LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA UPTD

PUSKESMAS TAPUNG II
NOMOR : 445/PUSK-TPG II/SK/2020/
TANGGAL : 02 JANUARI 2020
TENTANG : PEMBAKUAN TATA
NASKAH DINAS

PEMBAKUAN TATA NASKAH DINAS

UPTD PUSKESMAS TAPUNG II

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang
cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan
pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen
penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum.
Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas,
penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata
ruang perkantoran.
Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum
meliputi antara lain pengaturan jenis dan penyusunan naskah dinas,
penggunaan logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang
baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi,
kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan
ralat.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud
Pedoman tata naskah dinas UPTD Puskesmas Tapung II
dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas di
lingkungan UPTD Puskesmas Tapung II.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 |1

 2. Tujuan
Pedoman Tata Naskah Dinas UPTD Puskesmas Tapung II
bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan
efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.

C. Sasaran
Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas UPTD
Puskesmas Tapung II adalah:
1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam
penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan UPTD
Puskesmas Tapung II;
2. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas
dengan unsur lainnya dalam lingkungan administrasi umum;
3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;
4. Tercapainya efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah
dinas;
5. Berkurangnya tumpang tindih dan pemborosan penyelenggaraan
tata naskah dinas.

D. Asas
Pedoman Tata Naskah Dinas UPTD Puskesmas Tapung II ini
disusun berdasarkan asas sebagai berikut:
1. Efektif dan efisien
Pernyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif
dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar
naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan
bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
2. Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk
yang telah dibakukan.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 |2

 3. Pertanggung jawaban
Penyelenggaraan tata naskah dapat dipertanggungjawabkan dari
segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.
4. Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu
kesatuan sistem administrasi umum.
5. Kecepatan dan ketepatan
Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu,
dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
6. Keamanan
Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi,
penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan
distribusi.

E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas UPTD Puskesmas
Tapung II meliputi pengaturan tentang jenis naskah dinas, penyusunan
naskah dinas, pengurusan naskah dinas korespondensi, pejabat
penandatangan naskah dinas, penggunaan logo dalam naskah dinas
serta perubahan, pencabutan, pembatal, dan ralat naskah dinas.

F. Pengertian Umum
Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi :
1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang
meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan
akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan UPTD Puskesmas Tapung II dalam
rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.
3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang
meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 |3

 pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta
media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan
tata letak dan redaksional, serta penggunaan logo, dan cap dinas.
5. Penanda tanganan naskah dinas adalah pejabat yang
menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung
jawab kedinasan pada jabatannya.
6. Puskesmas adalah UPTD Puskesmas Tapung II.
7. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas puskesmas
yang meliputi logo Pemerintah Kabupaten Kampar dan logo
puskesmas.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 |4

 BAB II
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas terdiri dari dua macam, yaitu naskah dinas
arahan dan naskah dinas korespondensi, kedua jenis naskah dinas
tersebut dijelaskan sebagai berikut;

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat
kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani
dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan
puskesmas yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan,
penetapan, dan penugasan.
1. Naskah Dinas Pengaturan
Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri dari pedoman,
kerangka acuan kegiatan, Standar Operasional Prosedur (SOP),
dan surat edaran.
a. Pedoman
1) Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang
bersifat umum di lingkungan Puskesmas yang perlu
dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan
penerapannya disesuaikan dengan karakteristik puskesmas.
2) Wewenang penetapan dan penandatanganan
Pedoman dibuat dalam rangka menindak lanjuti kebijakan
yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan
keputusan pejabat yang berwenang.
3) Susunan
a) Lampiran
Pedoman dicantumkan sebagai lampiran keputusan dan
ditulis di atas kertas secara simetris di atas, serta
dicantumkan tulisan lampiran keputusan, nomor, tanggal,

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 |5

 tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan
huruf kapital serta ditempatkan secara simetris.
b) Kepala
Bagian kepala pedoman terdiri dari
(1) Tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital
dan dicantumkan di tengah atas;
(2) Rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris
dengan huruf kapital.
c) Batang tubuh
Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari
(1) Pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud,
dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup dan
pengertian umum;
(2) Materi pedoman, yang terdiri dari hal yang harus
diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut.
(3) Penutup
d) Kaki
Bagian kaki pedoman terdiri dari
(1) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang
ditulis dalam huruf awal kapital pada setiap unsurnya
dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(2) Tanda tangan;
(3) Nama lengkap ditulis dengan huruf kapital dan
ditebalkan (Bold), dan NIP yang ditulis dengan huruf
kapital tanpa di tebalkan;

b. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)

1) Pengertian
Kerangka acuan kegiatan disusun untuk kegiatan yang akan
dilakukan oleh Puskesmas. Kegiatan yang dibuat kerangka
acuan adalah antara lain program pengembangan Sumber
Daya Manusia (SDM), program peningkatan mutu dan

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 |6

 keselamatan pasien, program pencegahan bencana,
program kebakaran, kegiatan pelatihan triase gawat darurat
dan sebagainya.
Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan
kegiatan yang akan dilaksanakan dalam mencapai tujuan.
2) Wewenang Penetapan dan Penadatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan mendatangani
petunjuk pelaksanaan adalah Kepala Puskesmas.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari
(1) Tulisan kerangka acuan kegiatan dengan huruf
kapital, dicantumkan di tengah atas;
(2) Rumusan judul kerangka acuan kegiatan, ditulis
dengan huruf kapital dan dicantumkan secara
simetris.
b) Batang tubuh
Bagian batang tubuh kerangka acuan kegiatan terdiri dari
(1) Pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, latar
belakang kegiatan, tujuan kerangka acuan, dan hal
lain yang dipandang perlu;
(2) Batang tubuh materi kerangka acuan kegiatan, yang
dengan jelas menunjukkan urutan/rincian kegiatan,
cara melaksanakan kegiatan, sasaran, jadwal
pelaksanaan kegiatan, pengorganisasian, koordinasi,
pengawasan dan pengendalian, pencatatan,
pelaporan dan evaluasi kegiatan serta hal lain yang
dipandang perlu untuk dilaksanakan.

c) Kaki
Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 |7

 (1) Nama jabatan pejabat yang menetapkan kerangka
acuan kegiatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital
pada setiap unsurnya, dan diakhiri dengan tanda
baca koma;
(2) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani yang
ditulis dengan huruf kapital dan ditebalkan (Bold), dan
NIP yang ditulis dengan huruf kapital tanpa
ditebalkan;
4) Distribusi
Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi
yang berlaku.

c. Standar Operasional Prosedur

1) Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan
harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan.
SOP terdiri dari SOP administrasi pemerintahan yang
merupakan prosedur operasional standar dari berbagai
proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, dan
SOP tindakan yaitu prosedur operasional standar dari
pelaksanaan tindakan ataupun pelayanan yang dilakukan di
Puskesmas. Prosedur yang dimaksud dalam istilah Standar
Operasional Prosedur (SOP) bersifat institusi maupun
perorangan sebagai profesi.
2) Wewenang Penetapan dan Penadatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan mendatangani
petunjuk pelaksanaan adalah Kepala Puskesmas.
3) Susunan
a) Kepala

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 |8

 Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari
(1) Juldul SOP dengan huruf kapital dan ditebalkan
dengan jarak paragraf 1 spasi
(2) Penulisan SOP yang harus tetap di dalam tabel/ kotak
adalah : nama puskesmas, dan logo, judul SOP,
nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda tangan
kepala puskesmas
(3) Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota,
nama organisasi adalah nama Puskesmas, atau logo dan
nama dari Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama
(4)Kotak Heading : masing-masing kotak (Puskesmas, judul
SPO, No. dokumen, No.revisi, Halaman, SPO, tanggal
terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas ) diisi sebagai berikut :
 Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman.
Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap,
untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading
dapat hanya memuat: kotak nama Puskesmas, judul
SPO, No.dokumen, No.Revisi dan halaman.
 Kotak Puskesmas/ Klinik diberi nama Puskesmas dan
Logo pemerintah daerah, atau logo dan nama Fasilitas
Kesehatan Tingkat Pertama.
 Judul SPO : diberi Judul /nama SPO sesuai proses
kerjanya
 No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan
penomeran yang berlaku di Puskesmas/FKTP yang
bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman.
 No. Revisi : diisi dengan status revisi, dapat
menggunakan huruf. Contoh : dokumen baru diberi
huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan
seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya
untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan
dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan
seterusnya.
 Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan
juga total halaman untuk SPO tersebut. misalnya :
halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman
terakhir : 5/5.
 SPO diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang
digunakan Puskesmas/FKTP, misalnya : SPO,
Prosedur, prosedur tetap, petunjuk pelaksanaan,
prosedur kerja dan sebagainya, namun didalam
akreditasi Puskesmas dan FKTP memakai istilah SPO.
 Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya
atau tanggal diberlakukannya SPO tersebut

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 |9

  Ditetapkan Kepala Pusksmas/FKTP : diberi
tandatangan Kepala Puskesmas/FKTP dan nama
jelasnya.
b) Isi SPO
Isi dari SPO minimal adalah sebagai berikut:
1. Pengertian : yang paling awal diisi judul SPO adalah, dan berisi
penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit
dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi
persepsi.
2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci
: “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”
3. Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas/FKTP yang
menjadi dasar dibuatnya SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan
yang mendasari SPO tersebut, contoh untuk SPO imunisasi pada
bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No
005/2014 tentang Pelayanan Imunisasi.
4. Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan
SPO, bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan,
ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka,
5. Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama
yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan
proses kerja tertentu.
6. Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait
dalam proses kerja tersebut.
Dari keenam isi SPO sebagaimana diuraikan di atas, dapat ditambahkan
antala lain: bagan alir, dokumen terkait, dsb menyesuaikan dengan
format SPO yang ditentukan oleh Pemerintah Daerah, yang penting
dalam satu organisasi menggunakan satu format yang seragam.

Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart):

Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam
langkah- langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir
untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun
bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram
alir makro dan diagram alir mikro.

 Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis

besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu
symbol, yaitu simbol balok:

 Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari

tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut:

o Awal kegiatan :

o Akhir kegiatan :

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 10

 o Simbol Keputusan : ? Ya

tidak

o Penghubung :

o Dokumen :

o Arsip :

c) Tata Cara Pengelolaan SPO:

1) Agar ditetapkan siapa yang mengelola SPO,

2) Pengelola SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO
Puskesmas/Klinik,
3) Pengelola SPO agar membuat tata cara penyusunan, penomoran,
distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi SPO

d) Tata Cara Penyusunan SPO

Hal-hal yang perlu diingat :
1) Siapa yang harus menulis atau menyusun SPO
2) Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SPO
3) Bagaimana SPO dapat dikenali
4) Bagaimana memperkenalkan SPO kepada pelaksana dan unit terkait
5) Bagaimana pengendalian SPO: penomoran, revisi yang keberapa,
dan distribusi kepada siapa.
6) Syarat penyusunan SPO :
 Identifikasi kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan
yang dilakukan saat ini sudah memiliki SPO atau belum, dan bila
sudah agar diidentifikasi apakah SPO masih efektif atau tidak,
jika belum apakah kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya.
 Perlu ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang
melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim
atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas/FKTP hanya
untuk menanggapi dan mengkoreksi SPO tersebut. Hal tersebut
sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SPO

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 11

 hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja
dalam penyusunan SPO.
 SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan.
Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan
membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan
tanggapan.
 Di dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan
apa, dimana, kapan, dan mengapa.
 SPO jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan
objek harus jelas.
 SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan
bahasa yang dikenal pemakai.
 SPO harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO
pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan,
keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi harus
mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti
perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)
kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.
e) Proses penyusunan SPO
1) SPO disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan
penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas/FKTP ini.
2) Penyusunan SPO dapat dikoordinir oleh tim mutu/tim akreditasi
Puskesmas/FKTP dengan mekanisme sebagai berikut :
a) Pelaksana atau unit kerja/ upaya menyusun SPO dengan
melibatkan unit terkait.
b) SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja
disampaikan ke tim mutu/tim akreditasi,
c) Fungsi tim mutu/ tim akreditasi Puskesmas didalam penyusunan
SPO adalah :
(1) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki SPO
yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi
bahasa maupun penulisan,
(2) Mengkoordinir proses pembuatan SPO sehingga tidak terjadi
duplikasi SPO/tumpang tindih SPO antar unit,
(3) Melakukan cek ulang terhadap SPO-SPO yang akan
ditandatangani oleh Kepala Puskesmas.
(4) Penyusunan SPO dilakukan dengan mengidentifikasi
kebutuhan SPO. Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi,
untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan
dengan menggambarkan proses bisnis di unit kerja tersebut
atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut.
Sedangkan untuk SPO klinis, identifikasi kebutuhan dilakukan
dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit
kerja tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO dapat diketahui
berapa banyak dan macam SPO yang harus dibuat/disusun.
Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO dapat pula
dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaian pada
standar akreditasi, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 12

 SPO yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SOP
minimal yang harus ada di Puskesmas/FKTP. Sedangkan
identifikasi SPO dengan menggambarkan terlebih dahulu
proses bisnis di unit kerja adalah seluruh SPO secara lengkap
yang harus ada di unit kerja tersebut.
(5) Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan
maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek,
penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow chart dari
kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram
kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari
seluruh proses.
Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di
masing-masing kotak dan dibuat alurnya.
(6) Semua SPO harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas/
kepala Klinik,
(7) Agar SPO dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan
sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit
maka untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan
pelatihan.
f) Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan SPO
1) Ada komitmen dari Kepala Puskesmas/FKTP yang terlihat dengan
adanya dukungan fasilitas dan sumber daya.
2) Adanya fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan
untuk menyusun SPO.
3) Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan
disepakati
4) Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO.
5) Tata cara penomoran SPO.
Penomoran SPO maupun dokumen lainnya diatur pada kebijakan
pengendalian dokumen, dengan ketentuan:
a) Semua SPO harus diberi nomor,
b) Puskesmas/FKTP agar membuat kebijakan tentang pemberian
nomor untuk SPO sesuai dengan tata naskah yang dijadikan
pedoman,
c) Pemberian nomor mengikuti tata naskah Puskesmas/FKTP, atau
ketentuan penomoran yang khusus untuk SPO (bisa menggunakan
garis miring atau dengan sistem digit). Pemberian nomor sebaiknya
dilakukan secara terpusat.
6) Kode-kode dapat dipergunakan untuk pemberian nomor, seperti contoh
sebagai berikut:
a)Kode unit kerja : masing-masing unit kerja di Puskesmas/FKTP
mempunyai kode sendiri-sendiri yang dapat berbentuk angka atau
huruf. Sebagai contoh pada Program Bab VI, dengan VI/
SPO/KIA.KB, dan lain sebagainya (namun tergantung didalam
pedoman tata naskah yang berlaku,
b)Nomor urut SPO adalah urutan nomor SPO di dalam unit kerja upaya
Puskesmas/FKTP.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 13

 c)Satu SPO dipergunakan oleh lebih dari satu unit yang berbeda
misalnya SPO rujukan pasien maka diberi kolom unit terkait/unit
pemakai SPO.
7) Tata Cara Penyimpanan SPO
a) Penyimpanan adalah bagaimana SPO tersebut disimpan.
b) SPO asli (master dokumen/ SPO yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani) agar disimpan di sekretariat Tim Akreditasi
Puskesmas/FKTP atau Bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP, sesuai
dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata
cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam tata nasakh.
Penyimpanan SPO yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan
sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.
c) SPO fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya
Puskesmas/FKTP, dimana SPO tersebut dipergunakan. Bila SPO
tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja
wajib mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke
sekretariat Tim mutu atau Bagian Tata Usaha sehingga di unit
kerja hanya ada SPO yang masih berlaku saja. Sekretariat Tim Mutu
atau Bagian Tata Usaha organisasi dapat memusnahkan fotocopy
SPO yang tidak berlaku tersebut, namun untuk SPO yang asli agar
tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam
ketentuan retensi dokumen yang berlaku di Puskesmas/FKTP.
d) SPO di unit upaya Puskesmas/FKTP harus diletakkan ditempat yang
mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
8) Tata Cara Pendistribusian SPO
a) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SPO kepada
unit upaya atau pelaksana yang memerlukan SPO tersebut agar
dapat digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan
kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian
Tata Usaha Puskesmas/FKTP sesuai pedoman tata naskah.
b) Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.
c) Distribusi SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga
untuk seluruh unit kerja lainnya.
d) Bagi Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file maka
distribusi SPO bisa melalui jejaring area local, dan diatur
kewenangan otorisasi disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat
mengetahui batas kewenangan dalam membuka SPO.
9) Evaluasi SPO.
Evaluasi SPO dilakukan terhadap isi maupun penerapan SPO.
a) Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SPO dapat dilakukan
dengan meniai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam
SPO. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan
daftar tilik/check list
 Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan
secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian
kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-
mark).

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 14

  Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu
untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.
 Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SPO yang kompleks.
 Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah
pelaksanaan dan memonitor SPO, bukan untuk menggantikan
SPO itu sendiri.
(1) Langkah-langkah menyusun daftar tilik
Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan
Identifikasi prsedur yang membutuhkan daftar tilik untuk
mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya
 Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut,
 Buat daftar kerja yang harus dilakukan,
 Susun urutan kerja yang harus dilakukan,
 Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format
tertentu,
 Lakukan uji-coba,
 Lakukan perbaikan daftar tilik,
 Standarisasi daftar tilik.
Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SPO dalam
langkah- langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut.

Compliance rate (CR) = Σ Ya x 100 %

Σ Ya+Tidak

(2) Evaluasi isi SPO.

(a)Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal
dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit
kerja.
(b)Hasil evaluasi : SPO masih tetap bisa dipergunakan, atau
SPO tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi
SPO bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya.
(c)Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila :
 Alur SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
 Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK)
pelayanan kesehatan,
 Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru,
 Adanya perubahan fasilititas
Pergantian kepala Puskesmas, bila SPO memang masih
sesuai/ dipergunakan maka tidak perlu direvisi.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 15

 BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Persyaratan Penyusunan
Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas,
padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam
penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut.
1. Ketelitian
Dalam menyusun naskah dinas harus tercermin ketelitian dan
kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur,
kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.
Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam
mengurangi kesalahan pengambilan putusan/kebijakan.
2. Kejelasan
Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan
materi.
3. Singkat dan Padat
Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik
dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).
4. Logis dan Meyakinkan
Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan
gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang
logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif
sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima
naskah dinas.
5. Pembakuan
Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku
sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format
maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan
memperlancar pemahaman isi naskah dinas.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 16

B. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas
Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas, pada halaman
pertama naskah dinas dicantumkan Kepala Naskah Dinas, yaitu nama
Puskesmas.
Kertas kepala nama Puskesmas dan logo serta alamat
digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani pejabat yang
berwenang. Kepala nama Puskesmas ditulis dengan huruf kapital.
Dalam hal Puskesmas telah memiliki ISO atau Terakreditasi
dapat mencantumkan di sebelah kanan atas pada kepala naskah
dinas.

C. Penomoran Naskah Dinas

Nomor pada naskah dinas merupakan segmen penting dalam
kearsipan. Oleh karena itu susunannya harus dapat memberikan
kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.

1. Nomor Naskah Dinas Arahan

a. Keputusan, Kerangka Acuan Kegiatan, Standar Operasioonal
Prosedur, Instruksi dan Surat Edaran Susunan nomor naskah
dinas Keputusan, Kerangka Acuan Kegiatan, Standar
Operasioonal Prosedur, Instruksi dan Surat Edaran terdiri dari
tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun
takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.
b. Pedoman
Pedoman merupakan Lampiran Keputusan, penomorannya
sama dengan nomor Keputusan yang mengantarkannya dan
diletakkan di sebelah kanan atas.
c. Surat Perintah Tugas
Susunan penomoran Surat Perintah Tugas sebagai berikut.
1) Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
2) bulan (ditulis dalam dua digit);
3) tahun terbit.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 17

 2. Nomor Surat Dinas
Susunan nomor surat dinas mencakup hal-hal berikut.
a. Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Kepala Puskesmas
Surat dinas yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas terdiri
dari :
1) Kode klasifikasi arsip;
2) Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
3) Kode Puskesmas sekabupaten Kampar;
4) Tahun terbit;
b. Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat di bawah Kepala
Puskesmas
Surat dinas yang ditandatangani oleh pejabat di bawah Kepala
Puskesmas terdiri dari :
1) Kode klasifikasi arsip;
2) Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
3) Kode Puskesmas sekabupaten Kampar;
4) Tahun terbit;

3. Nomor Memorandum/Nota Dinas

Memorandum/ Nota Dinas bersifat internal, dengan susunan
penomorannya sebagai berikut :
a. Kode tujuan;
b. Kode pengirim;
c. Tanggal, bulan dan tahun
d. Nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);
e. Sifat surat;
f. Lampiran surat.
g. Hal surat

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 18

 4. Nomor Salinan Surat
Penomoran sallinan surat dilakukan untuk menunjukkan
bahwa surat tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan
distribusinya tertentu/diawasi. Penyebutan nomor salinan surat
disusun sebagai berikut:
1. Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat
rahasia/rahasia harus diberi nomor salinan pada halaman
pertama;
2. Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu
salinan (salinan tunggal);
3. Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama
dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi harus dicantumkan
sebagai lampiran.

D. Nomor Halaman
Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut
angka Arab dan dicantumkan secara simetris sebelum dan setelah
nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan
kop naskah tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

E. Ketentuan Jarak Spasi

1. Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi;
2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan
kedua adalah satu spasi;
3. Jarak antara judul dan sub judul adalah satu setengah spasi;
4. Jarak antara sub judul dan uraian adalah dua spasi;
5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.

F. Penggunaan Huruf
Naskah dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 12
atau disesuaikan dengan kebutuhan.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 19

G. Lampiran
Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran
harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran
merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.

H. Daftar Distribusi
Daftar distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat
sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah.
Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah.

I. Rujukan
Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai
dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan
dilakukan sebagai berikut.
1. Naskah dinas yang berbentuk surat perintah tugas, surat edaran,
dan pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar.
2. Surat dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan
ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang
bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus
ditulis secara kronologis.
a. Dalam hal surat dinas memerlukan rujukan, naskah rujukan
ditulis pada alinea pembuka. Diikuti substansi materi surat yang
bersangkutan rujukan lebih dari satu naskah, rujukan itu harus
ditulis secara kronologis;
b. Cara menulis rujukan adalah sebagai berikut.
1) Rujukan berupa naskah
Penulisan rujukan berupa naskah mencakupi informasi
singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan
urutan sebagai berikut : jenis naskah dinas, jabatan
penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal
penetapan, dan subjek naskah dinas;
2) Rujukan berupa surat dinas

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 20

 Penulisan rujukan berupa surat dinas mencakupi informasi
singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan, dengan
urutan sebagai berikut : jenis surat, jabatan
penandatanganan, nomor surat, tanggal penandatanganan
surat, dan hal;
3) Rujukan berupa surat dinas elektronik
Penulisan rujukan berupa surat dinas elektronik diatur
sendiri.
c. Rujukan surat kepada instansi non pemerintah
Rujukan tidak harus dicantumkan pada surat dinas yang
ditujukan kepada instansi non pemerintah,

J. Ruang Tanda Tangan

Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki
naskah dinas yang memuat nama jabatan (misal Kepala Puskesmas)
yang dirangkaikan dengan nama Puskesmas.
a. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah
baris kalimat terakhir;
b. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama ditulis awal kapital;
c. Ruang tanda tangan empat paragraf;
d. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat
mengatur, ditulis dengan huruf kapital dan ditebalkan, dan nama
pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak
mengatur ditulis dengan huruf awal kapital;
e. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah
kurang lebih 3 cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan
baris terpanjang.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 21

K. Penentuan Batas/Ruang Tepi
Demi keserasian dan kerapian dalam penyusunan naskah
dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara
penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan
naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri
sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi
dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang
digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:
1. Kop Dinas
a. Atas / Top : 1 cm
b. Bawah / Bottom : 1,5 cm
c. Kiri / Left : 1,5 cm
d. Kanan / Right : 1,5 cm

2. Naskah Dinas Posisi kertas Landscape

a. Atas / Top : 1 cm, apabila menggunakan kop
naskah dinas / 2,5 cm, apabila tanpa
menggunakan kop, ruang atas diatur
cukup lebar agar pada waktu dilubangi
untuk kepentingan penyimpanan dalam
ordner/snelhechter tidak berakibat
hilangnya salah satu huruf/kata/angka
pada naskah dinas
b. Bawah / Bottom : 1,5 cm
c. Kiri / Left : Minimal 0,5 cm karna diatur horizontally
dengan tepi kanan
d. Kanan / Right : Minimal 0,5 cm karna diatur horizontally
dengan tepi kiri
3. Naskah Dinas Posisi kertas Pottrait
e. Atas / Top : 1 cm, apabila menggunakan kop
naskah dinas / 3 cm, apabila tanpa
menggunakan kop naskah dinas
f. Bawah / Bottom : 2 cm / 3 cm untuk kertas A4

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 22

 g. Kiri / Left : 2,5 cm / 4 cm untuk kertas A4
h. Kanan / Right : 2 cm / 3 cm untuk kertas A4

L. Penggunaan Bahasa
Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas,
tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu,
perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang
baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu
Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.
Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah ejaan
bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.

M. Media/Sarana Naskah Dinas

Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam
informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensioanl
(kertas).
1. Kertas
a. Naskah dinas menggunakan kertas jenis HVS 70 gram;
b. Naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu
lama menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 70 gram atau
kertas jenis lain yang memiliki nilai keasaman tertentu
serendah-rendahnya harus menggunakan kertas dengan nilai
keasaman (pH) 7;
c. Surat dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih
dengan kualitas terbaik white bond;
d. Untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan
ukuran berikut
1) A4 (297 x 210 mm);
2) A3 kuarto ganda (297 x 420 mm);
3) A5 setengah kuarto (210 x 148 mm);
4) Folio (210 x 330 mm);

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 23

 5) Folio ganda (420 x 330 mm).

2. Sampul Surat
Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat,
terutama untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk, dan warna
sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan
Puskesmas, diatur sesuai dengan keperluan Puskesmas dengan
mempertimbangkan efisiensi.
a. Warna dan kualitas
Sampul surat dinas menggunakan kertas tahan lama (bond)
berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas sedemikain
rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau
surat dinas yang dikirimkan.
b. Penulisan alamat pengirim dan tujuan
Pada sampul surat harus dicantumkan alamat pengirim dan
alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak pada bagian atas
dengan susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang
dicetak pada kepala surat, yaitu logo Puskesmas, nama
Puskesmas, alinea pertama alamat tujuan mulai dicetak atau
ditulis pada bagian sampul kanan bawah.
c. Cara melipat dan memasukkan surat ke dalam sampul
Surat dinas dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan
harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat dinas dilipat harus
dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Surat dinas
dilipat dengan cara sepertiga bagian bawah lembaran surat
dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang.
Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian
kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca
surat.

N. Susunan Surat Dinas

1. Kop Surat

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 24

 Kop surat mengidentifikasikan nama puskesmas dan alamat
dengan ketentuan sebagai berikut.
a. Kop surat nama puskesmas menunjukkan nama dan alamat
puskesmas.
b. Kop surat nama puskesmas menggunakan logo Pemerintah
Kabupaten Kampar diletakkan di kiri atas dan logo puskesmas
di kanan atas, sebutan Pemerintah Kabupaten Kampar dengan
besar huruf 14, ditulis simetris dan ditebalkan, sebutan Dinas
Kesehatan dengan besar huruf 18, ditulis simetris dan
ditebalkan, nama puskesmas dengan besar huruf 24, ditulis
simetris dan ditebalkan, alamat puskesmas dengan besar huruf
12 ditulis simetris, nomor telelepon/wa/sms centre dengan besar
huruf 10 ditulis simetris, kode pos dengan besar huruf 10 ditulis
sudut kanan atau dibawah logo puskesmas.
c. Surat jenis nota dinas dan memorandum tidak menggunakan
kop surat berlogo.

2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut :
a. Tanggal ditulis dengan angka Arab;
b. Bulan ditulis lengkap;
c. Tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab.

3. Hal Surat
Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok
kata singkat tetapi jelas.
Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut
a. Menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang
dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;
b. Memudahkan identifikasi;
c. Memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 25

 4. Alamat Surat
a. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari
instansi pemerintah yang dituju. Surat dinas tidak dapat
ditujukan kepada identitas nama individu dan nama instansi.
b. Surat dinas yang ditujukan kepada pejabat negara ditulis
dengan urutan sebagai berikut :
1) Nama jabatan;
2) Jalan;
3) Kota;
4) Kode pos.

5. Paragraf dan Spasi Surat

Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang
berkaitan satu dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan.
Fungsi paragraf adalah mempermudah pemahaman penerima,
memisahkan, atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi
tertulis.
Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 spasi di
antara paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Surat
yang terdiri atas satu paragraf jarak antar barisnya adalah dua
spasi. Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu kurang lebih 6
ketuk atau spasi.
6. Warna Tinta
Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat berwarna hitam,
sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru
tua.

7. Salinan
Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan
terdapat pada tembusan surat, yaitu salinan surat yang
disampaikan kepada pejabat terkait.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 26

 8. Tingkat Keamanan
a. Sangat rahasia disingkat (SR) : tingkat keamanan isi surat dinas
yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan
keselamatan Negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh
ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan membahayakan
keamanan dan keselamatan Negara.
b. Rahasia disingkat (R) : tingkat keamanan isi surat dinas yang
berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Negara.
Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak
berhak, surat ini akan merugikan Negara.
c. Biasa disingkat (B) : tingkat keamanan isi suatu surat dinas
yang tidak termasuk dalam butir a dan butir b. Namun, itu tidak
berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan
kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

9. Kecepatan Penyampaian
a. Amat Segera/Kilat adalah surat dinas yang harus
diselesaikan/disampaikan pada hari yang sama dengan batas
waktu 24 jam.
b. Segera adalah surat dinas yang harus
diselesaikan/disampaikan dalam batas waktu 2 x 24 jam.
c. Biasa adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan
menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman.

O. Ketentuan Surat-Menyurat
1. Komunikasi Langsung
Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika surat
tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi,
untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 27

 tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan
mencantumkan untuk perhatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan.
2. Alur Surat-Menyurat
Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan
tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang
berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.
3. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut
pengelolaan naskah dinas korespondensi, ditulis secara jelas pada
lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi
merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang
bersangkutan.

BAB IV
PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

Korespondensi sangat penting untuk mendukung terselenggaranya

tugas fungsi organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat
dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Pengurusan naskah

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 28

dinas korespondensi yang baik akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi
penyelenggaraan administrasi instansi pemerintah.

A. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas/Memorandum)

Pengurusan nota dinas/memorandum adalah pengelolaan nota
dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan
nota dinas/memorandum dipusatkan di kesekretariatan atau bagian
tata usaha untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya.

B. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern

1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas
a. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat
dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak
menimbulkan salah penafsiran.
b. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata
cara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana
komunikasi resmi.
c. Jawaban terhadap surat yang masuk
1) Puskesmas harus segera menginformasikan kepada
penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu
proses komunikasi.
2) Puskesmas harus segera memberikan jawaban terhadap
konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.

2. Pengurusan Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk
memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat
masuk dipusatkan di kesekretariatan atau bagian tata usaha.
Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 29

 a. Penerimaan
Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup
dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR, R, dan B)
dan tingakt kecepatan penyampaiannya (kilat, sangat segera,
segera, dan biasa). Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan
tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya.
b. Pencatatan
1) Surat masuk yang diterima dicatat pada buku agenda
menurut tingkat keamanan.
2) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan
SR dan R dilakukakn oleh kepala sub bagian tata usaha
atau pejabat lain yang mendapatkan kewenangan dari
Kepala Puskesmas.
3) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan
B dilakukan oleh pejabat yang ditunjuk oleh Kepala
Puskesmas.
4) Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai
dengan tingkat kecepatan penyampaian.
5) Pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi dan surat
mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan.
6) Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada bulan
Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun,
yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember.
7) Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi
pemindahan dan penyimpanan.

c. Penilaian
1) Kegiatan penilaian surat masuk mulai dilaksanakan pada
tahap pencatatan.
2) Pada tahap penilaian, surat dinilai apakah akan disampaikan
kepada Kepala Puskesmas atau dapat disampaikan
langsung kepada pejabat yang menangani.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 30

 3) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula
penilaian penanganan surat, apakah surat masuk itu akan
diproses biasa atau melalui proses pemberkasan naskah.
4) Surat masuk yang beralamat probadi (nama orang) dinilai
termasuk surat yang harus disampaiakn langsung kepada
yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup.
5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat
keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat.
d. Pengolahan
1) Pada tahap pengolahan, Kepala Puskesmas atau Kepala
Sub Bagian Tata Usaha memutuskan tindakan yang akan
diambil sehubungan dengan surat masuk tersebut.
2) Dari hasil pengolahan diputuskan tindakan lanjutnya, yaitu
langsung disimpan atau dibuat naskah dinas baru.
3) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses
pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa sesuai
dengan kebutuhan.
e. Penyimpanan
1) Surat dinas harus disimpan sedemikian rupa sehingga
mudah ditemukan kembali jika diperlukan.
2) Surat masuk yang melalui proses pemberkasan naskah
disimpan dalam berkas naskah dinas menurut bidang
permasalahan.
3) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses
pemberkasan, naskah dinas disimpan dalam himpunan
sesuai dengan kebutuhan.
Beberapa cara menghimpun surat adalah sebagai berikut.
a) Seri adalah himpunan satu jenis surat dinas yang
berdasarkan format surat atau jenis naskah dinas,
misalnya keputusan, petunjuk pelaksanaan, dan surat
edaran, disusun secara kronologis. Himpunan menurut

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 31

 seri selain dibatasi oleh kemampuan map juga dibatasi
oleh tahun naskah dinas.
b) Rubrik adalah himpunan dari satu macam
masalah/hal/pokok persoalan yang disusun secara
kronologis, misalnya cuti, kunjungan dinas, kerja
lapangan. Himpunan menurut rubrik dibatasi dengan
tahun atau dibatasi sampai dengan masalah selesai.
c) Dosir adalah himpunan satu macam kegiatan atau
persoalan yang disusun secara kronologis dari awal
sampai akhir. Misalnya, fail/berkas pegawai adalah
himpunan naskah dinas mulai dari lamaran sampai
dengan pemberhentian.
4) Penyimpanan surat atau himpunan dilakukan sebagai
berikut.
a) Lateral adalah penyimpanan surat/himpunan yang
dilakukan sedemikain rupa sehingga yang terlihat hanya
bagian sisi samping, misalnya penyimpanan dalam
ordner dan kotak arsip;
b) Vertikal adalah penyimpanan surat/himpunan yang
diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya
bagian muka, misalnya penyimpanan surat map pada
lemari berkas;
c) Horizontal adalah penyimpanan surat/himpunan yang
diletakkan sedemikian rupa sehingga muka
surat/himpunan terlihat di sebelah atas, misalnya
penyimpanan peta atau gambar konstruksi.
5) Surat yang masih aktif, tetap berada di unit pengeolah.
setelah surat menjadi arsip inaktif, penyimpanannya harus
sudah dialihkan ke unit kearsipan sesuai dengan ketentuan
kearsipan yang berlaku.

f. Sarana Penanganan Surat Masuk

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 32

 1) Buku agenda adalah sarana utama pengendalian dan
pengawasan surat masuk. Semua surat masuk pertama kali
dicatat pada buku agenda, yang disusun dalam kolom
catatan sebagai berikut :
a) tanggal ;
b) nomor agenda;
c) nomor dan tanggal surat masuk;
d) lampiran;
e) alamat pengirim;
f) hal/isi surat;
g) keterangan
2) Pengurusan surat masuk yang tidak melalui proses
pemberkasan naskah dinas, selain buku agenda dapat
digunakan sarana lain yang diatur sesuai dengan kebutuhan
Puskesmas.
3) Sarana pengurusan surat masuk melalui proses
pemberkasan naskah, selain dengan buku agenda, juga
digunaka sarana lain.

3. Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim
kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan
sampul surat dinas. Penanganan surat keluar, pencatatan,
pemnberian nomor/cap dan pengiriman surat keluar dipusatkan di
bagian tata usaha untuk memudahkan pengawasan dan
pengendalian.

a. Pengolahan
1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga ke
penandatanganan surat dinas. Penyiapan surat keluar
dilaksanakan, antar lain karena :

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 33

 a) adanya kebijakan Kepala Puskesmas;
b) reaksi atas suatu aksi;
c) adanya konsep baru
2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar adalah sebagai
berikut.
a) penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pegawai
yang membidanginya atau pejabat yang ditunjuk;
b) setiap konsep yang disiapkan harus didasarkan pada
kebijaksanaan dan pengarahan Kepala Puskesmas;
c) setiap konsep yang akan diajukan kepada Kepala
Puskesmas terlebih dahulu diteliti oleh kepala sub bagian
tata usaha atau pejabat yang diserahi wewenang. Sesuai
dengan petunjuk Kepala Puskesmas atau menurut
pertimbangannya sendiri terhadap isi surat dinas, kepala
sub bagian tata usaha menetapkan tingkat kecepatan
penyampaian dan tingkat keamanan surat.
d) setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh
Kepala Puskesmas dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh
para pejabat dua tingkat di bawahnya yang bertugas
menyiapkan konsep surat dinas tersebut.
e) letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut.
(1) paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah
Kepala Puskesmas dibubuhkan di sebelah
kiri/sebelum nama Kepala Puskesmas.
(2) paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah
Kepala Puskesmas dibubuhkan di sebelah kiri
atas/sebelum nama jabatan Kepala Puskesmas.
(3) setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang
bersangkutan dan tidak lagi mengandung
kekurangan/kesalahan yang perlu diperbaiki, proses
selanjutnya adalah :
(a) pengajuan kepada Kepala Puskesmas;

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 34

 (b) penandatanganan oleh Kepala Puseksmas;
(c) pembubuhan cap;
(d) pemberian nomor.
b. Pencatatan
Semua surat keluar dicatat dalam Buku Pencatatan Surat
Keluar yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya
diatur sesuai kebutuhan.

c. Penggandaan
1) Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat dinas
dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan
banyaknya alamat yang dituju.
2) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar
ditandatangani oleh pejabat yang berhak.
3) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus
asli (bukan salinan).
4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju
(alamat distribusi).
5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan
penyampaiannya kilat dan sangat segera harus didahulukan.
6) Penggandaan surat keluar yang tingkat keamaannya sangat
rahasia/rahasia harus diawasi dengan ketat.
7) Kepala sub bagian tata usaha berkewajiban menjaga agar
penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan.
d. Pengiriman
1) Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam
sampul.
2) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya biasa
(B), rahasia (R), dan sangat rahasia (SR) dicantumkan
alamat lengkap, nomor surat dinas, dan cap yang sesuai
dengan tingkat kecepatan penyampaian.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 35

 3) Surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke
dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas,
cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan
penyampaiannya dan cap tingkat keamanan. Sampul ini
dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan tanda-tanda
yang sama kecuali cap tingkat keamanan.
4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku
Ekspedisi sebagai bukti pengiriman.
e. Penyimpanan
1) semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku dalam kearsipan.
2) Naskah asli surat dinas keluar dan naskah yang diparaf
harus disimpan.

BAB V
PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS

A. Penandatanganan
1. Penggunaan Garis Kewenangan

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 36

 Kepala Puskesmas bertanggung jawab atas segala kegiatan yang
dilakukan di dalam Puskesmas. Tanggung jawab tersebut tidak
dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan
pejabat berwenang. Garis kewenangan digunakan jika surat dinas
ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari
pejabat yang berwenang.
2. Penandatanganan
Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis
kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan tiga cara.
a) Atas Nama (a.n.)
Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang
menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh Kepala
Puskesmas, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab
pejabat yang bersangkutan.
Susunan penandatangan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu
nama jabatan yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf
kapital pada setiap awal kata, didahului singkatan a.n.
b) Untuk Beliau (u.b.)
Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan
kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di
bawahnya, sehingga untuk belliau (u.b.) digunakan setelah atas
nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai
dua tingkat di bawahnya.

B. Untuk Perhatian (u.p.)

Alamat surat dengan menggunakan singkatan u.p. (untuk
perhatian) untuk keperluan berikut :
1. untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan
dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di Puskesmas;
2. untuk mempermudah penyampaian oleh bagian penerima surat
pejabat yang dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya
sesuai dengan maksud surat;

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 37

 3. untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak menunggu
kebijaksanaan langsung dari pimpinan instansi.

C. Pelaksana Tugas (Plt.)

Ketentuan penandatangan pelaksana tugas, yang disingkat (Plt.),
adalah sebagai berikut.
1. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila Kepala Puskesmas belum
ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih
lanjut.
2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan Kepala
Puskesmas yang definitif ditetapkan.

D. Pelaksana Harian (Plh.)

Ketentuan penandatangan pelaksana harian yang disingkat (Plh.),
adalah sebagai berikut.
1. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila Kepala Puskesmas tidak
berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan
pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang
menggantikannya.
2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan Kepala
Puskesmas yang definitif kembali di tempat.

E. Kewenangan Penandatanganan
1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat
dinas antar/keluar instansi pemerintah yang bersifat
kebijakan/keputusan/arahan berada pada Kepala Puskesmas.
2. Kewenangan untuk melaksanakan dan mendatangani surat yang
tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat
diserahkan/dilimpahkan kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha
atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk
menandatanganniya.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 38

 BAB VI
PENGGUNAAN LOGO DALAM NASKAH DINAS

Logo dan cap dinas digunakan dalam tata naskah dinas sebagai
tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk
memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 39

 di Puskesmas, perlu ditentukan penggunaan logo dan cap dinas pada
kertas surat dan sampul.

A. Penggunaan Logo
1. Ketentuan Penggunaan Logo
a. Umum
1) Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa
symbol atau huruf yang digunakan dalam tata naskah
dinas Puskesmas sebagai identitas public lebih mudah
mengenalnya.
2) Puskesmas harus memiliki dan menggunakan logo.
b. Logo wajib digunakan untuk :
1) kop naskah dinas;
2) amplop dinas;
3) dokumen resmi yang diterbitkan Puskesmas;
4) stop map;
5) papan nama kantor;
6) kartu tanda pengenal pegawai;
7) label barang milik daerah; dan
8) situs resmi.
c. Logo dapat digunakan :
1) pada gedung kantor;
2) pada kartu nama pejabat/pegawai; dan
3) untuk hal-hal lain yang memerlukan simbol.

2. Penggunaan Logo pada Kop Naskah Dinas

Bentuk dan spesifikasi Kop Naskah Dinas Puskesmas
dengan logo adalah sebagai berikut :
1) Logo pada kop naskah dinas dicantumkan berdasarkan
bentuk, perbandingan ukuran, dan warna yang telah diatur
sesuai ketentuan yang berlaku.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 40

 2) Betuk kop naskah dinas dengan menggunakan logo, yang
terletak di tepi atas kertas dan berada di sebelah kiri, diikuti
dengan tulisan nama Puskesmas dan alamat lengkap yang
terletak di sebelah kanan sejajar dengan logo. Tulisan nama
Puskesmas dicetak tebal dengan huruf kapital jenis Times
New Roman ukuran 16 dengan warna hitam dan alamat
lengkap ditulis dengan huruf awal kapital berukuran 12.

B. Penggunaan Logo Dalam Kerjasama

Tata letak logo dalam pernjanjian kerjasama sektoral, logo yang
dimiliki instansi masing-masing diletakkan di atas judul naskah
perjanjian.

C. Pengawasan
Kepala Puskesmas bertanggung jawab atas pelaksanaan
ketentuan ini dan wajib melakukan pengawasan.

BAB VII
PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT
NASKAH DINAS

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 41

 Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah dinas
harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan
perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat tersebut.

A. Pengertian
1. Perubahan
Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah dinas diubah.
Perubahan dinyatakan dengan Lembar Perubahan.
2. Pencabutan
Pencabutan berarti bahwa naskah dinas itu tidak berlaku sejak
pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan
dengan penetapan naskah dinas baru.
3. Pembatalan
Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas tidak
berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan naskah
dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru.
4. Ralat
Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah
pengetikan atau salah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah
aslinya.

B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat

1. Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau
dibatalkan harus diubah, dicabut atau dibatalkan dengan naskah
dinas yang sama jenisnya. Keputusan harus dirubah, dicabut, atau
dibatalkan dengan keputusan juga.
2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan
pembatalan adalah Kepala Puskesmas.
3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti slah ketik, dilaksanakan
oleh Kepala Puskesmas atau dapat oleh Kepala Sub Bagian Tata
Usaha.

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 42

 BAB VIII
PENUTUP

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 43

 Pembakuan Tata Naskah Dinas Puskesmas ini merupakan buku
pedoman operasional baku Puskesmas dalam menyusun naskah dinas di
lingkungan UPTD Puskesmas Tapung II

Ditetapkan di : Pantaicermin
Pada tanggal : 02 Januari 2020
Kepala UPTD Puskesmas Tapung II,

ABDULLAH KADIR, SKM

NIP. 19740114 199503 1 001

Tata Naskah Dinas, Puskesmas Tapung II Tahun 2020 | 44