Performance Management System

Organization Development & Performance Management

Corporate Human Capital
2022
 Performance Management System – Definition & Objectives
Definition :
“Proses sistematis dan menyeluruh dalam meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan melalui
perencanaan pengukuran, identifikasi dan evaluasi kinerja untuk mencapai sasaran strategis organisasi”
Objectives :
Berfokus pada akuntabilitas, transparansi Membantu karyawan dalam melakukan yang
serta mengembangkan pemahaman yang terbaik sesuai kemampuan mereka dan untuk
jelas mengenai tujuan & apa yang menghasilkan pekerjaan dengan kualitas terbaik
sebenarnya diharapkan dengan seefisien dan seefektif mungkin
Untuk menyesuaikan alur kerja, Penyelarasan aktivitas karyawan dengan misi
merekomendasikan aktiviatas baru, dan dan tujuan perusahaan
membuat keputusan lain yang akan membantu
karyawan mencapai tujuan mereka
 Performance Management – The Cycle

Evaluation Planning
End year performance appraisal Objective setting
• Proses evaluasi hasil kinerja tahunan perusahaan sampai
dengan individu • Penetapan rencana strategis perusahaan
• Penilaian kinerja untuk menentukan performance reward • Penentuan objective setiap direktorat, KPI & target
disesuaikan dengan kemampuan perusahan • Proses penyelarasan KPI sampai dengan L2
• Hasil evaluasi tahunan digunakan sebagai baseline untuk • Proses cascading KPI sampai dengan staff level
penetapan rencana strategis tahun berikutnya

Performance
Improve Management
Monitoring
Cycle
Ongoing coaching and mentoring Ongoing coaching and mentoring
• Atasan melakukan review/evaluasi berkala terkait capaian target
• Atasan melakukan review/evaluasi berkala terkait capaian setiap anggota tim
target setiap anggota tim • Atasan melakukan diskusi berkala dengan setiap anggota tim
• Atasan melakukan diskusi berkala dengan setiap anggota tim sebagai bagian dari coaching & mentoring
sebagai bagian dari coaching & mentoring • Fokus pada “The How to achieve target”
• Fokus pada “How to improve performance”

• Evaluasi terhadap kinerja semester perusahaan dan setiap individu

• Adjustment objective, KPI dan target sesuai dengan kebutuhan perusahaan
Review Mid-year review
• Hasil evaluasi digunakan untuk pembuatan program performance improvement baik
perusahaan maupun individu
1. Performance Management Cycle - Planning

Menetapkan target perusahaan selama periode 1 tahun

sesuai strategi bisnis

Menurunkan (cascading) target perusahaan ke setiap level di

organisasi menjadi Key Performance Indicator : Direktorat –
Division – Department – Unit - Individual

Melakukan penyelarasan target & KPI sampai dengan

dengan pada level Direktorat - Divisi

Setiap individu menentukan Key Performance Indicator

Melakukan proses diskusi one on one dengan atasan

mengenai KPI-nya selama periode 1 tahun untuk disepakatai
bersama
How do we measure performance?

50-60% Company Shared KPI* Financial Perspective

• Internal Process
20-30% Individual Objective(s) • Learning & Growth
• Customer
• Service Excellence
• Leadership
20% Behaviors • Persuasive Communication
• Team Work
• Collaborative
 Goal Setting/ KPI Setting – Template

Objectives Perspective Weight KPI Target

Sesuai dengan strategi bisnis Sesuai dengan rencana

Financial 50% – 60% perusahaan tahunan perusahaan
(Contoh)

Quantitative
Individual Goals
(Financial; Internal Process;
Learning & Growth; Customer)
Sesuai dengan kapasitas
Mengacu pada Job Description dan
20% - 30% kebutuhan level organisasinya dan kebutuhan level
(Contoh) organisasinya

Service Excellence
Leadership Mengacu kepada matriks
kompetensinya yang
Qualitative Behaviours 20% Persuasive Communication didasarkasn pada
(Contoh)
Collaborative kebutuhan organisasi
Team Work
TOTAL 100%
 How do we create a Goal Setting?
SPECIFIC
Apakah tujuan jelas? Sebuah tujuan harus jelas menyatakan tujuannya.
misalnya "Untuk meningkatkan manajemen waktu pribadi" tidak dapat diterima, sedangkan “Untuk memastikan semua time sheet
selesai dalam jangka waktu yang disepakati" dapat diterima.
MEASURABLE
Tujuannya harus dinyatakan dengan cara yang membuat jelas ketika tujuannya telah tercapai.
misalnya "Untuk mengurangi keluhan pelanggan" tidak dapat diterima. "Untuk mengurangi keluhan pelanggan hingga 10%" dapat
diterima.
ATTAINABLE / Action Oriented
Sebuah tujuan harus realistis dan dapat dicapai mengingat kendala yang ada. Hal ini sangat penting untuk tidak setuju dengan tujuan
yang tidak dapat dilaksanakan karena keterbatasan sumber daya.

RELEVANT
Sebuah tujuan harus relevan dengan prioritas departemen atau
perkembangan individu. Apakah ini tujuan yang tepat untuk peran
individu?

TIME BOUND
Sebuah tujuan harus memiliki suatu tanggal yang ingin dicapai. Hal ini
juga mungkin cocok untuk membangun tanggal review khusus. Tujuan
individu juga harus konsisten dengan tujuan keseluruhan dari bisnis /
departemen
 Goal Setting – Types of KPI

TIPE DESKRIPSI CONTOH

Pak A mempunyai target pencapaian sales 10.000/tahun; jika aktual

semakin bagus pencapaian nilai
Tipe Maksimum pencapaian 11.000 maka aktual % (9.000/11.000) x 100% = 110% ; atau
semakin tinggi dengan rumus linear.
100% + ((11.000-10.000)/10.000)*100% = 110%

semakin rendah pencapaian nilai
Tipe Minimum
semakin tinggi dengan rumus linear.
Pak A mempunyai target cost delivery 1.000 /tahun; jika aktual % cost
delivery 800 maka persentase pencapaian =
100%- ((800-1.000)/1000)*100% = 120%

target pencapaian 100% adalah nol.

target fatality zero accident; jika aktual % terdapat accident maka
Tipe Absolut deviasi dari pencapaian nol = 0%
persentase pencapaian = 0%
pencapaian

jika persentase pencapaian tidak
mengikuti rumus ketiga KPI
Tipe Lain-lain
sebelumnya namun berdasarkan
kesepakatan/justifikasi tertentu.
target penyelesaian project di bulan agustus 100% namun sudah ada
kesepakatan bahwa jika aktual penyelesaian project sebelum bulan agustus
120%, september 90%, oktober dst 75%. maka pada saat aktual penyelesaian
project di bulan november maka aktual % = 75%
 2. Performance Management Cycle – Monitoring & Review

COACHING
“Kemampuan memfasilitasi pengembangan karyawan
dengan cara memberikan arahan dan umpan balik yang
tepat waktu untuk membantu mereka mendapatkan/
memperkuat pengetahuan/ keterampilan tertentu
dalam rangka menyelesaikan tugas atau memecahkan
masalah.”

• Atasan dan karyawan melakukan diskusi formal mengenai kemajuan

pencapaian target KPI dan Kompetensi. Tidak dilakukan penilaian
atas pencapai target KPI dan Kompetensi pada sesi Coaching ini.
• Karyawan diminta untuk mengisi komentar berupa masalah
dan/atau dukungan yang diharapkan dari atasan langsung. Atasan
diminta untuk mengisi Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan
yang diperlukan oleh karyawan untuk mencapai target KPI dan
Kompetensinya.
 Performance Review - Template

Achievement
Objectives Perspective Weight KPI Target
Progress
Sesuai dengan
Sesuai dengan strategi
Financial 50% – 60% bisnis perusahaan rencana tahunan
perusahaan

Quantitative
Mengacu pada Job Sesuai dengan
Individual Goals Description dan kapasitas dan
(Financial; Internal Process; 20% - 30% kebutuhan level kebutuhan level
Learning & Growth; Customer)
organisasinya organisasinya

Service Excellence
Leadership Mengacu kepada
matriks
Persuasive
Qualitative Behaviours 20% kompetensinya yang
Communication didasarkasn pada
Collaborative kebutuhan organisasi
Team Work
 Performance Management Cycle – Monitoring & Review
Performance Monitoring membantu untuk membentuk perilaku sepanjang tahun dan mengurangi kesenjangan antara kinerja aktual dengan
yang diharapkan.

Tujuan dilakukan performance review :

• Untuk merevisi tujuan atau target KPI yang telah ditentukan dalam sesi perencanaan kinerja (jika ada). Penyesuaian tujuan atau target KPI dapat
dilakukan jika ada beberapa perubahan pada target perusahaan dan harus mendapatkan persetujuan atasan pada tingkat tertentu.
• Untuk melakukan penilaian diri dari setiap karyawan pada pencapaian KPI dan sasaran kompetensi. Karyawan dan atasan langsung melakukan
pembahasan kemajuan KPI dan sasaran kompetensi serta mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan untuk mendukung
karyawan dalam mencapai target.

Hal – hal yang harus dilakukan oleh atasan :

• Memperjelas dan memperkuat pemahaman mengenai KPI dan sasaran kompetensi tahunan sehingga karyawan dapat lebih memahami
bagaimana meningkatkannya. Performamce Monitoring tidak terbatas pada sesi formal dalam review pertengahan tahun.
• Memotivasi karyawan untuk peningkatan kinerja, bukan men-"dememotivasi" mereka.
• Membuat umpan balik dan arah partisipatif, membantu karyawan merasa terlibat dan, dengan demikian, berkomitmen untuk proses.
• Tepat waktu dan dapat menyediakan waktu untuk melakukan proses monitoring/ review

Beberapa pertanyaan yang dapat diajukan dalam proses performance monitoring adalah:
• Apakah Anda mampu mencapai target yang telah ditetapkan? Jika tidak, mengapa?
• Apa kesulitan dalam mencapai target?
• Apa tindakan yang diperlukan untuk mengatasi kesulitan tersebut?
• Anda ingin melihat perubahan tanggung jawab Anda? Mengapa dan bagaimana?
• Apa yang bisa Anda lakukan untuk lebih baik dalam melakukan pekerjaan?
 Performance Management Cycle –Evaluation
• Pada akhir periode manajemen kinerja, karyawan dan / sesi nya atasan langsung melakukan evaluasi terhadap
pencapaian tujuan atau sasaran KPI dan Kompetensi sesuai target yang telah ditentukan
• Proses evaluasi ini harus diakui dan disetujui oleh next higher dari atasan. Hasil penilaian kinerja merupakan
masukan untuk sistem sumber daya manusia terkait lainnya seperti perencanaan karir dan sistem penghargaan.
• Setelah mendapatkan KPI dan Kompetensi Skor, peringkat kinerja secara keseluruhan perlu dihitung berdasarkan
bobot untuk setiap ukuran kinerja
 Performance Evaluation - Template

Sub
Objectives Perspective Weight KPI Target Achievement Rating Score
Weight
Sesuai dengan Sesuai dengan
50% –
Financial 60%
strategi bisnis rencana tahunan
perusahaan perusahaan

Quantitative Individual
Mengacu pada Job Sesuai dengan
Goals Description dan kapasitas dan
(Financial; Internal
20% - 30%
kebutuhan level kebutuhan level
Process; Learning & organisasinya organisasinya
Growth; Customer)

Service Excellence
Mengacu kepada
Leadership matriks
Persuasive kompetensinya
Qualitative Behaviours 20%
yang didasarkasn
Communication
pada kebutuhan
Collaborative organisasi
Team Work
Performance Evaluation – Rating Score

Achievement Descriptors Code Score

> 120% Exceeds Expectations EE 5

111% - 120% Partly Exceeds Expectations PE 4

86% - 110% Fully Meets Expectations FM 3

51% - 85% Partly Meets Expectations PM 2

0% - 50% Does Not Meets Expectations DNM 1

Performance Management Cycle - Individual Development Plan

Proses

Bagaimana membangun IDP

yang baik?
Tentukan target Pilih dan Tidak lanjuti
pengembangan jalankan aksi perkembangan
diri Anda Anda • Pikirkan dan diskusikan aspirasi
diri anda
karir. anda jangka pendek dan
menengah.
• Kenali orang yang tepat yang dapat
Dengan dukungan dari atasan dan Format yang bervariasi seperti Mendapatkan umpan balik dari
Human Capital pelatihan, interaksi, atasan dan Human Capital mendukung IDP anda.
pengalaman dan lainnya • Variasikan kegiatan belajar anda
dengan mempertimbangkan
metode 70/20/10.
• Untuk mendukung anda mencapai tujuan pengembangan jangka pendek dan • Motivasi adalah kunci kesuksesan
jangka panjang. IDP anda.
• Materi harus didiskusikan dengan atasan dan Human Capital.
• Anda bertanggung jawab penuh untuk merancang dan merencanakannya.
70 – 20 – 10 Methodology
Untuk Mengembangkan Tempat Kerja yang Berkinerja Tinggi

70% 20% 10%

Pembelajaran dari Pembelajaran dari Pembelajaran

Pengalaman Lingkungan Sosial secara Formal
•Praktek langsung pada penyelesaian •Coaching & mentoring
•E-learning
masalah yang dihadapi •Keterlibatan dengan tim kerja
•Kelas virtual
•Projek atau tugas khusus •Umpan balik
•Pelatihan dalam kelompok
•Tugas sehari-hari •Program Train the Trainer
•Workshop
•Pengalaman yang bervariasi •Keterlibatan pada komunitas dan
•Seminar/ Konferensi
•Kolaborasi dan praktik sosial sharing session
Individual Development Plan - Format