Merumuskan Proses Bisnis serta Tugas dan Fungsi dalam Organisasi

(M.70SDM01.005.2)
Oleh: Drs. Dadang Budiaji, MM.

Pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam merumuskan

proses bisnis, serta membagi dan menetapkan tugas pokok dan fungsi utama setiap
satuan unit di dalam satu kesatuan organisasi sesuai proses bisnis, meliputi:

Pengetahuan
 Pengetahuan tentang proses bisnis, yaitu bagaimana suatu organisasi
menghasilkan produk atau layanan.
 Pengetahuan tentang organisasi, yaitu struktur, fungsi, dan proses kerja
organisasi.
 Pengetahuan tentang manajemen, yaitu bagaimana mengelola sumber daya
manusia, keuangan, dan operasional organisasi.

Keterampilan
 Keterampilan berpikir kritis dan analitis, yaitu untuk memahami masalah dan
mencari solusi yang tepat.
 Keterampilan berkomunikasi secara efektif, yaitu untuk menyampaikan ide dan
informasi dengan jelas dan mudah dipahami.
 Keterampilan bekerja sama, yaitu untuk bekerja sama dengan orang lain untuk
mencapai tujuan bersama.

Sikap kerja
 Sikap objektif, yaitu tidak memihak dan tidak berprasangka dalam mengambil
keputusan.
 Sikap proaktif, yaitu mengambil inisiatif dan bertindak sebelum masalah terjadi.
 Sikap adaptif, yaitu mampu menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi.

Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang masing-masing pengetahuan,

keterampilan, dan sikap kerja tersebut:

Pengetahuan tentang proses bisnis

Pengetahuan tentang proses bisnis meliputi pemahaman tentang:

 Input, yaitu apa yang dibutuhkan untuk memulai proses bisnis.

 Proses, yaitu serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk mengubah input
menjadi output.
 Output, yaitu hasil dari proses bisnis.
 Pelanggan, yaitu pihak yang menerima output dari proses bisnis.

Pengetahuan tentang proses bisnis ini penting untuk memahami bagaimana suatu
organisasi beroperasi dan menghasilkan produk atau layanan. Dengan memahami
proses bisnis, maka dapat ditentukan tugas pokok dan fungsi utama setiap satuan unit
di dalam organisasi agar dapat mendukung proses bisnis secara keseluruhan.

Pengetahuan tentang organisasi

Pengetahuan tentang organisasi meliputi pemahaman tentang:
  Struktur organisasi, yaitu bagaimana organisasi dibagi menjadi unit-unit kerja.
 Fungsi organisasi, yaitu tugas dan tanggung jawab masing-masing unit kerja.
 Proses kerja organisasi, yaitu bagaimana unit-unit kerja bekerja sama untuk
mencapai tujuan organisasi.

Pengetahuan tentang organisasi ini penting untuk memahami bagaimana organisasi

ditata dan bagaimana unit-unit kerja bekerja sama. Dengan memahami organisasi,
maka dapat ditentukan tugas pokok dan fungsi utama setiap satuan unit di dalam
organisasi agar dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

Pengetahuan tentang manajemen

Pengetahuan tentang manajemen meliputi pemahaman tentang:

 Manajemen sumber daya manusia, yaitu bagaimana mengelola karyawan

untuk mencapai tujuan organisasi.
 Manajemen keuangan, yaitu bagaimana mengelola uang untuk mencapai
tujuan organisasi.
 Manajemen operasional, yaitu bagaimana mengelola proses produksi atau
layanan untuk mencapai tujuan organisasi.

Pengetahuan tentang manajemen ini penting untuk memahami bagaimana sumber

daya organisasi dikelola untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan memahami
manajemen, maka dapat ditentukan tugas pokok dan fungsi utama setiap satuan unit
di dalam organisasi agar dapat mendukung pengelolaan sumber daya organisasi
secara keseluruhan.

Keterampilan berpikir kritis dan analitis

Keterampilan berpikir kritis dan analitis diperlukan untuk memahami masalah dan
mencari solusi yang tepat. Keterampilan ini penting untuk merumuskan proses bisnis
yang efektif dan efisien.

Keterampilan berkomunikasi secara efektif

Keterampilan berkomunikasi secara efektif diperlukan untuk menyampaikan ide dan
informasi dengan jelas dan mudah dipahami. Keterampilan ini penting untuk
berkoordinasi dengan berbagai pihak dalam merumuskan proses bisnis.

Keterampilan bekerja sama

Keterampilan bekerja sama diperlukan untuk bekerja sama dengan orang lain untuk
mencapai tujuan bersama. Keterampilan ini penting untuk melibatkan berbagai pihak
dalam merumuskan proses bisnis agar dapat menghasilkan hasil yang optimal.

Sikap objektif
Sikap objektif diperlukan untuk tidak memihak dan tidak berprasangka dalam
mengambil keputusan. Sikap ini penting untuk memastikan bahwa proses bisnis yang
dirumuskan tidak berpihak pada kepentingan tertentu.

Sikap proaktif
Sikap proaktif diperlukan untuk mengambil inisiatif dan bertindak sebelum masalah
terjadi. Sikap ini penting untuk memastikan bahwa proses bisnis yang dirumuskan
dapat mengantisipasi perubahan yang terjadi di lingkungan organisasi.
Sikap adaptif
Sikap adaptif diperlukan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi.
Sikap ini penting untuk memastikan bahwa proses bisnis yang dirumuskan dapat
bertahan dan berkembang di tengah perubahan yang terjadi di lingkungan organisasi.

Empat Kriteria Unjuk Kerja (KUK) Dalam Merumuskan Proses Bisnis Serta
Tugas Dan Fungsi Dalam Organisasi, Sbb:
1. Proses bisnis yang menghasilkan nilai tambah di organisasi diidentifikasi.
2. Proses bisnis dikelompokkan untuk mengidentifikasi tugas dan fungsi.
3. Tugas dan fungsi disusun sesuai dengan pengelompokan proses bisnis untuk
mendapatkan pengesahan.
4. Tugas dan fungsi yang telah disahkan ditindaklanjuti untuk penyusunan struktur
organisasi.

(1) Proses bisnis yang menghasilkan nilai tambah di organisasi diidentifikasi.

Proses bisnis yang menghasilkan nilai tambah di organisasi dapat diidentifikasi

dengan menggunakan beberapa langkah berikut:

1. Identifikasi tujuan dan sasaran organisasi

Langkah pertama adalah mengidentifikasi tujuan dan sasaran organisasi. Tujuan dan
sasaran organisasi akan menjadi dasar untuk menentukan proses bisnis yang
menghasilkan nilai tambah.

2. Identifikasi proses bisnis

Langkah kedua adalah mengidentifikasi proses bisnis yang ada di organisasi. Proses
bisnis dapat diidentifikasi dengan cara memetakan aktivitas-aktivitas yang dilakukan
oleh organisasi untuk menghasilkan produk atau layanan.

3. Analisis proses bisnis

Langkah ketiga adalah menganalisis proses bisnis untuk menentukan apakah proses
tersebut menghasilkan nilai tambah. Analisis dapat dilakukan dengan cara menilai
input, proses, dan output dari proses bisnis.

4. Identifikasi proses bisnis yang menghasilkan nilai tambah

Langkah keempat adalah mengidentifikasi proses bisnis yang menghasilkan nilai
tambah. Proses bisnis yang menghasilkan nilai tambah adalah proses yang
menghasilkan output yang memiliki nilai bagi pelanggan atau organisasi.

Berikut adalah beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk menilai apakah suatu
proses bisnis menghasilkan nilai tambah:

 Meningkatkan kepuasan pelanggan

 Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
 Meningkatkan kualitas produk atau layanan
 Meningkatkan inovasi
 Meningkatkan daya saing
Proses bisnis yang menghasilkan nilai tambah dapat menjadi dasar untuk
menentukan tugas pokok dan fungsi utama setiap satuan unit di dalam organisasi.

Dengan demikian, tugas pokok dan fungsi utama setiap satuan unit di dalam
organisasi dapat mendukung proses bisnis secara keseluruhan dan mencapai tujuan
organisasi.

Berikut adalah beberapa contoh proses bisnis yang menghasilkan nilai tambah di
organisasi:

 Proses produksi
 Proses penjualan
 Proses layanan pelanggan
 Proses pengembangan produk
 Proses riset dan pengembangan

Proses-proses tersebut menghasilkan nilai tambah bagi pelanggan atau organisasi

dengan cara meningkatkan kepuasan pelanggan, efisiensi dan efektivitas, kualitas
produk atau layanan, inovasi, dan daya saing.

(2) Proses Bisnis Dikelompokkan Untuk Mengidentifikasi Tugas Dan Fungsi.

Proses bisnis dapat dikelompokkan berdasarkan berbagai kriteria, seperti:

 Fungsi organisasi, yaitu proses bisnis yang berhubungan dengan fungsi-fungsi

utama organisasi, seperti fungsi produksi, fungsi penjualan, fungsi keuangan,
dan fungsi sumber daya manusia.

 Lokasi, yaitu proses bisnis yang dilakukan di lokasi tertentu, seperti pabrik,
kantor, atau toko.

 Pelanggan, yaitu proses bisnis yang berhubungan dengan pelanggan, seperti

proses penjualan, proses layanan pelanggan, dan proses pemasaran.

 Produk atau layanan, yaitu proses bisnis yang berhubungan dengan produk
atau layanan yang dihasilkan oleh organisasi.

Pengelompokan proses bisnis berdasarkan kriteria-kriteria tersebut dapat membantu

untuk mengidentifikasi tugas dan fungsi utama setiap satuan unit di dalam organisasi.
Berikut adalah beberapa contoh bagaimana proses bisnis dikelompokkan untuk
mengidentifikasi tugas dan fungsi:

 Proses bisnis yang berhubungan dengan fungsi produksi dapat dikelompokkan

menjadi proses perencanaan produksi, proses pengendalian produksi, dan
proses pengendalian kualitas. Proses perencanaan produksi bertanggung
jawab untuk merencanakan kebutuhan bahan baku, mesin, dan tenaga kerja
untuk menghasilkan produk. Proses pengendalian produksi bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa proses produksi berjalan sesuai dengan
rencana. Proses pengendalian kualitas bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.
  Proses bisnis yang berhubungan dengan fungsi penjualan dapat
dikelompokkan menjadi proses pemasaran, proses penjualan, dan proses
layanan pelanggan. Proses pemasaran bertanggung jawab untuk menciptakan
permintaan terhadap produk atau layanan yang dihasilkan oleh
organisasi. Proses penjualan bertanggung jawab untuk memasarkan dan
menjual produk atau layanan kepada pelanggan. Proses layanan pelanggan
bertanggung jawab untuk memberikan layanan kepada pelanggan setelah
produk atau layanan dibeli.

Dengan mengidentifikasi tugas dan fungsi utama setiap satuan unit di dalam
organisasi, maka organisasi dapat memastikan bahwa setiap satuan unit bekerja
sama secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

(3) Tugas Dan Fungsi Disusun Sesuai Dengan Pengelompokan Proses Bisnis
Untuk Mendapatkan Pengesahan.

Tugas dan fungsi disusun sesuai dengan pengelompokan proses bisnis untuk
mendapatkan pengesahan dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi tugas dan fungsi utama

Langkah pertama adalah mengidentifikasi tugas dan fungsi utama setiap satuan unit
di dalam organisasi. Tugas dan fungsi utama dapat diidentifikasi dengan cara
menganalisis proses bisnis yang telah dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu.

2. Kembangkan tugas dan fungsi pendukung

Langkah kedua adalah mengembangkan tugas dan fungsi pendukung. Tugas dan
fungsi pendukung adalah tugas dan fungsi yang mendukung tugas dan fungsi utama.
Tugas dan fungsi pendukung dapat diidentifikasi dengan cara menganalisis input,
proses, dan output dari proses bisnis.

3. Susun tugas dan fungsi dalam urutan logis

Langkah ketiga adalah menyusun tugas dan fungsi dalam urutan logis. Urutan logis
dapat ditentukan dengan cara mempertimbangkan keterkaitan antara tugas dan
fungsi.

4. Gunakan bahasa yang jelas dan singkat

Langkah keempat adalah menggunakan bahasa yang jelas dan singkat dalam
menyusun tugas dan fungsi. Bahasa yang jelas dan singkat akan memudahkan
pemahaman dan pelaksanaan tugas dan fungsi.

5. Dapatkan pengesahan
Langkah terakhir adalah mendapatkan pengesahan dari pihak-pihak terkait, seperti
manajemen, karyawan, dan pelanggan. Pengesahan diperlukan untuk memastikan
bahwa tugas dan fungsi yang disusun sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Berikut adalah beberapa tips untuk menyusun tugas dan fungsi yang efektif:

 Fokus pada hasil

Tugas dan fungsi harus difokuskan pada hasil yang ingin dicapai. Dengan demikian,
tugas dan fungsi dapat diukur dan dievaluasi secara efektif.
  Fleksibel
Tugas dan fungsi harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan perubahan yang
terjadi di lingkungan organisasi.

 Berorientasi pada pelanggan

Tugas dan fungsi harus berorientasi pada pelanggan. Dengan demikian, tugas dan
fungsi dapat memberikan nilai tambah bagi pelanggan.

Dengan mengikuti langkah-langkah dan tips di atas, maka organisasi dapat menyusun
tugas dan fungsi yang efektif dan efisien.

(4) Tugas Dan Fungsi Yang Telah Disahkan Ditindaklanjuti Untuk Penyusunan
Struktur Organisasi.

Tugas dan fungsi yang telah disahkan ditindaklanjuti untuk penyusunan struktur
organisasi dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Analisis tugas dan fungsi

Langkah pertama adalah menganalisis tugas dan fungsi yang telah disahkan. Analisis
dilakukan untuk menentukan:

 Jumlah unit kerja yang dibutuhkan

 Hubungan antara unit kerja
 Tingkat wewenang dan tanggung jawab masing-masing unit kerja

2. Desain struktur organisasi

Langkah kedua adalah mendesain struktur organisasi berdasarkan analisis yang telah
dilakukan. Desain struktur organisasi harus dapat mendukung tugas dan fungsi yang
telah disahkan.

3. Pengesahan struktur organisasi

Langkah ketiga adalah mendapatkan pengesahan dari pihak-pihak terkait, seperti
manajemen, karyawan, dan pelanggan. Pengesahan diperlukan untuk memastikan
bahwa struktur organisasi yang didesain sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Berikut adalah beberapa tips untuk menyusun struktur organisasi yang efektif:

 Sederhana
Struktur organisasi harus sederhana dan mudah dipahami. Dengan demikian, struktur
organisasi dapat memudahkan komunikasi dan koordinasi antar unit kerja.

 Fleksibel
Struktur organisasi harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan perubahan yang
terjadi di lingkungan organisasi.

 Berorientasi pada hasil

Struktur organisasi harus berorientasi pada hasil. Dengan demikian, struktur
organisasi dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi.
Dengan mengikuti langkah-langkah dan tips di atas, maka organisasi dapat menyusun
struktur organisasi yang efektif dan efisien.
Berikut adalah beberapa contoh bagaimana tugas dan fungsi yang telah disahkan
ditindaklanjuti untuk penyusunan struktur organisasi:

 Misalnya, jika tugas dan fungsi yang telah disahkan menunjukkan bahwa
organisasi perlu memiliki unit kerja baru, maka struktur organisasi perlu
didesain untuk mengakomodasi unit kerja baru tersebut.
 Misalnya, jika tugas dan fungsi yang telah disahkan menunjukkan bahwa perlu
ada perubahan hubungan antara unit kerja, maka struktur organisasi perlu
didesain untuk mengakomodasi perubahan hubungan tersebut.
 Misalnya, jika tugas dan fungsi yang telah disahkan menunjukkan bahwa perlu
ada perubahan wewenang dan tanggung jawab masing-masing unit kerja,
maka struktur organisasi perlu didesain untuk mengakomodasi perubahan
wewenang dan tanggung jawab tersebut.

Pada akhirnya, penyusunan struktur organisasi harus disesuaikan dengan kebutuhan

organisasi yang bersangkutan.
 Contoh Portfolio Dalam Merumuskan Proses Bisnis Serta
Tugas Dan Fungsi Dalam Organisasi

Prosedur Merumuskan Proses Bisnis dan Tugas Fungsi dalam Organisasi

Perusahaan : PT XYZ
Versi : 1.0
Tanggal : 30 Desember 2023

1. Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk merumuskan proses bisnis serta tugas dan fungsi dalam
organisasi PT XYZ secara efektif dan efisien.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk seluruh unit kerja di PT XYZ.

3. Definisi

 Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk menghasilkan

produk atau layanan.
 Tugas adalah pekerjaan yang harus dilakukan oleh seseorang atau unit kerja.
 Fungsi adalah kumpulan tugas yang saling terkait dan bertujuan untuk
mencapai tujuan tertentu.

4. Prosedur

4.1. Persiapan
 Tim yang terdiri dari perwakilan dari berbagai unit kerja dibentuk untuk
merumuskan proses bisnis dan tugas fungsi.
 Tim melakukan identifikasi tujuan dan sasaran organisasi.

4.2. Identifikasi proses bisnis

 Tim melakukan identifikasi proses bisnis yang ada di organisasi.
 Proses bisnis dapat diidentifikasi dengan cara memetakan aktivitas-aktivitas
yang dilakukan oleh organisasi untuk menghasilkan produk atau layanan.

4.3. Analisis proses bisnis

 Tim menganalisis proses bisnis untuk menentukan apakah proses tersebut
menghasilkan nilai tambah.
 Analisis dapat dilakukan dengan cara menilai input, proses, dan output dari
proses bisnis.

4.4. Identifikasi proses bisnis yang menghasilkan nilai tambah

 Tim mengidentifikasi proses bisnis yang menghasilkan nilai tambah.
 Proses bisnis yang menghasilkan nilai tambah adalah proses yang
menghasilkan output yang memiliki nilai bagi pelanggan atau organisasi.
4.5. Pengelompokan proses bisnis
 Proses bisnis yang menghasilkan nilai tambah dikelompokkan berdasarkan
kriteria tertentu, seperti fungsi organisasi, lokasi, pelanggan, atau produk atau
layanan.

4.6. Identifikasi tugas dan fungsi utama

 Tim mengidentifikasi tugas dan fungsi utama setiap satuan unit di dalam
organisasi.
 Tugas dan fungsi utama dapat diidentifikasi dengan cara menganalisis proses
bisnis yang telah dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu.

4.7. Pengembangan tugas dan fungsi pendukung

 Tim mengembangkan tugas dan fungsi pendukung.
 Tugas dan fungsi pendukung adalah tugas dan fungsi yang mendukung tugas
dan fungsi utama.
 Tugas dan fungsi pendukung dapat diidentifikasi dengan cara menganalisis
input, proses, dan output dari proses bisnis.

4.8. Penyusunan tugas dan fungsi dalam urutan logis

 Tim menyusun tugas dan fungsi dalam urutan logis.
 Urutan logis dapat ditentukan dengan cara mempertimbangkan keterkaitan
antara tugas dan fungsi.

4.9. Penggunaan bahasa yang jelas dan singkat

 Tim menggunakan bahasa yang jelas dan singkat dalam menyusun tugas dan
fungsi.
 Bahasa yang jelas dan singkat akan memudahkan pemahaman dan
pelaksanaan tugas dan fungsi.

4.10. Pengesahan
 Tugas dan fungsi yang disusun mendapat pengesahan dari
manajemen, karyawan, dan pelanggan.

5. Verifikasi dan Evaluasi

 Tugas dan fungsi yang telah disahkan diverifikasi dan dievaluasi secara berkala
untuk memastikan bahwa tugas dan fungsi tersebut masih sesuai dengan
kebutuhan organisasi.

6. Lampiran
 Lampiran 1: Contoh format identifikasi proses bisnis
 Lampiran 2: Contoh format identifikasi tugas dan fungsi
Lampiran 1

Format Identifikasi Proses Bisnis

Nama Proses
No. Tujuan Input Proses Output
Bisnis

Menghasilkan Bahan baku, Pengolahan bahan

Proses
1 produk sesuai mesin, tenaga baku, perakitan, dan Produk jadi
Produksi
dengan spesifikasi kerja pemeriksaan

Produk jadi, Penawaran produk,

Proses Menjual produk
2 promosi, dan negosiasi harga, dan Pembayaran
Penjualan kepada pelanggan
pemasaran penjualan

Proses Memberikan Keluhan, Penanganan keluhan,

Kepuasan
3 Layanan layanan kepada pengaduan, dan pengaduan, dan
pelanggan
Pelanggan pelanggan saran saran

Lampiran 2

Format Identifikasi Tugas dan Fungsi

No. Nama Unit Kerja Tugas Utama Tugas Pendukung

Menghasilkan produk
Divisi Melakukan pembelian bahan baku, mengelola mesin dan
1 sesuai dengan
Produksi tenaga kerja, dan melakukan pemeriksaan kualitas produk
spesifikasi

Divisi Menjual produk kepada Melakukan promosi dan pemasaran produk, serta menangani
2
Penjualan pelanggan keluhan pelanggan

Divisi
Memberikan layanan Melakukan pelayanan kepada pelanggan, serta menangani
3 Layanan
kepada pelanggan keluhan pelanggan
Pelanggan
 PT XYZ

Rumusan Proses Bisnis dan Tugas Fungsi

TABEL 1. Proses Bisnis PT XYZ

Proses Bisnis Tujuan Input Proses Output

Menghasilkan
Bahan baku, Pengolahan bahan
Proses produk apparel Produk
mesin, dan baku, perakitan,
Produksi sesuai dengan apparel jadi
tenaga kerja dan pemeriksaan
spesifikasi

Menjual produk Produk apparel Penawaran produk,

Proses
apparel kepada jadi, promosi, negosiasi harga, Pembayaran
Penjualan
pelanggan dan pemasaran dan penjualan

Penanganan
Proses Memberikan Keluhan,
keluhan, Kepuasan
Layanan layanan kepada pengaduan, dan
pengaduan, dan pelanggan
Pelanggan pelanggan saran
saran

Uraian / Deskripsi

PT XYZ adalah perusahaan manufakture dan retail apparel yang memiliki tiga proses
bisnis utama, yaitu proses produksi, proses penjualan, dan proses layanan pelanggan.

1. Proses produksi bertujuan untuk menghasilkan produk apparel sesuai dengan

spesifikasi. Proses ini dimulai dengan pengadaan bahan baku, kemudian
dilanjutkan dengan pengolahan bahan baku, perakitan, dan pemeriksaan. Output
dari proses ini adalah produk apparel jadi.

2. Proses penjualan bertujuan untuk menjual produk apparel kepada pelanggan.

Proses ini dimulai dengan promosi dan pemasaran produk, kemudian dilanjutkan
dengan penawaran produk, negosiasi harga, dan penjualan. Output dari proses
ini adalah pembayaran.

3. Proses layanan pelanggan bertujuan untuk memberikan layanan kepada

pelanggan. Proses ini dimulai dengan penanganan keluhan, pengaduan, dan
saran. Output dari proses ini adalah kepuasan pelanggan.
TABEL 2. Tugas dan Fungsi Unit Kerja PT XYZ

Unit Kerja Tugas Utama Tugas Pendukung

Menghasilkan produk Melakukan pembelian bahan baku,

Divisi
apparel sesuai dengan mengelola mesin dan tenaga kerja, dan
Produksi
spesifikasi melakukan pemeriksaan kualitas produk

Divisi Menjual produk apparel Melakukan promosi dan pemasaran produk,

Penjualan kepada pelanggan serta menangani keluhan pelanggan

Divisi
Memberikan layanan Melakukan penanganan keluhan, pengaduan,
Layanan
kepada pelanggan dan saran
Pelanggan

Uraian / Deskripsi

Berdasarkan proses bisnis yang telah diidentifikasi, maka dapat dirumuskan tugas dan
fungsi unit kerja di PT XYZ sebagai berikut:

Divisi Produksi
 Tugas utama: Menghasilkan produk apparel sesuai dengan spesifikasi
 Tugas pendukung:
o Melakukan pembelian bahan baku
o Mengelola mesin dan tenaga kerja
o Melakukan pemeriksaan kualitas produk

Divisi Penjualan
 Tugas utama: Menjual produk apparel kepada pelanggan
 Tugas pendukung:
o Melakukan promosi dan pemasaran produk
o Menangani keluhan pelanggan

Divisi Layanan Pelanggan

 Tugas utama: Memberikan layanan kepada pelanggan
 Tugas pendukung:
o Melakukan penanganan keluhan, pengaduan, dan saran

Tugas dan fungsi unit kerja di PT XYZ disusun berdasarkan proses bisnis yang telah
diidentifikasi. Tugas utama unit kerja adalah tugas yang berkaitan langsung dengan
pelaksanaan proses bisnis. Sementara itu, tugas pendukung adalah tugas yang
membantu pelaksanaan proses bisnis.

Tugas dan fungsi unit kerja di PT XYZ ditinjau secara berkala untuk memastikan
bahwa tugas dan fungsi tersebut masih sesuai dengan kebutuhan organisasi.
PT XYZ
 Rumusan Proses Bisnis Dan Tugas Fungsi Dept SDM

TABEL 1. Proses Bisnis Dept SDM PT XYZ

Proses Bisnis Tujuan Input Proses Output

Analisis
Mengidentifikasi
Proses lingkungan, Kebutuhan
kebutuhan SDM Perencanaan
Perencanaan analisis SDM dan
dan menyusun SDM
SDM organisasi, dan rencana SDM
rencana SDM
analisis SDM

Perencanaan Seleksi
Mencari dan SDM, administrasi,
Proses Calon
memilih kandidat pengumuman seleksi
Rekrutmen dan karyawan
yang memenuhi lowongan, dan psikotes, dan
Seleksi terpilih
kualifikasi penerimaan seleksi
lamaran wawancara

Memberikan Orientasi
Calon karyawan
Proses informasi dan karyawan baru,
terpilih, informasi Karyawan yang
Orientasi dan keterampilan pelatihan dasar,
perusahaan, dan kompeten
Pelatihan yang dibutuhkan dan pelatihan
pelatihan
karyawan baru lanjutan

Kebijakan
Menentukan dan Analisis
perusahaan,
Proses memberikan jabatan, Karyawan yang
peraturan
Kompensasi kompensasi dan penetapan gaji, puas dan
pemerintah, dan
dan Benefit benefit yang adil dan pemberian termotivasi
kondisi pasar
dan kompetitif benefit
kerja

Kemampuan dan
Perencanaan
Membantu minat karyawan,
Proses karier, Karyawan yang
karyawan peluang karier di
Pengembangan pengembangan berprestasi dan
mengembangkan perusahaan, dan
Karir diri, dan berkontribusi
kariernya kebutuhan
promosi
organisasi

Menilai kinerja
Proses karyawan untuk Kriteria penilaian, Penilaian Karyawan yang
Penilaian pengembangan standar kinerja, kinerja berkinerja
Kinerja dan pemberian dan data kinerja karyawan tinggi
kompensasi

Penyelesaian
Peraturan perselisihan
Menciptakan
ketenagakerjaan, industrial,
Proses hubungan kerja Karyawan yang
kebijakan peningkatan
Hubungan yang harmonis loyal dan
perusahaan, dan kesejahteraan
Industrial antara karyawan berkontribusi
aspirasi karyawan, dan
dan perusahaan
karyawan pemberdayaan
karyawan
Uraian / Deskripsi

Dept SDM PT XYZ memiliki delapan proses bisnis utama, yaitu:

 Proses Perencanaan SDM bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan SDM

dan menyusun rencana SDM. Proses ini dimulai dengan analisis
lingkungan, analisis organisasi, dan analisis SDM. Output dari proses ini
adalah kebutuhan SDM dan rencana SDM.
 Proses Rekrutmen dan Seleksi bertujuan untuk mencari dan memilih kandidat
yang memenuhi kualifikasi. Proses ini dimulai dengan perencanaan
SDM, pengumuman lowongan, dan penerimaan lamaran. Output dari proses
ini adalah calon karyawan terpilih.
 Proses Orientasi dan Pelatihan bertujuan untuk memberikan informasi dan
keterampilan yang dibutuhkan karyawan baru. Proses ini dimulai dengan calon
karyawan terpilih, informasi perusahaan, dan pelatihan. Output dari proses ini
adalah karyawan yang kompeten.
 Proses Kompensasi dan Benefit bertujuan untuk menentukan dan memberikan
kompensasi dan benefit yang adil dan kompetitif. Proses ini dimulai dengan
kebijakan perusahaan, peraturan pemerintah, dan kondisi pasar kerja. Output
dari proses ini adalah karyawan yang puas dan termotivasi.
 Proses Pengembangan Karir bertujuan untuk membantu karyawan
mengembangkan kariernya. Proses ini dimulai dengan kemampuan dan minat
karyawan, peluang karier di perusahaan, dan kebutuhan organisasi. Output
dari proses ini adalah karyawan yang berprestasi dan berkontribusi.
 Proses Penilaian Kinerja bertujuan untuk menilai kinerja karyawan untuk
pengembangan dan pemberian kompensasi. Proses ini dimulai dengan kriteria
penilaian, standar kinerja, dan data kinerja. Output dari proses ini adalah
karyawan yang berkinerja tinggi.
 Proses Hubungan Industrial bertujuan untuk menciptakan hubungan kerja yang
harmonis antara karyawan dan perusahaan. Proses ini dimulai dengan
peraturan ketenagakerjaan, kebijakan perusahaan, dan aspirasi
karyawan. Output dari proses ini adalah karyawan yang loyal dan berkontribusi.

Tugas dan fungsi Dept SDM PT XYZ disusun berdasarkan proses bisnis yang telah
diidentifikasi. Tugas dan fungsi Dept SDM PT XYZ meliputi semua fungsi operasional
Manajemen SDM, yaitu:

 Perencanaan SDM
o Mengidentifikasi kebutuhan SDM
o Menyusun rencana SDM
 Rekrutmen dan Seleksi
o Melakukan rekrutmen
o Melakukan seleksi
 Orientasi dan Pelatihan
o Melakukan orientasi karyawan baru
o Melakukan pelatihan dasar
o Melakukan pelatihan lanjutan
 Kompensasi dan Benefit
o Menetapkan gaji
o Memberikan benefit
  Pengembangan Karir
o Membantu karyawan mengembangkan karier
 Penilaian Kinerja
o Melakukan penilaian kinerja
 Hubungan Industrial
o Menciptakan hubungan kerja yang harmonis

Tugas dan fungsi Dept SDM PT XYZ ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa
tugas dan fungsi tersebut masih sesuai dengan kebutuhan organisasi.