Inap

FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)

Judul : Alur Pengadaan Barang BHP/AMHP dan Jasa Pemeliharaan RSUD dr. Zainoel Abidin
Tujuan : Mengenalikemungkinankegagalan/kesalahanpada setiap prosespengadaan barang dan
jasaMelakukan perubahan prosedur terkait kemungkinankegagalan/kesalahan

Disusun Oleh :
KOMITE MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN
RSUD dr. ZAINOEL ABIDIN BANDA ACEH
TAHUN 2017
 Proses Pengadaan Barang BHP/AMHP dan Jasa Pemeliharaan RSUD dr. Zainoel Abidin (EDIT)
PROSEDUR 1. PENYUSUNAN RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG DAN JASA

USER DIREKTUR/ BIDANG BIDANG PENGADAAN BAGIAN BINA

(Pengguna akhir: PIMPINAN LOGISTIK DAN SARANA PENUNJANG PROGAM DAN
instalasi, FASILITAS PEMASARAN
Disposi ke bidang Penyusunan Draf Paket Melakukan Finalisasi Paket
ruangan, poli Mengidentifikasi dan dan Menyesuaikan Dengan
terkait (Wadir dan Pengadaan, KAK, spesifikasi
klinik, bidang, Menganalisa dan Dokuman Perencanaan
Logistik) inventarisasi daftar & Perkiraan Biaya melalui :
bagian dan unit melalui
Usulan Kebutuhan Jenis 1. Seksi Penunjang Medis
kerja lainnya) 1. Sub Bagian Perencanaan
Barang dan Jasa Lainnya a. Jenis Pekerjaan dan Anggaran
1. Merencanakan melalui Barang a. Penyusunan RUP
kebutuhan 1. Seksi Log Medis & Obat, BHP, AMHP,
Non Medis b. Pemaketan Barang
barang & Jasa (Jenis Pekerjaan Barang) ATK- DLL c. Pemaketan Jasa
Obat-BHP-AMHP, b. Jenis Jasa Lainnya Lainnya dll
dalam bentuk Kebutuhan Bahan Perawatan dan Dituangkan dalam RBA/
program dan dan Alat perlengkapan
perbaikan alat medis RKA/ DPA
kegiatann kantor/rumah tangga.
2. Seksi Penunjang Non 2. Sub Bagian Informasi,
2. Mengisi dan 2. Seksi Pemeliharaan komunikasi dan kerja
Fasilitas
Medis
mengajukan Perawatan&Perbaikan sama.
(Jenis Pekerjaan Jasa
a. Menerima data RUP
usulan lainnya) alat medis-Non Medis,
(Rencana Umum
kebutuhan
Perawatan&Perbaikan Gedung, Jaringan Pengadaan)
alat medis-Non Listrik/air/telekomunika
serta lampiran Medis- b. Pengajuan penayangan
Gedung,Taman,Cleanin
si /internet/sarana PENGUMUMAN
informasi transportasi-DLL.
g servise- Jaringan Melalui admin PPE
terkait barang Listrik/air/AC/telekomu 3. Sub Bagian Evaluasi dan
dan jasa yang nikasi pelaporan
dibutuhkan Monitoring dan evaluasi
= Realisasi Proses
Pengadaan barang
 PROSEDUR 2. PELAKSANAAN PENGADAAN BHP/AMHP DAN JASA PEMELIHARAAN

DIREKTUR/ KPA SELAKU PPK ULP DAN PEJABAT KPA /PPK

PIMPINANSEBAGAI PENGADAAN
1. Mengundang tim
PA(PENGGUNAANG 1. Ferivikasi dan
teknis dan Pejabat Melaksanakan proses
GARAN) Finalisasi Draf Kontrak
Pengadaan untuk
pengadaan dan 2. Persiapan pelaksanaan
melakukan
1. Menerima pengkajian ulang menyerahkan hasil dan penandatangan
Dokumen rup (rencana umum (pemenang) dari kontrak dengan
Anggaran dan pengadaan) pelaksanaan pengadaan penyedia
2. Menyusun dan dalam bentuk BAHP 3. Melaksanakan
RUP serta paket
menetapkan rencana pengadaan langsung &
pekerjaan disertai dan dokumen penunjukkan langsung
pelaksanaan
data dukung Pengadaan meliputi penawaran peserta dengan penggunaan
pekerjaan dari - KAK/Spesifikasi serta dokumen faktur dan kuitansi
Binagram Teknis dangambar pendukung lainnya
2. Penyerahan ke - HPS (Harga
Perkiraan Sendiri
KPA/ PPK
- Rangcangan Kontrak
3. Menyerahkan
Rencana Pelaksanaan
Pengadaan yang sudah
ditetapkan ke Pejabat
Pengadaan dan ULP
Aceh sesuai dengan
nilai paket dan
Sumber Dana
 Kemungkinan Kegagalan Proses
PENYUSUNAN RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG BHP/AMHP DAN JASA PEMELIHARAAN

USER DIREKTUR/ BIDANG LOGISTIK BIDANG PENGADAAN BAGIAN BINA

Ka, Instalasi: Ka. PIMPINAN DAN FASILITAS SARANA PENUNJANG PROGAM DAN
ruang, Ka. poli PEMASARAN
Disposi ke 1. Tidak miliki maping 1. Terlambat dalam
klinik, Ka. bidang, kebutuhan barang dan
bidang terkait penyusunan Draf 1. Terlambat
bagian dan Ka. khususnya yang bersifat
Paket Pengadaan, melakukan
unit kerja lainnya) belum konsisten operasional yaitu
a. Obat,BHP,AMHP KAK, spesifikasi & finalisasi Paket
1. Pengajuan Kebutuhan Bahandan Perkiraan Biaya untuk Penyusunan
Alat perlengkapan
barang & Jasa 2. Salah dalam menyusun RUP
kantor/rumah tangga.
masih banyak spek Jenis Barang 2. Kegiatan yang
b. Perawatan&Perbaik
an alat medis-Non seperti Obat, BHP, dilaksanakan ada
berdasarkan
Medis, Gedung, AMHP, ATK- DLL yang belum termuat
keinginan Jaringan Listrik/ 3. Tidak memiliki data dalam RUP
bukan air/ AC/ dan spesifikasi 3. Masih banyak
kebutuhan telekomunikasi Perawatan dan barang yang
2. Mengajukan 2. Permintaan kebutuhan
perbaikan alat medis, dibutuhkan belum
operasional pelayanan
usulan Non MedisJaringan tersedia / belum
sering dadakan
kebutuhan Listrik/air/telekomunik cukup tersedia
(emergency)
asi /internet/sarana alokasi anggaran
disertaimerk
transportasi-DLL 4. Lambatnya proses
tertentu 4. Sering menggunakan penyusunan revisi
3. Mengusulkan pihak penyedia untuk kegiatan dan
berulang-ulang segera mengadakan anggaran
kebutuhan barang/jasa yang 5. Tidak adanya
barang bersifat emergency catatan hasil
monitoring dan
evaluasi Realisasi
Pengadaan
 PELAKSANAAN PENGADAAN BARANGBHP/AMHP DAN JASA PEMELIHARAAN

KPA /PPK
1. Direktur/ Pimpinan ULP dan
1. KPA Selaku PPK
sebagai PejabatPengadaan 1. Lambatnya
tidak lagi
PA/KPAMenerima Sering terlambat dalam penandatangan
mengundang tim
Dokumen Anggaran dan teknis dan Pejabat melaksanakan proses kontrak
RUP serta paket Pengadaan untuk pengadaan 2. Lambatnya
pekerjaan tidak disertai melakukan proses
data dukung pekerjaan pengkajian ulang pengadaan
dari Binagram RUP (Rencana langsung &
Umum Pengadaan) penunjukkan
2. Penyerahan ke KPA/ 2. KPA dan PPTK langsung
PPK belum dilakukan terlambat dalam dengan
sesuai jadwal dan menyusun dan penggunaan
prosedur menetapkan rencana faktur dan
pelaksanaan kuitansi
3. KPA & PPTK belum Pengadaan meliputi
menggunakan - KAK/Spesifikasi
Teknis dangambar
kewenanngan untuk
- HPS (Harga
Melaksanakan Perkiraan Sendiri
pengadaan langsung & - Rangcangan Kontrak
penunjukkan langsung
dengan penggunaan
faktur dan kuitansi
 Menetapkan Kemungkinan Penyebab Dan Tingkat Keparahan Dari Efek Kegagalan Dengan
Menghitung Risk Priority Number (RPN=)
1. PENYUSUNAN RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG DAN JASA

No PROSES FAILURE MODE CAUSE FAILURE EFFECT FAILURE S O D RPN

1. Pengajuan barang & Jasa oleh Barang tidak sesuai Adanya kepentingan tertententu Tidak efesien 5 4 3 60
kepala unit kerja kebutuhan dari unit kerja
Tidak tersedia daftar Tidak terdeteksi kekurangan Pengadaan sering 4 5 5 100
kebutuhan barang per kebutuhan barang dan jasa dilakukann dadakan diluar
tahun dimasing-masing khususnya yang besifat rencana anggaran
unit kerja operasional
2. Data kebutuhan barang mengarah Tidak terjadi persaingan Adanya kepentingan tertententu Biaya tinggi 5 4 3 60
pada merk tertentu usahan dari unit kerja
3. Input data paket Pengadaan Sebagian paket Tidak tersedianya maping Sebagian kebutuhan barang 4 5 5 100
pengadaan tidak tersedia kebutuhan barang operasional tidak dapat
diadakan
4. Penyusunan RUP (Rencana Terdapat beberap paket Daftar kebutuhan gelodongan RUP belum bisa diakses 5 4 2 40
Umum) Pengadaan tidak dimuat dalam RUP atau tidak terencana dengan baik oleh penyedia sesuai bidang
dan adanya intervensi keahliannya
permintaan pekerjaan
 2. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/ JASA

No PROSES FAILURE MODE CAUSE FAILURE EFFECT FAILURE S O D RPN

1. Penyerahan daftar paket Terlambanya penyerahan Terlambatnya penyusunan paket Terlambatnya pegadaan 5 5 2 50
pengadaan barang dan jasa paket beserta data dan proses penyusunan barang dan jasa
dukungnya spesifikasi barang dan harga
perkiraan
2. Penyusunan spesifikasi dan harga Perubahan spesifikasi Tidak tersedia beberapa daftar Barang tidak sesuai 5 3 4 60
dan alokasi dana yang harga sesuai spesifikasi
kurang kebutuhan
5. Pengadaan barang Jarang atau tidak Belum sepenuhnya atau tidak Tidak terpenuhinya barang 5 5 4 100
menggunakan fakktur & diketahui oleh pengelola yang diperlukan segara
kwitansi untuk anggaran (KPA/PPK) dan tidak
Pengadaan langsung dan tersedia paket pengadaan
penunjukkan langsung <
10 juta
Penandatangan kontrak Dokumen kontrak belum Proses pencairan dana 5 5 4 100
sering terlambat lengkap terlambat
6. Penunjukan penyedia barang & Salah menunjuk Adanya inetervensi dan ancaman Barang & Jasa tidak sesuai 5 4 4 80
Jasa penyedia, tidak sesuai luar dan atau proses pengadaan
dengan keahliannya/ barang & jasa memakan
bidangnya waktu lama
 MelakukanrootcauseanalysisdarisetiapkegagalandenganRPNyangtermasukprioritas(rangeRPN45-75)

1. PENYUSUNAN RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG DAN JASA

CAUSEFAILURE RCA RTL OUTCOME PJ

Adanya kepentingan Tidak memahami tugas pokok Sosialisasi tugas pokok dan fungsi Tersedianya dokumen TUPOKSI Masing-bidang
tertententu dari unit kerja dan funsi kepala unit kerja kepala unit kerja fungsional masing-masing kepala unit kerja yang mewakili
fungsional fungsional unit kerja

Promosi barang dilakukan di Menghindari penyedia barang masuk 1. Terdapat brosur/fanplet 1. TU

unit kerja (perawat dan ke unit-unit kerja Dilarang masuk yang bukan
dokter) oleh penyedia berkepentingan/ pegawai
RSUDZA 2. Bidang
2. Tersedianya Formularium Logistik &
AMHP/BHP Tim
Sponsor pelaksana pelatihan Pelaksanaan Pelattihan dokter dan 1. Terdapat daftar rencana 1. Bidang
dokter dan perawat dari perawat sesuai kebutuhan pelatihan dokter dan perawat Diklat
penyedia setiap tahun 2. Bidang
2. Tingkat anggaran diklat Binagran
pelatihan dokter dan perawat
secara aksimal

Tidak terdeteksi Kepala unit kerja belum 1. Menyediakan bukupanduan / 1. Tersedianya bukupanduan/Software 1. Logistik& IT
kekurangan kebutuhan memahami prosedur software penyusunan kebutuhan kebutuhan barang unit kerja 2. Bid. Diklat
barang dan jasa khususnya penyusunan kebutuhn barang unit kerja 2. Peltihan penyusunan program kerja 3. Bid. Pengadaan
barang dan jasa untuk 2. Pelakasanaan penyusunan dan Logistik
yang besifat operasional pada unit kerja
menunjang program dan program kerja pada unit kerja
3. Tersedianya Aluar usulan 3. Tersedianya alur pengadaan usulan
kegiatan
pengadaan barang dan jasa pengadaan barang dan jasa
Tidak tersedianya maping Belum tersedianya data 1. Melakukan maping data 1. Tersedianya data maping kebutuhan 1. Bidang Logistik
kebutuhan barang persedian dan penggunaan penggunaan barang dan barang dan jasa 2. IT
barang oleh unit kerja di didokumentasikan 2. Tersedianya software mekanisme 3. TU
pendistribusian barang masuk dan
bidang logistic dan gudang 2. Membuat software IT mekanisme
keluar
pendistribusian barang 3. SK Direktur teantang gudang dibawah
3. Menyatukan gudang barang kendali bidang logistik
dibawah kendali bidang logistik

Daftar kebutuhan Belum lengkapnya data Kolaborasi Bidang Logistik dan SK Direktur tentang jadwal Wadir Umum &
gelodongan atau tidak kebutuhan operasional di Binagram dalam penyusunan pertemuan teknis penyusunan Wadir Penunjang
terencana dengan baik Binagram kebutuhan barang, khususnya yang kebutuhan anggaran dengan bidang
terkait
dan adanya intervensi bersifat operasional
permintaan pekerjaan
Adanya kebebasan atau Memperketat seleksi penyedia Terediaanya dokumen syarat Bidang Pengadaan
arahan untuk memberikan penyedia barang
paket tertentu kepada
penyedia terentu
2. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

CAUSEFAILURE RCA RTL OUTCOME PJ

Terlambatnya Penyelesaian dikumen Mempercepat proses penyusunan 1. Tersedianya daftar 1. Binagan
penyusunan paket dan Rencana Kegiatan/RBA RKA/RBA dengan menabah personil kebutuhan tenaga bidang 2. TU
proses penyusunan terlambat atau bentuk tim binagm
2. Rekrutmen atau mutasi staf
spesifikasi barang dan
yang sesuai keahlian
harga perkiraan
Tidak tersedia data dukung Adanya kolaborasi proses Tersedianta Dokumen SOP Binagram
yang memadai penyusunan rencana barang yang penyusunan RKA/RBA
dianggarkan binagram dengan bid
pengadaan

Tidak tersedia beberapa Data yang digunakan yang 1. Melakukan kros cek langsung 1. Tersedianya Daftar list harga barang 1. Binagram
daftar harga sesuai tidak terdapat dalam daftar ke distributor pemegang merek baru yang langsung dari distributor 2. Bid Pengadaan
spesifikasi kebutuhan harga standar guberur barang 2. Tersedianya daftar harga update 3. IT
menggunakan informasi 2. Melakukan update harga
terakhir
internet tanpa mengecek ke kemasing-masing distributor
3. Tersedianya software daftar 3. Tersedianya software Master Barang
distributor pemilik barang
harga barang
Belum sepenuhnya atau KPA/PPK/PPTK belum 1. Mengirim KPA/PPK/PPTK untuk 1. Daftar list pelatihan pengelolaan 1. Bidang Diklat
tidak diketahui oleh memahami pengelolaan diklat pengelolaan keuaangan keuangan secara kontunyu dan 2. TU, Bidang
pengelola anggaran anggaran yang sifatnya berdasarkan ketentuan yang berkesinambungan Pengadaan &
penunjukkan langsung dan berlaku 2. Daftar pertemuan rutin minimal 2 Bid. Logistik
(KPA/PPK) dan tidak
pengadaan langsung < 10 jt 2. Perlu dilakukan pertemuan mnggu sekali
tersedia paket pengadaan rutin pengelola anggaran yaitu :
PA, KPA,PPK,PPTK,Bendahara,
Panitia Penerima, Pejabat
Pengadaan,
Dokumen kontrak belum Kelengkapan dokumen Spek, 1. Menunjuk Tim Spek yang 1. SK Direktur tentang Tim Spek 1. TU
lengkap dan Dokumen Penyedia proporsional 2. Mekanisme/ Protap penunjukan 2. Bid. Pengadaan
barang yang ditunjuk masih 2. Menunjuk Penyedia yang Penyedia barang
kurang profesional

Adanya inetervensi dan Kurangnya pengamanan staf Perketat proses penerimaan 1. SOP penerimaan tamu 1. TU
ancaman luar penyedia yang menjumpai
pimpinan/ pejabat pengadaan
 Desain baru setelahFMEA

PENGADAAN BHP/AMHP DAN JASA PEMELIHARAAN

RSUD Dr. ZAINOEL ABIDIN

1. PENYUSUNAN RENCANA UMUM PENGADAAN

Usulan User

Usulan Kebutuhan Analisa Usulan Kebutuhan

(Bid Yan & Keperawatan)

Mapping Kebutuhan
(Bid Logistik)

Kebutuhan Minimum AMHP/BHP &

Arah
Pemeliharaan
Kebijakan Pengadaan AMHP/BHP & Pemeliharaan
(Direktur / Pimpinan)

Penganggaran sesuai Kebutuhan

(Binagram)

Pembahasan Bersama
(User, Bid Log,Binagram, Bid.Pengadaan & Bidang terkait lainnya)
RUP AMHP dan Pemeliharaan

Feedback
kemasing-masing User
(Bid.Logistik)
 2. PELAKSANAAN PENGADAAN

RUP AMHP dan Pemeliharaan

Pemaketan AMHP/BHP dan Jasa Pemeliharaan

(KPA/PPK/Binagram)

Penyusunan Spek dan HPS AMHP/BHP dan Jasa Pemeliharaan

(KPA/PPK/PPTK)
& (Tim)

Proes Pengadaan AMHP/BHP dan Jasa Pemeliharaan

(KPA/PPK/PPTK/Pejabat Pengadaan)

Distribusi ke Unit Kerra

Sesuai Kebutuhan (Logistik & Gudang)
Serah Terima AMHP/BHP dan Jasa Pemeliharaan
(Logistik & Gudang)

Tdk Sesuai Kebutuhan SELESAI

 RENCANA TINDAK LANJUT YANG TELAH DISUSUN
DAN JANGKA WAKTUP ELAKSANAANNYA

No. RTL OUTCOME Waktu PJ

1. Sosialisasi tugas pokok dan Tersedianya dokumen TUPOKSI November 1. Bidang
fungsi kepala unit kerja masing-masing kepala unit Pelayanan
fungsional kerja fungsional 2. TU

2. Menghindari penyedia barang Terdapat brosur/fanplet November TU/Satpam

masuk ke unit-unit kerja Dilarang masuk yang
bukan pegawai RSUDZA

3. Pelaksanaan Pelattihan dokter 1. Terdapat daftar November 1. Bidang Diklat

dan perawat sesuai kebutuhan rencana pelatihan
dokter dan perawat
setiap tahun
2. Tingkat anggaran 2. Bidang
diklat pelatihan Binagran
dokter dan perawat
secara aksimal
4. Menyediakan bukupanduan / Tersedianya November Logistik & IT
software penyusunan bukupanduan/Software
kebutuhan barang unit kerja kebutuhan barang unit kerja
5. Pelakasanaan penyusunan Peltihan penyusunan program November Bid. Diklat
program kerja pada unit kerja kerja pada unit kerja

6. Tersedianya Alur usulan Tersedianya alur pengadaan November Bid. Pengadaan

pengadaan barang dan jasa
Melakukan maping data
penggunaan barang dan
didokumentasikan
Membuat software IT
mekanisme pendistribusian
barang
Menyatukan gudang barang
dibawah kendali bidang logistik
Kolaborasi Bidang Logistik dan
Binagram dalam penyusunan
kebutuhan barang, khususnya
yang bersifat operasional
Memperketat seleksi penyedia
usulan pengadaan barang dan dan Logistik
jasa
Tersedianya data maping November Bidang Logistik
kebutuhan barang dan jasa
Tersedianya software November IT
mekanisme pendistribusian
barang masuk dan keluar
November TU
SK Direktur teantang gudang
dibawah kendali bidang logistik
SK Direktur tentang November Wadir Umum &
jadwal pertemuan teknis Wadir Penunjang
penyusunan kebutuhan
anggaran dengan bidang
terkait
Terediaanya dokumen November Bidang Pengadaan
syarat penyedia barang
No. RTL OUTCOME Waktu PJ
Mempercepat proses Tersedianya daftar kebutuhan November Binagram
penyusunan RKA/RBA tenaga bidang binagm
dengan menambah personil
atau bentuk tim Rekrutmen atau mutasi staf November TU
yang sesuai keahlian

Adanya kolaborasi proses Tersedianta Dokumen SOP November Binagram

penyusunan rencana penyusunan RKA/RBA
barang yang dianggarkan
binagram dengan bid
pengadaan
Melakukan kros cek langsung 4.Tersedianya Daftar list harga barang baru November 4. Binagram
ke distributor pemegang yang langsung dari distributor 5.
merek barang 5.

Melakukan update harga 7.Tersedianya daftar harga update terakhir November 6. Bid Pengadaan
kemasing-masing distributor 8. 7.

Tersedianya software daftar Tersedianya software Master Barang November 8. IT

harga barang

Mengirim KPA/PPK/PPTK 3.Daftar list pelatihan pengelolaan November 3. Bidang Diklat

untuk diklat pengelolaan keuangan secara kontinyu dan 4.
keuaangan berdasarkan berkesinambungan
ketentuan yang berlaku
Perlu dilakukan pertemuan 5.Daftar pertemuan rutin minimal 2 mnggu November 5. TU, Bidang Pengadaan
rutin pengelola anggaran sekali & Bid. Logistik
yaitu : PA,
KPA,PPK,PPTK,Bendahara,
Panitia Penerima, Pejabat
Pengadaan,
Menunjuk Tim Spek yang 3.SK Direktur tentang Tim Spek November 3. TU
proporsional 4.

Menunjuk Penyedia yang 5.Mekanisme/ Protap penunjukan Penyedia November 6. Bid. Pengadaan
profesional barang

Perketat proses 2.SOP penerimaan tamu November 2. TU

penerimaan penyedia
yang menjumpai
pimpinan/ pejabat
pengadaan