MODUL

MICROSOFT ACCES UNTUK AKUNTANSI

(Pengantar Pemrograman Komputer)

Disusun Oleh:

NUR ALAM

210901601007

Kelas A (Akuntansi Terapan)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI TERAPAN

UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR

2022
 KATA PENGANTAR

Puja dan puji syukur saya haturkan kepada Allah Subhanahu Wata’ala yang telah
memberikan banyak nikmat, taufik dan hidayah. Sehingga saya dapat menyelesaikan modul yang
berjudul “Microsoft Acces Untuk Akuntansi” dengan baik tanpa ada halangan yang berarti.

Modul ini telah saya selesaikan dengan maksimal berkat kerjasama dan bantuan dari
berbagai pihak. Tidak lupa saya mengucapkan terimakasih terhadap bantuan dari pihak yang
telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik pikiran maupun materinya dalam
penyelesaian makalah ini.

Diluar itu, penulis sebagai manusia biasa menyadari sepenuhnya bahwa masih banyak
kekurangan dalam penulisan makalah ini, baik dari segi tata bahasa, susunan kalimat maupun isi.
Oleh sebab itu dengan segala kerendahan hati , saya selaku penyusun menerima segala kritik dan
saran yang membangun dari pembaca.

Demikian yang bisa saya sampaikan, semoga modul ini dapat menambah ilmu
pengetahuan bagi pembaca.

Makassar, 2 April 2022

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR …...…………………………………………………………… ii

DAFTAR ISI ……………...………………………………………….…….………… iii

MICROSOFT ACCES

1.1 Pengertian Microsofot Acces …..……………….…………..…….……… 1

1.2 Fungsi Microsoft Acces …………………………………..……….……... 1

SIKLUS AKUNTANSI

2.1 Pengertian dan Tahapan Siklus Akuntansi ……………….…….….…….. 1

NERACA AWAL

3.1 Menyusun jurnal …………………………………………….………….…. 3

3.2 Membuat Buku Besar ……………………………………………………... 5

3.3 Menyusun Neraca Awal …………………………………………………... 6

3.4 Menyusun Nomor Perkiraan ……………………………………………… 7

APLIKASI ACCES

4.1 Menjalankan Aplikasi Acces …………………………………………….. 7

4.2 Create Tabel Modul ……………………………………………………… 9

4.3 Create Tabel Judul ………………………………………………………. 12

4.4 Create Tabel Akun ………………………………………………….…… 14

iii
MICROSOFT ACCES

1.1 Pengertian Microsofot Acces

Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang
ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini
merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word,
Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Microsoft Access merupakan software
Microsoft yang digunakan untuk membuat database seperti program akuntansi yang ada di
perkantoran maupun laporan keuangan sederhana untuk perorangan. Fitur yang digunakan
berupa tabel, query, form, dan report untuk menghasilkan sebuah program keuangan.

Dengan software tersebut, sejumlah proses akuntansi yang cukup panjang dan
memusingkan dapat diselesaikan secara cepat. Hasilnya pun lebih praktis dan efisien
dibandingkan pencatatan akuntansi manual menggunakan buku.

1.2 Fungsi Microsoft Acces

Fungsi Microsoft Access sama pentingnya seperti Word dan Excel dalam mengolah data.
Fungsi Microsoft Access biasa digunakan oleh para pelaku bisnis kecil dan menengah, di
dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang
cukup besar.

Fungsi Microsoft Access juga digunakan para programmer untuk membuat sebuah sistem
buatan sendiri. Fungsi Microsoft Access kerap digunakan sebagai 'front-end' program
sementara produk lain bertindak sebagai tabel 'back-end' sebuah pemrograman. Fungsi
Microsoft Access bisa dimanfaatkan sebagai alat pemrograman sederhana.

SIKSLUS AKUNTANSI

2.1 Pengertian dan Tahapan Siklus Akuntansi

Siklus akuntansi adalah proses berjenjang untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan

merekam peristiwa akuntansi perusahaan. Rangkaian langkah dimulai ketika transaksi terjadi
dan diakhiri dengan penyertaannya dalam laporan keuangan. Catatan akuntansi tambahan
mungkin akan digunakan selama siklus akuntansi terjadi, termasuk input catatan di buku
besar dan neraca saldo. Berikut adalah penjelasan tahapan siklus akuntansi :

4
1) Bukti Transaksi
Bukti transaksi memulai proses siklus akuntnsi. Bukti transksi sendiri adalah
seperangkat dokumen yang berisikan rincian transaksi keuangan. Jika tidak ada
transaksi keuangan, tidak akan ada bukti transaksi yang perlu dilacak. Transaksi dapat
mencakup pembayaran utang, setiap pembelian atau akuisisi aset, pendapatan
penjualan, atau biaya apa pun yang telah terjadi.
2) Jurnal
Setelah transaksi sudah terjadi dan bukti transaksi sudah tersedia, langkah selanjutnya
adalah mencatat transaksi tersebut ke dalam jurnal perusahaan dalam urutan
kronologis. Perlu diperhatikan, dalam mendebit dan mengkredit akun harus selalu
seimbang.
3) Buku Besar
Entri jurnal kemudian diposting ke dalam buku besar di mana ringkasan semua
transaksi ke masing-masing akun dapat dilihat.
4) Neraca Saldo
Pada akhir periode akuntansi (biasanya triwulanan, bulanan, atau tahunan tergantung
pada kebijakan perusahaan), Neraca saldo memuat ringkasan dari akun transaksi
beserta saldonya yang berguna sebagai dasar untuk menyiapkan laporan keuangan
atau sebagai bahan evaluasi.
5) Jurnal Penyesuaian
Pada akhir periode akuntansi perusahaan, jurnal penyesuaian harus diposting ke akun-
akun tertentu pada akhir periode akuntansi agar sesuai dengan kondisi sebenarnya
berdasarkan akuntansi akrual sehingga perusahaan dapat membuat laporan keuangan
dengan tepat.
6) Laporan Keuangan
Laporan Keuangan terdiri dari neraca, laporan laba rugi dan laporan arus kas yang
disusun menggunakan saldo yang sudah benar.
7) Jurnal Penutup
Pada saat jurnal penutupan tersebut di-posting, semua akun nominal saldonya menjadi
nol dan sudah siap digunakan untuk mencatat transaksi berjalan pada awal periode
berikutnya. Perlu diingat, dalam siklus ini tidak selalu sama alurnya.

5
NERACA AWAL

3.1 Menyusun Jurnal

Suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang alat-alat elektronik kantor dan rumah tangga
membuka anak perusahaan. Anak perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang berdiri
sendiri dan dimiliki oleh seorang yang bernama Undayani

 Semua barang yang dijual dipasok oleh perusahaan induk. Anak perusahaan mendapat
komisi sebesar 15% dari harga jual yang sudah ditentukan oleh perusahaan induk.
 Harga jual di nota penjualan nilainya sama seperti harga beli dari nota pembelian.
 Pada tanggal 1 Oktober 2016, Asnelli menempatkan uang tunai Rp150 juta rupiah ke
dalam rekening kas sebagai modal usaha.
 Pada tanggal 3 Oktober 2016, dari uang tersebut Rp120 juta disimpan di Bank X dan
sisanya Rp30 juta dibiarkan di kas.
 Pada tanggal 1 Oktober 2016 dia menyewa kantor siap pakai dengan harga sewa Rp50
juta per tahun beban Bank X.
 Sewa gedung bisa diperpanjang setelah selesai masa sewanya hingga 4 tahun
mendatang dengan harga sewa yang sama.
 Pada kantor yang disewa sudah terpasang listrik PLN prabayar sebesar 2500 VA,
sedangkan air PDAM untuk keperluan kamar kecil sudah disiapkan oleh mall.
 Komunikasi dengan para pelanggan memakal handphone prabayar.
 Dalam menjalankan usahanya, dia menerima seorang karyawati sebagai staf
administrasi dengan gaji Rp1.500.000,- per bulan.
 Dia mempekerjakan I orang tenaga teknisi untuk kegiatan usaha dengan gaji
Rp2.000.000,- per bulan.
 Dia mempekerjakan 1 orang wakil tenaga teknisi untuk membantu tenaga teknisi
dengan gaji Rp1.250.000,- per bulan.
 Sebagai bonus intensif atas kegiatan penjualan, untuk staf administrasi wakil tenaga
teknisi masing-masing akan diberikan bonus sebesar 0.25% dari omset penjualan.
Sedangkan bagian teknisi akan diberikan bonus sebersar 1% dari omset penjualan.\
 Besar gaji untuk Asnelli sendiri adalah Rp3 juta per bulan.
 Untuk keperluan administrasi, pada tanggal 3 Oktober 2016 dibeli 1 unit komputer
dengan harga Rp5 juta beban kas.
 Komputer diperkirakan memiliki nilai manfaat selama 4 tahun.

6
  Komputer dilengkapi dengan software Inventory yang dibeli dengan harga Rp3 juta
beban kas.
 Software inventory diperkirakan memiliki nilai manfaat selama 4 tahun.

Dari transaksi di atas akan di susun neraca awalnya dengan cara menyusun jurnalnya satu
persatu, sebagai berikut.

Pada tanggal 1 Oktober 2016, Afriyanti menempatkan uang tunai sebesar Rp150 juta rupiah
ke dalam rekening kas sebagai modal usaha

Jurnal: Kas pada modal Undayani

Tanggal Nama Rekening Debet Kredit
02/02/2022 Kas 150.000.000
02/02/2022 Modal Undayani 150.000.000
Pada tanggal 3 Oktober 2016, dari uang tersebut Rp120 jutal disimpan di Bank X dan sisanya
Rp30 juta dibiarkan di kas.

Jurnal: Bank x pada Kas

Tanggal Nama Rekening Debet Kredit
02/02/2022 Bank x 120.000.000
02/02/2022 Kas 120.000.000
Pada tanggal 3 Oktober 2016 dia menyewa kantor siap pakai dengan harga sewa Rp50 juta
per tahun beban Bank X.

Jurnal: Sewa Gedung di bayar di Muka pada bank X

Tanggal Nama Rekening Debet Kredit
02/02/2022 Bank x 50.000.000
02/02/2022 Kas 50.000.000

Untuk keperluan administrasi, pada tanggal 3 Oktober 2016 dibeli 1 unit komputer dengan
harga Rp5 juta beban kas. Komputer diperkirakan memiliki nilai manfaat selama 4 tahun.

Jurnal: 1 Unit komputer pada kas

Tanggal Nama Rekening Debet Kredit
02/02/2022 1 unit computer 6.000.000
02/02/2022 Kas 6.000.000
Komputer dilengkapi dengan software Inventory yang dibeli dengan harga Rp3 juta beban
kas.

7
Jurnal: Software Inventory pada kas
Tanggal Nama Rekening Debet Kredit
02/02/2022 Software Inventory 3.000.000
02/02/2022 Kas 3.000.000

3.2 Membuat Buku Besar

Untuk membuat buku besar, rekening-rekening yang sama di gabung dan dihitung saldonya.

Buku besar kas:

Tanggal Uraian Debet Kredit saldo

02/02/2022 Saldo awal…
02/02/2022 Penempatan modal 150.000.000 150.000.000
02/02/2022 Disetor ke bank X 120.000.000 30.000.000
02/02/2022 Beli 1 set Komputer 5.000.000 25.000.000
02/02/2022 Beli Software 3.000.000 22.000.000
Inventory
Buku besar bank x:

Tanggal Uraian Debet Kredit saldo

02/02/2022 Saldo awal…
02/02/2022 Setoran dari kas 120.000.000 120.000.000
02/02/2022 Bayar sewa gedung 50.000.000 70.000.000

Buku besar modal Undayani:

Tanggal Uraian Debet Kredit saldo

02/02/2022 Saldo awal…
02/02/2022 Penempatan modal 150.000.000 -150.000.000

8
Buku besar sewa kantor dibayar di muka:

Tanggal Uraian Debet Kredit saldo

02/02/2022 Saldo awal…
02/02/2022 Sewa kantor 1 Tahun 50.000.000 50.000.000

Buku besar 1 unit komputer:

Tanggal Uraian Debet Kredit saldo

02/02/2022 Saldo awal…
02/02/2022 Beli 1 unit komputer 5.000.000 5.000.000

Buku besar software inventory:

Tanggal Uraian Debet Kredit saldo

02/02/2022 Saldo awal…
02/02/2022 Beli software 3.000.000 3.000.000
inventory

3.3 Menyusun Neraca Awal

Neraca awalnya seperti gambar berikut:

NERACA
Per 2 Februari 2022
AKTIVA PASIVA
Aktiva Lancar Hutang Lancar
Kas 22.000.000 Hutang dagang 0
Bank x 70.000.000
Sewa gedung 50.000.000
dibayar dimuka
Aktiva Tetap
1 unit komputer 5.000.000 Modal
Akm. Peny. -0 Modal Undayani 150.000.000
Komputer

9
 Aktiva lain lain:
Software inventory 3.000.000
Total AKTIVA: 150.000.000 Total PASIVA 150.000.000

3.4 Menyusun Nomor Perkiraan

AKUN NAMA REKENING

100.10 Kas
100.20 Bank x
100.50 Sewa kantor dibayar di muka
140.10 1 unit computer
170.10 Akm. Peny. Peralatan
300.10 Modal Undayani
999.99 Iktisar Laba Rugi

APLIKASI ACCES

4.1 Menjalankan Aplikasi Acces

Jalankan program aplikasi Acces 2010 hingga di layar muncul seperti gambar berikut

Klik ikon folder yang ada di seblah kanan, untuk menentukan nama database dan folder yang
di pakai. Pilih folder akuntansi dan ketik nama file akuntansi kemudian klik Ok, akan muncul
seperti gambar berikut

10
Pilih New, Pilih Create akan muncul blangko tabel yang siap dibuat dari Acces seperti
gambar berikut

11
4.2 Create Tabel Modul

Data tabel Modul

Modul Nama Modul

10 AKTIVA
20 PASIVA
40 PENDAPATAN
45 HARGA POKOK PENJUALAN
50 BEBAN/KEWAJIBAN
70 PENDAPATAN LUAR USAHA
80 BIAYA LUAR USAHA
90 PAJAK

Klik ikon View, Design View, di layar akan muncul jendela save As. Pada jendela Save As,
ketik nama file tabel: Modul, kemudian klik tombol Ok. Di layar akan muncul blangko untuk
membuat tabel seperti gambar berikut:

Klik ikon Primary Key untuk menghilangkan tanda kunci yang ada di depan field ID.

12
Field ID yang tampil dihapus. Kemudian, ketik:

 Field modul, tentukan data type: text, field size 2: indexed: yes (no duplicates)
 Nama Modul, data type: text, field size 25, indexed: no

Untuk merekam, klik ikon Save. Kemudian klik ikon View, Datasheet View, maka dilayar akan
muncul blangko isian data tabel modul. Dengan munculnya blangko ini, maka data tabel

modul sudah siap dimasukkan ke dalam tabel.

13
Ketiklah data tabel modul, kemudian rekam dengan cara mengklik ikon Save

4.3 Create Tabel Judul

Data tabel Judul yang dipakai

Modul Judul Nama Judul

10 100 AKTIVA LANCAR
10 140 AKTIVA TETAP
10 170 AKTIVA ALIN-LAIN
20 200 HUTANG LANCAR
20 250 HUTANG JANGKA PANJANG
20 300 MODAL DAN CADANGAN
40 400 PENDAPATAN
45 450 HARGA POKOK PENJUALAN
50 500 BEBAN (KEWAJIBAN)
70 700 PENDAPATAN LUAR USAHA
80 800 BIAYA LUAR USAHA
90 900 PAJAK

14
Ikuti petunjuk berikut ini :

Buatlah tabel judul dengan instruksi dari menu Create, Tabel. Lanjutkann dengan instruksi
view, Design View, ketik nama tabel: Judul, Klik tombol Ok.

Saat muncul blangko design tabel judul, ketiklah nama-nama field :

 Modul, data type: text, field size 2, indexed yes (duplicates ok)
 Judul, data type: text, field size 3, indexed: yes (no duplicates)
 Nama Judul, data type: text, field size 25, indexed: no.

Selanjutnya Entry dan rekam data tabel judul sesuai dengan data yang diberikan. Seperti
gambar berikut:

15
4.4 Create Tabel Akun

Dari menu create pilih tabel, klik ikon view, design view, ketik nama file tabel: akun, Klik
Ok, maka akan tampil blangko design tabel akun.

Ketik field modul, data type: text field size: 2, indexed: yes (duplicates ok), kemudian klik
lookup wisard, maka akan muncul jendela lookup. Pilih I want lookup field to get the values
from another table or query.

Klik next, akan muncul jendela lookup wizard seperti berikut:

16
Pilih tabel modul, klik next. Klik tanda >> untuk memindahkan field modul, Nama modul ke
kolomm sebelah kanan.

Pilih next akan muncul jendela seperti berikut, pilih sort fieldmodul, acsecending. next

17
jendela berikut, hilangkan tanda centang di kotak kecil hide key column untuk memunculkan
kolom modul dan nama modul, klik next

Pada saat muncul jendela seperti berikut, pilih field modul, klik next (finish)

18
Jawab yes untuk merekam pada pertenyaan yang muncul pada jendela selanjutnya.

Untuk field berikutnya adalah field judul, data type: text, field size: 3, indexed: yed
(duplicates ok) kemudian pilih lookup wizard. Pada jendela lookup wizard, pilih I want the
lookup field to get the values from another table or query. Lalu klik next, akan muncul
jendela seperti berikut, pilih tabel judul klik Next.

Pada jendela selanjutnya, berturtut-turut pilih field judul, Nama judul, Modul untuk dipindah
ke kolom di seblah kanan dengan cara klik tanda >

19
Klik Next.

Pada jendela berikutnya pilih judul sebagai sort key acsecending, Klik Next

Munculkan kolom judul, modul, nama judul dengan cara hilangkan tanda centang kotak kecil
hideckey column. Klik next berikutnya pilih field judul, klik Finish.

Kemudian lanjutkan lagi untuk field-field yang lain, yaitu.

 Akun, data type: text, field size: 7, indexed: yes (no duplicates).
 Rekening, data type: text, field size: 30, indexed: no.
 Tglawal, data type: date/time, format: short date, indexed: no.

20
  Debet, data type: number, field size: long integer, format: standard, decimal places: 2.
Indexed: no.
 Kredit, data type: number, field size: long integer, format: standard. decimal places: 2,
indexed: no.
 Saldo, data type: calculated, expression: (debet|-|kredit], result type: long integer,
format: standard. decimal places:2.

Data tabel akun yang digunakan:

MODUL JUDUL AKUN REKENING

1 10 100 100.10 Kas
2 10 100 100.20 Bank x
3 10 100 100.50 Sewa kantor dibayar di muka
4 10 140 140.10 1 unit computer
5 10 140 140.11 Akumulasi penysut. 1 Unit computer
6 10 170 170.10 Software inventory
7 20 200 200.10 Hutang dagang
8 20 300 300.10 Modal Undayani
9 40 400 400.10 Pendapatan penjualan tunai
10 45 450 450.10 Harga pokok penjualan
11 50 500 500.10 Biaya rekening…
12 50 500 500.11 Biaya rekening…
13 90 900 900.10 Pajak penghasilan

21
 TGL DEBET KREDIT SALDO
AWAL
1 03-10-2016 20.000.000 0 20.000.000
2 03-10-2016 70.000.000 0 70.000.000
3 03-10-2016 50.000.000 0 50.000.000
4 03-10-2016 5.000.000 0 5.000.000
5 03-10-2016 0 0 0
6 03-10-2016 3.000.000 0 3.000.000
7 03-10-2016 0 0 0
8 03-10-2016 0 150.000.000 -150.000.000
9 03-10-2016 0 0 0
1 03-10-2016 0 0 0
0
1 03-10-2016 0 0 0
1
1 03-10-2016 0 0 0
2
1 03-10-2016 0 0 0
3

Untuk memasukkan data neraca awal pada tabel akun, klik ikon view, Datasheet vies, maka
data yang ada di atas dapat di entry ke dalam tabel seperti gambar berikut

22