pegawai
                  Sertifikat Tanah dan Bangunan
                  Ijazah
Studi kasus :
 Ijazah termasuk arsip vital karena merupakan persyaratan dasar kelangsungan pendidikan seseorang
dan bersifat abadi/tidak dapat digantikan.

6)ARSIP TERJAGA
      Arsip terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa
dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
Contoh : Bendera Pusaka Indonesia dan barang bersejarah lainnya
Studi kasus :
Bendera Merah Putih Negara Indonesia (Bendera Pusaka) menjadi salah satu arsip dan bukti
perjuangan bangsa Indonesia pada masa kemerdekaan yang patut dijaga keutuhannya, keamanan dan
keselamatanya. Maka dari itu, bendera pusaka di simpan dan diabadikan di salah satu museum di
Jakarta.

7)ARSIP UMUM
      Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Demikian lengkapnya UU No
43 tahun 2009 ini mengakomodir tentang pengertian arsip dan kearsipan. Pengertian lainnya arsip umum
adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya (Arsip Sentral)
Contoh : KTP
Studi Kasus :
KTP termasuk ke dalam arsip umum karena keberadaannya dapat diketahui semua pihak dan dapat
digunakan untuk membuat SIM, Lamaran Pekerjaan, dll.

8)ARSIP BERNILAI TINGGI

      Arsip bernilai tinggi adalah arsip yang sangat penting dalam sebuah kegiatan perkantoran atau individu
dan jika diperjualbelikan harganya akan sangat mahal.
Contoh : surat tanah/Sertifikat tanah
Studi Kasus :
Setiap tanah pasti memilki sertifikat, dan apabila dijadikan jaminan dalam sebuah perjanjian atau
diperjualbelikan akan menghasilkan keuntungan yang sangat banyak.