LAPORAN KERJA PRAKTEK

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR BERBASIS DEKSTOP PADA DINAS
KESEHATAN KABUPATEN TTU

MARIA SISILIA LURUK NAHAK (51190089)

PROGRAM STUDI TEKNOLOGI INFORMASI

FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TIMOR
KEFAMENANU
2022
 LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR BERBASIS DEKSTOP PADA DINAS
KESEHATAN KABUPATEN TTU

Diajukan sebagai syarat mata kuliah

Praktek Kerja Lapangan pada Program Studi
Tekologi Informasi Universitas Timor

Disusun Oleh :
MARIA SISILIA LURUK NAHAK (51190089)

PROGRAM STUDI TEKNOLOGI INFORMASI

FAKULTAS PERTANIAN
UIVERSITAS TIMOR
KEFAMENANU
2022
 LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR BERBASIS DEKSTOP PADA DINAS
KESEHATAN KABUPATEN TTU

Disusun Oleh :
MARIA SISILIA LURUK NAHAK (51190089)

Telah Disetujui Oleh :

Dosen Pembimbing, Pembimbing Lapangan,

(Fetronela R. Bobu, S.Si., M.Si) (Yasintha D. Usboko, SE)

NIP. 19900413 202203 2 009 NIP. 19760908 200701 2 020

Mengetahui
Ketua Program Studi Teknologi Informasi

(Darsono Nababan, S.Kom., M.Kom)

NIP. 198502222019031008

i
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena
atas berkat dan perlindungan-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek
Kerja Lapangan yang berjudul Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan
Surat Keluar Berbasis Dekstop pada Kantor Dinas Kesehatan Kabupaten TTU.
Tujuan dari Praktek Kerja Lapangan Ini adalah untuk mengimplementasikan
teori dan praktek yang telah dipelajari di kampus pada lapangan kerja dan untuk
memenuhi syarat kelulusan mata kuliah Praktek Kerja Lapangan.
Penulis menyadari telah banyak mendapat dukungan, bimbingan serta doa
dari berbagai pihak dalam menyelesaikan kerja praktik lapangan ini. Untuk itu,
penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Darsono Nababan, S.Kom.,M.Kom selaku Ketua Program Studi
Teknologi Informasi Universitas Timor;
2. Fetronela R. Bobu, S.Si.,M.Si selaku Dosen pendamping
Laporan Praktek Kerja Lapangan;
3. Yasintha D. Usboko, SE selaku Pendamping Lapangan pada Kantor
Dinas Kesehatan;
4. Robertus Tjeunfin, S.Kep.Ns,MPH selaku Plt. Kepala Kantor Dinas
Kesehatan;
5. Basilius Funan Haumen, SKM, MPH selaku Kepala Bidang Bagian
Pelayanan Kesehatan;
6. Para pegawai dan staf Kantor Dinas Kesehatan khususnya para pegawai
di Bidang Gizi;
7. Orang tua yang telah memberikan dorongan dan semangat baik secara
moral maupun material;
8. Teman-teman seperjuangan Program Studi Teknologi Informasi
angkatan 2019 yang sudah saling mendukung dan membantu.

ii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN............................................................................i
KATA PENGANTAR....................................................................................ii
DAFTAR ISI.................................................................................................iii
DAFTAR GAMBAR......................................................................................v
DAFTAR TABEL.........................................................................................vi
BAB I..............................................................................................................1
PENDAHULUAN..........................................................................................1
A. Latar Belakang.................................................................................1
B. Tujuan Kerja Praktek.......................................................................2
C. Manfaat Kerja Praktek.....................................................................2
BAB II.............................................................................................................3
LANDASAN TEORI......................................................................................3
A. Gambaran Umum Instansi...............................................................3
B. Pengertian Sistem Informasi..........................................................10
BAB III.........................................................................................................14
KEGIATAN KERJA PRAKTEK.................................................................14
A. Waktu dan Tempat Kerja Praktek.................................................14
B. Kegiatan Selama Kerja Praktek.....................................................14
BAB IV.........................................................................................................15
PEMBAHASAN...........................................................................................15
A. Analisis Sistem Lama....................................................................15
B. Analisa Sistem Yang Diusulkan....................................................17
C. Kebutuhan Sistem..........................................................................18
D. Rancangan Sistem.........................................................................19
BAB V..........................................................................................................30
PENUTUP....................................................................................................30
A. Kesimpulan....................................................................................30

iii
 B. Saran..............................................................................................30
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................31
LAMPIRAN..................................................................................................32

iv
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Kantor Dinas Kesehatan Kab. TTU....................................................3

Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Kantor Dinas Kesehatan.....................................8

Gambar 4. 1 Activity Diagram Surat Masuk 16

Gambar 4. 2 Activity Diagram Surat Keluar.........................................................17
Gambar 4. 3 Flowchart Sistem Yang Diusulkan....................................................18
Gambar 4. 4 Use Case Diagram.............................................................................20
Gambar 4. 5 Diagram Konteks..............................................................................20
Gambar 4. 6 DFD Level 1.....................................................................................21
Gambar 4. 7 Database Aplikasi Manajemen Surat...............................................21
Gambar 4. 8 Tampilan Login Sebagai Admin.......................................................22
Gambar 4. 9 Tampilan Login Sebagai Kepala.......................................................23
Gambar 4. 10 Tampilan Menu Utama Pada Admin...............................................23
Gambar 4. 11 Tampilan Menu Utama Pada Kepala.............................................24
Gambar 4. 12 Tampilan Menu Utama Pada Kepala..............................................25
Gambar 4. 13 Tampilan Halaman Form Data Arsip Surat Masuk.........................25
Gambar 4. 14 Tampilan Halaman Data Arsip Surat Keluar.................................26
Gambar 4. 15 Tampilan Halaman Form Data Arsip Surat Keluar........................26
Gambar 4. 16 Tampilan Halaman Data Disposisi Surat.......................................27
Gambar 4. 17 Tampilan Halaman Form Data Disposisi Surat..............................27
Gambar 4. 18 Tampilan Halaman Form Data Klasifikasi Surat............................28
Gambar 4. 19 Tampilan Halaman Data Klasifikasi Surat......................................28
Gambar 4. 20 Tampilan Halaman Data Jumlah Pengguna...................................29

v
 DAFTAR TABEL

Table 2 1. Daftar simbol dalam Use Case Diagram...............................................11

Table 2.2 Daftar simbol dalam Activity Diagram.................................................12

vi
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kantor Dinas Kesehatan Kabupaten TTU merupakan unsur pelaksana
otonomi daerah dibidang kesehatan yang berkedudukan dibawah dan
bertanggung jawab kepada Bupati melalui sekretaris daerah. (kuduskab,
2017). Alamat kantor Dinas Kesehatan Kabupaten TTU ini berlokasi di jalan
Basuki Rachmad, Kelurahan Benpasi, Kecamatan Kota Kefamenanu,
Kabupaten TTU. Berdasarkan data yang diperoleh dari unit kepegawaian
kantor Dinas Kesehatan Kabupaten TTU, total keseluruhan pegawai yang
bekerja di kantor Dinas Kesehatan Kabupaten TTU sebanyak 115 orang yang
terdiri atas 82 orang pegawai negeri sipil yang menetap di Kantor Dinas
Kesehatan sedangkan UPTD LAB Kesehatan Daerah Kabupaten TTU
sebanyak 10 Orang, UPTD Gudang Farmasi sebanyak 9 orang dan PTT
Daerah sebanyak 14 Orang.
Kantor Dinas Kesehatan terlibat dalam surat menyurat diantaranya dalam
pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar dimulai dari penerimaan,
pembuatan, penyimpanan, disposisi surat. Seringkali arsip sulit ditemukan
karena banyaknya arsip yang ada selama bertahun–tahun lamanya.
Pengembangan arsip surat secara online diperlukan. Jumlah surat yang dibuat
dan diterima secara administratif yang tidak sedikit mengakibatkan data
pencarian tidak efiesien dalam hal waktu dan cukup menghabiskan energi
apabila dilakukan dengan menggunakan cara manual. Tujuan dalam penelitian
ini adalah menghasilkan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat
keluar di Kantor Dinas Kesehatan berbasis dekstop.
Data dan informasi yang tersimpan belum tersusun dengan baik
menyulitkan para petugas Kantor Dinas Kesehatan untuk mencari informasi
arsip surat masuk dan surat keluar. Selain itu hak akses pengguna dalam

1
 mengakses informasi arsip surat belum dibatasi sehingga dapat sembarang
orang mengakses data tersebut. Banyak informasi arsip surat penting yang
dapat diakses siapa saja, dan tersimpan dimana saja. Informasi arsip surat
penting tersebut merupakan salah satu dari beberapa informasi arsip surat
yang perlu dikelola dengan baik, karena dalam informasi arsip surat tersebut
terdapat beberapa informasi arsip surat yang hanya boleh diakses oleh petugas
yang betanggung jawab yang terdapat di Kantor Dinas Kesehatan. Hak akses
terhadap informasi arsip surat tersebut diperlukan untuk menghindari
terjadinya perbedaan persepsi di antara satu bagian dengan bagian lainnya.
B. Tujuan Kerja Praktek
Kerja praktek dilaksanakan dengan tujuan agar mahasiswa secara
profesional dapat menyelesaikan masalah-masalah bidang teknologi informasi
yang ada dalam dunia kerja, dengan bekal ilmu yang diperoleh selama masa
kuliah.
C. Manfaat Kerja Praktek
1. Untuk Mahasiswa
a) Menambah pengalaman kerja, wawasan, pengetahuan tentang dunia
kerja di bidang Teknologi Informasi.
b) Mahasiswa dapat menerapkan ilmu yang sudah diperoleh selama masa
kuliah.
2. Untuk Instansi/Lembaga Tempat Kerja Praktek
a) Untuk menjalin kerjasama dengan lembaga pendidikan, khususnya
Universitas Timor.
b) Memperoleh bantuan baik dari segi tenaga, waktu dan pikiran agar
lebih mempercepat dalam penyelesaian tugas yang ada pada suatu
kantor atau perusahaan.

2
 BAB II

LANDASAN TEORI

A. Gambaran Umum Instansi

1. Profil Kantor Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Utara
Kantor Dinas Kesehatan Kabupaten TTU, berlokasi di jalan Basuki
Rachmad, Kelurahan Benpasi, Kecamatan Kota Kefamenanu. Dinas
Kesehatan merupakan unsur pelaksana kota kefamenanu dalam bidang
Kesehatan yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada kepala daerah melalui Sekretaris
Daerah. Dinas Kesehatan mempunyai tugas melaksanakan sebagian
urusan rumah tangga daerah dalam bidang kesehatan untuk menunjang
tercapainya usaha kesejahteraan masyarakat dibidang kesehatan dan
melaksanakan tugas pembangtuan sesuai dengan bidang tugasnya. Dinas
ini membawahi 26 Puskesmas induk yang terletak di 24 Kecamatan se
Kabupaten Timor Tengah Utara.

Gambar 2. 1 Kantor Dinas Kesehatan Kab. TTU

3
2. Struktur Organisasi Kantor Dinas Kesehatan
Struktur organisasi dan komposisi personalia kantor Dinas Kesehatan
Kabupaten Timor Tengah Utara sebagai berikut :
a. Kepala Kantor : Robertus Tjeunfin, S.Kep.Ns,MPH
a. Sub bagian Umum : Yasintha D. Usboko, SE
Staf : Thomas J.M Laka,SKM
Staf : Alexander Molo
Staf : Benedictha Lalisuk,A.Md.AK
Staf : Florencia Daos
Staf : Vigilius Naisau
Staf : Innocentius Nailiu
Staf : Simon Petrus Nailiu
Staf : Gressia P. Taboy, A.Md.Kep
b. Subag Keuangan : Mariana Mako, SKM
dan Aset
Staf : Lupiah Lauga, SKM
Staf : Gregorius N. Leu
Staf : Philipus Tumbas
Staf : Lidvina Kapitan
Staf : Elvira T. Bani, A.Md.Kep
Staf : Kandidus R. Bifel, A.Md.Kep
Staf : Vinsensius Andrias Mau Taek, A. Md
Staf : Maria Korensiana Uskono
c. Subag Perencanaan : Bernadus Bait Sfunit, A.Md.Kep
dan Evaluasi
Staf : Sitti M. Boleng, AMd.Kep
Staf : Maria A. Tonny, S.Si
Staf : Lucas Benu, S. Si
Staf : Nikodemus Abi, A.Md
Staf : Apriana M.J Kima, SKM
Staf : Wilco H. Binsasi, A.Md.Kep
Staf : Ignatius L.H Kaet, A.Md.Kep
Staf : Delshianne F. Nahak, S.Kep.Ns
d. Bidang Pelayanan : Basilius Funan Haumen, SKM, MPH
Kesehatan
Seksi Gizi : Landelinus Nahak, SKM
Staf : Josefa Rosselo, SKM, MPH
Staf : Marina Ari Pratiwi, S, Gz
Staf : Prima G Tefa,S, Gz

4
 Staf : Elvira M. Sallasa, A.Md. Gizi
Staf : Mariana Banguhary, A.Md. Kep
Seksi Pelayanan : Moh. Rusli Hodja, S. Kep
Kesehatan Primer
Staf : Stefanus Konis, S. Kep
Staf : Noviyanti S. Juliadi, S. Farm
Seksi Kesehatan : Yosefina Nggorong, A.Md.Keb
Tradisional
Staf : Maria E. Bolly, A.Md.PK
e. Bidang Pencegahan : Clara M. Th Boleng, S. Kep. Ns
dan Pengendalian
Penyakit
Seksi Pengendalian : Dolfulton Nenat, A. Md.Kep
Penyakit Menular
Staf : Sophia Wilmince Koten, A.Md.Kep
Staf : Rosalinda I. Akoit, SKM
Staf : Yohana V. Laka, SKM
Staf : Yovita Leu, A.Md. Kep
Staf : Nikolaus S. Loin, A.Md.Kep
Staf : Carolina F. Suan, S.Kep. NS
Staf : Maximila Lelo Lamak, A.Md.AK
Staf : Simon Taek, A.Md.Kep
Staf : Maria R. Bete Musu, S.Kep.Ns
Seksi Surveilans : Maria Yovita Ukat, A.Md.KG
dan Imunisasi
Staf : Yulexianus Tasi, SKM
Staf : Emilia A. Masaubat, A.Md.Kep
Seksi Pengendalian : Fransiskus Antoin, A.Md.Kep
Penyakit Tidak
Menular
Staf : Sefriana Selan, SKM
Staf : Valeria M. Kudus, A.Md.Kep
Staf : Theresia Y. Sara, A.Mg.KG
Staf : Agustina Ni K. Kastini,AMd.Kep
Staf : DR. I Wayan Niarta, M.Kes
f. Bidang Sumber : Aloysius B Fretis, S.Kep.Ns
Daya Kesehatan
Seksi Sumber Daya : MGY Babulu, A.Md.Kep
Kesehatan
Masyarakat

5
 Staf : Maria Yosefa, S.Si
Staf : Yulianti Fallo, S.Kep.Ns
Staf : Maria Beldakista Abi, SH
Seksi Alat : Wilhelmina Bone, A.Md.Kep
Kesehatan
Staf : Fransiskus A. Sababura
Staf : Martonix A. Tafui, A.Md
Seksi Kefarmasian : Agustina Nesi, S.Farm.Apt
Staf : Theresia Sutinah, SKM
g. Bidang Kesehatan : Kristophorus Sallu, SKM
Masyarakat
Seksi Kesjaor : Marthen M. Bandi, SKM
Staf : Elenora Lau, SKM, MPH
Staf : Hermiwidya W. Morib, A.Md
Seksi Promkes : Elisabeth M. Nitsae, S.STr.Keb
Staf : Maria M.Abi, SKM
Staf : Kornely N. Anmama, A.Md.Kep
Seksi Kesga : Bernadete T. Nitjano, S.Str.Keb
Staf : Maria Suhasti, SKM
Staf : Maria Imelda Kolo, S.Tr.Keb
Staf : Maria V. Fone, S.STr.Keb
Staf : Marinus Edwindus Taus, A.Md.Gz
h. UPTD Gudang : Yustinus M.Y Lake, S.Farm, Apt
Farmasi
Staf : Marcelinus Tulasi, SKM
Staf : Gorgonia Bariak, A.Md.Far
Staf : Josepa P. Rubu, A.Md.Farm
Staf : Agustina Sony,A.Md.Farm
Staf : Emerentiana Amanda Nahas, S.Farm,Apt
Staf : Vinsensius Fatin, A.Md.F
Staf : Ignatius Luti
Staf : Fransiskus Suni Hala
i. UPTD : Yustina Alupan,A.Md.Ak
Laboratorium
Kesehatan Daerah
Kab.TTU
Staf : Aprina H. Takaeb, SKM
Staf : Roberta Amsikan, A.Md.Ak
Staf : Maria J. Kono, A.Md
Staf : Eduardus Kolo, A.Md

6
 Staf : Pascalia Luruk Bria, S.Si
Staf : Serly M.M Klau Muty, S.Si
Staf : Maria Y Atok, A.Md
Staf : Frederika B Siga, A.Md
Staf : Madariyani B. Manehat, A.Md.Kes
j. PPT Daerah : Maria Liberty Naif, SE
Staf : Maria Katharina Tanesib, SE
Staf : Maria Densiana Lopo Eko, SE
Staf : Maria Agustin Gelong, S.Tr.AK
Staf : Maria Rosario JubrendaMeko
Staf : Gregorius Lopes
Staf : Gregorius Eta
Staf : Frederikus Nahak
Staf : Robertus Marut,SP
Staf : Frederikus Timo Sene
Staf : Andreas Sasi Kolo
Staf : Paulus Sengkoen
Staf ; Andreas Ta’an Nailiu
Staf : Jefrianus Lake

3. Visi dan Misi Dinas Kesehatan Kabupaten TTU

a) Visi
Terwujudnya masyarakat Timor Tengah Utara yang sejahtera, adil,
demokratis dan mandiri melalui potensi sumber daya manusia dan
sumber daya alam
b) Misi
 Meningatan pendapatan masyarakat melalui pengembangan sektor
pertanian dan sektor ekonomi lainnya yang berwawasan lainnnya.
 Meningkatan kualitas pelayanan dasar melalui pembangunan
pendidikan, kesehatan dan perumahan rakyat.
 Meningatkan aksibilitas melalui pembangunan dan pemerataan
infrastruktur.
 Meningkatan tata kelola pemerintahan yang baik, bersih dan
inovatif.
 Pengembangan kawasan strategi daerah.

7
STRUKTUR ORGANISASI KANTOR DINAS KESEHATAN KABUPATEN TTU

Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Kantor Dinas Kesehatan

8
4. Tugas dan Fungsi
1. Kepala Kantor Dinas Kesehatan
Membantu Bupati dalam menyusun, mengkoordinasikan, mengatur,
mengendalikan, mengevaluasi, dan melaporkan pelaksanaan kebijakan
dan program/ kegiatan urusan pemerintah bidang kesehatan yang
menjadi kewenangan daerah sesuai peraturan perundang-undangan.
2. Kepala Bidang Kesehatan Masyarakat
Membantu Kepala Dinas dalam menyusun, mengkoordinasikan, mengatur,
mengendalikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan teknis
peningkatan Kesehatan keluarga, promosi dan pemberdayaan masyarakat serta
Kesehatan lingkungan, kesehatan kerja dan olahraga.
3. Kepala Bidang Pencegahan dan Pengendalian Penyakit
Membantu kepala dinas dalam merencanakan, mengkoordinasikan,
mengatur, mengendalikan, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan
program/kegiatan dan kebijakan teknis pencegahan dan pengendalian
penyakit.
4. Kepala Bidang Pelayanan Kesehatan
Membantu kepala dinas dalam menyusun, mengkoordinasikan,
mengatur, mengendalikan, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan
pelayanan kesehatan primer, pelayanan kesehatan rujukan dan
kesehatan tradisional serta pelayanan gizi.
5. Kepala Bidang Sumber Daya Kesehatan
Membantu kepala dinas dalam merencanakan, mengkoordinasikan,
mengatur, mengendalikan, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan
program/ kegiatan dan kebijakan farmasi, alat dan perbekalan kesehatan
rumah tangga serta pengembangan sumber daya manusia Kesehatan.

9
B. Pengertian Sistem Informasi
1. Sistem Informasi
Sistem informasi secara teknis merupakan serangkaian komponen
yang saling berhubungan yang mengumpulkan, menyimpan,
memproses, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung
pengambilan keputusan dan pengawasan disebuah organisasi. (laudon
& laudon, 2017)
Pengertian sistem secara sederhana dapat diartikan sebagai
kumpulan unsur, komponen, atau variabel yang terorganisasi saling
bekerjasam, saling bergantung satu sama lain dan terpadu.
2. UML (Unified Modeling Language)
UML merupakan satu kumpulan konvensi pemodelan yang
digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem
software yang terkait dengan objek. (Whitten, Dittman, & Bentley,
2004) Berikut ini diagram dasar dalam UML :
a) Use Case Diagram
Use Case Diagram dibuat untuk menggambarkan hubungan antara
actor dan use case yang merepresentasikan kegunaan atau fungsi-
fungsi sistem dari prespektif pengguna. Berikut ini merupakan
simbol use case diagram (Microsoft, 2020) :

10
 Table 2 1. Daftar simbol dalam Use Case Diagram

No Simbol Nama Keterangan

.

Merepresentasikan peran seseorang

1. atau sesuatu yang sedang
Actor
berinteraksi dengan sistem.

Serangkaian peristiwa yang terjadi

2. Use case ketika actor menggunakan sistem
untuk menyelesaikan suatu proses.

3. Subsystem Mewakili keseluruhan sistem atau

komponen utama.

Menunjukkan bahwa satu use case

4. Dependency memiliki ketergantungan pada kasus
lain.

5. Menunjukkan bahwa use case

Generalization merupakan cara khusus untuk
mencapai tujuan use case umum.

Menunjukkan bagaimana use case

6. <<include>> Include dipecah menjadi langkah-
langkah yang lebih kecil.
Menunjukkan bahwa satu use case
7. <<extend>> Extend dapat menambahkan fungsionalitas
ke yang lain.
Menunjukkan hubungan antara actor
8. Association dan use case.

11
 b) Class Diagram
Class diagram menggambarkan struktur statis dari sebuah sistem.
Karena itu class diagram merupakan tulang punggung atau
kekuatan dasar dari hampir setiap metode berorientasi objek
termasuk UML. (Padeli, Hendri, & S, 2008)
c) Sequence Diagram
Sequence diagram adalah salah satu dari diagram — diagram yang
ada pada UML, sequence diagram ini adalah diagram yang
menggambarkan kolaborasi dinamis antara sejumlah object.
(Raharjo, 2018)
d) Activity Diagram
Activity Diagram adalah bentuk visual dari alir kerja yang berisi
aktivitas dan tindakan, yang juga dapat berisi pilihan, pengulangan
dan concurrency. (Wikipedia, 2014). Berikut ini merupakan simbol
activity diagram :
Table 2.2 Daftar simbol dalam Activity Diagram

No. Simbol Nama Keterangan

Title

Function

1. Swimlane Mewakili banyak kategori

informasi.
Phase

Merepresentasikan setiap
2. Action
aktivitas atau
tindakan.

Untuk merepresentasikan keputusan

3. Decision
sebelum memutuskan aliran kontrol.

Node kontrol yang membagi aliran

4. Fork node
menjadi beberapa aliran bersamaan.

Menggambarkan keadaan awal suatu

5. Initial node
sistem.

12
 Menggambarkan keadaan akhir
6. Final node
suatu sistem.

Digunakan untuk menerima

7. Merge node
salah satu dari beberapa aliran
alternatif.
Node kontrol yang menyinkronkan
8. Join node
banyak aliran.
Untuk melampirkan berbagai
9. Note
komentar keelemen.

3. Database
Database atau basis data adalah sistem yang berfungsi sebagai
mengumpulkan file, tabel atau arsip yang terhubung dan tersimpan
dalam berbagai media elektronik. (Dicoding Interns)
4. Mockup
Mockup merupakan media visual yang digunakan untuk melihat
preview sebuah konsep desain. Selanjuttnya diberikan efek visual
sehingga hasil gambar terlihat menyerupai wujud yang sebenarnya.
(Silvia, 2019)
Mockup memiliki beberapa fungsi yaitu :
a) Melihat preview desain sebelum diproduksi.
b) Sebagai kontrol untuk menjaga display desain agar tidak melenceng
dari konsep awal.
b) Menjadi pedoman teknis perancangan desain.
c) Dapat melihat gambaran nyata bagaimana desain saat sudah
diproduksi.

13
 BAB III

KEGIATAN KERJA PRAKTEK

A. Waktu dan Tempat Kerja Praktek

Kerja praktek lapangan dimulai pada tanggal 27 Juli 2021 dan berakhir pada
tanggal 29 Agustus 2022, dilaksanakan di kantor Dinas Kesehatan Kabupaten
TTU yang berlokasi di jalan Basuki Rachmad Kelurahan Benpasi, Kecamatan
Kota Kefamenanu, Kabupaten TTU.
Pada instansi tersebut, penulis ditempatkan di unit kesehatan dan gizi dengan
jam kerja untuk hari Senin sampai hari Kamis jam 07.15 wita hingga 15.00 wita
sedangkan pada hari Jum’at jam 07.15 wita hingga 13.00 wita.
B. Kegiatan Selama Kerja Praktek
Berikut ini merupakan uraian kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama
kerja praktek yaitu :
a) Absen masuk setiap hari dan senin pagi mengikuti upacara.
b) Melakukan senam dan membersihkan lingkungan kantor pada hari jum’at pagi.
c) Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar secara manual
d) Fotocopi dan scan Dokumen
e) Mengantar surat ke kantor-kantor
f) Mengikuti kegiatan BOT (Bulan Operasi Timbang) di posyandu-posyandu di
setiap desa

14
 BAB IV

PEMBAHASAN
A. Analisis Sistem Lama
Sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan
pada kantor Dinas Kesehatan belum menggunakan sistem yang
terkomputerisasi atau masih bersifat manual. Hal ini dapat menyebabkan
banyaknya dokumen berupa kertas yang harus didokumentasi oleh kantor,
memungkinkan salah satu dokumen terselip, hilang, ataupun rusak. Dokumen-
dokumen yang berbentuk kertas, selain kekuatan bahan yang hanya bisa
bertahan untuk beberapa tahun, juga harus terjaga dari kelembapan udara dan
mengantisipasi jika sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan,
seperti bencana alam dan human error.
Berikut rangkaian prosedur yang saat ini berjalan beserta gambarannya:
a. Prosedur pengarsipan surat masuk
 Menerima surat masuk
 Menandatangani bukti pengiriman surat (apabila disediakan)
 Mencatat surat masuk dalam buku agenda:
 Nomor Agenda
 Asal Surat
 Nomor Surat
 Isi Ringkas
 Kode Klasifikasi
 Indeks Berkas
 Tanggal Surat
 Keterangan
b. Membuat kartu kendali (lembar disposisi)

15
 c. Menyampaikan surat yang dilengkapi lembar disposisi kepada kepala
Informasi/isi surat: diproses, diarsip, koordinasi dengan pihak terkait,
dan lainnya
d. Mengarsip surat

Gambar 4. 1 Activity Diagram Surat Masuk

b. Prosedur pengarsipan surat keluar

a. Pembuatan konsep surat (tujuan pembuatan surat, menyiapkan informasi
menetapkan penerima surat)
b. Persetujuan surat
c. Pemberian nomor surat
d. Pengetikan konsep surat
e. Tanda tangan surat dan stempel

16
 f. Catat dalam agenda surat keluar.

Gambar 4. 2 Activity Diagram Surat Keluar

B. Analisa Sistem Yang Diusulkan

Tujuan dari perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan
Surat Keluar ini yaitu untuk melakukan pengembangan pada sistem yang
belum ada pada pada kantor Dinas Kesehatan agar pengarsipan surat lebih rapi
dan aman. Selain itu kita dapat mengelola dokumen-dokumen penting dengan
lebih efektif dan efisien. Dalam sistem ini, kita bisa mengatur surat masuk,
surat keluar, arsip surat menyurat dan dapat menghemat waktu untuk
pencarian dokumen saat dibutuhkan.

17
 Gambar 4. 3 Flowchart Sistem Yang Diusulkan

C. Kebutuhan Sistem
Kebutuhan sistem sangat diperlukan dalam mendukung kinerja aplikasi
agar dapat tercapai tujuan dari aplikasi tersebut.
1. Kebutuhan Fungsional
Merupakan semua proses apa saja yang dilakukan oleh sistem serta
menunjukan fasilitas yang dibutuhkan dalam sistem, di dalam kebutuhan
fungsional terdapat ;
a. Aplikasi mampu memberikan kemudahan kepada pengguna dalam
pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
b. Aplikasi memberikan rincian tentang infomasi, waktu dan
dokumen yang telah diarsipkan

18
 2. Kebutuhan Non Fungsional
Merupakan Analisa kebutuhan non fungsional dapat digunakan sebagai
suatu bentuk kebutuhan berupa perangkat yang dibutuhkan sistem dan
dapat terbagi dalam hal untuk pengembangan atau penggunaannya.
a. Kebutuhan perangkat keras
Agar sistem dapat berjalan dengan baik dan mempunyai kemampuan
yang memadai maka perangkat keras yang dibutuhkan dalam
pembuatan aplikasi ini adalah :
a. PC (Personal Computer)
b. Lenovo AMD Ryzen 5
c. Memory 8 GB
d. HDD 1 TB
e. Radeon Vega Graphics 3.60 GHz
b. Kebutuhan perangkat lunak
Perangkat lunak yang digunakam dalam pembuatan aplikasi ini
adalah:
1. Visual Studio Code
2. Xampp
3. Chrome
4. Inno Compiler
D. Rancangan Sistem
Rancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud untuk
memberikan gambaran umum tentang sistem yang baru atau sistem yang
akan dihasilkan. Rancangan ini mengidentifikasi komponen-komponen
sistem yang akan dirancang secara rinci.
1. Perancanagn UML (Unified Modelling Language)
Usecase diagram merupakan gambarn dari fungi fungsionalitas suatu
sistem, sehingga pengguna dapat memahami dan mengerti dari sistem
yang akan dibangun.

19
 Gambar 4. 4 Use Case Diagram

2. DFD (Data Flow Diagram)

Data flow diagram adalah alat pembuatan model yang digunakan untuk
menggambar sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang
dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun
komputerisasi.

Gambar 4. 5 Diagram Konteks

20
 DFD Level 1

Gambar 4. 6 DFD Level 1

2. Rancangan Database
Rancangan database adalah proses untuk menentukan isi dan pengaturan
data yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai rancangan sistem.

Gambar 4. 7 Database Aplikasi Manajemen Surat

21
3. Antar Muka Sistem
Pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
terdapat login multi fungsi yaitu login sebagai admin atau kepala. Login
sebagai admin tugasnya yaitu, menginput data kantor, menginput data
arsip surat masuk, menginput data arsip surat keluar dan melihat laporan
surat masuk sudah didisposisi atau belum. Jika login sebagai kepala
tugasnya yaitu untuk melihat data arsip surat masuk dan melakukan
disposisi terhadap surat masuk.
a. Halaman Login
Pada halaman login terdapat form pengisian username dan password
kita akan masuk sebagai admin atau kepala. Setelah mengisi username
dan password sebagai admin atau kepala maka kita akan dibawah ke
halaman tampilan menu utama sebagai admin atau kepala.

Gambar 4. 8 Tampilan Login Sebagai Admin

22
 Gambar 4. 9 Tampilan Login Sebagai Kepala

b. Menu Utama
Tampillan menu utama pada admin terdapat tampilan jumlah surat
masuk, jumlah surat keluar, jumlah disposisi, jumlah klasifikasi surat,
dan jumlah pengguna, sedangkan tampilan pada kepala hanya terdapat
jumlah surat masuk, jumlah surat keluar, jumlah disposisi, jumlah
klasifikasi surat. Karena jumlah pengguna hanya dapat dikelola oleh
admin.

Gambar 4. 10 Tampilan Menu Utama Pada Admin

23
 Gambar 4. 11 Tampilan Menu Utama Pada Kepala
c. Data Arsip Surat Masuk

24
Pada menu data arsip surat masuk terdapat tampilan data arsip surat
masuk yang sudah diinput sebelumya. Jika admin/kepala ingin
menambah data, maka klik pada button tambah data, admin/kepala
akan dibawah ke halaman form data arsip surat masuk. Pada form data
arsip surat masuk terdapat form nomor agenda, asal surat, nomor surat,
isi ringkas, kode klasifikasi, indeks berkas, tanggal surat, dan keterangan
serta terdapat form file dimana kita bisa mengupload file yang ada.
Kemudian pada form tanggal surat kita tinggal memilih tanggal surat
tersebut masuk, karena kita menggunakan master data yang ada pada
kalender.

Gambar 4. 12 Tampilan Menu Utama Pada Kepala

25

Gambar 4. 13 Tampilan Halaman Form Data Arsip Surat Masuk

d. Data Arsip Surat Keluar
Pada menu data arsip surat keluar terdapat tampilan data arsip surat
keluar yang sudah diinput sebelumya. Jika admin/kepala ingin
menambah data, maka klik pada button tambah data, admin/kepala
akan dibawah ke halaman form data arsip surat keluar. Pada form data
arsip surat keluar terdapat form nomor agenda, tujuan surat, isi
ringkas, kode klasifikasi, nomor surat, tanggal surat, dan keterangan
serta terdapat form file dimana kita bisa mengupload file yang ada.
Kemudian pada form tanggal surat kita tinggal memilih tanggal surat
tersebut masuk, karena kita menggunakan master data yang ada pada
kalender.

Gambar 4. 14 Tampilan Halaman Data Arsip Surat Keluar

26
e. Disposisi Surat
Pada menu disposisi surat terdapat tujuan disposisi, isi disposisi, batas
waktu, catatan, dan pilih sifat disposisi pada form disposisi surat kita
tinggal memilih sifat disposisi surat berupa penting, biasa, segera atau
rahasia, karena kita menggunakan master data jadi kita tinggal
memilih. Dan jika kita ingin menambah data disposisi kita tinggal
mengklik tambah disposisi.

Gambar 4. 16 Tampilan Halaman Data Disposisi Surat

27
f. Jumlah Klasifikasi Surat
Pada menu klasifikasi surat terdapat kode, nama dan uraian. Jika kita
ingin menambah data kita bisa klik pada menu tambah data, jika
selesai mengisi klik simpan.

Gambar 4. 18 Tampilan Halaman Form Data Klasifikasi Surat

28
g. Jumlah Pengguna
Pada menu jumlah pengguna terdapat admin dan kepala. Admin disini
dapat mengelola secara penuh atau secara keseluruhan dari aplikasi
atau website ini sedangkan kepala hanya dapat mengakses jumlah surat
masuk, jumlah surat keluar, jumlah disposisi dan jumlah klasifikasi
surat sedangkan jumlah pengguna hanya dapat dikelola oleh admin.

Gambar 4. 20 Tampilan Halaman Data Jumlah Pengguna

29
 BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari paparan di atas, penulis memiliki pemikiran yang baru untuk
mengembangkan suatu sistem yang dapat membantu kantor Dinas Kesehatan,
yaitu Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar yang belum
ada pada kantor tersebut. Dengan menggunakan sistem ini, pengarsipan surat
akan lebih dipermudah dan akan terhindar dari resiko dan hal-hal yang tidak
diinginkan. Maka dapat disimpulkan bahwa dalam dunia kerja diperlukan
tanggung jawab, ketelitian, disiplin dan kesabaran yang tinggi dalam
mengerjakan pekerjaan yang diberikan dengan demikian kita akan
menemukan sesuatu yang baru.
B. Saran
Penulisan laporan kerja praktek ini tentumemiliki banyak kekurangan, maka
berikut ini ada beberapa saran yang penulis sampaikan yang dapat dijadikan
pertimbangan untuk penulisan laporan selanjutnya:

30
1. Diharapkan rancangan sistem informasi ini dapat diimplementasikan
dalam bentuk sebuah aplikasi berbasis web yang sudah terhubung dengan
basis data.
2. Rancangan sistem informasi ini belum lengkap,diharapkan ada
penambahan fitur-fitur yang lebih efesien lagi untuk memudahkan
pengguna.

31
 DAFTAR PUSTAKA

Dicoding Interns. (n.d). Apa itu Database? Contoh Produk dan Fungsinya.
kuduskab. (2017, Januari 27). Dinas Kesehatan. https://kuduskab.go.id.
laudon, & laudon. (2017). Sistem Informasi. https://dspace.uii.ac.id, p. 4.
masrud. (2022, Maret 25). Aplikasi manajemen arsip surat menyurat PHP
MySQLi. https://masrud.com/aplikasi-manajemen-surat/.
Microsoft. (2020). create a UML use case diagram.
https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-uml- use-case-
diagram-92cc948d-fc74.
Padeli, Hendri, & S. (2008). Membangun (E-Procurement) Pengadaan Barang dan
Jasa Dengan Prinsip Good Corporate Governance Dengan Visual UML.
Creative Comunication and Inovation Technology (CCIT), 69-79.
Pengadaan. (2019, September). Pengertian Arsip, Fungsi dan Kegunaannya, Serta
Jenis-jenis Arsip. https://www.pengadaan.web.id/2019/09/pengertian-
fungsi-dan-jenis-jenis-arsip.html.
Raharjo. (2018). UML. In Creative Comunication and Inovative Technology
(CCIT) (pp. 69-79). https://medium.com/@andrerahardjo/sequence-
diagram-7c8d1c13bfb5.
Silvia. (2019). Apa itu Mockup dan Cara Membuatnya.
https://www.jetorbit.com/blog/seputar-mockup-dan-cara-
membuatnya/amp/.
sutabri. (2012). Pengertian Sistem.
W. J., D. K., & Bentley. (2004). System analysis and design methods. New York:
McGraw-Hil.
W. W., S. P., & I. S. (2020). Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat
Keluar Berbasis Web di Kecamatan Batujajar. Dinamika Informatika, 138-
142.
Wikipedia. (2014). Diagram Aktivitas. wikipedia:
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Diagram_aktivitas.
Y. S., C. N., & E. B. (2021). Sistem Informasi Arsip Surat Berbasis Desktop.
Indonesian Journal of Information Technology and Computing, 13-23.

32
 LAMPIRAN

Lembar Bimbingan

33
Daftar Nilai Kerja Praktek (PKL) dari Instansi

34
35
36
37
38
37
38
39
40
41
42
43
44