ILHAM FAREZALDI / 210413623431

OFFERING II / UAS WAJIB PM

PENGENDALIAN MENJAGA SIEBEL SYSTEMS TETAP PADA JALUR CEPAT

Pengendalian telah membantu Siebel Systems, sebuah perusahaan dengan laju-

pertumbuhan yang cepat dari AS, meraup pendapatan tahunan sebesar $1,6 miliar dari
penjualan perangkat lunak canggih kepada korporasi-korporasi seperti British Telecom
dan Sun Microsystem. Perangkat lunak Siebel mernbantu konsumen-konsumen korporasi
mengelola penjualan dan fungsi-fungsi penting lain dengan lebih baik, sehingga
korporasi-korporasi tersebut bisa memantau dan mengendalikan aktivitas serta hasil
dengan lebih baik. Tom Siebel, pendiri dan CEO Siebel, sangat percaya pada
pengendalian. Dia membuat standar untuk hampir semua hal dalam organisasi, dari
kinerja karyawan, pelayanan konsumen, sampai respons terhadap pelayanan. Hal ini
membantu Tom Siebel mengendalikan operasi, keuangan, struktur, dan strategi yang
melingkupi 5.200 karyawan lebih pada seratus kantor di seluruh dunia.

Siebel membutuhkan kinerja puncak setiap harinya untuk memberi bahan bakar
pada laju pertumbuhan perusahaan yang luar biasa, yaitu lebih dari 117 persen per tahun.
Jadi setiap 6 bulan, perusahaan memeringkat karvawan dalam tiap departemen. Mereka
yang masuk dalam 5 persen terendah akan dipecat, sementara berkinerja paling baik akan
diberikan balas jasa. Namun, perputaran karyawan Siebel tetap lebih rendah relatif
terhadap perusahaan-perusahaan teknologi-tinggi lain. Proses pengendalian ini membantu
Siebel mempertahankan kinerja tinggi dan pada saat yang sama menggandakan jumlah
karyawannya menjadi lebih dari 10.000 orang dan menambah ruang kantor seluas 2 juta
kaki di tahun-tahun berikutnya.

Operasi adalah area lain yang dikendalikan secara ketat oleh Siebel. Sering kali,
setelah mengumumkan rencana untuk meluncurkan program baru atau mengupdate
program lama, banyak produsen perangkat lunak kemudian tidak mampu menepati
tanggal peluncuran selama berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun. Tapi Siebel tidak.
Konsumen tahu bahwa Siebel pasti akan meluncurkan versi terbaru dari perangkat
lunaknya setiap musim semi, Mereka juga tahu bahwa mereka akan mendapatkan bantuan
berharga dengan cepat jika mereka mendapat kesulitan menginstall atau mengoperasikan
beberapa dari program kompleks yang dijual Siebel. CEO dan tim manajemennya
memberi teladan bagi semua karyawan dengan menghabiskan banyak waktu membantu
konsumen. Tom Siebel, misalnya, menghabiskan sekitar 60 persen dari hari kerjanya
untuk bertemu dengan konsumen, mempelajari masalah-masalah mereka, menawarkan
nasihat, dan memperlihatkan bagaimana produk-produk perusahaannya bisa menyediakan
solusi.

Wall Street menyukai perusahaan publik yang memiliki pengendalian keuangan

yang kuat, jadi tidaklah mengejutkan jika para investor mengerumuni Siebel. Kebiasaan
perusahaan melampaui prediksi analis setiap kuartal sejak perusahaan pertama kali
menjual saham pada tahun 1996—dan tren kenaikan harga saham perusahaan—jelas
sangat menggembirakan investor. Meskipun sejumlah pesaing telah terpuruk dalam
skandal akuntansi selama bertahun-tahun, pengendalian yang ketat telah membuat
keuangan Siebel berjalan lancar, satu alasan lain yang memikat investor. Sampai baru-
baru ini, CEO adalah satu-satunya manajer yang bisa mengesahkan pengeluaran biaya di
atas $10.000; kini dua manajer senior telah diberikan kekuasaan untuk rnengesahkan
pengeluaran sampai $50.000, sementara untuk jumlah yang lebih tinggi harus ditinjau dan
disahkan oleh Tom Siebel sendiri.

Tidak seperti banyak perusahaan teknologi-tinggi, Siebel memiliki norma busana

tak-tertulis yang mengharuskan karyawan memakai busana profesional pada saat bekerja.
Karyawan-karyawan pria diharapkan memakai jas dan dasi; karyawan-karyawan wanita
diharapkan memakai rok atau celana bahan. Norma busana ini membantu mengalirkan
profesionalisme ke seluruh sendi organisasi. Setiap kantor Siebel didekorasi serupa,
dengan karpet biru dan dinding putih, meja abu-abu, dan furnitur kayu maple. Setiap meja
harus rapi, tanpa kaleng soda kosong atau karton pizza kosong (makan di meja dilarang).
Sebagai penyimpangan lain dari norma-norma Silicon Valley, Siebel melarang permainan
basket dan peledakan kaleng bir yang begitu umum dalam banyak perusahaan teknologi-
tinggi. Pendek kata, Siebel seluruhnya adalah bisnis, pendekatan yang mengesankan
konsumen dan meningkatkan—meski bukan faktor utama—kemampuan Siebel bersaing
dengan Oracle, PeopleSoft, Baan, dan rival-rival lain.

Sebagai CEO, Tom Siebel mengendalikan perusahaannya secara ketat, tetapi dia
akhir-akhir ini mulai membagi kendali dengan sejumlah eksekutif puncak lain, Sebagai
contoh, dia mengangkat seorang chief operating officer untuk mengawasi isu-isu harian
dalam pemasaran dan penjualan, rekayasa, dan pelayanan. Di samping itu, dia
mengharapkan manajer dan karyawan bertindak cepat saat dia bertanya atau
memerintahkan sesuatu. Setelah Siebel bertemu dengan seorang konsumen pada hari
Jumat, misalnya, dia menjanjikan proposal lengkap pada hari Senin ─ mustahil bagi
banyak perusahaan tetapi merupakan waktu reaksi yang normal bagi karyawan-karyawan
Siebel.

Pertanyaan Kasus

1. Sebutkan sebanyak mungkin bentuk pengendalian dalam kasus ini.

Jawaban :

Ada beberapa jenis pengendalian dalam kasus ini seperti berikut, Jenis
pengendalian yang pertama yaitu pengendalian feedback, pengendalian feedback
merupakan jenis pengendalian yang dilakukan setelah aktivitas kerja dilakukan. Dalam
kasus tersebut Siebel setiap 6 bulan mengadakan evaluasi terhadap kinerja karyawannya.
Mereka memeringkatkan kinerja para karyawannya di tiap-tiap departemen lalu
memberikan mereka umpan balik. Karyawan yang memberikan kinerja paling baik akan
diberikan balas jasa, sementara karyawan yang memiliki kinerja paling rendah akan
dipecat.

Pengendalian kedua adalah concurrent control pengendalian ini dilakukan juga

oleh Siebel, dalam studi kasus diatas, ditulis Siebel menghabiskan 60 persen waktunya
untuk bertemu konsumen , membantu mereka mencari solusi, dan melayani complain .
Dengan itu ia bisa mengevalusai sebuah kekurangan dari produk atau adanya kekurangan
kinerja dan bisa langsung memperbaiki hal tersebut. Hal ini juga menyebabkan perusaah
Siebel mempunyai pelayanan yang baik terhadap konsumernya. Siebel secara ketat
mengatur sistem operasi mereka sehingga mereka dapat meluncurkan program baru dan
mengupdate program lama secara disiplin. Mereka juga dapat memberikan respon yang
cepat terhadap konsumen yang mengalami kesulitan atau masalah dalam menjalani
program Siebel. Yang kedua adalah tindakan Management by walking around atau
keberadaan manajer didaerah kerja. Hal ini dapat kita lihat dari tindakan Tom Siebel yang
menghabiskan 60% dari hari kerjanya untuk bertemu langsung dengan konsumen,
melihat permasalahan yang ada, dan membantu memberikan solusi. Lalu tindakan yang
ketiga adalah pemberlakuan norma busana. Siebel memiliki norma busana tak tertulis
yang mengharuskan para karyawannya untuk memakai pakaian yang formal dan
professional seperti jas, dasi, dll.

Lalu pengendalian yang ia lakukan selanjutnya adalah feedback control , Siebel

selalu mengevaluasi kineja perusahaannya. Dengan itu perusahaan Siebel bisa
berkembang tinggi. Contoh evaluasinya adalah setiap 6 bulan sekali ia melakukan
pemeringkatan karyawannya dan yang berada di bawh 5 persen akan ia pecat. Setelah itu
ia selalu mengevaluasi produknya dengan mendengarkan feedback dari konsumernya .

2. Apa saja keunggulan dan kelemahan dari memusatkan pengendalian di tangan satu
manajer puncak?

Jawaban : Keunggulan yang di dapatkan adalah semua keputusan pengendalian berada

di tangan satu manajer, akibatyna peraturan di sebuah perusahaan/organisasi semuanya
sama. setelah itu pengambilan kepututusan lebih cepat untuk dilakukan dikarenakan
tidak banyak orang yang ikut andil dalam pengambilan keputusan.. Dengan adanya
sistem sentralisasi sebuah organissasi bisa mendapatkan kepemimpinan yang jelas, jika
ada sebuah masalah mereka tahu harus melapor kemana alias sebuah koordinasi dalam
perusahaan lebih lancar.

Sementara itu kelemahan dari memusatkan pengendalian kepada satu orang

adalah pertama, kurangnya komunikasi antara manajer dan karyawan. Kedua, kurangnya
fleksibilitas. Dan yang ketiga, kurang hubungan yang erat antara atasan dengan bawahan.

3. Apakah Siebel terlihat sebagai lingkungan kerja yang menarik untuk Anda? Mengapa
dan mengapa tidak?

Jawaban : Dalam sudut pandang saya, saya kurang tertarik terhadap lingkungan kerja
seperti ini. Menurut saya sistem yang digunakan Siebel terlalu ketat sehingga terkesan
kurang memberikan ruang bagi karyawannya. Seperti misalnya pemberlakuan pemecatan
terhadap kinerja karyawan yang memiliki kinerja terendah. Menurut pandangan saya
lingkungan kerja Siebel sangat membuat karyawanya sangat disiplin sampai ia tidak
memberikan mereka sebuah tempat untuk merefresh diri mereka. Contoh seperti tidak
adanya lapangan basket DLL. Menurut saya hal ini menyebabkan karyawan di
perusahaaan tersebut terlihat seperti robot. Mereka di berikan perintah dan kadang
mereka lembur untuk mengejar target. Saya lebih menyukai lingkungan kerja yang
memberikan fleksibilitas dalam pekerjaan bukan berati kitab oleh telat atau apa pun.
Tetapi kita masih diperlakukan seperti manusia .

Hal ini memang bisa menjadikan motivasi bagi karyawan untuk menaikkan kinerjanya.
Namun hal ini juga dapat memberikan tekanan berlebih bagi karyawan. Sebaiknya Siebel
juga dapat memerhatikan karyawannya dengan cara meminta masukan, kritik, dan juga
saran.
OFF II - UAS PM VERSI SOAL PILIHAN 2

Sangat Rahasia

"Lebih mudah memasuki penjara daripada Operations Center East (OCE) Visa yang
bersifat sangat rahasia, pusat data terbesar, tercanggih, dan terbaru Visa di AS." 78 Rick
Knight, kepala operasional dan teknis global Visa, bertanggung jawab atas keamanan dan
fungsi OCE. Mengapa Visa rnenerapkan sernua tindakan pencegahan ini? Karena Visa
mcnyadari bahwa (1) peretas semakin sulit ditangani, (2) data adalah komoditas yang
semakin diminati di dalam pasar gelap, dan (3) cara terbaik untuk menjaga keamanan
data adalah dengan menerapkan jejaring infonnasi ini ke dalam sebuah benteng yang
dapat mendeteksi ancaman dengan segera.

Setiap hari, Visa memproses sekitar 150 juta pembayaran elektronik ritel dari
seluruh dunia. (Rekor terkininya dalam memproses transaksi adalah 300,7 juta pada 23
Desember 2011.) Dan setiap hari, sistem Visa menghubungkan lebih dari 2 miliar kartu
kredit dan debit, jutaan lokasi penerimanya, 1,9 juta ATM, dan 15.000 lembaga
keuangan. Jadi apa yang tampak bagi kita sekadar menggesek kartu atau memasukkan
nomor kartu kita untuk transaksi online sebenarnya memicu serangkaian aktivitas yang
beragam, yang meliputi pemrosesan transaksi penjualan dasar, manajemen risiko, dan
layanan berbasis informasi. Untuk itu 130 karyawan OCE mempunyai dua pekerjaan:
"Menjaga agar peretas tidak masuk dan jaringan tetap terhubung, setiap saat." Dan itu
sebabnya Visa tidak mengungkapkan lokasi OCE—deskripsi lokasi spesifiknya hanya
sebatas di wilayah pantai Timur.

Di bawah jalan menuju OCE, palang hidrolik bisa muncul cukup cepat untuk
menghentikan mobil melaju di atas 50 mil/jam. Dan mobil yang melaju di atas batas itu
akan melenceng keluar jalur saat melalui "tikungan tajam" dan terjun ke kolam
penampungan. Di abad pertengahan, hal tersebut menyerupai parit yang mengelilingi
sebuah kastil, yang juga didesain sebagai upaya perlindungan. Selain itu, juga terdapat
ratusan kamera pengaman dan tim keamanan yang sangat tegas yang terdiri dari mantan
personel militer. Jika Anda cukup beruntung untuk diundang mengunjungi OCE
(beberapa orang pernah diundang), foto dan sidik jari telunjuk Anda harus tertera pada
kartu pengunjung Anda. Lalu, Anda masuk ke sebuah "portal sempit", di mana Anda
akan meletakkan kartu pengunjung Anda di sebuah mesin pembaca yang dapat
memastikan bahwa pemegang kartu tersebut benar-benar diri Anda. Kemudian, Anda
harus memasukkan kartu tersebut ke sebuah mesin pembaca lain dan meletakkan jari
telunjuk Anda di alat pendeteksi sidik jari. Jika Anda dapat lolos dari verifikasi ini, Anda
diperbolehkan masuk ke pusat pengoperasian jaringan. Dengan layar-layar yang
menutupi dinding, setiap pegawai OCE duduk di sebuah meja dengan empat buah
monitor. Di dalam sebuah ruangan di belakang ruangan utama, tiga petugas keamanan
super tegas mengamati setiap gerak-gerik yang ada di ruangan tersebut. "Knight
menyebutkan bahwa terdapat sekitar 60 insiden dalam sehari yang membutuhkan
perhatian."

Meskipun peretas adalah kekhawatiran terbesar mereka, Knight juga

mengkhawatirkan kapasitas jaringan. Saat ini, kapasitas maksimum jaringan OCE adalah
24.000 transaksi per detik. "Pada suatu waktu, ketika transaksi yang harus diproses
melebihi 24.000 transaksi, jaringan akan berhenti memproses semua transaksi tersebut,"
ujar Knight. Sejauh ini, di hari-hari tersibuk OCE, OCE memproses sebanyak 11.613
transaksi. OCE dijabarkan sebagai pusat "Tier-4", yang merupakan sertifikasi dari sebuah
organisasi pusat data. Untuk mendapatkan sertifikasi tersebut, setiap (ya, maksud kami
setiap) mainframe, pendingin ruangan, dan baterai harus mempunyai cadangan.

PERTANYAAN DISKUSI

1. Apakah Visa terlalu berhati-hati? Mengapa ya atau tidak? Mengapa tingkat

pengendalian seperti ini dibutuhkan?

 Tidak terlalu berhati hati, sebab OCE Visa AS adalah sebuah perusahaan yang
bergerak serta bersifat sangat rahasia, merupakan yang terbaru, juga tercanggih
dan merupakan pusat data penggunanya.
sehingga harus dijaga keamanannya dari peretas yang semkin sulit ditangani, lalu
data sendiri adalah komoditas yang semakin diminati di dalam pasar gelap
menjadikan cara terbaik OCE VIsa untuk menjaga keamanan data adalah dengan
menerapkan jejaring infonnasi ini ke dalam sebuah benteng yang dapat
mendeteksi ancaman dengan segera.

2. Pengendalian mana yang lebih penting bagi Visa: feedforward, concurrent, atau
feedback? Jelaskan.

 Pengendalian yang lebih penting yang diambil Visa yaitu Feedforward bukan
feedback . Feedforward control sendiri dapat mengurangi deviasi dari setpoint
tapi hal ini berjalan lambat. Sedangkan Feedback digunakan untuk
 mengembalikan keadaan menuju setpoint secara cepat tetapi mempunyai deviasi
yang lebih lebar.Karena feed forward dirancang untuk mengantisipasi timbulnya
masalah potensial yang mengambil tindakan pencegahan untuk menghindari
terjadinya permasalahan tersebut.
Visa OCE mengambil langkah pencegahan seperti
130 karyawan OCE yang diberikan dua pekerjaan yaitu Menjaga agar peretas
tidak masuk dan jaringan tetap terhubung, setiap saat. Itu sebabnya Visa tidak
mengungkapkan lokasi OCE dan lokasi spesifiknya hanya sebatas di wilayah
pantai Timur.
Karena lokasi OCE yang rahasia sebagai bentuk pencegahan timbulnya masalah
potensial akses jalan di desain menyerupai parit yang mengelilingi sebuah kastil,
yang juga bermaksut sebagai upaya perlindungan berupa diberikannya Palang
hidrolik bisa muncul cukup cepat untuk menghentikan mobil melaju di atas 50
mil/jam. Dan mobil yang melaju di atas batas itu akan melenceng keluar jalur
saat melalui "tikungan tajam" dan terjun ke kolam penampungan. Selain itu, juga
terdapat ratusan kamera pengaman dan tim keamanan yang sangat tegas yang
terdiri dari mantan personel militer.
Tidak hanya jalur menuju OCE saja saat kita diberi kesempatan mengunjungi
atau dapat memasuki perusahaan ini pun penjagaan dan pengecekan data diri
sangatlah lengkap seperti diarahkannya masuk ke sebuah "portal sempit", di
mana Anda akan meletakkan kartu pengunjung Anda di sebuah mesin pembaca
yang dapat memastikan bahwa pemegang kartu tersebut benar-benar diri Anda.
Dan ada beberapa pengecekan lagi, dan jika lolos dari verifikasi ini, barulah
diperbolehkan masuk ke pusat pengoperasian jaringan.

3. Apakah pengendalian manajerial lain yang dapat berguna bagi Visa?

 Selain peretas data, knight juga mengkhawatirkan kapasitas jaringan. Saat ini,
kapasitas maksimum jaringan OCE adalah 24.000 transaksi per detik. "Pada suatu
waktu, ketika transaksi yang harus diproses melebihi 24.000 transaksi, jaringan
akan berhenti memproses semua transaksi tersebut atau juga disebut
Inconsistency data yaitu adanya data yang tidak konsisten saat diakses secara
bersamaan dalam kapasitas yang terlalu banyak.
 Dapat dilihat disini OCE Visa pun mengambil Pengendalian manajerial lain yang
dapat berguna bagi visa yaitu Current Control. Dengan pengendalian ini
memungkinkan untuk dapat memonitor kegiatan yang sedang berlangsung,
sehingga dapat memastikan bahwa segala sesuatu berjalan dengan semestinya
dan memungkinkan tindakan perbaikan sementara kegiatan masih berlangsung.
Seperti contohnya yang suda disebutkan bahwa 130 karyawan OCE yang
diberikan dua pekerjaan yaitu Menjaga agar peretas tidak masuk dan jaringan
tetap terhubung, setiap saat. Lalu dari banyak nya pekerja tersebut tentu ada
Pengendalian keamaan yang dimonitoring tiga petugas keamanan super tegas
mengamati setiap gerak-gerik yang ada di ruangan tersebut.

4. Apa yang dapat dipelajari organisasi lain dari pendekatan yang diambil Visa?

 Hal yang dapat dipelajari organisasi lain dari endekatan yang diambil Visa yaitu
selalu berhati hati, contohnya seperti dapat memprediksi masalah yang akan
timbul (seperti kekhawatiran tentang peretas data dan kekhawatiran akan
kapasitas maksimum jaringan OCE) serta melakukan pencegahan yang tepat agar
kegiatan dapa berlangsung dengan lancar dan baik. Dengan mengambil langkah
Feedforward control yang dapat mengurangi deviasi dari setpoint tapi hal ini
berjalan lambat. Karena feed forward dirancang untuk mengantisipasi timbulnya
masalah potensial yang mengambil tindakan pencegahan untuk menghindari
terjadinya permasalahan tersebut.