KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

 koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada

satuan2 yang terpisah untuk mencapai tujuan secara efisien.
 Menurut James D. Thompson, 3 macam saling ketergantungan :
 Saling ketergantungan berurutan (sequential interdependence) dimana
suatu organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dahulu sebelum
satuan lain dapat bekerja
 Saling ketergantungan menyatu (pooled interdependence) bila satuan2
organisasi tidak saling tergantung satu dengan yg plain dalam
melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja
setiap satuan yg memuaskan untuk suatu hasil akhir
 Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)
merupakan hubungan member dan menerima antar organisasi
 Tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tujuan
tertentu atau masalah dalam koordinasi :
a) Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu
b) Perbedaan dalam orientasi waktu
c) Perbedaan dalam formalitas struktur
d) Perbedaan dalam orientasi antar pribadi
 Tipe koordinasi :
a) Koordinasi vertikan adalah kegiatan penyatuan, pengarahan yg
dilakukan oleh atasan thd kegiatan unit, kesatuan kerja yg ada dibawah
wewenang dan tanggungjawabnya
b) Koordinasi horizontal adalah mengkoordinasikan tindakan2 atau
kegiatan2 penyatuan, pengarahan yg dilakukan thd kegiatan2
penyatuan, pengarahan yg dilakukan thd kegiatan dalam tingkat
organisasi yg setingkat
 Sifat koordinasi
a) Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seseorang manajer
dalam rangka mencapai sasarn
b) Kordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhnan
c) Koordinasi adl dinamis bukan statis
 Asas koordinasi adl asas skala artinya koordinasi itu dilakukan menurut
jenang2 kekuasaan dan tanggungjawab yg disesuaikan dengan jenjang2 yg
berbeda beda satu samu lain. Tegasnya, asas hirarki ini bahwa setiap atasan
atau coordinator harus mengkoordinasikan bawahannya langsung.
 Syarat koordinasi :
a) Persaingan antara bagian2 dalam perusahaan agar bagian tersebut
berlomba untuk mencapai tujuan
b) Sense of cooperation (bekerjasama) dilihat dari sudut pandang bidang
pekerjaan
c) Team spirit artinya satu sama lain harus saling menghargai
d) Spirit de corps artinya bagian yg diikutsertakan atau dihargai, untuk
menambah kegiatan yg bersemangat
 Mekanisme pengkoordinasi dasar
 Hirarki manajerial : rantai perintah, aliran informasi dan kerja,
wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yg
jekas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas
 Aturan dan prosedur : keputusan manajerial yg dibuat untuk menangani
kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yg efisien untuk
mengkoordinasi dan pengawasan rutin
 Rencana dan penetapan tujuan : dapat digunakan untuk
pengorganisasian melalui pengarah seluaruh satuan organisasi thd
sasaran2 yg sama
 Kebaikan dan hambatan koordinasi yg efektif
a) Kebaikan
 Tiap bagian akan memperoleh informasi yg jelas dalam partisipasi
tujuan dan tahu perannya masing2 sehingga dapat memberikan
saran dan komentar terhadap kemungkinan ketidakserasian antar
bagian
 Beban tiap bagian tidak terlalu berat
 Schedule kerja salinh terkait sehingga menjamin penyelesaian
pekerjaan tepat waktu
b) Kelemahan
 Perbedaan orientasi antar pribadi
 Perbedaan dalam formalitas struktur
 Perbedaan dalam orientasi waktu
 Perbedaan setiap tujuan dalam orientasi mencapai tujuan
 Rentang manajemen (rentang kendali) berkaitan dengan jumlah bawahan
yg dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer
 Rentang manajemen sering disebut istilah :
i) Span of control
ii) Span of authority
 iii) Span of attention
iv) span of supervision
 Faktor2 yang mempengaruhi rentang manajemn :
a) Kedekatan geografis. Semakin pdekat kelompok kerja ditempatkan,
secara phisik, rentangan semakin melebar
b) Kesamaan fungsi2. Semakin sejenis fungsi2 yg dilaksanakan oleh
kelompok kerja, rentangan semakin melebar
c) Tingkat pengawasan yg dibutuhkan. Semakin sedikit pengawasan
langsung yg dibutuhkan,rentangan semakin melebar.
d) Tingkat koordinasi pengawasan yg dibutuhkan. Semakin berkurang
koordinasi yg dibutuhkan, rentanagn semakin melebar
e) Perencanaan yg dibutuhkan manajer. Semakin perencanaan yg
dibutuhkan, rentangan semakin mmelebar
f) Bantuan organisasi yg tersedia bagi pengawas. Lebih banyak beban yg
diterima pengawas dalam fungsi mis.

PENGAWASAN

 Definisi pengawasan
 Pengawasan adalah pengendalian
 Proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi dan manajemen
tercapai
 Konsep “penetapan standar, pengukuran, kegiatan dan Tindakan korek
tif”
 Aktivotas menemukan, mebgoreki penyimpanan hasil dibandingkan
dengan rencana kerja standar
 Tipe pengawasan
a) Pendahuluan (feedforward cont)
 Deteksi, antisipasi masalah/penyimpangan dari standar/tujuan dan
boleh korektif sebelum kegiatan selesai
 Pendekatan aktif agresif
 Efektif bila manajer mampu mendapat informasi akurat dan tepat
waktu ttg perkembangan lingkungan
b) Pengawasan concurrent
  Pengawasan screening control
 Pengawasan “ya-tidak”
 Dilakukan selama kegiatan berlangsung dimana harus setuju dulu
sebelum kegiatan selanjutnya
 Factor keamanan menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan
c) Feed back control
 Pengawasan umpan balik
 Mengukur hasil kegiatan telah selesai
 Penyebab penyimpangan diaplikasikan untuk kegiatan y.a.d
 Sifatnya historis dan dilakukan setelah kegiatan selesai
 Tahap2 proses pengawasan
 Penetapan stadar
i) Tujuan, sasaran, kuota, target
ii) Lebih khusus : target penjualan, anggaran, keuntungan, sasaran
produksi
 Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
i) How often: setiap jam, harian, mingguan
ii) What form : laporan tertulis, inspeksi visual
iii) Who : manajer, staf departemen
Pengukuran : mudah dilakukan, tidak mahal, dapat diterangkan kepada
karyawan
 Pengukuran pelaksanaan kegiatan
i) Proses yg berulang-ulang
ii) Cara : pengamatan (observasi) , laporan2 (lisan, tertulis) , metode
otomatis, inspeksi
 Perbandingan prestasi standar dan analisis penyimpangan
i) Tahap paling kritis, tetapi mudah dilakukan
ii) Kompleksitas : saat menginterpretasikan adanya deviasi
iii) Analisis : mengapa penyimpangan terjadi
 Pengambilan Tindakan koreksi
i) Tindakan koreksi -> berbagai bentuk : standar diubah, pelaksanaan
diperbaiki, keduanya
ii) Mengubah standar mula2
iii) Mengubah pengukuran pelaksana : frekuensi (sering/kurang) ,
mengganti system pengukuran
iv) Mengubah cara analisis dan interprestasi
 Kriteria pengawasan yg efektif
 1) Akurat : mengawasi kegiatan benar dan real
2) Fleksibel : thd perubahan lingkungan
3) Tepat waktu : informasi dikumpulkan dan dievaluasi secepatnya bila
korektif segera
4) Terpusat pada titik pengawasan strategis : focus pada aktivitas dengan
penyimpangan tertinggi shg bisa fatal
5) Obyektif dan integrative : info mudah dipahami, obyektif dan lengkap
6) Realistis ekonomis : biaya lebih kecil dari manfaat
7) Realistic organisasional : system harus cocok harmonis dengan
kenyataan organisasi
8) Sbg petunjuk operasional : menunjukkan, koreksi
9) Diterima anggota organisasi : mendorong tanggungjawab dan ber[restasi
10) Terkoordinasi dgn aliran kerja organisasi : tiaptahap pekerjaan
mempengaruhi kesuksesan atau kegagaln perusahaan

KEPEMIMPINAN

 Kepemimpinan adalah proses mengarahkan orang dan mempengaruhi

aktivitas2 yg berhubungan dengan tugas dari naggota2 kelompok
 Fungsi dan gaya kepemimpinan
1) Leadership function : aktivitas yg dipertahankan kelompok dan berkaitan
dgn tugas yg hatus dilaksanakan oleh pemimpin atau orang lain agar
kelompok dapat berfungsis ecara ekeftif.
- Perintis
- Penyelaras
- Pemberdaya
- Pemberi panutan
2) Leadership styles/gaya : berbagai jenis dan tingkah laku yg disukai oleh
pemimpin dalam proses mengarahkan dan mempengaurhi kerja
- Authoritarian
- Democratic
- Laissez faire (bebas)
 3) Kepemimpinaan transformasional : proses dimana para pemimpin dan
pengikut saling menaikkan diri ketingkat moralitas dan motivasi yg lebih
tinggi
- Charisma
- Stimulasi intelektual
- Perhatian yg diindividualisasi
- Inspirasional
4) Kepemimpinan trankasional : kepemimpinan merupakan kontrak sosial
antara pemimpin dan para pengikutnya
- Pertukaran sosial
- Pengurangan ketidakpastian
- Keuntungan dari pertukaran sosial
 Pendekatan stuasional (TANNEMBAUM DAN SCHMIDT)
1) Kekuatan dalam diri manajer
- System nilai
- Kepercayaan thd bawahan
- Kecenderungan kepemimpinannya sendiri
- Perasaan aman dan tidak aman
2) Kekuatan dalam diri bawahan
- Kebutuhan akan peninhkatan tanggungjawab
- Ketertarikan dalam penanganan masalah
- Harapan untuk terlibat dalam pengambilan keputusan
- Kenutuhan akan kebebasan
3) Kekuatan dari situasi
- Tipe organisasi
- Efektifitas kelompok
- Desakan waktu
- Sifat masalah
 Saran kepada pemimpin
1. Luwes dalam menggunakan berbagai keterampilan dalam
keseluruhan gaya
2. Mengkahi situasi orang2, tugas dan organisasi
3. Mempertimbangkan untuk memodifikasi unsur2 pekerjaan mereka
guna memperoleh kesesuaian yg lebih baik dgn gaya yg mereka sukai
 6 hal yang dikenali pemimpin
a) Kenali stiuasi yg dihadapi
b) Kenali diri sendiri
 c) Pilih gaya yg cocok dengan situasi tersebut
d) penuhi kebutuhan tugas, kelompok, individu
 kapan sesorang menjadi pemimpin?
1) Dilahirkan untuk jadi pemimpin
2) Factor keturunan
3) Dipilih oleh kelompok karena : kaya, kharismatik, sebelumnya telah
menjadi pemimpin di kelompok itu, dapat dipercaya dan jujur, memiliki
pengetahuan dan pengalaman yg lebih dari yg lain.

KEKUASAAN DAN WEWENANG

 Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok,

keputusan atau kejadian/situasi
 Wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu
 Sumber kekuasaan
1) Kekuasaan balas-jasa
Kekuasaan untuk memberikan penghargaan adl kekuasaan yg munculsbg
akibat dari seseorang yg posisinya memungkinkan dirinya memberikan
penghargaan thd orang2 yg dibawahnya
2) Kekuasaan untuk memberikan hukuman
kekuasaan untuk memberikan hukuman atas kinerja yg buruk yg
ditunjukkan oleh SDM dalam sebuah organisasi apabila mereka tidak
melaksanakan perinyah pimpinannya
3) Kekuatan sah
berkembang dari nilai2 interni yg mengemukakan bahwa seorang
pemimpin mempunyai hak sah mempengaruhi bawahan
4) Kekuasaan pengendalian informasi
berasal dari pengetahuan dimana orang lain tidak mempunyainya. Cara
ini digunakan dengan pemberian atau penahanan informasi yg
dibtuhkan
5) Kekuasaan panutan
didasarkan atas identifikasi orang dgn seorang pemimpin itu sebagai
panutan
 Jenis jenis wewenang
1) Line authority (wewenang garis)
Adl mereka yg dalam organisasi mempunyai kekuasaan, hak dan
tanggung jawab lgs atas tercapainua tujuan perusahaan. Ia berwenang
mengambil keputusan dan memerintah untuk merealisasikan keputusan
tsb
2) Staff authority (wewenang staf)
mereka yg ditunjuk oleh organisasi untuk membantu bagian2 dalam
sebuah organisasi yg memiliki kewenangan lini. Seseorang yg
mempunyai staf authority tidak ebrhak mengambil keputusan dan
merealisasi keputusan serta tidak bertanggung jawab langsung atas
tercapinya tujuan
3) Functional authority
adalah mereka yg berada dlm bagian tertentu di organisasi, memiliki
kewenangan lini maupun staf, namun juga karena tugasnya diberi
kewenangan untuk mengontol atau mengkoordinasi dengan bagian
lainnya
4) Personal authority
adl kewibawaan seseorang karena kecakapan, perilaku, ketangkasan,
dan kemampuan sehingga ia disegani oleh kawan maupun lawan