the Spring

PERENCANAAN & FORMAT AUDIT

DR. SUNARYA
the Spring
Kapan Pelaksanaan Internal Audit?

• Secara reguler (ISO/IEC 17024)

• Minimum beberapa kali dalam 1 tahun (PM)

• Untuk seluruh kegiatan sesuai dengan standar

ISO/IEC 17024

• Biasanya memakan waktu 2 – 5 hari kerja

(tergantung besar/kecilnya organisasi)
the Spring
Materi Internal Audit

• Semua isi ISO/IEC 17024 (sebagai dasar)

• Semua isi dokumen mutu (sebagai pelaksanaan)

– Panduan mutu (kebijakan operasional/kerja)

– Prosedur (sistem kerja)

– Instruksi kerja (cara kerja)

– Rekaman dan format (bukti kerja)

the Spring
Kegiatan dalam Audit

• Menggunakan prinsip ISO/IEC 19011

• Dibagi 4 kegiatan:
– Pembuatan program
– Pelaksanaan
– Follow up LKS (laporan ketidaksesuaian)
– Pelaporan dan evaluasi
 Maintanance personel internal auditor
the Spring
Program Internal Audit
• Dibuat oleh manajer mutu/MR
• Dikomunikasikan dengan manajer operasional
• Dibuat setiap akhir/awal tahun
• Ditetapkan waktu (jadwal) pelaksanaan
• Ditetapkan substansi (standar dalam ISO/IEC
17024)
• Ditetapkan personel pelaksanaan yang kompeten
• Mempertimbangkan isu/tujuan khusus (bila ada)
the Spring
Perencanaan dan Materi Audit Internal
• Audit internal biasanya dilakukan 1 kali dalam 1 tahun untuk
semua klausul dalam ISO/IEC 17024

• Rencana dan materi audit dibuat:

– Berdasarkan besar/kecilnya organisasi

– Luasnya Jenis/lingkup sertifikasi

– Sistem manajemen dan bisnis proses organisasi

– Issue spesifik yang terjadi dalam organisasi

the Spring
Penetapan Personel

• Sebaiknya dihindari melakukan audit dirinya/pekerjaannya

sendiri

• Mengerti ISO/IEC 17024

• Familier dengan sistem mutu yang ada di organisasi

• Mengerti bisnis proses di bidang yang diaudit

• Pengalaman melakukan internal audit

• Pernah training internal audit

the Spring Pelaksanaan Audit

• Rapat persiapan tim internal audit termasuk mepelajari

dokumen mutu, lingkup spesifikasi kompetensi sertifikat dll.
• Pembuatan cek lis dan agenda
• Rapat pembukaan /pertemuan antara internal auditor dengan
pihak yang diaudit (auditi)
• Mengkomunikasikan agenda dan persiapan
• Pelaksanaan internal audit
– Dokumen
– Lapangan
• Pelaporan LKS
• Rapat Penutupan dengan auditi.
the Spring Persiapan “Checklist”
Yang perlu diperhatikan :

•Ini adalah alat pemicu ingatan

•Jangan dianggap sebagai daftar pertanyaan yang harus
diajukan
•Berisi kata-kata kunci dari persyaratan
•Disusun berdasarkan standar dan dokumen lain yang
relevan
•Harus disimpan dengan baik, sebagai bahan membuat
laporan
9
the Spring Pelaksanaan Audit
1. Pertemuan pembukaan
 Perkenalkan semua tim audit
 Jelaskan lingkup area dan proses/prosedur yang diaudit
 Jelaskan waktu dan lamanya audit
 Pertanyakan apakah wakil auditi sudah tahu agenda audit
 Yang diaudit sistemnya, bukan orangnya
 Jelaskan istilah-istilah yang tidak dimengerti
 Jelaskan waktu penutupan & agendanya
 Kalau tidak ada temuan bukan berarti tidak ada masalah
 Tawarkan pertanyaan

10
the Spring
2. Pelaksanaan Audit lapangan
 Periksa temuan audit sebelumnya (bila ada)
 Yang diaudit sistemnya, bukan orangnya
 Seluruh lingkup audit tercakup sesuai rencana
 Gunakan ceklis sebagai alat bantu
 Ajukan pertanyaan terbuka utk wawancara
 Dengarkan & perhatikan penjelasan auditi
 Cek bukti objektif dan bandingkan dengan standar & acuan
 Buat laporan yang jelas dan lengkap
 Hindari pemborosan waktu / bicara yang perlu saja

11
the Spring
3. Pertemuan penutup

 Nyatakan audit telah selesai

 Ucapkan terima kasih
 Tonjolkan aspek positif
 Jelaskan ringkasan temuan audit (presentasi temuan oleh
auditor)
 Sepakati kerangka waktu tindakan koreksi
 Tawarkan pertanyaan
 Sepakati tindakan koreksi dan batas waktunya
 Buat laporan resmi ke manajemen

12
the Spring

Terima kasih