TUGAS 11 SKEMA KLASIFIKASI ARSIP

“RANCANGAN SKEMA KLASIFIKASI ARSIP LEMBAGA/PERUSAHAAN”

OLEH:
1. RAIHAN PUTRA ANDIKA (22026062)
2. TORIQ DWI PUTRA (22026076)

Dosen Pembimbing:
Malta Nelisa, S.Sos, M. Hum

PROGRAM STUDI INFORMASI PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

JURUSAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA DAN DAERAH
FAKULTAS BAHASA DAN SENI
UNIVERISTAS NEGERI PADANG
2023
1. Nama lembaga: PT Indofood Sukses Makmur Tbk
2. Profil Lembaga:
Indofood adalah perusahaan makanan dan minuman terbesar di Indonesia yang
didirikan pada tahun 1990 oleh Sudono Salim. Perusahaan ini memiliki berbagai macam
merek produk makanan dan minuman yang terkenal seperti Indomie, Chitato, Pop Mie,
Teh Botol Sosro, dan masih banyak lagi.
Indofood memiliki beberapa unit bisnis, termasuk bisnis bahan makanan dan
minuman, bisnis konsumen, dan bisnis agribisnis. Bisnis bahan makanan dan minuman
meliputi produksi tepung terigu, mie instan, minyak goreng, serta bumbu-bumbu masak.
Bisnis konsumen memproduksi berbagai macam makanan siap saji dan minuman,
termasuk mie instan, snack, minuman ringan, dan susu kental manis. Sedangkan bisnis
agribisnis bergerak di bidang perkebunan kelapa sawit, karet, teh, dan kakao.
Indofood juga memiliki anak perusahaan di berbagai negara seperti Malaysia,
Singapura, dan China. Saat ini, Indofood merupakan salah satu perusahaan publik
terbesar di Indonesia dan terdaftar di Bursa Efek Indonesia dengan kode saham INDF.
Indofood memiliki komitmen untuk meningkatkan kualitas hidup masyarakat
Indonesia melalui produksi makanan dan minuman yang berkualitas dan terjangkau serta
mendukung pengembangan industri makanan dan pertanian di Indonesia.
3. Fungsi fasilitatif:
 Teknologi informasi dan komunikasi digunakan untuk memfasilitasi proses
komunikasi antara para pekerja dan dengan pihak eksternal, seperti konsumen,
pemasok, dan mitra bisnis lainnya. Teknologi ini termasuk penggunaan email,
video conference, dan platform digital lainnya yang memudahkan akses informasi
dan komunikasi yang efektif.
 Pelatihan dan pengembangan karyawan digunakan untuk memfasilitasi
pengembangan keterampilan dan pengetahuan para pekerja dalam rangka
meningkatkan kinerja dan produktivitas perusahaan. Pelatihan dan pengembangan
tersebut mencakup pelatihan teknis, pelatihan manajemen, dan pelatihan
keterampilan sosial untuk meningkatkan kemampuan interpersonal.
 Fasilitas fisik seperti pabrik, gudang, dan fasilitas distribusi digunakan untuk
memfasilitasi proses produksi dan distribusi produk secara efisien dan efektif.
Fasilitas-fasilitas tersebut dirancang dengan baik dan dilengkapi dengan peralatan
yang modern dan berkualitas tinggi untuk mendukung kegiatan operasional
perusahaan.
Fungsi substantif:
 Riset dan pengembangan produk digunakan untuk mengembangkan produk-
produk baru dan meningkatkan kualitas produk yang sudah ada agar sesuai
dengan kebutuhan dan preferensi konsumen. Riset dan pengembangan ini
dilakukan secara teratur untuk menjaga daya saing perusahaan di pasar.
  Pengendalian kualitas produk digunakan untuk memastikan bahwa produk-produk
Indofood memenuhi standar kualitas yang ditetapkan dan aman untuk dikonsumsi
oleh konsumen. Pengendalian kualitas ini melibatkan berbagai tes dan pengujian
produk dari bahan baku hingga produk jadi sebelum dipasarkan ke konsumen.
 Manajemen keuangan digunakan untuk mengelola keuangan perusahaan secara
efektif dan efisien. Manajemen keuangan mencakup pengelolaan dana,
pengawasan pengeluaran, dan pelaporan keuangan yang akurat dan transparan
kepada para pemangku kepentingan.

4. Analisis fungsi fasilitatif di Indofood dan fungsi substantif

Fungsi Fasilitatif
1) Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
Fungsi fasilitatif: Memfasilitasi proses komunikasi antara para pekerja dan dengan pihak
eksternal.
Klasifikasi arsip:
 Arsip primer: Surat-menyurat, email, fax, dan rekaman video conference antara
para pekerja dan dengan pihak eksternal seperti konsumen, pemasok, dan mitra
bisnis.
 Arsip sekunder: Data base yang menyimpan informasi tentang pemasok dan
konsumen, sistem manajemen informasi untuk mengelola kegiatan operasional
perusahaan dan basis data untuk menyimpan data transaksi.
 Arsip tersier: Arsip lama yang berisi rekaman komunikasi dan data base yang
telah tidak digunakan lagi.
2) Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Fungsi fasilitatif: Memfasilitasi pengembangan keterampilan dan pengetahuan para
pekerja dalam rangka meningkatkan kinerja dan produktivitas perusahaan.
Klasifikasi arsip:
 Arsip primer: Rekaman kegiatan pelatihan dan pengembangan karyawan, seperti
dokumen dan materi pelatihan, evaluasi pelatihan dan kehadiran peserta.
 Arsip sekunder: Data base yang menyimpan informasi tentang program pelatihan
dan pengembangan karyawan, rencana pelatihan, hasil evaluasi, serta data
kehadiran dan kinerja karyawan.
 Arsip tersier: Arsip lama yang berisi dokumentasi pelatihan dan pengembangan
karyawan, serta arsip-arsip yang tidak lagi digunakan.
3) Fasilitas Fisik
Fungsi fasilitatif: Memfasilitasi proses produksi dan distribusi produk secara efisien dan
efektif.
 Klasifikasi arsip:
 Arsip primer: Dokumen yang berkaitan dengan pembangunan fasilitas fisik
seperti pabrik, gudang, dan fasilitas distribusi, termasuk rencana desain, dokumen
perijinan, dan kontrak konstruksi.
 Arsip sekunder: Dokumen yang berkaitan dengan operasional fasilitas fisik,
seperti perawatan, pemeliharaan, dan inspeksi, serta data-data operasional seperti
laporan produksi, persediaan bahan baku, dan pengiriman produk.
 Arsip tersier: Dokumen-dokumen lama yang berkaitan dengan pembangunan dan
operasional fasilitas fisik, serta arsip-arsip yang sudah tidak lagi digunakan.
4) Manajemen Sumber Daya Manusia
Fungsi fasilitatif: Memfasilitasi manajemen sumber daya manusia dalam rangka
mendukung keberhasilan operasional perusahaan.
Klasifikasi arsip:
• Arsip primer: Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kepegawaian seperti
laporan kehadiran, pengajuan cuti, dan surat tugas.
• Arsip sekunder: Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan manajemen sumber
daya manusia seperti rencana pengembangan karyawan, evaluasi kinerja, dan
program insentif.
• Arsip tersier: Dokumen-dokumen lama yang berkaitan dengan kepegawaian dan
manajemen sumber daya manusia, serta arsip-arsip yang tidak lagi digunakan.
5) Keuangan dan Akuntansi
Fungsi fasilitatif: Memfasilitasi pengelolaan keuangan dan akuntansi perusahaan
dalam rangka mendukung keberhasilan operasional perusahaan.
Klasifikasi arsip:
• Arsip primer: Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan transaksi keuangan seperti
faktur, kwitansi, dan nota tagihan.
• Arsip sekunder: Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan keuangan dan akuntansi
seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan keuangan tahunan.
• Arsip tersier: Dokumen-dokumen lama yang berkaitan dengan keuangan dan
akuntansi, serta arsip-arsip yang tidak lagi digunakan.

Fungsi substantif PT Indofood dan pengelompokannya ke dalam skema klasifikasi

arsip primer, sekunder, dan tersier:
1) Produksi dan Manufaktur
Fungsi substantif: produksi bahan makanan dan minuman
Klasifikasi arsip:
 Arsip primer: resep dan formula produk, jadwal produksi, data produksi, dan
persetujuan kualitas
  Arsip sekunder: data kualitas produk, laporan inspeksi produksi, dan dokumen
pengawasan kualitas
 Arsip tersier: dokumen-dokumen lama yang berkaitan dengan produksi dan
manufaktur, serta arsip-arsip yang tidak lagi digunakan.
2) Pemasaran dan Penjualan
Fungsi substantif: pemasaran dan penjualan produk
Klasifikasi arsip:
 Arsip primer: dokumen penjualan seperti faktur, kwitansi, dan nota tagihan,
serta dokumen promosi dan pemasaran seperti brosur dan katalog produk
 Arsip sekunder: data penjualan dan pengiriman produk, laporan pemasaran,
serta data pelanggan
 Arsip tersier: dokumen-dokumen lama yang berkaitan dengan pemasaran dan
penjualan, serta arsip-arsip yang tidak lagi digunakan.
3) Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
Fungsi substantif: pengelolaan sistem informasi perusahaan dan infrastruktur TIK
Klasifikasi arsip:
 Arsip primer: dokumen-dokumen perencanaan sistem informasi dan
infrastruktur TIK, serta persetujuan keamanan data dan dokumen kebijakan
penggunaan TIK
 Arsip sekunder: data dan dokumen pengelolaan sistem informasi dan
infrastruktur TIK, serta dokumen keamanan data dan pelaporan kerusakan
sistem
 Arsip tersier: dokumen-dokumen lama yang berkaitan dengan pengelolaan
sistem informasi dan infrastruktur TIK, serta arsip-arsip yang tidak lagi
digunakan.
4) Manajemen Sumber Daya Manusia
Fungsi substantif: manajemen sumber daya manusia dan pengembangan karyawan
Klasifikasi arsip:
 Arsip primer: dokumen kepegawaian seperti laporan kehadiran, pengajuan
cuti, dan surat tugas, serta dokumen pelatihan dan pengembangan karyawan
 Arsip sekunder: data dan dokumen manajemen sumber daya manusia seperti
rencana pengembangan karyawan, evaluasi kinerja, dan program insentif
 Arsip tersier: dokumen-dokumen lama yang berkaitan dengan kepegawaian
dan manajemen sumber daya manusia, serta arsip-arsip yang tidak lagi
digunakan.
5) Keuangan dan Akuntansi
Fungsi substantif: pengelolaan keuangan dan akuntansi perusahaan
Klasifikasi arsip:
 Arsip primer: dokumen-dokumen transaksi keuangan seperti fakt ur,
pembayaran, dan laporan keuangan, serta dokumen kebijakan keuangan dan
perencanaan anggaran
 Arsip sekunder: data keuangan seperti buku besar, laporan pajak, dan audit
internal, serta dokumen pengelolaan risiko keuangan
 Arsip tersier: dokumen-dokumen lama yang berkaitan dengan keuangan dan
akuntansi perusahaan, serta arsip-arsip yang tidak lagi digunakan.

Dalam pengelompokan ke dalam skema klasifikasi arsip primer, sekunder, dan

tersier, arsip primer adalah dokumen-dokumen yang paling penting dan sering
digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Arsip sekunder adalah dokumen-
dokumen yang diperlukan untuk mendukung kegiatan operasional dan memenuhi
persyaratan peraturan perundang-undangan. Arsip tersier adalah dokumen-dokumen
yang umumnya sudah tidak digunakan lagi secara aktif, namun masih memiliki nilai
historis dan/atau informasi yang berharga bagi perusahaan.
 5. Tabel skema Klasifikasi fungsi fasilitatif dan substantif
1) Fungsi fasilitatif
Fungsi Kategori Sub Kategori Sub Kategori Kategor Sub Kategori Arsip
Fasilitatif Arsip Primer Kategori Arsip Arsip i Arsip Tersier
Arsip Sekunder Sekunder Tersier
Primer
Teknologi Surat- Surat- Data base Informasi Arsip Rekaman komunikasi
Informasi dan menyurat dan menyurat pemasok dan lama dan data base yang
Komunikasi email konsumen tidak digunakan lagi
(TIK)
Email
Fax
Rekaman
video
conference
Pelatihan dan Dokumen Dokumen Data base Informasi Arsip Dokumentasi
Pengembanga dan materi pelatihan program lama pelatihan dan
n Karyawan pelatihan pelatihan dan pengembangan
pengembanga karyawan, serta arsip-
n karyawan arsip yang tidak lagi
digunakan
Evaluasi Hasil
pelatihan evaluasi dan
kehadiran
peserta
Kehadiran
peserta
Fasilitas Fisik Pembanguna Rencana Operasion Perawatan, Arsip Dokumen-dokumen
n fasilitas desain al fasilitas pemeliharaan, lama lama yang berkaitan
fisik fisik dan inspeksi dengan pembangunan
dan operasional
fasilitas fisik, serta
arsip-arsip yang tidak
lagi digunakan
Dokumen Laporan
perijinan produksi,
persediaan
bahan baku,
dan
pengiriman
produk
Kontrak
konstruksi
Manajemen Kepegawaian Laporan Manajeme Rencana Arsip Dokumen-dokumen
Sumber Daya kehadiran n sumber pengembanga lama lama yang berkaitan
Manusia daya n karyawan, dengan kepegawaian
manusia evaluasi dan manajemen
kinerja, dan sumber daya manusia,
program serta arsip-arsip yang
insentif tidak lagi digunakan
Pengajuan
cuti
Surat tugas
Keuangan dan Transaksi Faktur Keuangan Neraca, Arsip Dokumen-dokumen
Akuntansi keuangan dan laporan laba lama lama yang berkaitan
akuntansi rugi, dan dengan keuangan dan
laporan akuntansi, serta arsip-
keuangan arsip yang tidak lagi
tahunan digunakan

Kwitansi
Nota
tagihan
 2) Fungsi Substantif

Kategori Sub Kategori Arsip Kategori Sub Kategori Arsip Sub

Arsip Primer Arsip Kategori Tersier Kategori
Primer Sekunder Arsip Arsip
Sekunder Tersier
Pengadaan Permintaan Formulir Penawaran Dokumen Pembayaran Kwitansi
Barang/Jasa Pengadaan Pengajuan dan Kontrak Kontrak dan Bukti
Pembayaran
Penerimaan Dokumen Pengiriman Barang Dokumen Perawatan Dokumen
Barang/Jasa Penerimaan Pengiriman Perawatan
Manajemen Pegawai Identitas Pegawai Rekrutmen Dokumen Penggajian Slip Gaji
Kepegawaian dan Seleksi Rekrutme dan Bukti
n Pembayaran
Pelatihan dan Dokumen Kinerja Pegawai Evaluasi
Pengembangan Pelatihan Kinerja dan
Bukti
Penilaian
Cuti dan Izin Dokumen Pengembangan Rencana
Cuti/Izin Karir Karir dan
Bukti
Penghargaan
Manajemen Transaksi Faktur/Pembayaran Laporan Laporan Audit Laporan
Keuangan Keuangan Keuangan Keuangan Audit
Pajak Pajak Pajak Penghasilan Laporan
Penghasilan Pajak
Manajemen Dokumen Kebijakan dan Dokumen Brosur dan Pengembangan Dokumen
Informasi Internal Prosedur Eksternal Publikasi Sistem Rancangan
dan Bukti
Uji Coba
Pelaporan dan Laporan
Analisis Internal